Navigiere zu einem Entitätsdatensatz (z. B. Opportunity oder Konto) in Dynamics CRM und klicke darauf, um ihn zu öffnen.
Zuletzt aktualisiert am
22. Mai 2024
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Überblick
Die Integration von Adobe Acrobat Sign mit Microsoft Dynamics bietet eine sofort verfügbare Lösung zum Einholen von Signaturen für Formulare, Verträge, Vereinbarungen oder andere Dokumente. Die CRM-Integration von Acrobat Sign für Dynamics 365 bietet folgende Vorteile:
- Die Funktionen von Acrobat Sign werden in CRM-Datensätze wie Kontakte, Konten, Leads, Opportunities, Bestellungen, Rechnungen, Angebote, Verträge und alle benutzerdefinierten CRM-Entitäten integriert, die von Admins festgelegt werden.
- Die Umsetzung von Angeboten in Cash-Flow wird beschleunigt, indem Vereinbarungen sofort über Dynamics versendet werden.
- Daten werden aus Dynamics-Entitäten – beispielsweise Konten und Kontakten – in Vereinbarungen zusammengeführt und Daten, die im Rahmen des Signiervorgangs von Unterzeichnenden gesammelt wurden, werden zurück an Dynamics übertragen. Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics Online: Benutzerhandbuch
- Die Aktivierung auf Mobilgeräten erfolgt über den Vertriebshub (verfügbar in Dynamics 365, Version 9.0 und höher).
- Du profitierst von einem flexiblem Signaturverfahren, über das Empfänger überall, jederzeit und auf jedem Gerät Dokumente signieren können.
- Dokumente, die über Dynamics zum Signieren versendet wurden, werden verfolgt.
- Eliminierung der manuellen Schritte aus dem gesamten Prozess.
Im Benutzerhandbuch zu Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics Online wird erläutert, wie die Integration von Acrobat Sign für die Integration mit Microsoft Dynamics CRM (Online-Version 9.0 und höher) verwendet wird. Es enthält Anleitungen zu folgenden Themen:
Acrobat Sign wird von Dynamics-Administratoren installiert und der Zugriff erfolgt über Sicherheitsrollen. Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics Online: Benutzerhandbuch
Über die Startseite von Acrobat Sign hast du Zugriff auf wichtige Funktionen.
Das Willkommensbanner enthält den Link Weitere Informationen, über den das Benutzerhandbuch (dieses Dokument) geöffnet wird. Der Link ist verfügbar, bis die benutzende Person mit der Generierung von Vereinbarungen beginnt.
Wenn du eine Vereinbarung erstellst, werden die Willkommensnachricht und der Link Weitere Informationen durch Links zu Vereinbarungsfiltern ersetzt.
Mithilfe der folgenden Optionen kannst du aktuelle Vereinbarungen anzeigen oder eine neue Vereinbarung zum Signieren versenden:
- Vereinbarungen in Bearbeitung: eine Liste aller Vereinbarungen, die von Benutzenden erstellt wurden und derzeit in Bearbeitung sind
- Warten auf dich: eine Liste der Vereinbarungen, bei denen derzeit deine Aufmerksamkeit als Empfänger gefragt ist
- Signaturen anfordern: ermöglicht das Erstellen neuer Vereinbarungen, die du zum Signieren versenden kannst
Hinweis: Wenn dir die Acrobat Sign-Option nicht auf der Startseite angezeigt wird, wende dich an deinen Dynamics-Administrator und fordere Zugriff an.
Microsoft Dynamics-Admins haben über die Startseite Zugriff auf die folgenden Admin-Tools:
- Datenzuordnung erstellen: eine Verknüpfung zur Erstellungsseite für Datenzuordnungen
- Wiederverwendbare Vorlage erstellen: eine Verknüpfung zur Erstellungsseite für Vereinbarungsvorlagen
- Benutzerzugriff gewähren: eine Verknüpfung zum Bereich Sicherheitsrollen im Installationshandbuch
Nachrichten, Warnungen und Fehlermeldungen anzeigen
Auf der Startseite von Acrobat Sign werden Meldungen, Warnungen und Fehler angezeigt, sofern vorhanden. Du kannst die Nachrichtendetails anzeigen und die Nachrichten schließen.
Du kannst Vereinbarungen mithilfe einer der folgenden Methoden erstellen und zum Signieren versenden:
- Über eine Dynamics-Entität
- Über das Menü „+ (Neu)“
- Über die Seite „Vereinbarungen“
So sendest du Vereinbarungen über eine Dynamics-Entität:
-
-
Wähle im oberen Menü
(Menü „Weitere Befehle“) > Signaturen anfordern aus.Dann wird der Entitätsdatensatz als neue Vereinbarung geöffnet.
-
Konfiguriere auf der Seite Neue Vereinbarung, die sich daraufhin öffnet, die Vereinbarungsdetails wie in den folgenden Schritten beschrieben.
-
Unter Empfänger:
- Um einen oder mehrere unterzeichnende Personen hinzuzufügen, wähle + Empfänger hinzufügen aus.
- Gehe im daraufhin angezeigten Dialogfeld Schnellerstellung: Empfänger wie folgt vor:
- Wähle im Feld Empfängertyp einen der folgenden Empfängertypen aus:
Neu, wenn die empfangende Person kein bekannter Wert in Dynamics ist
Kontakt für Empfänger, die in Dynamics als Kontaktpersonen definiert sind
Lead für Empfänger, die als Leads in Dynamics definiert sind
Benutzer: für interne Benutzer deiner Dynamics-Umgebung - Gib für neue Empfänger den vollständigen Namen, die E-Mail-Adresse und die Rolle an.
- Gib bei Bedarf die Methode zur Identitätsverifizierung an. Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics Online: Benutzerhandbuch
- Wähle anschließend Speichern und schließen aus.
- Wähle im Feld Empfängertyp einen der folgenden Empfängertypen aus:
- Um sich selbst als Unterzeichner hinzuzufügen, wähle + Mich hinzufügen aus. Dann wird eine Empfängerzeile mit deinen Details hinzugefügt.
- Wähle unter dem Feld Empfängerrolle eine der folgenden Rollen für jeden Empfänger aus:
- Unterzeichner (Standard): Unterzeichner müssen die Vereinbarung mit mindestens einer Signatur versehen.
- Genehmigende Person: Genehmigende Personen müssen die Vereinbarung nicht signieren (sie können es jedoch, wenn Signaturfelder eingerichtet werden), sie müssen die Vereinbarung jedoch aktiv „genehmigen“, was protokolliert wird.
- CC : Auf CC gesetzte Empfänger werden beim Benachrichtigungsprozess der Vereinbarung mit berücksichtigt, interagieren jedoch nicht mit der Vereinbarung oder dem Signaturzyklus.
- Wähle unter dem Feld Authentifizierung eine der folgenden Authentifizierungsmethoden für jeden Empfänger aus:
- Der Standardwert ist E-Mail. Bei dieser Methode muss die empfangende Person über den E-Mail-Link auf die Vereinbarung zugreifen.
- Bei Verwendung der Option Acrobat Sign wird die Authentifizierung von Empfängern beim Adobe-Identitätssystem verlangt. Für Vereinbarungen, die nur von der absendenden Person signiert werden, muss Identitätsprüfung auf Acrobat Sign gesetzt werden.
- Bei Verwendung der Option Telefon wird der empfangenden Person eine Nachricht mit einem Code gesendet, der eingegeben werden muss. Die absendende Person muss die Telefonnummer der empfangenden Person bei deren Konfiguration angeben.
- Bei Verwendung der Option Passwort muss die absendende Person die Passwortinformationen separat für die empfangende Person freigeben, damit diese ihre Identität bestätigen kann.
- Bei Verwendung der Option Wissensbasiert können Benutzende in den USA die öffentlichen Informationen einer empfangenden Person (und optional deren US-Sozialversicherungsnummer) verifizieren, um eine Reihe von Fragen zu stellen.
- Um eine Signierreihenfolge für die Empfänger festzulegen, wähle das Kontrollkästchen Signierreihenfolge aus. Die Vereinbarung wird in der Reihenfolge gesendet, in der die Empfänger im Abschnitt Empfänger angegeben werden.
Um die Signierreihenfolge für einen Empfänger zu ändern, wähle in der Empfängerzeile das Feld „Signierreihenfolge“ aus und bearbeite dann den Reihenfolgenwert. Die Reihenfolge für die anderen Empfänger wird automatisch angepasst. - Sobald du damit fertig sind, wähle Speichern.
-
Wähle im Bereich Dateien erst + Dateien hinzufügen und dann die gewünschte Datei von einem der folgenden Speicherorte aus:
- Arbeitsplatz.
- Die Option Vorlagen bietet Zugriff auf die Vorlagen, die in dein Acrobat Sign-Konto hochgeladen wurden.
- Die Option Datei aus Adobe Acrobat Sign-Bibliothek anhängen ist nur beim Erstellen eines neuen Vereinbarungsdokuments verfügbar, nicht aber beim Erstellen einer Vorlage. Nur Admins können der Bibliothek Dokumente hinzufügen.
Hinweis: Alle angehängten Dateien werden für den Signaturprozess zu einem PDF-Dokument zusammengeführt. Die Reihenfolge der Dokumente wird in der Tabelle im Anhangsabschnitt festgelegt. Wenn du die Dokumente neu anordnen möchtest, wähle das Feld Reihenfolge aus und aktualisiere manuell die Dokumentennummer.
-
Fülle im Abschnitt „Benachrichtigung“ die folgenden Felder aus:
- Betreff: Der Betreff wird im Benachrichtigungsvorgang verwendet und taucht in der E-Mail-Betreffzeile, in Fettschrift im Haupttext der E-Mail sowie in kleiner Schrift in der Kurzfassung auf (unten gelb hervorgehoben).
- Benachrichtigung: Im Feld Benachrichtigung können beliebige unformatierte Nachrichten oder Anweisungen für die unterzeichnende Person eingegeben werden (unten grün hervorgehoben).
-
Im Abschnitt Optionen kannst du nach Bedarf folgende Einstellungen aktivieren:
- Signaturen vor dem Senden in der Vorschau anzeigen und positionieren: Die Vereinbarung wird automatisch im Erstellungsmodus geöffnet, sodass du Formularfelder platzieren kannst.
- Fertigstellungstermin: legt ein Enddatum für die Vereinbarung fest
- Tage bis zum Vereinbarungsablauf: Mit dieser Einstellung wird festgelegt, wie viele Tage die Vereinbarung signiert werden kann, wenn die Funktion Vereinbarungsablauf aktiviert ist.
- Persönliches Signieren erforderlich: Die Empfänger werden aufgefordert, sich ohne E-Mail persönlich auf dem lokalen System oder Tablet der absendenden Person anzumelden.
Hinweis: Für die KBA-, Adobe Sign- und Telefonauthentifizierung musst du Cookies von Drittanbietern in Ihrem Browser aktivieren.
- Zielseite nach Signatur hinzufügen: erlaubt die Festlegung einer URL, an die die Empfangenden weitergeleitet werden sollen, nachdem sie ihre Interaktion mit der Vereinbarung abgeschlossen haben.
- Zielseite nach Signatur: Dieses Feld enthält die URL für die Seite, an die du Empfangende umleiten möchtest, wenn die Option Zielseite nach Signatur hinzufügen aktiviert ist.
- Umleitungsverzögerung in Sekunden: Dieser Wert ist erforderlich, wenn eine Zielseite nach Signatur definiert wurde. Diese Einstellung bestimmt, wie lange nach der Signatur gewartet wird, bevor die empfangende Person auf die angegebene Zielseite umgeleitet wird.
- Erinnerung an Empfangende: definiert einen Erinnerungszyklus (täglich oder wöchentlich) für die Transaktion.
- Signaturtyp: Du kannst die Signaturtypen „Elektronisch“ oder „Handschriftlich“ für deine Vereinbarung festlegen.
Admins können den Empfängern die Möglichkeit geben, eine handschriftliche anstelle einer elektronischen Signatur auszuwählen, oder umgekehrt.
Für handschriftliche Signaturen müssen die Empfänger das Dokument herunterladen, physisch signieren und anschließend ein gescanntes Bild des signierten Dokuments hochladen. - Empfängersprache: Diese Option legt die Sprache fest, die in der E-Mail- und Weboberfläche der empfangenden Person verwendet wird.
- Passwortschutz: Aktiviere diese Option, wenn du das finale Dokument durch ein Passwort schützen möchtest, um unzulässige Zugriffe zu verhindern.
-
Nachdem du alle erforderlichen Details angegeben hast, wähle in der oberen Menüleiste Vereinbarung senden aus.
So sendest du Vereinbarungen über Dynamics-Entitäten mithilfe von Vorlagen.
Microsoft Dynamics-Admins können wiederverwendbare Vorlagen für alle sich wiederholenden Prozesse mit einem vorhersehbaren Workflow erstellen. Diese Vorlagen werden in alphabetischer Reihenfolge im Untermenü Signaturen anfordern aufgeführt.
Wenn du eine Vereinbarungsvorlage verwendest, werden die vordefinierten Felder automatisch ausgefüllt und du musst nur Details für die Vereinbarungsempfänger und den Vereinbarungsnamen angeben und das Dokument hinzufügen, das signiert werden soll.
Dynamics-Administratoren haben die Möglichkeit, eine oder mehrere Vorlagen für eine beliebige Dynamics-Entität (Kontakt, Opportunity, Konto) zu erstellen, die die Vereinbarung vorkonfiguriert und den Aufwand der manuellen Konfiguration für den Absender reduziert.
Auf Vorlagen kann über das Symbol Mehr Befehle (…) in der Multifunktionsleiste zugegriffen werden.
So sendest du Vereinbarungen über das Menü + (Neu)
Wenn du den Entitätstyp kennst, der die Grundlage für die Erstellung einer Vorlage bildet, kannst du über das Menü „+ Neu“ schnell neue Vereinbarungen erstellen und versenden. Gehe hierzu folgendermaßen vor:
- Wähle im oberen Menü das Symbol + (Neu) > Vereinbarung aus.
Daraufhin wird der Bereich Schnellerstellung: Vereinbarung geöffnet. - Wähle die Entität (z. B. in diesem Fall Opportunity) aus, die der Vorlage zugeordnet ist, die du verwenden möchtest.
Dann werden zwei Nachschlagemöglichkeiten angezeigt, mit deren Hilfe du das mit der Vereinbarung zu verknüpfende Objekt und die gewünschte Vorlage auswählen kannst. - Wähle erst das Feld Opportunity auswählen und dann einen Datensatz aus den verfügbaren Optionen aus.
- Wähle erst das Feld Vorlage auswählen und dann eine Vorlage aus der Liste der zugeordneten Vorlagen aus.
- Wähle Speichern aus.
Die Vereinbarung wird basierend auf den Vorlagenwerten erstellt:
- Wenn die Vorlage keine Empfangenden enthält oder keine Datei angehängt ist, wird die Vereinbarung mit dem Status Entwurf erstellt.
- Wenn an die Vorlage zwar eine empfangende Person und eine Datei angehängt sind, für die Vorlage jedoch nicht die Option Senden mit einem Klick aktiviert ist, wird die Vereinbarung mit dem Status Entwurf erstellt.
- Wenn an die Vorlage eine empfangende Person und eine Datei angehängt sind und die Option Senden mit einem Klick aktiviert ist, wird die Vereinbarung automatisch zum Signieren versendet.
Hinweis:
Du kannst das System Schnellerstellung nur für die folgenden Standardentitäten innerhalb von Dynamics verwenden:
- Opportunity
- Kontakt
- Lead
- Konto
- Vertrag
- Rechnung
- Bestellung
- Angebot
- Benutzer
Vereinbarungen, die von benutzerdefinierten Entitäten gesendet werden, müssen über das Menüelement Signaturen anfordern gestartet werden.
Wenn dein Unternehmen Adobe Acrobat Sign for Dynamics Version 9.2 oder höher implementiert hat, hast du auch Zugriff auf die Adobe Acrobat Sign-Funktionen im Dynamics Sales Hub, Kundenservice-Hub und Außendienst.
Diese Hubs bieten dieselbe Funktionalität mit verbesserter Formatierung und ermöglichen den direkten Zugriff auf Smartphones, Tablets und andere Mobilgeräte.
Über das Acrobat Sign-Dashboard kannst du grafische Berichte zu den mit deinem Benutzerkonto verknüpften Vereinbarungen anzeigen. Das Dashboard zeigt die Berichte standardmäßig in den folgenden drei Kategorien an:
- Vereinbarungen nach Status
- Vereinbarungsstatus nach Monat
- In dieser Woche versendete Vereinbarungen
Die Diagramme bieten detaillierte Informationen zu jedem Element im Bericht. Gehe hierzu folgendermaßen vor:
- Bewege den Mauszeiger über das Element, für das du detaillierte Informationen anzeigen lassen möchtest.
- Wähle im daraufhin angezeigten Dialogfeld das gewünschte Attribut und den Diagrammtyp aus.
Es werden neue Diagramme angezeigt, die für diese Teilmenge von Daten spezifisch sind.
Du kannst den Hub für Vereinbarungen für Folgendes nutzen:
- Die vollständige Liste der Vereinbarungen in deinem Konto anzeigen
- Die Vereinbarungen nach ihren Metadaten sortieren, z. B. Status, Erstellungsdatum, Signaturdatum und mehr
- Neue Vereinbarungen erstellen
- Vereinbarungen verwalten
Über den Zugriff auf Datenzuordnungen kannst du vorhandene Datenzuordnungen sortieren, überprüfen und bearbeiten oder neue Datenzuordnungen erstellen.
Benutzende, die die Systemberechtigung für den Zugriff auf Vorlagen haben, können vorhandene Vorlagen überprüfen, sortieren und bearbeiten. Du kannst den Hub für Vereinbarungsvorlagen verwenden, um neue Vereinbarungsvorlagen zu erstellen.
Konto-Admins für Microsoft Dynamics können auf Admin-Ebene auf die Einstellungen für die Adobe Acrobat Sign-Integration zugreifen und diese bearbeiten.
Hinweis:
Du kannst jetzt verhindern, dass eine Kopie eines signierten Dokuments in Microsoft Dynamics gespeichert wird, indem du die Einstellung Zugriff auf Vereinbarungsdokumente blockieren unter Konfiguration aktivieren.
Wenn du die Einstellung Zugriff auf Vereinbarungsdokumente blockieren aktivieren:
- wird verhindert, dass Benutzende eine signierte Vereinbarung über die Dynamics-Umgebung in der Vorschau anzeigen oder herunterladen.
- Werden die folgenden Einstellungen automatisch deaktiviert:
- Signierte Dokumente an Vereinbarungsentität anhängen
- Kombiniertes Audit-Protokoll mit signierter Vereinbarung anhängen
- Dokumentvorschaubilder anzeigen
- Der Status der bestehenden Vereinbarungen wird dadurch nicht geändert. Die Einstellung wird nur auf die Vereinbarungen angewendet, die nach der Aktivierung der Einstellung signiert wurden.
- Bestehende Vereinbarungen werden nicht aus der Microsoft Dynamics-Umgebung gelöscht.
Der Status einer Vereinbarung gibt den aktuellen rechtlichen Stand an und wird regelmäßig in Dynamics aktualisiert. Die Statuswerte sind:
- Entwurf: eine Vereinbarung, die zwar erstellt, aber noch nicht versendet wurde
- Zur Signatur versandt: eine Vereinbarung, die derzeit aktiv signiert wird
- Signiert/Genehmigt: vollständig von allen Parteien abgeschlossen
- Abgebrochen: eine Vereinbarung, deren Signaturvorgang abgebrochen wurde, bevor alle Signaturen eingeholt werden konnten
- Abgelaufen: eine Vereinbarung, die nicht vor dem konfigurierten Ablaufdatum abgeschlossen wurde
Du kannst Vereinbarungen unkompliziert finden, indem du Entitäten prüfst, die der primären Entität zugewiesen sind, mit der du die Vereinbarung ursprünglich erstellt hast.
Wenn du beispielsweise eine Vereinbarung mithilfe eines Kontakts erstellt hast, kannst du überprüfen, welche Entitäten damit verknüpft sind, indem du zum Kontakt navigierst und dann Zugehörig > Vereinbarungen auswählst:
Im Beziehungsfenster wird das Vereinbarungsobjekt angezeigt. Wenn du dieses Objekt auswählst, wird die vollständige Liste aller Vereinbarungen geöffnet, die mit der Entität verknüpft sind.
Um den Status einer Vereinbarung anzuzeigen, kannst du zu Adobe Acrobat Sign > Vereinbarungen navigieren.
Alle Vereinbarungen werden unabhängig von der Entität in der Vereinbarungsliste auf der Vereinbarungsseite aufgeführt.
- Für signierte Vereinbarungen werden der Name, der Vereinbarungsstatus und die Daten der Vereinbarung angezeigt.
- Vereinbarungen im Status Abgelehnt, Zur Signatur versandt und Entwurf enthalten kein Datum für Signiert am, da sie noch nicht abgeschlossen wurden.
- Der Wert für Signiert am spiegelt wider, wann die Vereinbarung abgeschlossen und rechtsgültig signiert wurde. Inkrementelle Signaturen während des Signaturprozesses werden nicht wiedergegeben.
Für unsignierte Vereinbarungen stehen dir die folgenden Aktionen zur Verfügung:
- Status aktualisieren – aktive Abfrage des Acrobat Sign-Servers, um den aktuellen Status zu bestimmen.
- Erinnerung senden – sofortiges Versenden einer Erinnerungs-E-Mail an die aktuellen Unterzeichnenden der Vereinbarung.
- Vertrag abbrechen – Abbruch des Vertrags im System und Versenden einer entsprechenden Benachrichtigung an die Unterzeichnenden.
