Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics 365 Online – Installationshandbuch

Die Datenzuordnung kann für Folgendes verwendet werden:

• Verbesserung der Generierung von Vereinbarungen und Sicherstellen, dass Dokumente den richtigen Feldinhalt aufweisen, indem Feldwerte direkt aus Dynamics CRM bezogen werden.
• Zurückpushen neuer Inhalte abgeschlossener Vereinbarungen in Dynamics, sodass dein CRM-System ohne manuelles Anpassen der Daten stets aktuell ist.  

Für eine erfolgreiche Zuordnung brauchst du vorgefertigte Formulare mit definierten Feldnamen, sodass du die CRM-Felder logisch mit den Formularfeldern in Adobe Sign verknüpfen kannst. 

Unten siehst du ein Beispiel für ein einfaches Formular. Die Felder werden durch die geschweiften Klammern auf beiden Seiten (diese legen die Feldbreite fest) sowie den Feldnamen (die Zeichenfolge in den geschweiften Klammern) definiert. 

In Text-Tags können neben dem Namenswert zusätzliche Argumente eingefügt werden, darunter Überprüfungen, Berechnungen und reguläre Ausdrücke.

Erfahre mehr darüber, wie du Formulare erstellen und die Qualität der Daten verbessern kannst, die du während des Signaturprozesses erfasst.

Erfahre, wie du Formulare im PDF-Format erstellen kannst.

Zum Definieren einer Datenzuordnungsvorlage hast du zwei Möglichkeiten:

• Über die Datenzuordnungsseite
  1. Navigiere zu Adobe Acrobat Sign > Datenzuordnung.
  2. Auf der Seite Datenzuordnungen kannst du die vorhandenen Datenzuordnungen überprüfen, bearbeiten oder löschen.
  3. Wähle in der oberen rechten Ecke +Neu, um auf die Seite Neue Datenzuordnung zu kommen.
     
• Über die Seite der Admin-Einstellungen
  1. Wähle im Fenster Admin-Einstellungen Neue Datenzuordnung erstellen.
  2. Gib einen eindeutigen Namen für deine Datenzuordnung ein.
  3. Du kannst diese Datenzuordnung als Standard festlegen.
  4. Wähle im Dropdown-Menü „Entität“ die CRM-Entität aus.
     So wird die Anzahl der für die Zuordnung verfügbaren Felder auf die der soeben ausgewählten Entität begrenzt. Du kannst mehrere Datenzuordnungen pro Entität erstellen. Sobald ein Entitätswert festgelegt wurde, kann er nicht mehr geändert werden. Sobald die Entität festgelegt ist, wird die Registerkarte „Datenzuordnung“ angezeigt.
  5. Wähle „Datenzuordnung“, um auf die Tools für die Feldzuordnung zuzugreifen.

Verknüpfen der Dynamics CRM-Daten-Felder mit Acrobat Sign-Feldnamen

Du kannst Beziehungen zwischen Dynamics CRM- und den von dir definierten Acrobat Sign-Feldnamen erstellen. Datenzuordnungen werden basierend auf dem Datenfluss konfiguriert:

• CRM-DATEN ZU ADOBE ACROBAT SIGN-VEREINBARUNG ZUORDNEN – Füllt die Felder im Formular mit den Feldwerten aus, die zu der definierten Dynamics-Entität gehören.
  Du kannst Gruppen alternativer CRM-Feldwerte erstellen (sogenannte „Jagdgruppen“), mit denen die Formularfelder in Acrobat Sign ausgefüllt werden können. Jedes Mitglied dieser Gruppe wird geprüft, bis ein Wert gefunden und eingefügt wird, der nicht null ist. (siehe unten).
• ADOBE ACROBAT SIGN-VEREINBARUNGSDATEN ZU CRM-DATEN ZUORDNEN – Füllt leere Felder der Dynamics-Entität mithilfe von Formularfeldwerten aus, die über den Signierungsprozess bezogen wurden (sobald die Vereinbarung abgeschlossen ist).
  Standardmäßig pusht Acrobat Sign keine neuen Werte in ein bereits ausgefülltes CRM-Feld.
  Du kannst die Beziehung der Datenzuordnung so definieren, dass der Inhaltsschutz umgangen wird und vorhandene Feldwerte durch neue Inhalte aus dem signierten Formular ersetzt werden.

Unterstützte Datentypen

• Adobe Acrobat Sign-Datenzuordnungen unterstützen folgende Datentypen:
• Text: Textformularfelder werden in CRM als „Einzelne Textzeile“ unterstützt.
• Boolean (zwei Optionen) – Kontrollkästchen werden für CRM-Boolean-Felder unterstützt.
  Wenn Dropdown- oder Optionsschaltflächen für CRM-Boolean-Felder verwendet werden, schlägt die Zuordnung von CRM zu Acrobat Sign möglicherweise fehl. Die Zuordnung von Acrobat Sign zu CRM sollte jedoch funktionieren.
• Optionssatz – Dropdownlisten und Optionsschaltflächen werden als CRM-Optionssatzfelder unterstützt.

Verknüpfen von CRM-Datenfeldern und Acrobat Sign-Vereinbarungsfeldern:

1. Wähle im Dropdown-Menü Attribut das CRM-Feld aus.
2. Gib im Vereinbarungsfeld den Namen des Adobe Acrobat Sign-Formularfelds ein.
3. (Optional) Aktiviere das Kontrollkästchen Umgekehrte Zuordnung hinzufügen, wenn du diese Feldzuordnung auch von Acrobat Sign zu CRM vornehmen möchtest.
4. (Optional) Aktiviere das Kontrollkästchen Überschreiben, wenn du bestehende Inhalte im CRM-Feld ignorieren und mit neuen Inhalten aus dem Acrobat Sign-Feld ausfüllen möchtest.
5. Wähle Hinzufügen aus.

Sobald die neue Feldbeziehung verarbeitet wurde, wird sie in den Konfigurationseinstellungen angezeigt.  

Wenn du die umgekehrte Zuordnung aktiviert hast, werden anhand der festgelegten Beziehungen auch die Konfigurationsfelder von Acrobat Sign zu CRM ausgefüllt.

Hast du dich für die Aufhebung des Inhaltsschutzes entschieden, wird dies im Beziehungsdatensatz angegeben.

Verknüpfen von Acrobat Sign-Vereinbarungsfeldern mit CRM-Datenfeldern:

Der Vorgang für die einzelne Zuordnung von Adobe zu CRM entspricht dem oben beschriebenen Verfahren mit dem Unterschied, dass keine Option zum Hinzufügen einer umgekehrten Zuordnung vorhanden ist.

Löschen von zugeordneten Beziehungen

Du kannst eine oder mehrere zugeordnete Beziehungen wie folgt löschen:

1. Wähle die zu löschenden Datensätze aus, indem du das Kontrollkästchen neben dem jeweiligen Datensatz aktivierst.
2. Wähle in der oberen Leiste das Symbol für Weitere Befehle und dann Löschen aus.

Erstellen alternativer Feldbeziehungen (Jagdgruppe)

Wenn du in einem Formular von Adobe Acrobat Sign ein Feld festlegst, das durch mehrere CRM-Felder ausgefüllt werden könnte, kannst du eine geordnete Liste (Jagdgruppe) der CRM-Attribute erstellen, die für das Ausfüllen des Feldes von Adobe Acrobat Sign verwendet werden sollen.

Beispiel: Das CRM-Feld Vorname ist dem Formularfeld FName zugeordnet. Dann ordne das CRM-Feld Yomi-Vorname dem gleichen Formularfeldnamen zu. Die Anwendung versucht zunächst, das Feld mit dem Inhalt aus dem Feld Vorname zu füllen. Findet sich in diesem Feld kein Inhalt, versucht Adobe Acrobat Sign, Inhalt aus dem Feld Yomi-Vorname zu beziehen. Wurde in keinem Element der Jagdgruppe Inhalt erfasst, wird das Feld leer gelassen.

Definieren der Jagdgruppe:

1. Erstelle eine CRM-zu-Adobe-Acrobat-Sign-Beziehung zwischen deinem primären CRM-Attribut und dem Namen des Acrobat Sign-Formularfelds.
2. Wurde der erste Datensatz erfasst, ändere das CRM-Attribut zum sekundären CRM-Attribut und füge diese Beziehung hinzu. 
3. Wenn du dazu aufgefordert wirst, wähle OK aus.

Wurde der Datensatz im System aktualisiert, siehst du, dass die Datensätze so geändert wurden, dass ein Präfix vor dem Entitäts-Attribut erscheint:

Das Symbol # erscheint vor dem primären/Standardattribut. Dieses Feld ist immer das erste Feld, dessen Inhalt geprüft wird. Die folgenden Beziehungen werden von 1 bis N nummeriert. Die erste alternative Feldbeziehung wird durch die Zahl (1) gekennzeichnet und ist immer das erste Feld, dessen Inhalt geprüft wird.  (2) gibt das zweite alternative Feld an und so weiter. 

Hinzufügen von Anhängen zu verwandten Entitäten

Wenn eine Vereinbarung signiert und vervollständigt wurde, erstellt Adobe Acrobat Sign eine PDF-Ausführung der Vereinbarung sowie ein Prüfprotokoll des Signiervorgangs. Es ist möglich, diese Dokumente als PDF-Dateien an eine beliebige andere CRM-Entität anzuhängen, die mit der übergeordneten Entität der Vorlage verknüpft ist.

Im Abschnitt SIGNIERTE VEREINBARUNG UND PRÜFPROTOKOLL ZU CRM-ENTITÄT ZUORDNEN der Vorlagenseite findest du drei Dokumenttypen, die in einem Dropdownmenü verfügbar sind:

• Signierte PDF-Datei – der Volltext des signierten Dokuments Es handelt sich dabei um eine Kopie des verbindlichen Originals, das auf den Servern von Acrobat Sign gespeichert wird.
• Prüfprotokoll – eine vollständige Aufzählung aller Ereignisse (Signieren, Delegation usw.) sowie der zugehörigen Metadaten (Zeit/Datum, IP-Adresse usw.)
• Kombinierte PDF – Beide Dokumente werden in einer PDF-Datei kombiniert und angehängt.

Du kannst eine oder mehrere Dateien an beliebige verwandte Entitäten anhängen, diese müssen jedoch einzeln zugeordnet werden.

Zuordnen eines Anhangs:

1. Wähle den gewünschten Dokumenttyp aus der Dropdownliste aus.
2. Wähle in der Dropdownliste An CRM-Datensatz anhängen die Entität aus, an die du das Dokument pushen möchtest. Es werden nur Entitäten mit einer festgelegten Beziehung zur übergeordneten Entität aufgeführt.
3. Wähle Hinzufügen aus.

Anhangsbeziehungen werden in den Konfigurationseinstellungen aufgeführt.

Löschen eines Anhangs

1. Aktiviere das Häkchen bei den Datensätzen, die du löschen möchtest.
2. Wähle das Symbol für Weitere Befehle und wähle dann Löschen.