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Guía de instalación de Adobe Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 365 en línea

  1. Integraciones de Adobe Acrobat Sign
  2. Novedades
  3. Versiones de productos y ciclo de vida
  4. Acrobat Sign para Salesforce
    1. Instalar el paquete
    2. Configurar el paquete
    3. Guía del usuario
    4. Guía del desarrollador
    5. Guía de personalización avanzada
    6. Guía de asignación y plantillas de campos
    7. Guía del usuario de la aplicación móvil
    8. Guía de automatización de flujos
    9. Guía de Document Builder
    10. Configurar documentos grandes
    11. Guía de actualización
    12. Notas de la versión
    13. Preguntas frecuentes
    14. Guía de solución de problemas
    15. Artículos adicionales
  5. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
      1. Guía de instalación
    2. Acrobat Sign para Outlook
      1. Guía del usuario
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
      1. Guía del usuario
    4. Acrobat Sign para equipos
      1. Guía del usuario
      2. Guía de Live Sign
      3. Guía del usuario de Mobile
      4. Notas de la versión
      5. Aprobaciones de Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
      1. Guía del usuario
      2. Notas de la versión
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
      1. Guía del usuario
      2. Notas de la versión
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
      1. Información general
      2. Dynamics Online: guía de instalación 
      3. Dynamics Online: guía del usuario 
      4. Dynamics local: guía de instalación 
      5. Dynamics local: guía del usuario
      6. Guía de flujo de trabajo de Dynamics
      7. Dynamics 365 para Talent
      8. Guía de actualización
      9. Notas de la versión
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
      1. Información general
      2. SharePoint local: guía de instalación
      3. SharePoint local: guía de asignación de plantillas
      4. SharePoint local: guía del usuario
      5. SharePoint local: notas de la versión
      6. SharePoint Online: guía de instalación
      7. SharePoint Online: guía de asignación de plantillas
      8. SharePoint Online: guía del usuario
      9. SharePoint Online: guía de asignación de formularios web
      10. SharePoint Online: notas de la versión
  6. Acrobat Sign para ServiceNow
    1. Información general
    2. Guía de instalación
    3. Guía del usuario
    4. Notas de la versión
  7. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    1. Guía de instalación
  8. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    1. Guía de instalación de Cockpit (en desuso)
    2. Guía de instalación de contratación (en desuso)
    3. Guía del usuario de contratación
    4. Guía de instalación de Cloud Foundry
    5. Notas de la versión
  9. Acrobat Sign para Workday
    1. Guía de instalación
    2. Guía de inicio rápido
    3. Tutorial de configuración
  10. Acrobat Sign para NetSuite
    1. Guía de instalación
    2. Notas de la versión
  11. Acrobat Sign para SugarCRM
  12. Acrobat Sign para VeevaVault
    1. Guía de instalación
    2. Guía del usuario
    3. Guía de actualización
    4. Notas de la versión
  13. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
    1. Guía de instalación
  14. Documentación para desarrolladores de Acrobat Sign
    1. Información general
    2. Webhooks
    3. Etiquetas de texto

Información general

Acrobat Sign ofrece una solución de integración lista para usar con Microsoft Dynamics CRM que proporciona las siguientes ventajas:

  • Acelera el proceso para presupuestar y facturar, y enviar acuerdos, como contratos y documentos de ventas.
  • Combina automáticamente los datos de entidades de Dynamics, como cuentas y contactos, en los acuerdos, y vuelve a introducir los datos recopilados de los firmantes durante el proceso de firma en Dynamics.
  • Habilita la funcionalidad móvil a través del Centro de ventas. Esta funcionalidad solo está disponible para instalaciones en Dynamics 365 9.x y versiones posteriores.
  • Permite a los destinatarios firmar fácilmente en cualquier lugar, momento y desde cualquier dispositivo.
  • Permite a los remitentes rastrear los documentos enviados para su firma desde Dynamics.
  • Elimina los pasos manuales en todo el proceso.

La guía de instalación de Adobe Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 365 en línea le proporciona instrucciones sobre lo siguiente:

Recursos adicionales

Para actualizar el paquete de Adobe Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 365 ya instalado a la última versión, consulte la guía de actualización.

Póngase en contacto con atención al cliente si tiene alguna pregunta sobre el proceso de instalación.

Requisitos previos

Para poder instalar y usar correctamente Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 365, debe asegurarse de lo siguiente:

  • Los paquetes de idiomas estén instalados en Dynamics 365.
  • El usuario tiene una cuenta de Acrobat Sign con licencia de nivel empresarial o una cuenta de prueba de nivel empresarial.
    La dirección de correo electrónico del administrador de Acrobat Sign debe ser la misma que la del administrador de Dynamics CRM. Si un administrador de nivel de grupo crea una clave de integración, los usuarios deben tener un abono al grupo principal de ese administrador para poder acceder a la aplicación.
  • Se incluyen todos los dominios de usuario posibles. No incluya dominios públicos como gmail.com, yahoo.com, etc.
  • Debe obtener una lista de todos los usuarios del sistema de Acrobat Sign que utilizan sus dominios en propiedad y solicitar a los usuarios válidos que se trasladen a su cuenta de Acrobat Sign vinculada a CRM. 
    Nota: Todas las direcciones de correo electrónico de los usuarios deben coincidir con el correo electrónico principal del usuario de CRM. De lo contrario, debe Cambiar el valor de correo electrónico de Acrobat Sign.
  • Los usuarios y administradores de Acrobat Sign tienen asignada una licencia Cal de CRM de lectura y escritura en el entorno de Dynamics.
  • El límite de tamaño para la carga de archivos se puede configurar en CRM (el valor predeterminado es de 5 MB). Los usuarios verán un error si intentan adjuntar un archivo cuyo tamaño sea superior al configurado. Si el tamaño del PDF firmado supera el valor configurado, Dynamics impide que el archivo se adjunte a la entidad principal (o asignada).

Exploradores compatibles

  • Chrome: versión actual
  • Firefox: versión actual
  • Safari: versión actual
  • Edge: versión actual

Navegadores Edge

Para que Microsoft Dynamics funcione sin problemas en el explorador de Microsoft Edge, debe confiar en los siguientes sitios en la configuración de seguridad del explorador:

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://cc-api-data.adobe.io
  • Si también usa un sistema de gestión de identidades de terceros, esa URL también se debe añadir.

Instalación de Adobe Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 365 en línea

  1. Vaya a la página de Microsoft AppSource del paquete de Adobe Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 365 y seleccione Consígalo ahora.

    app-store-get-it-now

    Nota:

    Para obtener una versión de prueba gratis de Adobe Acrobat Sign, solicite una de 30 días de Adobe Acrobat Sign para Dynamics CRM.

  2. En el cuadro de diálogo Confirmar detalles que aparece, compruebe los detalles del usuario y revise los detalles de los permisos. Cuando haya terminado, seleccione Consíguelo ahora.

    get-it-now-confirm-details

  3. En el cuadro de diálogo Instalar Adobe Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 365 que se abre, haga lo siguiente:

    1. En la lista desplegable “Seleccionar un entorno”, elija el entorno adecuado donde desee instalar Acrobat Sign.
    2. Seleccione la casilla de verificación “Acepto las condiciones legales y la declaración de privacidad de Microsoft”.
    3. Seleccione la casilla de verificación “Acepto la declaración de privacidad y las condiciones legales para importar paquetes a Dynamics 365”.
    4. Seleccione Instalar.
    Nota:

    Si ya había instalado un paquete anterior de Adobe Acrobat Sign for Dynamics, este se actualiza a la nueva versión.

    dynamics-install

  4. En la página Centro de administración de Power Platform que se abre, compruebe el progreso de la instalación. Puede que tarde unos 30 minutos. Actualice la página para renovar el estado.

    package-installed

Configurar Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 365

Después de instalar el paquete Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 365 , debe implementar las siguientes opciones de configuración:

Al instalar Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 365 en línea por primera vez, debe generar una clave de integración en Acrobat Sign e introducirla en el entorno en línea de Dynamics 365. La clave de integración es el token de acceso que autentica los entornos de Acrobat Sign y Dynamics para que confíen uno en el otro y compartan contenido.

Para generar una clave de integración en Adobe Sign, haga lo siguiente:

  1. Inicie sesión en Microsoft Dynamics 365 con las credenciales de su cuenta de administrador.
    Su cuenta de administrador en Acrobat Sign contiene la clave de integración.

  2. Vaya a Adobe Acrobat Sign > Inicio.

  3. En el campo Clave de integración, seleccione Ir a Adobe Acrobat Sign para generar la clave de integración.

  4. En la página de inicio de sesión de Acrobat Sign, inicie sesión con sus credenciales de administrador. 

    El correo electrónico de su cuenta de administrador debe ser la misma dirección de correo electrónico que la de administrador de Dynamics.

  5. Vaya a Cuenta > API de Adobe Sign > Información de API. A continuación, seleccione Clave de integración.

    Nota:

    Si no ve el vínculo Clave de integración en la página Información de API, póngase en contacto con Atención al cliente para modificar la configuración de su cuenta y mostrar esta funcionalidad.

    sign-integration-key

  6. En la interfaz Crear clave de integración, haga lo siguiente:

    • Proporcione un nombre intuitivo para la clave, por ejemplo, Dynamics CRM.
    • Habilite los siguientes elementos:
      • user_read
      • user_write
      • user_login
      • agreement_read
      • agreement_write
      • agreement_send
      • library_read
      • library_write
    • Seleccione Guardar.
    create-integration-key

  7. En la página Tókenes de acceso que se abre, haga lo siguiente:

    1. Seleccione la clave de integración que acaba de crear. Exponga el vínculo Clave de integración, tal como se muestra a continuación.
    2. Seleccione Clave de integración.
    3. Copie esta clave y guárdela para el siguiente paso.
    4. Seleccione Aceptar.
    access-integration-key

    copy-integration-key

  8. Vuelva al entorno de Dynamics CRM y siga los pasos que se indican a continuación:

    1. Vaya a Adobe Acrobat Sign > Inicio.
    2. En el campo Clave de integración, pegue la clave que copió anteriormente y, a continuación, seleccione Validar.
  9. En la página Inicio de Acrobat Sign que aparece, haga lo siguiente:

    1. Pegue la clave en el campo Clave de integración.
    2. Seleccione Validar.
    Una vez que se actualiza la página, la clave de integración se bloquea (con una marca de verificación verde que indica que la instalación se ha realizado correctamente) y el botón Validar cambia a Iniciar Adobe Acrobat Sign.
  10. Seleccione Iniciar Adobe Acrobat Sign.

  11. En el cuadro de diálogo Habilitar fuentes de actividad de Adobe Acrobat Sign que se abre, puede seleccionar Habilitar las fuentes de actividad de Adobe Acrobat Sign.

    Puede habilitar o deshabilitar manualmente las fuentes de actividad en la página Configuración de administración > Configuración.

Debe deshabilitar el procesamiento de formularios heredados para utilizar Acrobat Sign. Para ello, haga lo siguiente:

  1. En la página de Dynamics 365 CRM, seleccione Configuración > Administración (en Sistema).

  2. En el cuadro de diálogo Configuración del sistema, asegúrese de que el ajuste Usar procesamiento de formularios heredados se establezca en No. A continuación, seleccione Aceptar.

Cada usuario de Dynamics que vaya a utilizar la aplicación de Acrobat Sign debe tener una de las siguientes funciones de seguridad configuradas en el entorno de Dynamics:

  • Lector de Adobe Sign: concede al usuario un acceso de solo lectura a los registros del acuerdo.
  • Usuario de Adobe Sign: permite al usuario trabajar con acuerdos y otras entidades de la aplicación. Esta función permite al usuario ver solo sus registros, además otorga el acceso de nivel Usuario a los registros incorporados de CRM, como contactos, cuentas, posibles clientes, oportunidades, pedidos, facturas y presupuestos.
  • Administrador de Acrobat Sign: además de la función Usuario de Acrobat Sign, esta función permite otros privilegios, como ajustar la configuración global, la migración de datos y permitir ver todos los acuerdos en la aplicación.

Para configurar las funciones de seguridad, haga lo siguiente:

  1. En la página CRM de Dynamics 365, seleccione Configuración > Seguridad (en Sistema).

  2. En la página Seguridad que se abre, seleccione Usuarios.

  3. En la página Usuarios que se abre, haga lo siguiente:

    1. Seleccione todos los usuarios a los que quiera asignar un tipo de función de seguridad.
    2. En el menú superior, seleccione Administrar funciones.
    3. En el cuadro de diálogo Administrar funciones de usuario que aparece, seleccione la casilla de verificación para la función de seguridad deseada.
    4. Seleccione Aceptar.
    manage-user-roles

Puede habilitar la función “Actualizaciones de estado automáticas en tiempo real”, que utiliza webhooks de Acrobat Sign para activar el flujo de Power Automate cada vez que cambia el estado de un acuerdo.

Para habilitar las actualizaciones de estado de acuerdos en tiempo real, haga lo siguiente:

  1. En la página de Dynamics 365, seleccione el lanzador de aplicaciones en la esquina superior derecha y, a continuación, Power Automate.

    power-automate-1

  2. En la página de Power Automate que se abre, haga lo siguiente:

    1. En el panel izquierdo, seleccione Conectores
    2. En la barra del conector de búsqueda, busque Adobe Acrobat Sign y seleccione Adobe Acrobat Sign en la lista de opciones disponibles.

    Añada el conector de Adobe Acrobat Sign a su lista de conectores de Power Automate.

    conectores

  3. En el panel izquierdo, seleccione Plantillas y, a continuación, utilice la barra de búsqueda para buscar y añadir Actualizar registro de acuerdo de Dynamics al cambiar el estado del acuerdo en Adobe Acrobat Sign.

  4. Autentíquese en los servicios de plantilla siguientes:

    • Servicio de datos común: este es el servicio de datos común en Dynamics. Los administradores pueden autenticarse seleccionando el icono + situado junto al nombre del servicio.
      Debe autenticarse con su ID de usuario de administrador de Dynamics si no se autentica automáticamente.
    • Adobe Acrobat Sign: se abre la autenticación de OAuth en el servicio de Adobe Acrobat Sign. Asegúrese de autenticarse con el mismo correo electrónico de administrador de nivel de cuenta que se utilizó para crear la clave de integración.

    Una vez que se autentica correctamente en los servicios, aparece una marca de verificación verde junto al servicio autenticado. Una vez hecho esto, seleccione Continuar.

  5. En la página de detalles de la plantilla que se abre, haga lo siguiente:

    1. En la sección “Cuando el estado del acuerdo cambia”, en el campo Nombre, escriba el nombre del activador.
    2. En la sección “Actualizar un registro”, seleccione el entorno correcto (con Acrobat Sign instalado).
    3. Seleccione Guardar.
    power-automate-2

    power-automate-3

Implementar configuración personalizada (opcional)

Puede generar plantillas, asignar datos y crear flujos de trabajo personalizados mediante las herramientas de administración y los ajustes de configuración disponibles en la página Configuración de administración de Acrobat Sign. 

Para acceder a la configuración y modificarla, haga lo siguiente:

  1. Vaya a Adobe Acrobat Sign > Configuración de administración.

  2. En la página Configuración de administración, acceda a las herramientas necesarias en las diferentes pestañas, tal como se describe en los siguientes pasos.

  3. En Configuración y cuenta, puede hacer lo siguiente:

    • Acceder a la clave de integración para la configuración inicial de la cuenta.
    • Comprobar el estado de configuración de la cuenta.
    • Consulte la siguiente lista de comprobación de configuración de cuenta:
      • Vincular Adobe Sign a Dynamics 365: muestra una marca de verificación verde cuando la clave de integración se ha instalado correctamente.
      • Visualizar procesamiento de formularios heredados en Dynamics 365: muestra una marca de verificación verde cuando el procesamiento de formularios heredados está deshabilitado.
      • Actualizaciones de estado automáticas en tiempo real con Power Automate: muestra una marca de verificación verde cuando se configuran actualizaciones en tiempo real.
    admin-settings

    admin-settings-config

  4. En Configuración, los administradores pueden habilitar o deshabilitar las siguientes opciones de configuración:

    • Habilitar aprovisionamiento automático de usuarios: aprovisiona automáticamente a todos los nuevos usuarios a los que se concede acceso a la entidad de Adobe Acrobat Sign en el momento de su primer uso. El aprovisionamiento se basa en la dirección de correo electrónico principal de los usuarios, no en el nombre de usuario, y se realiza en segundo plano sin que el usuario o el administrador de cuentas tengan que hacer algo.
      Los nuevos usuarios que se aprovisionan automáticamente en Acrobat Sign tienen una contraseña elegida al azar. Como la integración funciona como una aplicación autenticada a través de la API, no hay ningún problema funcional en el entorno de Dynamics. Sin embargo, si el usuario quiere iniciar sesión en Acrobat Sign, deberá restablecer la contraseña usando el vínculo “Olvidé mi contraseña” de la página principal de Acrobat Sign. 
    • Adjuntar documentos firmados a la entidad acuerdos: inserta una copia en formato PDF del documento completado en Dynamics, que se adjunta al registro del acuerdo (en la sección Notas). El documento original autorizado se mantiene en los servidores de Acrobat Sign.
    • Adjuntar pista de auditoría combinada con acuerdo firmado: el PDF de la pista de auditoría de Acrobat Sign se adjunta al registro del acuerdo (en la sección Notas) una vez que el acuerdo se firma y se completa. La pista de auditoría enumera explícitamente los eventos (vistos, firmados y delegados) del acuerdo, la cronología de esos eventos y la dirección IP en la que se implementaron los eventos.
    • Adjuntar pista de auditoría: cuando está activado, el informe de auditoría se adjunta al registro del acuerdo (en la sección Notas) como un archivo independiente.
    • Mostrar imágenes de vista previa de documento: adjunta una imagen del documento firmado o completado al registro para obtener una visualización rápida y evitar tener que descargar y abrir un archivo PDF. La imagen adjunta aparece en la parte inferior del registro del acuerdo.
    • Habilitar fuentes de actividad en la entidad de acuerdos de Adobe: habilita las fuentes de actividad para la entidad del acuerdo.
    • Bloquear acceso a documentos del acuerdo: cuando está habilitado, impide que una copia del documento firmado se guarde en Microsoft Dynamics y que los usuarios puedan previsualizarla o descargarla del entorno de Dynamics.
    Nota:

    Cuando se habilita el ajuste “Bloquear acceso a documentos del acuerdo”, haga lo siguiente:

    • Deshabilita automáticamente los siguientes ajustes:
      • Adjuntar documentos firmados a la entidad acuerdos
      • Adjuntar pista de auditoría combinada con acuerdo firmado
      • Mostrar imágenes de la vista previa del documento
    • No cambia el estado de los acuerdos existentes. La configuración se aplica solo a los acuerdos que se firman después de habilitarla.
    • No elimina los acuerdos existentes del entorno de Microsoft Dynamics.
    config-setting-block-doc-access

Para habilitar los métodos de autenticación de identidad de usuario necesarios en su cuenta de Acrobat Sign, haga lo siguiente:

  1. Inicie sesión en Adobe Acrobat Sign con sus credenciales de administrador.
  2. Vaya a Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de envío.
  3. En la página Configuración de envío que se abre, desplácese hacia abajo hasta la sección Opciones de identificación del firmante y seleccione las casillas de verificación de los métodos de autenticación de la identidad que desee habilitar.
  4. Seleccione Guardar.

Obtenga más información sobre los métodos de autenticación de Acrobat Sign.

sign-send-settings

Si el proceso de trabajo requiere que tenga firmas compatibles con CFR 21, parte 11, debe configurar los ajustes de biofarmacéutica en su cuenta de Adobe Acrobat Sign. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

  1. Inicie sesión en Adobe Acrobat Sign con sus credenciales de administrador.
  2. Vaya a: Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de biofarmacéutica 
  3. En la página Configuración de biofarmacéutica, seleccione las casillas de verificación de los ajustes que desee habilitar.
  4. Seleccione Guardar.

Para obtener más información sobre los ajustes de biofarmacéutica, consulte Configurar opciones de biofarmacéutica.

bio-pharma-settings

Puede eliminar la clave de integración actual de su entorno de Dynamics para romper la relación de confianza entre Dynamics CRM y Adobe Acrobat Sign y, de este modo, detener todas las transacciones y actualizaciones nuevas de las transacciones existentes. Una clave eliminada se puede volver a aplicar en cualquier momento para reanudar la interacción entre los dos sistemas.

Para eliminar la clave:

  1. Vaya a Adobe Acrobat Sign > Configuración de administración.
  2. En la barra superior, seleccione Quitar clave.
admin-settings-remove-key

También puede anular la clave de integración de su cuenta de Acrobat Sign. Si anula la clave, se impide el uso en Acrobat Sign de forma permanente.

Para anular una clave, haga lo siguiente:

  1. Inicie sesión con el usuario administrativo de su cuenta de Adobe Acrobat Sign.
  2. Vaya a Cuenta > Preferencias personales > Tókenes de acceso.
  3. Seleccione la definición de la clave de integración que quiera anular. Aparecerá el vínculo Anular.
  4. Seleccione Anular.
  5. Cuando se le solicite, seleccione .
revoke-key

Puede utilizar la asignación de datos para lo siguiente:

  • Mejorar el proceso de generación de acuerdos y asegurarse de que los documentos tengan el contenido correcto en los campos extrayendo los valores de campo directamente de Dynamics CRM.
  • Volver a introducir el contenido nuevo de los acuerdos completados en Dynamics, lo que permite realizar actualizaciones valiosas en su CRM sin tener que manipular los datos manualmente.  

Para que la asignación de datos sea correcta, debe tener formularios prediseñados con los nombres de campo definidos que le permitan relacionar de forma lógica el campo de CRM con el campo de formulario de Adobe Acrobat Sign. 

Abajo se muestra un formulario sencillo. Los campos están definidos en los pares de llaves que hay a cada lado (que indican el ancho del campo) y el nombre del campo (la cadena de caracteres que hay entre las llaves). 

Ejemplo de campos de formulario

Las etiquetas de texto pueden incluir otros argumentos aparte del valor de nombre, como validaciones, cálculos y expresiones regulares.

Consulte cómo crear formularios y mejore la calidad de los datos que captura durante el proceso de firma.

Descubra cómo generar formularios en formato PDF.

Nota:

La función de acortamiento de etiquetas de texto puede ser muy útil para el diseño de formularios y la asignación de campos, ya que establece una convención para los nombres de los campos que se repiten en todos los documentos (y ahorra tiempo, ya que evita tener que volver a crear la etiqueta formal). Esto mejora la asignación de datos en varios formularios y genera un anclaje para los formularios futuros.

Para definir una plantilla de asignación de datos, puede utilizar una de las dos formas siguientes:

  • A través de la página Asignaciones de datos
    1. Vaya a Adobe Acrobat Sign > Asignación de datos.
    2. En la página Asignaciones de datos puede revisar, editar o eliminar las asignaciones de datos existentes.
    3. En la esquina superior derecha, seleccione +Nuevo para acceder a la página Nueva asignación de datos.
  • A través de la página Configuración de administración
    1. En la página Configuración de administración, seleccione Crear nueva asignación de datos.
    2. Esrciba un nombre intuitivo para la asignación de datos.
    3. Puede elegir establecer esta asignación de datos como predeterminada.
    4. En el menú desplegable Entidad, seleccione la Entidad CRM .
      Esto restringe los campos disponibles para la asignación a la entidad definida. Puede tener varias asignaciones de datos por entidad. Una vez establecido, el valor de Entidad no se puede cambiar. Una vez establecido el valor de Entidad, se muestra la pestaña Asignación de datos.
    5. Seleccione Asignación de datos para acceder a las herramientas de asignación de campos.
new-data-mapping

data-mapping-details


Vinculación de los campos de datos de Dynamics CRM con los nombres de campo de Acrobat Sign

Puede crear relaciones entre los nombres de campo de Dynamics CRM y los nombres de campo de formulario de Acrobat Sign que haya definido. Las asignaciones de datos se configuran en función del flujo de los datos:

  • ASIGNAR LOS DATOS DE CRM AL ACUERDO DE ADOBE ACROBAT SIGN: los campos se rellenan previamente en el formulario con valores de campo asociados a la entidad de Dynamics definida.
    Se puede crear un “grupo de búsqueda” de valores de campo alternativos de CRM que intentan rellenar el campo de formulario de Acrobat Sign. Se intenta cada miembro del grupo por orden hasta que se encuentra y se inserta un valor no nulo. (Véase más abajo)
  • ASIGNAR LOS DATOS DEL ACUERDO DE ADOBE ACROBAT SIGN A LOS DATOS DE CRM: rellena los campos vacíos de la entidad de Dynamics Entity utilizando los valores de campo de formulario obtenidos mediante el proceso de firma (una vez que el acuerdo se haya completado).
    De forma predeterminada, Acrobat Sign no insertará un nuevo valor en un campo de CRM con contenido.
    Puede definir la relación en la asignación de datos para omitir la protección de contenido y sustituir los valores de campo existentes por el contenido nuevo presente en el formulario firmado.

Tipos de datos admitidos

  • La asignación de datos de Adobe Acrobat Sign admite los siguientes tipos de datos:
  • Texto: los campos de formulario de texto se admiten en CRM como texto de una sola línea.
  • Booleano (dos opciones): se admiten casillas de verificación para los campos booleanos de CRM.
    Si se utilizan campos de formulario desplegables o de botón de opción para campos booleanos de CRM, la asignación de CRM a Acrobat Sign puede fallar; sin embargo, la asignación de Acrobat Sign a CRM debería funcionar.
  • Conjunto de opciones: se admiten los campos de formulario de listas desplegables y botones de opción para los campos de conjunto de opciones de CRM.

Para relacionar los campos de datos de CRM con los campos de acuerdo de Acrobat Sign, haga lo siguiente:

  1. Desde el menú desplegable Atributo, seleccione el campo de CRM.
  2. En el recuadro Campo de acuerdo, escriba el nombre del campo de formulario de Adobe Acrobat Sign.
  3. (Opcional) Marque la casilla Añadir asignación de dirección inversa si también desea vincular estos campos de Acrobat Sign a CRM.
  4. (Opcional) Marque la casilla Anular si desea que esta plantilla ignore el contenido existente en el campo de CRM y rellene a la fuerza el campo con el contenido nuevo del campo de Acrobate Sign.
  5. Seleccione Agregar.

Una vez procesada la nueva relación de campos, aparece bajo los valores de configuración.  

Si ha añadido la asignación de dirección inversa, verá que la nueva relación se rellena también debajo de los campos de configuración de Acrobat Sign a CRM.

Si ha seleccionado Anular la protección de contenido, verá una indicación en el registro de la relación.

Para relacionar los campos de acuerdo de Acrobat Sign con campos de datos de CRM, haga lo siguiente:

El proceso para crear de forma discreta una asignación de Adobe a CRM es el mismo que el anterior, pero no existe la opción Añadir asignación de dirección inversa.

Para eliminar relaciones asignadas

Puede eliminar una o varias relaciones asignadas mediante las acciones siguientes:

  1. Seleccione los registros que desea eliminar seleccionando la marca de verificación junto al registro.
  2. En la barra superior, seleccione el icono Más comandos y luego seleccione Eliminar.

Para crear relaciones de asignación de campos alternativos (grupo de búsqueda)

Si define un campo en un formulario de Adobe Acrobat Sign que se puede rellenar con varios campos de CRM, puede crear una lista ordenada (grupo de búsqueda) de atributos de CRM que intentarán rellenar el campo de Adobe Acrobat Sign.

Por ejemplo, puede asignar el campo de CRM Nombre a un campo de formulario llamado FName y después asignar también el campo de CRM Nombre Yomi al mismo nombre de campo del formulario. La aplicación intentará primero rellenar el campo con el contenido del campo Nombre y, si no se encuentra ningún contenido, Adobe Acrobat Sign intentará utilizar el contenido del campo Nombre Yomi. Si no se encuentra contenido en ningún elemento del grupo de búsqueda, el campo se deja vacío.

Para definir un grupo de búsqueda:

  1. Cree una relación de CRM a Adobe Acrobat Sign entre el atributo principal de CRM y el nombre de campo del formulario de Acrobat Sign.
  2. Una vez creado el primer registro, cambie el atributo de CRM al atributo secundario de CRM y añada esa vinculación. 
  3. Cuando se le solicite, seleccione Aceptar.
  4. Después de que el registro se haya actualizado en el sistema, verá que los registros incluyen un prefijo antes del atributo de entidad:

    Antes del atributo principal o predeterminado, aparece #. Este campo siempre será el primero cuyo contenido se comprobará. Las vinculaciones siguientes se numerarán con la nomenclatura 1-N. La primera vinculación de campo alternativo tiene el número (1) y siempre será el primer campo alternativo que se consulte.  (2) sería el segundo campo alternativo y así sucesivamente. 

Grupo de búsqueda

Para añadir archivos adjuntos a entidades relacionadas

Una vez que un acuerdo está totalmente firmado y ejecutado, Adobe Acrobat Sign genera una copia en PDF del documento y una pista de auditoría del proceso de firma. Estos documentos se pueden adjuntar como archivos PDF a cualquier otra entidad de CRM que está vinculada a la entidad principal de la plantilla.

En la sección ASIGNAR EL ACUERDO FIRMADO Y EL SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA A LA ENTIDAD DE CRM de la página de la plantilla, encontrará tres Tipos de documentos disponibles a través de una lista desplegable:

  • PDF firmado: el texto completo del documento firmado. Es una copia del original autorizado que se conserva en los servidores de Acrobat Sign.
  • Seguimiento de auditoría: una enumeración completa de todos los eventos importantes (firmar, delegación, etc.) y de los metadatos asociados (hora/fecha, dirección IP, etc.).
  • PDF combinado: ambos documentos se combinan en un solo PDF y se adjuntan.

Puede adjuntar uno o más archivos a cualquier entidad relacionada, pero debe asignarlos explícitamente por separado.

Para asignar un archivo adjunto:

  1. Seleccione el Tipo de documento que quiera en la lista desplegable.
  2. En la lista desplegable Adjuntar a registro de CRM, seleccione la entidad donde quiere insertar el documento. Solamente aparecerán las entidades que tengan una vinculación definida con la entidad principal.
  3. Seleccione Añadir.

Las vinculaciones de archivos adjuntos se incluyen en las opciones de configuración.

Lista desplegable de opciones de entidad

Para eliminar un archivo adjunto

  1. Seleccione la marca de verificación de los registros que desea eliminar.
  2. Seleccione el icono Más comandos y luego seleccione Eliminar.

Como administrador de Acrobat Sign en el entorno de Dynamics, tiene autoridad para crear plantillas de acuerdo que pueden preconfigurar la mayor parte de los campos, adjuntar archivos y enlazar el acuerdo con datos relevantes mediante asignaciones de datos.

Las plantillas se asocian a una entidad de Dynamics y, cuando están marcadas como activas, quedan disponibles para los acuerdos que se envían desde esa entidad.

Nota:

Las asignaciones de datos son el núcleo de las plantillas de acuerdo y deberían definirse antes de configurarlas. 

Utilice una de las siguientes formas de configurar una nueva plantilla de acuerdo:

Mediante plantillas de acuerdo

  1. Vaya a Adobe Acrobat Sign > Plantillas de acuerdo.
  2. De esta forma se carga la página Plantillas de acuerdo, en la que se mostrarán todas las plantillas existentes para que las pueda revisar, editar o eliminar.
  3. En la esquina superior derecha, seleccione +Nuevo para iniciar una nueva plantilla.
new-agreement-template

Mediante la configuración de administración 

  1. En el panel izquierdo, seleccione Configuración de administración.
  2. Seleccione la pestaña Configuración y luego, Crear nueva plantilla de acuerdo.
  3. En la página Nueva plantilla de acuerdo, proporcione un nombre intuitivo a la plantilla y seleccione la entidad a la que debe asociarse la plantilla.

Nota: La entidad no se puede cambiar más adelante. Una vez que se ha seleccionado la entidad, la plantilla se guarda y se carga la plantilla de acuerdo completa.

create-template-via-settings

Puede configurar la Plantilla de acuerdo proporcionando la información requerida en las cuatro pestañas siguientes:

  • Detalles de la plantilla: define la relación entre los objetos principales y si la plantilla está activa.
  • Destinatarios: permite que exista una ruta de firma previamente configurada para la plantilla.
  • Detalles del acuerdo: contiene los elementos de cada acuerdo.
  • Relacionado: una lista de objetos relacionados.

Detalles de la plantilla

Los detalles de la plantilla muestran la relación entre la plantilla, la entidad y el mapa de datos para esta plantilla. Contiene los siguientes campos:

  • Nombre de la plantilla: el nombre de la plantilla. Es idéntico al nombre que aparece en la parte superior de la página.
  • Entidad principal: las plantillas se asocian a una única entidad dentro de Dynamics. La entidad declarada es la única que mostrará esta plantilla. Una vez creado el acuerdo, este valor queda bloqueado.
  • Asignación de datos: este campo indica el nombre de la asignación de datos vinculada a la plantilla.
  • Activa: dicta si los usuarios pueden seleccionar esta plantilla al enviar desde la entidad principal.
  • Envío con un clic: cuando esta opción está habilitada, la plantilla envía automáticamente el acuerdo al seleccionarla.
    Suponga que tiene una plantilla de acuerdo de confidencialidad (NDA) diseñada con Contacto como entidad principal; la sección de destinatarios está configurada para importar el correo electrónico del contacto. A continuación, solo tiene que seleccionar la plantilla de NDA desde el contacto al que quiere enviarlo. La fase de configuración se omite y el acuerdo se envía sin más interacción.
    Pero si no hay configurado ningún destinatario, Un clic se ignora y el acuerdo se abre para su configuración manual.
Detalles de la plantilla

Destinatarios

La sección Destinatarios contiene la lista y el orden de firma de los destinatarios que desea configurar previamente para la plantilla.

Lista de destinatarios

Puede corregir una lista de destinatarios dentro de una plantilla mediante la opción + Nuevo destinatarioDe forma predeterminada, la lista de destinatarios se deja en blanco para que el remitente la rellene manualmente al configurar su acuerdo.

Debe añadir un destinatario predeterminado de forma explícita mediante la opción + Nuevo destinatario y, a continuación, guardar los valores predeterminados que se presentan con Crear a partir de entidad principal habilitado.

La opción Anular verificación predeterminada permite evitar el método de verificación predeterminado (establecido en la sección Seguridad) y aplicar un método de verificación distinto solo para este destinatario.

Destinatario rápido: anular autenticación

Para añadir destinatarios adicionales (por ejemplo, para un proceso interno de contrafirma) o destinatarios que no participen en el proceso de firma, debe deseleccionar la casilla de verificación Crear a partir de entidad principal y, a continuación, definir el destinatario. Es una opción excelente para poner en copia (CC) a equipos cuyo cometido es administrar los documentos finales.

Destinatarios adicionales

Detalles del acuerdo

La sección Detalles del acuerdo contiene cuatro apartados:

  • Detalles del mensaje: el nombre del acuerdo y el mensaje global que ve cada destinatario en el correo electrónico “Firme”.
  • Archivos adjuntos: los archivos que se envían para firmar
    .
  • Opciones del acuerdo: opciones para configurar el acuerdo.
  • Opciones de seguridad: la opción para proteger el PDF con una contraseña.
new-template-agreement-details

Añadir entidades de CRM personalizadas a Acrobat Sign

Puede asociar sus acuerdos a las siguientes entidades de CRM integradas incluidas en el paquete de Adobe Acrobat Sign:

  • Contactos
  • Cuentas
  • Posibles clientes
  • Oportunidades
  • Presupuestos
  • Facturas
  • Pedidos
  • Contratos

Las entidades personalizadas solo pueden empezar un acuerdo desde el elemento del menú Solicitar firmas. No puede utilizar el sistema Creación rápida para iniciar un acuerdo desde una entidad personalizada.

Puede añadir su entidad de CRM personalizada o cualquier otra entidad de CRM integrada a este ámbito mediante pasos sencillos, tal como se explica en los pasos siguientes. En el ejemplo de configuración se explica cómo añadir una entidad de CRM personalizada denominada “Cliente”.

  1. Vaya a Configuración > Personalización.

  2. En la página Personalización, seleccione Personalizar el sistema.

    custom-crm-1

  3. En la página Solución predeterminada que se abre, haga lo siguiente:

    1. En el panel izquierdo, bajo Componentes, expanda la lista Entidades.
    2. Busque la entidad personalizada (“Cliente” en este caso) y expándala.
    3. Seleccione el nombre de la entidad para mostrar los campos y controles.
    4. Copie el valor del campo Nombre. Este es el nombre del sistema interno de la entidad personalizada.
    custom-crm-2

  4. En el panel izquierdo, en Entidad personalizada, seleccione Relaciones 1:N y, a continuación, Nueva relación uno a varios.

    custom-crm-3

  5. En la ventana Nueva relación que se abre, haga lo siguiente:

    1. En el campo Entidad relacionada, seleccione Acuerdo.
      El campo Nombre cambia y muestra {entityName}_adobe_agreement.
    2. En el campo Nombre de visualización, pegue el nombre de su entidad personalizada (“new_customer” en nuestro ejemplo).
      El valor del campo Nombre pasa a ser “new_” + {entityName} + “Id”. (new_new_customerID)
    3. Haga clic en Guardar y cerrar.
    custom-crm-4

  6. En la página Relaciones 1:N que se abre, seleccione Publicar todas las personalizaciones.

    custom-crm-5

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