Cree y gestione salas de grupos de trabajo en reuniones de Adobe Connect. Gestionar audio y vídeo de reuniones, y diseño en salas de grupos de trabajo.

Las salas de grupos de trabajo son salas secundarias que se pueden crear dentro de una reunión o sesión de formación. Resultan útiles para dividir un grupo de gran tamaño en grupos más reducidos que pueden hablar o colaborar unos con otros. Las salas de grupo de trabajo se pueden usar en reuniones y sesiones de formación con 200 usuarios, o menos. Los anfitriones pueden crear un máximo de 20 salas de grupo de trabajo para una reunión o sesión de formación.

Por ejemplo, si tiene 20 usuarios en una sesión, puede crear cuatro salas de grupos de trabajo y distribuir cinco asistentes en cada sala. En las salas de grupo de trabajo, los asistentes pueden hablar entre sí según la configuración de audio. Pueden utilizar el pod de chat, colaborar en una pizarra y compartir sus pantallas. El anfitrión puede visitar todas las salas de grupo de trabajo para proporcionar ayuda y responder a las preguntas.

Una vez que se termina el trabajo en las salas de grupo de trabajo, el anfitrión puede finalizar la sesión de grupo de trabajo y devolver a los asistentes a la sala principal. Los anfitriones pueden compartir lo que ha ocurrido en las salas de grupo de trabajo con todos los usuarios. Si lo considera necesario, el anfitrión puede devolver a los asistentes a las mismas salas de grupo de trabajo. Si se utiliza de nuevo la sala, también se podrá volver a usar el diseño y el contenido de la sala de grupo de trabajo. (Sin embargo, no se guarda la asignación de los asistentes a las salas de grupo de trabajo).

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Cuando una conferencia de audio está en curso, el número de salas de grupo de trabajo no puede superar el número de salas admitidas por el proveedor de audio. Si en cualquiera de las salas de grupo de trabajo el número de usuarios supera al número máximo admitido por el proveedor de audio, no se podrán iniciar las salas de grupo de trabajo.

Nota:

Los administradores de Adobe Connect pueden cambiar los ajustes de los pods, el uso compartido y otros elementos a fin de atenerse a las normativas en vigor. Estos ajustes afectan al diseño de las salas de reuniones y a las acciones que se pueden llevar a cabo en ellas. Para obtener más información, consulte Trabajo con ajustes de cumplimiento y control.

Audio en las salas de grupo de trabajo

Nota:

En las conferencias de audio que utilizan Universal Voice, las salas de grupo de trabajo no tienen su propio audio, solo el audio de la sala de reuniones principal. Si su empresa requiere que se graben todas las conversaciones en línea, puede utilizar los ajustes de cumplimiento y control para deshabilitar las salas de grupo de trabajo. Consulte Trabajo con ajustes de cumplimiento y control.

Si el proveedor de telefonía integrada admite las salas de grupo de trabajo de Adobe Connect, cada grupo de trabajo se trata como una conferencia de audio independiente. Cuando se cierran las salas de grupo de trabajo, todos los asistentes vuelven automáticamente a la línea de la conferencia de audio principal.

Cuando se utilice un proveedor de telefonía no integrada que admita grupos de trabajo de audio, configure manualmente los grupos de trabajo de telefonía (mediante puentes de audio privados) para asignarlos a las salas de grupo de trabajo en línea.

Si su proveedor no admite grupos de trabajo de audio, en su lugar utilice VoIP con los micrófonos del equipo. Se crea un canal de audio de VoIP independiente para cada sala de grupo de trabajo, de manera de contar con conversaciones separadas en cada una. A los participantes de las salas de grupo de trabajo se les asigna automáticamente la función de presentador, que les otorga derechos de VoIP completos. Cuando un anfitrión finaliza una sesión de grupo de trabajo, todos los usuarios vuelven a la sala de reuniones principal y al mismo canal de audio de VoIP.

Nota:

Si no es posible utilizar VoIP, los asistentes pueden usar el pod de chat para comunicarse en las salas de grupo de trabajo.

Vídeo en las salas de grupo de trabajo

En las salas de grupos de trabajo, el pod de vídeo tiene el comportamiento siguiente:

  • La opción de Forzar la vista del presentador no está disponible en una sala de grupo de trabajo.

  • Se mantienen los ajustes de Forzar la vista del presentador antes y después de que se utilice una sala de grupo de trabajo.

  • Todos los usuarios abandonan el modo de pantalla completa cuando se inicia o finaliza una sala de grupo de trabajo.

Acerca de los diseños de salas de grupo de trabajo

Los anfitriones pueden utilizar el diseño predeterminado de las salas de grupo de trabajo o crear un diseño nuevo específico para estas salas. Cree un diseño de sala de grupo de trabajo personalizado si desea realizar un trabajo de preparación antes de enviar el contenido y los usuarios a las salas de grupo de trabajo. La creación de diseños personalizados ayuda a que las reuniones sean más rápidas y estén mejor organizadas.

En algunas ocasiones, es posible que desee disponer de diferentes diseños para las distintas salas de grupo de trabajo. Por ejemplo, las distintas salas de grupo de trabajo pueden incluir contenido o ejercicios para los asistentes diferentes. En ese caso, debe crear diseños independientes para las salas de grupo de trabajo y asegurarse de que el diseño deseado se encuentra activo antes de hacer clic en Iniciar grupos de trabajo.

Puede crear una sala de grupo de trabajo durante el modo Preparación, mientras se celebra una reunión, sin que el diseño de los participantes se vea afectado. Cuando se inicia una sesión de grupo de trabajo, se utiliza el diseño creado en el modo Preparación.

Si desea disponer de un contenido diferente en cada sala de grupo de trabajo, pero no necesita diseños distintos, prepare las salas antes de que los asistentes entren en la reunión o sesión de formación. Primero configure el número de salas de grupo de trabajo que necesita y, a continuación, haga clic en Iniciar grupos de trabajo. Después, desplácese por las diferentes salas para cargar el contenido adecuado en cada pod Compartir. A continuación, finalice los grupos de trabajo. Cuando los asistentes se unan a la reunión y vuelva a hacer clic en Iniciar grupos de trabajo, el contenido estará listo. (Si fuera necesario, puede modificar el diseño y el contenido de las salas de grupo de trabajo durante una reunión).

Si el área exclusiva del presentador está abierta durante una sesión de Adobe Connect, no se cierra cuando se abre una sesión de grupo de trabajo. De este modo, los anfitriones pueden hacer que los pods sigan disponibles en el área exclusiva del presentador. Por ejemplo, los anfitriones pueden seguir administrando a los asistentes y sus derechos en las salas grupos de trabajo desde el pod de asistentes.

Nota:

Si utiliza el cliente HTML para asistir a una reunión, puede entrar en una sala de grupo de trabajo solo como participante.

Crear y gestionar salas de grupos de trabajo

Definición de las salas de grupo de trabajo y asignación de miembros

Durante una reunión o sesión de formación, los anfitriones pueden crear salas de grupo de trabajo y enviar asistentes a las salas.

  1. En el pod de asistentes, haga clic en el botón Vista de la sala de grupo de trabajo .

    Nota:

    Solo el anfitrión tiene acceso a la Vista de la sala de grupo de trabajo del pod de asistentes.

  2. En el pod de asistentes, hay tres salas de grupo de trabajo de forma predeterminada. Haga clic en el botón Crear una sala de grupo de trabajo nueva hasta que alcance el número de salas que desea (el máximo es 20).
  3. Realice una de estas acciones para asignar los asistentes a las salas de grupo de trabajo:
    • Seleccione manualmente el nombre de un asistente en la lista (haga clic con el botón Control o Mayús pulsado para seleccionar varios asistentes). A continuación, seleccione una sala de grupo de trabajo en el menú emergente o arrastre a los asistentes a una sala de grupo de trabajo.

    • Asigne los asistentes a las salas de grupo de trabajo de forma automática, haciendo clic en el botón Distribuirlos uniformemente desde la reunión principal . (Los asistentes asignados previamente a salas de grupo de trabajo específicas permanecen en dichas salas).

    Antes y después de arrastrar los asistentes a las distintas salas de grupo de trabajo.
    Antes y después de arrastrar los asistentes a las distintas salas de grupo de trabajo.

Gestionar derechos y permisos de participantes en las salas de grupos de trabajo

En la sala de grupo de trabajo, los participantes necesitan permisos para utilizar los pods a fin de efectuar su trabajo y conectarse con todos los que utilizan los pods. Estos permisos, denominados derechos mejorados en Adobe Connect, están disponibles de forma predeterminada en el pod Compartir, el pod de notas y la pizarra. en el pod Compartir archivos, así como en el uso compartido de audio y vídeo cuando comienza una sesión de grupo de trabajo. Los permisos se restauran a su estado anterior cuando concluye una sala de grupo de trabajo y todos se unen en la sala de reuniones principal.

Los anfitriones pueden cambiar estos derechos mejorados antes o en el transcurso de una sesión de grupo de trabajo. En el segundo caso, para otorgar derechos mejorados, traslade el participante a la reunión principal, otorgue los derechos y coloque el participante en su sala de grupo de trabajo. El área exclusiva del presentador se mantiene después de iniciarse una sala de grupo. Los anfitriones pueden seguir utilizando los pods que movieron al área exclusiva del presentador.

Para otorgar derechos de participante mejorados en una sesión de grupo de trabajo, siga estos pasos.

  1. Haga clic en Vista de la sala de grupo () para previsualizar las salas de grupos de trabajo. Arrastre los usuarios a cada sala de grupo de trabajo o distribúyalos de manera uniforme haciendo clic en Distribuirlos uniformemente desde la reunión principal ().

  2. Siga los pasos que se indican en Asignación de derechos de participante mejorados.

Nota:

Puede otorgar derechos mejorados solo a los participantes, no a los anfitriones ni a los presentadores de una reunión.

Inicio de una sesión de grupo de trabajo

En las salas de grupo de trabajo, los asistentes reciben automáticamente la función de presentador. Los asistentes pueden compartir el audio, compartir contenido en el pod Compartir, modificar pizarras y añadir texto al pod de notas. Cuando se devuelve a los asistentes a la sala principal, vuelven a la función que tenían asignada.

Nota:

Todos los asistentes, incluso los que inician sesión como invitados, pueden descargar los contenidos compartidos en las clases de trabajo en equipo.

  1. En el pod de asistentes, defina salas de grupo de trabajo y asigne los asistentes a las salas.
  2. Haga clic en Iniciar grupos de trabajo.

    Los asistentes se ubican en las salas de grupo de trabajo a las que se les ha asignado.

    Sala de grupo de trabajo con asistentes asignados como presentadores.
    Sala de grupo de trabajo con asistentes asignados como presentadores.

    Nota:

    Si está grabando una reunión o sesión de formación y envía asistentes a las salas de grupo de trabajo, la grabación continúa únicamente en la sala principal. Edite una grabación de este tipo para que los usuarios que la miran no vean una sala vacía. Para obtener más información, consulte Edición de una reunión grabada.

Visita de las salas de grupo de trabajo

Mientras se están usando las salas de grupo de trabajo, los anfitriones pueden visitar las diferentes salas, incluida la principal.

  1. Para visitar otra sala, arrastre su nombre a dicha sala en el pod de asistentes.

Envío de un mensaje a todos los asistentes de las salas de grupo de trabajo

Los anfitriones pueden enviar mensajes a todas las salas de grupo de trabajo. Esta función puede resultar útil si ha observado que en dos o más salas se ha planteado una pregunta similar. Se aconseja enviar a los asistentes un mensaje de advertencia unos minutos antes de finalizar las sesiones de grupos de trabajo y devolverlos a la sala principal. Este mecanismo permite a los asistentes finalizar sus conversaciones y terminar de cargar los archivos o trabajar en la pizarra antes de que finalice la sesión de grupo de trabajo.

  1. En la esquina superior derecha del pod de asistentes, haga clic en el icono de menú y elija Difundir mensaje.
  2. Escriba el mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar.

    Los asistentes de todas las salas verán el mensaje en el centro de la ventana de Adobe Connect.

Notificación del estado de los asistentes en las salas de grupo de trabajo

Independientemente de si el anfitrión está presente o no, utilice las opciones de la vista de estado de los asistentes del pod de asistentes. Por ejemplo, haga una pregunta y pida a los asistentes que respondan mediante las opciones de estado Aceptar o Rechazar.

Para obtener más información, consulte Comunicación con asistentes a formaciones o reuniones.

Los anfitriones de la sala de reuniones principal pueden ver los cambios de estado de cualquier usuario de una sala de grupo.

Realización de encuestas en salas de grupo de trabajo

Para realizar encuestas independientes para cada sala de grupo de trabajo, los anfitriones se sitúan en la sala y abren un pod de encuesta.

Para obtener información general sobre la realización de encuestas, consulte Encuestar a los asistentes.

Preguntas y respuestas en las salas de grupo de trabajo

Los asistentes de las salas de grupo de trabajo pueden hacer preguntas al anfitrión en cualquier momento, independientemente de si este se encuentra en la sala o no.

  • Para hacer una pregunta verbalmente a un anfitrión en la misma sala de grupo de trabajo, utilice el audio suministrado (VoIP o telefonía).
  • Para escribir una pregunta para los anfitriones de la misma sala de grupo de trabajo, utilice el menú del pod de chat para enviar un mensaje al anfitrión. A continuación, el anfitrión puede responder solo al asistente o a todos los usuarios en el pod de chat.
  • Para hacer una pregunta a todos los anfitriones de la reunión, escriba en el cuadro Enviar un mensaje a los anfitriones y, a continuación, haga clic en el botón Enviar . La pregunta se muestra a todos los anfitriones de la reunión en un cuadro de mensaje pequeño con el nombre del asistente. Los anfitriones pueden responder con el pod de chat, accediendo a la sala de grupo de trabajo del asistente.

chat en las salas de grupo de trabajo

Si el pod de chat está disponible en la sala de grupo de trabajo, utilice el chat para comunicarse con otros usuarios de su sala. No se puede usar el chat con los asistentes de las demás salas de grupo de trabajo.

Para obtener información general sobre el uso del pod de chat, consulte Chat en reuniones.

Finalización de una sesión de grupo de trabajo

Únicamente los anfitriones pueden finalizar una sesión de grupo de trabajo. Cuando se cierran las salas de grupo de trabajo, se devuelve a todos los asistentes a la sala de reuniones principal.

  1. En la vista de sala de grupo de trabajo del pod de asistentes, haga clic en Terminar grupos de trabajo.
    Los anfitriones pueden finalizar una sesión de grupo de trabajo haciendo clic en Terminar grupos de trabajo.
    Los anfitriones pueden finalizar una sesión de grupo de trabajo haciendo clic en Terminar grupos de trabajo.

Uso compartido del contenido de una sala de grupo de trabajo en la sala principal

Después de finalizar una sesión de grupo de trabajo, los anfitriones pueden compartir el contenido de una sala de grupo de trabajo con todos los participantes en la sala principal.

  1. En la sala principal, seleccione Pods > Pods de grupo de trabajo.
  2. Seleccione el nombre de una sala de grupo de trabajo y, a continuación, seleccione Chat, Compartir o Pizarra.

    El contenido seleccionado aparece en un nuevo pod flotante. El contenido es de solo lectura y no se puede cambiar ni editar.

Reapertura de las salas de grupo de trabajo cerradas

Una vez que ha finalizado una sesión de grupo de trabajo, puede devolver otra vez a los asistentes a las salas de grupo de trabajo. La configuración de las salas y los usuarios asignados se mantiene para toda la reunión.

  1. En el pod de asistentes, haga clic en el botón Vista de la sala de grupo de trabajo .
  2. (Opcional) Agregue una sala o coloque a los asistentes en salas diferentes.

  3. Haga clic en Iniciar grupos de trabajo.

Quitar salas de grupo de trabajo

Nota:

En el menú Pods, los pods de las salas de grupo de trabajo están disponibles hasta que se eliminen del pod de asistentes.

  • Para eliminar todas las salas, haga clic en el menú del pod de asistentes y elija Quitar todas las salas. Para almacenar contenido del pod, seleccione Guardar información del pod para su consulta e introduzca un nombre de sesión. (Los pods guardados están disponibles en el menú Pods > Pods de grupo de trabajo).
  • Para eliminar una sala de grupo de trabajo, incluidos todos sus pods y su contenido, haga clic en el botón X situado a la derecha del nombre de la sala. La numeración de las salas siguientes se ajusta para asegurar la continuidad.

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