Adobe Sign für SharePoint (lokal): Benutzerhandbuch

Die Adobe Sign-Integration für Microsoft SharePoint bietet eine integrierte Lösung zum Erstellen, Senden, Verfolgen und Verwalten von elektronischen Unterschriften. Die Integration steht für Microsoft SharePoint 2013 oder die lokale SharePoint 2016-Instanz zur Verfügung. Die Lösung wird als eine Farmlösung für Microsoft SharePoint entwickelt und bietet folgende Funktionen:

• Möglichkeit zum Hinzufügen der Seite „Verwalten“ von Adobe Sign als SharePoint-Webpart, das von SharePoint-Benutzern zum Verfolgen und Aktualisieren von Vereinbarungen verwendet werden kann
• Senden beliebiger zu unterzeichnender Dokumente aus einer SharePoint-Dokumentbibliothek
• Senden von Dokumenten an einzelne Empfänger oder an mehrere Empfänger: mit SharePoint-Listen, deren Daten Dokumenten zugeordnet werden, wenn diese zum Unterschreiben versendet werden
• Archivierung aller signierten Vereinbarungen in SharePoint.

In diesem Dokument wird der Begriff „Vereinbarung“ lose zum Beschreiben von Transaktionen oder Dokumenten verwendet, die zur Signatur/Genehmigung gesendet wurden (bzw. deren Sendung aussteht).

Bei „Empfänger“ handelt es sich um den allgemeinen Begriff, der für jeden Unterzeichner, Genehmiger oder Delegierenden einer Vereinbarung (im Prinzip jedem, dem du das Dokument für eine beliebige Aktion sendest) verwendet wird.

Für Benutzer, die eine Aktualisierung über eine vorherige Version vornehmen

Wenn du über eine vorherige Version von Adobe Sign für SharePoint eine Aktualisierung vornimmst, solltest du beachten, dass die zuvor vorhandenen Vereinbarungsvorlagenstandards entsprechend der Beschreibung im Abschnitt Definieren deiner persönlichen Einstellungen neu erstellt werden müssen.

Zugreifen auf die Adobe Sign-Funktionen

Adobe Sign ist ein Farmlösungspaket, das von deinem SharePoint-Administrator installiert wird. Als Benutzer wird dir die Adobe Sign-Registerkarte oben auf der SharePoint-Website angezeigt.

Durch Klicken auf die Adobe Sign-Registerkarte wird das Menüband mit allen verfügbaren Adobe Sign-Funktionen angezeigt.

Das Menüband besteht aus fünf Symbolen:

• Zum Signieren senden
• Vereinbarungsstatus
• Bibliotheksvorlage
• Vereinbarungen verwalten
• Einstellungen

Die ersten vier Aktionen verwendest du möglicherweise regelmäßig zum Erstellen und Senden von Vereinbarungen.

Über das letzte Symbol, Einstellungen, kannst du deine Vereinbarungsvorlage definieren. Nachdem sie definiert ist, wirst du wahrscheinlich nur dann zu dieser Seite zurückkehren, wenn du die Vorlage anpassen möchtest.  Daher sollten wir dort beginnen.

Definieren deiner persönlichen Einstellungen

Mit deinen persönlichen Einstellungen kannst du einen Standardvereinbarungsnamen und eine Nachricht für alle Vereinbarungen definieren, die du mithilfe der Adobe Sign-App über SharePoint sendest.

In das Feld Vereinbarungsname (max. 255 Zeichen) kannst du eine beliebige Zeichenfolge eingeben, anhand der die Vereinbarung identifiziert wird.  Diese Zeichenfolge wird in der Betreffzeile der E-Mail an den Empfänger (unten gelb hervorgehoben) sowie als Name auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Durch einen einzigartigen und aussagekräftigen Vertragsnamen können Empfänger deine Nachricht einfacher zuordnen und du kannst den Vertrag bei Bedarf schneller finden

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung kannst du Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben (unten grün hervorgehoben). Die Nachricht wird in der E-Mail Bitte signiere angezeigt, die allen Empfängern gesendet wird, und sollte nicht wie die persönlichen Notizen verwendet werden, die du für jeden Benutzer anhängen kannst.

Dokumentvorlagen für benutzerdefinierte Listen

Genau unter den Feldern für den Standardvereinbarungsnamen und die Nachricht sind zwei Einstellungen, die steuern, wie Dokumente beim Senden einer Vereinbarung aus einer Liste angefügt werden können.

Das Standardverhalten besteht darin, dass der Absender ein Dokument in SharePoint auswählen kann.

Es sind zwei Optionen verfügbar, mit denen der Benutzer das Standardverhalten ändern kann:

► Bei benutzerdefinierten Listen eine Dokumentvorlage außerhalb von SharePoint verwenden: Wenn die Option aktiviert ist, umgeht der Absender die Option zum Anhängen eines Dokuments in SharePoint. Stattdessen werden die im Adobe Sign-System konfigurierten Optionen zum Anhängen von Dateien angezeigt.  Dies kann eine oder mehrere der folgenden Optionen umfassen:

o Aus lokalem System anhängen

o Aus Adobe Sign-Vorlagenbibliothek anhängen

            Wenn die Option nicht aktiviert ist, wirst du aufgefordert, eine Dokumentvorlage aus der SharePoint-Dokumentenliste auszuwählen.

► Für benutzerdefinierte Listen immer die angegebene Dokumentvorlage verwenden: Wenn diese Option aktiviert ist, wird diese Datei von SharePoint gespeichert und automatisch an die nächste Vereinbarung angehängt, die du aus einer Liste erstellst, und so der Schritt mit der Dateiauswahl umgangen.  Dies ist ideal, wenn du dasselbe Dokument mehrfach verwendest.

Senden einer Vereinbarung

Starten der Vereinbarung

Vereinbarungen senden und Unterschriften erhalten – das ist alles, worum es bei Adobe Sign geht. Und in der SharePoint-Umgebung gibt es drei Methoden, um diesen Vorgang zu starten:

• Senden über das Menüband
• Senden durch Rechtsklick
• Senden aus Listen

Mit allen drei Optionen wird die Konfigurationsseite geöffnet, auf der du die Empfänger und die Signaturreihenfolge definieren kannst, wenn mehr als eine Signatur erforderlich ist.

Senden über das Menüband

Das Senden über das Menüband empfiehlt sich, wenn du mehrere SharePoint-Dokumente anhängen musst:

1. Wähle die zu sendenden Dokumente aus, indem du auf das Kontrollkästchen links neben dem Dokumentnamen klickst.
2. Klicke auf die Registerkarte im Menüband oben auf der Seite.
   • Alle ausgewählten Dokumente werden automatisch angehängt.
3. Klicke auf das Symbol Zum Unterschreiben senden.

Senden durch Rechtsklick

Beim Senden durch Rechtsklick kannst du schnell ein beliebiges Dokument in einer Liste mit Dokumenten senden, es wird jedoch nur diese eine Datei an die Vereinbarung angehängt:

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf das Dokument, das du zur Signatur senden möchtest
2. Wähle die Füllzeichen (…) aus, um das Kontextmenü zu öffnen.
3. Wähle aus dem Menü die Option Zum Unterschreiben senden aus.

Über Listen senden

Das Senden über eine Liste entspricht dem Senden eines Dokuments, das du über das Menüband oder mithilfe der Rechtsklickmethode sendest.

Es gibt zwei wichtige Unterschiede:

• Es werden keine Dokumente automatisch angehängt. Auf Basis deiner persönlichen Einstellungen musst du entweder:
  • eine Datei explizit über SharePoint hinzufügen
  • die Dateien auf der Seite „Vereinbarung“ anhängen
• Die zurückgesendete PDF-Datei mit der Unterschrift (und möglicherweise dem Audit-Verlauf) wird an das Listenelement angehängt und nicht in einem neuen Ordner bereitgestellt.
  • Dies ist der Fall, sofern kein Dokumentspeicherordner durch den SharePoint-Administrator definiert wurde. In diesem Fall wird die PDF-Datei an diesen Ordner übermittelt.

Konfigurieren der Vereinbarung

Nachdem eine neue Vereinbarung geöffnet wurde, wird die Konfigurationsseite mit vier aufgabenspezifischen Abschnitten angezeigt:

A. Empfänger: Die Personen, von denen die Vereinbarung signiert oder genehmigt wird.

B. Nachrichtendetails: Der Name und die globale Nachricht für die Vereinbarung.

C. Optionen: Optionale Funktionen für die Vereinbarung

D. Dateien: Die tatsächlich zu signierenden/genehmigenden Dokumente/Dateien

○ Beachte, dass das von dir zum Öffnen der Vereinbarung verwendete Dokument automatisch an die Vereinbarung angehängt wird.

Bereich „Empfänger“

Im Bereich „Empfänger“ kannst du über den obersten Schieberegler den Workflow für die grundlegende Signaturreihenfolge festlegen:

• Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen aktiviert ist (siehe unten), werden die Empfänger nummeriert. Dadurch wird die Teilnahmereihenfolge angegeben und es wird ein sequenzieller Signiervorgang von einem Signierschritt zum nächsten beobachtet.

○ Innerhalb der einzelnen Schritte kannst du weitere „Container“-Schritte definieren, die Folgendes ermöglichen:

► Eine Untergruppe von Unterzeichnern, die die Dokumente parallel signieren können (Hybrid-Arbeitsablauf)

► Eine Gruppe von Personen, von denen jede im Namen der gesamten Gruppe teilnehmen kann (Empfängergruppe)

• Wenn In beliebiger Reihenfolge ausfüllen aktiviert ist, werden die Empfänger nicht nummeriert und es kann gleichzeitig signiert werden.

Rechts neben dem Schieberegler zur Festlegung der Signierreihenfolge findest du zwei Links:

• Mich hinzufügen: Klicke auf diesen Link, um dich selbst als den nächsten Unterzeichner in der Signierreihenfolge hinzuzufügen.
• Empfängergruppe hinzufügen: Klicke auf diesen Link, um einen „Container“-Schritt zu erstellen, in dem du eine Gruppe von Unterzeichnern definieren kannst, wobei jedes Mitglied der Gruppe signieren kann. Erstelle beispielsweise eine Gruppe für das Personalabteilungsteam, wobei tatsächlich nur eine Person aus der Personalabteilung signiert.

Jeder Empfänger wird mit fünf Elementen erstellt:

A. Signaturschritt: Definiert, wann der Empfänger im Prozess auf die Vereinbarung zugreifen kann (wenn In festgel. Reihenf. ausfüllen aktiviert ist).

B. Rolle: Definiert, wie der Empfänger mit dem Dokument interagieren kann.

○ Unterzeichner (Standardauswahl): Empfänger, von denen mindestens eine Unterschrift erwartet wird

○ Genehmiger: Empfänger, die das Dokument prüfen und genehmigen, es aber nicht rechtskräftig signieren müssen

○ Delegierende: Empfänger, von denen nicht erwartet wird, dass sie signieren oder genehmigen. Vielmehr delegieren sie die Fähigkeit zu signieren oder zu genehmigen an einen Dritten.

C. E-Mail-Adresse: Wer ist der Empfänger? Dies muss eine persönliche E-Mail-Adresse sein.

D. Prüfvorgang: Vorgehensweise bei der Empfängerauthentifizierung

○ E-Mail (Standardauswahl): Die Authentifizierung hängt vom Zugriff auf das E-Mail-Postfach ab.

○ Kennwort: ein vom Absender generiertes alphanumerisches Kennwort, das gesondert an den Empfänger übermittelt werden muss

○ Online-Identität: Authentifiziere dich über ein soziales Netzwerk wie Facebook oder LinkedIn.

○ KBA (nur USA): Die wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge Based Authentication) erfordert vom Empfänger die Eingabe der Sozialversicherungsnummer, woraufhin verschiedene nicht triviale Fragen basierend auf öffentlichen Datenbanken gestellt werden.

○ Mobil: Diese Methode erfordert vom Absender die Angabe der Mobilfunknummer des Empfängers, damit ihm per SMS ein Code gesendet werden kann, sobald eine Signatur erforderlich ist.

E. Private Notizen (optional): Der Absender kann einzelnen Empfängern individuelle Anweisungen geben. Diese werden angezeigt, wenn der entsprechende Empfänger die Vereinbarung öffnet.

Über den Link „Kopie an“ anzeigen kannst du ein Feld einblenden, in dem du die E-Mail-Adressen weiterer Empfänger angeben kannst, die die Vereinbarung erhalten sollen. Diese Empfänger haben keine Zugriffsberechtigung zum Signieren/Genehmigen der Vereinbarung.

Hybride Arbeitsabläufe

Ein „Hybrid“-Arbeitsablauf ist eine Instanz der Signierreihenfolge, entsprechend derer ein oder mehrere Signaturschritte mindestens zwei Empfänger aufweisen, die gleichzeitig versuchen, auf das Dokument zuzugreifen. Alle Unterzeichner dieses „parallelen“ Schritts müssen zuerst ihren Aufgaben nachkommen, bevor der nächste Signaturschritt beginnt.

Das obige Bild zeigt einen aus drei Schritten bestehenden Signaturzyklus:

Schritt 1: fclarke@gmail.com Wenn der Vertrag zur Signatur gesendet wird, erhält nur fclarke eine Benachrichtigung. Nachdem fclarke das Dokument signiert hat, folgt der nächste Schritt.

Bei Schritt 2 handelt es sich um den hybriden Schritt. Wie du siehst, haben alle drei Empfänger dieselbe Nummer (2). Das bedeutet, dass Adobe Sign alle Empfänger gleichzeitig benachrichtigt.  Diese können ihre Signaturen in beliebiger Reihenfolge anwenden. Bevor jedoch der nächste Schritt im Signaturzyklus beginnen kann, müssen alle Empfänger die Signatur abgeschlossen haben.

Schritt 3 betrifft wiederum nur einen Empfänger, dieses Mal jedoch einen Genehmiger (statt der Füllerspitze wird ein Häkchen angezeigt). Sobald der Empfänger aus „Schritt 3“ seine Genehmigung gegeben hat, ist die Vereinbarung abgeschlossen. Das Dokument gilt nun als vollständig verarbeitet und alle Beteiligten erhalten eine Kopie des Dokuments im PDF-Format.

Um eine Hybrid-Gruppe zu erstellen, gib die E-Mail-Adressen der jeweiligen Parteien wie für einzelne Empfänger ein. Klicke dann auf das Feld mit der E-Mail-Adresse eines Empfängers und ziehe es auf ein anderes Feld in der Hybrid-Gruppe. Am Bildschirm wird die Meldung angezeigt, dass du nun eine Hybrid-Gruppe erstellst.

Empfängergruppen

Empfängergruppen sind dann hilfreich, wenn du die Zustimmung einer Organisation benötigst, nicht jedoch die einer bestimmten Person in dieser Gruppe.  

Das obige Beispielbild zeigt einen aus drei Schritten bestehenden Signaturzyklus:

Die Person aus Schritt 1 (MaxMustermann) ist ein Unterzeichner. Dieser wird unmittelbar nach Senden des Vertrags darüber benachrichtigt, dass seine Signatur erforderlich ist.  Nach der Signatur durch MaxMustermann wird Schritt 2 des Vertrags eingeleitet.

Schritt 2 betrifft eine aus Genehmigern bestehende Empfängergruppe mit der Bezeichnung „Personalabteilung“. Die Gruppe umfasst vier Unterzeichner mit jeweils unterschiedlichen Überprüfungsprozessen (nur als Beispiel). Sobald einer der identifizierten Empfänger seine Genehmigung erteilt hat, wechselt der Vertrag in den dritten Schritt.

Schritt 3 bezieht sich auf einen einzelnen Unterzeichner. Nach dieser letzten Signatur ist das Dokument vollständig verarbeitet. Alle Beteiligten werden benachrichtigt und erhalten eine Kopie des Dokuments im PDF-Format.

Um eine Empfängergruppe zu erstellen, klicke oben rechts auf den Link Empfängergruppe hinzufügen. So erstellst du den Container, in dem du daraufhin den Gruppennamen und die möglichen Empfänger eingeben musst.

Bereich „Nachricht“

Der Abschnitt „Nachricht“ enthält zwei Felder, die deinen Erfolg maßgeblich verbessern können. Wenn du deine eigene Vorlage konfiguriert hast, werden diese Felder automatisch mit den von dir definierten Werten ausgefüllt.

In das Feld Vertragsname kannst du jegliche Zeichenfolge als individuelle Bezeichnung des Vertrags eingeben. 

Hinweis: Dieser Wert kann solange bearbeitet werden, bis die Vereinbarung gesendet wurde.

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung kannst du Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben.

• Wenn dein Konto für die Verwendung von Nachrichtvorlagen konfiguriert ist, wird der Link für den Zugriff auf die Vorlagen oben rechts im Nachrichtenabschnitt angezeigt.

Bereich „Optionen“

Der Abschnitt „Optionen“ bietet Verwaltungsfunktionen für das Dokument, nachdem es gesendet wurde:

• Kennwortschutz: Fordere Empfänger dazu auf, zum Öffnen und Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort einzugeben.  Dieses Kennwort wird vom Absender definiert und gesondert übermittelt. Merke dir dieses Kennwort unbedingt, da es von Adobe Sign nicht gespeichert wird!
• Ausfülltermin: Stelle die Anzahl der Tage ein, nach denen die Vereinbarung abläuft und nicht mehr abgeschlossen werden kann.
  •  „Ausfülltermin“ ist nur sichtbar, wenn dies durch deinen Administrator aktiviert wurde.
• Erinnerung festlegen: Lege die Häufigkeit fest, in der bis zum Abschluss der Vereinbarung Erinnerungen gesendet werden sollen. Nur die aktuellen Empfänger werden benachrichtigt.
• Sprache des Empfängers: Wähle die Sprache aus, die für E-Mails und beim Signiervorgang verwendet werden soll

Bereich „Dateien“

Im Abschnitt „Dateien“ hängst du die Dokumente der Transaktion an. Das ursprüngliche Dokument, das du zum Starten der Vereinbarung verwendet hast, sollte bereits angehängt sein.

Für den Signiervorgang führt Adobe Sign alle Dokumente in einer alles umfassenden PDF-Datei zusammen. Der Aufbau der PDF-Datei basiert dabei auf der Reihenfolge, in der die Dokumente aufgelistet sind. Du kannst die Reihenfolge der Dokumente ändern, indem du auf ein Dokument klickst und es an eine andere Position in der Liste ziehst.

Die Dateien können aus der Adobe Sign-Bibliothek, Google Docs, Box.net oder Dropbox angehängt oder aus deinem lokalen System mithilfe der Dateisuche oder per Drag & Drop hochgeladen werden.

Folgende Dateitypen werden unterstützt: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, GIF, JPG, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF und HTML

Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“

Direkt unter der Dateiliste siehst du das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“. Diese Option ermöglicht es Ihnen, die hochgeladenen Dokumente zu öffnen und ihnen je nach Bedarf Formularfelder hinzuzufügen. 

Du solltest zumindest die Signaturfelder hinzufügen. Es gibt jedoch noch viele weitere Felder, die du zur Erstellung komplexer Formulare verwenden kannst.

Verfolgen deiner Vereinbarungen

Vereinbarungsstatus

Sobald eine Vereinbarung gesendet wurde, wird die Verfolgung des Fortschritts am besten über die Seite „Vereinbarungsstatus“ vorgenommen, auf die über das Symbol Vereinbarungsstatus auf dem Adobe Sign-Menüband zugegriffen werden kann.

Die Seite „Vereinbarungsstatus“ zeigt alle innerhalb der SharePoint-Umgebung gesendeten Vereinbarungen an, zu deren Anzeige du autorisiert bist.

Die standardmäßige Auflistungsreihenfolge erfolgt nach Sendedatum, wobei die neueste oben in der Liste angezeigt wird:

Wenn du die Vereinbarungen in deiner Ansicht filtern möchtest, kannst du das Suchfeld in der oberen rechten Ecke der Seite verwenden.  Dieses Suchfeld sucht in allen Feldern nach einem beliebigen Zeichenfolgenstamm und gibt alle Übereinstimmungen zurück:

Durchsuchen des Vereinbarungsstatus nach Dokument oder Liste

Du kannst folgendermaßen ganz einfach nach allen Vereinbarungen suchen, die mit einem SharePoint-Dokument oder einer Liste gesendet wurden:

1. Suche das Dokument/Listenelement, das du durchsuchen möchtest, und wähle es aus.
2. Klicke auf die Option Vereinbarungsstatus (im Menüband oder im Kontextmenü)

Aktualisieren des Vereinbarungsstatus

Die Spalte ganz rechts in der Tabelle „Vereinbarungsstatus“ ist eine Aktion vom Typ „Aktualisieren“, die Adobe Sign aktiv hinsichtlich eines Updates des Vereinbarungsstatus abfragt. SharePoint aktualisiert regelmäßig alle Vereinbarungen automatisch, die weiterhin auf eine Empfängeraktion warten. Mit der Aktion „Aktualisieren“ kannst du die Vereinbarung außerhalb dieses Zyklus aktualisieren, wenn du über den Echtzeitstatus Bescheid wissen möchtest.

Löschen des Vereinbarungsdatensatzes

Das letzte Symbol ganz rechts auf der Seite „Vereinbarungsstatus“ ist das Symbol „Löschen“.  Mit dieser Aktion wird der Vereinbarungsdatensatz in SharePoint gelöscht, die Vereinbarung in Adobe Sign wird jedoch nicht abgebrochen oder gelöscht. Diese Aktion sollte mit Vorsicht verwendet werden, da sie nicht rückgängig gemacht werden kann.

Signierte Dokumente

In Abhängigkeit davon, wie dein SharePoint-Administrator das Adobe Sign-Paket konfiguriert hat, werden signierte Dokumente zurückverschoben in:

• Einen Ordner „Global“: Alle abgeschlossenen Dokumente befinden sich in diesem Ordner, wenn dies so konfiguriert wurde.
• Einen neuen Ordner in der Quellbibliothek: Wenn kein Ordner „Global“ identifiziert wurde, wird in der Dokumentbibliothek ein neuer Ordner mit dem Namen „Signierte Vereinbarungen“ erstellt, in dem die Vereinbarung erstellt/gesendet wurde. Bei allen abgeschlossenen Vereinbarungen, die aus derselben Bibliothek gesendet werden, werden die ausgefüllten PDF-Dateien in denselben Ordner „Signierte Vereinbarungen“ zurückgesendet.
• An Listenelement angehängt: Wenn du eine Vereinbarung über ein Listenelement gesendet hast, sind die Anhänge in der Liste enthalten.

Verwalten von Verträgen

Mit dem Symbol Vereinbarungen verwalten wird eine andere und detailliertere Ansicht der Vereinbarungen für deinen Benutzer geöffnet.  Während auf der Seite „Vereinbarungsstatus“ eine einfache Ansicht aller Vereinbarungen mit der Option zum Aktualisieren ihres Status angezeigt wird, bietet die Ansicht „Vereinbarungen verwalten“ einen tieferen Einblick in die Vereinbarungen sowie zusätzliche Optionen zum Ändern der Vereinbarungseigenschaften.

Struktur der Seite „Verwalten“

Die Seite Verwalten bietet zahlreiche eingebettete Funktionen, die es zu entdecken gilt. Der Einfachheit halber kann die Seite in drei Funktionsbereiche aufgeteilt werden:

A. Inhalt und Filter

B. Vereinbarungsliste

C. Vereinbarungswerkzeuge

Inhaltsfilter

Die Seite Verwalten verfügt über vier Inhalts-/Filteroptionen:

Vereinbarungsliste

In der Vertragsliste werden die einzelnen Vereinbarungen angezeigt, die den ausgewählten Inhalten entsprechen, und durch die bestehenden Filter eingegrenzt.

Jede Vereinbarung zeigt Folgendes an:

Empfänger: Der aktuelle Empfänger (wenn die Vereinbarung in Bearbeitung ist) oder der erste Empfänger (wenn die Vereinbarung abgeschlossen oder abgebrochen wurde oder abgelaufen ist).

• Wenn der Name des Empfängers bekannt ist, wird er angezeigt. Wenn der Name des Empfängers unbekannt ist, wird die E-Mail-Adresse des Empfängers angezeigt.

Absender: Der Absender der Vereinbarung.

Titel: Der Name der Vereinbarung.

Status: Der aktuelle Status der Vereinbarung in Bezug auf den Signaturzyklus. (Im folgenden Beispiel wird die Option Alle verwendet, sodass mehrere Status angezeigt werden.)

Geändert: Das Datum der letzten Änderung der Vereinbarung.

Die Standardsortierreihenfolge für den Inhalt ist das Datum der letzten Änderung der Vereinbarungen.

Du kannst jedoch auf jede Spaltenüberschrift klicken, um den Datensatz nach dem jeweiligen Wert zu sortieren.

Vereinbarungsliste

Die Vereinbarungswerkzeuge werden durch einmaliges Klicken auf eine Vereinbarung oder Vorlage angezeigt:

Die rechte Leiste wird geöffnet und zeigt die Werkzeuge an, mit denen du auf die Vereinbarung (oder das Bibliotheksdokument/Webformular/den Massenversand) zugreifen oder das jeweilige Objekt bearbeiten kannst:

Anzeigen und signieren: Ist nur für Vereinbarungen verfügbar, die den Status Warten auf dich aufweisen.

Vereinbarung/Vorlage/Webformular/Massenversand öffnen – Öffnet das Objekt und zeigt eine vollständige Ansicht des Dokuments an.

• Bei Vereinbarungen wird der aktuelle Status der Vereinbarung angezeigt, wo immer sie sich im Signaturzyklus befinden.
• Bei Vorlagen werden die Basisdokumente angezeigt, die zum Erstellen der Vorlage verwendet wurden.

Vorlage verwenden: Nur Vorlagen (Bibliotheksdokumente).  Mit dieser Option wird eine neue Vereinbarung mit der bereits angehängten Vorlage gestartet.

Code abrufen: Nur Webformulare. Mit dieser Option wird eine Seite geöffnet, auf der der Benutzer den HTML- oder Skriptcode für das Webformular kopieren kann.

Vorlage/Webformular bearbeiten: Ermöglicht dem Benutzer die Bearbeitung der Vorlage.

Erinnerung: Ermöglicht dem Benutzer, eine Erinnerung für den aktuellen Empfänger festzulegen.

Abbrechen: Die Vereinbarung wird storniert.

PDF herunterladen: Lädt eine PDF-Kopie der Vereinbarung in ihrem aktuellen Status herunter.

• Übergeordnete Vorlagen laden eine PDF-Kopie der Originaldokumente herunter, die zum Erstellen der Vorlage verwendet wurden.

Audit-Bericht herunterladen: Lädt den Audit-Bericht für die Vereinbarung herunter.

Formularfelddaten herunterladen: Lädt eine CSV-Datei des Feldinhalts für eine abgeschlossene Vereinbarung herunter.

• Übergeordnete Vorlagenobjekte laden eine CSV-Datei mit dem Inhalt auf Feldebene für alle untergeordneten Vereinbarungen herunter, die abgeschlossen wurden.

Vereinbarung ändern: Ermöglicht dem Benutzer, die Dokumente einer Vereinbarung und/oder die Felder im Dokument zu bearbeiten.

• Diese Option ist nur verfügbar, bis der erste Empfänger seine Aktion ausgeführt hat.

Löschen: Nur Vorlagen (Bibliotheksdokumente). Löscht die Vorlage aus dem System. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Vereinbarung/Webformular/Massenversand ausblenden: Blendet das Objekt aus der Benutzeransicht aus.  Bei dieser Aktion wird das Objekt nur aus der Ansicht entfernt; es werden keine anderen Aktionen ausgeführt.

Freigeben: Ermöglicht dem Benutzer, das Objekt explizit für einen anderen Benutzer freizugeben.  Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Notizen: Ermöglicht dem Benutzer, persönliche Notizen zum Objekt hinzuzufügen.

Einzelne Dateien herunterladen: Ermöglicht dem Benutzer, einzelne Dateien herunterzuladen, falls mehrere Dateien zum Erstellen der Vereinbarung/Vorlage verwendet wurden.

Aktivitätsbericht anzeigen: Nur Massenversand. Diese Option erstellt eine Zusammenfassung des Massenversand-Fortschritts und unterteilt die Empfangendenliste in Kategorien, die dem Signaturstatus der Vereinbarung entsprechen.

Aktuellen Empfänger ersetzen: Nur verfügbar für Vereinbarungen, die der Benutzer gesendet hat. Ermöglicht dem Benutzer, den aktuellen Empfänger für eine Vereinbarung zu ersetzen.

Aktivität: Eine laufende Liste der Ereignisse, die in Bezug auf die Vereinbarung stattgefunden haben, von der Erstellung über die Protokollierung der Aktivitäten jedes Empfängers bis hin zum Abschluss mit dem Status „Abgeschlossen“, „Abgebrochen“ oder „Abgelaufen“.

Quick-Links zu gängigen Aufgaben

Nachfolgend findest du eine Kurzanleitung zu den gängigsten Aufgaben sowie eine umfassende Umfrage zur Seite „Verwalten“ und zu wichtigen Funktionen.

• Erinnerungen festlegen
• Den aktuellen Empfänger in einer Vereinbarung ersetzen
• Dokument und/oder Felder einer gesendeten Vereinbarung bearbeiten
• Einen Vertrag freigeben
• Vereinbarungsverlauf und Audit-Berichte

Bibliotheksvorlagen (Dokument)

Mit dem Symbol „Bibliotheksvorlagen“ im Adobe Sign-Menüband kannst du ein SharePoint-Dokument an die Adobe Sign Authoring-Umgebung senden, in der du Formularfelder platzieren und dann das Formular mit aktivierten Feldern in deiner Adobe Sign-Bibliothek speichern kannst.

So erstellst du eine Dokumentvorlage:

1. Klicke auf das Dokument, aus dem eine Vorlage erstellt werden soll.
2. Klicke im Menüband auf das Symbol Bibliotheksvorlage (oder klicke mit der rechten Maustaste und wähle die Option im Menü aus).
   • Die Adobe Sign Authoring-Umgebung wird geöffnet und das vollständige Dokument wird angezeigt.
3. Platziere die erforderlichen Felder im Dokument.
   • Wenn du eine Vorlage erstellst, die Eingaben/Unterschriften von zwei Personen erfordert, platziere zunächst alle Felder für den ersten Empfänger.  Ändere dann das Feld Empfänger in Teilnehmer 2 und platziere die Felder für den zweiten Unterzeichner/Genehmiger.

4. Sobald die Vorlage fertig ist, klicke unten rechts auf die Schaltfläche Speichern.

• Dadurch wird die Vorlage in der Adobe Sign-Bibliothek gespeichert.  

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