Adobe Acrobat Sign für Salesforce: Upgrade-Handbuch

Ab Version 21.0 gilt das Objekt SIGN_Signed_Agreement__c (Labelname: „Unterzeichnete Vereinbarung“) als veraltet.

Kunden, die gern die URL für unterzeichnete Vereinbarungen erhalten möchten, sollten den Aufruf REST API-Vereinbarung GET /agreementId}/combinedDocument/url verwenden

Hinweis: Die zurückgegebene URL des API-Aufrufs ist gesichert und nur für einen begrenzten Zeitraum nutzbar.

Im Folgenden findest du die neue Reihenfolge (ab Version 21.0), in der die Vereinbarung und die zugehörigen Objekte aktualisiert werden:

1. Anlagen 
2. Empfänger 
3. Vereinbarung (Status und andere Attribute)
4. Vereinbarungsereignisse
5. Chatter-Feeds

Ab Version 21.x werden alle asynchronen Prozesse (einschließlich automatischer Aktualisierungen und Datenzuordnungen) von der Future-Methode auf Queueable umgestellt. Dies ist der neue Ansatz, der von Salesforce empfohlen wird.

Aufgrund dieser Änderung schlagen alle Anpassungen in der Abonnentenorganisation, die im Rahmen der automatischen Aktualisierung und/oder Datenzuordnung Jobs zur Salesforce-Warteschlange hinzufügen, mit der Fehlermeldung „System.LimitException: Zu viele warteschlangenfähige Jobs zur Warteschlange hinzugefügt: 2“ fehl.

Dies geschieht, weil ein Warteschlangenprozess nur einen untergeordneten, warteschlangenfähigen Job hinzufügen kann, der bereits von Adobe Sign belegt ist (siehe Abschnitt Beschränkungen für Queueable Apex).

„Wenn du Jobs verkettest, kannst du nur einen Job aus einem ausgeführten Job mit „System.enqueueJob“ hinzufügen. Das bedeutet, dass für jeden übergeordneten, warteschlangenfähigen Job nur ein untergeordneter Job vorhanden sein kann. Das Starten mehrerer untergeordneter Jobs aus demselben warteschlangenfähigen Job wird nicht unterstützt.“

Das Symptom dieses Fehlers ist, dass sich der Vereinbarungsstatus nicht ändert und/oder die Datenzuordnung nicht korrekt ausgeführt wird. 

Um diesen Fehler zu beheben, suche nach dem auslösenden Auslöser, Prozessgenerator oder Workflow und deaktiviere ihn oder schalte ihn um, sodass ein synchroner Anruf verwendet wird, oder plane ihn in der Zukunft, z. B. 1 Stunde später.

• Der Vereinbarungsstatus wird jetzt aktualisiert, nachdem die Dokumente und Empfangenden aktualisiert wurden.
  Bis Version 21 wurde der Status zuvor festgelegt.

• Das Objekt „Signed Agreement“, in dem die Bild-URLs gespeichert sind, wird jetzt nicht mehr eingefügt.
  In Version 21 wurde es eingefügt, nachdem alle anderen Updates abgeschlossen waren.
• Die maximale Größe der Callout-Anforderung oder -Antwort für asynchronen Apex ist gemäß den Beschränkungen des Salesforce-Governors auf 12 MB beschränkt: https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.210.0.apexcode.meta/apexcode/apex_gov_limits.htm
  Dokumente, die größer als 12 MB sind, können aufgrund der oben genannten Begrenzung nicht von Sign abgerufen werden.

• Die Beschreibungen der Vereinbarungsereignisse stimmen jetzt mit der Beschreibung überein, die von der Sign-API und den Prüfberichten zurückgegeben wird.
• Der Update-Prozess wird jetzt als nativer (asynchroner) Apex-Batch-Prozess in Salesforce ausgeführt.
  Zuvor erfolgten Updates über API-Aufrufe außerhalb von Salesforce. Die Auslöser dieser Statusupdates, die die asynchronen Prozesse in Gang bringen, funktionieren nicht mehr, da Salesforce nur Aufrufe des laufenden asynchronen Prozesses erlaubt und keine Aufrufe eines anderen.
• Das Vereinbarungsobjekt wird jetzt in einer einzigen Transaktion aktualisiert.
  Vor Version 21 wurden die Updates der Vereinbarungsattribute in separate Aktualisierungsaufrufe aufgeteilt.
• Updates sind jetzt zuverlässiger, da das Sign-Backend fehlgeschlagene Ereignisse so oft erneut versucht, wie festgelegt.
  Vor v21 konnten fehlgeschlagene Vereinbarungen nur durch manuelle Updates aus Salesforce heraus abgerufen werden.
• Manuelle Updates umfassen jetzt alle Aspekte der Vereinbarungen, einschließlich zugehöriger Objekte.
• Push-Vereinbarungen werden jetzt im asynchronen Modus ausgeführt und es werden andere Attribute aktualisiert – ganz wie bei regulären Updates.
• Es gibt neue Einstellungen, mit denen Updates der verschiedenen Vereinbarungsattribute aktiviert und deaktiviert werden können.
• Wenn ein signiertes PDF-Dokument in Salesforce gespeichert wird, kann kein Deskriptor (signiert oder genehmigt) mehr am Ende des PDF-Dateinamens angehängt werden.

Führe nach Abschluss des Upgrades die folgenden Schritte aus, um die OAuth-Verbindung mit Acrobat Sign wiederherzustellen:

1. Wähle die Registerkarte Adobe Acrobat Sign-Admin aus.
2. Wähle Automatische Statusaktualisierungen aktivieren aus.
3. Wähle Aktivieren aus.
4. Wähle Zulassen aus.

In v20 mussten Rückrufbenutzer*innen in Salesforce keine lizenzierten Adobe Sign-Benutzer*innen sein. 

Im Rahmen der Verbesserungen der Push-Zuordnung in v21 müssen Rückrufbenutzer*innen eine aktive User-ID für das Acrobat Sign-Konto haben, das mit der Salesforce-Organisation verbunden ist.

v20-Kund*innen, die die Push-Zuordnung verwenden, müssen vor dem Upgrade darauf achten, dass die Rückrufbenutzer*innen bereits in Adobe Sign bereitgestellt wurden. Andernfalls funktioniert die Push-Zuordnung nach einem Upgrade auf v21 nicht mehr (bis die Benutzenden bereitgestellt werden).

Die Funktionalität der Push-Zuordnung, die verknüpfte Objekte mithilfe der Einstellung „Kontaktkonto/Kontakt-Opportunity kopieren“ automatisch verknüpft hat, wurde erweitert, sodass sie nun auch aus Salesforce gesendete Vereinbarungen beinhaltet.

• Aus Salesforce gesendete Vereinbarungen kopieren beispielsweise die erste Opportunity-Suche des*der Kontaktempfänger*in in die Opportunity-Suche der Vereinbarung und die erste Kontosuche des*der Kontaktempfänger*in in die Kontosuche der Vereinbarung, wenn die gesendeten Vereinbarungen kein verknüpftes Konto/keine verknüpfte Opportunity enthalten.

Vor v21 wurden Chatter-Feeds nur dann ausgefüllt, wenn die Vereinbarung in Salesforce gesendet wurde.

In diesem Update wird der Chatter-Feed erweitert und enthält nun auch Vereinbarungen, die außerhalb von Salesforce gesendet wurden (Push-Vereinbarungen).

Vor v21 hat die Vereinbarungsansicht das PDF-Bild und die URL erst aktualisiert, nachdem der erste Empfänger die zugehörige Aktion abgeschlossen hatte.

Von nun an werden das Bild und die URL früher aktualisiert, wenn sie den Status Vorausfüllung haben oder wenn sie für den ersten Empfänger den Status Übermittelt für Unterschrift haben.

Für die Aktivierung dieser Funktionalität ist keine Konfiguration erforderlich.

Der neu eingeführte Vereinbarungsstatus Warten auf meine Delegierung gibt an, wenn eine Vereinbarung darauf wartet, dass der Absender das aktuelle Empfängerrecht delegiert.

Für die Aktivierung dieses Status ist keine Konfiguration erforderlich.

Die Vereinbarungsvorlage enthält das Feld „Tage bis zum Ablauf“ (echosign_dev1__Days_Until_Expiration__c).  Dies ist ein numerisches Feld und gilt in v21 als veraltet.

Das neue Feld „Tage bis zum Ablauf“ (API-Name: echosign_dev1__Days_Until_Expiration2__c) wurde hinzugefügt. Dies ist jedoch ein Textfeld, wodurch es auf andere Felder im Masterobjekt verweisen kann (z. B. {!Expiry_Date__c}).

Bei einem Upgrade von einer vorherigen Version werden die dem alten Ablauffeld zugeordneten Formulardaten automatisch in das neue Feld kopiert. Demzufolge ist keine direkte Aktion erforderlich.

Die Felder Konto, Opportunity,   und Vertrag sind auf der Vorlagenseite nicht mehr verfügbar.

Administratoren können diese Felder in der Vorlage mithilfe der Funktion Daten Vereinbarungsfeldern zuordnen konfigurieren.

Zuvor konnten Absender*innen ihre absolute Position in der Signaturliste als „Absender*in signiert zuerst“ oder „Absender*in signiert zuletzt“ definieren.

Dieses Feld ist auf den Seiten „Neue Vorlage“ nicht mehr verfügbar. Absendende haben die Möglichkeit, sich selbst an einer beliebigen Position der Signaturliste einzufügen.

Der Schalter zum Steuern des Signatur-Gesamtflusses als „Sequenziell“ oder „Parallel“ wurde entfernt.

Der neue Vorlagenstil ermöglicht einen vollständig konfigurierbaren Workflow, der komplett sequenziell (Unterzeichnerindex 1 bis 1+N), parallel (alle Unterzeichnerindizes sind 1) oder eine Mischung aus sequenziell und parallel sein kann, wobei der Signaturindex für den speziellen Workflow konfiguriert ist.

In v21 gelten fünf Einstellungen als veraltet. Alle Einstellungen befanden sich im Bereich Adobe Sign-Einstellungen unter Benutzerdefinierte Einstellungen.

Die fünf Einstellungen lauten wie folgt:

• Audit-PDF zur Anhangliste hinzufügen: Aktiviere diese Einstellung, damit die PDF-Datei mit dem Audit-Verlauf an den Vereinbarungsdatensatz angehängt wird, nachdem die Vereinbarung signiert wurde.
• Signierte PDF als separate Anhänge hinzufügen: Aktiviere diese Einstellung, um die PDF mit den signierten Vereinbarungen als separate Anhänge hinzuzufügen, wenn mehrere Dokumente in einer einzelnen Transaktion gesendet werden. Wenn du die signierte Vereinbarung nicht mehr als zusammengeführte PDF erhalten möchtest, wende dich an den Adobe-Kundendienst. 
• Unterstützungsdateien zur Anhangliste hinzufügen: Aktiviere diese Einstellung, damit die PDFs mit den unterstützenden Dokumenten an den Vereinbarungsdatensatz angehängt werden, nachdem die Vereinbarung signiert wurde. Durch die Felder für unterstützende Dokumente in der Vereinbarung können die Unterzeichner unterstützende Dokumente hochladen und an die Vereinbarungstransaktion anhängen.
• Link zu signierter PDF für übertragene Vereinbarungen hinzufügen (standardmäßig aktiviert): Diese Einstellung gilt nur für übertragene Vereinbarungen, die außerhalb von Salesforce gesendet wurden. Aktiviere diese Einstellung, um dem Vereinbarungsdatensatz einen Link zur signierten PDF hinzuzufügen.
• Signierte PDF für übertragene Vereinbarungen hinzufügen (standardmäßig aktiviert): Die Einstellung gilt für Vereinbarungen, die außerhalb von Salesforce gesendet und an Salesforce übertragen wurden. Aktiviere diese Einstellung, um dem Vereinbarungsdatensatz die signierte PDF-Datei als Anhang hinzuzufügen.

Kunden, die die oben genannten Einstellungen verwenden, können die neue Einstellung unter Aktualisierungseinstellungen für Adobe Sign-Vereinbarungen konfigurieren.