Benutzerhandbuch für Adobe Sign für SharePoint Online

Die Adobe Sign-Integration für Microsoft® SharePoint bietet eine Lösung zum Erstellen, Senden, Verfolgen und Verwalten von elektronischen Unterschriften.

Die Adobe Sign-Integration für Microsoft® SharePoint wurde als Add-In-Anwendung für SharePoint entwickelt und kann für folgende Aufgaben verwendet werden:

• Senden einer Vereinbarung aus jeder SharePoint-Dokumentbibliothek oder Liste zum Unterschreiben.
• Senden von Dokumenten an eine einzelne empfangende Partei oder eine Gruppe in einer Dokumentbibliothek oder benutzerdefinierten SharePoint-Listen.
• Zuordnen von Daten aus SharePoint-Listen und aus einer Dokumentbibliothek in Dokumente durch eine Zusammenführungszuordnung, wenn die Dokumente zur Signatur gesendet werden.
• Zuordnen von Daten aus Formularfeldern der signierten Vereinbarung über die Datenzuordnung zu Textspalten in SharePoint-Listen und als Dokumentbibliothek. Wenn das Dokument signiert wird, wird sein Status automatisch aktualisiert. 
• Archivierung aller signierten Vereinbarungen in SharePoint.
• Hinzufügen der Seite „Verwalten“ von Adobe Sign als SharePoint-Webpart, das von SharePoint-Benutzenden zum Verfolgen und Aktualisieren von Vereinbarungen verwendet werden kann.

Siehe das Installationshandbuch für Adobe Acrobat Sign für Microsoft® SharePoint.

Unterstützte Browser

• Edge – aktuelle Version
• Chrome – aktuelle Version
• Firefox – aktuelle Version
• Safari – aktuelle Version

Edge-Browser

Damit SharePoint-Add-Ins verwendet werden können, müssen einige Trusted Sites in Microsoft® Edge konfiguriert werden.  Internet Explorer 11 oder ältere Versionen werden nicht unterstützt.

Außerdem müssen Benutzende von Microsoft® Edge die Einstellungen für ihre Trusted Sites explizit so bearbeiten, dass die folgenden URLs enthalten sind:

• https://*.microsoftonline.com
• https://*.sharepoint.com
• https://*.echosign.com
• https://*.adobesigncdn.com
• https://*.adobesign.com

So bearbeitest du Trusted Sites:

1. Öffne den Edge-Browser und drücke dann Windows® + S auf der Tastatur.
2. Gib in die Suchfelder Internetoptionen ein.
3. Wähle im Menü Internetoptionen die Registerkarte Sicherheit aus.
4. Wähle das Symbol Trusted Sites aus.
5. Wähle Sites aus.
6. Gib eine der oben aufgeführten URLs ein und klicke auf Hinzufügen.
7. Wiederhole Schritt 6 für jede URL.
8. Schließe anschließend das Menü Internetoptionen.

Zugreifen auf die Adobe Sign-Funktionen

Adobe Sign ist eine Add-In-Anwendung, die von deinem bzw. deiner SharePoint-Admin installiert wird. Als Benutzer oder Benutzerin wird dir die Adobe Sign-Registerkarte oben auf der SharePoint-Website angezeigt.

Durch Klicken auf die Adobe Sign-Registerkarte wird das Menüband mit allen verfügbaren Adobe Sign-Funktionen angezeigt.

Auf die Menübandsymbole kann erst zugegriffen werden, wenn du in ein Dokument- oder Listenwebpart klickst oder ein Dokument auswählst.  Nachdem du in das Webpart geklickt hast, werden die Menübandsymbole aktiv.

Das Menüband/Menü besteht aus fünf Symbolen:

• Zum Signieren senden
• Vereinbarungsstatus
• Bibliotheksvorlage
• Vereinbarungen verwalten
• Einstellungen

Die ersten vier Aktionen verwendest du möglicherweise regelmäßig zum Erstellen und Senden von Vereinbarungen.

Über das letzte Symbol, Einstellungen, kannst du deine persönliche Vereinbarungsvorlage definieren. Nachdem sie definiert ist, wirst du wahrscheinlich nur zu dieser Seite zurückkehren, wenn du die Vorlage anpassen möchtest.  Daher sollten wir dort beginnen.

Definieren deiner persönlichen Einstellungen

Mit deinen persönlichen Einstellungen kannst du einen Standardvereinbarungsnamen und eine Nachricht für alle Vereinbarungen definieren, die du mithilfe der Adobe Sign-App über SharePoint sendest.

In das Feld Vereinbarungsname (max. 255 Zeichen) kannst du eine beliebige Zeichenfolge eingeben, die die Vereinbarung identifiziert.  Diese Zeichenfolge wird in der Betreffzeile der E-Mail an den Empfänger (unten gelb hervorgehoben) sowie als Name auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Durch einen einzigartigen und aussagekräftigen Vereinbarungsnamen können Empfangende deine E-Mail einfacher zuordnen und du kannst die Vereinbarung bei Bedarf schneller finden.

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung kannst du Anweisungen oder Anmerkungen für die empfangende Partei eingeben (unten grün hervorgehoben). Die Nachricht wird in der E-Mail Überprüfen und signieren angezeigt, die an alle empfangenden Parteien gesendet wird, und sollte nicht wie die persönlichen Notizen verwendet werden, die du für jeden bzw. jede Benutzende anhängen kannst.

Dokumentvorlagen für benutzerdefinierte Listen

Genau unter den Feldern für den Standardvereinbarungsnamen und die Nachricht sind zwei Einstellungen, die steuern, wie Dokumente beim Senden einer Vereinbarung aus einer Liste angefügt werden können.

Das Standardverhalten besteht darin, dass der Absender ein Dokument in SharePoint auswählen kann.

Es sind zwei Optionen verfügbar, mit denen der Benutzer das Standardverhalten ändern kann:

► Bei benutzerdefinierten Listen eine Dokumentvorlage außerhalb von SharePoint verwenden: Wenn die Option aktiviert ist, umgeht die sendende Partei die Option zum Anhängen eines Dokuments in SharePoint. Stattdessen werden die im Adobe Sign-System konfigurierten Optionen zum Anhängen von Dateien angezeigt.  Dies kann eine oder mehrere der folgenden Optionen umfassen:

o Aus lokalem System anhängen

o Aus Adobe Sign-Vorlagenbibliothek anhängen

► Für benutzerdefinierte Listen immer die angegebene Dokumentvorlage verwenden: Wenn diese Option aktiviert ist, wird diese Datei von SharePoint gespeichert und automatisch an die nächste Vereinbarung angehängt, die du aus einer Liste erstellst, und so der Schritt mit der Dateiauswahl umgangen.  Dies ist ideal, wenn du dasselbe Dokument mehrfach verwendest.

Eine Vereinbarung senden

Starten der Vereinbarung

Vereinbarungen senden und Signaturen erhalten – das ist alles, worum es bei Adobe Sign geht. Und in der SharePoint-Umgebung gibt es vier Methoden, um diesen Vorgang zu starten:

• Senden über das Menüband oder Menü
• Senden durch Rechtsklick
• Senden aus Listen über das Menüband oder Menü
• Senden aus Listen durch Rechtsklick

Mit allen vier Optionen wird die Konfigurationsseite geöffnet, auf der du die empfangenden Parteien und die Signaturreihenfolge definieren kannst, wenn mehr als eine Signatur erforderlich ist.

Senden über das Menüband oder Menü

Das Senden über das Menüband empfiehlt sich, wenn du mehrere SharePoint-Dokumente anhängen musst:

1. Wähle das bzw. die zu sendenden Dokumente aus, indem du auf das Kontrollkästchen links neben dem Dokumentnamen klickst.

2. Klicke auf die Registerkarte im Menüband oben auf der Seite.

3. Klicke auf das Symbol Zum Signieren senden.

○ Alle ausgewählten Dokumente werden automatisch angehängt.

Senden durch Rechtsklick

Beim Senden durch Rechtsklick kannst du schnell ein beliebiges Dokument in einer Liste mit Dokumenten senden, es wird jedoch nur diese eine Datei an die Vereinbarung angehängt:

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf das Dokument, das du zum Signieren senden möchtest.

2. Wähle im Popup-Menü Erweitert aus.

3. Wähle im Untermenü Zum Signieren senden aus.

Die klassische Menüstruktur ist etwas anders:

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Listeneintrag.

2. Wähle im Menü Erweitert und dann im Untermenü Zum Signieren senden aus.

Senden aus Listen

Das Senden aus einer Liste kann über das Menüband oder das durch Rechtsklick aufgerufene Kontextmenü erfolgen.

Senden aus Listen über das Menüband oder Menü

1. Klicke auf den gewünschten Listeneintrag.

2. Klicke im Menüband oder Menü auf Adobe Sign.

3. Wähle im Dropdown-Menü Zum Signieren senden aus.

Senden aus Listen über das Kontextmenü

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Listeneintrag.

2. Wähle im Menü Zum Signieren senden aus.

Die klassische Menüstruktur ist etwas anders:

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Listeneintrag.

2. Wähle im Menü Erweitert und dann im Untermenü Zum Signieren senden aus.

Die Seite wird mit der Dateiauswahlansicht aktualisiert:

3. Wähle eine Datei aus.

4. Klicke auf Anhängen.

Wenn du Bei benutzerdefinierten Listen eine Dokumentvorlage außerhalb von SharePoint verwenden aktiviert hast, umgehst du das SharePoint-Fenster zum Anhängen von Dateien und wechselst direkt zur Seite „Vereinbarung“ zum Konfigurieren.  In diesem Fall musst du die Dateiauswahl verwenden, um die Dokumente zur Signatur hinzuzufügen.

Es sind zwei wichtige Funktionen zu beachten:

► Wenn Für benutzerdefinierte Listen immer die angegebene Dokumentvorlage verwenden aktiviert ist, wird automatisch die zuletzt für diese Liste verwendete Datei angehängt.

o Wenn du eine andere Datei anhängen musst, musst du Für benutzerdefinierte Listen immer die angegebene Dokumentvorlage verwenden deaktivieren.

► Die zurückgesendete PDF-Datei mit der Signatur (und möglicherweise dem Audit-Protokoll) wird als Anhang an das Listenelement angehängt und nicht in einem neuen Ordner bereitgestellt.

o Wenn die SharePoint-Administration einen Dokumentspeicherordner definiert hat, wird die PDF-Datei stattdessen in diesem Ordner bereitgestellt.

Konfigurieren der Vereinbarung

Nachdem eine neue Vereinbarung geöffnet wurde, wird die Konfigurationsseite mit vier aufgabenspezifischen Abschnitten angezeigt:

A. Empfangende: Die Personen, die mit der Vereinbarung interagieren

B. Nachricht: Der Name und die globale Nachricht für die Vereinbarung

C. Optionen: Optionale Funktionen für die Vereinbarung

D. Dateien: Die tatsächlich zu signierenden/genehmigenden Dokumente/Dateien

o Beachte, dass das Dokument, mit dem du den Sendevorgang beginnst, automatisch an die Vereinbarung angehängt wird.

Bereich „Empfänger“

Jeder Empfänger wird mit fünf Elementen erstellt:

A. Signierindex: Diese Zahl gibt die relative Position des Empfängers im Signaturzyklus an, wenn ein sequenzieller Arbeitsablauf ausgewählt ist.

B. Rolle: Definiert, wie der Empfänger mit dem Dokument interagieren kann. Rollen werden vom Kontoadministrator aktiviert. Daher werden möglicherweise nicht alle aufgeführten Optionen angezeigt:

○ Unterzeichnende (Standardauswahl): Empfangende Parteien, von denen mindestens eine Signatur erwartet wird.

○ Genehmigende: Empfangende Parteien, die das Dokument prüfen und genehmigen, es aber nicht rechtskräftig signieren müssen.

○ Annehmende: Annehmende fungieren mechanisch genau wie Genehmigende, jedoch mit dem Hauptunterschied, dass sie im Audit-Bericht mit „Vereinbarung akzeptieren“ gegenüber „Dokument genehmigen“ identifiziert werden.

○ Zertifizierte Empfangende: Zertifizierten Empfangenden können keine (null) Formularfelder zugewiesen werden. Während ihres „Signaturvorgangs“ werden sie aufgefordert, die Vereinbarung entweder zu delegieren, abzulehnen oder zu bestätigen.

○ Ausfüllende: Diese Rolle wurde speziell für Kundschaft entwickelt, die während des Signaturvorgangs Formularinhalte einfügen muss, aber nicht über die nötigen Systeme verfügt, um über Programme selbstdefinierte Dokumente zu erstellen oder Feldinhalte aus einer Datenbank in das Formular einzufügen.

○ Delegierende: Die Rolle „Delegierende“ ist für Arbeitsabläufe konzipiert, die eine Person erfordern, die die finale Entscheidung darüber trifft, wer die korrekte nächste Person ist, die das Dokument signieren oder genehmigen muss. Es gibt eine Delegator-Version für alle anderen Rollen.

C. E-Mail-Adresse: Wer ist die Empfängerin bzw. der Empfänger? Dies muss eine persönliche E-Mail-Adresse sein.

○ Mich hinzufügen: Sendende Parteien können sich selbst dem Signaturzyklus hinzufügen, indem sie auf den Link Mich hinzufügen oben rechts im Abschnitt Empfangende klicken.

○ Empfängergruppe hinzufügen: Manchmal kann ein Empfänger im Signaturzyklus eine von mehreren Personen sein. Wenn beispielsweise jemand aus der Rechtsabteilung unterzeichnen muss, kann dies eine von fünf Einzelpersonen sein. Mit Empfängergruppen kann der Absender alle fünf möglichen Unterzeichner angeben, aber nur die Unterschrift einer dieser fünf Personen anfordern. (Siehe Empfänger 3 im Bild oben)

D. Prüfvorgang: Vorgehensweise bei der Empfängerauthentifizierung

○ E-Mail (Standardauswahl): Die Authentifizierung hängt vom Zugriff auf das E-Mail-Postfach ab.

○ Kennwort: Ein von der sendenden Partei generiertes alphanumerisches Kennwort, das gesondert an die empfangende Partei übermittelt werden muss.

○ Online-Identität: Authentifiziere dich über ein soziales Netzwerk wie Facebook oder LinkedIn.

○ KBA (nur USA): Die wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge Based Authentication) erfordert von der empfangenden Partei die Eingabe der Sozialversicherungsnummer, woraufhin verschiedene nicht triviale Fragen basierend auf öffentlichen Datenbanken gestellt werden.

○ Mobil: Diese Methode erfordert von der sendenden Partei die Angabe der Mobilfunknummer der empfangenden Partei, damit ihr per SMS ein Code gesendet werden kann, sobald eine Signatur erforderlich ist.

E. Private Nachricht (optional): Der Absender kann einzelnen Empfängern individuelle Anweisungen geben, die angezeigt werden, wenn der entsprechende Empfänger die Vereinbarung öffnet. Diese Option muss von dem Kontoadministrator oder der Kontoadministratorin in der Bedienoberfläche von Adobe Sign aktiviert werden.

Über den Link „Kopie an“ anzeigen kannst du ein Feld einblenden, in dem du die E-Mail-Adressen weiterer empfangender Personen angeben kannst, die die Vereinbarung erhalten sollen. Diese Personen haben keinen interaktiven Zugriff auf die Vereinbarung.

Direkt oberhalb der Liste der Empfänger ist ein Schalter, mit dem du gebeten wirst, den grundlegenden Arbeitsablauf für die Signaturreihenfolge auszuwählen:

○ Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen aktiviert ist (wie oben dargestellt), werden empfangenden Parteien indiziert und es wird ein sequenzieller Signiervorgang von einem Signierschritt zum nächsten beobachtet.

○ Wenn In beliebiger Reihenfolge ausfüllen aktiviert ist, werden die Empfänger nicht nummeriert und es kann gleichzeitig signiert werden.

Bereich „Nachricht“

Der Abschnitt „Nachricht“ enthält zwei Felder, die deinen Erfolg maßgeblich verbessern können. Wenn du deine eigene Vorlage konfiguriert hast, werden diese Felder automatisch mit den von dir definierten Werten ausgefüllt.

In das Feld Vereinbarungsname kannst du jegliche Zeichenfolge als individuelle Bezeichnung der Vereinbarung eingeben. 

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung kannst du Anweisungen oder Anmerkungen für die Empfangspartei eingeben.

Bereich „Optionen“

Der Abschnitt „Optionen“ bietet Verwaltungsfunktionen für das Dokument, nachdem es gesendet wurde:

► Kennwortschutz: Fordere Empfangende dazu auf, zum Öffnen und Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort einzugeben.  Dieses Kennwort wird vom Absender definiert und gesondert übermittelt. Merke dir dieses Kennwort unbedingt, da es von Adobe Sign nicht gespeichert wird!

► Ausfülltermin: Klicke in das Feld Ausfülltermin, um eine Kalenderoberfläche zu öffnen. Wähle das Datum aus, an dem die Vereinbarung abläuft und nicht mehr ausgefüllt werden kann. „Dokumentablauf“ muss vom Kontoadministrator oder der Kontoadministratorin aktiviert werden, bevor diese Funktion zur Verfügung steht.

► Erinnerung festlegen: Lege die Häufigkeit (täglich oder wöchentlich) fest, in der bis zum Abschluss der Vereinbarung Erinnerungen gesendet werden sollen. Nur die aktuellen empfangenden Parteien werden benachrichtigt.

► Signaturarten: Diese Option definiert den erwarteten Signaturvorgang:

o Elektronisch: Bei dieser Option wird versucht, eine elektronische Signatur für alle Unterzeichner der Vereinbarung zu erfassen.

o Handschriftlich: Wenn du eine physische Unterschrift benötigst, werden die Unterzeichnenden bei dieser Option aufgefordert, das Dokument zu drucken, es physisch zu unterzeichnen und dann erneut in das Adobe Sign-System hochzuladen. (Anweisungen werden den Unterzeichnenden beim Öffnen der Vereinbarung angezeigt) Der Signaturarbeitsablauf „Handschriftlich“ muss von der Kontoadministration aktiviert werden, bevor er für die Verwendung zur Verfügung steht.

► Sprache des Empfängers: Wähle die Sprache aus, die für E-Mails und beim Signiervorgang verwendet werden soll.

o Wenn dein Konto für die Verwendung von Nachrichtenvorlagen konfiguriert ist, wird durch diese Einstellung auch festgelegt, welche Nachrichtenvorlagen angezeigt werden.

Bereich „Dateien“

Wenn dein SharePoint-Konto so konfiguriert ist, dass externe Dokumente zulässig sind, kannst du die Dokumente im Abschnitt „Dateien“ an die Transaktion anhängen. Wenn du den Prozess mit einem SharePoint-Dokument gestartet hast, sollte diese Datei bereits angehängt sein.

Für den Signiervorgang führt Adobe Sign alle Dokumente in einer alles umfassenden PDF-Datei zusammen. Der Aufbau der PDF-Datei basiert dabei auf der Reihenfolge, in der die Dokumente aufgelistet sind. Du kannst die Reihenfolge der Dokumente ändern, indem du auf ein Dokument klickst und es an eine andere Position in der Liste ziehst.

Die Dateien können aus der Adobe Sign-Bibliothek angehängt oder aus dem lokalen System mithilfe der Dateisuche oder per Drag-and-Drop hochgeladen werden.

Folgende Dateitypen werden unterstützt: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, GIF, JPG, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF und HTML.

Felder „Vorschau“ und „Signatur hinzufügen“

Direkt unter der Dateiliste siehst du das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Signatur hinzufügen“. Diese Option ermöglicht es Ihnen, die hochgeladenen Dokumente zu öffnen und ihnen je nach Bedarf Formularfelder hinzuzufügen. 

Wenn du keine konzipierten Vorlagen verwendest, solltest du mindestens die Signaturfelder einfügen. Es gibt viele weitere Felder, die du bei Bedarf verwenden kannst, um komplexe Formulare zu erstellen.

Verfolgen von Vereinbarungen

Vereinbarungsstatus

Sobald eine Vereinbarung gesendet wurde, wird die Verfolgung des Fortschritts am besten über die Seite „Vereinbarungsstatus“ vorgenommen, auf die über das Symbol Vereinbarungsstatus auf dem Adobe Sign-Menüband zugegriffen werden kann.

Du kannst folgendermaßen ganz einfach nach allen Vereinbarungen suchen, die mit einem SharePoint-Dokument oder einer Liste gesendet wurden:

1. Suche das Dokument/Listenelement, das du durchsuchen möchtest, und wähle es aus.

○ Es können mehrere Dokumente ausgewählt werden.

2. Klicke auf die Option Vereinbarungsstatus (im Menüband oder im Kontextmenü)

Wenn du keine speziellen Dokumente oder Listenelemente für die Suche auswählst, werden von SharePoint alle Vereinbarungen aus allen Dokumenten/Elementen in der Bibliothek oder Liste zurückgegeben, die von den Benutzenden initiiert wurden.

Wenn eine nutzende Person auf der Startseite im Menüband auf das Symbol „Vereinbarungsstatus“ klicken, gibt SharePoint alle Dokumente zurück, die von dieser Person innerhalb der gesamten Websitesammlung initiiert wurden.

Filtern

Wenn du die Vereinbarungen in deiner Ansicht filtern möchtest, kannst du das Suchfeld in der oberen rechten Ecke der Seite verwenden. Dieses Suchfeld sucht in allen Feldern nach einem beliebigen Zeichenfolgenstamm und gibt alle Übereinstimmungen zurück:

Löschen des Vereinbarungsdatensatzes

Das letzte Symbol ganz rechts auf der Seite „Vereinbarungsstatus“ ist das Symbol „Löschen“. Mit dieser Aktion wird der Vereinbarungsdatensatz in SharePoint gelöscht, die Vereinbarung in Adobe Sign wird jedoch nicht abgebrochen oder gelöscht.  Diese Aktion sollte mit Vorsicht verwendet werden, da sie nicht rückgängig gemacht werden kann.

Signierte Dokumente

Je nachdem, wie die SharePoint-Administration den Speicher für signierte Vereinbarungen konfiguriert hat, werden signierte Dokumente (und möglicherweise Audit-Protokolle) an folgende Orte übertragen:

► Einen Ordner „Global“: Alle abgeschlossenen Dokumente befinden sich in diesem Ordner, wenn dies so konfiguriert wurde.

► Einen neuen Ordner „Signierte Vereinbarungen“ in der Quellbibliothek: Wenn kein Ordner „Global“ identifiziert wurde, wird in der Dokumentbibliothek ein neuer Ordner mit dem Namen „Signierte Vereinbarungen“ erstellt, in dem die Vereinbarung erstellt/gesendet wurde. Bei allen abgeschlossenen Vereinbarungen, die aus derselben Bibliothek gesendet werden, werden die ausgefüllten PDF-Dateien in denselben Ordner Signierte Vereinbarungen zurückgesendet.

► An Listenelement angehängt: Wenn du eine Vereinbarung über ein Listenelement gesendet hast, sind die Anhänge in der Liste enthalten.

Verwalten von Verträgen

Mit dem Symbol Vereinbarungen verwalten wird eine andere und detailliertere Ansicht der Vereinbarungen für deinen Benutzer geöffnet.  Während auf der Seite „Vereinbarungsstatus“ eine einfache Ansicht aller Vereinbarungen mit der Option zum Aktualisieren ihres Status angezeigt wird, bietet die Ansicht „Vereinbarungen verwalten“ einen tieferen Einblick in die Vereinbarungen sowie mehr Optionen zum Ändern der Vereinbarungseigenschaften.

Struktur der Seite „Verwalten“

Die Seite Verwalten bietet zahlreiche eingebettete Funktionen, die es zu entdecken gilt. Der Einfachheit halber kann die Seite in drei Funktionsbereiche aufgeteilt werden:

A. Inhalt und Filter

B. Vereinbarungsliste

C. Vereinbarungswerkzeuge

Inhaltsfilter

Die Seite Verwalten verfügt über vier Inhalts-/Filteroptionen:

Vereinbarungsliste

In der Vertragsliste werden die einzelnen Vereinbarungen angezeigt, die den ausgewählten Inhalten entsprechen, und durch die bestehenden Filter eingegrenzt.

Jede Vereinbarung zeigt Folgendes an:

Empfänger: Der aktuelle Empfänger (wenn die Vereinbarung in Bearbeitung ist) oder der erste Empfänger (wenn die Vereinbarung abgeschlossen oder abgebrochen wurde oder abgelaufen ist).

• Wenn der Name des Empfängers bekannt ist, wird er angezeigt. Wenn der Name des Empfängers unbekannt ist, wird die E-Mail des Empfängers angezeigt.

Absender: Der Absender der Vereinbarung.

Titel: Der Name der Vereinbarung.

Status: Der aktuelle Status der Vereinbarung in Bezug auf den Signaturzyklus. (Im folgenden Beispiel wird die Option Alle verwendet, sodass mehrere Status angezeigt werden.)

Geändert: Das Datum der letzten Änderung der Vereinbarung.

Die Standardsortierreihenfolge für den Inhalt ist das Datum der letzten Änderung der Vereinbarungen.

Du kannst jedoch auf jede Spaltenüberschrift klicken, um den Datensatz nach dem jeweiligen Wert zu sortieren.

Vereinbarungswerkzeuge

Die Vereinbarungswerkzeuge werden durch einmaliges Klicken auf eine Vereinbarung oder Vorlage angezeigt:

Die rechte Leiste wird geöffnet und zeigt die Werkzeuge an, mit denen du auf die Vereinbarung (oder das Bibliotheksdokument/Webformular/den Massenversand) zugreifen oder das jeweilige Objekt bearbeiten kannst:

Anzeigen und signieren: Ist nur für Vereinbarungen verfügbar, die den Status Warten auf dich aufweisen.

Vereinbarung/Vorlage/Webformular/Massenversand öffnen – Öffnet das Objekt und zeigt eine vollständige Ansicht des Dokuments an.

• Bei Vereinbarungen wird der aktuelle Status der Vereinbarung angezeigt, wo immer sie sich im Signaturzyklus befinden.
• Bei Vorlagen werden die Basisdokumente angezeigt, die zum Erstellen der Vorlage verwendet wurden.

Vorlage verwenden: Nur Vorlagen (Bibliotheksdokumente).  Mit dieser Option wird eine neue Vereinbarung mit der bereits angehängten Vorlage gestartet.

Code abrufen: Nur Webformulare. Mit dieser Option wird eine Seite geöffnet, auf der der Benutzer den HTML- oder Skriptcode für das Webformular kopieren kann.

Vorlage/Webformular bearbeiten: Ermöglicht dem Benutzer die Bearbeitung der Vorlage.

Erinnerung: Ermöglicht dem Benutzer, eine Erinnerung für den aktuellen Empfänger festzulegen.

Abbrechen: Die Vereinbarung wird storniert.

PDF herunterladen: Lädt eine PDF-Kopie der Vereinbarung in ihrem aktuellen Status herunter.

• Übergeordnete Vorlagen laden eine PDF-Kopie der Originaldokumente herunter, die zum Erstellen der Vorlage verwendet wurden.

Audit-Bericht herunterladen: Lädt den Audit-Bericht für die Vereinbarung herunter.

Formularfelddaten herunterladen: Lädt eine CSV-Datei des Feldinhalts für eine abgeschlossene Vereinbarung herunter.

• Übergeordnete Vorlagenobjekte laden eine CSV-Datei mit dem Inhalt auf Feldebene für alle untergeordneten Vereinbarungen herunter, die abgeschlossen wurden.

Vereinbarung ändern: Ermöglicht dem Benutzer, die Dokumente einer Vereinbarung und/oder die Felder im Dokument zu bearbeiten.

• Diese Option ist nur verfügbar, bis der erste Empfänger seine Aktion ausgeführt hat.

Löschen: Nur Vorlagen (Bibliotheksdokumente). Löscht die Vorlage aus dem System. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Vereinbarung/Webformular/Massenversand ausblenden: Blendet das Objekt aus der Benutzeransicht aus.  Bei dieser Aktion wird das Objekt nur aus der Ansicht entfernt; es werden keine anderen Aktionen ausgeführt.

Freigeben: Ermöglicht dem Benutzer, das Objekt explizit für einen anderen Benutzer freizugeben.  Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Notizen: Ermöglicht dem Benutzer, persönliche Notizen zum Objekt hinzuzufügen.

Einzelne Dateien herunterladen: Ermöglicht dem Benutzer, einzelne Dateien herunterzuladen, falls mehrere Dateien zum Erstellen der Vereinbarung/Vorlage verwendet wurden.

Aktivitätsbericht anzeigen – Nur Massenversand Diese Option erstellt eine Zusammenfassung des Massenversand-Fortschritts und unterteilt die Empfängerliste in Kategorien, die dem Signaturstatus der Vereinbarung entsprechen.

Aktuellen Empfänger ersetzen: Nur verfügbar für Vereinbarungen, die der Benutzer gesendet hat. Ermöglicht dem Benutzer, den aktuellen Empfänger für eine Vereinbarung zu ersetzen.

Aktivität: Eine laufende Liste der Ereignisse, die in Bezug auf die Vereinbarung stattgefunden haben, von der Erstellung über die Protokollierung der Aktivitäten jedes Empfängers bis hin zum Abschluss mit dem Status „Abgeschlossen“, „Abgebrochen“ oder „Abgelaufen“.

Quick-Links zu gängigen Aufgaben

Nachfolgend findest du eine Kurzanleitung zu den gängigsten Aufgaben sowie eine umfassende Umfrage zur Seite „Verwalten“ und zu wichtigen Funktionen.

Bibliotheksvorlagen (Dokument)

Mit dem Symbol „Bibliotheksvorlagen“ im Adobe Sign-Menüband kannst du ein SharePoint-Dokument an die Adobe Sign Authoring-Umgebung senden, in der du Formularfelder platzieren und dann das Formular mit aktivierten Feldern in deiner Adobe Sign-Bibliothek speichern kannst.

So erstellst du eine Dokumentvorlage:

1. Klicke auf das Dokument, aus dem eine Vorlage erstellt werden soll.

2. Klicke im Menüband auf das Symbol Bibliotheksvorlage (oder klicke mit der rechten Maustaste und wähle die Option im Menü aus).

○ Die Adobe Sign Authoring-Umgebung wird geöffnet und das vollständige Dokument wird angezeigt.

3. Platziere die erforderlichen Felder im Dokument.

○ Wenn du eine Vorlage erstellst, die Eingaben/Signaturen von zwei Personen erfordert, platziere zunächst alle Felder für die erste Empfangspartei.  Ändere dann das Feld Empfänger in Teilnehmer 2 und platziere die Felder für den zweiten Unterzeichner/Genehmiger.

Hinweis: Wenn du eine Vorlage in der Authoring-Umgebung erstellst, kannst du das Dokument für bis zu 99 Empfänger erstellen. Um Teilnehmer 3 + einzufügen, klicke oben in der Teilnehmerliste auf die Option Neuen Teilnehmer hinzufügen.

4. Sobald die Vorlage fertig ist, klicke unten rechts auf die Schaltfläche Speichern.

○ Dadurch wird die Vorlage in der Adobe Sign-Bibliothek gespeichert.  

Das Adobe Sign-Zusatzmodul enthält zwei Automatisierungsfunktionen, die SharePoint-Administrator konfigurieren kann. Wenn die nachfolgende Funktion für deinen Vorgang nützlich ist, wende dich an die SharePoint-Administration, um die beste Verwendungsweise zu besprechen.

Standortweiter Dokumentspeicher für signierte Vereinbarungen

Admins können einen zentralen Ordner konfigurieren, in dem alle signierten Vereinbarungen (und optional auch die zugehörigen Audit-Protokolle) gespeichert werden können. Dies schließt Dokumente aus Bibliotheken und Listen ein.

Wenn kein zentraler Ordner für signierte Vereinbarungen definiert wurde, werden alle signierten Vereinbarungen in die Dokumentbibliothek zurückgesendet, aus der sie gesendet wurden. 

In der Bibliothek wird ein neuer Ordner mit dem Namen „Signierte Vereinbarungen“ erstellt.

Für aus Listen gesendete Vereinbarungen werden die signierten PDF-Vereinbarungen (und möglicherweise die Audit-Verläufe) an das Listenelement angehängt.

Zusammenführen von Feldvorlagen

Adobe Sign unterstützt die Idee, Dokumente mit Feldern zu erstellen, die von SharePoint-Listen ausgefüllt werden können. 

Außerdem kannst du Vorlagen erstellen, die den Inhalt von Listen mit dem Feldinhalt aktualisieren, der aus einer signierten Vereinbarung erfasst wird.