Das Installationspaket von Adobe Sign für SharePoint Online ist für alle Konten auf Unternehmensebene verfügbar, die an der Installation der Adobe Sign-Lösung interessiert sind. Wenden Sie sich vor der Installation an Ihren Erfolgs-Manager, um sicherzustellen, dass das Konto im richtigen Kanal zum Aktivieren der erforderlichen API-Funktionen eingerichtet wurde.

Überblick

Die Adobe Sign-Integration für Microsoft SharePoint bietet eine integrierte Lösung zum Erstellen, Senden, Verfolgen und Verwalten von elektronischen Unterschriften.

Diese Dokumentation und das Installationspaket, auf die esverweist,sind für Microsoft SharePoint Online für mehrere Instanzen vorgesehen (in diesem Handbuch wird durchgängig die Bezeichnung „SharePoint“ verwendet).

Die Lösung wurde als Zusatzmodulanwendung für SharePoint entwickelt und sie bietet Folgendes:

  • Senden einer Vereinbarung aus jeder SharePoint-Dokumentbibliothek oder Liste zum Unterschreiben.
  • Möglichkeit zum Senden von Dokumenten an einen einzelnen Empfänger oder eine Gruppe in einer Dokumentbibliothek oder benutzerdefinierten SharePoint-Listen.
  • Zuordnen von Daten aus SharePoint-Listen sowie aus einer Dokumentbibliothek in Dokumente durch eine Zusammenführungszuordnung, wenn die Dokumente zum Unterschreiben gesendet werden.
  • Zuordnen von Daten aus Formularfeldern signierter Verträge in Textspalten von SharePoint-Listen sowie in einer Dokumentenbibliothek über die Datenzuordnung, wenn das Dokument signiert wurde und dessen Status automatisch oder manuell über die Seite „Vereinbarungsstatus“ aktualisiert wurde.
  • Archivierung aller signierten Vereinbarungen in SharePoint.
  • Möglichkeit zum Hinzufügen der Seite „Verwalten“ von Adobe Sign als SharePoint-Webpart, das von SharePoint-Benutzern zum Verfolgen und Aktualisieren von Vereinbarungen verwendet werden kann.

Anforderungen

Die Adobe Sign-Lösung kann nur von einem Microsoft SharePoint-Website-Administrator installiert und konfiguriert werden. Ziehen Sie die SharePoint-Dokumentation, die SharePoint-Website oder den Mandantenadministrator Ihrer Organisation für zusätzliche Systemberechtigungen zu Rate, die möglicherweise zum Installieren von SharePoint-Websitelösungen erforderlich sind.

Microsoft Office 365-Instanz, Vorname, Nachname und Arbeits-E-Mail-Adresse müssen für alle SharePoint-Benutzer festgelegt werden, die auf ihren SharePoint-Websites auf das Adobe Sign-Add-In zugreifen möchten.

Zum Konfigurieren der Lösung müssen Sie auch ein Kontoadministrator für Adobe Sign sein.

Alle Benutzer der Adobe Sign-Lösung müssen sich aktuell in der Gruppe der Standard-Website-Mitglieder oder der Standard-Website-Eigentümer der SharePoint-Website befinden. Alle Adobe Sign-Benutzer müssen für die Website mindestens über Berechtigungen zum Bearbeiten verfügen.


Unterstützte Browser

Chrome, Firefox und Safari werden unterstützt.

Internet Explorer 11 und höher (einschließlich Edge)

Damit SharePoint-Zusatzmodule verwendet werden können, müssen einige vertrauenswürdige Sites in Internet Explorer/Edge konfiguriert werden. Internet Explorer 10 und älter werden nicht unterstützt.

Außerdem müssen Benutzer von IE 11 und Edge die Einstellungen für ihre vertrauenswürdigen Sites explizit so bearbeiten, dass die folgenden URLs enthalten sind:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

So bearbeiten Sie Ihre vertrauenswürdigen Sites:

1. Öffnen Sie IE 11.

► Edge-Benutzer drücken Windows-Taste + S.

2. Klicken Sie auf das Symbol Tools (Zahnrad) und wählen Sie im Dropdownmenü Internetoptionen aus.

► Edge-Benutzer geben Internetoptionen ein und drücken dann die Eingabetaste.

IE11 Options

3. Das Menü Internetoptionen wird geöffnet. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit aus.

4. Klicken Sie auf das Symbol Vertrauenswürdige Sites.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sites.

6. Geben Sie eine der oben aufgeführten URLs ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

7. Wiederholen Sie den Vorgang für jede der oben aufgeführten URLs.

8. Schließen Sie das Menü „Internetoptionen“, wenn Sie fertig sind.

Trusted Sites HelpX


Installation

So installieren Sie die Onlineedition des Pakets Adobe Sign für SharePoint:

1. Authentifizieren Sie sich bei der Website.

2. Navigieren Sie zu: Websiteinhalte > Neu > App.

Nav to App

 

3. Klicken Sie auf SharePoint Store.

SharePoint Store

 

4. Suchen Sie im Suchfeld Eine App suchen (oben rechts auf der Seite) nach Adobe Sign.

5. Klicken Sie in den Suchergebnissen einmal auf das Adobe Sign-Symbol, um es auszuwählen.

AS in Store-rebranded

 

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN, um die automatische Installation zu starten.

Die App-Installation dauert nur wenige Minuten.

Konfiguration – Erforderlich

Wenn die Anwendung installiert wurde, sind nur zwei Schritte erforderlich, um mit dem Senden von Vereinbarungen zu beginnen:

  • Erteilen von Benutzerzugriff auf das Zusatzmodul
  • Herstellen der Verbindung mit Adobe Sign


Hinzufügen von Benutzern zu der Gruppe der Standard-Mitglieder oder -Eigentümer der Website

Benutzer der Adobe Sign-Lösung müssen der Gruppe der Standard-Eigentümer oder Standard-Mitglieder der Website hinzugefügt werden, und sie benötigen mindestens Berechtigungen der Stufe Bearbeiten.

Die Sichtbarkeit auf der Adobe Sign-UI basiert auf der Benutzerautorität:

  • Die Adobe Sign-Administrator-UI wird dem Benutzer bereitgestellt, wenn:
    • der Benutzer zu der Gruppe AssociatedOwnerGroup gehört
  • Die Adobe Sign-UI für Standardbenutzer wird bereitgestellt, wenn:
    • der Benutzer zu der Gruppe AssociatedMemberGroup gehört

Die Lösung kann von Benutzern, die sich nur in der Gruppe Besucher befinden, nicht verwendet werden.

Hinweis:

Die Administratoren der Website müssen sich selbst einer (oder beiden) Websitegruppe(n) als normale Benutzer mit bestimmten Berechtigungen hinzufügen. Der Website-Administrator sollte die folgenden Berechtigungen für seineBenutzerunabhängig von der Gruppe, der sie hinzugefügt werden, aktivieren:

  • <SITE_COLLECTION_NAME>-Mitglieder → Bearbeiten aktivieren
  • <SITE_COLLECTION_NAME> Owners → Vollzugriff aktivieren

 

Die verbundenen Gruppen können unterschiedliche Namen haben. 

Ein Benutzer mit Vollzugriff für eine bestimmte SharePoint Online-Website kann seine Standardgruppen unter https://[tenantname].sharepoint.com/sites/[sitename]/_layouts/permsetup.aspx prüfen.

Bei [sitename] kann es sich um die Zeichenfolge für eine Website auf oberster Ebene oder um eine verschachtelte Unterwebsite handeln.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Vorsicht:

Wenn Benutzer zu den Gruppen hinzugefügt wurden, kann es einige Minuten dauern, bis die Microsoft-Server ordnungsgemäß synchronisiert werden. Dies hat keine Auswirkungen auf die weitere Konfiguration, jedoch sollten Tests und die Verwendung durch Benutzer auf nach diesen Zeitraum verschoben werden.


Herstellen einer Vertrauensstellung zu Adobe Sign

Adobe Sign stellt eine OAuth-Verbindung mit Ihrer SharePoint-Umgebung her, um die problemlose Nutzung der Anwendung für alle Benutzer zu vereinfachen.

Zum Herstellen der Vertrauensstellung müssen Sie ein Kontoadministrator in den Adobe Sign-Anwendungen sowie in SharePoint sein. Es wird empfohlen, möglichst eine funktionale E-Mail-Adresse zu verwenden (z. B AdobeSignAdmin@MyDomain.com), um das Risiko zu minimieren, dass das Administratorkonto aus irgendeinem Grund deaktiviert wird.

So stellen Sie die OAuth-Verbindung her:

1. Navigieren Sie zur Adobe Sign-Seite Einstellungen

2. Klicken Sie auf den Link Bei Adobe Sign anmelden.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bei Adobe Sign anmelden.

Oauth

Hinweis:

Wenn ein Benutzer derzeit verwendet wird, um die OAuth-Verbindung beizubehalten, gibt der Schaltflächentext an, dass Sie sich mit einem anderen Konto anmelden können und der aktuelle Benutzer, der die Vertrauensstellung authentifiziert, wird unter der Schaltfläche klar angegeben.

Oauth

 

Die Seite wird aktualisiert und Sie werden aufgefordert, die Anmeldeinformationen für Ihr Adobe Sign-Administratorkonto anzugeben.

Sobald Sie sich erfolgreich als Adobe Sign-Administrator angemeldet haben, wird Ihre Vertrauensstellung hergestellt und Ihre Benutzer können das Zusatzmodul verwenden.

OAuth Authentication-rebranded

Konfiguration – Optional

Die folgenden optionalen Konfigurationen sind zwar nicht erforderlich, können jedoch den Nutzen von Adobe Sign wesentlich steigern.

Speicher für signierte Dokumente

Als Administrator können Sie einen globalen Zielordner festlegen, in dem alle abgeschlossenen Vereinbarungen für die gesamte Website abgelegt werden. Diese Konfiguration erfolgt auf der Seite Adobe Sign-Kontoeinstellungen.

Wenn ein Globaler Speicherordner definiert ist, werden alle signierten Vertrags- und Audit-Protokolldateien im PDF-Format automatisch im globalen Speicherordner gespeichert. Dies schließt auch Vereinbarungen ein, die von den Dokumentbibliotheken sowie Listen gesendet werden.

defined_global_storagefolder

Wenn auf der Seite Adobe Sign-Kontoeinstellungen kein globaler Speicherordner festgelegt wurde, wird in der Dokumentbibliothek, in bzw. von der die Vereinbarung erstellt/gesendet wurde, automatisch ein neuer Ordner mit der Bezeichnung Signierte Vereinbarungen erstellt. Bei allen abgeschlossenen Vereinbarungen, die aus derselben Bibliothek gesendet werden, werden die ausgefüllten PDF-Dateien in denselben Ordner Signierte Vereinbarungen zurückgesendet.

Default folder

 

Aus den Listen gesendete Vereinbarungen werden an das Listenelement angehängt (als Anhänge), wenn keine Standarddatei identifiziert wird.

List Attachments

Audit-Verläufe

Standardmäßig wird von Adobe Sign nur die signierte PDF-Vereinbarung zurückgesendet. Wenn Sie jedoch Audit-Verlauf mit signierter Vereinbarung speichern aktivieren, wird eine zweite PDF-Datei zurückgegeben, die den vollständigen Audit-Verlauf für die Vereinbarung enthält.

Document stoprage

Vorlagenzuordnungen

Adobe Sign unterstützt die Idee, Daten zwischen SharePoint-Listen und den Formelfeldern der Vereinbarung miteinander zu verknüpfen.

Mithilfe von Arbeitsabläufen und durch das Zuordnen der Listenfelder zu den Formelfeldern können Sie Dokument automatisch vor dem Senden ausfüllen, damit Absender bzw. Unterzeichner beim Ausfüllen des Formulars Zeit sparen und das Risiko der falschen Zuordnung von Daten reduziert wird.

Umgekehrt können Sie auch eine Zuordnung erstellen, die die Formularfelddaten aus einer signierten Vereinbarung extrahiert, um eine SharePoint-Liste auszufüllen.

Kurzer Hinweis zu Formularen und „Text-Tags“

Für eine erfolgreiche Zuordnung ist es erforderlich, dass Sie über vorgefertigte Formulare mit definierten Feldnamen verfügen, sodass die Listenfelder logisch mit den Formularfeldern in Adobe Sign verknüpft werden. 

Unten sehen Sie ein Beispiel für ein einfaches Formular. Die Felder werden durch die geschweiften Klammern auf beiden Seiten (diese legen die Feldbreite fest) sowie den Feldnamen (die Zeichenfolge in den geschweiften Klammern) definiert. Diese textbasierte Syntax wird insgesamt als „Text-Tags“ bezeichnet.

Data Mapping Example Form

In Text-Tags können neben dem Namenswert zusätzliche Argumente eingefügt werden, einschließlich Überprüfungen, Berechnungenundregulären Ausdrücken. Eine ausführliche Erläuterung der Formelerstellung finden Sie hier. Mithilfe dieser Formeln kann die Qualität der während des Signaturvorgangs aufgezeichneten Daten dramatisch verbessert werden.

PDF-Formulare können auch mit Acrobat erstellt werden.

Mit der Adobe Sign Authoring-Umgebung können auch Formulare erstellt werden, wenn Sie Benutzern erlauben, in der Adobe Sign-Bibliothek gespeicherte Dokumente anzuhängen.

Felder zuordnen

Das Verknüpfen von Listen- und Formularfeldnamen ist ein schneller und einfacher Vorgang, sobald Sie die Liste und das Formular definiert haben.

Hinweis:

Sie können Felder nur aus einem Listenfeld oder für ein Listenfeld zuordnen, wenn der Datentyp „Einzelne Textzeile“ lautet.

So erstellen Sie eine Zuordnungsliste:

1. Navigieren Sie zur Adobe Sign-Seite Einstellungen.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Vorlagenzuordnungen.

3. Wählen Sie die zu definierende Zuordnung aus:

► Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarung: Vorabausfüllen von Feldern aus einer Liste.

► Zuordnung von Vereinbarung zu SharePoint: Erfassen von Feldinformationen aus abgeschlossenen Vereinbarungen.

Hinweis: Jede Zuordnung ist diskret. Wenn Sie einen Prozess erstellen möchten, bei dem Sie ein Formular mit Informationen laden und zulassen möchten, dass aktualisierter Inhalt nach Abschluss der Vereinbarung wieder in die Liste eingefügt wird, müssen Sie beide Vorlagen erstellen.

4. Wählen Sie die Liste aus, die Sie für die Zuordnung verwenden möchten.

Mapping - Select Tempalate

 

Die Seite wird aktualisiert, sodass die ausgewählte Liste im Dropdownfeld angezeigt wird sowie ein Plussymbol zum Einfügen neuer Zuordnungszeilen und zwei neue Feldkopfzeilen:

○ SharePoint-Feld: Der Listenfeldname (es sind nur Textfelder verfügbar)

○ Vereinbarungsfeld: Der Formularfeldname

Template Mapping fields

 

5. Klicken Sie unten bei den Feldpaaren auf das Plussymbol (+), um eine neue Feldzuordnung zu öffnen.

Nach dem Klicken werden zwei neue Felder angezeigt. Ein Dropdownmenü mit allen SharePoint-Listenfelder und ein Textfeld zum Eingeben des Namens für das Vereinbarungsformularfeld.

6. Wählen Sie im Dropdown den Feldnamen für das SharePoint-Feld aus.

7. Geben Sie den Namen für das Vereinbarungsformularfeld ein, für den Sie die Zuordnungsbeziehung erstellen möchten.

8. Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7 für alle Felder, die zugeordnet werden müssen.

Jede Feldnamenzuordnung muss explizit konfiguriert werden. Wenn ein Paar gelöscht werden soll, klicken ganz rechts in der Zeile auf das Mülleimersymbol.

9. Nachdem alle Feldzuordnungen definiert wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Zuordnungsvorlagen sind dauerhaft und gelten für alle Vereinbarungen, die mithilfe des Dokuments oder der Liste gesendet wurden, auf das bzw. die sich die Zuordnung bezieht. Ein Administrator kann nach dem Erstellen der Vorlage jederzeit zur Vorlagenzuordnungsfunktion zurückkehren, ein Dokument oder eine Liste auswählen und die vorhandenen zugeordneten Beziehungen anzeigen. Der Administrator hat außerdem die Möglichkeit, bei Bedarf einzelne Beziehungspaare zu bearbeiten, hinzuzufügen oder zu löschen.

Wenn ein Administrator alle Vorlagenzuordnungszeilen, die für ein Bibliotheksdokument oder eine SharePoint-Liste definiert wurden, mit einem Klick löschen möchte, kann er dazu das gewünschte Dokument oder die gewünschte Liste auswählen und auf die Schaltfläche Vorherige Zuordnung löschen klicken. Gelöschte Zuordnungszeilen können nicht wiederhergestellt werden und müssen stattdessen wieder neu erstellt werden.

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