Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics Online: Benutzerhandbuch

Die Integration von Adobe Acrobat Sign mit Microsoft Dynamics bietet eine sofort verfügbare Lösung zum Einholen von Signaturen für Formulare, Verträge, Vereinbarungen oder andere Dokumente. Die CRM-Integration von Acrobat Sign für Dynamics 365 bietet folgende Vorteile:

• Die Funktionen von Acrobat Sign werden in CRM-Datensätze wie Kontakte, Konten, Leads, Opportunities, Bestellungen, Rechnungen, Angebote, Verträge und alle benutzerdefinierten CRM-Entitäten integriert, die von Admins festgelegt werden.
• Die Umsetzung von Angeboten in Cash-Flow wird beschleunigt, indem Vereinbarungen sofort über Dynamics versendet werden.
• Daten werden aus Dynamics-Entitäten – beispielsweise Konten und Kontakten – in Vereinbarungen zusammengeführt und Daten, die im Rahmen des Signiervorgangs von Unterzeichnenden gesammelt wurden, werden zurück an Dynamics übertragen. Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics Online: Benutzerhandbuch
• Die Aktivierung auf Mobilgeräten erfolgt über den Vertriebshub (verfügbar in Dynamics 365, Version 9.0 und höher).
• Du profitierst von einem flexiblem Signaturverfahren, über das Empfänger überall, jederzeit und auf jedem Gerät Dokumente signieren können.
• Dokumente, die über Dynamics zum Signieren versendet wurden, werden verfolgt.
• Eliminierung der manuellen Schritte aus dem gesamten Prozess.

Im Benutzerhandbuch zu Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics Online wird erläutert, wie die Integration von Acrobat Sign für die Integration mit Microsoft Dynamics CRM (Online-Version 9.0 und höher) verwendet wird. Es enthält Anleitungen zu folgenden Themen:

• Zugriff auf Acrobat Sign in der Microsoft Dynamics CRM-Umgebung
• Vereinbarungen zum Signieren senden
• Vereinbarungen über Acrobat Sign-Hubs anzeigen und verwalten
• Vereinbarungsstatus überprüfen
• Status aktualisieren, Erinnerungen versenden und Vereinbarungen abbrechen

Zugriff auf Acrobat Sign

Acrobat Sign wird von Dynamics-Administratoren installiert und der Zugriff erfolgt über Sicherheitsrollen. Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics Online: Benutzerhandbuch

Über die Startseite von Acrobat Sign hast du Zugriff auf wichtige Funktionen.

Das Willkommensbanner enthält den Link Weitere Informationen, über den das Benutzerhandbuch (dieses Dokument) geöffnet wird. Der Link ist verfügbar, bis die benutzende Person mit der Generierung von Vereinbarungen beginnt.

Wenn du eine Vereinbarung erstellst, werden die Willkommensnachricht und der Link Weitere Informationen durch Links zu Vereinbarungsfiltern ersetzt.

Mithilfe der folgenden Optionen kannst du aktuelle Vereinbarungen anzeigen oder eine neue Vereinbarung zum Signieren versenden:

• Vereinbarungen in Bearbeitung: eine Liste aller Vereinbarungen, die von Benutzenden erstellt wurden und derzeit in Bearbeitung sind
  
• Warten auf dich: eine Liste der Vereinbarungen, bei denen derzeit deine Aufmerksamkeit als Empfänger gefragt ist
• Signaturen anfordern: ermöglicht das Erstellen neuer Vereinbarungen, die du zum Signieren versenden kannst

Hinweis: Wenn dir die Acrobat Sign-Option nicht auf der Startseite angezeigt wird, wende dich an deinen Dynamics-Administrator und fordere Zugriff an.

Microsoft Dynamics-Admins haben über die Startseite Zugriff auf die folgenden Admin-Tools:

• Datenzuordnung erstellen: eine Verknüpfung zur Erstellungsseite für Datenzuordnungen
  
• Wiederverwendbare Vorlage erstellen: eine Verknüpfung zur Erstellungsseite für Vereinbarungsvorlagen
  
• Benutzerzugriff gewähren: eine Verknüpfung zum Bereich Sicherheitsrollen im Installationshandbuch

Nachrichten, Warnungen und Fehlermeldungen anzeigen

Auf der Startseite von Acrobat Sign werden Meldungen, Warnungen und Fehler angezeigt, sofern vorhanden. Du kannst die Nachrichtendetails anzeigen und die Nachrichten schließen.

Vereinbarungen zum Signieren senden

Du kannst Vereinbarungen mithilfe einer der folgenden Methoden erstellen und zum Signieren versenden:

• Über eine Dynamics-Entität
• Über das Menü „+ (Neu)“
• Über die Seite „Vereinbarungen“

So sendest du Vereinbarungen über eine Dynamics-Entität:

So sendest du Vereinbarungen über Dynamics-Entitäten mithilfe von Vorlagen.

Microsoft Dynamics-Admins können wiederverwendbare Vorlagen für alle sich wiederholenden Prozesse mit einem vorhersehbaren Workflow erstellen. Diese Vorlagen werden in alphabetischer Reihenfolge im Untermenü Signaturen anfordern aufgeführt.

Wenn du eine Vereinbarungsvorlage verwendest, werden die vordefinierten Felder automatisch ausgefüllt und du musst nur Details für die Vereinbarungsempfänger und den Vereinbarungsnamen angeben und das Dokument hinzufügen, das signiert werden soll.

Dynamics-Administratoren haben die Möglichkeit, eine oder mehrere Vorlagen für eine beliebige Dynamics-Entität (Kontakt, Opportunity, Konto) zu erstellen, die die Vereinbarung vorkonfiguriert und den Aufwand der manuellen Konfiguration für den Absender reduziert.

Auf Vorlagen kann über das Symbol Mehr Befehle (…) in der Multifunktionsleiste zugegriffen werden.

So sendest du Vereinbarungen über das Menü + (Neu)

Wenn du den Entitätstyp kennst, der die Grundlage für die Erstellung einer Vorlage bildet, kannst du über das Menü „+ Neu“ schnell neue Vereinbarungen erstellen und versenden. Gehe hierzu folgendermaßen vor:

1. Wähle im oberen Menü das Symbol + (Neu) > Vereinbarung aus.
   Daraufhin wird der Bereich Schnellerstellung: Vereinbarung geöffnet.
2. Wähle die Entität (z. B. in diesem Fall Opportunity) aus, die der Vorlage zugeordnet ist, die du verwenden möchtest. 
   Dann werden zwei Nachschlagemöglichkeiten angezeigt, mit deren Hilfe du das mit der Vereinbarung zu verknüpfende Objekt und die gewünschte Vorlage auswählen kannst.
3. Wähle erst das Feld Opportunity auswählen und dann einen Datensatz aus den verfügbaren Optionen aus.
4. Wähle erst das Feld Vorlage auswählen und dann eine Vorlage aus der Liste der zugeordneten Vorlagen aus.
5. Wähle Speichern aus.

Die Vereinbarung wird basierend auf den Vorlagenwerten erstellt:

• Wenn die Vorlage keine Empfangenden enthält oder keine Datei angehängt ist, wird die Vereinbarung mit dem Status Entwurf erstellt.
• Wenn an die Vorlage zwar eine empfangende Person und eine Datei angehängt sind, für die Vorlage jedoch nicht die Option Senden mit einem Klick aktiviert ist, wird die Vereinbarung mit dem Status Entwurf erstellt.
• Wenn an die Vorlage eine empfangende Person und eine Datei angehängt sind und die Option Senden mit einem Klick aktiviert ist, wird die Vereinbarung automatisch zum Signieren versendet.

Vereinbarungen über Acrobat Sign-Hubs anzeigen und verwalten

Wenn dein Unternehmen Adobe Acrobat Sign for Dynamics Version 9.2 oder höher implementiert hat, hast du auch Zugriff auf die Adobe Acrobat Sign-Funktionen im Dynamics Sales Hub, Kundenservice-Hub und Außendienst.

Diese Hubs bieten dieselbe Funktionalität mit verbesserter Formatierung und ermöglichen den direkten Zugriff auf Smartphones, Tablets und andere Mobilgeräte.

Überprüfen des Vereinbarungsstatus

Der Status einer Vereinbarung gibt den aktuellen rechtlichen Stand an und wird regelmäßig in Dynamics aktualisiert. Die Statuswerte sind:

• Entwurf: eine Vereinbarung, die zwar erstellt, aber noch nicht versendet wurde
• Zur Signatur versandt: eine Vereinbarung, die derzeit aktiv signiert wird
• Signiert/Genehmigt: vollständig von allen Parteien abgeschlossen
• Abgebrochen: eine Vereinbarung, deren Signaturvorgang abgebrochen wurde, bevor alle Signaturen eingeholt werden konnten
• Abgelaufen: eine Vereinbarung, die nicht vor dem konfigurierten Ablaufdatum abgeschlossen wurde

Du kannst Vereinbarungen unkompliziert finden, indem du Entitäten prüfst, die der primären Entität zugewiesen sind, mit der du die Vereinbarung ursprünglich erstellt hast.

Wenn du beispielsweise eine Vereinbarung mithilfe eines Kontakts erstellt hast, kannst du überprüfen, welche Entitäten damit verknüpft sind, indem du zum Kontakt navigierst und dann Zugehörig > Vereinbarungen auswählst:

Im Beziehungsfenster wird das Vereinbarungsobjekt angezeigt. Wenn du dieses Objekt auswählst, wird die vollständige Liste aller Vereinbarungen geöffnet, die mit der Entität verknüpft sind.

Um den Status einer Vereinbarung anzuzeigen, kannst du zu Adobe Acrobat Sign > Vereinbarungen navigieren.

Alle Vereinbarungen werden unabhängig von der Entität in der Vereinbarungsliste auf der Vereinbarungsseite aufgeführt.

• Für signierte Vereinbarungen werden der Name, der Vereinbarungsstatus und die Daten der Vereinbarung angezeigt.
• Vereinbarungen im Status Abgelehnt, Zur Signatur versandt und Entwurf enthalten kein Datum für Signiert am, da sie noch nicht abgeschlossen wurden.
• Der Wert für Signiert am spiegelt wider, wann die Vereinbarung abgeschlossen und rechtsgültig signiert wurde. Inkrementelle Signaturen während des Signaturprozesses werden nicht wiedergegeben.

Status aktualisieren, Erinnerungen versenden und Vereinbarungen abbrechen

Für unsignierte Vereinbarungen stehen dir die folgenden Aktionen zur Verfügung:

• Status aktualisieren – aktive Abfrage des Acrobat Sign-Servers, um den aktuellen Status zu bestimmen.
• Erinnerung senden – sofortiges Versenden einer Erinnerungs-E-Mail an die aktuellen Unterzeichnenden der Vereinbarung.
• Vertrag abbrechen – Abbruch des Vertrags im System und Versenden einer entsprechenden Benachrichtigung an die Unterzeichnenden.