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Recopilación y administración de datos de formulario PDF

  1. Guía del usuario de Acrobat
  2. Introducción a Acrobat
    1. Acceder a Acrobat desde equipos de escritorio, dispositivos móviles, páginas web
    2. Presentación de la nueva experiencia de Acrobat
    3. Novedades de Acrobat
    4. Métodos abreviados de teclado
    5. Requisitos del sistema
  3. Espacio de trabajo
    1. Conceptos básicos del espacio de trabajo
    2. Abrir y ver archivos PDF
      1. Abrir archivos PDF
      2. Navegar por páginas PDF
      3. Visualización de preferencias de PDF
      4. Ajuste de vistas de PDF
      5. Habilitar vista previa en miniatura de archivos PDF
      6. Mostrar PDF en explorador
    3. Trabajar con cuentas de almacenamiento en línea
      1. Acceder a los archivos desde Box
      2. Acceder a los archivos desde Dropbox
      3. Acceder a archivos desde OneDrive
      4. Acceder a archivos desde SharePoint
      5. Acceder a archivos desde Google Drive
    4. Acrobat y macOS
    5. Notificaciones de Acrobat
    6. Cuadrículas, guías y mediciones en archivos PDF
    7. Asiático, cirílico y texto de derecha a izquierda en PDF
  4. Crear archivos PDF
    1. Descripción general de la creación de archivos PDF
    2. Crear PDF con Acrobat
    3. Crear archivos PDF con PDFMaker
    4. Uso de la impresora Adobe PDF
    5. Convertir páginas web a PDF
    6. Crear documentos PDF con Acrobat Distiller
    7. Configuración de conversión de Adobe PDF
    8. Fuentes PDF
  5. Editar PDF
    1. Editar texto en archivos PDF
    2. Editar objetos o imágenes en un archivo PDF
    3. Rotar, mover, eliminar y volver a numerar las páginas de un PDF
    4. Editar archivos PDF digitalizados
    5. Mejorar fotografías de documentos capturadas con una cámara móvil
    6. Optimización de archivos PDF
    7. Propiedades y metadatos de archivos PDF
    8. Vínculos y adjuntos en archivos PDF
    9. Capas de PDF
    10. Miniaturas y marcadores de página en PDF
    11. PDF convertidos a páginas web
    12. Configuración de archivos PDF para una presentación
    13. Artículos PDF
    14. Archivos PDF geoespaciales
    15. Aplicar acciones y secuencias de comandos a archivos PDF
    16. Cambiar la fuente predeterminada para añadir texto
    17. Eliminar páginas de un PDF
  6. Digitalizar y OCR
    1. Digitalizar documentos a PDF
    2. Mejorar las fotografías del documento
    3. Solución de problemas de digitalización al digitalizar con Acrobat
  7. Formularios
    1. Introducción a los formularios PDF
    2. Cree un formulario desde cero en Acrobat
    3. Crear y distribuir formularios PDF
    4. Rellenar formularios PDF
    5. Propiedades de los campos de formulario PDF
    6. Rellenar y firmar formularios PDF
    7. Ajuste de botones de acción en los formularios PDF
    8. Publicación de formularios web PDF interactivos
    9. Introducción a los campos de los formularios PDF
    10. Campos de formulario de códigos de barras PDF
    11. Recopilación y administración de datos de formulario PDF
    12. Acerca del rastreador de formularios
    13. Ayuda de formularios PDF
    14. Enviar formularios PDF a los destinatarios mediante el correo electrónico o un servidor interno
  8. Combinar archivos
    1. Combinar archivos en un único PDF
    2. Rotar, mover, eliminar y volver a numerar las páginas de un PDF
    3. Adición de encabezados, pies de página y numeración Bates a archivos PDF
    4. Recortar páginas PDF
    5. Añadir marcas de agua a documentos PDF
    6. Agregar fondos a archivos PDF
    7. Uso de archivos componentes en una cartera PDF
    8. Publicar y compartir carteras PDF
    9. Descripción general de las carteras PDF
    10. Creación y personalización de carteras PDF
  9. Uso compartido, revisiones y comentarios
    1. Compartir archivos PDF y realizar su seguimiento en línea
    2. Marcar texto con ediciones
    3. Preparar una revisión de PDF
    4. Iniciar una revisión de PDF
    5. Alojar revisiones compartidas en sitios de SharePoint o de Office 365
    6. Participación en una revisión de PDF
    7. Agregar comentarios a archivos PDF
    8. Añadir un sello a un PDF
    9. Flujos de trabajo de aprobación
    10. Administrar comentarios | ver, responder, imprimir
    11. Importación y exportación de comentarios
    12. Rastrear y administrar revisiones de PDF
  10. Guardar y exportar archivos PDF
    1. Guardar PDF
    2. Convertir un archivo PDF a Word
    3. Convertir PDF a JPG
    4. Convertir o exportar documentos PDF a otros formatos de archivo
    5. Opciones de formato de archivo para exportación de PDF
    6. Reutilización del contenido PDF
  11. Seguridad
    1. Configuración de seguridad mejorada para archivos PDF
    2. Protección de archivos PDF con contraseñas
    3. Administrar ID digitales
    4. Protección de archivos PDF con certificados
    5. Abrir archivos PDF protegidos
    6. Eliminar contenido confidencial de archivos PDF
    7. Configuración de normativas de seguridad para archivos PDF
    8. Selección de un método de seguridad para archivos PDF
    9. Advertencias de seguridad cuando se abre un archivo PDF
    10. Proteger archivos PDF con Adobe Experience Manager:
    11. Función de modo protegido para archivos PDF
    12. Información general sobre la seguridad en Acrobat y archivos PDF
    13. JavaScripts en archivos PDF como riesgo de seguridad
    14. Archivos adjuntos como riesgos de seguridad
    15. Descripción general de las herramientas de producción para imprimir Permitir o bloquear enlaces en PDF
  12. Firmas electrónicas
    1. Firmar documentos PDF
    2. Capturar la firma en el móvil y usarla en todas partes
    3. Enviar documentos para su firma electrónica
    4. Crear un formulario web
    5. Solicitud de firmas electrónicas en bloque
    6. Recopilar pagos en línea
    7. Incluir una marca en tu cuenta
    8. Acerca de las firmas de certificado
    9. Firmas basadas en certificados
    10. Validación de firmas digitales
    11. Adobe Approved Trust List
    12. Administrar identidades de confianza
  13. Impresión
    1. Tareas de impresión de PDF básicas
    2. Imprimir folletos y carteras PDF
    3. Configuración avanzada de impresora de PDF
    4. Impresión en PDF
    5. Imprimir archivos PDF en color (Acrobat Pro)
    6. Imprimir archivos PDF en tamaños personalizados
  14. Accesibilidad, etiquetas y reflujo
    1. Crear y verificar la accesibilidad de archivos PDF
    2. Funciones de accesibilidad en archivos PDF
    3. Herramienta Orden de lectura para PDF
    4. Lectura de documentos PDF con funciones de redistribución y accesibilidad
    5. Editar la estructura de un documento con los paneles Contenido y Etiquetas
    6. Crear documentos PDF accesibles
    7. Etiquetado automático basado en la nube
  15. Búsqueda e indexación
    1. Creación de índices de PDF
    2. Búsqueda en documentos PDF
  16. Contenido multimedia y modelos en 3D
    1. Agregar audio, vídeo y objetos interactivos a archivos PDF
    2. Agregar modelos 3D a archivos PDF (Acrobat Pro)
    3. Visualización de modelos 3D en archivos PDF
    4. Interacción con modelos 3D
    5. Medición de objetos 3D en archivos PDF
    6. Ajuste de vistas 3D en archivos PDF
    7. Activar contenido 3D en PDF
    8. Agregar contenido multimedia a archivos PDF
    9. Comentarios en diseños 3D en archivos PDF
    10. Reproducir formatos de vídeo, audio y contenido multimedia en archivos PDF
    11. Agregar comentarios a vídeos
  17. Herramientas de producción de impresión (Acrobat Pro)
    1. Descripción general de las herramientas de producción para imprimir
    2. Marcas de impresora y líneas
    3. Previsualización de salida
    4. Acoplado de transparencias
    5. Conversión de color y administración de tinta
    6. Reventado de colores
  18. Comprobación preliminar (Acrobat Pro)
    1. Archivos compatibles con PDF/X, PDF/A y PDF/E
    2. Perfiles de comprobaciones
    3. Inspecciones avanzadas de comprobaciones
    4. Informes de comprobaciones
    5. Visualización de los resultados de las comprobaciones, los objetos y los recursos
    6. Calidades de salida en archivos PDF
    7. Corrección de áreas problemáticas con la herramienta Comprobaciones
    8. Automatización del análisis de documentos con droplets o acciones de comprobaciones
    9. Análisis de documentos con la herramienta Comprobaciones
    10. Otras comprobaciones con la herramienta Comprobaciones
    11. Bibliotecas de comprobación preliminar
    12. Variables de las comprobaciones preliminares
  19. Gestión de color
    1. Mantenimiento de la coherencia de los colores
    2. Configuración de color
    3. Gestión de color de los documentos
    4. Trabajar con perfiles de color
    5. Explicación de la gestión de color

Antes de empezar

Estamos implementando una nueva experiencia de producto más intuitiva. Si la pantalla que aparece aquí no coincide con la interfaz del producto, seleccione la ayuda para tu experiencia actual.

En la nueva experiencia, las herramientas se muestran en el lado izquierdo de la pantalla.

Al compartir un formulario, Acrobat genera automáticamente una cartera de PDF para recopilar los datos enviados por el usuario. De forma predeterminada, guarda este archivo en la misma carpeta que el formulario original con el nombre “nombre_archivo_respuestas”. En los temas siguientes se explica cómo:

Recopilación de datos del usuario

  1. Una vez que el usuario envíe un formulario, abre el formulario devuelto.
  2. En el cuadro de diálogo Agregar formulario completado al archivo de respuestas, selecciona una de las siguientes opciones:

    • Agregar a un archivo de respuestas existente: esta opción compila los datos del archivo de respuestas creado inicialmente al distribuir el formulario mediante el asistente Distribuir formulario. Si es necesario, haz clic en “Examinar” para buscar el archivo de respuestas.

    • Crear un nuevo archivo de respuestas: esta opción genera un nuevo archivo de respuestas, utilizando el nombre y la ubicación especificados.

  3. Selecciona Aceptar.

    Se abre el archivo de respuestas.Cada formulario recibido que se agrega al archivo de respuestas aparece como un archivo componente de una cartera de PDF.

Adición de datos del usuario a un archivo de respuestas existente

  1. Abra el archivo de respuestas en Acrobat.

  2. En el panel izquierdo, selecciona Agregar.

  3. En el cuadro de diálogo Agregar formularios devueltos, selecciona Agregar archivo.

  4. Busca y selecciona los formularios devueltos y, a continuación, selecciona Abrir.

  5. Repite el paso anterior para agregar cualquier otro formulario devuelto en otras carpetas.  Cuando hayas terminado, selecciona Aceptar.

Cuando termines, cada formulario PDF agregado aparece como un archivo componente de la cartera de PDF.

Exportación de datos de usuario de un archivo de respuestas

Use este proceso para guardar todas las entradas de un archivo de respuestas de una cartera de PDF en una hoja de cálculo o un archivo XML.

  1. Abre el archivo de respuestas en Acrobat y selecciona los datos que quieres exportar.

  2. En el menú Todas las herramientas, selecciona Exportar un PDF, selecciona un formato y, a continuación, Convertir a (formato seleccionado).

  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar la carpeta para guardar el archivo, especifica un nombre, una ubicación y un formato de archivo (CSV o XML) para los datos del formulario y, a continuación, selecciona Guardar.

Administrar archivos de datos de formulario

Puedes exportar las respuestas de un formulario PDF a otros formatos de archivo que conservarán todos los datos en un espacio mucho menor que un PDF completo (a la inversa, también puedes importarlas desde ellos).

Importar datos de formulario

A veces, los usuarios envían formularios rellenados como archivos de solo datos en lugar de completar los archivos del PDF. Esos archivos no están en formato PDF, sino en FDF o XML. Puedes ver los datos remitidos por una persona concreta en el contexto del PDF, abriendo el archivo original e importando la información de ese archivo de datos.

  1. En Acrobat, abre el formulario PDF al que deseas importar datos.

  2. En el menú Todas las herramientas, selecciona Preparar un formulario

  3. Desde el panel de la izquierda Preparar un formulario:

    • Selecciona  > Borrar formulario.
    • Selecciona  > Importar datos.
    Nota:

    La importación de datos de otro archivo a un formulario de PDF reemplaza cualquier información existente en los campos de formulario individuales. Sin embargo, si el archivo de datos importado contiene uno o varios campos de formulario en blanco, los datos originales no se borrarán al importar.

  4. En el cuadro de diálogo Selección de archivo con datos de formulario, selecciona un formato en Archivo de tipo que corresponda al archivo de datos que quieres importar. A continuación, busca y selecciona ese archivo, y haz clic en Abrir.

    Nota:

    Ciertos formatos solo están disponibles para tipos específicos de formularios PDF; esto depende de la aplicación usada para crear el formulario (Acrobat o Designer ES2). Los datos importados desde un archivo de texto (.txt) deben tener formato de filas delimitadas por tabulaciones, formando columnas.

Exportar el archivo de datos

Para guardar la información de un formulario de PDF completado como archivo de datos en otro formato, sigue estos pasos:

  1. En Acrobat, abre el archivo del formulario rellenado.

  2. En el menú Todas las herramientas, selecciona Preparar un formulario y, en el panel izquierdo que se abre, selecciona Exportar datos.

  3. En el cuadro de diálogo Exportar datos de formulario como, selecciona el formato (FDF, XFDF, XML o TXT) en el que quieres guardar los datos del formulario. A continuación, selecciona una ubicación y un nombre de archivo, y haz clic en Guardar.

    Nota:

    Ciertos formatos de archivo solo están disponibles para ciertos tipos de formularios PDF; esto depende de cómo se creara el formulario.

Combinar archivos de datos exportados a una hoja de cálculo

Para compilar datos de formularios que no están ya en un conjunto de datos, sigue estos pasos:

  1. Desde el panel Preparar un formulario, selecciona  > Combinar archivos de datos en una hoja de cálculo.

  2. En el cuadro de diálogo Exportar datos de varios formularios, selecciona Añadir archivos.

    Combinar archivos de datos exportados a una hoja de cálculo

  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivo con datos de formulario, selecciona una opción de formato de archivo en la opción Archivo de tipo (Archivos de datos de formulario de Acrobat o Todos los archivos). A continuación, busca y selecciona los archivos de formulario que deseas combinar en la hoja de cálculo y selecciona Abrir.

  4. Repite el paso anterior para agregar archivos de datos de formulario situados en otras ubicaciones, si es necesario.

  5. Selecciona Exportar, elige una carpeta y un nombre de archivo para la hoja de cálculo y selecciona Guardar.

  6. En el cuadro de diálogo Progreso de la exportación, selecciona Ver archivo ahora para abrir el archivo de hoja de cálculo o selecciona Cerrar cuadro de diálogo para volver a Acrobat.

Nota:

Si los formularios devueltos están en un archivo de respuestas, utiliza el botón Exportar datos en el panel de navegación izquierdo del archivo de respuestas de la cartera de PDF para exportar la información a una hoja de cálculo de forma más eficaz.

Usar el rastreador de formularios

Para administrar los formularios distribuidos o recibidos, utiliza el Rastreador. Te permite realizar un seguimiento de las respuestas, editar la ubicación del archivo de respuestas, agregar más destinatarios, enviar un correo electrónico a todos los destinatarios y ver las respuestas del formulario.

  1. Selecciona Editar un PDF > Opciones de formulario > Rastrear o Ver > Rastreador.

  2. En el panel de navegación izquierdo, expande Formularios.

  3. Elige un formulario y realiza una de las siguientes acciones:

    • Para ver todas las respuestas, selecciona Ver respuestas.

    • Para cambiar la ubicación del archivo de respuestas, en Ubicación del archivo de respuestas, selecciona Editar ubicación del archivo.

    • Para ver el formulario original, selecciona Abrir formulario original.

    • Para enviar el formulario a más destinatarios, selecciona Añadir destinatarios.

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