Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics 365 On-Premises: Installationshandbuch

Admin-Tools

Die folgenden Werkzeuge werden häufig von Admins verwendet, um einen größeren Nutzen aus dem Adobe Acrobat Sign-Dienst zu ziehen:

• Neue Datenzuordnung erstellen: Öffnet die Oberfläche Neue Datenzuordnung.
• Neue Vereinbarungsvorlage erstellen: Öffnet die Oberfläche Neue Vereinbarungsvorlage.
• Benutzerzugriff ändern: Eine Verknüpfung zur Konfigurationsanleitung – Abschnitt „Benutzer verwalten“.

Optionale Konfigurationen

• Automatische Bereitstellung von Benutzenden aktivieren: Ist diese Option aktiviert, werden für neue Benutzende, die Zugriff auf die Adobe Acrobat Sign-Entität erhalten, automatisch auch Konten für die erste Anmeldung im Adobe Acrobat Sign-System erstellt.  Diese Bereitstellung basiert auf der primären E-Mail-Adresse der Benutzenden und wird im Hintergrund durchgeführt, ohne dass Benutzende oder Kontoadmins eingreifen müssen.

• Signierte Dokumente an Vereinbarungsentität anhängen: Mit dieser Option wird eine PDF-Kopie des fertigen Dokuments zurück in Dynamics gepusht und (im Abschnitt „Hinweise“) an den Vereinbarungsdatensatz angehängt.  Es handelt sich dabei um eine Kopie des verbindlichen Originals, das auf den Servern von Adobe Acrobat Sign gespeichert wird.
• Kombiniertes Audit-Protokoll an signierte Vereinbarung anhängen: Bei Aktivierung dieser Funktion wird die PDF-Datei des Audit-Protokolls aus Adobe Acrobat Sign (im Abschnitt „Hinweise“) an den Vereinbarungsdatensatz angehängt, sobald die Vereinbarung signiert/abgeschlossen wurde. Im Prüfprotokoll werden alle Ereignisse (Ansicht, Signatur, Delegierung usw.) der Vereinbarung sowie eine Zeitleiste der Ereignisse aufgezeichnet. Außerdem enthält das Dokument die IP-Adressen, die den Ereignissen zugeordnet sind.
• Audit-Protokoll anhängen: Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird der Audit-Bericht als separate Datei an den Vereinbarungsdatensatz angehängt (im Abschnitt „Hinweise“).
  
• Dokumentvorschaubilder anzeigen: Wenn diese Option aktiviert ist, wird dem Datensatz ein Bild des signierten/abgeschlossenen Dokuments hinzugefügt, damit es angezeigt werden kann, ohne dass hierfür eine PDF-Datei heruntergeladen und geöffnet werden muss. Dieses Bild wird am unteren Rand des Vereinbarungsdatensatzes angezeigt.
• Aktivieren von Aktivitäts-Feeds in Adobe-Vereinbarungsentitäten: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Aktivitäts-Feeds für die Vereinbarungsentität aktiviert.
  

Ressourcen

Eine Liste der am häufigsten verwendeten Ressourcen:

• Konfigurationsanleitung – Dieses Dokument
• Benutzerhandbuch – Das Handbuch, mit dessen Hilfe Benutzende den grundlegenden Arbeitsablauf zum Senden und Verwalten ihrer Vereinbarungen nachvollziehen können.
• Adobe Acrobat Sign in Dynamics Workflows: das Handbuch für die Workflow-Assets für Adobe Acrobat Sign
• Aktuelle Versionshinweise: Versionshinweise für die aktuelle Version von Adobe Acrobat Sign für MS Dynamics

Eine Datenzuordnung kann die Generierung von Vereinbarungen erheblich erleichtern und gewährleistet, dass Dokumente den passenden Feldinhalt aufweisen. Es werden somit von Menschen gemachte Fehler vermieden, indem Feldwerte direkt aus Dynamics CRM bezogen werden.

Zusätzlich können mittels der Zuordnung neue Inhalte abgeschlossener Vereinbarungen in Dynamics zurückgepusht werden, sodass deinCRM-System stets aktuell ist, ohne dass du Daten manuell anpassen musst.  

Kurzer Hinweis zu Formular-/Text-Tags

Für eine erfolgreiche Zuordnung ist es erforderlich, dass du über vorgefertigte Formulare mit definierten Feldnamen verfügst, sodass die CRM-Felder logisch mit den Formularfeldern in Adobe Acrobat Sign verknüpft werden. 

Unten siehst du ein Beispiel für ein einfaches Formular. Die Felder werden durch die geschweiften Klammern auf beiden Seiten (diese legen die Feldbreite fest) sowie den Feldnamen (die Zeichenfolge in den geschweiften Klammern) definiert. 

In Text-Tags können neben dem Namenswert zusätzliche Argumente eingefügt werden, darunter Überprüfungen, Berechnungen und reguläre Ausdrücke. Eine ausführliche Erläuterung der Formelerstellung findest du hier. Mithilfe dieser Formeln kann die Qualität der während des Signaturvorgangs aufgezeichneten Daten dramatisch verbessert werden.

Es ist auch möglich, Formulare im PDF-Format zu erstellen.

Definieren einer Datenzuordnungsvorlage

Für die Konfiguration der Datenzuordnung existieren zwei Zugriffspunkte.

Erste Möglichkeit: Navigiere zu Adobe Acrobat Sign > Datenzuordnung.

Daraufhin wird die Seite Datenzuordnungen geladen. Dabei handelt es sich um eine Liste aller vorhandenen Datenzuordnungen, die überprüfen, bearbeiten oder löschen können.

• Klicke auf in der oberen linken Ecke auf +Neu, um auf die Seite Neue Datenzuordnung zuzugreifen.

Bei der zweiten Methode klicke auf der Seite Verwaltungseinstellungen auf den Link Neue Datenzuordnung erstellen.

Dieser Link umgeht die Auflistung aller Datenzuordnungen und führt direkt zu der Seite Neue Datenzuordnung.

Das Laden der Seite Neue Datenzuordnung kann einen Moment dauern. Wenn das Feld Entität erweitert wird, ist das Laden der Seite abgeschlossen.

1. Gib einen eindeutigen Namen für deine Datenzuordnung ein.

2. Lege die Vorlage als Standardvorlage für diese Entität fest (oder nicht).

3. Wähle die CRM-Entität aus der Dropdownliste aus.

• So wird die Anzahl der für die Zuordnung verfügbaren Felder auf die der soeben ausgewählten Entität begrenzt.
• Es ist möglich, mehrere Datenzuordnungen pro Entität zu erstellen.
• Sobald ein Entitätswert festgelegt wurde, kann er nicht mehr geändert werden.

Wenn der Wert für die Entität festgelegt wurde, wird die Registerkarte Datenzuordnung angezeigt. Klicke auf diese Registerkarte, um auf die Tools für die Feldzuordnung zuzugreifen:

Verknüpfen von Dynamics CRM-Feldern mit Adobe Acrobat Sign-Feldnamen

Du kannst nun mit dem Erstellen von Beziehungen zwischen Dynamics CRM-Feldnamen und den von dir definierten Adobe Acrobat Sign-Feldnamen beginnen. Datenzuordnungen werden basierend auf dem Datenfluss konfiguriert:

• CRM-DATEN ZU ADOBE ACROBAT SIGN-VEREINBARUNG ZUORDNEN: füllt die Felder im Formular mit den Feldwerten aus, die zu der definierten Dynamics-Entität gehören
  • Es ist möglich, Gruppen alternativer CRM-Feldwerte zu erstellen (sogenannte „Jagdgruppen“), mit denen versucht wird, die Formularfelder in Adobe Acrobat Sign automatisch auszufüllen. Jedes Mitglied dieser Gruppe wird geprüft, bis ein Wert gefunden und eingefügt wird, der nicht null ist (siehe unten).
• ADOBE ACROBAT SIGN-VEREINBARUNGSDATEN ZU CRM-DATEN ZUORDNEN – Füllt leere Felder der Dynamics-Entität mithilfe von Formularfeldwerten aus, die über den Signierungsprozess bezogen wurden (sobald die Vereinbarung abgeschlossen ist).
  • Standardmäßig überträgt Adobe Acrobat Sign keine neuen Werte in ein bereits ausgefülltes CRM-Feld.
  • Es ist jedoch möglich, die Beziehung der Datenzuordnung so zu definieren, dass der Inhaltsschutz umgangen wird und vorhandene Feldwerte durch neue Inhalte aus dem signierten Formular ersetzt werden.

Informationen zu Datentypen

Adobe Acrobat Sign-Datenzuordnungen unterstützen folgende Datentypen:

• Text – Textformularfelder werden in CRM als „Einzelne Textzeile“ unterstützt.
• Boolean (zwei Optionen) – Kontrollkästchen werden für CRM-Boolean-Felder unterstützt.

○ Wenn Dropdown- oder Optionsschaltflächen für CRM-Boolean-Felder verwendet werden, schlägt die Zuordnung von CRM zu Adobe Acrobat Sign möglicherweise fehl.  Die Zuordnung von Adobe Acrobat Sign zu CRM funktioniert weiterhin.

• Optionssatz – Dropdownlisten und Optionsschaltflächen werden als CRM-Optionssatzfelder unterstützt.

Verknüpfen von Feldern (CRM-Daten mit der Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung):

• Wähle das CRM-Feld aus der Dropdown-Liste Attribut aus.
• Gib den Formularfeldnamen aus Adobe Acrobat Sign in das Eingabefeld für das Vereinbarungsfeld ein.
• (Optional) Aktiviere das Kontrollkästchen Umgekehrte Zuordnung hinzufügen, wenn du diese Feldzuordnung auch von Adobe Acrobat Sign zu CRM vornehmen möchtest.
• (Optional) Aktiviere das Kontrollkästchen Überschreiben, wenn du bestehende Inhalte im CRM-Feld ignorieren und mit neuen Inhalten aus dem Adobe Acrobat Sign-Feld ausfüllen möchtest.
• Klicke auf Hinzufügen.

Die neue Feldbeziehung wird einige Sekunden verarbeitet, anschließend werden die Felder in Einklang mit den Füllvorgaben vervollständigt.  

Wenn du die umgekehrte Zuordnung aktiviert hast, werden anhand der festgelegten Beziehungen auch die Konfigurationsfelder in Adobe Acrobat Sign zu CRM ausgefüllt.

Hast du dich für die Aufhebung des Inhaltsschutzes entschieden, wird dies im Beziehungsdatensatz angegeben.

Verknüpfen von Feldern (Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung mit CRM-Daten):

Der Vorgang für die einzelne Zuordnung von Adobe zu CRM entspricht dem oben beschriebenen Verfahren mit dem Unterschied, dass keine Option zum Hinzufügen einer umgekehrten Zuordnung vorhanden ist.

Löschen zugeordneter Beziehungen

Du kannst eine oder mehrere zugeordnete Beziehungen wie folgt löschen:

• Wähle die zu löschenden Datensätze aus, indem du das Kontrollkästchen auf der linken Seite des jeweiligen Datensatzes aktivierst.
• Klicke oben rechts in der Liste auf das Symbol Weitere Befehle und wähle Löschen aus.

Alternative Feldbeziehungen (Jagdgruppe)

Wenn du in einem Formular von Adobe Acrobat Sign ein Feld festlegst, das durch mehrere CRM-Felder ausgefüllt werden könnte, kannst du eine geordnete Liste (Jagdgruppe) der CRM-Attribute erstellen, die für das Ausfüllen des Feldes von Adobe Acrobat Sign verwendet werden sollen.

Beispiel: Das CRM-Feld Vorname ist dem Formularfeld FName zugeordnet. Ordne dann auch das CRM-Feld Yomi-Vorname demselben Formularfeldnamen zu.  Die Anwendung versucht zunächst, das Feld mit dem Inhalt aus dem Feld Vorname zu füllen. Findet sich in diesem Feld kein Inhalt, versucht Adobe Acrobat Sign, Inhalt aus dem Feld Yomi-Vorname zu beziehen. Wurde in keinem Element der Jagdgruppe Inhalt erfasst, wird das Feld leer gelassen.

Definieren der Jagdgruppe:

• Erstelle eine CRM-zu-Adobe-Acrobat-Sign-Beziehung zwischen deinem primären CRM-Attribut und dem Adobe Acrobat Sign-Formularfeldnamen.
• Wurde der erste Datensatz erfasst, ändere das CRM-Attribut zum sekundären CRM-Attribut und füge diese Beziehung hinzu. 

• Klicke auf OK, wenn du gefragt wirst, ob die alternative Zuordnung vorgenommen werden soll.

Wurde der Datensatz im System aktualisiert, siehst du, dass die Datensätze so geändert wurden, dass ein Präfix vor dem Entitäts-Attribut erscheint:

• Das Symbol # erscheint vor dem primären/Standardattribut.   Dieses Feld ist immer das erste Feld, dessen Inhalt geprüft wird.
• Die folgenden Beziehungen werden von 1 bis N nummeriert. Die erste alternative Feldbeziehung wird durch die Zahl (1) gekennzeichnet und ist immer das erste Feld, dessen Inhalt geprüft wird.  (2) gibt das zweite alternative Feld an und so weiter. 

Hinzufügen von Anhängen zu verwandten Entitäten

Wenn eine Vereinbarung signiert und vervollständigt wurde, erstellt Adobe Acrobat Sign eine PDF-Ausführung der Vereinbarung sowie ein Prüfprotokoll des Signiervorgangs. Es ist möglich, diese Dokumente als PDF-Dateien an eine beliebige andere CRM-Entität anzuhängen, die mit der übergeordneten Entität der Vorlage verknüpft ist.

Im Abschnitt SIGNIERTE VEREINBARUNG UND PRÜFPROTOKOLL ZU CRM-ENTITÄT ZUORDNEN der Vorlagenseite findest du drei Dokumenttypen, die in einem Dropdownmenü verfügbar sind:

• Signierte PDF-Datei – der Volltext des signierten Dokuments Es handelt sich dabei um eine Kopie des verbindlichen Originals, das auf den Servern von Adobe Acrobat Sign gespeichert wird.
• Prüfprotokoll – eine vollständige Aufzählung aller Ereignisse (Signieren, Delegation usw.) sowie der zugehörigen Metadaten (Zeit/Datum, IP-Adresse usw.)
• Kombinierte PDF – Beide Dokumente werden in einer PDF-Datei kombiniert und angehängt.

Du kannst eine oder mehrere Dateien an beliebige verwandte Entitäten anhängen, diese müssen jedoch einzeln zugeordnet werden.

Zuordnen eines Anhangs:

• Wähle den gewünschten Dokumenttyp aus der Dropdownliste aus.
• Wähle in der Dropdownliste An CRM-Datensatz anhängen die Entität aus, an die du das Dokument pushen möchtest.
  • Es werden nur Entitäten mit einer festgelegten Beziehung zur übergeordneten Entität aufgeführt.
• Klicke auf Hinzufügen.

Anhangsbeziehungen werden in den Konfigurationseinstellungen aufgeführt.

Löschen eines Anhangs

So löschst du einen Anlagendatensatz:

• Wähle die zu löschenden Datensätze aus, indem du das Kontrollkästchen auf der linken Seite des jeweiligen Datensatzes aktivierst.
• Klicke auf das Symbol für weitere Befehle und wähle die Option Löschen aus.

Als Adobe Acrobat Sign-Admin kannst du in der Dynamics-Umgebung Vereinbarungsvorlagen erstellen, die einen Großteil der Vereinbarungsfelder vorkonfigurieren, Dateien anhängen und die Vereinbarung mit einer relevanten Datenzuordnung verknüpfen.

Vorlagen sind an eine Dynamics-Entität gebunden und stehen für Vereinbarungen zur Verfügung, die über diese Entität gesendet werden, sofern diese den Status Aktiv aufweist.

Wie bei der Datenzuordnung gibt es zwei Zugriffspunkte zum Konfigurieren einer neuen Vereinbarungsvorlage:

Die erste Möglichkeit ist die Navigation Wechsle zu Adobe Acrobat Sign > Vereinbarungsvorlagen.

Dadurch wird die Seite Vereinbarungsvorlagen geladen, auf der alle vorhandenen Vorlagen aufgeführt sind, die du überprüfen, bearbeiten oder löschen kannst.

• Klicke in der oberen linken Ecke des Bildschirms auf + Neu, um eine neue Vorlage zu starten.

Bei der zweiten Methode klicke auf der Seite Verwaltungseinstellungen auf den Link Neue Vereinbarungsvorlage erstellen.

Dieser Link umgeht die Auflistung aller Vereinbarungsvorlagen und führt direkt zu der Seite Neue Vereinbarungsvorlage.

Wenn die Seite Neue Vereinbarungsvorlage geöffnet wird:

• Gib einen intuitiven Namen für die Vorlage an, damit Benutzer wissen, wann sie verwendet wird.
• Identifiziere die Entität, mit der die Vorlage verknüpft werden soll.
  • Die Entität kann später nicht mehr geändert werden.
  • Sobald die Entität ausgewählt wurde, wird die Vorlage gespeichert, und die vollständige Vereinbarungsvorlage wird geladen.

Die Vereinbarungsvorlage verfügt über vier Registerkarten mit jeweils bearbeitbaren Werten, die du konfigurieren kannst:

• Vorlagendetails – Definiert die Beziehung zwischen den Hauptobjekten und gibt an, ob die Vorlage aktiv ist
• Empfänger – Lässt einen vorkonfigurierten Signaturpfad für die Vorlage zu
• Vereinbarungsdetails – Enthält die Elemente der Einzelvereinbarung
  
• Verwandt – Eine Liste der zugehörigen Objekte

Vorlagendetails

Unter den Vorlagendetails wird die Beziehung zwischen der Vorlagenentität und der Datenzuordnung für die betreffende Vorlage angezeigt.

Der Name der Vorlage wird ganz oben in großer Schrift angezeigt.

• Vorlagenname – Der Name der Vorlage. Dieser ist identisch mit dem Namen oben auf der Seite.
• Primäre Entität – Vorlagen sind an eine einzelne Entität in Dynamics gebunden. Die angegebene Entität ist die einzige, der diese Vorlage angezeigt wird.
  • Dieser Wert wird gesperrt, sobald die Vereinbarung erstellt wird.
• Datenzuordnung – Dieses Feld gibt den Namen der Datenzuordnung an, die mit der Vorlage verbunden ist.

• Aktiv – Dieses Kontrollkästchen gibt an, ob die Vorlage für Benutzer verfügbar ist, die eine Vereinbarung über die primäre Entität senden.
• Senden mit einem Klick – Ist diese Option aktiviert, sendet die Vorlage die Vereinbarung automatisch, wenn die Vorlage ausgewählt wird.
  • Zum Beispiel:  Du hast eine Vorlage für eine Geheimhaltungserklärung mit „Kontakt“ als primäre Entität erstellt und der Empfängerbereich ist so konfiguriert, dass er die E-Mail-Adresse des Kontakts importiert.
    • Der Absender muss nur über den gewünschten Kontakt die Vorlage für die Geheimhaltungserklärung auswählen. Die Konfigurationsphase wird übersprungen und die Vereinbarung wird ohne weitere Interaktion versendet.
    • Wenn kein Empfänger konfiguriert ist, wird die Ein-Klick-Option ignoriert, und die Vereinbarung wird zur manuellen Konfiguration geöffnet.

Empfänger

Der Abschnitt Empfänger enthält die Liste und Signierreihenfolge der Empfänger, die du für die Vorlage vorkonfigurieren möchtest.

Empfänger – du kannst eine Empfängerliste in eine Vorlage fest integrieren, indem du rechts oben im Fenster auf das Symbol Neuer Empfänger klickst. Hierdurch wird ein Popupfenster mit Konfigurationsoptionen geöffnet.

• Standardmäßig wird die Empfängerliste leer gelassen und muss vom Absender beim Konfigurieren der Vereinbarung manuell ausgefüllt werden.
• Das Hinzufügen eines Standardempfängers ist nur per Klick auf Neuer Empfänger und anschließendem Speichern der angezeigten Standardwerte möglich, während die Option Aus primärer Entität erstellen aktiviert ist.

• Mit der Option Standardüberprüfung überschreiben kannst du die standardmäßige Prüfmethode (die im Bereich Sicherheit festgelegt wurde) umgehen und eine andere Prüfmethode nur für diesen Empfänger festlegen.

• Um zusätzliche Empfänger (z. B. für einen internen Gegenzeichnungsprozess) oder Empfänger, die nicht am Signaturprozess beteiligt sind, hinzuzufügen, musst du nur das Kontrollkästchen Aus primärer Entität erstellen deaktivieren und dann den Empfänger definieren. Diese Vorgehensweise eignet sich perfekt, um Vereinbarungen im CC an Teams zu senden, die nur die endgültigen Dokumente verwalten müssen.

Vereinbarungsdetails

Der Abschnitt Vereinbarungsdetails enthält vier Abschnitte:

• Nachrichtendetails –Der Vereinbarungsname und die globale Nachricht, die jeder Empfänger in der E-Mail „Bitte signieren“ sieht
• Angehängte Dateien – Die Dateien, die zur Signatur gesendet werden
  
• Vereinbarungsoptionen – Optionen für die Konfiguration der Vereinbarung
  
• Sicherheitsoptionen – Die Option zum Sichern der PDF-Datei mit einem Kennwort

Nachrichtendetails

• Vereinbarungsname: Der Vereinbarungsname wird im Benachrichtigungsvorgang verwendet und taucht in der E-Mail-Betreffzeile, in Fettschrift im Haupttext der E-Mail sowie in kleiner Schrift in der Kurzfassung auf (unten gelb hervorgehoben).
• Nachricht: Im Nachrichtenfeld kannst du beliebige Nachrichten oder Anweisungen für den Unterzeichner eingeben (unten grün hervorgehoben).

Dateien anhängen

In diesem Bereich kannst du vorab eine Datei an die Vereinbarung anhängen. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für eine Geheimhaltungserklärung erstellen, können Sie die Geheimhaltungserklärung Ihres Unternehmens direkt in die Vorlage einfügen, damit der Absender dies nicht übernehmen muss.

Vereinbarungsoptionen:

• Signaturen vor dem Senden in der Vorschau anzeigen und positionieren – Wenn du diese Option aktivierst, wird die Vereinbarung automatisch in der Bearbeitungsumgebung geöffnet, sodass der Absender Formularfelder platzieren kann.
• Vereinbarungsablauf – Ist diese Option aktiviert, wird durch ein Ablaufdatum bestimmt, wann die Vereinbarung nicht länger zur Signatur bereitsteht.
  • Tage bis zum Vereinbarungsablauf – Mit dieser Einstellung wird festgelegt, wie viele Tage die Vereinbarung weiter signiert werden kann, wenn die Funktion Vereinbarungsablauf aktiviert ist.
• Zielseite nach Signatur hinzufügen – Wenn diese Option aktiviert ist, kannst du angeben, an welche URL der Empfänger weitergeleitet werden soll, nachdem seine Interaktion mit der Vereinbarung abgeschlossen ist.
  • Zielseite nach Signatur – Dieses Feld enthält die URL für die Seite, an die du Empfänger umleiten möchtest, wenn die Option Zielseite nach Signatur hinzufügen aktiviert ist.
  • Verzögerung in Sekunden für Umleitung – Definiere, nach wie vielen Sekunden Wartezeit der Empfänger an deine Landingpage umgeleitet werden soll.
    
• Persönliches Signieren erforderlich – Muss der Unterzeichner im lokalen System oder auf dem Tablet des Absenders signieren, ohne das Dokument per E-Mail zu erhalten, kann die Signatur mithilfe dieser Option gehostet werden.
• Meine Signatur erforderlich – Wird verwendet, wenn der Absender Teil des Signaturvorgangs ist
  • Der Absender muss zuerst oder zuletzt signieren oder der einzige Unterzeichner sein.
  • Die Signierreihenfolge entspricht der Einstellung unter Eingegebene Reihenfolge.

• Signierreihenfolge – Wähle zwischen zwei Arbeitsabläufen für die Signatur deines Dokuments aus.
  • Beliebige Reihenfolge – Benachrichtigt alle Unterzeichner gleichzeitig und ermöglicht ihnen die Signatur, ohne auf andere Personen warten zu müssen.
  • Eingegebene Reihenfolge – Erzwingt eine strenge Signierreihenfolge basierend auf der Reihenfolge, in der die Unterzeichner in der Vereinbarung definiert sind.
• Signaturart – Wähle das Format aus, in dem das Dokument signiert werden soll.
  • ESIGN leitet deine Vereinbarung zur elektronischen Signatur per E-Mail weiter und es wird erwartet, dass die Unterzeichner eine elektronische Signatur leisten.
  • HANDSCHRIFTLICH stellt deine Dokumente per E-Mail zu und fordert die Unterzeichner auf, das Dokument auszudrucken und den Ausdruck handschriftlich zu signieren. Das signierte Dokument müssen sie dann mithilfe desselben E-Mail-Links in das Adobe Acrobat Sign-System hochladen.
• Empfängererinnerungen planen – Definiert einen Erinnerungszyklus für die Transaktion. Erinnerungen können täglich oder wöchentlich an den aktuellen Empfänger gesendet werden.
• Signierungssprache – Mit dieser Einstellung wird die Sprache festgelegt, die für das Versenden der Vereinbarung an Unterzeichner verwendet wird.  Sämtliche E-Mails und Bildschirmanweisungen für die Unterzeichner werden in der gewählten Sprache angezeigt.

Sicherheitsoptionen

In diesem Bereich werden die standardmäßige Prüfmethode für die Empfänger sowie das optionale Kennwort für das endgültige PDF-Dokument definiert.

• Kennwort zum Öffnen der signierten PDF festlegen – Aktiviere diese Option, wenn du das finale Dokument durch ein Kennwort schützen möchtest, um unzulässige Zugriffe zu verhindern.
• Identitätsbestätigung – Definiert die Zweifaktorprüfung, um den Empfänger zu authentifizieren.
  • E-Mail – Es wird keine Zweifaktorprüfung angewendet.
  • Kennwort – Standardfeld für ein alphanumerisches Kennwort. Wird dieses Feld verwendet, muss der Absender den Unterzeichnern das Kennwort gesondert mitteilen.
  • Wissensdatenbank  – Die wissensbasierte Authentifizierung nutzt öffentliche Datenbanken, um dem Unterzeichner einige Fragen über dessen Vergangenheit zu stellen, die seine Identität bestätigen sollen.
  • Web-Identität – Es werden soziale Medien dazu verwendet, eine zweite Authentifizierung durchzuführen.

Das Hub-Dashboard bietet dir einen schnellen grafischen Bericht über die mit deinem Benutzer verknüpften Vereinbarungen.

Anhand der Berichte kannst du jedes Element aufschlüsseln und neue Diagramme erstellen, die für diese Teilmenge von Daten spezifisch sind.

Die Seite ist in drei Standardabschnitte unterteilt:

• Vereinbarungen nach Status
• Vereinbarungsstatus nach Monat
• In dieser Woche versendete Vereinbarungen

Im Abschnitt „Vereinbarungen“ findest du eine vollständige Liste deiner Vereinbarungen sowie die Möglichkeit, die Vereinbarungen nach ihren Metadaten (Status, Erstellungsdatum, Signaturdatum usw.) zu sortieren.

Bei Bedarf ist es auch möglich, eine neue Vereinbarung zu erstellen.

Benutzer, die Zugriff auf Datenzuordnungen haben, können bestehende Datenzuordnungen sortieren, überprüfen und bearbeiten.

Es können auch neue Datenzuordnungen erstellt werden.

Benutzer, die die Systemberechtigung für den Zugriff auf Vorlagen haben, können vorhandene Vorlagen überprüfen, sortieren und bearbeiten.

Es können auch neue Vereinbarungsvorlagen erstellt werden.

Dynamics-Admins können auf die Einstellungen auf Admin-Ebene für die Adobe Acrobat Sign-Integration zugreifen und diese bearbeiten.

Einige integrierte CRM-Entitäten sind auch im Adobe Acrobat Sign-Paket enthalten, mit dem du deine Vereinbarungen verknüpfen kannst:

• Kontakte
• Kunden
• Leads
• Opportunities
• Angebote
• Rechnungen
• Aufträge
• Verträge

Du kannst diesem Geltungsbereich ebenfalls eine benutzerdefinierte CRM-Entität (oder eine andere integrierte CRM-Entität) hinzufügen, indem du wie folgt vorgehst.

In unserem Beispiel wird angenommen, dass die benutzerdefinierte CRM-Entität „Kunde“ heißt.

• Navigiere zu Einstellungen > Anpassung.

Die Seite Anpassung wird geladen.

• Klicke auf die Option System anpassen.

Die Seite Standardlösung wird in einem neuen Fenster geöffnet.

Klappe in der Navigationsleiste auf der linken Seite unter Komponenten

• die Liste Entitäten aus.
• Suche die benutzerdefinierte Entität (in unserem Beispiel „Kunde“) und klappe sie aus.
• Klicke auf den Namen der Entität, um die Felder und Steuerungsoptionen anzuzeigen.

• Kopiere den Wert aus dem Feld Name (in diesem Beispiel ist der Wert „new_customer “).
  • Hierbei handelt es sich um den internen Systemnamen deiner benutzerdefinierten Entität.
• Navigiere in der benutzerdefinierten Entität zur Option 1:N-Beziehungen.
  • Klicke auf die Schaltfläche Neue 1-zu-viele- Beziehungen.

Ein neues Beziehungsfenster wird geöffnet.

Erstellen der neuen Beziehung:

1. Wähle Vereinbarung aus dem Feld Verwandte Entität aus.
   • Der Name wird in „{entityName}_adobe_agreement“ geändert.

     2. Füge den Namen der benutzerdefinierten Entität (in unserem Beispiel „new_customer“) in das Feld Anzeigename ein.

• Der Wert des Feldes Name ändert sich in „new_“ + {entityName} + „Id“. (new_new_customerID)

    3. Klicke auf Speichern und Schließen.

• Das Beziehungsfenster wird geschlossen.
• Klicke auf der Seite 1:N-Beziehungen auf die Option Alle Anpassungen freigeben.