Entdecke, wie PDF Spaces reibungslose Teamarbeit mit freigegebenen Dateien, klaren Berechtigungen und integrierten Tools zum Prüfen und Beitragen unterstützt.
Dokument-Workflows scheitern oft an fragmentierten Entwürfen, verstreuten Rückmeldungen und unzusammenhängenden Gesprächen. PDF Spaces bringt Dateien, Kontext, KI-gestützte Erkenntnisse und Aktivitäten in einen gemeinsamen Arbeitsbereich zusammen, damit Teams mit Klarheit zusammenarbeiten und abgestimmt bleiben können.
Warum in PDF Spaces zusammenarbeiten
PDF Spaces ist für sinnvolle Zusammenarbeit und reichhaltigeren Wissensaustausch entwickelt. Teams können Rückmeldungen sammeln, Erkenntnisse hinzufügen und Ideen gemeinsam weiterentwickeln, was zu schnellerem Verständnis, besserer Abstimmung und klareren Entscheidungen führt.
Mit verschiedenen Berechtigungsebenen kannst du genau kontrollieren, wie Teilnehmer sich einbringen, ob sie Rückmeldungen geben oder das Projekt aktiv mitgestalten.
Wie Zusammenarbeit funktioniert
Zusammenarbeit in PDF Spaces findet in einer einzigen gemeinsamen Umgebung statt, in der dein Team mit denselben Dateien, demselben Kontext und denselben Erkenntnissen arbeitet – ohne Tools zu wechseln oder Gespräche aus den Augen zu verlieren. Du beginnst damit, einen PDF Space zu erstellen, der die Dateien, Notizen und Verknüpfungen deines Projekts zusammenbringt, um eine Single Source of Truth zu schaffen.
Sobald der PDF Space bereit ist, kannst du entweder den gesamten Arbeitsbereich oder Verknüpfungen zu bestimmten Dateien oder Notizen freigeben, je nachdem, was die Empfänger sehen müssen. Von dort aus kontrollierst du, wie Teilnehmer sich einbringen, indem du Rollen festlegst und die Startansicht mit Anleitungen und Kontext anpasst.
Als Eigentümer kannst du mehrere Mitarbeiter zum PDF Space hinzufügen und Viewer-, Reviewer- oder Contributor-Rollen zuweisen, basierend darauf, was jede Person tun muss. Team-Mitglieder können Inhalte prüfen, Kommentare hinzufügen und den integrierten KI-Assistenten verwenden, um Dokumente zusammenzufassen, Fragen zu stellen oder Erkenntnisse zu extrahieren, wodurch sich alle schnell orientieren können.
Zugriffs- und Berechtigungsstufen
PDF Spaces ermöglicht es dir, sowohl zu kontrollieren, wer auf einen Space zugreifen kann, als auch was er darin tun kann.
- Zugriffsstufen bestimmen die Zielgruppe: Ein Space kann privat bleiben, wenn du nur bestimmte Personen per E-Mail-Adresse einlädst. Das ist ideal für Arbeit, die vertraulich oder in einem frühen Stadium ist. Für breitere Zusammenarbeit öffne ihn für dein Unternehmen und erlaube jedem in deiner Firma, über einen Link darauf zuzugreifen. Wenn du Lernressourcen oder öffentliches Material freigeben musst, stelle den Space auf öffentlich, damit er für jeden mit dem Link verfügbar ist.
- Berechtigungsebenen definieren die Teilnahme: Sobald Personen Zugriff haben, wählst du aus, wie sie sich einbringen. Betrachtende können Dateien nur lesen. Verwende diese Rolle für Stakeholder, die nur Lesezugriff benötigen. Prüfende können Dateien ansehen und Kommentare hinzufügen. Weise diese Rolle jedem zu, der Rückmeldungen gibt. Beitragende können Projektinhalte hinzufügen, aktualisieren oder löschen, einschließlich Dateien und Notizen, die von Eigentümern hinzugefügt wurden. Beitragendenzugriff ist ideal für Teammitglieder, die das Projekt aktiv gestalten. Berechtigungen gelten für den gesamten PDF Space, nicht für einzelne Dateien.
Zusammen helfen dir Zugriffs- und Berechtigungs-Einstellungen zu entscheiden, wer das Projekt sieht und wie intensiv sie zusammenarbeiten können. Das Erlebnis eines Empfängers basiert vollständig auf der Berechtigung, die du zuweist.
Erfahre, wie du freigegebene PDF Spaces prüfst.
Mitarbeiter einladen
Du kannst andere in deinen PDF Space bringen, indem du eine Einladung über Personen einladen sendest, wo du auch in einer optionalen Nachricht Kontext hinzufügen kannst. Wenn du schnelles Freigeben bevorzugst, kannst du einen Link generieren oder ihn direkt über Apps wie Outlook, Gmail, Teams oder WhatsApp senden. Für eingeschränkte Spaces können Personen, die keinen Zugriff haben, diesen anfordern, und du kannst ihre Anfrage nach Bedarf genehmigen oder ablehnen.
Erfahre, wie du PDF Spaces freigibst.
Auf dem gleichen Stand bleiben
Mitarbeiter können Updates einfach verfolgen:
- Kommentare anzeigen und beantworten. Dateien oder Notizen mit Kommentaren haben ein Kommentare--Symbol, das du auswählen kannst, um sie anzuzeigen und zu beantworten.
- Verwende @Erwähnungen, um Teammitglieder zu benachrichtigen oder neue Prüfer in die Unterhaltung zu bringen.
- Erhalte Benachrichtigungen für neue Kommentare und Antworten.
Einen freigegebenen PDF Space verwalten
Als Eigentümer eines PDF Space behältst du die vollständige Kontrolle über Zugriff und Teilnahme. Du kannst die Freigabe des PDF Space aufheben, um den Zugriff sofort zu widerrufen, oder ihn vollständig löschen, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Stelle nur sicher, dass du wichtige Dateien zuerst herunterlädst. Wenn sich Rollen ändern, kannst du Teilnehmer-Berechtigungen anpassen oder Personen über die Freigeben-Einstellungen entfernen. Du kannst auch jederzeit prüfen, wer aktuell Zugriff hat.
