Adobe Acrobat Sign pro Workday: Stručný návod

Kontaktujte podporu Adobe Sign

Přehled

Tento dokument je navržen tak, aby pomohl správcům systému Workday porozumět, jak přizpůsobit firemní procesy Workday tak, aby zahrnovaly službu Adobe Sign pro získávání elektronických podpisů. Abyste mohli používat službu Adobe Sign v rámci systému Workday, musíte vědět, jak vytvářet a upravovat položky systému Workday, jako jsou:

• Rámec firemního procesu
• Nastavení klienta a konfigurace
• Výkaznictví a integrace Studio Workday

Přístup do služby Adobe Sign v rámci systému Workday

Funkce elektronického podpisu služby Adobe Sign se v rámci firemního procesu (BPF) zobrazuje jako krok Review Document (Zkontrolovat dokument) a jako úloha Distribute Documents (Rozeslat dokumenty).

Krok Review Document (Zkontrolovat dokument)

Služba Adobe Sign pro Workday je k dispozici prostřednictvím kroku Review Document (Zkontrolovat dokument), kterou lze přidat ke kterémukoli z více jak 400 firemních procesů v systému Workday, včetně procesu Offer (Nabídka), Distribute Documents and Tasks (Rozeslat dokumenty a úkoly), Propose Compensation (Navrhnout kompenzaci) a dalších.

Více o kroku Review Document (Zkontrolovat dokument) se dozvíte v článcích komunity Workday.

Mezi kroky Review Document (Zkontrolovat dokument) a fakturovatelnými transakcemi ve službě Adobe Sign existuje vztah 1:1. V rámci jednoho kroku Review Document (Zkontrolovat dokument) lze zkombinovat více dokumentů, které jsou pak předloženy k podpisu jako jeden balíček.

Poznámka: V rámci určitého kroku Review Document (Zkontrolovat dokument) lze odkazovat pouze na jeden Dynamický dokument.

Definování funkčního kroku Review Document (Zkontrolovat dokument):

1. Vložte krok Review Document (Zkontrolovat dokument).
2. Specifikujte Groups (Skupiny) (role), které mohou jednat v rámci kroku Review Document (Zkontrolovat dokument).

Konfigurace kroku Review Document (Zkontrolovat dokument):

1. Specifikujte eSignature Integration type (Typ integrace elektronického podpisu) jako eSign by Adobe (Elektronicky podepsat společností Adobe).
2. Přidejte řádky do podpisové mřížky.
   
   • Podpisová mřížka určuje pořadí, v němž bude dokument směrován k podpisu. Každá řada smí obsahovat jednu nebo více rolí a každá řada reprezentuje jeden krok v podpisovém procesu.
   • Každý člen role v konkrétním kroku obdrží upozornění o tom, že podpis čeká na vyřízení.
   • Jakmile se podepíše jedna osoba z dané role, je tato řada vyřízena a dokument je přesunut do další řady.
   • Jakmile jsou podepsány všechny řady, je krok Review Document (Zkontrolovat dokument) dokončen.

3. Určete dokument, který má být podepsán. Pokud dokument spadá pod firemní proces Offer (Nabídka), můžete jej použít z kroku Generate Document (Generovat dokument). V ostatních případech vyberte již existující dokument nebo zprávu.

4. Krok 3 zopakujte pro tolik dokumentů, kolik potřebujete.
5. Případně přidejte možnost „redirect user“ (přesměrování uživatele) k zachycení akcí „decline to sign“ (odmítnout podepsání). Když uživatelé odmítnou, systém Workday přesměruje dokumenty do nakonfigurované bezpečnostní skupiny ke kontrole.
6. V nabídce souvisejících akcí kroku Review Document (Zkontrolovat dokument) vyberte možnost Business Process (Firemní proces) > Maintain Redirect (Zachovat přesměrování). Poté vyberte jednu z následujících možností:
   • Send Back (Odeslat zpět): Umožňuje členům bezpečnostní skupiny odeslat krok zpět k předchozímu kroku ve firemním procesu. Firemní proces se od tohoto kroku zahájí znovu.
   • Move to Next Step (Přejít na další krok): Umožňuje členům bezpečnostní skupiny, aby posunuli krok dopředu na další krok ve firemním procesu.
   • Security Groups (Bezpečnostní skupiny): Přesměruje kroky v průběhu firemního procesu. Bezpečnostní skupiny, které se zobrazí u této výzvy, jsou vybrány v zásadách bezpečnosti firemního procesu v sekci Redirect (Přesměrovat).

Poznámky ke kroku firemního procesu

Rámec firemního procesu je výkonný, avšak musíte zajistit, že:

• Každý firemní proces musí mít krok dokončení, který je v ideálním případě na jeho konci.

• Krok dokončení je nastaven mimo nabídku souvisejících akcí ikony hledání. Lze ho provést pouze při „zobrazování“ firemního procesu a nikoli při jeho „upravování“.

• Každý krok firemního procesu probíhá sekvenčně.

  Pořadí kroku máte možnost změnit tak, že změníte hodnotu pořadí. Pokud například chcete vložit krok mezi položku „c“ a „d“, určete novou položku jako „ca“.

Příklad Nabídky (Offer) 

Offer BP (Nabídka BP) je podprocesem Job Application Dynamic BP (Dynamického firemního procesu žádost o práci), který je nutné konfigurovat pro provedení Nabídky BP. Je spuštěn, když se stav Job Application (Žádost o práci) změní na „Offer (Nabídka)“ nebo „Make Offer (Udělat nabídku)“.

V příkladu uvedeném níže využívá krok Review Document (Zkontrolovat dokument) krok Dynamic Document (Dynamický dokument) jak pro Severní Ameriku, tak pro Japonsko.

Tento firemní proces (BP) dělá následující:

• Žádá iniciátora firemního procesu, aby navrhl uchazeči odměnu (krok b).

• Používá podmínku kroku, aby vyzkoušel, zda stávající země NENÍ Japonsko.

  Pokud není, provede krok „ba“, který používá dokument v anglickém jazyce.

  Pokud je, provede krok „bb“, který používá dokument v japonštině.

• Definuje proces podepisování v kroku Review Document (Zkontrolovat dokument) „bc“.

• Definuje rozhodovací bod pro vytvoření nabídky v požadovaném kroku dokončení „d“.

Generovaný Dynamický dokument v kroku „ba“ se jmenuje Offer Letter (Nabídkový dopis) a obsahuje jediný textový blok nazvaný Rapid Offer (Rychlá nabídka). Máte podle potřeby možnost přidat více textových bloků, jako jsou hlavička, pozdrav, odměna, sklad, uzavření, podmínky a další.

Dynamický nabídkový dopis níže je vytvořen v textovém editoru systému Workday. Položky zvýrazněné šedou jsou objekty Workday, které odkazují ke kontextovým datům.

Položky v {{závorkách}} jsou Textové tagy Adobe.

V rámci kroku Review Document (Zkontrolovat dokument) je reference na dynamický dokument již z předchozího kroku a vymezuje sekvenční podpisový proces napříč dvěma podpisovými skupinami.

Níže uvedené chování směruje dynamicky generovaný dokument nejprve Hiring Manager (Náborovému manažerovi), poté Candidate (Kandidátovi).

Příklad Rozeslání dokumentů (Distribute documents)

Úlohu Mass Distribute Documents or Tasks (Hromadného rozeslání dokumentů nebo úloh) (představena v systému Workday 30) lze použít pro odeslání jednoho dokumentu velké skupině (<20 tis.) jednotlivých podepisujících. Každý dokument je omezen na jeden podpis. Vytvoření rozeslání se provádí pomocí akce „Create Distribute Documents or Tasks“ (Vytvořit rozeslání dokumentů nebo úloh) z panelu vyhledávání.

Příklad: Odešlete formulář možnosti vlastnického podílu na majetku pro zaměstnance všem manažerům se službou Global Modern Services. V případě potřeby je lze dále filtrovat na jednotlivé manažery.

Průběh rozeslání můžete sledovat také ve zprávě View Distribute Documents or Tasks (Zobrazit rozeslání dokumentů nebo úloh).

Příklad Vykazování (Reporting)

Systém Workday má bohatou výkaznickou infrastrukturu. Pokud se chcete podívat na podrobnosti o procesu Adobe Sign, prozkoumejte prvky Review Document Event (událost Zkontrolovat dokument).

Níže je zobrazena jednoduchá vlastní zpráva, kterou lze spustit napříč všemi firemními procesy a která zjistí transakce Adobe Sign a jejich stav.

Následující zpráva byla vygenerována na základě prozkoumání firemních procesů Offer (Nabídka), Onboarding (Příjem) a Propose Compensation (Návrh odměny) v rámci implementačního klienta.

Vidíte:

• Dokumenty odeslané k podpisu
• Související krok BP
• Další osobu čekající na podpis

Podepsané dokumenty

Podpisový cyklus Workday potlačí veškerá e-mailová oznámení od služby Adobe Sign. Uživatelé jsou informováni o nevyřízených akcích ve svých e-mailových schránkách Workday.

Jakmile je dokument podepsán všemi Signature Groups (Podpisovými skupinami), je jeho podepsaná kopie e-mailem rozeslána všem členům Signature Group (Podpisové skupiny).

Pokud chcete toto chování potlačit, můžete kontaktovat svého Manažera pro úspěch Adobe Sign nebo Tým podpory služby Adobe Sign.

V systému Workday můžete přistupovat k podepsaným dokumentům v záznamu celého procesu. Můžete najít:

• Dokumenty pracovníků na profilu pracovníka a
• Dokumenty uchazečů (nabídkové dopisy) na profilu uchazeče.

Obrázek níže zobrazuje podepsaný nabídkový dopis pro uchazeče Chris Foxx.

Podpora

Podpora systému Workday

Společnost Workday je majitelem integrace a je prvním kontaktním místem pro případ otázek týkajících se rozsahu integrace, nároků na funkce nebo problémů v každodenním fungování integrace.

Komunita Workday má několik dobrých článků zabývajících se řešením integrace a generováním dokumentů:

• Řešení problémů s integrací elektronických podpisů
• Krok Review documents (Zkontrolovat dokumenty)
• Generování dynamických dokumentů
• Nabídka tipů pro konfiguraci generování dokumentů

Podpora služby Adobe Sign

Adobe Sign je integračním partnerem, kterého je třeba kontaktovat, pokud se při integraci nedaří získat podpisy nebo pokud selže upozornění na chybějící podpisy.

Zákazníci služby Adobe Sign kontaktují pro podporu svého Manažera pro úspěch zákazníků. Případně je také možné se obrátit na technickou podporu Adobe na telefonním čísle 1-866-318-4100. Vyčkejte na seznam produktů a zadejte: 4, a dále 2 (na vyzvání).

• Přidávání textových tagů Adobe do dokumentů