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Adobe Acrobat Sign para Microsoft Dynamics Online: guía del usuario

  1. Integraciones de Adobe Acrobat Sign
  2. Novedades
  3. Versiones de productos y ciclo de vida
  4. Acrobat Sign para Salesforce
    1. Instalar el paquete
    2. Configurar el paquete
    3. Guía del usuario
    4. Guía del desarrollador
    5. Guía de personalización avanzada
    6. Guía de asignación y plantillas de campos
    7. Guía del usuario de la aplicación móvil
    8. Guía de automatización de flujos
    9. Guía de Document Builder
    10. Configurar documentos grandes
    11. Guía de actualización
    12. Notas de la versión
    13. Preguntas frecuentes
    14. Guía de solución de problemas
    15. Artículos adicionales
  5. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
      1. Guía de instalación
    2. Acrobat Sign para Outlook
      1. Guía del usuario
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
      1. Guía del usuario
    4. Acrobat Sign para equipos
      1. Guía del usuario
      2. Guía de Live Sign
      3. Guía del usuario de Mobile
      4. Notas de la versión
      5. Aprobaciones de Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
      1. Guía del usuario
      2. Notas de la versión
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
      1. Guía del usuario
      2. Notas de la versión
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
      1. Información general
      2. Dynamics Online: guía de instalación 
      3. Dynamics Online: guía del usuario 
      4. Dynamics local: guía de instalación 
      5. Dynamics local: guía del usuario
      6. Guía de flujo de trabajo de Dynamics
      7. Dynamics 365 para Talent
      8. Guía de actualización
      9. Notas de la versión
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
      1. Información general
      2. SharePoint local: guía de instalación
      3. SharePoint local: guía de asignación de plantillas
      4. SharePoint local: guía del usuario
      5. SharePoint local: notas de la versión
      6. SharePoint Online: guía de instalación
      7. SharePoint Online: guía de asignación de plantillas
      8. SharePoint Online: guía del usuario
      9. SharePoint Online: guía de asignación de formularios web
      10. SharePoint Online: notas de la versión
  6. Acrobat Sign para ServiceNow
    1. Información general
    2. Guía de instalación
    3. Guía del usuario
    4. Notas de la versión
  7. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    1. Guía de instalación
  8. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    1. Guía de instalación de Cockpit (en desuso)
    2. Guía de instalación de contratación (en desuso)
    3. Guía del usuario de contratación
    4. Guía de instalación de Cloud Foundry
    5. Notas de la versión
  9. Acrobat Sign para Workday
    1. Guía de instalación
    2. Guía de inicio rápido
    3. Tutorial de configuración
  10. Acrobat Sign para NetSuite
    1. Guía de instalación
    2. Notas de la versión
  11. Acrobat Sign para SugarCRM
  12. Acrobat Sign para VeevaVault
    1. Guía de instalación
    2. Guía del usuario
    3. Guía de actualización
    4. Notas de la versión
  13. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
    1. Guía de instalación
  14. Documentación para desarrolladores de Acrobat Sign
    1. Información general
    2. Webhooks
    3. Etiquetas de texto

Información general

La integración de Adobe Acrobat Sign con Microsoft Dynamics ofrece una solución lista para usar para obtener firmas para formularios, contratos, acuerdos o cualquier documento. La integración de Acrobat Sign para Dynamics 365 CRM ofrece las siguientes ventajas:

  • Funcionalidad integrada de Acrobat Sign en registros de CRM como contactos, cuentas, posibles clientes, oportunidades, pedidos, facturas, presupuestos, contratos y cualquier entidad de CRM personalizada, según la definición de los administradores.
  • Aceleración del proceso de presupuestar y facturar mediante el envío instantáneo de acuerdos desde Dynamics.
  • Combina los datos de entidades de Dynamics, como cuentas y contactos, en los acuerdos y vuelve a introducir los datos recopilados de los firmantes durante el proceso de firma en Dynamics. 
  • Habilitado en dispositivos móviles a través del Centro de ventas (disponible en Dynamics 365 versión 9.0. y posteriores).
  • Flexibilidad de firma que permite a los destinatarios firmar en cualquier lugar, momento y dispositivo.
  • Seguimiento de documentos enviados para firmar desde Dynamics.
  • Elimina los pasos manuales en todo el proceso.

Adobe Acrobat Sign para Microsoft Dynamics Online: guía del usuario explica cómo utilizar Acrobat Sign para la integración de Microsoft Dynamics CRM (versión 9.0 en línea y posterior). Proporciona instrucciones sobre cómo hacer lo siguiente:

Acceder a Acrobat Sign

El administrador de Dynamics se encarga de la instalación de Acrobat Sign y el acceso se concede a través de las funciones de seguridad. 

La página de Inicio de Acrobat Sign proporciona acceso a las funcionalidades y características importantes. 

El banner Bienvenida contiene un vínculo Más información que abre la Guía del usuario (este documento) y está disponible hasta que el usuario comienza a generar acuerdos.

Al crear un acuerdo, el mensaje de bienvenida y el vínculo Más información se sustituyen por vínculos a filtros de acuerdo.

Puede ver los acuerdos actuales o enviar un nuevo acuerdo para su firma mediante las siguientes opciones:

  • Acuerdos en curso: muestra una lista de todos los acuerdos creados por el usuario que está actualmente en curso.
  • Esperándole a usted: muestra una lista de acuerdos que están pendientes de su atención como destinatario.
  • Solicitar firmas: permite crear un nuevo acuerdo y enviarlo para su firma.

Nota: Si no ve la opción Acrobat Sign en la página principal, póngase en contacto con el administrador de Dynamics para solicitar acceso de usuario.

Los administradores de Microsoft Dynamics tienen acceso a las siguientes herramientas de administración en la página de inicio:

Ver noticias, advertencias y mensajes de error

La página de inicio de Acrobat Sign informa de las noticias, advertencias y errores, cuando corresponde. Puede ver los detalles del mensaje y descartar los mensajes.

sign-home-messages

Enviar acuerdos para firmar

Puede crear y enviar acuerdos para su firma de cualquiera de las siguientes formas:

  • Mediante la entidad Dynamics
  • Mediante el menú + (Nuevo)
  • Mediante la página Acuerdos

Para enviar acuerdos mediante la entidad Dynamics:

  1. Desplácese hasta un registro de entidad (como Oportunidad o Cuenta) en Dynamics CRM y selecciónelo para abrirlo.

  2. En el menú superior, seleccione  (menú más comandos) > Solicitar firmas.

    Se abre el registro de entidad como un nuevo acuerdo.

    send-via-entity-1

  3. En la página Nuevo acuerdo que se abre, configure los detalles del acuerdo como se describe en los pasos siguientes.

    send-via-entity-2

  4. Debajo de Destinatarios:

    1. Para añadir uno o más firmantes, seleccione Añadir destinatario.
    2. En el cuadro de diálogo Creación rápida: destinatario que se abre:
      1. En el campo Tipo de destinatario, seleccione uno de los siguientes tipos de destinatarios:
        Nuevo: cuando el destinatario no es un valor conocido en Dynamics
        Contacto: para los destinatarios que son entidades de contacto definidas en Dynamics
        Posible cliente: para los destinatarios definidos como Posibles clientes en Dynamics
        Usuario: describe los usuarios internos de su entorno de Dynamics.
      2. En el caso de los nuevos destinatarios, indique el nombre completo, la dirección de correo electrónico y la función del destinatario.
      3. Especifique el método de verificación de la identidad si es necesario. 
      4. Cuando lo haya hecho, seleccione Guardar y cerrar.
    3. Para añadirse como firmante, seleccione + Añadirme. Añade una fila de destinatarios con sus detalles de usuario.
    4. En el campo Función del destinatario, seleccione una de las siguientes funciones para cada destinatario:
      • Firmante (predeterminado): el firmante tiene que aplicar al menos una firma en el acuerdo.
      • Aprobador: los aprobadores no tienen que firmar el acuerdo (aunque pueden hacerlo si se han dispuesto campos de firma a tal efecto), pero tienen que “aprobar” activamente el acuerdo, que es un evento registrado.
      • CC: las partes en CC (Carbon Copied, con copia carbón) se incluyen en el proceso de notificación del acuerdo, pero no interactúan con el acuerdo ni con el ciclo de firma.
    5. En el campo Autenticación, seleccione uno de los siguientes métodos de autenticación para cada destinatario:
      • Correo electrónico: es el valor predeterminado y requiere que el destinatario acceda al acuerdo a través de su vínculo de correo electrónico.
      • Acrobat Sign: requiere que el destinatario se autentique en el sistema de identidad de Adobe. Los acuerdos firmados únicamente por el remitente deben establecer Verificación de identidad en Acrobat Sign.
      • Teléfono: envía un mensaje al destinatario con un código que debe introducir. El remitente debe proporcionar el número de teléfono del destinatario en el momento en que se configure el destinatario.
      • Contraseña: el remitente debe compartir por separado la información de la contraseña con el destinatario para que pueda verificar su identidad.
      • Base de conocimiento: los usuarios residentes en los EE. UU. pueden verificar la información pública del destinatario (y, opcionalmente, su número de la Seguridad Social de los EE. UU.) para realizar una serie de preguntas. 
    6. Para establecer un orden de firma secuencial para los destinatarios, seleccione la casilla de verificación Orden de firma. Envía el acuerdo en el orden en que aparecen los destinatarios en la sección Destinatarios
      Para cambiar el orden de firma de un destinatario, seleccione el campo Orden de firma en la fila del destinatario y, a continuación, edite el valor del orden. Ajusta automáticamente el orden de los demás destinatarios.
    7. Una vez hecho esto, seleccione Guardar.
    send-via-entity-3

    Opciones de orden de firma:

    Desplazamiento de destinatarios

  5. En la sección Archivos, seleccione + Añadir archivos y, a continuación, seleccione el archivo correspondiente en una de las siguientes ubicaciones:

    • Mi equipo.
    • Plantillas: se proporciona acceso a las plantillas cargadas en su cuenta de Acrobat Sign.
    • Adjuntar archivo de la biblioteca de Acrobat Sign: solo está disponible al crear un nuevo documento de acuerdo y no está disponible al crear una plantillaSolo los administradores pueden añadir documentos a la biblioteca.

    Nota: Todos los archivos adjuntos se concatenan en un PDF para el proceso de firma. El orden en el que aparecerán los documentos depende del orden en que se adjunten en la sección Archivos adjuntos. Para reordenar los documentos, seleccione el campo Orden y actualice el número del documento. 

    Interfaz de archivos adjuntos

  6. En la sección Mensaje, rellene los siguientes campos:

    • Asunto: el asunto es un elemento prominente en el proceso de notificación, pues está en la línea del asunto del correo electrónico, en negrita en el cuerpo del correo electrónico y en una fuente más pequeña en la descripción que se repite (resaltado en amarillo en la ilustración de abajo).
    • Mensaje: el campo Mensaje es un campo abierto de texto sin formato donde se puede insertar cualquier mensaje o instrucciones para el firmante (se ve en el resaltado en verde que se muestra a continuación).
    send-via-entity-4

  7. En la sección Opciones , puede habilitar cualquiera de los siguientes ajustes según sea necesario:

    • Previsualizar y colocar las firmas antes de enviarlas: abre automáticamente el acuerdo en modo de creación para permitirle colocar campos de formulario.
    • Fecha límite de finalización: establece una fecha de finalización para el acuerdo.
    • Días para que el acuerdo caduque: define el número de días durante los cuales el acuerdo se puede firmar cuando la funcionalidad El acuerdo caduca está habilitada.
    • Requerir firmas en persona: le ordena al destinatario que inicie sesión personalmente en el sistema local o tableta del remitente sin que intervenga el correo electrónico.
    • Añadir página de aterrizaje posterior a la firma: permite indicar una dirección URL a la que se direcciona el destinatario tras completar su interacción con el acuerdo.
    • Página de aterrizaje posterior a la firma: este campo contiene la dirección URL de la página a la que desea dirigir los destinatarios cuando la opción Añadir página de aterrizaje posterior a la firma está activada.
    • Retraso en segundos previo a la redirección: este valor es obligatorio si se define Página de aterrizaje posterior a la firma, y establece cuánto tiempo de retraso debe haber después de que se aplique la firma y antes de que se redirija el destinatario a la página de aterrizaje designada.
    • Recordatorio del destinatario: define un ciclo de recordatorio (diario o semanal) para la transacción.  
    • Tipo de firma: puede definir los tipos de firma Electrónica o Escrita para el acuerdo.
      Los administradores pueden activar una opción para que los destinatarios elijan una firma escrita en lugar de una firma electrónica o viceversa.
      En el caso de las firmas escritas, el destinatario debe descargar el documento, firmarlo físicamente y, a continuación, cargar una imagen digitalizada de dicho documento firmado.
    • Idioma del destinatario: esta opción establece el idioma que se utiliza en la interfaz web y el correo electrónico del destinatario.
    • Proteger con contraseña: le permite aplicar una contraseña al documento final para evitar el acceso no autenticado.
    Opciones del acuerdo

  8. Una vez que proporcione todos los detalles necesarios, en la barra de menú superior, seleccione Enviar acuerdo.

Para enviar acuerdos a través de la entidad de Dynamics mediante plantillas

Los administradores de Microsoft Dynamics pueden crear plantillas reutilizables para cualquier proceso recurrente que tenga un flujo de trabajo predecible. Estas plantillas se enumeran alfabéticamente en el submenú Solicitar firmas.

Cuando se utiliza una Plantilla de acuerdo, los campos predefinidos se rellenan automáticamente y solo necesita proporcionar detalles para los destinatarios del acuerdo, el nombre del acuerdo y añadir el documento que se va a firmar.

Los administradores de Dynamics tienen la capacidad de crear una o más plantillas para cualquier entidad de Dynamics (Contacto, Oportunidad, Cuenta), que permiten configurar previamente el acuerdo y, en consecuencia, reducir la cantidad de ajustes manuales que debe llevar a cabo el remitente.

Se accede a las plantillas a través del icono Más comandos (...) de la cinta de opciones.

Para enviar acuerdos mediante el menú + (Nuevo)

Si conoce el tipo de entidad con el que se crea una plantilla, puede crear rápidamente un acuerdo y enviarlo desde el menú + Nuevo. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

  1. En el menú superior, seleccione el icono + (Nuevo) > Acuerdo.
    Se abre el panel Creación rápida: panel del acuerdo.
  2. Seleccione la Entidad (por ejemplo, Oportunidad, en este caso) que está asociada a la plantilla que desea utilizar. 
    Se muestran dos búsquedas para que pueda seleccionar el objeto específico con el que desea relacionar el acuerdo y la plantilla que desea utilizar. 
  3. Seleccione el campo Elegir oportunidad y seleccione un registro entre las opciones disponibles.
  4. Seleccione Elegir una plantilla y seleccione una plantilla entre la lista de plantillas asociadas. 
  5. Seleccione Guardar.

Se crea el acuerdo en función de los valores de plantilla:

  • Si la plantilla no tiene un destinatario o un archivo adjunto, el acuerdo se crea en estado Borrador.
  • Si la plantilla tiene un destinatario y un archivo adjunto, pero la plantilla no tiene habilitada la opción Enviar con un solo clic, el acuerdo se crea en estado Borrador.
  • Si la plantilla tiene un destinatario y un archivo adjunto, y la opción Enviar con un solo clic está activada, el acuerdo se envía automáticamente para la firma.
Creación rápida de acuerdo

Creación rápida - Definir plantilla

Nota:

El sistema de Creación rápida solo lo pueden utilizar las siguientes entidades estándar dentro de Dynamics:

  • Oportunidad
  • Contacto
  • Candidato
  • Cuenta
  • Contrato
  • Factura
  • Pedido
  • Presupuesto
  • Usuario

Los acuerdos enviados desde entidades personalizadas deben empezar con el elemento de menú Solicitar firmas.

Ver y administrar acuerdos mediante los centros de Acrobat Sign

Si su empresa ha implementado la versión 9.2 o una versión posterior de Adobe Acrobat Sign para Dynamics, tiene acceso a la funcionalidad de Adobe Acrobat Sign en el centro de ventas, el centro de atención al cliente y los servicios de campo de Dynamics.

Estos centros ofrecen la misma funcionalidad con un formato mejorado, que permite el acceso directo para teléfonos, tablets y cualquier otro dispositivo móvil.

Puede ver informes gráficos de los acuerdos asociados a su usuario mediante el panel de Acrobat Sign. El tablero muestra los informes en las tres categorías siguientes de forma predeterminada:

  • Acuerdos por estado
  • Estado del acuerdo por mes
  • Acuerdos enviados esta semana 
sign-dashboard

Los gráficos permiten ver detalles detallados de cada elemento del informe. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

  1. Pase el ratón sobre el elemento que desea explorar en profundidad.
  2. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione el tipo de gráfico y atributo que desee.

Muestra nuevos gráficos específicos de ese subconjunto de datos.

dashboard-chart-view

Puede utilizar el centro de acuerdos para lo siguiente:

  • Consultar la lista completa de acuerdos en su cuenta.
  • Ordenar los acuerdos por sus metadatos, como el estado, la fecha de creación, la fecha de firma, etc.
  • Crear nuevos acuerdos.
  • Administrar acuerdos.
sign-agreements

Con acceso a Asignaciones de datos, puede ordenar, revisar y editar asignaciones de datos existentes o crear nuevas asignaciones de datos.

sign-data-mapping

Los usuarios del sistema con permisos para acceder a las plantillas pueden revisar, ordenar y editar plantillas. Puede utilizar el centro de plantillas de acuerdo para crear nuevas plantillas de acuerdo.

sign-agreement-template

Los administradores de cuentas de Microsoft Dynamics pueden acceder a la configuración de nivel de administrador para la integración de Adobe Acrobat Sign y editarla.

admin-settings

Nota:

Ahora puede impedir que una copia firmada del documento se guarde en Microsoft Dynamics habilitando el ajuste Bloquear acceso a documentos del acuerdo en Configuración.

Cuando se habilita el ajuste Bloquear acceso a documentos del acuerdo':

  • Impide que los usuarios puedan previsualizar o descargar un acuerdo firmado desde el entorno de Dynamics.
  • Deshabilita automáticamente los siguientes ajustes:
    • Adjuntar documentos firmados a la entidad acuerdos
    • Adjuntar pista de auditoría combinada con acuerdo firmado
    • Mostrar imágenes de la vista previa del documento
  • No cambia el estado de los acuerdos existentes. El ajuste se aplica solo a los acuerdos firmados después de habilitar el ajuste.
  • No elimina los acuerdos existentes del entorno de Microsoft Dynamics.

Comprobar estado del acuerdo

El estado de un acuerdo indica su situación jurídica actual y se actualiza en Dynamics a intervalos de consulta periódicos. Los valores de estado son los siguientes:

  • Borrador: un acuerdo que se ha creado, pero que no se ha enviado todavía.
  • Enviado para firmar: está en el proceso activo de firma.
  • Firmado/Aprobado: completado por todas las partes.
  • Cancelado: el proceso de firma se ha cancelado antes de obtener todas las firmas.
  • Caducado: un acuerdo que no se ha completado antes de la fecha de caducidad configurada.

Puede encontrar fácilmente un acuerdo marcando las entidades relacionadas con la entidad principal que utilizó para crear el acuerdo.

Por ejemplo, si ha creado un acuerdo mediante un Contacto, puede comprobar qué entidades están relacionadas yendo al Contacto y, a continuación, seleccionando Acuerdos relacionados.

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La ventana de relación muestra el objeto Acuerdos que puede seleccionar para abrir la lista completa de acuerdos asociados a la entidad.

Para ver el estado de un acuerdo, puede ir a Adobe Acrobat Sign > Acuerdos.

Todos los acuerdos, independientemente de la entidad, se incluyen en la lista de acuerdos de la página Acuerdos.

  • En el caso de los acuerdos firmados, las listas de acuerdos muestran el nombre, el estado del acuerdo y las fechas de los acuerdos.
  • Los acuerdos con estado Rechazado, Enviado para firmar y Borrador no contienen una fechaFirmado el, ya que no se han completado.
  • El estado Firmadorefleja el momento en que el acuerdo se completa y se firma legalmente. Las firmas incrementales durante el proceso de firma no se reflejan.
send-for-sign

Actualizar el estado, enviar recordatorios y cancelar acuerdos

Puede realizar cualquiera de las siguientes acciones para los acuerdos sin firmar:

  • Actualizar estado: consulta activamente el servidor de Acrobat Sign para obtener el estado actual.
  • Enviar recordatorio: envía inmediatamente un recordatorio al firmante actual del acuerdo por correo electrónico.
  • Cancelar el acuerdo: termina el acuerdo en el sistema y envía un aviso de cancelación al firmante.
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