Automatización de los procesos de los contratos

Automatización de los procesos de contratos

Un proceso de contrato empresarial es un sistema de pasos interconectados con varias etapas, desde la iniciación de un acuerdo hasta los toques finales para cerrar un acuerdo. Las tareas implicadas durante las diferentes fases de un contrato son necesarias para su administración, pero, en lugar de realizar un seguimiento manual de cada tarea, puede automatizarlas configurando los flujos en Adobe Acrobat Sign para Salesforce.

Los procesos se construyen en torno a flujos lógicos y contienen un evento activador , al menos una condición y una acción, que pueden ocurrir en tiempo real o como un evento programado.

Adobe Acrobat Sign para Salesforce admite los dos tipos de acciones siguientes: Actualizar registros y Acción Apex.

Vea cómo hacer lo siguiente:

• Configurar los flujos con “Actualizar registros” como tipo de acción.
• Configurar los flujos con la “Acción Apex” como tipo de acción.

Configuración de los flujos con Actualizar registros

Puede utilizar el tipo de acción Actualizar registros en los flujos de Salesforce para establecer el campo de selección de Acción en segundo plano en el registro del acuerdo e invocar una acción.

Adobe Acrobat Sign permite crear un nuevo proceso que se activa en función de los eventos de cambio de registro y, a continuación, invoca una acción en el acuerdo de Adobe Acrobat Sign relacionado. Puede controlar cuándo se producirá la acción (por ejemplo, después de qué campo actualizar el registro principal) y que acuerdos están seleccionados para ella.

El tipo de acción Actualizar registros admite las siguientes acciones: Enviar, Cancelar, Eliminar, Recordar y Actualizar.

Puede crear flujos de la acción Actualizar registros para los acuerdos Adobe Acrobat Sign, como se muestra a continuación.

El elemento Inicio del flujo “Actualizar registros” define cuándo se activa el flujo automatizado. En el cuadro de diálogo Configurar inicio , asegúrese de especificar el objeto de Salesforce cuyos registros deben activar el flujo, establezca cuándo debe activarse y defina condiciones de entrada para uno o varios campos.

La acción Actualizar registros de fondo establece una acción en segundo plano para actualizar los registros seleccionados que cumplen con la condición.Para modificar una acción de fondo de Actualizar registros, puede seleccionarla y, a continuación, seleccionar Editar elemento.

En el cuadro de diálogo Editar de Actualizar registros, puede hacer lo siguiente:

1. Elegir cómo desea que el flujo busque registros. Si quiere actualizar todos los registros relacionados con el registro de Oportunidad, por ejemplo, seleccione Actualizar registros relacionados con el registro de oportunidad que activó el flujo y luego, bajo Seleccionar registros relacionados, proporcione el ID del registro.
   
   Nota: El ID de registro debe contener el área de nombres “echosign_dev1”. El objeto echosign_dev1 está asociado a los objetos comunes de Salesforce, como Cuenta u Oportunidad. Si los Acuerdos están relacionados con un objeto personalizado, este nombre será único para la organización.
2. Establezca las condiciones de filtro necesarias.
3. Especifique la acción de fondo asignando un valor para el campo “echosign_dev1_Background_Action_c”.
4. Seleccione Listo.

Configuración de flujos con la Acción Apex

Puede usar el tipo Acción Apex en los flujos de Salesforce para invocar un Método invocable incluido con el paquete gestionado para realizar la acción correspondiente.

Puede crear un nuevo proceso que se active en función de los eventos de cambio de registro y, a continuación, invoque una acción en un acuerdo de Adobe Acrobat Sign relacionado.

La Acción Apex admite las siguientes acciones: Enviar, Cancelar, Eliminar, Recordar, Actualizar y Cargar (Plantilla).

Adobe Acrobat Sign proporciona las siguientes acciones invocables configuradas para flujos de Acción Apex:

• Cancelar acuerdo [AgreementCancelInvocableAction]
• Eliminar acuerdo [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• Cargar plantilla de acuerdo [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• Enviar acuerdo [AgreementSendInvocableAction]
• Enviar recordatorio de acuerdo [AgreementRemindInvocableAction]
• Actualizar acuerdo [AgreementUpdateInvocableAction]

Puede crear flujos de Acción Apex para acuerdos de Adobe Acrobat Sign, como se muestra a continuación.

El elemento Inicio está configurado para un objeto de Salesforce cuyos registros deben activar el flujo cuando se crean, actualizan o eliminan acuerdos. Puede ajustar el activador de flujo y establecer las condiciones de entrada. Por ejemplo, el siguiente flujo de acción Apex está configurado para activarse cuando se actualiza un registro con la condición de que la fase del acuerdo sea Negociación/Revisión.

El elemento Asignación define las variables de tiempo de ejecución de la plantilla de acuerdo. Debe crear un nuevo recurso “Variable” que almacene los valores que se utilizarán durante el flujo. En el elemento Asignación, puede seleccionar la variable y establecer los valores mediante un operador adecuado.

Puede definir varios valores para una variable. Por ejemplo, configure la variable para seleccionar los valores de ID de destinatario e ID de archivo adjunto mediante el operador Añadir: 

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

Para que una variable acepte varios valores, asegúrese de habilitar “Permitir varios valores (colección)” en la configuración del recurso Variable. Para verificar o cambiar la configuración de Variable:

1. Seleccione  para abrir Toolbox.
2. En Variables de colección, seleccione la variable que desea verificar o editar.
3. En el cuadro de diálogo Editar variable, compruebe la configuración.
4. Para cambiar la configuración de la variable, seleccione 
5. En el cuadro de diálogo Editar variable, cambie la configuración según sea necesario y, a continuación, seleccione Listo.

El elemento Acción Apex define los valores de entrada para el flujo del acuerdo, como se muestra a continuación.

• En el campo ID de la plantilla del acuerdo, debe proporcionar el ID para la plantilla que desea establecer el flujo. 
• En las variables de tiempo de ejecución de la plantilla de acuerdo, debe introducir la variable que ha definido mediante el elemento Asignación anterior.

Nota: El campo Variables de tiempo de ejecución de la plantilla de acuerdo no acepta varios valores. Si intenta escribir varios valores en un formato separado por comas, puede producirse un error en el flujo.  

• En el campo Procesamiento asíncrono, puede establecer el valor como verdadero o falso.
• En el campo ID de registro principal, debe introducir el ID de registro principal.

Los flujos de Acción Apex ofrecen las siguientes funcionalidades:

• Admiten acciones programadas.
• Admiten el envío automático de plantillas de acuerdo, es decir, los acuerdos se pueden generar y enviar automáticamente.
• Todas las operaciones pueden aceptar varias solicitudes en una invocación.
• Las excepciones se almacenadas en el registro de resultados y se guardan como un error en el registro de errores de Apex para evitar bloquear la ejecución del proceso.
• El parámetro de la función Carga de plantilla (Procesamiento asíncrono) controla si el procesamiento de plantillas se produce en modo síncrono o asíncrono. El visitante debe especificar si la carga de la plantilla se ejecutará en modo de sincronización o asíncrono.
  • El proceso predeterminado se ejecuta en modo de sincronización. La mayor parte de los procesos deben ejecutarse de forma sincronizada.
  • Si está habilitado el envío automático, el proceso debe estar en modo síncrono.
  • Un proceso asíncrono notable puede ser cargar un documento de la biblioteca de Adobe Acrobat Sign.

Los flujos de acción Apex tienen las siguientes limitaciones:

• La combinación de las plantillas de envío automático y los documentos de la biblioteca de Adobe Acrobat Sign no se admiten debido una limitación en Salesforce por la que un hilo no puede iniciar otro.
  
• Para cualquier parámetro pasado a la acción invocable, solo puede hacer referencia a los campos principales. No se puede tomar acción en los acuerdos secundarios del registro principal.
• No admite acciones que devuelven un valor, como obtener información del documento o una URL de firma.