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Die Integration von Adobe Acrobat Sign für HR Service Delivery wurde aus dem Dienst genommen und wird derzeit nicht unterstützt.
Übersicht
Mit der Adobe Sign für HR-Anwendung können Anfragen zum Unterschreiben eines Dokuments über die ServiceNow-Plattform mit der nativen HR Service-Funktion an ein Adobe Sign-Konto gesendet werden. HR Services kann auf der Anfrage zum Unterschreiben mit Adobe Sign basieren, indem dem HR Service einfach eine Option hinzugefügt wird.
Dieses Dokument ist zum Installieren der Kernanwendung, Erkunden von Optionen und Finden von Tipps zu häufig auftretenden Fehlern strukturiert:
- Installieren der Anwendung aus dem ServiceNow-Store
- Installierte Fall-/Aufgabenkomponenten
- Konfigurieren optionaler Einstellungen
- Dienste
- Hinzufügen von neuen Dokumenten/Vorlagen
- Berichte
- Support und Fehlerbehebung
Voraussetzungen
Unten findest du die Abhängigkeiten zur Installation von Adobe Sign für HR:
Erforderliche Plugins
Umfangsanwendung Human Resources: Core
Umfangsanwendung Human Resources: Service Portal
- Adobe Sign-Unternehmenslizenz – Eine Adobe Sign-Unternehmenslizenz ist erforderlich, um die Anwendung nutzen zu können.
- Klicke hier, um sich für eine kostenlose Testversion anzumelden.
- Du benötigst einen Administrator auf Kontoebene in der Adobe Sign-Anwendung, um die OAuth-Verbindung herzustellen.
- Browser-Popups aktiviert – Stelle sicher, dass Popups in deinem Browser nicht blockiert werden. OAuth-Zugriff erfordert Zugriff auf Popup-Aktionen
Installationsprozess
Wie bei jeder anderen ServiceNow-Umfangsapp musst du dich für die App Adobe Sign für HR anmelden bzw. sie über den ServiceNow-Store erwerben, bevor du sie installieren kannst.
Es gibt einige verschiedene Benutzerrollen bezüglich der Prozesse, die in diesem Dokument umrissen werden. Sowohl das Modul für HR als auch für verwaltete Dokumente hat mehrere spezifische Rollen.
Wenn du noch keine formellen Prozesse für HR und verwaltete Dokumente hast, wird empfohlen, dass ein Benutzer mit HR- oder Systemadministratorrollen die Schritte unten durchführt, da solche Benutzer Zugriff auf alle betroffenen Aktionen haben.
Mehr Information findest du unten:
Es wird dringend empfohlen, die Anwendung vor der Installation für die Produktion in einer Test-/Entwicklungsumgebung zu installieren.
Installieren der Anwendung „Adobe Sign für HR“
Sobald du dich für die Anwendung Adobe Sign für HR angemeldet bzw. diese erworben hast, wird sie im Menü Systemanwendungen > Anwendungen in deiner ServiceNow-Instanz angezeigt.
Menü:
Nachdem die Installation abgeschlossen ist, ist ein neues Anmeldemenü im linken Navigationsbereich verfügbar: Adobe Sign für HR.
Die untergeordneten Menüoptionen sind:
- Adobe Sign-Formulardaten – Die Tabelle mit den zurückgegebenen Formulardaten nach dem Unterschreiben einer Vereinbarung. Sie kann für Berichte zu Dokumenten und ihren Felddaten verwendet werden. Mehr Informationen über diese Funktion findest du im Abschnitt „Berichte“.
- Adobe Sign HR Services – HR Services mit Adobe Sign. Gefiltert durch einen Service, der eine der benutzerdefinierten HR Case-Optionen verwendet
- Vereinbarungen – Backend-Details des Unterschreibvorgangs. Schließt JSON sowie alle Adobe Sign-Ereignisse ein, die empfangen werden und Handlungen auslösen
- Verbindung mit Adobe Sign – Verbinde einen Bildschirm, bei dem ein gültiges Adobe Sign-Konto mit ServiceNow verknüpft ist
- Ereignisse – Backend-Details zu gesendeten und empfangenen Inhalten bei jedem Adobe Sign-Ereignis.
- Hilfe – Links zur Adobe Sign-Hilfe
- Teilnehmer – Unterzeichner und Details zum Unterschreibvorgang
Installieren des Aktualisierungssatzes „Updates für Adobe Sign – HR Core“
Sobald die Applikation Adobe Sign für HR erfolgreich installiert wurde, müssen Updates für Adobe Sign – HR Core angewendet werden.
Diese Konfigurationen nach der Installation für die HR Core-Applikation müssen durchgeführt werden, damit die Applikation funktioniert.
Die Schritte sind in den vier erweiterbaren Gliederungspunkten unten beschrieben.
- Eine manuelle Konfiguration wird empfohlen, um sicherzustellen, dass du dir der vorgenommenen Änderungen bewusst bist und deine aktuelle Funktionalität nicht gefährdest.
- Optional kannst du den angehängten Aktualisierungssatz installieren, wenn du absolut sicher bist, dass es nicht zu Konflikten mit anderen von dir vorgenommenen Änderungen kommt.
Prüfe vor der Installation für die Produktion in deiner Test-/Entwicklungsumgebung, ob alles wie erwartet funktioniert.
Button „Signatur einfügen“
Bei der Erstellung einer HTML-Dokumentenvorlage wird durch den Button Unterschrift einfügen das ServiceNow-Unterschrifts-Tag ausgefüllt.
- Dieses Tag wird bei der Verwendung von Adobe Sign nicht benötigt.
- Der Button wird deaktiviert, wenn das Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst aktiviert wird.
Button „Signatur markieren“
Der Button Unterschrift markieren im PDF-Vorlagenformular kann ebenfalls deaktiviert werden, da es bei der Adobe Sign-Anwendung nicht verwendet wird.
- Er wird auch deaktiviert, wenn das Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst aktiviert wird.
Diese Schritte können manuell durchgeführt werden, indem du direkt zu den UI-Aktionen navigierst und die Bedingungen manuell hinzufügst.
- Gib „UI-Aktionen“ in der linken Navigation ein.
- Wähle die Menüoption UI-Aktionen unter Systemdefinition.
- Wähle im Suchfeld Name.
- Gib Unterschrift einfügen ein.
- Öffne den Eintrag Unterschrift einfügen.
- Füge der Bedingung „&& current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false“ hinzu.
- Dadurch wird die Schaltfläche ausgeblendet, wenn das Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst aktiviert ist.
Der gleiche Vorgang kann auch durchgeführt werden, um die Schaltfläche „Unterschrift markieren“ auszublenden. Suche nach der UI-Aktion „Unterschrift markieren“ anstelle von „Unterschrift einfügen“.
Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst
Die zusätzliche Bedingung && current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false (Kontrollkästchen nicht aktiviert) wurde den UI-Aktionen hinzugefügt, um sie auszublenden.
Der direkt verfügbare Button Dokument unterschreiben wird dem HR Agent angezeigt, nachdem die Vorschau eines Dokuments angezeigt und dieses Dokument erzeugt wurde.
Bei Verwendung von Adobe Sign wird dieser Button durch den Button Mit Adobe Sign unterschreiben ersetzt. Über diesen wird an Adobe Sign zum Unterschreiben gesendet.
- Der ursprüngliche Button Dokument unterschreiben wurde durch Hinzufügen von && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() (Vereinbarungsfeld ist leer) zur UI-Aktionsbedingung deaktiviert.
- Gib UI-Aktionen in der linken Navigation ein.
- Wähle unter Systemdefinition die Menüoption UI-Aktionen.
- Wähle im Suchfeld Name.
- Gib Dokument unterschreiben ein.
- Du solltest die drei Einträge mit diesem Namenswert sehen.
- Wähle den Eintrag, der sich gegen die Tabelle „sn_hr_core_case“ richtet.
- Füge der Bedingung && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() hinzu.
- Dadurch wird die Schaltfläche ausgeblendet, wenn das Vereinbarungsfeld leer ist.
Stelle sicher, dass die zusätzliche Bedingung vor dem Semikolon hinzugefügt wird.
Die neue Aufgabenart Dokument mit Adobe Sign unterschreiben muss zu den HR Task-Arten hinzugefügt werden.
Sie muss für jede HR Task-Vorlage aktiviert werden, die in einem Adobe Sign-Prozess verwendet werden soll.
Erstellen dieser Aufgabenart:
- Navigiere zu Auswahllisten.
- Suche nach:
- Tabelle – sn_hr_core_task
- Element – hr_task_type
In dieser Liste musst du eine neue Aufgabenart erstellen.
Wähle Neu aus und erstelle den Eintrag wie unten beschrieben.
- Die Beschriftung kann beliebig sein, aber der „Wert“ muss adobe_sign_document sein.
Es gibt zwei zusätzliche Felder in der sn_hr_core_document_template-Tabelle:
- Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst
- Formulardatentabelle-Felder
Wie im Abschnitt Buttons „Unterschrift einfügen“ und „Unterschrift markieren“ sind bei Dokumentenvorlage deaktiviert beschrieben, wird das Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst verwendet, um Buttons ein- oder auszublenden, die nicht benötigt werden.
Es wird außerdem zum Ein- oder Ausblenden des Formulardatentabelle-Felds verwendet. Dieses Feld wird eingesetzt, wenn die Dokumentenvorlage wie im Abschnitt „Berichte“ beschrieben für Berichte aktiviert wurde.
- Wenn du keine Tabelle erstellt hast, an die die Formulardaten weitergegeben werden sollen, kann der Tabellenname leer bleiben.
Diese Schritte können manuell durchgeführt werden, indem du zu einem beliebigen Eintrag der Dokumentvorlage navigierst und das Formularlayout konfigurierst.
Füge Felder Für Adobe Sign verfasst und Formulardatentabelle zum Slush-Bucket Ausgewählt hinzu.
Die Felder befinden sich nun im Formular.
Herunterladen
Hinzufügen des Signatur-Widgets zu den HR Portal Task- und Ticket-Seiten
Zwei Service Portal-Widgets wurden erstellt, um Unterzeichnern zu erlauben, ihre Vereinbarung zu unterschreiben:
- Das Widget Adobe Sign HR Ticket-Seite soll auf der HR Ticket-Seite (hrj_ticket_page) verwendet werden.
- Die Adobe Sign HR Task-Details können auf der HR Task-Detailseite (hri_task_details) verwendet werden.
HINWEIS: Dies muss innerhalb des HR Service Portals konfiguriert werden.
Navigiere zu Service Portal > Seiten
Suche hrj_ticket_page und öffne den Eintrag.
Wähle Im Designer öffnen
Wähle das Widget Adobe Sign HR Ticket-Seite und verschiebe das Widget per Drag & Drop auf die Seite, auf der es dem Unterzeichner angezeigt werden soll.
Je nach Layout, das du gegenwärtig verwendest, musst du unter Umständen eine neue Zeile hinzufügen, um Platz für das neue Widget zu schaffen.
Anhand des gleichen Prozesses kann das Widget Adobe Sign HR Task-Details mithilfe der Seite „hri_task_details“ hinzugefügt werden (siehe Screenshot unter dem Dokumenten-Widget).
Berechtigte Benutzer (Rollen)
Es gibt zwei Rollen, die in der HR-Anwendung eingeschlossen sind:
- Administrator (x_adosy_sign_hr.admin)
- ServiceNow-Benutzer mit der x_adosy_sign_hr__admin-Rolle haben vollständigen Zugriff auf alle Funktionen und auf beide Benutzermenüs (wie im Abschnitt „Installation“ gezeigt).
- Benutzer (x_adosy_sign_hr.sender)
- ServiceNow-Benutzer mit x_adosy_sign_hr.sender erhalten Zugriff auf die Anwendung zur Funktion.
- Die Absenderrolle muss jeder/allen HR-Gruppe(n) hinzugefügt werden, die die Adobe Sign-Anwendung verwenden müssen, um ein Dokument zum Unterschreiben zu senden.
Herstellen einer OAuth-Verbindung zwischen Adobe Sign und ServiceNow
Um die Adobe Sign-Anwendung mit ServiceNow zu verbinden, ist eine Adobe Sign-Gruppe oder ein Kontoadministratorbenutzer erforderlich.
- Erstelle ein kostenloses Testkonto, wenn du derzeit über kein Adobe Sign-Unternehmenskonto verfügst.
Eine Verbindung zwischen ServiceNow und Adobe Sign kann hergestellt werden, indem du auf den Link Mit Adobe verbinden im Adobe Sign für HR-Menü klickst.
Eine Statusseite wird angezeigt, die besagt, dass die Anwendungen nicht miteinander verbunden sind:
Klicke auf Verbinden, um die Adobe Sign-Log-in-Seite aufzurufen.
Melde dich mit deinen Anmeldedaten für den Kontoadministratorbenutzer bei Adobe Sign an.
Sobald du angemeldet bist, werden die erforderlichen Anwendungsberechtigungen in einem Authentisierungsfenster aufgelistet.
Klicke auf Zugriff zulassen, um diese Berechtigungen zu gewähren und die Verbindung zwischen ServiceNow und Adobe Sign herzustellen.
HINWEIS: Die Authentifizierung findet innerhalb eines Popup-Fensters statt. Wenn Popups durch den Browser blockiert werden, muss die Blockierung aufgehoben werden.
Die Nachricht Adobe Sign für HR – Verbunden sollte nun angezeigt werden, gemeinsam mit der Authentifizierung für die Adobe Sign- und ServiceNow-Konten.
Wenn du die Dienste unter Verwendung eines anderen Benutzers verbinden musst, klicke auf den Button Erneut verbinden, um die Authentifizierung als neuer Benutzer abzuschließen.
HINWEIS: Es gibt einen bekannten Fehler mit dem Safari-Browser, bei dem das Fenster nicht aktualisiert wird.
In diesem Fall muss das Popup gelöscht und das Fenster manuell aktualisiert werden.
Konfiguration testen
Der Test kann mithilfe eines der Beispieldienste durchgeführt werden.
Wenn eine Verbindung vorhanden ist und der angemeldete Benutzer über die passenden Rollen verfügt, dann sollte das Beispiel richtig durchgeführt werden. Für die Adobe Sign-Anwendung ist nur eine gültige Verbindung mit Adobe Sign erforderlich, um zu funktionieren.
Im Abschnitt „Support und Fehlerbehebung“ findest du Hilfe.
Installierte Fall-/Aufgabenkomponenten
Einige benutzerdefinierte Komponenten wurden speziell für die Anwendung Adobe Sign für HR entwickelt:
- Bezogene Liste Adobe-Unterzeichner – Enthält alle Unterzeichner des aktuellen HR-Falls.
- Neue Unterzeichner können hinzugefügt werden.
- Der Unterschriftsauftrag kann geändert werden.
HINWEIS: Diese bezogene Liste muss der HR Case-Ansicht hinzugefügt werden, die im Abschnitt „Manuelle Optionen“ erklärt wird.
- UI-Aktion An Adobe Sign senden – Über diesen Button wird die angehängte PDF zum Unterschreiben an Adobe Sign gesendet.
HINWEIS: Mit der Option „Adobe Sign: für Case aktivieren“ wird dieser Button aktiviert/deaktiviert.
Wird die Falloption nicht im HR Service angezeigt, ist der Button nicht vorhanden. Das wird ausführlicher im Abschnitt „Dienste“ erklärt.
- Adobe Sign-Details überprüfen – Anhand dieses Buttons kann der HR Agent der Vereinbarung Unterzeichner hinzufügen oder erneut zuweisen.
HINWEIS: Dieser Button wird aktiviert, indem die Falloption Adobe Sign: mit Vorschau senden zum Eintrag HR Service-Konfiguration hinzugefügt wird.
Beim Anklicken wird der Agent an die Adobe Sign-Seite „Senden“ weitergeleitet, wo Änderungen vorgenommen werden können.
Konfigurieren optionaler Einstellungen
Hinzufügen des Felds „Signaturstatus“ zur HR Case-Listenansicht
Standardmäßig verbleibt der HR-Fall im Status Wird bearbeitet – auch nach Empfang der Unterschrift.
Damit ein HR Agent einfacher sehen kann, dass der Fall überprüft/geschlossen werden kann, kann der Unterschriftsstatus der Vereinbarung zur standardmäßigen HR Case-Listenansicht hinzugefügt werden.
Dieses Feld reagiert auf den Status der Adobe Sign-Vereinbarung und zeigt den Adobe Sign-Unterschriftsstatus dementsprechend an.
Um der Standardansicht etwas hinzuzufügen, navigiere als Administrator zur HR Case-Ansicht.
Klicke mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile und wähle Konfigurieren > Listenlayout.
Füge das Vereinbarungsunterschriftsstatus-Feld zu deiner ausgewählten Listenansicht hinzu.
Benutzer müssen auf das Zahnradsymbol klicken und Spalten auf den Standardwert zurücksetzen, um ihre Ansicht zu aktualisieren und das neue Feld zu sehen.
Kundenspezifische HR Case-Ansicht/-Regel
Anhand der Schritte oben kannst du die Standardansicht so einstellen, dass das Unterschriftsstatusfeld angezeigt wird, aber du kannst auch eine benutzerspezifische Ansicht und eine Ansichtsregel erstellen, durch die eine Ansicht entsteht, die nur Benutzern mit den ServiceNow-Rollen angezeigt wird.
Navigiere wie oben beschrieben zum Formular Listenlayout anpassen, aber wähle diesmal Neu im Drop-down-Feld Namen anzeigen.
Benenne deine neue Ansicht und speichere. Du solltest dich nun in der neuen Ansicht befinden.
Standardmäßig sind die Felder bereits ausgewählt, die in der Standardansicht verwendet werden.
Ändere die Felder wie gewünscht und speichere dann die Ansicht.
Du solltest deine neue Ansicht nun als Auswahlmöglichkeit im Drop-Down-Menü „Ansichtskopfzeile“ sehen.
Eine Ansichtsregel kann erstellt werden, um die neue Ansicht für alle außer Adobe Sign-Benutzer auszublenden.
Navigiere zu System-UI > Anzeigeregeln
Schaffe eine neue Regel bei der HR Core Case-Tabelle (stelle sicher, dass du dich im Umfang „Human Resources: Core“ befindest) und schränke die Ansicht nach Rolle ein.
HINWEIS: Die Beschränkung nach Rolle erfolgt über Skript mit der Option „Fortgeschritten“. Du findest einen Prozessumriss sowie ein Beispielcode-Snippet hier.
Das Endergebnis/das Skript sollte etwa wie im Screenshot unten aussehen.
Hinzufügen der bezogenen Liste „Adobe-Unterzeichnende“ zum HR Case-Eintrag
Klicke mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile und wähle Konfigurieren > Bezogene Listen.
Verschiebe die bezogene Liste Adobe-Unterzeichner von der Spalte Verfügbar in die Spalte Ausgewählt.
Du musst auch die Rolle Absender allen Gruppen hinzufügen, für die die bezogene Liste angezeigt werden soll.
Sobald sie dem HR Case hinzugefügt wurden, können neue Unterzeichner hinzugefügt werden, zusammen mit der geänderten Unterschriftsreihenfolge.
Dienste
Adobe Sign HR Services wurde speziell entwickelt, um die Funktionalität zu demonstrieren und zu zeigen, wie sie verwendet werden kann, um neue Dienste zu erstellen, oder zu vorhandenen hinzugefügt werden kann. Diese bieten End-to-End-Beispiele dafür, wie HR Services eingerichtet werden müssen, um die Adobe Sign für HR-Anwendung wirksam einzusetzen.
Beispieldienste
Es gibt drei bereitgestellte HR-Beispieldienste, die die Adobe Sign-Funktionalität zeigen. Sie werden im Adobe Sign HR Services-Menü aufgelistet. Jeder Service verfügt, wie unten erklärt, über eine eigene Fallschablone und ein eigenes Dokument.
- Adobe Sign – Equity Choice Service – Hierbei handelt es sich um einen Beispieldienst, der ein PDF-Dokument für die elektronische Unterschrift mit Adobe und ausfüllbare Formulardaten bereitstellt.
- Adobe Sign – Parking Permit Service – Hierbei handelt es sich um eine Beispieldokumentenvorlage mit vorab ausgefüllten ServiceNow-Mitarbeiterdaten und Adobe Sign-Datenfelder sowie Unterschriften. Sie wird in HTML erstellt und dann durch ServiceNow während des Erstellungsschritts innerhalb der Vorschau in PDF konvertiert.
- Adobe Sign – Pet Policy-Beispiel mit 2 Unterzeichnern – Pet Policy-Beispielformular als PDF für 2 Unterzeichner. Schließt die ServiceNow-Mitarbeiterdaten-Zuweisung ein, zusammen mit den festgehaltenen Unterzeichnerdaten innerhalb eines ausfüllbaren Formulars.
Links zur ServiceNow-Dokumentation zu jeder Komponente sind unten aufgeführt.
- HR Services – Was Benutzern angezeigt wird und zur Interaktion zur Verfügung steht. Dokumentation
- Verwaltete Dokumente – Wo das PDF-Dokument hochgeladen und verwaltet wird. Dokumentation
- HR-Dokumentenvorlagen – Definition des Dokuments, das verwendet wird und unterschrieben werden muss. Dokumentation
- HR Case- und Task-Vorlagen – Definiere die Parameter des HR Case und der Aufgaben, die erstellt werden. Dokumentation
- Dienstaktivitäten – Definiere, welche Aktivitäten vom Dienst erstellt werden und Aktivitäten hervorrufen. Dokumentation
Hinzufügen von Adobe Sign-Funktionalität zu einem HR Service
HR Service-„Falloptionen“ wurden hinzugefügt und lösen die Anzeige von Adobe Sign-bezogenen Komponenten während des Vorgangs aus.
- Adobe Sign: für Case aktivieren – Diese Option ist die Basisoption, die dem HR Service für die Verwendung von Adobe Sign-Funktionen hinzugefügt werden muss. Der Button Mit Adobe Sign unterschreiben wird dem HR Case-Fluss hinzugefügt, und die Adobe Sign-Widgets sind für die Unterzeichnenden über das HR Service Portal verfügbar (sobald sie den Seiten manuell hinzugefügt wurden).
- Adobe Sign: mit Vorschau senden – Mit dieser Option können die Vorschau des Adobe Sign-Dokuments angezeigt und Unterzeichnende vom HR Agent, der das Ticket bearbeitet, hinzugefügt/erneut zugewiesen werden.
Hinzufügen von neuen Dokumenten/Vorlagen
Neue Dokumente können über das Modul für verwaltete Dokumente (PDF) und über das Modul für HR-Dokumentvorlagen (HTML-basiert) hinzugefügt werden. Beide Methoden erlauben, dass das Dokument mit Adobe Sign verwendet wird, um Unterschriften zu erhalten.
PDF – Modul für verwaltete Dokumente
Das Modul für verwaltete Dokumente erlaubt den Upload eines neuen PDF-Dokuments, das als Grundlage eines neuen HR Services verwendet werden kann.
Die Grundschritte werden unten umrissen und weitere Informationen zu verwalteten Dokumenten findest du hier.
Navigiere zum Modul für verwaltete Dokumente und wähle Neu erstellen.
Fülle die Details des Dokuments aus und reiche den Eintrag ein.
HINWEIS: Damit das Dokument für HR angezeigt wird und mit Adobe Sign verwendet werden kann, muss das Feld Abteilung auf HR eingestellt werden.
Vor der Einreichung muss dieses Feld ausgefüllt werden. Sobald der Eintrag eingereicht wurde, ist das Abteilungsfeld schreibgeschützt.
Nach der Einreichung kann die PDF-Datei mit der UI-Aktion Bei Überprüfung hochladen/prüfen unten im Eintrag hochgeladen werden.
Lade das gewünschte PDF-Dokument hoch und speichere über das Popup-Fenster.
HINWEIS: Der Name des hochgeladenen Dokuments wird zu dem Namen geändert, der im Schritt Hochladen/Prüfen unten angegeben wird.
Ein Eintrag zur Dokumentenüberprüfung wird erstellt, der den Anhang im Modus Entwurf umfasst.
Da sich das Dokument noch im Entwurf befindet, ist es nicht noch gebrauchsfertig. Es muss zur Überprüfung eingereicht und dann veröffentlicht werden.
Öffne den Überprüfungseintrag und klicke auf den Button Überprüfung einreichen.
Dadurch geht das Dokument in den Schritt Bereit für Veröffentlichung über.
Öffne die Revisionsaufzeichnung noch einmal und klicke auf den Button Überprüfung veröffentlichen.
Ein Popup erscheint, in dem der Name oder die Nummer der Überprüfung auf Wunsch geändert werden kann.
Klicke auf Veröffentlichen.
Navigiere zu HR-Administration > Dokumentenvorlagen
Das verwaltete Dokument sollte für die Erstellung einer Dokumentenvorlage verfügbar sein, um unter einem HR Service verwendet zu werden.
Klicke auf den Button Neu.
Wähle PDF-Dokumentenvorlage.
Das Feld Dokumentenüberprüfung kann mit dem neu erstellten Dokument ausgefüllt werden.
HTML-basiert – HR-Dokumentvorlagen
Eine HR-Dokumentenvorlage kann auch HTML-basiert sein und kann für Adobe Sign-Unterschriften auf dieselbe Weise verwendet werden wie ein verwaltetes Dokument.
Es gibt einige direkt verfügbare Beispiele, die im HR-Modul als Referenz enthalten sind, wie die Vorlage „Beispiel Ausbildungsvereinbarung“, die die Grundlage eines HTML-Dokuments zeigt.
Navigiere zu HR-Administration > Dokumentenvorlagen
Wähle ein HTML-Basisdokument.
HINWEIS: Vergewissere dich, dass die gewählte Vorlage eine HR-Dokumentenvorlage ist, um HTML anzuzeigen.
Eine Art der HR-PDF-Vorlage wird aus einem PDF-Dokument erstellt, wie im vorhergehenden Abschnitt beschrieben, und es ist kein HTML damit verbunden.
Jedes Feld, das mit der gewählten Tabelle verbunden ist, kann dem Dokument als Variable hinzugefügt werden.
In unserem einfachen Beispieldokument unten wird subject_person als Variable aus der HR Case-Tabelle hinzugefügt.
Wenn diese Vorlage benutzt wird, wird die Variable für den Fall mit dem Namen im subject_person-Feld ausgefüllt.
Andere Benutzerinformation können aus dem HR-Benutzerprofil bezogen werden.
Hinzufügen von Adobe Sign-Signaturfunktionalität zu einer HTML-HR-Dokumentenvorlage
Um eine Adobe Sign-Unterschrift einer HTML-Basisdokumentenvorlage hinzuzufügen, müssen Adobe Sign-Tags hinzugefügt werden.
Der Prozess wird unten anhand desselben Beispieldokuments wie oben umrissen.
Beachte die hervorgehobene Linie im Screenshot oben.
Wenn es an Adobe Sign gesendet wird, wird es zu einem Unterschriftsfeld und wird im Dokument an der exakten Stelle platziert.
Es gibt verschiedene Arten von den Tags, die verschiedene Arten von Feldern mit einer großen Vielfalt an Konfigurationsoptionen generieren.
Berichte
Sobald eine Vereinbarung unterzeichnet wird, wird sie als PDF-Dokument heruntergeladen und dem übergeordneten HR Case-Eintrag angefügt.
Zusätzlich zum PDF-Dokument werden die Formulardaten der Transaktion im Vereinbarungseintrag eingeschlossen sowie in der Tabelle Adobe Sign-Formulardaten platziert.
Die Tabelle kann durch einen Administrator wirksam eingesetzt werden, um detaillierte Berichte zu den Daten innerhalb der unterschriebenen Einträge zu erstellen.
Für detailliertere Berichte können Tabellen, die die Basistabelle erweitern, erstellt und Berichte dazu verfasst werden (beispielsweise für eine spezielle Dokumentenvorlage).
Navigiere zu Systemdefinition > Tabellen und Spalten.
Klicke auf Tabelle erstellen.
Erstelle eine neue Tabelle, die die Tabelle Adobe Sign-Formulardaten erweitert und deaktiviere das Kontrollkästchen Modul erstellen.
HINWEIS: Diese Einstellung ist optional. Wenn du möchtest, dass Administratoren dazu in der Lage sind, über das linke Navigationsmenü zu dieser Tabelle zu gelangen, erstelle ein Modul und platziere es im Menü Adobe Sign für HR.
Sobald die Tabelle erstellt worden ist, füge die Spalten hinzu, die dem Dokumentenfeldnamen entsprechen.
HINWEIS: Die Spaltennamen müssen den Dokumentenfeldnamen genau entsprechen und vom Typ „Zeichenfolge“ sein, da die für dieses Feld zurückgegebenen Daten in der Spalte als Zeichenfolge hinterlegt werden. Wenn die Daten nicht wie erwartet in den Spalten sind, vergewissere dich, dass die Namen einander genau entsprechen und vom Typ „Zeichenfolge“ sind.
Du kannst dann zur HR-Dokumentenvorlage navigieren, für die du einen Bericht erstellen möchtest, und die Tabelle dem Feld Formulardatentabelle hinzufügen, das sichtbar ist, wenn das Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst aktiviert ist.
Jetzt gibt jeder HR Service, der diese Vorlage verwendet, Daten an die Tabelle weiter, die im Feld Formulardatentabelle angegeben ist, sowie an den Fall, zu dem ein Bericht verfasst wird und/oder der zu einem Dashboard hinzugefügt wurde.
Support und Fehlerbehebung
Support-Kontaktinformationen
Hilfedokumentation ist im Administratormenü enthalten. Support-Kontaktinformationen findest du auf der unten aufgeführten Website.
- Kontaktmethoden: Website, Telefon oder E-Mail (alle Methoden sind auf der Webseite eingeschlossen).
- Kontaktdetails: https://echosign.zendesk.com/hc/
Fehlerbehebung
Im Folgenden findest du einige häufige Probleme, die während der Einrichtung und Nutzung der Anwendung Adobe Sign für HR auftreten können:
Adobe Sign-spezifische Buttons und Komponenten sind nicht sichtbar oder funktionieren nicht
Stelle sicher, dass die neuen Adobe Sign HR Service Case-Optionen dem HR Service hinzugefügt wurden. Sie sind der Auslöser für die Adobe Sign-Funktionalität für einen bestimmten HR Service.
Verbindungsfehler beim Aufruf des Links „Verbindung mit Adobe Sign“
Wenn du versuchst, eine Verbindung herzustellen, und Nicht verbunden angezeigt wird, musst du anhand der Verfahren, die unter Herstellen einer OAuth-Verbindung umrissen werden, erneut eine Verbindung herstellen.
Wenn dir das Fenster access_denied angezeigt wird, verfügt das Adobe Sign-Konto, das du verwenden, möglicherweise nicht über die Berechtigung, eine Verbindung über ServiceNow herzustellen.
Kontaktiere den Adobe-Support und stelle sicher, dass das Konto über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
Adobe Sign-Fenster wird beim Herstellen einer Verbindung mit dem Adobe Sign-Konto nie angezeigt
Das Verbindungsfenster erscheint als Popup und wird bei einigen Browsern unter Umständen blockiert. Stelle sicher, dass Popups nicht blockiert werden.
Verbindungs-Popup wird nicht aktualisiert
Bei Apple Safari gibt es einen bekannten Fehler, durch den dieses Fenster einfriert/nicht aktualisiert wird. Schließe bei Safari das Popup und aktualisiere das Fenster manuell. Nach der Aktualisierung sollte der neue Verbindungsstatus angezeigt werden.
Aufgaben-/Teilnehmereinträge werden nicht als „Bereit“ oder „Zum Unterschreiben gesendet“ angezeigt
Vergewissere dich, dass dein Adobe Sign-Konto verbunden ist. Die Statusänderungen der Einträge hängen davon ab, ob Adobe Sign Daten zurückgibt. Wenn die Verbindung nicht vorhanden ist, empfängst du den Auslöser nicht, um Status zu ändern.
Menüoptionen sind für Benutzer sichtbar/nicht sichtbar
Vergewissere dich, dass allen Benutzern, die Zugriff auf die Anwendung benötigen, die korrekten Rollen zugewiesen sind. Wenn du Gruppen verwendest, lege auch hier die richtigen Rollen fest.
HINWEIS: Die Module für HR und für verwaltete Dokumente haben jeweils eigene Rollen, die ihnen zugewiesen sind. Um bestimmte Funktionen durchzuführen, benötigen Adobe-Benutzer möglicherweise noch weitere Rollen dieser Module.
Die meisten Aktionen können von Benutzern mit der Rolle „HR Admin“ durchgeführt werden.
Wenn ein Agent den Button „An Adobe Sign senden“ verwendet, wird ein Fehler zur E-Mail-Adresse angezeigt
Stelle sicher, dass der Benutzer, der als Unterzeichner festgelegt ist, über eine gültige E-Mail-Adresse verfügt. Nach der Einreichung werden Benutzername und E-Mail-Adressen überprüft.
HR Tasks befinden sich im Entwurfsmodus/Der Button „An Adobe Sign senden“ wird nie angezeigt
Vergewissere dich, dass du die Vorschau des PDF-Dokuments angezeigt und dieses erstellt hast. In diesem Fall wird es dem übergeordneten Fall angehängt. Dieses Dokument ist der Auslöser zum Anzeigen des Buttons.
Sobald das Dokument an Adobe geschickt wurde, sollte der Aufgabenstatus sich zu „Bereit“ ändern und die Aufgabe ist dann im HR Portal verfügbar, wo der Unterzeichner Handlungen daran vornehmen kann.
Bezogene Liste „Adobe-Unterzeichnende“ ist im HR Case-Eintrag nicht vorhanden
Stelle sicher, dass der Benutzer/die Gruppe, der/die die bezogene Liste nicht sehen kann, über die Rolle „Absender“ verfügt. Diese bezogene Liste ist nur sichtbar, wenn die Rolle vorhanden ist.