Gebruik Alle bestanden om alle bestanden die beschikbaar zijn in Analyzer vanaf één locatie te bekijken en te beheren.
Alle bestanden is het volledige bestandsoverzicht van je bestanden in je account. Het bevat bestanden die rechtstreeks naar Analyzer zijn geüpload en bestanden die beschikbaar zijn via collecties waartoe je toegang hebt (gedeelde bestanden worden niet weergegeven). Een bestand kan tegelijkertijd voorkomen in Alle bestanden en in meerdere collecties.
In tegenstelling tot een verzameling is Alle bestanden geen aparte organisatorische container. Een bestand uit een collectie verwijderen laat het bestand beschikbaar in Alle bestanden. Een geüpload bestand verwijderen uit Alle bestanden verwijdert het permanent uit Analyzer en uit elke collectie die het bevat.
Alle bestanden openen
Selecteer Alle bestanden in de hoofdnavigatie.
De pagina toont het totale aantal bestanden dat beschikbaar is voor je en een tabel met de bestanden in Alle bestanden.
De bestandentabel begrijpen
De tabel toont altijd Bestandsnaam als de eerste kolom. Je kunt deze kolom niet verbergen.
Standaard toont de tabel ook:
- Datum toegevoegd — De datum waarop het bestand werd toegevoegd aan Analyzer.
- Bron — Waar het bestand vandaan komt. Rechtstreeks geüploade bestanden tonen Desktop. Gekoppelde bestanden identificeren hun externe bron, zoals SharePoint.
Je kunt maximaal zeven kolommen weergeven, inclusief Bestandsnaam.
Wanneer je over een bestand beweegt, toont Analyzer bedieningselementen om het bestand te openen of te taggen.
Bestanden rechtstreeks naar Alle bestanden uploaden
Selecteer Bestanden uploaden om bestanden toe te voegen zonder eerst een collectie te maken of te openen.
- Selecteer Bestanden uploaden.
- Sleep bestanden naar het uploaddeelvenster of selecteer Bestanden verkennen om ze op uw lokale systeem te vinden.
- Voeg de bestanden toe.
Analyzer verwerkt de bestanden en voegt ze toe aan Alle bestanden. Direct geüploade bestanden tonen Desktop in de kolom Bron.
Je kunt deze bestanden later toevoegen aan elke collectie die je kunt beheren.
Bestanden zoeken op naam
Selecteer Search om bestanden te vinden in de volledige inventaris.
Selecteer de optie om op bestandsnamen of bestandsinhoud te zoeken.
Attributen vernieuwen
Selecteer Attributen vernieuwen om attributen te vernieuwen voor de documenten in Alle bestanden.
Het bevestigingsbericht geeft aan dat sommige attributen mogelijk zijn toegevoegd of bijgewerkt en dat vernieuwen tijd kan kosten afhankelijk van het aantal betrokken documenten.
Kies:
- Alles vernieuwen om de vernieuwing te starten.
- Nu overslaan om het bericht te sluiten en later te vernieuwen.
De vernieuwing geldt voor de volledige set attributen.
Bestandstabel aanpassen
Selecteer Attribuutweergave aanpassen om te kiezen welke metadata en geëxtraheerde attributen als kolommen verschijnen.
Bestandsnaam blijft altijd zichtbaar. Je kunt maximaal zes andere kolommen toevoegen uit:
- Bron
- Datum toegevoegd
- Attributen die beschikbaar zijn voor jou
Je kunt geselecteerde waarden ook slepen om hun volgorde te wijzigen. Items die hoger in de lijst staan, verschijnen meer naar links in de tabel.
Selecteer Toepassen om de configuratie op te slaan of Annuleren om je wijzigingen te verwerpen.
Je kolomselectie en -volgorde blijven behouden wanneer je Alle bestanden verlaat en later terugkeert.
De bestandenvoorraad filteren
Selecteer Gegevens filteren om de weergegeven bestanden te beperken met behulp van geëxtraheerde kenmerkwaarden en voorwaarden.
Het filteren van Alle bestanden gebruikt hetzelfde filtermodel dat beschikbaar is binnen collecties.
Werken met afzonderlijke bestanden
Plaats de muisaanwijzer op een bestand om acties weer te geven voor:
- Bestand openen — Open het document om de inhoud, geëxtraheerde waarden en citaten te controleren.
- Document taggen — Pas de tag van het bestand toe of verwijder deze.
Een tag behoort tot het bestand zelf, dus de gelabelde status volgt het bestand wanneer het verschijnt in collecties.
Werken met geselecteerde bestanden
Selecteer het selectievakje voor één of meer bestanden om acties weer te geven die van toepassing zijn op de selectie.
De teller wijzigt om het aantal geselecteerde bestanden en het totale aantal beschikbare bestanden weer te geven. Bijvoorbeeld, 3 van 2.000 documenten geselecteerd geeft aan dat drie bestanden zijn geselecteerd uit een voorraad van 2.000.
Beschikbare acties zijn:
- Toevoegen aan collectie — Voeg de geselecteerde bestanden toe aan een nieuwe of bestaande collectie zonder ze opnieuw te uploaden.
- Downloaden — Download kopieën van de geselecteerde bestanden naar je lokale systeem.
- Geëxtraheerde gegevens exporteren — Exporteer geselecteerde kenmerkwaarden naar een CSV-bestand.
- Verwijderen — Verwijder geschikt bestanden permanent uit Analyzer.
Verwijdering uit Alle bestanden begrijpen
Een bestand verwijderen uit Alle bestanden is anders dan het uit een verzameling verwijderen.
Een geüpload bestand verwijderen uit Alle bestanden:
- Verwijdert het bestand permanent uit Analyzer.
- Verwijdert het uit elke verzameling die het bevat.
- Kan niet ongedaan worden gemaakt.
Bestanden gekoppeld vanuit een externe bron, zoals SharePoint, kunnen niet worden verwijderd uit Alle bestanden. Analyzer blokkeert de verwijdering omdat het externe systeem de bron voor het bestand blijft.
Alle bestanden delen
Open het menu met de drie puntjes en selecteer Delen om een andere gebruiker toegang te geven tot je verzameling Alle bestanden.
Delen gebruikt hetzelfde toegangsmodel als het delen van een verzameling. De ontvanger krijgt toegang tot de live inventory, dus wijzigingen aan de bestanden beschikbaar in Alle bestanden worden automatisch weergegeven.
