Manual de migração

Cenário de uso

Em geral, as grandes empresas têm seu LMS interno ou qualquer sistema de gerenciamento de aprendizagem legado fornecido pelo fornecedor. O LMS é composto de conteúdo de treinamento e dados de treinamento da empresa. Assim como uma empresa, quando você compra o Captivate Prime, talvez você queira mover o conteúdo e os dados existentes do LMS para o Captivate Prime, porque dessa forma você pode aproveitar os benefícios do moderno e intuitivo LMS sem perder alguns dados legados da sua empresa.

O Captivate Prime fornece as ferramentas e as especificações necessárias para que o administrador de integração da sua empresa possa configurar e executar as tarefas de migração. 

Processo de migração

Os pré-requisitos, as principais etapas envolvidas no processo de migração, os sprints de migração, as especificações, as etapas de migração dos dados e do conteúdo são explicados nesta seção da seguinte forma: 

Pré-requisitos

A equipe do Captivate Prime espera que as tarefas a seguir sejam executadas pelos administradores de integração da sua empresa antes de iniciar o processo de migração:

• O administrador de integração extrai os dados e o conteúdo do LMS vigente e transforma os dados em formatos de arquivo, conforme definido pelo Captivate Prime. 
• O Captivate Prime não oferece suporte à importação de usuários como parte do processo de migração e espera que a empresa importe os usuários utilizando conectores. A Adobe Systems espera que esses conectores sejam configurados antes do processo de migração. Consulte a ajuda sobre conectores do Captivate Prime para obter mais informações. 

Principais etapas do processo de migração

1. O administrador ou parceiro de integração avalia os dados e o conteúdo existentes do LMS que precisam ser migrados.
2. O administrador de integração avalia as ferramentas e as especificações que o Captivate Prime proporciona para inclusão dos dados e do conteúdo. 
3. O administrador de integração grava o código ou realiza trabalho manual para exportar os dados e o conteúdo de treinamento do LMS mais antigo, com base na funcionalidade fornecida pelo LMS mais antigo. 
4. Quando os dados e o conteúdo do treinamento estiverem disponíveis, o administrador de integração analisa e mapeia os dados e o conteúdo para que correspondam às especificações de migração do Captivate Prime. 
5. O administrador de integração usa as ferramentas fornecidas pelo Captivate Prime para migrar na seguinte ordem: 
   1. Transferir os alunos para o Captivate Prime
   2. Transferir o conteúdo de treinamento para o Prime e 
   3. Finalmente, transferir os dados de treinamento para o Captivate Prime.

A empresa pode começar a usar o LMS do Captivate Prime juntamente com o conteúdo existente. 

Escopo dos objetos de migração

Você pode migrar o conteúdo somente para os seguintes objetos de aprendizado: 

• Módulo
• Medalhas
• Curso
• Versão do módulo
• Instância do curso
• Módulo do curso
• Habilidades
• Nível da habilidade
• Habilidade do curso
• Certificação
• Curso de certificação
• Participação na certificação
• Programa de aprendizado
• Programa de aprendizado curso
• Instância do programa de aprendizado
• Instância do curso do programa de aprendizado
• Material de ajuda
• Versão do material de ajuda
• Curso do material de ajuda
• Habilidades do material de ajuda
• Inscrição
• Inscrição na certificação
• Inscrição no programa de aprendizado
• Inscrição no material de ajuda
• Notas do curso do usuário

Principais conceitos da migração

Alguns dos principais conceitos do processo de migração do Captivate Prime são explicados brevemente para rápida referência da seguinte forma: 

Projeto de migração

No Captivate Prime, um projeto de migração está formado por um ou mais sprints. Você também pode ter vários projetos de migração na sua conta. O processo de migração do Captivate Prime começa com a criação de um projeto de migração. 

Sprint

Um sprint, no processo de migração do Captivate Prime, define um conjunto de itens de migração escolhido para ser migrado do LMS existente. Um item de migração pode ser um módulo do curso, registros do aluno ou um conjunto de cursos. É possível ter vários itens de dados de aprendizado em um sprint. É possível executar tarefas de migração em cada sprint. 

Execuções de sprint

Execução de sprint é o processo de iniciar uma tarefa de migração do sprint. É possível interromper a execução do sprint em qualquer ponto de uma execução. 

Re-execuções de sprint

É possível executar um sprint de migração novamente a qualquer momento após a conclusão. Essa situação de re-execução de um sprint ocorre quando você quer acrescentar os dados em um item de sprint e migrá-los novamente no aplicativo ou corrigir os erros nos CSVs. 

Especificação do CSV

O Captivate Prime fornece um conjunto de especificações CSV padrão. A prática recomendada é analisar essas especificações CSV antes de iniciar o processo de migração. O administrador de integração da sua empresa pode analisar os formatos de dados existentes e mapeá-los para que correspondam aos itens de modelo CSV fornecidos do Captivate Prime.  

Etiquetas do projeto de migração

A Adobe Systems recomenda usar um conjunto de palavras-chave como etiquetas para identificar facilmente os projetos de migração dentro do aplicativo Captivate Prime. Essas etiquetas permitem identificar os projetos internamente no aplicativo Captivate Prime em qualquer momento específico. 

Módulo sem conteúdo

O Captivate Prime permite carregar um módulo sem conteúdo. Adobe Systems se considera um módulo sem conteúdo no Captivate Prime. Em casos nos quais se deseja migrar alguns dados legados do LMS existente sem a necessidade de conteúdo, é possível carregar o arquivo module_version.csv sem referência de URL. 

Especificações do CSV e CSVs de amostra

Abaixo encontram-se as especificações CSV padrão que podem ser usadas para mapear os dados de migração do LMS existente. Clique em csv- especificações e amostragem -csvs para baixar arquivos zip. O csv-specifications.zip baixado contém sete arquivos de planilha do Excel. Esses arquivos de planilha do Excel são especificações com descrições para que você entenda como preencher os arquivos .csv. Os arquivos .csv correspondentes devem conter os dados de cada campo no formato prescrito, conforme explicado nesses arquivos .xlsx. 

Procedimento de migração

Antes de dar início ao procedimento de migração, é importante observar os seguintes pontos: 

• Somente um projeto de migração pode estar ativo em uma conta em um dado momento. Dentro de um projeto, somente um sprint pode estar ativo em um dado momento.
• Não é possível desfazer uma execução que já está em processo de migração. No entanto, é possível usar a opção de exclusão existente em cada recurso do Captivate Prime para desfazer qualquer migração de dados ou conteúdo. 
• Assim que o projeto de migração é iniciado, ele passa para o estado 'Em migração'. Durante a migração, nenhuma outra função além da função de administrador de integração pode fazer login no Captivate Prime. 

Criação de contas FTP e Box

É muito importante planejar o projeto de migração. Recomenda-se dividir os projetos em vários sprints e identificar com clareza o que se quer migrar em cada sprint. Pode ser uma boa ideia fazer validações após cada sprint para estar seguro dos dados migrados nesse sprint, em vez de fazer uma grande fase de validação no fim do projeto. Antes de começar o sprint como parte do projeto de migração, é necessário carregar arquivos CSV de dados e conteúdo no FTP e nos servidores do Box respectivamente. Se não tiver uma conta Exavault FTP e Box, você pode criá-las. 

Criar conta FTP

Clique em Solicitar pasta FTP para CSV. Uma caixa de diálogo pop-up será exibida, solicitando que você insira a ID de e-mail. Consulte as instruções e crie uma conta Exavault FTP. Assim que criar sua conta, poderá visualizar seu projeto de migração e as pastas do projeto de sprint no Exavault FTP. 

É mostrada abaixo para referência uma captura de tela dos arquivos de projeto e da pasta do ExaVault. 

Criar conta do Box

Crie a pasta para carregamento de conteúdo de forma semelhante à criação da pasta FTP. Clique em Migração no painel esquerdo e clique em Solicitar uma pasta para carregamento de conteúdo na parte inferior da página exibida.

Você receberá um e-mail do Box com um link para a pasta compartilhada. Se não tiver uma conta do Box, clique em Inscreva-se e crie uma conta. As instruções de login são enviadas à ID de e-mail do administrador de integração.

Carregamento de dados (arquivos .csv) em pastas FTP ou pastas do Box

A criação de contas FTP ou Box é um pré-requisito para criar projetos de migração. Portanto, nesta etapa você pode criar um projeto e um sprint de migração no aplicativo Captivate Prime.  Consulte a seção Procedimento de migração de dados e conteúdo nesta página para criar projetos de migração. 

Nas contas FTP ou Box, clique no nome da pasta do projeto e clique no nome do sprint. Dentro da pasta de sprint, você pode carregar os arquivos de dados .csv que pretende migrar. Para carregar, clique no botão Carregar arquivos na parte superior do servidor Exavault FTP ou Box e coloque os arquivos .csv. Uma captura de tela após carregar os arquivos no ExaVault é mostrada abaixo para sua referência. 

Você pode voltar ao projeto de migração do Captivate Prime, clicar em Atualizar  e visualizar todos os tipos de dados .csv listados no sprint de migração.

Carregar conteúdo de treinamento nas pastas de conteúdo

Carregue o conteúdo de treinamento do LMS existente na sua conta do Box. Se já tiver cirado o sprint e o projeto de migração, a conta do Box preencherá o nome do sprint e do projeto de migração. Você pode carregar o conteúdo no mesmo caminho. Consulte a seção Procedimento de migração de dados e conteúdo nesta página para criar projetos de migração. 

Você pode arrastar e soltar os arquivos de conteúdo ou clicar em Carregar e selecionar os arquivos na área de trabalho. Se o tamanho do arquivo de conteúdo for muito grande, pode ocorrer um atraso ao carregar os arquivos. Dependendo do tamanho do arquivo, o tempo necessário para carregar os arquivos na conta do Box varia. 

É mostrada abaixo para referência uma captura de tela da conta do Box após o carregamento do conteúdo: 

Depois que os arquivos são carregados na conta do Box, certifique-se de indicar o caminho relativo deste arquivo de conteúdo do Box no arquivo module_version.csv. É obrigatória a etapa de indicar o caminho do conteúdo do módulo. 

Após fazer login nos servidores FTP e Box, e carregar o conteúdo, as localizações do CSV aparecem conforme ilustrado na captura de tela abaixo no Captivate Prime. 

Procedimento de migração de dados e conteúdo

O procedimento para migrar dados e conteúdo do LMS corporativo para o Captivate Prime é descrito como se segue: 

Verificação da migração

Depois de migrar os dados e o conteúdo de aprendizado do LMS legado da sua empresa, você pode verificar os dados e o conteúdo importados usando vários recursos do objeto de aprendizado. Por exemplo, você pode fazer login no aplicativo Captivate Prime como administrador e verificar a disponibilidade dos dados e do conteúdo dos módulos e cursos importados. 

Renovação na migração

Esse recurso de integração permite que você renove dados de um objeto de aprendizado originados em um sistema de gerenciamento de aprendizagem herdado em um curso ativo criado no Captivate Prime.

Abaixo encontram-se as especificações CSV padrão que podem ser usadas para mapear os dados de migração do LMS existente. Clique em csv-specifications e sample-csvs para baixar os arquivos zip. O arquivo csv-specifications.zip baixado contém quatro arquivos de planilhas do Excel. Esses arquivos de planilha do Excel são especificações com descrições para que você entenda como preencher os arquivos .csv. Os arquivos .csv correspondentes devem conter os dados de cada campo no formato prescrito, conforme explicado nesses arquivos .xlsx.

1-enrollment.xlsx contém descrições dos metadados necessários do arquivo retrofit_enrollment.csv.

2-certification_enrollment.xlsx contém descrições dos metadados necessários do arquivo retrofit_certification_enrollment.csv.

3-learning_program_enrollment.xlsx contém descrições dos metadados necessários do arquivo retrofit_learning_program_enrollment.csv.

4-user_course_grades.xlsx contém descrições dos metadados necessários do arquivo retrofit_user_course_grades.csv.

Solução de problemas de migração

Clique aqui para saber mais sobre a solução dos problemas enfrentados pelos administradores de integração ao migrar dados e conteúdo do LMS existente para o Captivate Prime.

Dicas para gerenciamento de usuários

Neste tópico, encontram-se algumas dicas para compreender como os usuários são analisados e gerenciados no Captivate Prime. Esses conceitos poderiam ajudar você a gerenciar melhor os usuários ao usar a importação de CSV, os conectores e os recursos de migração do Captivate Prime. 

IDs do Captivate Prime

O Captivate Prime fornece dois tipos de IDs exclusivas para usuários:

• ID de e-mail 
• UUID (ID universalmente exclusiva)

O Captivate Prime oferece suporte à UUID para proporcionar flexibilidade às empresas no controle de contas de usuários. Como administrador, se tiver a UUID dos usuários em uma conta, você pode modificar as IDs de e-mail dos usuários de tal conta.  

Contexto de uso da UUID em uma empresa

Pense em um contexto no qual o funcionário A entra em uma empresa chamada Prime, como contratante. Durante o período do contrato, a empresa Prime não pode fornecer a ID de e-mail da empresa como A@prime.com e, ao contrário disso, a empresa somente pode ver a conta de e-mail pessoal do funcionário, por exemplo, A@gmail.com. Depois de completar 6 meses de contrato, se o mesmo funcionário A passar a trabalhar na Prime como empregado em período integral, então, a Prime poderá alterar seu ID de e-mail para a ID de e-mail da empresa: A@prime.com. 

Ter acesso à UUID da conta de usuário beneficiará a empresa no contexto acima mencionado. A empresa Prime pode substituir facilmente a ID pessoal de e-mail do funcionário por uma ID de e-mail oficial. Os registros de funcionário relevantes a essa conta não são afetados por essa alteração. 

ID de usuário único

O Captivate Prime identifica e lembra como um único usuário é adicionado a ele, por exemplo, usando o autorregistro, o carregamento de CSV, ou um único usuário adicionado usando a interface do usuário ou por meio da API. 

• Se um usuário único é adicionado usando a interface do usuário (IU) ou através da API, você pode excluir esse tipo de usuários únicos usando a IU ou através da API. 
• Você pode atualizar os usuários únicos que usam o processo de carregamento de CSV, mas deve se lembrar de que esses usuários únicos são tratados como usuários do CSV e que os fluxos de trabalho do CSV são aplicáveis a esses usuários. 

Atribuindo a função de gerente

Não é possível atribuir diretamente a função de gerente a nenhum usuário no Captivate Prime. Um usuário X pode se tornar um gerente do Captivate Prime somente quando você definir o atributo Gerente de qualquer usuário (digamos, Y) nessa conta como X. 

Em um contexto no qual X é o gerente dos usuários, por exemplo, A, B e C, se X sair da empresa, será necessário garantir que o atributo Gerente de A, B e C esteja definido para o novo gerente. Como alternativa, você também pode definir o atributo Gerente desses usuários como RAIZ temporariamente e atribuir o novo nome de gerente mais tarde. 

Para obter mais informações sobre esse tópico, consulte o seguinte conteúdo da Ajuda: 

• Perguntas frequentes sobre carregamento de CSVs
• Ajuda do recurso sobre adição de usuários