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Zuletzt aktualisiert am
10. Januar 2024
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Das Adobe Acrobat Sign für Salesforce: Handbuch für Feldzuordnungen und Vorlagen enthält Anweisungen zum Verwenden von Vorlagen und zum Konfigurieren der Funktion „Daten- und Zusammenführungszuordnung“.
Mit Acrobat Sign kannst du interaktive Formulare verwenden, um Daten von deinen Unterzeichnenden zu sammeln, Felder für Signatur und Initialen in Dokumenten zu platzieren, Zwei-Parteien-Informationen sowohl von Sendenden als auch Unterzeichnenden zu erfassen und mehr.
Du kannst deine eigene Acrobat Sign-Vorlagenbibliothek erstellen, indem du mithilfe der Registerkarte „Salesforce-Dokumente“ Acrobat Sign-Formulare und -Vorlagen speicherst.
Das Adobe Acrobat Sign für Salesforce: Handbuch für Feldzuordnungen und Vorlagen enthält Anweisungen zum:
- Erstellen von Formularen und Text-Tags
- Konfigurieren von Zusammenführungs- und Datenzuordnungen
- Verwenden von Datenzuordnungen, um Daten und Dateien von Unterzeichnenden in Salesforce-Datensätze zu übertragen
- Verwenden von Zusammenführungszuordnungen, um Dokumente mit Salesforce-Daten generieren
- Erstellen von Vereinbarungsvorlagen und -Workflows
- Aktivieren von Acrobat Sign-Workflows
- Aktivieren der Schaltfläche „Zum Signieren senden“
- Aktivieren von „Nach Signatur“-Optionen
- Aktivieren des Sendens im Namen von anderen Personen
- Ausschließliches Aktivieren der sendenden Person zum Signieren einer Vereinbarung
- Hinzufügen von AgreementPanel- (oder AgreementPanelWide-) und AgreementList-Komponenten
- Verwenden von OnLoadActions
Für eine erfolgreiche Zuordnung musst du über vorkonfigurierte Formulare mit definierten Feldnamen verfügen, damit du das SFDC-Objektfeld logisch mit dem Formularfeld in Acrobat Sign verknüpfen kannst.
Unten siehst du ein Beispiel für ein einfaches Formular. Die Felder werden durch die geschweiften Klammern auf beiden Seiten (diese legen die Feldbreite fest) sowie den Feldnamen (die Zeichenfolge in den geschweiften Klammern) definiert.
Du kannst Acrobat Sign-Text-Tags für folgende Zwecke verwenden:
- Auf den Dokumenten bestimmte Stellen für die Kundschaft angeben, an denen sie Signaturen und Initialen einfügen können.
- Erfasse Daten vom Unterzeichnenden zur späteren Übertragung an dein Salesforce-Konto
- Führe vor dem Senden zum Unterschreiben Daten aus Salesforce mit deinen Dokumentenfeldern zusammen
Du kannst Acrobat Sign-Formulare erstellen, indem du jedem Dokument (Word, PDF, Text und mehr), das du über Acrobat Sign sendest, spezielle Text-Tags hinzufügst.
Text-Tags können neben dem Namenswert zusätzliche Argumente enthalten, darunter Überprüfungen, Berechnungen und reguläre Ausdrücke. Ein gründliches Verständnis der Formularerstellung kann die Qualität der während des Signaturvorgangs aufgezeichneten Daten drastisch verbessern.
Mit der Funktion zum Kürzen von Text-Tags kannst du Formulare mit Feldzuordnung erstellen und so eine standardisierte Konvention für wiederkehrende Feldnamen in Dokumenten erstellen. Diese Funktion bietet die folgenden Vorteile:
- Formale Tags müssen nicht neu erstellt werden.
- Die Konsistenz der Datenzuordnung über mehrere Formulare hinweg wird verbessert und dient als Referenz für zukünftige Formulare.
Weitere Informationen findest du im Handbuch zu Adobe Acrobat Sign-Text-Tags.
Mit den folgenden Einstellungen kannst du in deinem Sign für Salesforce-Konto Zusammenführungs- und Datenzuordnungen konfigurieren:
Optionale Einstellungen
- Zuordnungsfehlerbenachrichtigung aktivieren (standardmäßig aktiviert): Aktiviere diese Einstellung, um E-Mail-Benachrichtigungen zu einer Datenzuordnung oder Zusammenführungszuordnung zu senden, sobald Fehler beim Ausführen der Zuordnungen auftreten.
- Feld-API-Name anzeigen (standardmäßig deaktiviert): Aktiviere diese Option, um beim Festlegen von Daten- und Zusammenführungszuordnungen den API-Namen für alle Felder und Beziehungen der Salesforce-Objekte anzuzeigen.
Vorgeschlagene Einstellung
- Feldnamen in Salesforce-Formulare hochladen: Du kannst die SFDC-Objektfelder mit den Feldnamen von „Zusammenführen und Datenzuordnung“ füllen, indem du die Feldnamen in Salesforce hochlädst. So kannst du Feldnamen aus einer Werteliste auswählen, anstatt sie manuell in ein Textfeld eingeben zu müssen.
Führe die folgenden Schritte aus, um Feldnamen in Salesforce-Objektfelder hochzuladen:- Erstelle ein Formular, in dem alle Felder definiert sind.
- Sende das Formular mit einem eindeutigen Vereinbarungsnamen, wie z. B. W4-Feld-Vorlage über Salesforce zur Signierung. Das hilft dir, beim Zuordnen der Felder die richtige Vorlage zu finden.
- Gib Inhalte in die Felder ein, die du zuordnen möchtest, und signiere die Vereinbarung, damit sie in Salesforce als abgeschlossen registriert wird.
Die Vorlage kann jetzt ausgewählt werden, wenn du die Funktion Importieren der Daten-/Zusammenführungszuordnung verwendest.
Mit Acrobat Sign-Zusammenführungszuordnungen kannst du Felddaten aus Salesforce in den Feldern deiner Dokumente zusammenfügen, bevor du sie zur Signierung versendest.
Du kannst beispielsweise automatisch die Adresse und Telefonnummer eines Leads aus einem Salesforce-Datensatz in die Vereinbarung einfügen, bevor du sie zur Signierung sendest. Du kannst auch den Status einer Opportunity ändern, wenn die Vereinbarung vollständig unterzeichnet und ausgeführt wurde. Zusammengeführte Datenfelder können optional von den Unterzeichnern aktualisiert werden, falls du die Änderungen des Unterzeichners mit Salesforce synchronisieren möchtest.
Du kannst Zusammenführungszuordnungen auch verwenden, um automatisch das Produkt hinzuzufügen, das mit einer Opportunity zusammenhängt. Du kannst festlegen, welche Produkteigenschaften (wie Menge und Preis) in die Vereinbarung aufgenommen werden sollen, und angeben, wie zugehörige Produkte sortiert und gefiltert werden sollen.
Informationen zu Zusammenführungszuordnungen
Bei der Datenquelle für eine Zusammenführungszuordnung kann es sich um eine bestimmte Konstante oder um einen Wert aus einem Salesforce-Objektfeld handeln, das aus der Acrobat Sign-Vereinbarung abgerufen werden kann. Das Ziel jedes Elements einer Zusammenführungszuordnung ist ein bestimmtes Feld in einer Acrobat Sign-Vereinbarung.
Die unten aufgeführte Zuordnung aktualisiert beispielsweise die Acrobat Sign-Dokumentfelder „FirstName“ und „LastName“ mit den Daten des Salesforce-Felds „Empfangende Person (Kontakt)“. Darüber hinaus wird im Unternehmensfeld des Dokuments der Name des Kontos eingefügt.
Hinweis:
Wenn du ein Objekt für die Zuordnung auswählst, lege zunächst das Vereinbarungsobjekt fest und anschließend das übergeordnete bzw. das Nachschlageobjekt. Die Zuordnung zwischen den Objekten muss zur Laufzeit bereits festgelegt sein.
So erstellst du eine Zusammenführungszuordnung:
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-
Wähle die Registerkarte Zusammenführungszuordnungen aus.
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Wähle auf der Startseite der Zusammenführungszuordnungen Neu aus.
Die Seite „Neue Zusammenführungszuordnung“ wird angezeigt.
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Unter dem Abschnitt Zuordnungsinformationen:
- Gib einen Namen für die Zuordnung ein.
- Wenn die Zuordnung standardmäßig ausgeführt werden soll, wenn du eine Vereinbarung zum Signieren sendest, aktiviere das Kontrollkästchen Standardzusammenführungszuordnung.
-
Um Formularfeldnamen aus einem vorhandenen Dokument zu importieren und zuzuordnen, wähle eine Vereinbarung aus, die zum Signieren versendet und signiert wurde.
Du kannst Felder aus anderen Vereinbarungen importieren, um wie folgt weitere Felder hinzuzufügen:
- Wähle die Kopfzeile Dokumentformularfelder importieren aus, um den Abschnitt Dokumentformularfelder importieren anzuzeigen.
- Wähle das Suchsymbol für Felder importieren aus aus.
- Wähle die Vereinbarung aus, aus der du Felder importieren möchtest.
- Wähle Formularfelder importieren aus.
Die Anzahl der importierten Formularfelder wird angezeigt.
Hinweis: Felder mit doppelten Namen werden nicht erneut importiert.
-
Im Abschnitt Salesforce-Objektfelder Dokumentfeldern zuordnen kannst du Zuordnungen aus Feldern erstellen, die aus dem Acrobat Sign-Vereinbarungsobjekt referenziert werden können (einschließlich selbstdefinierter Felder). Du kannst auch Zuordnungsregeln hinzufügen, um Daten in Acrobat Sign-Dokumenten zusammenzuführen.
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Wähle Feldzuordnung hinzufügen aus, um eine neue leere Zeile hinzuzufügen.
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Definiere unter den folgenden Feldern die Zuordnungen und Zuordnungsregeln:
- Zieldokumentfeld: Wenn du Formularfelder importiert hast, wähle diese Felder aus oder gib einen bestimmten Feldnamen ein. Wähle das Symbol links neben dem Zieldokumentfeld aus, um zwischen einem Texteingabefeld und einem Dropdown-Menü mit den verfügbaren und importierten Formularfeldwerten zu wechseln.
- Quelltyp: Wähle entweder Salesforce-Objektfeld oder Konstante aus.
- Quellwert: Abhängig vom ausgewählten Quelltyp musst du Folgendes angeben:
- Wenn der Quellwert Salesforce-Objektfeld lautet, musst du einen Wert auswählen. Wähle dazu Ausgewähltes Objekt aus und im daraufhin angezeigten Katalog Objektauswahl das Salesforce-Quellobjektfeld.
- Wenn es sich bei dem Quellwert um eine Konstante handelt, musst du im Quellwertfeld einen Wert eingeben.
- Deaktivieren: Ist diese Option aktiviert, wird diese Zuordnungszeile nicht ausgeführt.
- Aktionen: Wähle diese Option aus, um die Zeile zu löschen.
-
Wiederhole die Schritte 1 und 2, um weitere Zuordnungszeilen hinzuzufügen.
Im Bereich Salesforce-Produktpositionsfelder zu Adobe-Dokument-Feldern zuordnen kannst du Produktlisten hinzufügen, die mit einer Opportunity verknüpft sind.
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Wähle Feldzuordnung hinzufügen aus, um eine neue leere Zeile hinzuzufügen.
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Wähle Ausgewähltes Objekt aus.
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Wähle in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld Objektauswahl ein Salesforce-Quellfeld, eine Opportunity und ein Opportunity-Produkt aus und füge in deinen Vereinbarungen enthaltene Produkteigenschaften wie Stückzahl, Preis und Kurzbeschreibung hinzu. Du kannst auch die Reihenfolge und Sortierung der Felder festlegen.
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Wähle dann Fertig.
-
Wiederhole die Schritte 1 bis 4, um weitere Zuordnungszeilen hinzuzufügen.
Wenn du die Vorlage für Zusammenführungszuordnungen fertig gestellt hast, wähle Speichern.
Du kannst beliebig viele Zusammenführungszuordnungen erstellen und eine von ihnen als Standardzuordnung festlegen, die jedes Mal ausgeführt wird, wenn eine Vereinbarung zur Unterzeichnung versendet wird. Du kannst nur eine Zuordnung als Standardzuordnung festlegen.
Du kannst auch festlegen, welche Zusammenführungszuordnung du für eine bestimmte Vereinbarung verwenden möchtest, indem du sie im Feld „Zusammenführungszuordnung“ (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) der Vereinbarung eingibst. Du kannst einen Salesforce-Workflow nutzen, um eine beliebige Geschäftslogik ausführen und die zu verwendende Vorlage zu ermitteln. Du musst dieses Feld nicht so konfigurieren, dass es auf die Standardzuordnung verweist: Die Standardzuordnung wird ausgeführt, wenn du das Feld frei lässt.
Hinweis:
Es empfiehlt sich, für erste Tests umfangreicher oder komplexer Bereitstellungen nur die Standardzuordnung zu verwenden. Die Best Practice besteht darin, alle Vorlagen explizit zu verknüpfen.
Salesforce-Felder verfügen über Validierungsregeln, durch die Zuordnungen fehlschlagen können. Wenn du beispielsweise das Salesforce-E-Mail-Feld einem Adobe Acrobat Sign-Textfeld zuordnest, schlägt dies möglicherweise fehl, wenn die E-Mail-Adresse ungültig ist.
Wenn eine Zuordnung fehlschlägt, wird die entsprechende Fehlermeldung im Feld „Fehler bei der Zusammenführungszuordnung“ (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) des Adobe Acrobat Sign-Vereinbarungsobjekts vermerkt und es wird eine E-Mail mit einem Fehlerhinweis an die besitzhabende Person der Zusammenführungszuordnung gesendet.
Hinweis: Du kannst einen Bericht oder eine Listenansicht erstellen, um fehlerhafte Zuordnungsfelder offenzulegen.
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Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
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Wähle Adobe Sign-Einstellungen aus.
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Wähle auf der Seite Adobe Sign-Einstellungen die Option Verwalten aus.
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Wähle auf der Seite Benutzerdefinierte Einstellung die Option Neu oder Bearbeiten aus.
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Aktiviere das Kontrollkästchen Zuordnungsfehlerbenachrichtigung aktivieren.
Die E-Mail-Benachrichtigung ist standardmäßig aktiviert, kann jedoch durch folgende Einstellung deaktiviert werden:
Mithilfe von Datenzuordnungen für Acrobat Sign-Formularfelder kannst du definieren, wie Acrobat Sign Salesforce-Objekte mit den Daten von Unterzeichnenden aktualisiert. Du kannst beispielsweise in den Kontaktdatensatz eines Unterzeichnenden in Salesforce.com die Adresse und Telefonnummer einfügen, die er beim Abschließen und Unterzeichnen deines Dokuments angegeben hat. Darüber hinaus kannst du auch die signierte Acrobat Sign-Vereinbarung, den Audit-Verlauf sowie sämtliche hochgeladenen unterstützenden Dokumente von Empfangenden an Salesforce-Objekte zurück übertragen, indem du Dateizuordnungen einrichtest.
Informationen zu Datenzuordnungen
Acrobat Sign-Datenzuordnungen aktualisieren Salesforce-Objekte, wenn eine Acrobat Sign-Vereinbarung signiert wird oder sich in einer bestimmten Phase des Vereinbarungs-Workflows befindet. Jede Datenzuordnung wird im Voraus eingerichtet und beinhaltet Regeln für die Datenzuordnung. Jede Datenzuordnungsregel definiert die Datenquelle und das Salesforce-Zielfeld, das aktualisiert werden soll.
Bei der Datenquelle für eine Zuordnung kann es sich um ein Acrobat Sign-Formularfeld, einen bestimmten konstanten Wert oder einen Wert aus dem Adobe Sign-Vereinbarungsfeld handeln. Beim Ziel einer Datenzuordnung kann es sich um ein beliebiges Feld eines beliebigen Salesforce-Objekts handeln, das von der Acrobat Sign-Vereinbarung referenziert werden kann.
Die unten stehende Zuordnung fügt beispielsweise den Vor- und Nachnamen, den der Unterzeichner eingegeben hat, im Kontaktfeld ein. Sie aktualisiert darüber hinaus die Opportunity-Phase und fügt die unterzeichnete Vereinbarung sowie den Audit-Verlauf zur Opportunity hinzu, wenn die Vereinbarung unterzeichnet wird.
Weitere Beispiele für die Verwendung von Datenzuordnungen zum Aktualisieren von Salesforce umfassen:
- Aktualisieren der Kontaktinformationen von Empfängern
- Hinzufügen einer PO-Nummer zur Opportunity
- Aktualisierung der Zahlungsinformationen für das Konto
- Ändern der Opportunity-Phase, wenn der Vertrag unterzeichnet wird
- Hinzufügen der signierten PDF-Datei und des Audit-Verlaufs zum Vertrag
Um mithilfe von Datenzuordnungen Daten und Dateien von Unterzeichnenden an Salesforce-Datensätze zu übertragen, musst du Folgendes lernen:
Führe die folgenden Schritte aus, um eine Acrobat Sign-Datenzuordnung zu erstellen:
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Wähle in der linken oberen Ecke der Seite „App Launcher“ Adobe Acrobat Sign aus.
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Wähle die Registerkarte Datenzuordnungen aus.
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Wähle auf der Startseite Datenzuordnungen die Option Neu aus.
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Auf der Seite Neue Datenzuordnung:
- Gib einen aussagekräftigen Namen für die Zuordnung ein.
- Um sie als Standardzuordnung festzulegen, aktiviere das Kontrollkästchen Standarddatenzuordnung. Die Zuordnung wird standardmäßig ausgeführt, nachdem die Vereinbarungen signiert wurden.
- Alternativ kannst du Datenzuordnungen einer Vereinbarungsvorlage zuordnen, die beim Erstellen einer Vereinbarung verwendet werden soll.
-
Wenn du die Zuordnung jetzt speichern möchtest, ohne dass Felder definiert sind, wähle Speichern aus.
Andernfalls fährst du mit Feld-zu-Feld-Zuordnungen definieren fort.Hinweis:Wenn das Dokument, aus dem du importierst, keine selbstdefinierten Acrobat Sign-Felder enthält, kannst du nicht die standardmäßigen Acrobat Sign-Felder importieren, die mit jeder signierten Vereinbarung zur Verfügung gestellt werden, z. B. „Signiert (Datum)“, „E-Mail“, „Vorname“, „Nachname“, „Titel“ und „Unternehmen“.
Im Abschnitt Feldzuordnung kannst du die Feld-zu-Feld-Beziehungen zwischen den Feldern in der Salesforce-Umgebung und den Formularfeldern der Vereinbarung definieren. Du kannst Zuordnungsregeln für beliebige Felder in Salesforce erstellen, einschließlich der selbstdefinierten Felder.
So ordnest du Vereinbarungsformularfelder den Feldern in der Salesforce -Umgebung zu:
- Wähle das Salesforce-Zielobjektfeld aus, aus dem die Daten abgerufen werden.
- Definiere die Datenquelle.
- Lege das Statusereignis fest, das die Übertragung des Quellfeldinhalts in das Zielfeld auslösen soll.
Um die Feldnamen aus der signierten Vereinbarung zu importieren und die Auswahl von Feldnamen aus einer Auswahlliste zu aktivieren, müssen Admins ihre Formularfelder in Salesforce hochladen.
Du kannst Feldnamen aus einer signierten Vereinbarung importieren, damit die Felder im Formular verfügbar sind. Beim Importieren von Feldnamen werden nur die Felder zurückgegeben, die während des Signaturprozesses aktualisiert werden. Unveränderte Felder werden ignoriert.
So importierst du Felder aus einer Vereinbarung:
-
Wähle das Suchsymbol neben Formularfelder importieren aus, um eine Nachschlageseite mit einer Liste deiner jüngsten Vereinbarungen zu öffnen.
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Wähle die Vereinbarung aus, aus der du die Feldnamen importieren möchtest.
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Wähle Formularfelder importieren aus.
Die Anzahl der importierten Felder wird angezeigt.
So definierst du Feld-zu-Feld-Beziehungen:
-
Wähle unter Feldzuordnungen die Option Zuordnung hinzufügen aus, um einen Datensatz hinzuzufügen.
-
Gib wie folgt das Ziel, die Quelle und den Auslöser an:
- Wähle unter Welches Salesforce-Objekt soll aktualisiert werden? das Salesforce-Zielobjekt aus, in dem die Daten aktualisiert werden sollen.
- Wähle unter Welches Salesforce-Feld soll aktualisiert werden? das Salesforce-Zielfeld aus, in dem die Daten aktualisiert werden sollen.
- Wähle unter Woher stammen die Daten? – Typ auswählen eine der folgenden Optionen aus:
- Vereinbarungsfeld: Zeigt eine Liste von Objekten für das Vereinbarungsobjekt in Salesforce an.
- Konstante: Ermöglicht das Einfügen eines konstanten (literalen) Werts.
- EchoSign-Formularfeld: Hier kannst du eine Liste von Feldnamen anzeigen, die aus signierten Vereinbarungen importiert wurden.
Hinweis: Du kannst die Werte auch manuell in die einzelnen Felder eingeben.
- Vereinbarungsfeld: Zeigt eine Liste von Objekten für das Vereinbarungsobjekt in Salesforce an.
- Wähle unter Wie lautet der Wert der Daten? eine der folgenden Optionen aus, die auf der Option Daten stammen aus basieren:
- Daten stammen aus „EchoSign-Formularfeld“: Wähle ein EchoSign-Formularfeld aus oder gib einen bestimmten Feldnamen ein. Wähle das Symbol links neben dem Feld aus, um zwischen einem Texteingabefeld und einem Dropdown-Menü mit den verfügbaren und importierten Formularfeldwerten zu wechseln.
- Daten stammen aus „Konstante“: Gib einen Wert ein. Du kannst beispielsweise einen Feldwert eingeben, den du in einer Salesforce-Auswahlliste ändern möchtest. Oder du gibst eine Zahl oder einen Text ein, den du in ein Salesforce-Feld einfügen möchtest.
- Daten stammen aus „Vereinbarungsfeld“: Wähle ein Vereinbarungsfeld aus dem Dropdownmenü aus.
- Wähle unter Wann soll die Zuordnung ausgeführt werden? – Vereinbarungsstatus auswählen eine der folgenden Statusoptionen aus, die ausgeführt werden soll, wenn der Vereinbarungsstatus sich in den angegebenen Status ändert:
- Signiert/Genehmigt/Akzeptiert/Formular ausgefüllt/Zugestellt
- Warte auf Gegenzeichnung/Genehmigung/Akzeptieren/Ausfüllen/Zustellung
- Übermittelt für Unterschrift/Genehmigung/Akzeptieren/Ausfüllen/Zustellung
- Abgebrochen/Abgelehnt
- Abgelaufen
- Signiert/Genehmigt/Akzeptiert/Formular ausgefüllt/Zugestellt
-
Wiederhole die Schritte 1-2, bis alle Feldbeziehungen definiert sind, und wähle dann Speichern aus.
Auf Datensatzebene kannst du die Übertragung einer Inhaltsaktualisierung steuern. Gehe dazu wie folgt vor:
- Wähle unter „Aktionen“ das Einstellungssymbol (Zahnrad) aus.
- Wähle im daraufhin geöffneten Dialogfeld Einstellungen für Feldzuordnungswert eine der folgenden Optionen aus:
- Vorhandene nicht überschreiben: Verhindert das Überschreiben des Werts, wenn im Salesforce-Zielfeld bereits ein Wert vorhanden ist.
- Keine leeren schreiben: Verhindert, dass ein leerer Wert in das Salesforce-Zielfeld geschrieben wird, falls der Quellwert aus der Acrobat Sign-Vereinbarung leer ist.
- Wenn du eine Zuordnungszeile deaktivieren möchtest, damit sie nicht ausgeführt wird, wähle Deaktivieren aus.
Du kannst die abgeschlossene Acrobat Sign-Vereinbarung bzw. das Audit-Protokoll wie folgt dem ausgewählten Salesforce-Zielobjekt zuordnen. Gehe dazu wie nachfolgend beschrieben vor:
-
Wähle unter Dateizuordnung die Option Zuordnung hinzufügen aus.
-
Definiere die Dateien, die du hinzufügen möchtest, das Zielobjekt, dem du sie hinzufügen möchtest, und die Art, wie sie hinzugefügt werden sollen, folgendermaßen:
- Wähle unter Welches Salesforce-Objekt soll aktualisiert werden? das Salesforce-Zielobjekt aus, das mit den Dateien aktualisiert werden soll.
- Wähle unter Wie möchtest du die Datei hinzufügen? eine der folgenden Optionen aus:
- Referenz-Link zur Datei hinzufügen: Stellt die URL für die Vereinbarungs-PDF bereit. Die Referenzlinks müssen einem textbasierten Feld wie einer Zeichenfolge oder einer Auswahlliste zugeordnet werden. Referenzlinks unterstützen nur den Dateityp Signierte Vereinbarung – Zusammengeführte PDF.
- Datei direkt an Objekt anhängen: Hängt das PDF-Dokument direkt an das Objekt an, dem du zuordnest, sofern für dieses Objekt eine Anhangsliste verfügbar ist. Nicht alle Salesforce-Objekte unterstützen Dateianhänge, etwa Benutzende.
- Als Anhang speichern: Dadurch kann das Dokument als Objekttyp Anhang gespeichert werden. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, wird der Inhalt als Datei-Objekt gespeichert.
- Wähle unter Welches Feld soll der Datei-URL hinzugefügt werden? das Zielfeld aus, in das die URL kopiert wird. Dies ist nur erforderlich, wenn du Referenzlink zur Datei hinzufügen auswählst.
- Wähle unter Welche Datei soll hinzugefügt werden? eine der folgenden Optionen aus:
- Signierte Vereinbarung – Zusammengeführte PDF: Wähle diese Option aus, wenn du bei einer Transaktion mehrere Dokumente zur Signierung versenden und die endgültige signierte PDF als einzelne zusammengeführte PDF-Datei speichern möchtest.
- Signierte Vereinbarung – Separate PDFs: Wähle diese Option aus, wenn du bei einer Transaktion mehrere Dokumente zur Signierung versenden und die einzelnen Dateien als separate PDFs an den Salesforce-Datensatz anhängen möchtest.
- Audit-Protokoll: Wähle diese Option aus, um das Audit-Protokoll im PDF-Format an den Salesforce-Datensatz zu übertragen.
- Unterstützende Dokumente: Wähle diese Option aus, um etwaige unterstützende Dokumente, die von den Empfangenden hochgeladen werden, an den Salesforce-Datensatz zu übertragen.
-
Wähle unter Wann soll die Zuordnung ausgeführt werden? – Vereinbarungsstatus auswählen eine der folgenden Optionen aus, um den Vereinbarungsstatus anzugeben, durch den die Ausführung der Datenzuordnung ausgelöst wird:
- Signiert/Genehmigt/Akzeptiert/Formular ausgefüllt/Zugestellt
- Warte auf Gegenzeichnung/Genehmigung/Akzeptieren/Ausfüllen/Zustellung
- Übermittelt für Unterschrift/Genehmigung/Akzeptieren/Ausfüllen/Zustellung
- Abgebrochen/Abgelehnt
- Abgelaufen
-
Sobald du damit fertig bist, wähle Speichern aus.
-
Wenn deine Adobe Acrobat Sign-URL eine selbstdefinierte Unterdomäne enthält (etwa https://caseyjones.na1.adobesign.com), musst du die URL der Salesforce-Remote-Site-Liste hinzufügen, wenn du die signierte Vereinbarung zuordnest. Gehe hierzu folgendermaßen vor:
- Navigiere zu Setup > Einstellungen > Sicherheit > Remote-Site-Einstellungen.
- Wähle Neue Remote-Site aus.
- Füge deine Adobe Sign-URL als neue Remotesite-URL hinzu.
Du kannst bei Bedarf zahlreiche Datenzuordnungen erstellen und eine davon als Standardzuordnung definieren. Die Standardzuordnung wird ausgeführt, wenn sich der Status einer Vereinbarung ändert. Du kannst nur eine Zuordnung als Standardzuordnung festlegen.
Du kannst ausdrücklich angeben, welche Zuordnung du für eine Vereinbarung verwenden möchtest, indem du im Feld „Datenzuordnung“ (echosign_dev1__Process_Template__c) der Vereinbarung darauf verweist. Du kannst einen Salesforce-Arbeitsablauf nutzen oder eine beliebige Geschäftslogik ausführen, um die zu verwendende Datenzuordnung zu bestimmen.
Hinweis: Du musst dieses Feld nicht so konfigurieren, dass es auf die Standardzuordnung verweist. Die Standardzuordnung wird automatisch ausgeführt, wenn du das Feld frei lässt.
Du kannst auch eine Zuordnung ausführen, bevor oder nachdem sich der Vereinbarungsstatus in „Signiert“ ändert (z. B. nachdem die erste unterzeichnende Person die Vereinbarung signiert hat), indem du das Kontrollkästchen „Datenzuordnung auslösen“ (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c) aktivierst. Du kannst einen Salesforce-Arbeitsablauf oder -Trigger verwenden, um beliebige benutzerdefinierte Geschäftslogiken auszuführen bzw. um zu bestimmen, wann eine Datenzuordnung ausgeführt werden soll.
Darüber hinaus kannst du eine Datenzuordnung einer Vereinbarungsvorlage zuweisen. Weitere Informationen hierzu findest du unter Vereinbarungsvorlagen.
Salesforce-Felder verfügen über Validierungsregeln, durch die Zuordnungen fehlschlagen können. Wenn du beispielsweise ein Acrobat Sign-Textfeld einem Salesforce-E-Mail-Feld zuordnest, kann die Validierung fehlschlagen, wenn es sich beim Inhalt des Feldes um eine ungültige E-Mail-Adresse handelt.
Achte deshalb darauf, wo immer möglich Acrobat Sign-Feldvalidierungsregeln zu verwenden, um zu gewährleisten, dass die von den Unterzeichnenden eingegebenen Daten in Salesforce übertragen werden können. Neben den standardmäßigen Acrobat Sign-Validierungsregeln für Formularfelder aus PDF-Dokumenten kannst du mit Adobe Sign-Text-Tags auch eigene Validierungsregeln erstellen. Weitere Informationen hierzu findest du in der Text-Tag-Dokumentation.
Wenn eine Zuordnung fehlschlägt, wird die Fehlermeldung im Feld „Datenzuordnungsfehler“ (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) des Acrobat Sign-Vereinbarungsobjekts protokolliert und eine E-Mail an die inhabende Person der Datenzuordnung gesendet, in der auf den Fehler hingewiesen wird.
Hinweis:
Du kannst auch einen Bericht oder eine Listenansicht erstellen, um fehlgeschlagene Zuordnungsfelder zu ermitteln.
Die E-Mail-Benachrichtigung ist standardmäßig aktiviert, du kannst sie jedoch wie folgt deaktivieren:
- Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
- Wähle Adobe Sign-Einstellungen aus.
- Wähle Verwalten aus.
- Wähle Neu oder Bearbeiten aus.
- Suche (mit STRG+F/CMD+F) nach der Einstellung Zuordnungsfehlerbenachr. aktivieren.
- Bearbeite die Einstellung wie gewünscht.
- Wähle Speichern aus.
Mit Adobe Acrobat Sign-Vereinbarungsvorlagen kannst du vorab Standardwerte und -einstellungen für deine Vereinbarungen festlegen. Du kannst auch eine Vereinbarungsvorlage mit der Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ verknüpfen.
Informationen zu Vereinbarungsvorlagen
Mit Vereinbarungsvorlagen kannst du Vereinbarungsfelder einschließlich Name, Nachricht, Sprache, Ablaufdaten und Sicherheitsoptionen vorab definieren. Du kannst auch eine bestimmte Datenzuordnung, Zusammenführungszuordnung und ein Objekt (z. B. eine Opportunity, ein Konto, einen Kontakt, einen Lead oder einen Opportunity-Vertrag) zu einer Vereinbarungsvorlage hinzufügen. Darüber hinaus kannst du die Empfängerdefinitionen vorab festlegen, Felder zu Vereinbarungsfeldern zuordnen und die Dateianlagen vordefinieren.
Du kannst auch eine Schaltfläche „Zum Signieren senden“ einrichten, die im zugehörigen Objektdatensatz (z. B. Opportunity) angezeigt wird, sodass dieser standardmäßig mit einer Vereinbarungsvorlage verknüpft ist. Wenn du eine Vereinbarung mithilfe einer Vereinbarungsvorlage generieren möchtest, kannst du Zum Signieren senden auswählen.
Melde dich bei Salesforce an, starte die Adobe Acrobat Sign für Salesforce-Anwendung und wähle die Registerkarte Vereinbarungsvorlagen aus.
So erstellst du eine neue Vereinbarungsvorlage:
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Gib in das daraufhin angezeigte Dialogfeld einen Vorlagennamen ein und wähle bei Bedarf einen Workflow für die Vorlage aus.
Hinweis: Die Option zur Auswahl eines Workflows wird nur angezeigt, wenn Workflows aktiviert sind und für das verknüpfte Sign-Konto aktive Workflows konfiguriert sind.
Weitere Informationen findest du unter Workflows aktivieren. -
Die Seite Vereinbarungsvorlage wird mit dem Vorlagennamen oben angezeigt. Wähle in der rechten oberen Ecke das Dropdown-Symbol aus, um die folgenden Optionen zu bearbeiten:
- Namen bearbeiten: Ändert den Namen der aktuellen Vorlage.
- Verantwortliche Person ändern – Ändert die für die aktuelle Vorlage verantwortliche Person. Muss einer aktuellen Benutzerin oder einem aktuellen Benutzer in der Salesforce-Organisation zugeordnet sein.
- Klonen: Dupliziert die aktuelle Vorlage mit einer eindeutigen Salesforce-ID-Nummer.
- Löschen: Löscht die aktuelle Vorlage aus Salesforce.
Unter der Schaltfläche Speichern auf der Seite werden die ID für die Vorlage und die Metadaten dazu angezeigt, wer die Vorlage erstellt hat, besitzt und zuletzt geändert hat. Du kannst das Kontrollkästchen Aktiv aktivieren bzw. deaktivieren, um die Vorlage verfügbar zu machen oder nicht. Neue Vorlagen werden im Zustand Aktiv erstellt.
-
Dazu gehören die Kerndetails, die sich auf die Vereinbarungen beziehen, die mit der Vorlage und durch Verweis auf ein Salesforce-Objekt erstellt wurden. Wenn du Vorlagendetails angeben möchtest, fülle die folgenden Felder aus:
- Vereinbarungsname: Definiert den Standardnamen der Vereinbarung. Alle Vereinbarungen werden zunächst mit diesem Namen angelegt.
Textfelder, wie beispielsweise der Vereinbarungsname, können Salesforce-Variablen als Teil der Definition verwenden, um dynamisch sinnvolle Feldwerte zu generieren. So kannst du zum Beispiel den Vereinbarungsnamen so anpassen, dass er bei der Generierung der Vereinbarung den Namen einer empfangenden Person enthält, etwa Acme Corp Agreement – {!Name}. - Salesforce-Objekt: Wähle das Salesforce-Masterobjekt aus, das du als Masterreferenz für einige der optionalen Definitionen in der Vereinbarungsvorlage verwenden möchtest.
Du kannst beispielsweise Empfangende, Feldzuordnungen oder Anhänge in der Vereinbarung angeben und dabei Felder und Daten aus dem Masterobjekt oder verwandten Nachschlageobjekten verwenden. Wenn du in der Vereinbarungsvorlage ein Masterobjekt definiert hast, solltest du die Vereinbarung über eine Schaltfläche „Zum Signieren senden“ im Masterobjekt initiieren.
So geht’s: Schaltfläche „Zum Signieren senden“ aktivieren. - Zugeordnete Daten: Wähle Daten zu Vereinbarungsfeldern zuordnen aus und wähle eine Zuordnungsmethode aus:
- In Objekt auswählen: Dafür muss ein Salesforce-Objekt definiert sein. Wähle basierend auf dem von dir eingerichteten Masterobjekt ein Feld vom Typ Quelle und ein Feld vom Typ Zielvereinbarung aus. Wenn das Masterobjekt z. B. „Opportunity“ lautet, wähle im nächsten Bildschirm das Quellfeld deines Masterobjekts (z. B. Opportunity) sowie das Zielvereinbarungsfeld aus, dem die Daten zugeordnet werden sollen.
- Bestimmten Wert eingeben: Verschiebe einen Literal-Wert in ein Feld „Zielvereinbarung“.
Alle zugeordneten Felder werden in der Vorlage aufgelistet, wo sie einzeln bearbeitet oder gelöscht werden können.
Hinweis:
Um Daten zu oder aus einem sekundären Objekt zuordnen zu können, das mit dem Master-Objekt verknüpft ist, musst du die folgenden Schritte ausführen:
- Stelle sicher, dass im Masterobjekt ein Suchfeld zum sekundären Objekt vorhanden ist. Daten können nicht einer zugehörigen Liste oder aus einer zugehörigen Liste zugeordnet werden.
- Stelle im Objekt Vereinbarung sicher, dass ein Suchfeld zum sekundären Objekt vorhanden ist.
- Wähle in der Vereinbarungsvorlage die Option Daten Vereinbarungsfeldern zuordnen aus und wähle dann Aus Objekt auswählen aus.
- Wähle für das Feld Quelltyp das Suchfeld für das sekundäre Objekt aus.
- Wähle für das Feld Zielvereinbarung das Suchfeld für das sekundäre Objekt aus.
- Wähle Speichern aus.
- Wähle in der Vereinbarungsvorlage Speichern aus, um deine Einstellungen zu speichern.
- Führe die Schritte zum Einrichten der Datenzuordnung oder Zusammenführungszuordnung wie in den folgenden Abschnitten beschrieben aus.
- Automatisch senden: Aktiviere diese Option, wenn du automatisierte Workflows nutzt, mit denen du das Versenden von Vereinbarungen auslösen möchtest, oder wenn du eine Vereinbarung automatisch versenden möchtest, sobald die nutzende Person in einem Salesforce-Datensatz auf die Schaltfläche Zum Signieren senden klickt. Damit Automatisch senden funktioniert, musst du mindestens eine empfangende Person und einen Anhang in der Vereinbarungsvorlage definieren.
- Vereinbarungstyp: Treffe in der Liste der definierten Vereinbarungstypen eine Auswahl.
- Sprache: Definiert die Sprache, die in der Kommunikation mit der empfangenden Person verwendet wird, einschließlich der E-Mails und Anweisungen auf dem Bildschirm.
- Wähle den Signaturtyp für diese Vereinbarung aus:
- e-Signatur: Zum standardmäßigen Einholen von elektronischen Signaturen.
- Handschriftliche Signatur: Wähle diese Option aus, um die empfangenden Personen anzuweisen, das Dokument herunterzuladen, physisch zu signieren, das signierte Dokument zu scannen und dann in Acrobat Sign hochzuladen.
Du musst ein oder mehrere Dokumente anhängen, die die Vorlage zustellen soll. Wenn keine Dokumente an die Vorlage angehängt sind, muss der Absender das Dokument bei der Konfiguration der Vereinbarung auswählen.
Wenn für die Vorlage Automatisch senden aktiviert ist, sollte mindestens ein Dokument an die Vorlage angehängt sein.
Hinweis:
Die Document Builder-Option ist für Kunden in Government Cloud deaktiviert.
So hängst du Dokumente an:
- Wähle Dateien hochladen aus und lade über einen menügesteuerten Assistenten eine Datei hoch.
Du kannst auch per Drag & Drop eine Datei vom Desktop ziehen.
Hinweis: Alle hochgeladenen Dateien werden dem Inhalt Salesforce CRM & Dateien hinzugefügt und sind Eigentum der hochladenden Person.
- Wähle unter Auswählen, um Dokumente hinzuzufügen eine der folgenden Optionen aus und suche mittels der Suchleiste anhand bestimmter Bibliotheken nach einem Dokument:
- Salesforce CRM & Dateien: Deine persönliche Bibliothek. Alle Dokumente, die du von deinem System hochlädst, werden für die zukünftige Verwendung in dieser Bibliothek gespeichert.
- Salesforce-Dokumente: Die Salesforce-Bibliothek, die von nutzenden Personen gemeinsam genutzt wird.
- Acrobat Sign-Bibliothek: Bezieht sich auf den Bibliotheksinhalt, der im Acrobat Sign-System gespeichert ist.
- Erweiterte Suche: Eine Oberfläche mit allen oben genannten Optionen.
- Wähle unter Erweiterte Optionen optional Dokumentquelle auswählen aus. Damit kannst du ein Dokument oder Objekt in einem Salesforce-Objekt oder einer Laufzeitvariablen auswählen. Einige Salesforce-Masterobjekte bieten zusätzliche Optionen für die Quelle des Dokuments. Wenn z. B. das Salesforce-Objekt auf der Registerkarte Vorlagendetails Opportunity lautet, hast du die zusätzliche Quelloption von Aus Opportunity-Angebot hinzufügen. Diese Seite enthält drei Optionen:
- Aus Salesforce-Objekt hinzufügen
- Quelltyp: Wähle als Objekttyp für das Dokument zwischen Datei oder Anhang.
- Dokumentauswahl: Wähle das anzuhängende Dokument anhand eines der folgenden Kriterien aus: „Neuestes Dokument“ (Jüngstes Erstellungsdatum), „Ältestes
- Dokument“ (Ältestes Erstellungsdatum) oder „Alle Dokumente“ (Alle gefundenen Dokumente).
- Aus Opportunity-Preisangebot hinzufügen
- Angebotstyp: „Jüngstes Angebot“ oder „Ältestes Angebot“.
- Angebotstyp bestimmt durch: „Zuletzt geändert am“ oder bezogenes Datum.
- Angebotsdokumenttyp: „Jüngstes Dokument“, „Ältestes Dokument“ oder „Alle Dokumente“.
- Laufzeitvariable
- Anhang von einem Objekt aus dynamisch hinzufügen.
- Laufzeitvariablenname hinzufügen: Gib die Variable und den ID-Typ deines Salesforce-Objekts an.
- Aus Salesforce-Objekt hinzufügen
- Verwende die Suchleiste unter dem Feld Formularfeldvorlage hinzufügen, um eine Feldvorlage aus der Adobe Sign-Bibliothek zu importieren.
Mithilfe der Registerkarte Empfangende kannst du Empfangende hinzufügen und den Stapel der Empfangenden für die Vereinbarung steuern. Gib dazu die folgenden Details ein:
- Wähle unter dem Workflow „Signieren“ eine der beiden folgenden Optionen aus:
- Alle Empfangenden signieren: Alle in der Vorlage definierten Empfangenden müssen entsprechend den ihnen zugewiesenen Rollen am Prozess teilnehmen. Wähle diese Option für alle Vereinbarungen aus, die nicht nur von der sendenden Person signiert werden müssen.
- Nur sendende Person signiert: Aktiviere diese Option, um der Vorlage die Funktion „Nur ich signiere“ hinzuzufügen. Du musst die Einstellung „Nur sendende Person signiert“ aktivieren, um diese Option verwenden zu können. Je nach deinen Anforderungen kann diese Option mithilfe der Einstellung Schreibgeschützt – „Nur sendende Person signiert“ auch als schreibgeschützt eingestellt werden.
- Wähle unter Empfangende in der Dropdown-Liste „Unterzeichner*in“ eine Empfangendenrolle aus.
- Suche im Dialogfeld Kontakte suchen nach der Kontaktperson der empfangenden Person. Andernfalls wählst du in der Dropdown-Liste die Option „E-Mail“ aus und fügst die E-Mail-Adresse der empfangenden Person hinzu. Empfänger können hinzugefügt werden mit:
- Salesforce-Objekt: Kontakt, nutzende Person, Lead oder Gruppe.
- E-Mail: Jede E-Mail-Adresse ist akzeptabel.
- Laufzeitvariable: Dynamisches Einfügen einer empfangenden Person basierend auf einem aus einer Variable im Masterobjekt importierten Wert (wie auf der Registerkarte Vorlagendetails definiert).
- Um weitere Empfangende hinzuzufügen, wähle Empfänger*in hinzufügen aus.
- Um sich selbst als Unterzeichner*in hinzuzufügen, wähle Mich hinzufügen aus. Wähle „Ich signiere zuletzt“ oder „Ich signiere zuerst“ aus, um die Signaturreihenfolge für sich selbst festzulegen. Wähle für die erste unterzeichnende Person gegebenenfalls „Hostsignatur“ aus.
- Wenn du die Methode zur Identitätsüberprüfung ändern möchtest, wähle E-Mail aus, um das Menü zur Identitätsprüfung zu öffnen. Wähle bei Bedarf eine der folgenden Überprüfungsmethoden in der Dropdown-Liste aus: Kennwort, KBA, Telefonoder Ausweisdokument.
- Optional kannst du eine Nachricht für die Empfänger*innen der Vereinbarung hinzufügen.
- Unter Erweiterte Optionen:
- Um eine gehostete persönliche Signatur zu ermöglichen, wähle Gehostete Signatur aktivieren (persönliche Signatur) aus.
- Damit du eine Vorschau der Vereinbarung anzeigen und Formularfelder per Drag & Drop in die Vereinbarung ziehen kannst, bevor du sie zur Signatur sendest, wähle Vorschau aktivieren und Felder positionieren aus.
- Wenn du die Vereinbarung im Namen einer bestimmten nutzenden Person senden möchtest, wähle „Senden im Namen von“ aus und gib die Datensatz-ID dieser nutzenden Person an. Erfahre, wie du das Senden im Namen von anderen Personen aktivieren kannst.
- Wähle optional Erweiterte Überprüfungsmethoden aus, um die Überprüfungsmethoden für Empfangende zu konfigurieren, wenn du die Überprüfung der Unterzeichnenden auf Basis des internen oder externen Empfangendenstatus steuerst.
Auf der Registerkarte Datenzuordnung kannst du optional angeben, welche Daten- oder Zusammenführungszuordnung (oder beides) automatisch ausgeführt werden soll, wenn Vereinbarungen mithilfe dieser Vereinbarungsvorlage gesendet werden.
- Zusammenführungszuordnung: Wähle eine Datenzuordnung aus, um Salesforce-Felder in einer Vereinbarung zusammenzuführen, bevor du diese sendest.
- Datenzuordnung: Wähle eine Datenzuordnung aus, die für die Zuordnung von Eingaben aus einer signierten Vereinbarung in Salesforce verwendet werden soll.
Du kannst zusätzliche Regeln konfigurieren, um gängige Vereinbarungsaufgaben zu automatisieren. Fülle dazu nach Bedarf die folgenden Felder aus:
- Wähle unter Automatische Erinnerungen eine der folgenden Optionen im Dropdown-Menü aus: Nie, Jeden Tag, Bis zur Signierung, Jede Woche bis zur Signierung.
- Gib unter Tage bis Ablauf die Anzahl der Tage ein, nach denen die Vereinbarung abläuft. Wenn der Vereinbarungsdatensatz aus der Vereinbarungsvorlage erstellt wird, wird die Anzahl der eingegebenen Tage zum aktuellen Datum addiert, um das Ablaufdatum dynamisch zu berechnen.
Hinweis: Wenn du die Paketversion 21.x oder früher verwendest, werden die Tage bis Ablauf als Zahlenfeld angezeigt. Kundschaft, die die Paketversion 21.x oder höher verwendet, wird das Feld als Textfeld angezeigt, sodass es andere Felder im Masterobjekt referenzieren kann, z. B. {!Expiry Date}. Kundschaft, die ein Upgrade von einer Version vor 21 durchgeführt haben, verfügt über beide Felder. - Gib unter Umleitungs-URL nach Signatur eine URL ein, mit der die Unterzeichnenden einer Vereinbarung nach dem Signieren automatisch zu der angegebenen URL umgeleitet werden. Für die Verwendung dieser Option muss die Einstellung Optionen nach Signatur aktivieren aktiviert sein.
- Wenn du die Einstellung Optionen nach Signatur aktiviert und eine Umleitungs-URL nach Signatur angegeben hast, gib in das Feld Umleitungsverzögerung nach Signatur (Sekunden) ein, wie viele Sekunden vor dem Ausführen der Umleitung vergehen sollen.
- Aktiviere das Kontrollkästchen Kennwortschutz für signiertes Dokument, um die signierte PDF-Datei zu verschlüsseln, die an die Unterzeichnenden gesendet wird.
- Wähle Als Standardvorlage für alle Vereinbarungen festlegen aus, um diese als Standardvereinbarungsvorlage für deine neuen Vereinbarungen festzulegen. Du kannst auch eine bestimmte Vereinbarungsvorlage definieren, die du bestimmten anderen Vereinbarungen zuweist und die die Standardvorlage überschreiben können. So kannst du beispielsweise eine benutzerdefinierte Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ für das Konto-Objekt erstellen, die mit einer bestimmten Vereinbarungsvorlage verknüpft ist. Weitere Informationen zu selbstdefinierten Schaltflächen findest du unter Schaltfläche „Zum Signieren senden“ aktivieren.
- Wähle Als Chatter-Publisher-Aktionen aktiviert aus, um diese Vereinbarungsvorlage zu aktivieren, wenn du Chatter-Publisher-Aktionen für deine Organisation aktiviert hast. Die Chatter-Publisher-Aktion ermöglicht es Benutzenden, Vereinbarungen aus Chatter heraus zu versenden. Aktiviere dieses Kontrollkästchen, um die entsprechende Vereinbarungsvorlage für die Chatter-Aktion für eines der folgenden Masterobjekte zu aktivieren: Vertrag, Konto oder Opportunity. Wenn es sich bei dem Masterobjekt beispielsweise um eine Opportunity handelt, können Benutzende durch Aktivierung dieses Kontrollkästchens basierend auf dieser Vorlage Vereinbarungen aus einem beliebigen Opportunity-Chatter-Feed versenden. Wenn du kein Masterobjekt angibst, kannst du die Vereinbarungsvorlage auf der Startseite des Chatter-Feeds aktivieren.
Weitere Informationen findest du in Adobe Acrobat Sign Chatter-Publisher-Aktion.
Hinweis:
Die Option Als Chatter-Publisher-Aktionen aktiviert ist für Kunden mit Government Cloud nicht sichtbar, da Chatter derzeit nur auf Commercial Cloud unterstützt wird.
Salesforce kann mühelos konfiguriert werden, um Workflows aus Acrobat Sign zu importieren. Dies gibt Agenten die nötige Flexibilität, um aus beiden Umgebungen mit derselben Empfangendenstruktur, denselben Authentifizierungsverfahren und derselben Postverteilung usw. zu senden.
Die Verwendung von Arbeitsabläufen als Quelle für Salesforce-Vorlagen ermöglicht außerdem die Verwendung von Mehrzweck-Dokumentvorlagen, die Empfänger je nach Bedarf großzügig einschließen oder überspringen können.
Das Definieren der Salesforce-Vorlage ändert sich leicht, wenn ein Arbeitsablauf zugeordnet wird, da der Arbeitsablauf die Registerkarte Empfänger so verändert, dass sie dem Arbeitsablauf entspricht, und einige konfigurierte Elemente einfügt, die normalerweise in der SFDC-Vorlage definiert werden würden.
In der folgenden Liste werden die Unterschiede bei der Einrichtung aufgeführt:
Hinweis:
Wenn du Adobe Acrobat Sign für Salesforce V 24.14 oder höher verwendest, kannst du den Schritt mit den Voraussetzungen überspringen. Ab Paket V 24.14 müssen Benutzer*innen das Salesforce-Konto nicht für Push-Vereinbarungen konfigurieren und keine Rückruf-Site-URL und -Benachrichtigung haben.
Um Zugriff auf Arbeitsabläufe in Salesforce zu erhalten, musst du:
- mindestens einen Workflow in Acrobat Sign zur Verfügung haben
- das Salesforce-Konto für Push-Vereinbarungen konfigurieren Dadurch wird die Rückruf-Site-URL generiert, die du im nächsten Schritt benötigst.
- Gib unter den selbstdefinierten Adobe Sign-Einstellungen in das Feld Rückruf-URL-Vereinbarungsbenachrichtigung wie folgt die Rückruf-Site-URL ein:
- Melde dich als Salesforce-Admin an.
- Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
- Wähle Adobe Sign-Einstellungen aus.
- Wähle Verwalten aus.
- Wähle Bearbeiten aus.
- Kopiere den Wert für Rückruf-URL Adobe zu Salesforce-Site und füge ihn in das Feld Rückruf-URL-Vereinbarungsbenachrichtigung ein.
- Wähle Speichern aus.
Jetzt kannst du Workflows in deiner Salesforce-Organisation verwenden.
- Wähle in der rechten oberen Ecke auf der Seite „App Launcher“ Adobe Acrobat Sign aus.
- Wähle die Registerkarte Vereinbarungsvorlagen aus.
- Wähle auf der Startseite Vereinbarungsvorlagen die Option Neu aus.
- Gib einen Vorlagennamen an.
- Wähle in der Dropdown-Liste Workflow auswählen einen Workflow aus. Es werden nur die Workflows angezeigt, die deiner nutzenden Person in Adobe Sign zur Verfügung stehen.
Auf der Registerkarte Vorlagendetails wird automatisch der vom Arbeitsablauf definierte Vereinbarungsname eingetragen.
Alle anderen Felder können als Standardvorlage konfiguriert werden.
Unter der Registerkarte Anlage werden nur die Dokumente angezeigt, die für den Acrobat Sign-Workflow verfügbar sind.
- Die Werte für den Dokumenttitel in Acrobat Sign werden importiert und in der Spalte Titel in Salesforce angezeigt.
- Im Acrobat Sign-Workflow angehängte Dokumente werden in eine Liste für die Dateiauswahl in Salesforce importiert.
- Die Auswahl enthält nur eine Option, nämlich die im Acrobat Sign-Workflow definierte Datei. Die Datei muss beim Erstellen der Vorlage explizit in der Auswahl ausgewählt werden und wird automatisch angehängt, wenn Benutzer die Vorlage aufrufen.
- Für in Acrobat Sign definierte Dokumente, die die Datei nicht anhängen, wird die Option Datei hinzufügen angezeigt.
- Diese „leere“ Datei kann auf Vorlagenebene aufgefüllt werden und wird beim Aufrufen der Vorlage durch Benutzer aufgefüllt. Wenn eine Datei nicht auf Vorlagenebene hinzugefügt wird, bleibt das Feld geöffnet, damit die sendende Person beim Erstellen der Vereinbarung eine Datei hinzufügen kann.
Die Registerkarte Empfangende importiert die Empfangendenliste und die Reihenfolge aus dem Acrobat Sign-Workflow.
- Der Wert des Empfangendennamens im Acrobat Sign-Workflow wird als „Titel“ des Empfangendendatensatzes ganz links importiert.
- Für Empfänger, die explizit mit einer E-Mail im Arbeitsablauf identifiziert werden, wird diese E-Mail explizit in die Salesforce-Vorlage eingetragen.
- Wenn der Acrobat Sign-Workflow die Bearbeitung der empfangenden Person nicht zulässt, sperrt die Vorlage das Feld für diese empfangende Person und verhindert so die Bearbeitung.
- Empfangende, die nicht explizit im Workflow identifiziert sind, können in der Vorlage bearbeitet werden.
- Wenn der Vorlage ein Wert hinzugefügt wird, wird dieser Wert eingefügt, wenn die Vorlage aufgerufen wird, und kann vom Absender bearbeitet werden.
- Empfänger, die im Adobe Sign-Arbeitsablauf „Optional“ sind, können in Salesforce leer bleiben.
Die Vereinbarungsnachricht und die auf CC gesetzten Parteien werden ebenfalls in die Registerkarte Empfangende importiert (aus dem Abschnitt Vereinbarungsinformationen des Acrobat Sign-Workflows).
Hinweis:
Wenn dein Acrobat Sign-Workflow Authentifizierungsmethoden für deine Empfangenden enthält, werden diese ebenfalls importiert, obwohl sie nicht in der Vorlage angezeigt werden.
Die Datenzuordnung kann nicht aus dem Acrobat Sign-Workflow importiert werden, kann aber dennoch manuell für die Vorlage konfiguriert werden.
Die Registerkarte Regeln importiert den Wert Tage bis Ablauf aus dem Arbeitsablauf:
Hinweis:
Änderungen an einer Salesforce-Vorlage werden nicht automatisch gespeichert.
Klicke auf jeden Fall in der oberen rechten Ecke auf die Schaltfläche Speichern, um deine Änderungen zu speichern.
Die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ ist mit der standardmäßigen Vereinbarungsvorlage oder mit einer bestimmten, von dir konfigurierten -vorlage verknüpft. Standardmäßig beinhaltet die Integration von Acrobat Sign für Salesforce eine Schaltfläche „Zum Signieren senden“, die du dem Seitenlayout deiner Opportunity, deines Kontos, Kontakts, Leads oder Vertrags hinzufügen kannst. Du kannst auch mehrere benutzerdefinierte Schaltflächen erstellen, die zu anderen Objekten hinzugefügt und mit unterschiedlichen Vereinbarungsvorlagen verknüpft werden können.
Im Folgenden findest du ein Beispiel für die Aktivierung der Schaltfläche „Zum Signieren senden“ in einem Opportunity-Objekt:
-
Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager.
-
Wähle in der Liste der Objekte auf der linken Seite das Objekt aus, das du bearbeiten möchtest (in diesem Beispiel „Opportunity“).
-
Wähle im linken Bedienfeld Seitenlayouts aus.
-
Wähle das Seitenlayout aus, das du bearbeiten möchtest.
-
Wähle in der Liste im linken Bedienfeld Schaltflächen aus.
-
Ziehe die Schaltfläche Zum Unterschreiben senden aus dem oberen Bereich in den Bereich „Benutzerdefinierte Schaltflächen“ im Abschnitt Opportunity-Details.
Du kannst benutzerdefinierte Schaltflächen „Zum Unterschreiben senden“ für andere Objekte erstellen. Du kannst die Beschriftung der Schaltflächen gemäß deinen Wünschen anpassen.
Im Folgenden findest du ein Beispiel für die Erstellung einer selbstdefinierten Schaltfläche „Zum Signieren senden“ in einem Opportunity-Objekt:
-
Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager.
-
Wähle in der Liste der Objekte auf der linken Seite das Objekt aus, das du bearbeiten möchtest (in diesem Beispiel „Opportunity“).
-
Wenn die Objektseite geladen wird, wähle die Option Schaltflächen, Links und Aktionen in der Leiste auf der linken Seite.
-
Wähle in der rechten oberen Ecke Neue Schaltfläche oder neuer Link aus.
Die Seite Benutzerdefinierte(n) Schaltfläche oder Link bearbeiten wird angezeigt.
-
Du kannst die Werte aus der standardmäßigen Opportunity-Schaltfläche kopieren (siehe Screenshot unten). Hierbei musst du jedoch die Objekt-ID-Variable am Ende des Pfads durch die Objekt-ID-Variable ersetzen, die du hinzufügen möchtest:
{! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }
- (Optional) Verknüpfe deine Schaltfläche mit einer bestimmten Vereinbarungsvorlage:
Wenn du eine bestimmte Vereinbarungsvorlage für deine Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ festlegen möchtest, muss der Schaltflächenpfad wie folgt lauten:
{!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}
Hierbei muss templateId auf die ID der entsprechenden Vereinbarungsvorlage festgelegt sein. Ist dieser Wert nicht festgelegt, wird die standardmäßige Vereinbarungsvorlage verwendet. Du kannst die „templateId“ aus der URL der Vereinbarungsvorlagenseite kopieren.
- Optional, nachdem auf die Schaltfläche geklickt wurde und die Vereinbarung generiert wird, kannst du die nutzende Person mithilfe des Parameters „retURL“ zu einer anderen Seite umleiten.
Beispiel: Du kannst die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ so definieren, dass der Benutzer, wenn er sie anklickt, statt auf die Vereinbarungsseite auf eine von dir festgelegte URL oder zurück zum Datensatz umgeleitet wird. Nutze das folgende Beispiel, um deine Schaltfläche entsprechend zu definieren:
/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}
- (Optional) Nachdem auf die Schaltfläche geklickt wurde, kannst du die onLoadAction „Senden“ auslösen.
Beispiel: Du kannst deine Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ so definieren, dass sie den Benutzer zur Vereinbarungsseite zurückführt und die Vereinbarung nach Laden der Seite automatisch versendet, ohne dass hierfür eine weitere Aktion des Benutzers erforderlich ist. Nutze das folgende Beispiel, um deine Schaltfläche entsprechend zu definieren:
/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send
Weitere Informationen zu onLoadActions findest du unter onLoadActions. Alternativ kannst du den „Send“-Wert dem Feld „Bei Ladeaktion (Auswahlliste)“ im Vereinbarungsdatensatz zuordnen. Informationen zur Definition dieser Zuordnung findest du unter Daten Vereinbarungsfeldern zuordnen.
-
Wähle Speichern aus.
Nachdem du die benutzerdefinierte Schaltfläche erstellt hast, navigiere zum Seitenlayout für das entsprechende Objekt und füge es ähnlich wie bei den oben aufgeführten Schritten für das Opportunity-Beispiel zur Seite hinzu.
Du kannst Optionen nach der Signatur aktivieren, um Unterzeichnende zu einer Landingpage deiner Wahl zu führen. Hierdurch werden die Optionen „Umleitungs-URL nach Signatur“ und „Umleitungsverzögerung nach Signatur“ auf der Seite zum Versenden der Vereinbarung verfügbar. Unterzeichner der Vereinbarung werden nach dem Unterschreiben an die angegebene URL umgeleitet. Du kannst die Unterzeichnenden beispielsweise zu deiner Unternehmenswebsite oder einer Umfrage weiterleiten. Diese Option lässt sich auch schreibgeschützt verwenden: mit der Einstellung Schreibgeschützte Optionen nach Signatur.
So aktivierst du die Optionen nach Signatur:
-
Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
-
Wähle Adobe Sign-Einstellungen aus.
-
Wähle Verwalten aus.
-
Wähle Neu (oder Bearbeiten) aus.
-
Suche nach der Option Nach Signatur aktivieren und ändere sie wie gewünscht.
Optional kannst du nach der Einstellung für Schreibgeschützte Optionen nach Signatur suchen und diese wie gewünscht ändern.
-
Wähle Speichern aus.
Bei Adobe Acrobat Sign für Salesforce ab Version 11.7 kannst du die Funktion „Senden im Namen von“ in Salesforce aktivieren, damit Personen Vereinbarungen im Namen anderer senden können. Diese Funktion gilt für alle Szenarien, in denen Vereinbarungen gesendet werden, einschließlich Hintergrundaktionen, die durch Aktualisieren des Felds „Hintergrundaktionen“ oder durch Verwenden der Option „Automatisch senden“ in Vereinbarungsvorlagen initiiert werden. Darüber hinaus kannst du den Prozess optimieren, indem du in einer Vereinbarungsvorlage festlegst, dass eine Suche nach Benutzenden bei der Generierung einer Vereinbarung automatisch aufgefüllt wird.
Um die Funktion „Senden im Namen von“ zu aktivieren, musst du den Salesforce-Admins den Berechtigungssatz „Adobe Acrobat Sign-Admin“ zuweisen. Dadurch erhalten Admin-Benutzende Zugriff auf die folgenden beiden Felder, die für die Aktivierung der Funktion „Senden im Namen von“ erforderlich sind:
- User.EchoSign_Allow_Delegated_Sending__c
- User.EchoSign_Email_Verified__c
Hinweis: Allen Benutzenden des Adobe Acrobat Sign-Pakets müssen Adobe Acrobat Sign-Benutzendenberechtigungen erteilt werden, bevor sie den Dienst nutzen können.
Führe die folgenden Schritte aus, um das Senden im Namen von anderen Personen zuzulassen:
-
Füge das Feld „Senden als andere Benutzende zulassen“ wie folgt zum Benutzendendatensatz-Layout hinzu:
- Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager.
- Wähle im Objekt-Manager Nutzende Person aus.
- Wähle aus der linken Leiste der Objektseite Nutzende Person die Option Benutzendenseitenlayouts aus.
- Wähle Benutzendenlayout aus.
- Wähle bei aktiver Feldauswahl Senden als andere Benutzende zulassen und ziehe das Element in den Abschnitt Zusätzliche Informationen (Kopfzeile nur bei Bearbeitung sichtbar) des Layouts.
- Wähle Speichern aus.
-
Füge das Feld „E-Mail von Adobe Acrobat Sign wurde überprüft“ zum Benutzendendatensatz-Layout hinzu:
- Wähle im Abschnitt Felder des Benutzendenseitenlayouts die Option E-Mail von Acrobat Sign wurde überprüft aus und ziehe sie in den Abschnitt Zusätzliche Informationen (Kopfzeile nur bei Bearbeitung sichtbar) des Layouts.
- Wähle Speichern aus.
-
Aktiviere die Einstellung „Senden im Namen anderer zulassen“ wie folgt:
- Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
- Wähle für die Auflistung Adobe Sign-Einstellungen die Option Verwalten aus.
- Wähle Neu (oder Bearbeiten) aus.
- Suche (mit STRG+F/CMD+F) nach der Einstellung Senden im Namen anderer zulassen und bearbeite sie wie gewünscht.
- Wähle Speichern aus.
- Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
-
Für die nutzende Person, in deren Namen du die Vereinbarung versenden möchtest, musst du die beiden folgenden Einstellungen aktivieren:
- Navigiere zu Setup > Verwaltung > Benutzende > Benutzende.
- Wähle für eine*n bestimmte*n Benutzer*in Bearbeiten aus.
- Aktiviere auf der Seite Nutzende Person bearbeiten im Abschnitt Zusätzliche Informationen die Optionen Adobe Sign – Senden als andere Benutzende zulassen und E-Mail von Acrobat Sign wurde überprüft aus.
- Wähle Speichern aus.
Aktiviere diese Einstellung, um beim Versenden der Vereinbarung die Option „Nur Absender signiert“ im Bereich „Empfänger“ zu aktivieren. Wenn die Option „Nur Absender signiert“ verwendet wird, wird die Vereinbarung oder das Dokument dem Absender zum Unterzeichnen vorgelegt. Diese Funktion ähnelt der Funktion „Ausfüllen und unterschreiben“ in Adobe-Services. Diese Option kann mithilfe der Einstellung Nur schreibgeschützte Absender-Signatur auch schreibgeschützt verwendet werden.
So aktivierst du die Option „Nur Absender signiert“:
-
Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
-
Wähle Adobe Sign-Einstellungen aus.
-
Wähle Verwalten aus.
-
Wähle Neu (oder Bearbeiten) aus.
-
Suche nach der Einstellung „Nur sendende Person signiert“ aktivieren und bearbeite sie nach Bedarf. Optional kannst du nach der Einstellung für Schreibgeschützt – „Nur sendende Person signiert“ suchen und diese wie gewünscht bearbeiten.
-
Wähle Speichern aus.
Mit Acrobat Sign für Salesforce kannst du Vereinbarungen über das Vereinbarungsbedienfeld und die Vereinbarungsliste einsehen und verwalten. Du kannst der Lightning-Seite von jedem der folgenden Salesforce-Standardobjekte Komponenten vom Typ AgreementPanel (oder AgreementPanel-wide) und AgreementList hinzufügen und diese zum Senden und Verwalten von Vereinbarungen für beliebige Datensätze innerhalb des Objekts verwenden:
- Konto
- Kontakt
- Vertrag
- Lead
- Opportunity
- Benutzer*in
Führe die folgenden Schritte aus, um einem Salesforce-Objekt AgreementPanel (oder AgreementPanelWide) und AgreementList hinzuzufügen:
-
Stelle sicher, dass „Meine Domäne“ für dein Konto eingerichtet ist.
Siehe Wie richte ich meine Domäne ein?, um Adobe Acrobat Sign in der Salesforce-Umgebung einzusetzen. -
Öffne einen beliebigen Datensatz für ein Salesforce-Objekt. Im folgenden Beispiel werden die Komponenten einem Datensatz in Opportunity-Objekt hinzugefügt.
-
Klicke in der oberen rechten Ecke der Datensatzseite auf das Einstellungen-Symbol, um das Menü zu öffnen, und wähle dann Seite bearbeiten aus.
Dadurch wird die Seite im Bearbeitungsmodus geöffnet. -
Scrolle im linken Bedienfeld nach unten zur Liste der Komponenten mit benutzerdefinierter Verwaltung.
-
Ziehe AgreementPanel mit Drag & Drop wie unten gezeigt in den gewünschten Bereich, um ein Vereinbarungsbedienfeld hinzuzufügen.
Bei Bedarf kannst du AgreementPanelWide anstelle von AgreementPanel hinzufügen. Beide Komponenten bieten ähnliche Funktionen, aber die Ansicht von AgreementPanelWide ist breiter.
-
Ziehe AgreementList mit Drag & Drop wie unten gezeigt in den gewünschten Bereich, um eine Vereinbarungsliste hinzuzufügen.
-
Wähle rechts oben Speichern aus.
-
Wenn du aufgefordert wirst, die Seite zu aktivieren, damit sie für Benutzer*innen sichtbar ist, wähle Aktivieren aus.
-
Wähle im angezeigten Dialogfeld den gewünschten Formfaktor und dann Weiter aus. Überprüfe dann die Zuweisung und wähle Speichern aus.
Dadurch werden die Änderungen gespeichert und die Seite für Benutzer*innen aktiviert.
Salesforce kann mithilfe des URL-Parameters „onLoadAction“ (Aktion beim Laden) automatisch Aktionen auslösen. Diese Funktion wird von Acrobat Sign für folgende Aktionen der Schaltfläche „Vereinbarung“ unterstützt: Senden, Erinnern, Löschen, Abbrechen, Aktualisieren und Anzeigen. Der URL-Parameter berücksichtigt die Symbolleisteneinstellungen (siehe Erweitertes Anpassungshandbuch), die von Admins festgelegt wurden. Es stehen also nur aktivierte Elemente zur Verfügung.
Beispiele für URLs mit onLoadAction:
- Senden: Vergewissere dich, dass in deinem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Entwurf“ vorhanden ist.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send
- Erinnern: Vergewissere dich, dass in deinem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind
- Löschen: Vergewissere dich, dass in deinem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete
- Abbrechen: Vergewissere dich, dass in deinem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel
- Aktualisieren: Vergewissere dich, dass in deinem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update
- Anzeigen: Vergewissere dich, dass in deinem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“, „Signiert“ oder „Abgebrochen“ vorhanden ist.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view
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Die Konferenz für Kreative
14. bis 16. Oktober in Miami Beach und online
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