Adobe Acrobat Sign pro Workday: Instalační příručka

Instalační příručka pro Adobe Acrobat Sign pro Workday vysvětluje, jak integrovat službu Adobe Acrobat Sign do klienta systému Workday. Chcete-li používat službu Adobe Acrobat Sign z prostředí systému Workday, musíte znát následující postupy:

• Vytvoření rámce firemního procesu
• Nastavení a konfigurace klienta systému Workday
• Navázání integrace služby Acrobat Sign a produktu Workday Studio

Chcete-li odesílat dohody pomocí služby Acrobat Sign ze systému Workday, musíte provést následující kroky:

• Aktivace účtu Adobe Acrobat Sign (pouze noví zákazníci)
  
• Konfigurace služby Adobe Acrobat Sign pro Workday
• Navázání komunikace pomocí protokolu OAuth mezi systémem Workday a službou Adobe Acrobat Sign

Aktivace účtu Adobe Acrobat Sign

Stávající zákazníci se zavedenými účty Adobe Acrobat Sign mohou přejít přímo ke kroku Konfigurace služby Adobe Acrobat Sign pro Workday.

Zákazníci, kteří se službou Adobe Acrobat Sign začínají a ještě nemají údaje pro přihlášení, musí aktivovat některý z následujících účtů:

• Účet pro správu ve službě Adobe Acrobat Sign nebo
• Zkušební účet Adobe Acrobat Sign

Pokud chcete zřídit účet Acrobat Sign pro systém Workday, musíte se obrátit na specialistu pro zprovoznění produktů Adobe. Po dokončení obdržíte potvrzovací e-mail, jak je znázorněno níže. 

Podle pokynů v e-mailu inicializujte svůj účet a otevřete domovskou stránku služby Adobe Acrobat Sign.

Pokud chcete požádat o 30denní zkušební verzi služby Adobe Acrobat Sign, musíte vyplnit tento registrační formulář.

Poznámka: Doporučujeme k vytvoření zkušební verze použít platnou funkční e-mailovou adresu a nikoli dočasný e-mail. Je třeba, abyste měli do tohoto e-mailu přístup a mohli účet ověřit. Proto musí být adresa platná.

Během jednoho pracovního dne vám náborový specialista služby Acrobat Sign zajistí účet (ve službě Acrobat Sign) pro Workday. Po dokončení obdržíte potvrzovací e-mail. Podle pokynů v e-mailu inicializujte svůj účet a otevřete domovskou stránku služby Adobe Acrobat Sign.

• Chcete-li zajistit správné fungování integrace služby Acrobat Sign a systému Workday, obraťte se na podporu společnosti Adobe a požádejte o deaktivaci upozornění (prostřednictvím e-mailů i aplikace Acrobat).
• Při testování používejte testovací e-mailovou adresu. 
• Po potlačení oznámení aplikace Acrobat nebudou dohody viditelné na stránce Správa pro podepisující s aktivním účtem, dokud nebude podepisování dokončeno.

Konfigurace služby Adobe Acrobat Sign pro Workday

Pokud chcete nakonfigurovat službu Acrobat Sign pro Workday, musíte v systému Acrobat Sign vygenerovat následující dva vyhrazené objekty:

• Skupina Workday: Systém Workday vyžaduje vyhrazenou „skupinu“ v rámci účtu Acrobat Sign, aby byla povolena funkce integrace. Skupina Adobe Acrobat Sign slouží pouze ke kontrole využívání služby Acrobat Sign systémem Workday. Jakékoli jiné potenciální využití, například Salesforce.com nebo Arriba, není ovlivněno. E-mailová oznámení jsou ve skupině Workday omezena, aby uživatelé systému Workday dostávali oznámení pouze do schránky Workday.

• Ověřující uživatel, který je držitelem integračního klíče: Skupina Workday musí mít pouze jednoho správce na úrovni skupiny, který je autoritativním držitelem integračního klíče. Doporučujeme, aby správce používal funkční e-mailovou adresu, např. HR@MyDomain.com, namísto osobního e-mailu, aby se snížilo riziko, že bude uživatel v budoucnu deaktivován a následně dojde k deaktivaci integrace.

Konfigurace klienta systému Workday

K dokončení nastavení propojení mezi klientem systému Workday a službou Adobe Acrobat Sign je vyžadováno navázání důvěryhodného vztahu mezi službami. Jakmile je tento vztah navázán, může být do každého firemního procesu v systému Workday přidán krok Zkontrolovat dokument, který umožní uskutečnit proces podepisování prostřednictvím služby Adobe Acrobat Sign.

Vytvoření důvěryhodného vztahu:

Dokumentem pro krok Review documents (Zkontrolovat dokumenty) může být jeden z následujících typů:

• Statický dokument
• Dokument vygenerovaný krokem Generate Document (Vytvořit dokument) v rámci stejného firemního procesu
• Formátovaná zpráva vytvořená pomocí Workday Report Designer

Kterýkoli z těchto dokumentů můžete přidat pomocí textových značek Adobe, abyste mohli ovládat vzhled a umístění
specifických součástí služby Adobe Acrobat Sign. V definici firemního procesu musí být uveden zdroj dokumentu. Při průběhu firemního procesu nelze nahrát ad-hoc dokument.

Použití služby Adobe Acrobat Sign s krokem Zkontrolovat dokument nabízí jedinečnou možnost mít serializované skupiny podepisujících. Můžete tak specifikovat skupiny vycházející z rolí, které se podepisují po řadě. Služba Adobe Acrobat Sign nepodporuje skupiny paralelního podepisování.

Pokud potřebujete pomoci s konfigurací kroku Review Document (Zkontrolovat dokument), přečtěte si Stručný návod.

Podpora

Společnost Workday je majitelem integrace a je prvním kontaktním místem pro případ otázek týkajících se rozsahu integrace, nároků na funkce nebo problémů v každodenním fungování integrace.

Informace o řešení problémů s integrací a generováním dokumentů naleznete v následujících článcích komunity Workday:

• Řešení problémů s integrací elektronických podpisů
• Krok Review documents (Zkontrolovat dokumenty)
• Dynamické generování dokumentů
• Nabídka tipů pro konfiguraci generování dokumentů

Podpora služby Adobe Acrobat Sign

Podpora služby Adobe Acrobat Sign je integračním partnerem, kterého je nutné kontaktovat, pokud se při integraci nedaří získat podpisy nebo pokud selže upozornění na chybějící podpisy.

Zákazníci služby Adobe Acrobat Sign by se měli obrátit na svého manažera pro úspěch zákazníků (CSM). Případně je také možné se obrátit na technickou podporu Adobe na telefonním čísle 1-866-318-4100. Vyčkejte na seznam produktů a zadejte: 4, a dále 2 (na vyzvání).

• Přidávání textových tagů Adobe do dokumentů
• Konfigurace a příklady kroku Zkontrolovat dokument

Kontaktovat podporu služby Adobe Acrobat Sign

Časté dotazy

• Proč se stav ve Workday neaktualizuje, přestože je dokument podepsaný?

Stav dokumentu v systému Workday se nemusí zobrazit, pokud kandidát neklikne na tlačítko „Odeslat“ po podepsání ve službě Adobe Acrobat Sign.

Podle úlohy Check eSignature Signing Status (Kontrola stavu podepsání elektronickým podpisem) ve Workday: Proces se zahájí odevzdáním přidruženého úkolu v Doručené poště.

Podle vývoje Workday: Původní podepsání dokončí proces pouze pokud uživatel po podepsání dokumentu úlohu odevzdá v Doručené poště. Po podepsání se prvek iFrame zavře a uživatel je přesměrován na stejný úkol, kde kliknutím na tlačítko Odeslat proces dokončí.