Erstellen und Verwalten von Seminaren

Verwenden Sie Adobe Connect-Seminare, um eine spezielle Form von Meeting zu erstellen. Seminare bringen Teilnehmer an einem festgelegten Tag und zu festgelegten Start- und Endzeiten im Meetingraum zusammen. Das Seminar ist nur für diese festgelegte Zeit vorhanden. (Der Meetingraum, in dem das Seminar stattfindet, existiert dagegen vor, während und nach dem Seminar).

Im Gegensatz zu einem Meeting, an dem meistens nur eine geringe Anzahl von Personen teilnehmen und das häufiger stattfinden kann, hat ein Seminar bis zu 1500 Teilnehmer, ist oft eine einmalige oder unregelmäßige Veranstaltung und hat wenige Teilnehmer. Auch bei öffentlichen Seminaren muss hier mindestens ein Veranstalter im Raum anwesend sein, damit andere Teilnehmer eintreten können. Der Standardseminarraum unterscheidet sich vom Standardmeetingraum. Ferner können Seminare nur in einem Seminarraum erstellt werden, wohingegen Meetings in einem freigegebenen Ordner oder in einem Benutzerordner erstellt werden können.

Adobe empfiehlt

Große und kleine Seminare

Ein Seminar für mehr als 600 Teilnehmer gilt als „großes Seminar“. Ein Seminar für weniger als 600 Teilnehmer gilt als „kleines Seminar“. Es kann jeweils nur ein großes Meeting in einem bestimmten Zeitraum ausgeführt werden. Wenn Sie reguläre Seminare verwenden, können Sie jedoch mehrere Veranstaltungen für den gleichen Zeitraum planen.

Die erworbene Lizenz gilt entweder für kleine Seminare, die als normale Meetings ausgeführt werden, oder für große Seminare, die als große Meetings ausgeführt werden. Eine Seminarsitzung wird je nach Lizenz als großes oder kleines Meeting erstellt und basiert nicht auf der Anzahl von Teilnehmern. 

Seminarraum und Seminarsitzung

In Adobe Connect ist eine Seminarlizenz auf der Registerkarte „Seminare“ > „Gemeinsame Seminare“ verfügbar. Jede Lizenz, die Sie erwerben, wird auf der Registerkarte „Gemeinsame Seminare“ als Ordner angezeigt. Um ein Seminar zu planen, müssen Sie eine Instanz eines gemeinsamen Seminars, basierend auf einem Seminarraum, erstellen. Diese verschiedenen Instanzen von gemeinsamen Seminaren werden als Seminarsitzungen bezeichnet. Jede Sitzung ist ein unabhängiges Webinar, das von Teilnehmern besucht wird.

Wenn Sie von der Lizenz für ein benanntes Webinar Gebrauch machen, werden die Registerkarten „Benutzerseminare“ und „Meine Seminare“ verfügbar, auf denen Sie Ihre Webinars verwalten können. 

Verschiedene Webinare, die Sie durchführen, sind einzelne Instanzen der verfügbaren gemeinsamen Seminare. Diese Instanzen werden als Seminarsitzungen bezeichnet und sind auf der Registerkarte „Seminare“ > „Seminarsitzungen“ verfügbar.

Aufgaben im Vorfeld von Seminaren

Eine sorgfältige Planung im Vorfeld eines Seminars trägt zum reibungslosen Ablauf des Seminars und zur schnellen Erledigung der im Anschluss anfallenden Aktivitäten bei.

Festlegen der erwarteten Anzahl von Teilnehmern für die Seminare

Wenn Ihr Unternehmen die Seminaranwendung erworben hat, wurde ein Vertrag für eine bestimmte Anzahl von Seminarlizenzen abgeschlossen. Die Anzahl der Seminarteilnehmer darf nicht die Anzahl der Benutzer überschreiten, die gemäß Ihrer Seminarlizenz gleichzeitig am Seminar teilnehmen dürfen. Ihr Seminar-Administrator verfügt über Informationen darüber, wie viele Lizenzen Ihr Unternehmen erworben hat und wie viele Seminare Sie gleichzeitig veranstalten können. Falls Sie weitere Lizenzen benötigen, teilen Sie dies dem Administrator rechtzeitig mit. Der Seminarkalender enthält den Zeitplan für Ihre Seminarlizenzen. Zeigen Sie das gewünschte Zeitfenster an, um zu ermitteln, ob eine Seminarlizenz für das Zeitfenster verfügbar ist.

Wählen Sie für Konten mit einer Seminarlizenz für große Meetings eine der folgenden Optionen für die erwartete Teilnehmerzahl aus:

• „Normal“, bei einer Teilnehmerzahl <=600

• „Groß“ bei einer Teilnehmerzahl >600

Zugreifen auf die Seminarbibliothek

Seminardateien und -ordner werden in der Seminarbibliothek abgelegt. Benutzer, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können diese Dateien und Ordner verwalten. Sie greifen über die Registerkarte „Seminare“ auf die Seminarbibliothek zu.

Festlegen der Berechtigungen

Anwesenheitsberechtigungen definieren die Teilnehmerrollen in einem Seminar, wie z. B. Teilnehmer, Moderator und Veranstalter. Sie können diese Berechtigungen beim Erstellen eines Seminars zuweisen. Der Seminaradministrator kann diese Berechtigungen außerdem während des Seminars und danach ändern, indem er die Teilnehmerliste bearbeitet.

Berechtigungen für die Seminarbibliothek bestimmen, wer die Bibliotheksordner verwalten kann. Von den sechs integrierten Gruppen haben nur Administratoren Verwaltungsberechtigungen für den Ordner „Gemeinsame Seminare“. Autoren, Schulungsverwalter, Meetingveranstalter, Seminaradministratoren, Webinar-Veranstalter und Veranstaltungsverwalter haben standardmäßig die Berechtigung „Verweigert“. Der Administrator kann diese Standardberechtigungen außer Kraft setzen und anderen Personen weitere Zugriffsberechtigungen für den Ordner „Gemeinsame Seminare“ erteilen. (Im Gegensatz zur Materialbibliothek sind die Berechtigungstypen zum Veröffentlichen und Anzeigen nicht verfügbar.) Zur Verwaltung von anderen Ordnern in der Seminarbibliothek sind Verwaltungsberechtigungen für den jeweiligen Ordner erforderlich.

Registrieren und Genehmigen der Teilnehmer

Je nach Art und Zweck eines Seminars legt der Seminaradministrator unter Umständen fest, dass sich die Gäste registrieren müssen. Dazu muss der Veranstalter über Adobe Connect Events als Teil der Anwendung Adobe Connect Central verfügen, da die Registrierung für Meetings, Schulungen, Präsentationen oder Seminare nur über die Registerkarte „Veranstaltungen“ erfolgen kann. Verfügt der Veranstalter über diese Registerkarte, muss er das Seminar zunächst mithilfe des Seminarassistenten über die Registerkarte „Seminare“ erstellen. Danach kann er eine Veranstaltung erstellen und das als Veranstaltung erstellte Seminar auswählen.

Erstellen eines Seminars

Nach Erhalt der richtigen Berechtigungen, erstellen Sie Seminare mit dem Seminarassistenten.

Starten des Seminarassistenten

Suchen oder erstellen Sie in der Seminarbibliothek gemeinsame Seminare, in dem das Seminar stattfinden soll (Sie benötigen die Zugriffsberechtigung für diesen Ordner). Wenn Sie einen Ort festlegen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Seminarsitzung“, um den Assistenten zu öffnen.

Eingeben der Seminarinformationen

Auf der ersten Seite des Seminarassistenten geben Sie Hintergrundinformationen zum Seminar ein, wie einen Namen und eine Übersicht, und wählen eine Vorlage aus. (Es sind nur der Seminarname und die Sprachangabe erforderlich, alle anderen Felder sind optional.) Sie können diese Informationen nach der Erstellung des Seminars jederzeit bearbeiten. Einzelne Sitzungen werden mit einem einzigen Seminarraum als Grundlage und Wiederverwendung einer Seminar-URL geplant.

Seminarsitzungen planen

Ein gemeinsames Seminar ist ein Platzhalter für all Ihre zukünftigen Sitzungen. Erstellen Sie zuerst einen neuen Seminarraum und planen Sie dann die verschiedenen Instanzen des Seminars als Seminarsitzungen. Die Seminar-URL bleibt gleich, da der zugrunde liegende Seminarraum sich nicht ändert. Sie können jedoch den Zeitplan und die Dauer des Seminars für jede Sitzung ändern. Ihre Seminarlizenz bestimmt die maximale Anzahl der Teilnehmer.

Auswählen der Seminarteilnehmer

Wenn Sie das Seminar auf eingeladene Gäste beschränkt haben, müssen Sie als Nächstes die Seminarteilnehmer auswählen. Für ein Seminar, an dem nur registrierte Benutzer und genehmigte Gäste teilnehmen dürfen, können Sie Benutzer und Gruppen als Teilnehmer oder Moderatoren Ihres Seminars auswählen. Diese Benutzer können sich direkt beim Seminar anmelden. Nicht eingeladene Benutzer, denen die URL des Seminarraums bekannt ist, können versuchen, sich als Gast anzumelden. In diesem Fall kann der Veranstalter den Gästen jeweils separat den Zutritt genehmigen.

Senden der Einladungen

Im letzten Schritt senden Sie den Teilnehmern per E-Mail Einladungen, die Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort des Seminars enthalten. Senden Sie die Einladungen bei der Erstellung des Seminars oder zu einem späteren Zeitpunkt.

Planen eines Seminars

Sie können mit dem Seminarraum als Grundlage einzelne Seminarsitzungen planen. Die Seminar-URL, die aus dem Seminarraum kommt, bleibt gleich, während die Dauer und der Zeitplan für jede Seminarsitzung geändert werden können.

Die einzelnen Seminarsitzungen werden im Voraus vor dem Beginn der Sitzung erstellt. Die Basis-URLs der jeweiligen Seminarräume werden als Sitzungs-URLs verwendet. Die Aufzeichnung und die Berichte für jede Sitzung sind verfügbar, wenn Sie eine abgeschlossene Sitzung in der Registerkarte „Seminarsitzungen“ öffnen.

Sie können aus einem Seminarraum heraus eine Sofort-Seminarsitzung erstellen, indem Sie im Benachrichtigungs-Popupfenster oben rechts auf „Neue Sofort-Sitzung“ klicken.

Terminkonflikte bei Seminaren lösen

Wenn Sie ein neues Seminar erstellen und sich dessen Zeitplan mit einem vorhandenen Seminar überlappt, erlaubt Adobe Connect Ihnen nicht, das neue Seminar zu erstellen. Um den Konflikt zu vermeiden, wird empfohlen, den Seminarkalender zu überprüfen und den Konflikt zu lösen. So überprüfen Sie den Seminarkalender:

1. Gehen Sie zu „Seminare“> „Seminarkalender“. All Ihre Seminarlizenzen haben einen eindeutigen Eintrag in der linken Seitenleiste.

2. Wählen Sie ein bestimmtes Datum. Die Ansicht wird aktualisiert, um Seminarinstanzen an dem ausgewählten Datum in der Kalenderansicht anzuzeigen.

3. Klicken Sie auf eine bestimmte Sitzung. Ein Popupmenü „Veranstaltungsdetails“ zeigt die Details der Sitzung.

Sie können auch die Liste aller Seminarsitzungen anzeigen, die für einen längeren Zeitraum geplant sind, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Gehen Sie zu „Seminare“ > „Seminarsitzungen“.

2. Legen Sie die Datumsangaben für „Von“ und „Bis“ fest. Alle Seminarsitzungen, die für all Ihre gemeinsamen Seminare mit all Ihren Lizenzen geplant werden, werden angezeigt.

3. Überprüfen Sie die Startzeit und die Dauer aller Instanzen, um den Konflikt zu suchen.

Verlängern von Seminaren über den geplanten Zeitraum hinaus

Eine Seminarsitzung, die über den geplanten Zeitraum hinausgeht, wird automatisch zweimal (jeweils um 30 Minuten) verlängert. Eine Seminarsitzung wird jedoch nur verlängert, wenn sich daraus kein Konflikt mit einem anderen im Voraus geplanten Seminar ergibt. Wenn eine geplante Sitzung mit der Verlängerung des aktuellen Seminars in Konflikt steht, wird das aktuelle Seminar innerhalb von 10 Minuten beendet. Die Veranstalter erhalten eine Benachrichtigung im Meetings, dass die aktuelle Sitzung nicht verlängert werden kann und in 10 Minuten beendet wird.

Wenn ein Seminar über den geplanten Zeitraum hinausgeht, wird das Seminar automatisch zweimal um 30 Minuten verlängert. Anschließend erhält der Veranstalter eine In-Meeting-Benachrichtigung zum manuellen Verlängern des Seminars um jeweils 30 Minuten. Die laufende Seminarsitzung wird verlängert, wenn es keine Konflikte mit einer geplanten Seminarsitzung gibt. Der Seminaradministrator wird bei jeder Verlängerung benachrichtigt.

Standby-Modus und Planen einer Ad-hoc-Seminarsitzung

Wenn Sie einen Seminarraum außerhalb der geplanten Seminarsitzung öffnen, wird der Raum im Standby-Modus geöffnet. In diesem Standby-Modus können Veranstalter den Raum für das Seminar vorbereiten, die Funktionen prüfen und sich mit der Adobe Connect-Seminarumgebung vertraut machen. In diesem Fall sind nur zehn Teilnehmer im Seminarraum zugelassen, und zwar nach folgender Reihenfolge: Sitzungsersteller, Veranstalter in alphabetischer Reihenfolge, Moderatoren in alphabetischer Reihenfolge.

Der Seminaradministrator erhält eine Benachrichtigung über die Anzahl der Benutzer, die keinen Eintritt zur geöffneten Seminarsitzung aufgrund der Lizenzbeschränkungen erhalten haben. Nachdem der Seminarraumeigentümer eine Sofort-Sitzung erstellt hat, können die Teilnehmer durch erneutes Öffnen der Seminarsitzung daran teilnehmen.

Führen Sie folgende Schritte aus, um eine Ad-hoc-Seminarsitzung zu erstellen:

Senden von Einladungen zu Seminaren

Sie können E-Mail-Einladungen senden, wenn Sie eine Seminarsitzung erstellen. Nach dem Beginn eines Seminars können Sie mit eingeladenen Personen direkt von der Registerkarte „Informationen zur Seminarsitzung“ oder aus dem Seminarraum in Kontakt treten. Weitere Informationen über die zweite Möglichkeit finden Sie unter „Eingeladene Personen von einem Meeting aus kontaktieren“ im Bereich Einladen von Teilnehmern und Erteilen oder Verweigern des Zugriffs. Für die erste Möglichkeit gehen Sie wie folgt vor:

Anzeigen von Seminarinformationen

Sie können ein vorhandenes Seminar nur anzeigen und ändern, wenn Sie über die folgenden Berechtigungen verfügen:

Sie benötigen Verwaltungsberechtigungen für den Seminarordner oder die Seminardatei, da Sie beim Durchführen von Änderungen an einem von Ihnen erstellten Seminar letztendlich die Datei oder den Ordner in der Seminarbibliothek ändern.

Sie müssen der Seminarveranstalter sein, da Sie auch die Parameter des Seminars selbst ändern.

Anzeigen eines Seminarprofils

Anzeigen der Teilnehmerliste für Seminare

Wenn Sie über Verwaltungsberechtigungen für ein Seminar verfügen, können Sie eine Liste aller eingeladenen Teilnehmer für jeden Seminarraum anzeigen.

Anzeigen einer Liste der von einem Seminar hochgeladenen Materialien

Wenn Sie Verwaltungsberechtigungen für einen Seminarordner haben, können Sie eine Liste des gesamten Materials anzeigen, das von einem Seminarraum in diesem Ordner auf den Server hochgeladen wurde.

Anzeigen einer Liste der Seminaraufzeichnungen

Sie können eine Liste der aufgezeichneten Seminare anzeigen.

Aufzeichnungen einzelner Seminarsitzungen anzeigen

Sie können mit dem Seminarraum als Grundlage einzelne Seminarsitzungen erstellen. Sie können wie oben beschrieben auf die Aufzeichnungen aller Seminarräume zugreifen. Außerdem können Sie separat auf die Aufzeichnungen einzelner Seminarsitzungen zugreifen.

Anzeigen von Informationen zu Seminarordnerlizenzen

Sie können Informationen über den Seminarlizenzumfang Ihres Unternehmens anzeigen. Dies kann von Nutzen sein, wenn Sie die Anzahl der Teilnehmer für das Seminar planen.

Bearbeiten von Seminaren

Administratoren oder Benutzer mit Verwaltungsberechtigungen für einen Seminarordner können Teilnehmer hinzufügen oder entfernen und die Berechtigungsrollen der Teilnehmer (Veranstalter, Moderator oder Teilnehmer) ändern. Administratoren können auf die Seminarräume und die relevanten Materialien oder Aufzeichnungen und Berichte zugreifen sowie alle Materialien löschen oder verschieben oder einen Seminarraum löschen. 

Administratoren können jedoch keine Sitzungen planen oder neue Seminarräume in den Benutzerordnern erstellen. Ähnlich verhält es sich bei Kontoadministratoren, die auf Ordner von Benutzermeetings und Meetings und Materialien zugreifen können, aber keine Meetings erstellen können.

Verschieben von Seminaren

Sie können Seminare mit Seminarlizenzen verschieben. Während Sie die mehrere Seminarräume in gleichzeitig verschieben können, können Sie Folgendes nicht verschieben:

• Ordner
• Ein Seminarraum, der eine laufende Seminarsitzung enthält
• Ein Seminarraum, der eine geplante große Seminarsitzung hat, die in weniger als 45 Minuten (großer Seminarsitzungspuffer) beginnt
• Ein Seminarraum, der eine geplante Seminarsitzung hat, die in weniger als 45 min (großer Seminarsitzungspuffer) beginnt und in eine große Seminarsitzung mit Lizenzen geändert wird.

Wenn es einen Konflikt bei der bestehenden Sitzung des Raums und die Lizenz verschoben wird, bietet Adobe Connect eine Warnung mit einer Liste der konfligierenden Sitzungen. Durch das Verschieben eines derartigen Seminars werden die konfligierenden Sitzungen der Quellseminarlizenz gelöscht.  

Bearbeiten von Seminarinformationen

Hinzufügen oder Entfernen von Seminarteilnehmern

Sie können Seminarteilnehmer jederzeit hinzufügen oder entfernen.

Ändern der Rolle eines Seminarteilnehmers

Sie können Seminarteilnehmern die folgenden Rollen zuweisen: Moderator, Teilnehmer oder Veranstalter.

Daten zu Seminaren anzeigen

Das Seminar-Dashboard ist eine grafische Darstellung statistischer Daten zu Ihren Seminaren. Klicken Sie oben im Fenster „Seminare“ unterhalb der Registerkartenleiste auf „Seminar-Dashboard“.

Die Daten zu allen von Ihnen erstellten Seminaren werden in Diagrammen mit drei Balken angezeigt. Klicken Sie auf eines der Diagramme, um den zusammenfassenden Bericht für das Seminar anzuzeigen.

Wird von der Anzahl der Sitzungen bestimmt.

Wird von der Anzahl der Teilnehmer bestimmt.

Wird von der Anzeigehäufigkeit bestimmt (wie viele Male jedes archivierte Seminar angezeigt wurde).

Sie können in jedem der Balkendiagramme auf jedes einzelne Seminar klicken, um ausführlichere Informationen dazu anzuzeigen.

Seminarberichte

Mit der Berichtfunktion von Adobe Connect Central können Sie Berichte erstellen, die Seminarinformationen aus verschiedenen Perspektiven zusammenfassen. Berichte werden über die Links für Berichte auf der Seite „Seminarinformationen“ erstellt.

Berichte für einzelne Seminarräume können Sie durch Zugriff auf den Raum und Klicken auf „Berichte“ anzeigen. Die Seminarraumberichte enthalten zusammengefasste Benutzerdaten über Sitzungen und eingeladenen Personen. Als Berichte für Seminarräume stehen ein Zusammenfassungsbericht und Berichte nach Teilnehmer, nach Sitzung und nach Fragen zur Verfügung.

Einzelne Seminarsitzungen werden auf der Basis des Seminarraums erstellt. Die Berichte für einzelne Sitzungen sind auch separat verfügbar. Greifen Sie über die Registerkarte „Seminarsitzungen“ auf eine Sitzung zu und klicken Sie auf „Berichte“. Es stehen Berichte zu Teilnehmern und zu den Fragen einer Abstimmung zur Verfügung.

Von Adobe Connect Central aus an einem Seminar teilnehmen

Wenn Ihre Teilnahme an einem Seminar geplant ist, wird der Name des Seminars in der Liste „Meine Meetings“ auf der Registerkarte „Home“ im Fenster von Adobe Connect Central angezeigt. Wenn Sie ferner mit Microsoft Outlook arbeiten und die Einladung zum Seminar angenommen haben, wird das Seminar in Ihrem Outlook-Kalender angezeigt. (Von Ihnen erstellte Seminare werden auf der Registerkarte „Seminare“ aufgelistet.)

Sie können herausfinden, ob das Seminar, an dem Sie teilnehmen möchten, bereits läuft, indem Sie die Datums- und Zeitangaben für das Seminar überprüfen. Liegt das Datum in der Vergangenheit, wird das Seminar in der Meetingliste unter „Abgelaufene Meetings“ angezeigt. Sie können den Meetingraum aber dennoch betreten, um sich das Seminarmaterial anzusehen.