Informationen zu Adobe Connect-Veranstaltungen

Zu Veranstaltungen zählen Meetings, Seminare, Präsentationen, Kurse, Studienpläne, virtuelle Klassenzimmer oder Aufzeichnungen, die in die Materialbibliothek verschoben wurden und mit Vor- und Nachbereitungsfunktionen für das betreffende Ereignis ausgestattet sind. Zu den Funktionen zur Verwaltung von Veranstaltungen gehören Registrierung, Erinnerungen und Umfragen zur Nachbearbeitung von Veranstaltungen sowie Berichte.

In den folgenden Situationen sollten Sie das Erstellen einer Veranstaltung in Erwägung ziehen:

• Eine Registrierung der Teilnehmer ist gewünscht. Ferner möchten Sie die Teilnehmer anhand ihrer Registrierungsinformationen überprüfen können.

• Sie möchten Veranstaltungsseiten mit Branding erstellen, z. B. Seiten für Veranstaltungslisten und Übersichten, mit denen auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht wird sowie Seiten mit Branding für die Registrierung und Anmeldung.

• Sie möchten die Daten der Teilnehmer in Berichten auswerten. Da diesen Daten die Registrierungsinformationen zugrunde liegen, ergänzen sie Berichte zum Veranstaltungsmaterial, wie beispielsweise Antworten auf Quizfragen in einem Kurs oder Abstimmungsfragen zu einem bestimmten Meeting.

• Sie möchten Personen außerhalb Ihrer Organisation teilnehmen lassen. Veranstaltungen werden häufig auf öffentlichen Websites publiziert. Viele Teilnehmer können dort auf Ihre Veranstaltung aufmerksam werden und sich registrieren.

• Sie möchten automatische E-Mail-Nachrichten mit Einladungen, Erinnerungen, Registrierungsinformationen und Danksagungen senden.

• Sie möchten Statistiken für einzelne Kampagnen, zum Beispiel E-Mail-Angebote, Suchmaschinenkampagnen oder Werbebannerkampagnen erfassen.

  Eine Veranstaltung besteht aus drei Phasen:

• Vor der Veranstaltung: In dieser Phase müssen Sie u. a. die Anzahl der verfügbaren Lizenzen bestimmen, das Material erstellen, die Berechtigungen festlegen sowie die Einladungen, Registrierungsunterlagen und Erinnerungen an die Veranstaltungsteilnehmer senden.

• Während der Veranstaltung: Für die Aktivitäten in dieser Phase ist die Anwesenheit der Teilnehmer erforderlich. Bei auf Anfrage ausgeführten Veranstaltungen oder bei Veranstaltungen, die ein Meeting oder Seminar enthalten, ist die Anwesenheit eines Moderators erforderlich.

• Nach der Veranstaltung: In dieser Phase müssen Sie z. B. den Browser der Teilnehmer an eine bestimmte URL umleiten, offene Fragen von Teilnehmern beantworten und mithilfe von Umfragen und Berichten diverse Nachbereitungsaktivitäten zur Veranstaltung überwachen.

Aufgaben im Vorfeld der Veranstaltung

Eine sorgfältige Planung und Aufgabenverwaltung im Vorfeld der Veranstaltung trägt dazu bei, dass Veranstaltungen reibungslos ablaufen und im Anschluss an die Veranstaltung anfallende Aktivitäten schnell erledigt werden können.

Anzahl der Lizenzen bestimmen

Bevor Sie eine Veranstaltung einrichten, müssen Sie ermitteln, über wie viele Lizenzen Sie verfügen. Auf Grundlage Ihrer Kontolizenz können Sie beim Erstellen der Veranstaltung eine Registrierungsgrenze festlegen. Klären Sie Fragen zu Lizenzen mit dem Adobe Connect Central-Administrator ab.

Materialien für die Veranstaltung festlegen

Bevor Sie eine Veranstaltung erstellen, muss das gesamte Material für diese Veranstaltung in Adobe Connect Central vorhanden sein. (Wenn Sie die Veranstaltung im Veranstaltungsassistenten einrichten, müssen Sie angeben, auf welchem Material, Meeting, Kurs, Studienplan, virtuellem Klassenzimmer oder Seminar die Veranstaltung basieren soll.) Die folgende Liste zeigt einige Beispiele:

• Wenn Sie eine Schulungsveranstaltung anhand eines Kurses oder Studienplans erstellen, muss der Kurs bzw. Studienplan in der Schulungsbibliothek vorhanden sein.

• Um Materialien als Veranstaltung zu präsentieren, speichern Sie sie in der Materialbibliothek.

• Wenn Sie Meetings oder Seminare als Veranstaltungen verwenden möchten, müssen sie in der Meeting- bzw. Seminarbibliothek enthalten sein.

• Um ein virtuelles Klassenzimmer als Veranstaltung zu verwenden, muss das virtuelle Klassenzimmer in der Schulungsbibliothek vorhanden sein.

Festlegen von Veranstaltungsberechtigungen

Berechtigungen sind wichtig, da sie festlegen, wer an Veranstaltungen teilnehmen und diese anzeigen und verwalten kann. Teilnahmeberechtigungen legen die Rollen und Funktionen der Teilnehmer fest. Beim Erstellen der Veranstaltung weist der Veranstaltungsverwalter auf der Registerkarte „Teilnehmerverwaltung“ Teilnehmerrollen zu.

Teilnehmer können die folgenden Rollen einnehmen und über die folgenden Berechtigungen verfügen:

Personen, denen eine Einladung zu der Veranstaltung gesendet wurde und die sich für die Veranstaltung registrieren können.

Eine Person, die sich zwar registriert hat, der der Veranstalter jedoch keine Teilnahmegenehmigung erteilt hat.

Eine Person, deren Registrierung noch nicht vom Veranstaltungsverwalter bestätigt wurde.

Eine Person, die als Gast oder als registrierter Benutzer Ihrer Firma an der Veranstaltung teilnehmen kann. Ihre Berechtigungen sind eingeschränkt.

Eine Person, die den Teilnehmern die Materialien präsentiert. Moderatoren wurden Moderatorenberechtigungen erteilt.

Die Person, die für den Meeting- oder Seminarraum verantwortlich ist, der für die Veranstaltung genutzt wird. Der Veranstalter hat vollständige Moderatoren- und Verwaltungsberechtigungen und kann anderen Personen Berechtigungen erteilen.

Berechtigungen für die Veranstaltungsbibliothek definieren, wer Veranstaltungen erstellen und ändern sowie die im Zusammenhang mit Veranstaltungsbibliotheksdateien und -ordnern anfallenden Aufgaben, wie z. B. das Hinzufügen und Löschen von Dateien, ausführen kann. Die Dateiverwaltungsberechtigungen sind „Verwalten“ und „Verweigert“.

Registrieren und Genehmigen der Teilnehmer

Für Veranstaltungen ist immer eine Registrierung, nicht jedoch eine Genehmigung erforderlich. Standardmäßig ist keine Genehmigung notwendig. Sie können diese Einstellung jedoch beim Erstellen der Veranstaltung ändern. Wenn Sie keine Genehmigung benötigen, wird jeder Benutzer, der sich registriert, automatisch genehmigt. In diesem Fall können alle registrierten Personen an der Veranstaltung teilnehmen, sofern genügend Lizenzen zur Verfügung stehen. (Als Veranstalter können Sie im Vorfeld der Veranstaltung jederzeit die Teilnahme jeder Person verweigern.) Wenn die Genehmigung obligatorisch ist, haben Sie die Kontrolle darüber, wer an der Veranstaltung teilnimmt. Sie können auch zulassen, dass Teilnehmer direkt nach ihrer Registrierung einem bereits begonnen Meeting beitreten.

Aufgaben während der Veranstaltung

Ein Großteil der bei der Planung und Durchführung einer Veranstaltung anfallenden Arbeit muss beim Erstellen des Materials und in den Vorbereitungsphasen der Veranstaltung bewältigt werden. Wenn das gewünschte Material bereitsteht und Sie die Aufgaben im Vorfeld der Veranstaltung ausgeführt haben, verläuft die Veranstaltung reibungslos. Aber auch während der Veranstaltung und ganz besonders bei Live-Veranstaltungen müssen Sie einige Aufgaben ausführen.

Veranstaltungen, die nicht in Echtzeit stattfinden. Die Teilnehmer klicken auf einen Link, um eine Präsentation anzuzeigen oder einen Kurs oder Studienplan zum Selbststudium zu bearbeiten. Sie können potenziellen Veranstaltungsteilnehmern eine E-Mail-Einladung senden oder die Veranstaltung auf der Website der Organisation auf einer Seite mit einer Liste von öffentlichen Veranstaltungen ankündigen. Sowohl die E-Mail-Einladung als auch die Websiteliste enthalten einen Link, über den das Registrierungsformular für die Veranstaltung geöffnet wird. In vielen Fällen liegen jedoch bei nicht live durchgeführten Veranstaltungen keine Aufgaben während der eigentlichen Veranstaltung vor.

Geplante Veranstaltungen in Echtzeit. Während der Veranstaltung ist unter Umständen eine Absprache mit dem Moderator oder eine Genehmigung von Teilnehmern erforderlich.

Aufgaben im Anschluss an die Veranstaltung

Nach einer Veranstaltung müssen mehrere Aufgaben und administrative Tätigkeiten durchgeführt werden.

Senden Sie eine E-Mail mit einer Danksagung an die Teilnehmer. Gegebenenfalls können Sie auch eine E-Mail an die Personen senden, die nicht teilnehmen konnten.

Sehen Sie sich die Veranstaltungsberichte an und informieren Sie sich über die Statistiken und die Teilnehmerdaten. Die Berichte ermöglichen Ihnen die Bewertung des Erfolgs einer Veranstaltung und liefern Hinweise auf mögliche Änderungen bei zukünftigen Veranstaltungen.

Die Veranstaltungsübersicht enthält eine grafische Darstellung der Statistiken der zehn letzten aktivsten Veranstaltungen. Die Daten in der Übersicht beziehen sich auf die zehn letzten aktivsten Veranstaltungen der letzten sechs Monate im Ordner „Meine Veranstaltungen“.

Die Veranstaltungsdateien können Sie in der Bibliothek verwalten.

Bewährte Verfahren bei Veranstaltungen

Es folgen einige Tipps und Tricks für Live-Veranstaltungen und für Meetings und Seminare, die mit Veranstaltungen verbunden sind:

• Erstellen Sie eine Lobby. Bei dieser Lobby kann es sich um einen Chat-Pod handeln, in dem sich die Teilnehmer vor Beginn der Veranstaltung treffen und begrüßen können.

• Nutzen Sie PowerPoint-Animationen. Die angemessene Nutzung von PowerPoint-Animationen kann eine Veranstaltung mit Leben erfüllen. Aber übertreiben Sie es nicht. Die Animationen können sonst von den eigentlichen Inhalten ablenken.

• Richten Sie Abstimmungen ein. Abstimmungen geben Ihnen sofortiges Feedback, anhand dessen Sie ermitteln können, ob Ihre Nachricht bei den Teilnehmern ankommt. Sie bieten den Teilnehmern eine einfache Möglichkeit, aktiv an der Veranstaltung teilzunehmen.

• Nutzen Sie Videomaterial. Wenn Sie über entsprechende Videodateien verfügen, können Sie sie den Veranstaltungen hinzufügen.

• Sorgen Sie für eine genaue Abstimmung unter den Moderatoren. Wählen Sie „Meeting“ > „Privaten Moderatorenbereich aktivieren“, um Elemente wie eine Agenda mit Notizen oder moderierte Fragen und Antworten hinzuzufügen. Erwägen Sie, Moderatoren „Zusätzliche Teilnehmerrechte“ statt „Moderatorenrechte“ zu gewähren.

• Wenn Sie Materialien hochgeladen haben, führen Sie ein paar Tage vor der Veranstaltung aber zur gleichen Uhrzeit einen Testlauf durch (die Netzwerkauslastung ist uhrzeitabhängig). Verwenden Sie dabei genau die gleiche Hardware und die gleichen Netzwerkverbindungen, die Sie für die eigentliche Veranstaltung vorgesehen haben.