Überblick

Mit dem Adobe Sign für Outlook-Add-In können Benutzer eine neue Vereinbarung über Ihren E-Mail-Client konfigurieren, indem Sie entweder eine neue E-Mail erstellen, mit einem leeren Fenster beginnen oder auf eine bereits gesendete E-Mail antworten, wobei die Empfängerliste importiert wird und automatisch alle vorhandenen Dateien aus der Quell-E-Mail angehängt werden.

Dieses Dokument besteht aus drei Teilen:

  • Installation/Aktivierung des Add-Ins in Ihrem Outlook-Konto – Der einmalige Vorgang zur Aktivierung des Add-Ins aus dem 365 Store. Alle Benutzer sollten dies ohne erhöhte Systemberechtigungen tun können.
  • Einrichten der authentifizierten Verbindung zwischen Outlook und Adobe Sign – Nachdem das Add-In aktiviert wurde, muss eine vertrauenswürdige Verbindung zwischen Microsoft und Adobe Sign aufgebaut werden. Dies erfolgt über die Authentifizierung beider Umgebungen und muss nur einmalig durchgeführt werden.
  • Verwendung des Add-Ins – In diesem Abschnitt werden die Funktionen des Add-Ins sowie die Verwendung zur direkten Nutzung von Adobe Sign über Ihren E-Mail-Client erläutert.

365-Administratoren können das Add-In zentral auf Mandantenebene installieren und den Zugriff auf Wunsch auf der Benutzerebene regeln.

Hinweis: Während der Authentifizierung und der Verwendung des Add-Ins zeigt Outlook 365 ein Autorisierungsfeld an, wenn Sie ein neues Fenster öffnen möchten. Klicken Sie in einem solchen Fall auf Zulassen.

1 .Allow new window

Voraussetzungen

Unterstützte Produkte:

  • Exchange Online

Clients:

  • Outlook 2013 (Windows Version 15+)
  • Outlook 2016 (Windows Version 16+)
  • Outlook Online – Unter:
    • Chrome Version 59+
    • Firefox Version 53+
    • Safari 9+
    • Edge 38+
    • IE 11+
  • Outlook 2016 (Mac Version 15.35+)

Sie müssen außerdem die allgemeinen Anforderungen von Microsoft für die Verwendung von Office erfüllen.

 

Hinweis: Dieses Add-In wird nicht in mobilen Browsern und Mobilanwendungen unterstützt.

Damit das Add-In ordnungsgemäß funktioniert, müssen Cookies im Browser aktiviert sein.

Für die Verwendung der Desktop-Anwendung müssen Cookies in Internet Explorer aktiviert sein.

Popupblocker müssen deaktiviert sein, um die automatischen Antworten bei der Funktion „Ausfüllen und unterschreiben“ verwenden zu können.


Browser – IE/Edge

Damit das Add-In in den Browsern Internet Explorer und Edge nahtlos funktioniert, müssen Sie die untenstehenden Seiten in den Sicherheitseinstellungen für Ihren Browser als vertrauenswürdig angeben:

  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.office.com
  • https://*.office365.com
  • https://*.live.com (wenn ein Live-Konto verwendet wird)
  • https://*.sharepoint.com
  • Wenn ein Drittpartei-Identitätsmanagementsystem verwendet wird, muss diese URL ebenfalls hinzugefügt werden

Aktivierung des Add-Ins

Das Adobe Sign für Outlook-Add-In kann sowohl in der webbasierten als auch in der Desktop-Anwendung aktiviert werden. Durch die Installation der Anwendung in einer Umgebung wird sie automatisch auch in der anderen aktiviert

Der Zugriff auf den Store unterscheidet sich in den einzelnen Umgebungen leicht voneinander. Unten finden Sie Anleitungen für beide Umgebungen. 

Installation des Add-Ins für OWA (den webbasierten Client)

1. Melden Sie sich bei Ihrem Outlook 365-Konto an und wählen Sie die Option Mail aus.

2. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol.

3. Klicken Sie auf Integrationen verwalten, um die Seite Add-ins für Outlook zu laden.

1Manage Integrations

 

4. Geben Sie im Suchfeld links oben Adobe Sign ein und klicken Sie auf das Suchsymbol

5. Klicken Sie rechts neben der Option Adobe Sign für Outlook auf die Schaltfläche An, um die Integration zu aktivieren

  • Danach sollte unterhalb der Integration Erfolgreich hinzugefügt angezeigt werden.
5_owa_add_in_store

 

6. Schließen Sie die Seite Add-ins.

Öffnen Sie eine beliebige E-Mail, um auf das Add-In zuzugreifen. Sie finden das Adobe Sign-Symbol an einer von zwei Stellen:

  • Neue E-Mails – In der Benutzeroberfläche, in der eine neue E-Mail erstellt wird, befindet sich das Symbol unten rechts auf dem Bildschirm
    • Bei neuen E-Mails gibt es nur die Option Zum Unterschreiben senden
3OWA Icon Placment - NEw - rebranded

 

  • Antwort-E-Mails – Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, finden Sie das Symbol oben mittig rechts im Fenster (abhängig davon, wie viele Add-Ins Sie installiert haben)
4OWA Icon - Reply - rebranded

Hinweis:

Wenn Sie das Add-In über eine Antwort-E-Mail aktivieren, werden Sie in einem Popupmenü dazu aufgefordert, eine von drei Funktionen auszuwählen (beschrieben im Abschnitt Verwendung des Add-Ins).


Installation des Add-Ins für den Outlook-Desktop-Client

1. Öffnen Sie die Outlook-Desktopanwendung.

2. Navigieren Sie zur Registerkarte Start und klicken Sie auf das Symbol Store im Abschnitt Add-Ins

5Add in store

3. Geben Sie im Suchfeld links oben Adobe ein und klicken Sie auf das Suchsymbol

4. Wenn Sie die Option Adobe Sign für Outlook gefunden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um das Add-In zu aktivieren

  • Wenn Sie fertig sind, sollten Hinzugefügt sowie ein blaues Häkchen angezeigt werden. Das deutet darauf hin, dass das Add-In verfügbar ist
6Install Desktop - rebranded

Nach der Aktivierung des Add-Ins finden Sie den neuen Abschnitt Adobe Sign (mit drei Symbolen) in Ihrer Menüleiste in der Registerkarte Start:

7Desktop Icons in the ribbon

Aufbau der authentifizierten Verbindung

Sobald das Add-In im E-Mail-Client aktiviert wurde, müssen Sie eine Verbindung zwischen Ihrem Microsoft-Konto und Ihrem Adobe Sign-Konto erstellen. Somit wird sichergestellt, dass Sie, und nur Sie, Vereinbarungen über Ihr Adobe Sign-Benutzerkonto versenden.

Der Konfigurationsprozess geht schnell. Sie müssen dafür nur wissen, wie Sie sich bei beiden Systemen anmelden. 

Hinweis:

Wenn Sie diese Verbindung erstellt haben, müssen Sie sich nicht erneut bei Adobe Sign anmelden. Die authentifizierte Verbindung besteht weiterhin, bis sie explizit gelöscht wird, indem Sie sich vom Add-In abmelden.

 

So bauen Sie die vertrauenswürdige Verbindung auf:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue E-Mail-Nachricht, als ob Sie eine neue E-Mail erstellen würden

2. Suchen Sie das Adobe Sign-Symbol im Layout der E-Mail-Seite und klicken Sie auf die Option Zum Unterschreiben senden

  • Dadurch wird das Add-In-Fenster auf der rechten Seite des Fensters geöffnet
7.5 One icon in Ribbon

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt beginnen im Add-In-Fenster

  • Über den Link Kostenlos testen wird ein neues Fenster auf der Seite zur Registrierung für die 30 Tage kostenlose Testversion von Adobe Sign geöffnet. Wenn Sie noch kein Adobe Sign-Konto haben, registrieren Sie sich für die kostenlose Testversion, bevor Sie fortfahren. Es werden keine Zahlungsinformationen erfasst und es gibt keine Verpflichtungen für Zahlungen während oder nach der Testversion.
7.9. Get Started

4. Sie werden möglicherweise aufgefordert, sich in der 365-Umgebung zu authentifizieren. Klicken Sie auf das Benutzerkonto, das Sie verwenden möchten. (Der Benutzer, als der Sie bereits authentifiziert sind, wird ganz oben in der Liste angezeigt)

8. Authenticate to 365 pdfd

5. Daraufhin werden Sie von Office 365 aufgefordert, den Zugriff auf das Add-In zu gewähren. Klicken Sie auf Akzeptieren

9 Grant 365 Access PDF

Es wird ein neues Fenster für die Authentifizierung bei Adobe Sign geöffnet.

6. Melden Sie sich mit Ihren Adobe Sign-Anmeldedaten an. 

10. OWA Auth to AdobeSign - Rebranded

7. Nach der Authentifizierung bei Adobe Sign werden Sie aufgefordert, den Zugriff zu bestätigen.  Klicken Sie auf Zugriff erlauben

11. OWA Auth Verify to Adobe Sign - Rebranded

Sobald die Authentifizierung bei Adobe Sign erfolgreich abgeschlossen wurde, zeigt das Add-In-Fenster auf der rechten Seite die Add-In-Eröffnungsseite an.  Klicken Sie auf OK, um das Konfigurationsfenster zu öffnen.

Die vertrauenswürdige Verbindung ist eingerichtet und funktioniert so lange, bis Sie sich vom Add-In abmelden.

Bei Deaktivierung/Deinstallation des Add-Ins wird die vertrauenswürdige Verbindung nicht entfernt. 

14. Splash page pdf

Verwendung des Add-Ins

Wenn die vertrauenswürdige Verbindung mit Adobe Sign aufgebaut wurde, können Sie Vereinbarungen direkt über Ihren E-Mail-Client versenden.

Outlook verfügt in Bezug auf dieses Add-In über zwei Modi:

  • Verfassen – Im Verfassenmodus befinden Sie sich immer, wenn Sie etwas tippen oder zur E-Mail hinzufügen können. In der Regel klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Neu, um mit dem Schreiben einer neuen E-Mail zu beginnen, oder auf die Schaltfläche Antworten, wenn Sie auf einen vorhandenen E-Mail-Nachrichtenverlauf antworten
    • Im Verfassenmodus ist nur die Funktion Zum Unterschreiben senden verfügbar
15 One icon in Ribbon - 2
  • Lesemodus – Im Lesemodus befinden Sie sich immer dann, wenn Sie eine E-Mail anzeigen, sie aber nicht bearbeiten oder mit weiterem Text versehen können
    • Im Lesemodus stehen Ihnen drei Funktionen zur Verfügung:
16 Desktop Icons in the ribbon - 2

1.  Ausfüllen und unterschreiben – Eine Funktion, die es dem Absender (und nur dem Absender) erlaubt, Inhalte zu Dateien hinzuzufügen, Dateien zu signieren und optional als vollständiges Dokument an eine andere Partei zu senden

2.  Zum Unterschreiben senden – Erstellt eine Vereinbarung, die neben dem Absender einen oder mehrere weitere Empfänger haben kann. Der Absender kann auch ein Empfänger sein, er kann nur nicht der einzige Empfänger sein

3.  Vereinbarungsstatus – Diese Option zeigt eine Liste der letzten zehn Vereinbarungen an, in denen der Benutzer eine Rolle gespielt hat. Dazu zählen Entwurf, Zur Signatur versendet, Warten auf Signatur und Signiert


Senden aus dem „Verfassenmodus“

Wenn Sie das Add-In über ein E-Mail starten, versucht das Add-In, Werte aus der E-Mail selbst miteinzubeziehen. Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen (über die Schaltflächen Neu oder Antworten), können Sie diese E-Mail als Vorlage konfigurieren, bevor Sie das Add-In starten. Somit können Sie Erneuerungen und andere Transaktionen mit Textbausteinen abkürzen.

  • Wenn die E-Mail einen Anhang enthält, versucht das Add-In, dieselbe Datei wie das Vereinbarungsdokument anzuhängen
  • Wenn Empfänger im Feld „AN:“ aufgelistet sind (abgesehen vom Absender), werden diese E-Mails als Empfängerliste importiert, und zwar in der Reihenfolge, in der Sie im Feld „AN:“ angezeigt werden
  • Wenn es einen Inhalt in der Betreffzeile gibt, wird exakt diese Zeichenfolge als Vereinbarungsname verwendet.
  • Wenn es einen Inhalt im Hauptteil der E-Mail gibt, wird dieser Inhalt als Text der Vereinbarung übernommen

Hinweis:

Alle Felder können manuell hinzugefügt oder bearbeitet werden. Das Importieren von Werten aus der E-Mail ist ein optionaler Vorteil, aber es besteht kein Zwang, diesen zu verwenden.

whole_panel


Dokumente

Oben im Add-In-Fenster befindet sich der Abschnitt Dokumente. Dabei handelt es sich um Dateien, die an die Vereinbarung angehängt sind und den Empfängern zur Signatur angezeigt werden.

  • Wenn Sie das Add-In über eine E-Mail mit Anhang starten, wird dieser Anhang automatisch in die Dokumentenliste eingefügt
  • Wenn Sie eine Datei aus der Liste Dokumente entfernen möchten, klicken Sie auf das „X“ ganz rechts neben dem Dateinamen des Dokuments
addin_panel_-_attachment

Direkt rechts neben der Überschrift Dokumente finden Sie den Link + Dateien hinzufügen, über den Sie der Vereinbarung weitere Dateien hinzufügen können.

  • Die Empfänger erhalten die Dokumente in der Reihenfolge, in der sie im Add-In-Fenster aufgelistet sind
  • Wenn Sie Dateien aus Ihrer Adobe Sign-Bibliothek hinzufügen müssen, klicken Sie auf den Link Weitere Optionen 

Unterstützte Dateiformate:

  • Word (.doc, .docx)
  • PowerPoint (.ppt, .pptx)
  • Excel (.xls, .xlsx)
  • PDF
  • HTML
  • RTF

 

  • TIF/TIFF
  • JPG/JPEG
  • BMP
  • GIF
  • PNG

  • 19 Add File


    Empfänger

    Unter der Liste Dokumente befindet sich die Liste Empfänger.

    Die Reihenfolge, in der die Empfänger aufgelistet werden, bestimmt die Reihenfolge, in der Empfänger aufgefordert werden, die Vereinbarung zu signieren (bei sequenziellen Arbeitsabläufen).

    • Wenn Sie das Add-In über eine E-Mail starten, bei der das Feld AN: konfiguriert ist, werden die Empfänger in der Reihenfolge in das Add-In-Fenster importiert, in der Sie im Feld AN: aufgelistet sind
    • Empfänger können direkt im Add-In-Feld eingegeben werden
      • Das Fenster bezieht sich auf Ihre Outlook-Kontaktliste und versucht, Ihre Eingabe einem vorhandenen Kontakt zuzuordnen
    • Alle Empfänger haben die Rolle des Unterzeichners
      • Wenn Sie verschiedene Empfängerrollen festlegen müssen oder eine Vereinbarung in einem parallelen oder hybriden Arbeitsablauf versenden müssen, klicken Sie auf den Link Weitere Optionen
    • E-Mail zur Verifizierung aller Unterzeichner.
      • Wenn Sie eine Methode zur Zwei-Faktor-Verifizierung verwenden müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen
    addin_panel_-_recipients


    Vereinbarungsname/Nachrichten

    Der Abschnitt Nachrichten befindet sich unter der Liste Empfänger.

    Dieser Abschnitt enthält zwei Felder:

    Der Vereinbarungsname stellt das obere Feld dar.

    • Wenn Sie das Add-In-Fenster über eine vorhandene oder konfigurierte E-Mail starten, wird die Betreffzeile als Vereinbarungsname importiert
    • Gibt es keinen Inhalt in der Betreffzeile, wird der Name der ersten angehängten Datei (Dokument) als Vereinbarungsname eingefügt
    • Der Vereinbarungsname kann jederzeit manuell bearbeitet werden
    addin_panel_-_message

    Das zweite Feld ist die Vereinbarungsnachricht, die in die E-Mail mit der Signaturaufforderung eingefügt wird.

    • Wenn die Vereinbarung über eine vorhandene E-Mail gestartet wird, wird der Inhalt des E-Mail-Hauptteils in das Nachrichtenfeld eingefügt
    • Wenn der Hauptteil der E-Mail leer ist, wird eine standardmäßige Nachricht eingefügt: Bitte prüfen Sie dieses Dokument und unterzeichnen Sie es dann.
    • Das Nachrichtenfeld ist auf maximal 1000 Zeichen beschränkt
    • Rechts oben im Bereich Nachricht befindet sich der Link Nachricht löschen, mit dem Sie den gesamten Inhalt des Nachricht-Fensters entfernen können
    • Wenn Sie Nachrichtenvorlagen oder Privatnachrichten verwenden, klicken Sie auf den Link Weitere Optionen
    addin_panel_-_body


    Vorschau anzeigen und senden

    Mit dem Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden wird die Adobe Sign-Erstellungsumgebung geöffnet, wenn Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken.

    • Wenn das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden aktiviert wird, ändert sich der Text der Schaltfläche Senden zu „Weiter“
      • Wenn das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden deaktiviert wird, ändert sich der Text der Schaltfläche Weiter zurück in Senden
    addin_panel_-_preview


    Senden/Weiter

    Diese Schaltfläche leitet den nächsten Schritt der Vereinbarung ein. Sie beginnt je nach der Konfiguration des Add-In-Fensters also entweder den Signaturzyklus oder öffnet die Erstellungsumgebung.

    Der Text der Schaltfläche gibt Aufschluss darüber, was Sie erwarten können:

    • Senden – Mit der Schaltfläche Senden wird der Konfigurationsvorgang beendet, die Vereinbarung versendet und der erste Empfänger benachrichtigt.
    • Weiter – Wenn das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden aktiviert wird, ändert sich der Text der Schaltfläche zu Weiter
      • Wenn Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken, wird die Adobe Sign-Erstellungsumgebung geöffnet. Dort können Sie die Reihenfolge des Dokuments überprüfen und je nach Bedarf Formular- oder Signaturfelder platzieren
      • Nachdem Sie das Dokument überprüft und/oder die erforderlichen Felder hinzugefügt haben, wird die Vereinbarung mit einem Klick auf Senden auf der Erstellungsseite an den ersten Empfänger weitergeleitet. Sie werden nicht zum Add-In zurückgeleitet, um diese Vereinbarung abzusenden.
    addin_panel_-_send
    addin_panel_-_continue


    Optionen

    Adobe Sign bietet eine breitere Auswahl an Optionen, die sinnvollerweise in einem Add-In installiert werden können. Funktionen wie Empfängerrollen und Privatnachrichten gestalten das verhältnismäßig kleine Profil des Add-Ins übermäßig kompliziert. Für viele Personen sind solche Optionen jedoch wesentlich für den Geschäftsablauf.

    addin_panel_-_moreoptions

    Der Link Weitere Optionen, der sich direkt unter der Schaltfläche Senden/Weiter befindet, öffnet ein Fenster mit einer Instanz der Seite Senden von Adobe Sign mit sämtlichen Optionen, die in Ihrem Konto zur Verfügung stehen.

    Sämtliche konfigurierten Elemente im Add-In-Fenster werden in der Seite Senden in der Reihenfolge übernommen, in der sie vorhanden sind, und können vollständig bearbeitet werden, falls Sie Änderungen vornehmen müssen.

    26 More Options Send Page

    Wenn die Vereinbarung gesendet worden ist, wird im Add-In-Fenster eine Benachrichtigung über das erfolgreiche Senden angezeigt.

    Nach dem Senden bietet Ihnen das Fenster zwei Möglichkeiten:

    • Vereinbarung anzeigen – Diese Option öffnet ein Fenster mit der gerade gesendeten Version der Vereinbarung
    • Adobe Sign-Menü – Mit dieser Option wechseln Sie in ein Fenster, in dem die Optionen der Add-In-Funktion angezeigt werden 
      • Zum Unterschreiben senden
    27. post send panel

    Darüber hinaus wird dem Hauptteil der E-Mail ein Banner hinzugefügt, das anzeigt, dass die Vereinbarung in einer separaten E-Mail zur Signatur bereitsteht.

    Dies geschieht, falls der Absender nach der von Adobe Sign automatisch erstellten E-Mail eine weitere E-Mail senden möchte.

    post_send_email_banner


    Senden aus dem „Lesemodus“

    Wenn Sie einen vorhandenen E-Mail-Verlauf lesen, stehen Ihnen drei Funktionsoptionen zur Verfügung:

    • Ausfüllen und unterschreiben – Wird versendet, wenn Sie, und nur Sie, ein Dokument ausfüllen müssen und Ihre Signatur setzen müssen. Dabei sind keine weiteren Unterzeichner involviert. Wenn Sie eine Anfrage erhalten, ein Dokument „auszufüllen, zu unterzeichnen und zurückzusenden“, ist diese Option genau das Richtige.
    • Zum Unterschreiben senden – Der standardmäßige Sendevorgang für eine Vereinbarung, bei der der Absender der einzige Unterzeichner ist
    • Vereinbarungsstatus – Zeigt den Status der letzten zehn Vereinbarungen an, an denen der Benutzer beteiligt war
    28 WA Icon - Reply - rebranded - 2


    Ausfüllen und unterschreiben

    Wenn die Option Ausfüllen und unterschreiben ausgewählt wird, wird der Anhang der E-Mail (falls vorhanden) automatisch an die Vereinbarungsdefinition angehängt, die auf der rechten Seite des Add-In-Fensters erstellt wird.

    29 Fill and Sign Start - rebranded

     

    Direkt rechts neben der Überschrift „Dokumente“ finden Sie den Link + Dateien hinzufügen, über den Sie der Vereinbarung weitere Dateien hinzufügen können. Das Hinzufügen von Vereinbarungen funktioniert genau wie in der Web-Anwendung. Der Unterzeichner erhält die Dokumente in der Reihenfolge, in der sie im Add-In-Fenster aufgelistet sind

    30 Fill and Sign add file - rebranded

     

    Wenn Sie alle Dateien angehängt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um das Fenster Ausfüllen und unterschreiben auszuführen

    31 Fill and Sign page

     

    Mit dem Fenster Ausfüllen und unterschreiben können Sie:

    1. Text eingeben, indem Sie an einer beliebigen Stelle in das Formular klicken und mit der Eingabe beginnen

    2. Häkchen oder feste Punkte setzen (für Kontrollkästchen)

    3. Ihre Signatur setzen

    4. Ihre Initialen setzen

    Weitere Informationen über die Eigenschaften von „Ausfüllen und unterschreiben“ finden Sie in diesem Handbuch.

    Wenn das Dokument vollständig ist, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Fertig.

     

    Das Dokument wird kurz verarbeitet. Anschließend wird eine Antwort-E-Mail mit der signierten Kopie des Dokuments im Anhang geöffnet.

    fill_and_sign_postsend

    Im Add-In-Fenster wird eine Benachrichtigung darüber angezeigt, dass Sie das Dokument erfolgreich unterzeichnet haben. Daraufhin haben Sie drei Optionen zur Auswahl:

    • Signierte PDF anzeigen – Öffnet eine Ansicht der signierten PDF-Datei
    • Kopie speichern – Lädt eine Kopie der signierten PDF-Datei in Ihrem lokalen System herunter
    • Adobe Sign-Menü – Mit dieser Option wechseln Sie in ein Fenster, in dem die Optionen der Add-In-Funktion angezeigt werden 
      • Ausfüllen und unterschreiben
      • Zum Unterschreiben senden
      • Vereinbarungsstatus


    Zum Unterschreiben senden

    1. Beachten Sie, dass sich oben im Fenster die Liste der aktuell „angehängten“ Dokument-Dateien befindet, wenn Sie eine Vereinbarung aus einer E-Mail mit Anhang beginnen.

    Standardmäßig wird jede Datei, die an die E-Mail angehängt wird, wenn das Symbol Zum Unterschreiben senden angeklickt wird, automatisch angehängt.

    • Sie können diese standardmäßigen Dateien problemlos entfernen.
    • Weitere Dateien können über den Link Dateien hinzufügen hinzugefügt werden

     

    2. Direkt unter dem Bereich Dokumente sind die Empfänger aufgelistet. Es werden keine Empfänger aus der E-Mail importiert, wenn Sie sich im Lesemodus befinden.

    Klicken Sie in das weiße Feld unterhalb der Überschrift Empfänger und geben Sie die ersten Zeichen eines Namens oder einer E-Mail-Adresse ein. Das Add-In zeigt Ihnen Kontakte aus Ihrem 365-Konto an, die der eingegebenen Zeichenfolge entsprechen, und hilft Ihnen so dabei, den richtigen Empfänger zu finden.

    Die Reihenfolge, in der die Empfänger hinzugefügt werden, gibt die Signaturreihenfolge für die Vereinbarung vor (bei sequentiellen Signaturvorgängen).

    Hinweis: Wenn Sie das Festlegen von Empfängerrollen gewohnt sind, beachten Sie, dass alle Empfänger als Unterzeichner gelten, wenn sie im Add-In hinzugefügt werden. Wenn weitere Rollen erforderlich sind, klicken Sie auf den Link Weitere Optionen unterhalb der Schaltfläche Senden/Weiter.

    33. Exploded panel

    3. Unterhalb der Liste Empfänger finden Sie den Bereich Nachricht, der aus zwei Feldern besteht.

    Das obere Feld ist der Name der Vereinbarung. Standardmäßig übernimmt dieses Feld als Namen den Wert der ersten Datei, die an die Vereinbarung angehängt wird. Sie können den Namen manuell auf jeden beliebigen Wert ändern.

    Das zweite Feld ist der Text der Nachricht. Hier wird ein standardmäßiger Wert eingefügt, der nach Belieben geändert werden kann.

     

    4. Direkt unterhalb des Nachricht-Felds befindet sich das optionale Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden. Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, wird eine Version der Erstellungsseite in einem Fenster geöffnet und alle standardmäßigen Felder und Werkzeuge für das Erstellen von Formularen angezeigt.

    Die Erstellungsseite wird erst geöffnet, wenn Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken.

     

    5. Über die Schaltfläche Senden/Weiter wird die Vereinbarung mit der aktuellen Konfiguration versendet.  Wenn das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden aktiviert wurde, wird die Erstellungsseite geöffnet, sodass Sie Felder im Dokument platzieren können.  Wenn alle Felder platziert sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden unten rechts auf der Erstellungsseite.

     

    6. Unterhalb der Schaltfläche Senden/Weiter befindet sich der Link Weitere Optionen. Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird eine Version der Seite Senden in der Web-Anwendung als Fenster geöffnet und alle standardmäßigen Optionen werden angezeigt, die Sie in der Anwendung zur Verfügung hätten. Alle im Add-In-Bereich vorgenommenen Konfigurationen werden im Fenster Senden hinzugefügt und können vollständig bearbeitet werden.

    34 More Options Send Page - Copy

    Die verfügbaren Felder und Optionen entsprechen denen auf der Seite Senden in der Web-Anwendung und sämtliche an der Empfänger- oder Dateiliste vorgenommen Änderungen werden in der Vereinbarung übernommen.

    Scrollen Sie im Fenster ganz nach unten und klicken Sie auf Weiter, um in den Erstellungsmodus zu wechseln, oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Unterschrift hinzufügen“ und klicken Sie auf Senden

     

    Wenn die Vereinbarung gesendet worden ist, wird im Add-In-Fenster eine Benachrichtigung über das erfolgreiche Senden angezeigt.

    Nach dem Senden bietet Ihnen das Fenster zwei Möglichkeiten:

    • Vereinbarung anzeigen – Diese Option öffnet ein Fenster mit der gerade gesendeten Version der Vereinbarung
    • Adobe Sign-Menü – Mit dieser Option wechseln Sie in ein Fenster, in dem die Optionen der Add-In-Funktion angezeigt werden 
      • Ausfüllen und unterschreiben
      • Zum Unterschreiben senden
      • Vereinbarungsstatus
    35. post send panel -2


    Vereinbarungsstatus

    Die Option Vereinbarungsstatus zeigt (basierend auf dem Datum der letzten Aktualisierung) die letzten zehn Vereinbarungen an, die noch offen sind und auf die nächste Aktion warten. Dazu gehören auch Entwürfe, die noch nicht erstellt wurden, sowie Vereinbarungen, denen Ihre eigene Signatur oder die Signatur eines anderen Empfängers fehlt.

    Alle aufgelisteten Vereinbarungen können aufgeklappt werden, um das letzte bei dieser Vereinbarung durchgeführte Ereignis anzuzeigen. Dies gibt Aufschluss darüber, wo genau im Signaturvorgang sich die Vereinbarung befindet.

    • Die drei letzten Ereignisse der Vereinbarung werden aufgelistet (erstellt, angezeigt, signiert etc.). Dabei steht das jüngste Ereignis ganz oben
    • Wenn Sie auf den Link Vereinbarung anzeigen in den Vereinbarungsinformationen klicken, wird ein neues Fenster mit dem Dokument in der aktuellen Form angezeigt
    • Dokumente, die auf Ihre Unterschrift warten, beinhalten einen Vereinbarung unterschreiben-Link, der ein neues Fenster mit dem zu unterschreibenden Dokument öffnet.

    Ganz unten in der Liste der Ereignisse finden Sie den Link Alle Vereinbarungen nachverfolgen, mit dem die Verwaltungsseite der Anwendung in einem neuen Fenster geöffnet wird. Über die Verwaltungsseite können Sie den gesamten Verlauf des Kontos einsehen.

    36 agreement status

    Add-In-Einstellungen

    Ganz unten im Add-In-Fenster befindet sich rechts neben der Adobe Document Cloud ein Zahnradsymbol, über das Sie die Add-In-Einstellungen öffnen können:

    33Settings Panel

    Upgrade – nur für Konten mit Testversion

    Über diesen Link wird ein neues Fenster mit dem Adobe Sign-Upgrade-Vorgang geöffnet. Dort können Sie anhand eines monatlichen Abonnements Zugriff auf Adobe Sign erwerben.

    Abmelden – Auflösen der authentifizierten Verbindung

    Das Add-In „erinnert“ sich an die Verbindung zwischen Ihren Benutzerkonten für Outlook und Adobe Sign. Deswegen müssen Sie sich nicht jedes Mal neu authentifizieren, wenn Sie das Add-In verwenden.

    Allerdings ist es bei manchen Benutzern nicht ungewöhnlich, Vereinbarungen über mehrere Adobe Sign-Konten zu versenden.  Dafür muss der Benutzer die Funktion Abmelden verwenden, um die vorhandene vertrauenswürdige Verbindung zu unterbrechen, und dann über das neue Adobe Sign-Benutzerkonto eine neue Verbindung einrichten.

    Um die Verbindung zu lösen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol unten rechts im Add-In-Fenster. Es wird ein Popupmenü angezeigt. Darin befindet sich oben die Option „Abmelden“.

    Hilfe

    Ein Link zu diesem Handbuch sowie alle weiteren Inhalte, die dieses Add-In betreffen

    Info

    Dies öffnet ein kleines Popupfenster, das Informationen zum Add-In bietet, das Sie verwenden.

    Datenschutzrichtlinie

    Dies ist ein Link zu den Adobe-Datenschutzrichtlinien

    Installation auf Mandantenebene

    Die Installation auf Mandantenebene erlaubt es dem Administrator, das Add-In standardmäßig bereitzustellen. Dies erspart den Benutzern die Installationsschritte und gewährt allen Benutzern problemlosen Zugriff.

    Hinweis:

    Mithilfe des folgenden Verfahrens kann das Add-in für die gesamte Benutzerbasis auf Mandantenebene aktiviert werden. Prüfen Sie hier, ob sich eine granularere Steuerung der Bereitstellung für Sie eignen würde.

    Die Aktivierung erfolgt schnell und einfach und dauert nur etwa 5 Minuten:

    1. Melden Sie sich als Mandantenadministrator an und navigieren Sie zum Admin-Fenster

    2. Gehen Sie zum Exchange Admin Center

    3. Klicken Sie auf den Link Add-Ins

    4. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um ein neues Add-In hinzuzufügen, und wählen Sie aus dem Menü die Option Aus dem Office Store hinzufügen aus

    • Das Add-In wird standardmäßig als „Deaktiviert“ installiert

    5. Aktivieren Sie das Add-In manuell

    • Dieses Add-In Benutzern in Ihrer Organisation zur Verfügung stellen
      • Wenn Sie diese Option aktivieren, ist das Add-In für Ihre Benutzer verfügbar
      • Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, darf kein Benutzer in Ihrer Organisation auf das Add-In zugreifen
    • Legen Sie die Benutzervorgaben fest:
      • Optional, standardmäßig aktiviert – Das Add-In ist verfügbar und aktiv. Der Benutzer kann das Add-In auf Wunsch deaktivieren
      • Optional, standardmäßig deaktiviert – Das Add-In ist verfügbar, aber deaktiviert. Der Benutzer kann es auf Wunsch manuell aktivieren
      • Obligatorisch, immer aktiviert – Das Add-In ist verfügbar und aktiviert. Die Benutzer können es nicht deaktivieren
    Tenant Admin panel

    6. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie Ihre Aktivierungsoptionen festgelegt haben

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