Adobe Acrobat Sign pro doplněk aplikace Microsoft Outlook: Příručka uživatele

Doplněk Adobe Acrobat Sign pro Outlook vám umožňuje nakonfigurovat novou smlouvu přímo z e-mailového klienta.Smlouvy můžete odesílat s novými e-maily nebo odpovídat na stávající e-mail importem seznamu příjemců a automatickým připojením všech souborů ze zdrojového e-mailu.

Nainstalujte si Adobe Acrobat Sign z Microsoft AppSource a prostudujte si následující témata, abyste se naučili:

• Povolení doplňku Adobe Acrobat Sign v účtu Outlook – Všichni uživatelé mohou tento jednorázový proces provést bez zvýšených systémových oprávnění.
• Vytvoření ověřeného připojení mezi aplikacemi Outlook a Acrobat Sign – Po povolení doplňku se musíte ověřit v obou prostředích a vytvořit vztah důvěry.
• Použití doplňku Adobe Acrobat Sign – Vysvětluje funkce a použití aplikace Adobe Acrobat Sign.

Správci Microsoft 365 mohou doplněk centrálně nainstalovat na úrovni tenanta a v případě potřeby řídit přístup na úrovni uživatele. To umožňuje přístup k aplikacím Word i PowerPoint všem uživatelům v tenantovi.

Předpoklady

Ujistěte se, že váš systém splňuje následující požadavky.

Povolení doplňku adobe acrobat sign pro Outlook

Doplněk adobe acrobat sign pro Outlook můžete nainstalovat jak ve webové, tak v aplikaci pro počítače verzi Outlooku. Instalace v jednom prostředí jej automaticky povolí i v druhém. 

Instalace doplňku:

Vytvoření ověřeného vztahu

Jakmile je doplněk povolen v e-mailovém klientovi, musíte vytvořit vztah mezi účtem Microsoft a účtem Adobe Acrobat Sign.Tím zajistíte, že smlouvy prostřednictvím uživatele Adobe Acrobat Sign odesíláte pouze vy.

Použití doplňku adobe acrobat sign pro Outlook

Jakmile je navázán vztah důvěry s aplikací adobe acrobat sign, můžete odesílat dohody přímo ze svého e-mailového klienta. Pro zpracování e-mailů má Outlook následující dva režimy: režim Vytvoření a

Režim Vytvoření

Použijte režim Vytvoření k napsání e-mailu a přidání příloh.

V tomto režimu je k dispozici pouze funkce send for signature.

• Vyberte Nový pro zahájení nového e-mailu
• Vyberte Odpovědět pro odpověď na existující vlákno

Když spustíte doplněk z e-mailu, může automaticky znovu použít existující údaje z e-mailu:

• Příloha → přidána jako dokument dohody
• Pole Komu → importováno jako příjemci (v pořadí)
• Předmět → použit jako název dohody
• Tělo e-mailu → použito jako zpráva dohody

Všechna importovaná pole jsou volitelná a lze je upravit ručně.

Odesílání dohod ze skupiny

Použijte rozbalovací nabídku Odeslat z k výběru skupiny, ze které chcete dohodu odeslat, nebo ponechte výchozí skupinu.

Přidat dokumenty

Dokumenty připojené k dohodě se zobrazí v sekci Dokumenty.

• E-mailové přílohy se přidají automaticky
• Vyberte + Přidat soubory pro přidání dalších dokumentů
• Vyberte X pro odebrání dokumentu
• Dokumenty se odesílají příjemcům v uvedeném pořadí
• Vyberte Další options pro přidání souborů z vaší knihovny aplikace acrobat sign

Podporované formáty: pdf, Word, Excel, PowerPoint, HTML, RTF, TIF/TIFF, JPG/JPEG, PNG, BMP, GIF

Přidat příjemce

Příjemci se zobrazí pod seznamem Dokumenty.

• Příjemci podepisují v uvedeném pořadí
• Příjemci e-mailu se importují z pole Komu
• Příjemce můžete zadávat přímo (kontakty se navrhují)
• Všichni příjemci jsou ve výchozím nastavení Podepisující

Chcete-li nastavit role, ověřování nebo paralelní pracovní postupy, vyberte Další options.

⚠️ Poznámka: Pokud váš účet vyžaduje dodatečné ověřování (například ověření telefonu), musíte před odesláním použít Další options.

název dohody a zpráva

Sekce Zprávy zahrnuje:

• Název dohody – výchozí hodnota je předmět e-mailu nebo název prvního dokumentu
• Zpráva smlouvy – součást e-mailu „Prosím podepište"
  • Importováno z těla e-mailu, pokud je k dispozici
  • Výchozí hodnota je „Zkontrolujte a vyplňte tento dokument."
  • Limit 1000 znaků
  • Pomocí Clear Message odstraníte obsah

Náhled a odeslání

• Vyberte Náhled a odeslání a otevřete prostředí pro vytváření
• Odeslat okamžitě spustí proces podepisování
• Pokračovat otevře zobrazení pro vytváření, kde můžete před odesláním přidat pole

Po odeslání se smlouva e-mailem odešle prvnímu příjemci. Zobrazí se potvrzení s options k zobrazení smlouvy a k otevření nabídky acrobat sign.

Další options otevře úplnou stránku Odeslání aplikace acrobat sign s rozšířeným nastavením. Všechny podrobnosti z doplňku se přenesou a zůstávají upravitelné.

Režim čtení

V režimu čtení můžete e-mail zobrazit, ale nemůžete ho upravovat.Podporuje:

• Vyplnit a podepsat – Dokument sami vyplníte a podepíšete, poté ho odešlete zpět.
• Odeslat k podpisu – Odešlete smlouvu jednomu nebo více příjemcům.
• Stav dohody – Zobrazte posledních deset dohod a jejich aktuální stav.

Vyplnit a podepsat

Použijte tuto možnost, když pouze vy potřebujete vyplnit a podepsat dokument.

• E-mailové přílohy se přidají automaticky
• Vyberte + Přidat soubory a zahrnete další dokumenty
• Vyberte Pokračovat, vyplňte formulář, podepište a vyberte Hotovo
• Otevře se odpověď na e-mail s připojeným podepsaným dokumentem

Odeslat k podpisu

Použijte tuto možnost, když ostatní potřebují podepsat.

• Přílohy se přidají automaticky
• Přidejte příjemce ručně (neimportují se z e-mailu)
• Příjemci podepisují v zadaném pořadí
• V případě potřeby upravte název dohody a zprávu
• Vyberte Odeslat pro okamžité odeslání nebo Náhled a odeslání pro přidání polí
• Vyberte Další options pro Rozšířené nastavení

Stav dohody

Zobrazte až deset primárních smluv.

• Rozdělit smlouvu pro zobrazení nedávné aktivity
• Vyberte Zobrazit smlouvu nebo Podepsat smlouvu
• Vyberte Sledovat všechny smlouvy pro otevření celé stránky Správa

Upravit Nastavení doplňku