À propos des cours et des curriculums Adobe Connect pour la formation

L’application Adobe Connect Training est constituée de contenus, de cours, de curriculums et de classes virtuelles.

Le contenu correspond à des fichiers stockés dans la bibliothèque des contenus d’Adobe Connect. Le contenu peut être fourni dans un des types de fichier suivants : PPT, PPTX, FLV, SWF, PDF, GIF, JPG, PNG, MP3, HTML, MP4, F4V ou ZIP. En outre, le contenu HTML5 créé à l’aide d’Adobe Captivate 9 ou Adobe Presenter 11 peut également être partagé et utilisé à l’aide de l’application de bureau Adobe Connect.

Aucune information individuelle sur les utilisateurs n’est stockée avec le contenu. Des rapports consolidés, spécifiques au contenu, sont cependant créés, en fonction de l’accès. Si du contenu est créé avec Adobe Presenter et que la présentation contient des questionnaires, vous ne pouvez pas définir le nombre de tentatives autorisées aux utilisateurs pour passer les questionnaires avec succès. (En revanche, vous pouvez définir un nombre de tentatives pour des cours.)

Par ailleurs, aucune fonctionnalité de reprise n’est disponible pour le contenu ; par exemple, si un utilisateur quitte un élément de contenu à la moitié de son exécution, il sera ramené au début du contenu à la prochaine ouverture de l’élément.

Vous pouvez publier des contenus Adobe Presenter, Adobe Captivate, PDF et SCORM tiers dans la bibliothèque de contenu. Pour Adobe Presenter et Adobe Captivate, l’utilisateur peut toujours publier dans Adobe Connect directement depuis l’application. Pour les fichiers PDF et les contenus tiers, l’utilisateur peut transférer le fichier ou une archive ZIP vers la bibliothèque de contenus.

Un cours contient un élément quelconque de la bibliothèque de contenu. Un cours est associé à un ensemble donné de stagiaires inscrits et contient le suivi de niveau contenu. Le cours peut être affiché et administré indépendamment ou en tant que partie intégrante d’un curriculum ou d’une classe virtuelle. Si vous utilisez des cours, les notes peuvent être récupérées en tant qu’objets compatibles AICC et vous pouvez imposer le nombre de tentatives accordées aux utilisateurs pour achever le cours. Les cours contiennent également une fonctionnalité de reprise, de sorte que les utilisateurs puissent consulter la moitié d’un cours, le fermer, puis le rouvrir ultérieurement à l’endroit où ils l’avaient quitté.

Une classe virtuelle peut être utilisée pour une session de formation. Les classes virtuelles sont ajoutées à un curriculum, de la même manière qu’un cours. Il existe trois niveaux d’accès aux classes virtuelles : étudiants inscrits uniquement, étudiants inscrits et invités acceptés, et toute personne disposant de l’URL de la classe virtuelle.Lorsque vous sélectionnez l’option Toute personne possédant l’URL, votre salle de classe virtuelle et les contenus téléchargés sont accessibles au public pour que toute personne puisse accéder aux contenus.

Un curriculum est un groupe de cours, de réunions et de classes virtuelles qui accompagne les étudiants dans leur cursus de formation. Un curriculum se compose essentiellement de cours, mais il peut aussi inclure d’autres éléments, tels que des sessions de formation en direct. Les curriculums permettent d’affecter des conditions préalables, des examens et des conditions de terminaison afin d’imposer un cursus de formation spécifique. De même que pour les cours, vous pouvez générer des rapports pour effectuer le suivi des inscrits au fur et à mesure qu’ils avancent dans le curriculum, afin de vous assurer qu’ils ont satisfait aux exigences des objectifs pédagogiques.

Trois autorisations de participation sont attribuées aux curriculums et cours de formation : Inscrit, Refusé et En attente d’autorisation. « Inscrit » désigne un stagiaire placé dans un cours ou un curriculum par un gestionnaire de formation. « Refusé » fait référence à un utilisateur qui s’est vu refuser l’accès à un cours ou un curriculum. Le gestionnaire de formation utilise généralement l’autorisation Refusé pour exclure un utilisateur d’un cours de groupe (par exemple, lorsqu’il a déjà suivi le cours). « Autorisation en attente » indique qu’un utilisateur attend l’autorisation du gestionnaire de formation.

Accès à la bibliothèque des formations

L’ensemble des cours, curriculums et classes virtuelles Adobe Connect Training est stocké et classé dans un répertoire de dossiers appelé Bibliothèque des formations. Pour accéder à la bibliothèque des formations, cliquez sur l’onglet Formation situé en haut de la fenêtre Adobe Connect Central. Au fur et à mesure que vous parcourez la bibliothèque, les noms des dossiers s’affichent les uns derrière les autres pour former un chemin de navigation dans la partie supérieure de la fenêtre du navigateur.

Un gestionnaire de formation peut créer des cours et des curriculums. Un responsable de classe virtuelle possède toutes les autorisations dont dispose un responsable de formation et peut créer des cours et des curriculums. Pour gérer un dossier de bibliothèque des formations, il n’est pas nécessaire que vous soyez gestionnaire de formation, mais vous devez disposer des autorisations de gestion requises pour ce dossier dans la bibliothèque des formations. Vous pouvez créer un objet de cours à l’aide des types de contenu existants (Adobe Presenter, Adobe Captivate, PDF, etc.). Vous pouvez également créer des objets de cours grâce au contenu SCORM de tierces parties. Les métadonnées de cours (modification des informations, inscription, communications, etc., tous les onglets d’objet du cours) peuvent être définies sur ces objets dans la formation. Tous les objets de cours définis dans la formation peuvent être ajoutés aux curriculums.

A propos des autorisations de la Bibliothèque des formations

Tenez compte des aspects des autorisations suivants lorsque vous utilisez la bibliothèque des formations :

définit l’accès accordé aux stagiaires pour un cours ou curriculum donné. Les trois autorisations possibles pour les inscrits sont : Inscrit, Refusé et Autorisation en attente. Les personnes disposant d’une autorisation Inscrit peuvent afficher un cours ou curriculum. Les personnes disposant d’une autorisation Refusé ne peuvent pas accéder au cours ou curriculum. Les personnes en attente d’autorisation doivent recevoir l’autorisation du gestionnaire de formation.

Les autorisations accordées aux inscrits sont affectées à la création du cours ou du curriculum. Les autorisations peuvent également être modifiées après la création du cours ou du curriculum. Pour modifier les autorisations, le gestionnaire de formation doit ouvrir le cours ou curriculum et modifier la liste des participants pour ajouter ou supprimer des inscrits. Le gestionnaire de formation doit également disposer des autorisations de gestion pour le dossier dans lequel se trouve ce cours ou curriculum.

définissent les utilisateurs pouvant exécuter les différentes tâches associées aux fichiers et dossiers de la bibliothèque des formations, comme par exemple l’ajout et la suppression de fichiers, la recherche d’archives dans la bibliothèque. La capacité à créer, supprimer et modifier des cours et des curriculums dans les divers dossiers de la bibliothèque des formations dépend des groupes auxquels un utilisateur appartient et des autorisations individuelles qui lui sont accordées pour des fichiers et dossiers spécifiques. La bibliothèque des formations n’a que deux types d’autorisation : Gérer et Accès refusé.

Les membres du groupe Administrateur peuvent gérer tous les fichiers et dossiers contenus dans la bibliothèque des formations. Par défaut, les gestionnaires de formation disposent d’autorisations de gestion uniquement pour leur dossier individuel placé dans le dossier Formation de l’utilisateur. Autrement dit, les gestionnaires de formation peuvent ajouter, supprimer, modifier ou affecter des autorisations uniquement dans leurs propres dossiers. Toutes les autres autorisations de gestion sont affectées à une seule personne ou à un groupe par l’administrateur.

Adobe Connect reconnaît six groupes d’autorisation par défaut appelés groupes prédéfinis. Vous ne pouvez pas modifier les autorisations de ces groupes, mais vous pouvez les étendre en affectant des individus ou des groupes à plusieurs groupes prédéfinis.

Le module Formation s’applique au groupe Gestionnaires de formation. Ce groupe est associé à la bibliothèque des formations. Chaque gestionnaire de formation dispose d’un dossier individuel dans le dossier Formation de l’utilisateur de la bibliothèque des formations. Ils peuvent créer et administrer leurs cours et curriculums dans ce dossier. Chaque gestionnaire de formation dispose également d’un dossier de contenu. L’administrateur Adobe Connect peut également affecter des autorisations de gestion pour certains dossiers de la bibliothèque des formations à des utilisateurs qui ne sont pas des responsables de formation. Cependant, seuls les gestionnaires de formation peuvent créer des cours ou curriculums.

Inscription aux cours et curriculum

En fonction du type et de l’objet d’un cours ou curriculum donné, le gestionnaire de formation peut vouloir inscrire les invités. Le cas échéant, l’application Adobe Connect Central du responsable doit comporter l’onglet Gestion des événements vu que l’inscription à une formation ne peut s’effectuer que dans ce dernier. Le responsable de formation qui dispose de cet onglet doit tout d’abord lancer l’Assistant Cours ou Curriculum pour créer le cours ou le curriculum dans l’onglet Formation, mais ignorer les étapes de sélection des participants et d’envoi des invitations. Il crée ensuite un événement à l’aide de l’Assistant Evénement, sélectionne l’option Présenter un curriculum ou un cours Adobe Connect Training, puis choisit le cours ou le curriculum à utiliser comme événement.

L’Assistant Evénement permet au responsable de formation de sélectionner et d’inviter des inscrits, de sélectionner et de personnaliser des questions d’inscription et d’envoyer des invitations, même à des listes de diffusion volumineuses.

Si la formation est présentée comme un événement, tous les inscrits, qu’ils possèdent ou non un compte Adobe Connect ou que l’URL soit publique ou privée, doivent fournir des informations d’inscription avant le début de la formation. Dans ce cas, le gestionnaire de formation peut vérifier les demandes d’inscription avant le début de la formation et approuver ou refuser l’admission de chaque personne inscrite.

Contenu AICC pour les cours

Lorsque vous utilisez un contenu AICC (Aviation Industry CBT Committee) dans vos cours, Adobe Connect applique certaines règles spécifiques. Pour plus d’informations, voir Transfert du contenu.

Affichage des données relatives à la formation

Le tableau de bord des formations contient deux graphiques à barres, l’un dédié aux cours et l’autre aux curriculums :

Affiche les cours des 30 derniers jours, avec le nombre maximal d’inscrits ayant réussi ; cliquez sur le graphique de votre choix pour afficher plus de détails.

Affiche les curriculums des 30 derniers jours, avec le nombre maximal d’inscrits ayant terminé le curriculum ; cliquez sur le graphique de votre choix pour afficher plus de détails.

Les graphiques à barres s’affichent dans Adobe Connect Central. Cependant, vous pouvez également exporter le tableau de bord dans une fenêtre du navigateur que vous pourrez imprimer. Pour exporter le tableau de bord, cliquez sur Version imprimable à gauche, au-dessus de l’affichage.

Création et gestion de groupes de formation

Dans l’onglet Formation d’Adobe Connect Central, les responsables de formation, les administrateurs et les administrateurs limités peuvent créer, modifier et supprimer des groupes de stagiaires, aussi appelés groupes de formation. Les gestionnaires de formation peuvent modifier les groupes de formation, même s’ils ont été créés par d’autres gestionnaires de formation.

Création d’un groupe de formation

Il est impossible de donner à un groupe de formation le même nom qu’un groupe système ou un groupe d’administration.

Ajout de stagiaires à un groupe de formation existant

Suppression de stagiaires d’un groupe de formation

Utilisation de fichiers CSV pour ajouter des stagiaires

Si vous disposez d’un fichier au format CSV, vous pouvez l’utiliser pour ajouter des stagiaires. Trois méthodes d’importation sont possibles.

Avant d’effectuer une importation, vous devez créer un fichier CSV encodé au format UTF-8. Vous pouvez également utiliser ou modifier un fichier CSV existant. Le fichier CSV créé doit comprendre les informations correctes.

Pour ajouter des groupes de formation, chaque ligne du fichier CSV utilisé doit contenir un nom et une description, comme indiqué ci-dessous.

Pour ajouter des utilisateurs à un groupe sélectionné, chaque ligne du fichier CSV utilisé doit contenir le nom de connexion, comme indiqué ci-dessous :

Pour ajouter des stagiaires à un groupe de formation, chaque ligne du fichier CSV utilisé doit contenir un nom de connexion et un nom, comme indiqué ci-dessous.

Nous attirons votre attention sur le fait que, dans le troisième exemple, vous pouvez ajouter le même utilisateur à plusieurs groupes dans le même fichier CSV ; l’utilisateur cbond4@masociété.com a ainsi été ajouté aux groupes 1 et 2 en utilisant deux entrées distinctes.

Voici des astuces liées à l’utilisation des fichiers CSV :

• Les capacités des navigateurs étant limitées, Adobe conseille, si vous avez un grand nombre d’utilisateurs à ajouter, de créer plusieurs petits fichiers au lieu d’un seul volumineux.

• Mettez entre guillemets les noms contenant une virgule. Par exemple, le nom John Doe, Jr., doit apparaître dans le fichier CSV sous la forme «John Doe, Jr.» pour que le fichier soit correctement importé.

Ajout de stagiaires à l’aide d’un fichier CSV

Une fois le transfert terminé, un message de confirmation apparaît pour indiquer si la procédure d’importation a réussi. Des informations sont également fournies sur les utilisateurs et les groupes importés. Un rapport d’erreurs est généré lorsque des entrées ne sont pas importées.

Conseils pour la création de curriculums et de cours de formation

Vous trouverez ci-après quelques conseils pour la création de curriculums et de cours de formation dans Adobe Connect Training :

• Utilisez Adobe Presenter et Adobe Captivate pour créer du contenu pour les cours. Presenter convient à la création de contenu de formation en ligne rapide à l’aide de Microsoft PowerPoint, tandis qu’Adobe Captivate permet de créer du matériel de formation devant contenir des ramifications et des simulations complexes.

• Le contenu HTML5 créé avec Adobe Captivate 9 et Adobe Presenter 11 est pris en charge dans les classes virtuelles et leurs enregistrements. Pour utiliser du contenu de ce type, tous les participants doivent installer l’application de bureau Adobe Connect. L’application Adobe Connect est disponible sur la page Téléchargements et mises à jour. Les participants VC qui ne voient pas le contenu HTML5 partagé sont signalés par une marque dans le module Participant.

  Lorsque le contenu propriétaire HTML5 est partagé dans une classe virtuelle et affiché dans l’application Adobe Connect par les participants, il peut mettre un certain temps à se charger en raison du téléchargement automatique de certains composants requis en plus de l’application Adobe Connect Meeting. Un certain délai est normal.

• Au niveau du cours, définissez le nombre maximal de tentatives côté client sur un et le nombre maximal de tentatives côté serveur sur un nombre quelconque. (Définissez le nombre maximal de tentatives côté serveur sur une valeur illimitée pour que les stagiaires disposent d’autant de tentatives que nécessaire pour réussir.)

• Ajoutez des éléments de curriculum directement dans les curriculums, et non dans des dossiers.

• Si vous ajoutez du contenu depuis la bibliothèque de contenu directement dans un curriculum, ce contenu est automatiquement converti en cours et le suivi est activé. Par exemple, lorsque vous ajoutez un fichier PDF à un curriculum, ce fichier devient un cours et un suivi peut être effectué jusqu’au niveau des pages (vous pouvez ainsi voir si les stagiaires ont consulté sept pages sur les dix disponibles ou bien toutes les pages du fichier). En outre, un dossier de ressources du curriculum est automatiquement créé et tous les cours spécifiques à ce curriculum (c’est-à-dire le contenu automatiquement converti en cours pour ce curriculum) sont placés dans ce dossier.

• Indiquez à vos stagiaires comment suivre des cours et des curriculums, particulièrement tous les paramètres spécifiques que vous avez utilisés. Par exemple, signalez-leur le nombre de tentatives dont ils disposent pour réussir un questionnaire. Si vous apportez des modifications à un curriculum après l’avoir rendu disponible, notamment en ajoutant ou supprimant des éléments, informez-en également vos stagiaires.

• Invitez les stagiaires à ouvrir un élément ou un cours dans une seule fenêtre de navigateur et à la fermer lorsqu’ils ont terminé.

• Si vous vous apprêtez à rendre disponible un curriculum volumineux, effectuez d’abord un test. Par exemple, vérifiez que votre système Adobe Connect (réseau, serveurs, base de données) est correctement configuré et dispose des ressources suffisantes pour pouvoir gérer le volume de stagiaires devant s’inscrire au curriculum.

• Limitez les modifications apportées à vos cours et curriculums après les avoir rendus accessibles aux stagiaires.