Formulare mit Acrobat erstellen

Adobe Acrobat Sign-Text-Tags können in Kombination mit Acrobat-Formularfeldern zum Definieren von spezifischen Eigenschaften eines Felds verwendet werden. Während Text-Tags direkt zu einem Dokument im Einklang mit dem Inhalt hinzugefügt werden, werden PDF-Tags zum Benennen der Felder, zum Definieren der Regeln und Validierungen des physisch platzierten Felds verwendet. Acrobat-Formularfelder kombinieren die Einfachheit der Verwendung der Drag & Drop-Authoring-Umgebung mit der Vielseitigkeit von Text-Tags.

Wenn ein Dokument zur Acrobat Sign-Dokumentbibliothek hochgeladen oder zur Signatur gesendet wird, werden die Acrobat-Formularfelder durch das System verarbeitet und in Acrobat Sign-Formularfelder umgewandelt. Das System überprüft insbesondere den Namen des Felds und überprüft, ob ein Acrobat Sign-Tag definiert wurde. Anschließend erstellt es ein Acrobat Sign-Formularfeld mit den von dir definierten Eigenschaften.

Mit Tags können spezifische Eigenschaften für die Felder festgelegt werden. Mit diesen Formularfeld-Platzierungswerkzeugen von Acrobat kann dein Dokument vollständige Funktionen und ein professionelles Erscheinungsbild aufweisen.

Text-Tag-Version

In diesem Dokument wird die aktuelle 2.0-Syntax von Acrobat Sign-Text-Tags beschrieben. Diese Syntax sollte für alle neuen Dokumente und Revisionen an vorhandenen Dokumenten verwendet werden. In der Text-Tag-Dokumentation findest du entsprechende Informationen, wenn du mit Text-Tags in Acrobat Sign nicht vertraut sind.

Formulare für Acrobat Sign erstellen

Mit Acrobat kannst du Formularfelder physisch auf den Seiten eines Dokuments platzieren. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Formularfelder hinzugefügt werden. Zudem werden darin Optionen erläutert, mit denen die Felder in deinem Dokument entsprechend angepasst werden können, sodass sie über ein einheitlicheres Erscheinungsbild verfügen.

Formular vorbereiten

Automatisierte Feldplatzierung bereinigen

Beim Erstellen von Feldern sucht Acrobat nach Orientierungspunkten wie Unterstrichen, Kästchen und Kreisen, die ggf. Felder, Kontrollkästchen und Optionsfelder angeben. Darüber hinaus wird der umgebende Text evaluiert, um die generierten Felder mit einem sinnvollen Namen zu versehen. Die Nachteile bestehen jedoch darin, dass einige Felder falsch benannt oder platziert werden, wodurch eine manuelle Anpassung erforderlich wird.

 Überprüfe dein Formular, lösche zusätzliche Felder und verschiebe falsch platzierte Felder.

Es empfiehlt sich, den Feldern aussagekräftige Namen zu geben, falls du für das Dokument Berichte erstellen möchtest und die Felddaten evaluieren musst.

Doppelklicke zum Umbenennen des Felds auf das Feld (oder klicke mit der rechten Maustaste und wähle Eigenschaften aus dem Menü aus). Der Feldname wird oben im Eigenschaftsfenster angezeigt.

Formularfelder manuell platzieren

Wenn mit der automatisierten Feldplatzierung nicht alle deine Felder gefunden werden, musst du sie manuell hinzufügen. Hierbei handelt es sich um einen einfachen Klick-Klick-Vorgang unter Verwendung der Werkzeugleiste oben im Acrobat-Fenster.

Felder ausrichten und Größe abstimmen

Nachdem das Feld grob im Dokument platziert wurde, kannst du die in Acrobat enthaltenen Werkzeuge dabei helfen, eine konsistente Feldgröße und Ausrichtung zu gewährleisten, was dem Formular ein optimiertes und professionelles Erscheinungsbild verleiht.

Tags in platzierten Formularfeldern verwenden

Beim Hinzufügen von Feldern zum Formular wird eine Auflistung der Feldnamen auf der rechten Leiste der Acrobat-Seite angezeigt. Diese Liste kann verwendet werden, um schnell nach dem Formularfeld im Dokument zu suchen oder darauf zuzugreifen. Sie gibt sogleich an, ob ein Feldname an mehr als einer Position im Formular vorhanden ist, indem ein #1 nach dem Namen angehängt wird.

Wenn du die automatisch von Acrobat platzierten Felder verwendest, sind die Namen deiner Felder einfache beschreibende Zeichenfolgen. (Wenn sie nicht aussagekräftig sind, solltest du sie entsprechend anpassen.)

Über die Werkzeugleiste platzierte Felder weisen möglicherweise einen längeren Namen auf und enthalten Argumente, die mit dem Text-Tag-Format identisch sind. 

Formularfelder benennen

Wenn du den Namen eines Formularfelds in ein Acrobat Sign-Tag änderst, kannst du alle Feldeigenschaften anwenden, die von Acrobat Sign erkannt werden. Dies erfolgt, anders als mit einem Text-Tag, nicht zulasten des Platzes im Dokument.

Doppelklicke zum Zugreifen auf das Eigenschaftenmenü für das Formularfeld auf das Feld oder klicke mit der rechten Maustaste und wähle „Eigenschaften“ aus dem Menü aus.

Auf der Registerkarte „Allgemein“ im Fenster „Eigenschaften“ werden Name, QuickInfo, Feldtyp, Rolle des Teilnehmers und

Allgemeine Eigenschaften des Felds angezeigt.

• Name: Hier wird das Tag für das Formularfeld hinzugefügt.
• QuickInfo: Informationen, die angezeigt werden, wenn der Mauszeiger über das Feld gehalten wird.
• Feldtyp: Gibt den Feldtyp an, beispielsweise Text, Signatur, Datum usw.
• Rolle des Teilnehmers: Legt fest, welcher Unterzeichner mit diesem Feld interagieren sollte, beispielsweise „Absender“, „Unterzeichner“, „Vorausfüllen“ usw.
• Schreibgeschützt: Verhindert den Zugriff auf das Feld und legt es so fest, dass es nicht bearbeitet werden kann. Wird im Allgemeinen verwendet, wenn das Feld durch eine Integration oder mithilfe einer CSV-Datei aufgefüllt wird.
• Erforderlich: Markiert das Feld als erforderlich, sodass der Signiervorgang nicht abgeschlossen werden kann, wenn keine Daten in dieses Feld eingegeben werden.

Obwohl die Drag & Drop-Authoring-Umgebung von Acrobat Sign Felder mit mehreren Zeilen nicht unterstützt (oder keine Option dafür aufweist), kannst du auf diese Weise ein Feld in Acrobat einrichten und über Acrobat Sign dafür sorgen, dass es funktioniert. Die entsprechende Option lautet „Mehrzeiliges Feld “ und befindet sich unter der Registerkarte „Optionen“.

In der Text-Tag-Dokumentation findest du die in den Formularfeldern für dein Dokument zu verwendenden Tags.

Andere Objekte platzieren

Abgesehen von den Standardtextfeldern verfügt Acrobat über Kontrollkästchen, Optionsfelder und Dropdownmenüs, die über Acrobat Sign funktionieren. Die Optionen für diese Objekte können mithilfe der Argumente im Tag oder über die Objekteigenschaften in Acrobat angewendet werden.

Wenn du die Objekteigenschaften in Acrobat auswählst, musst du dennoch ein grundlegendes Tag für den Namen des Objekts eingeben. Wenn du beispielsweise über ein Kontrollkästchen verfügst und alle Einstellungen im Fenster „Eigenschaften“ festgelegt wurden, kannst du es beispielsweise einfach CB1_es_:signer1 nennen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Objekt einen Namen aufweist und dem gewünschten Empfänger zugewiesen ist.

Kontrollkästchen

Durch das Auswählen von „Kontrollkästchen“ auf der Leiste „Objekt auswählen“ wird der Cursor geändert, wodurch du das Kontrollkästchen platzieren kannst. Weitere Informationen findest du unter Formularfelder manuell platzieren.

Doppelklicke zum Zugreifen auf das Eigenschaftenmenü für das Kontrollkästchen auf das Feld oder klicke mit der rechten Maustaste und wähle „Eigenschaften“ aus dem Menü aus.

Unter „Optionen“ lauten die verfügbaren Einstellungen Kontrollkästchenstil, Exportwerte und das Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert. Das Ändern des „Kontrollkästchenstils“ wirkt sich optisch nicht darauf aus, wie das Kontrollkästchen in Acrobat Sign dargestellt wird. Das resultierende PDF-Dokument weist jedoch den ausgewählten Stil auf.

Optionsfelder

Durch das Auswählen von „Optionsfeld“ auf der Werkzeugleiste „Objekt auswählen“ wird der Cursor geändert, wodurch du das Optionsfeld platzieren kannst. Weitere Informationen findest du unter Formularfelder manuell platzieren.

Beim Platzieren des Optionsfelds zeigt das Dialogfeld mit den grundlegenden Eigenschaften eine Warnung an, dass du über mindestens zwei Optionsfelder in der Gruppe verfügen musst, da Optionsfelder eine Entweder-oder-Lösung erfordern.

Es kann ein weiteres Optionsfeld hinzugefügt werden, indem auf den Link „Weitere Schaltfläche hinzufügen“ geklickt oder „Optionsfeld“ erneut auf der Werkzeugleiste „Objekt auswählen“ ausgewählt wird, wobei das Objekt platziert und in denselben Gruppennamen umbenannt wird.

Doppelklicke zum Zugreifen auf das Eigenschaftenmenü für das Optionsfeld auf das Feld oder klicke mit der rechten Maustaste und wähle „Eigenschaften“ aus dem Menü aus.

Unter „Optionen“ stehen die Einstellungen Schaltfl.-Stil und Optionsfeldauswahl zur Verfügung und die zwei Optionen Schaltfläche ist standardmäßig aktiviert und Schaltflächen mit identischem Namen und gleicher Auswahl werden übereinstimmend ausgewählt, die identisch benannte Schaltflächen verknüpfen. Der Name des Optionsfelds bestimmt, welche Gruppe sich darin befindet. Wenn du einen Array an Optionsfeldoptionen erstellst, müssen sie identisch benannt werden, um Bestandteil derselben Gruppe zu sein.

Dropdownmenüs

Durch das Auswählen von „Dropdown“ auf der Werkzeugleiste „Objekt auswählen“ wird der Cursor geändert, wodurch du das Dropdownmenü platzieren kannst. Weitere Informationen findest du unter Formularfelder manuell platzieren.

Doppelklicke zum Zugreifen auf das Eigenschaftenmenü für das Dropdown auf das Feld oder klicke mit der rechten Maustaste und wähle „Eigenschaften“ aus dem Menü aus.

Unter „Optionen“ lauten die verfügbaren Einstellungen Element, Exportwerte, Listenelement, Elemente sortieren, Benutzerdefinierte Eingabe zulassen, Rechtschreibprüfung und Ausgewählten Wert sofort einsetzen.

Gib den Namen der Option im Feld „Element“ ein. Zusätzlich wird ein Exportwert empfohlen. Wenn das Element beispielsweise „Red“ lautet, kann der Exportwert „R“ lauten. Dieser Wert kann anschließend während des Signaturvorgangs exportiert werden.

Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen, nachdem du die Dropdownauswahl vorgenommen hast. Dadurch werden die Optionen nach unten zum Listenelement verschoben, wo sie sortiert und verwaltet werden können.