Guía del usuario del complemento de Adobe Acrobat Sign para Microsoft Word/PowerPoint

Haga clic aquí para instalar el complemento desde la Microsoft Store.

El Complemento de Adobe Acrobat Sign para Microsoft Word y PowerPoint permite al usuario utilizar cualquier archivo de Word o PowerPoint (de 5 MB o menos) como base para un nuevo acuerdo.

La Guía del usuario del complemento de Adobe Acrobat Sign para Microsoft Word y PowerPoint explica lo siguiente:

• Instalación y habilitación del complemento en su cuenta de Office: un proceso que solo tendrá que efectuar una vez y que le permitirá habilitar el complemento desde la tienda de 365. Todos los usuarios deberían poder completar este paso sin necesitar permisos elevados del sistema.
• Establecimiento de una conexión autenticada entre Office y Adobe Acrobat Sign: una vez que se haya habilitado el complemento, se debe crear una relación de confianza entre Microsoft y Adobe Acrobat Sign. Esto se hace autenticando ambos entornos y se trata de un paso que solo debe efectuarse una vez.
• Uso del complemento: en esta sección se exploran las funciones del complemento y cómo puede utilizarlo para aprovechar Adobe Acrobat Sign directamente desde su cliente de Word o PowerPoint.

Los administradores de 365 pueden instalar el complemento de forma centralizada en el nivel de inquilino, así como controlar el acceso en el nivel de usuario, si así se desea. De este modo, se concede acceso a tanto Word como PowerPoint a todos los usuarios del inquilino.

Los usuarios individuales que instalen el complemento de forma independiente deben instalar Word o PowerPoint por separado.

Nota: Durante la autenticación y el uso del complemento, Office 365 mostrará un panel de autorización cuando se intente abrir una ventana nueva. Cuando esto suceda, haga clic en Permitir.

Requisitos previos

Debe asegurarse de que el sistema cumpla con los siguientes requisitos:

• Sistema operativo Windows: 
  • Se debe instalar Windows 10 anterior a la versión 1903 Microsoft Webview
  • Versión de Windows 10 1903+
  • Windows 11
• Versiones compatibles con Microsoft Office:
  • En Windows: 
    • Office 2016 (compilación 16.0.4390.1000+)
    • Office 2019 (compilación 16.0.12527.20720+) 
    • Office 2021 (compilación 16.0.14326.204454+) 
    • Office para Windows, suscripción (versión 1602, compilación 6741.0000+)
  • En Mac: 
    • Office para Mac (versión 15.34+) 
  • Para web: 
    • Office Online (365), con las versiones actuales de Chrome, Firefox, Safari o Edge
    • Office Online Server (versión 1608, compilación 7601.6800+)
• Requisitos básicos de Microsoft para usar Office

Navegadores Edge

Para que el complemento funcione sin problemas en los exploradores Edge, debe confiar en los siguientes sitios en la configuración de seguridad del explorador:

• https://*.echocdn.com
• https://*.echosign.com
• https://*.adobesigncdn.com
• https://*.adobesign.com/
• https://*.microsoftonline.com
• https://*.office.com
• https://*.office365.com
• https://*.live.com (si usa una cuenta Live).
• https://*.sharepoint.com
• Si también usa un sistema de gestión de identidades de terceros, esa URL también se debe añadir.

Mac OS High Sierra

Los usuarios de High Sierra pueden encontrarse con un problema al intentar acceder al complemento desde las aplicaciones de escritorio de Word y PowerPoint (versión 16.11 y superiores) que muestra un mensaje de error genérico de Adobe Acrobat Sign en el que se indica que las cookies no están habilitadas. 

En este caso:

• En el complemento, abra Configuración y seleccione Cerrar sesión.
• Vuelva a autenticarse en el servicio haciendo clic en Introducción.

Si al volver a autenticarse no se soluciona el problema, póngase en contacto con Asistencia al cliente.

Instalar el complemento

1. Inicie sesión en su cuenta 365 y seleccione la opción de Word o PowerPoint.

2. Abra un archivo de Word o PowerPoint.

3. Vaya a la ficha Insertar de la cinta y, después, seleccione la opción Complementos de Office de la sección Complementos de la cinta.

4. Se abrirá la página Complementos de Office. Seleccione la opción Tienda..

5. Escriba Adobe en el campo de búsqueda y haga clic en el icono de búsqueda.

6. Una vez que encuentre el complemento Adobe Acrobat Sign para Word/PowerPoint, haga clic en el botón Agregar a la derecha de la lista.

7. Cuando se haya instalado el complemento, se añadirán los iconos de Adobe Acrobat Sign a la cinta, en la pestaña Inicio. Hay tres opciones disponibles:

• Rellenar y firmar: para documentos que solo tenga que rellenar y firmar.
• Enviar para firmar: documentos que al menos otra persona, aparte de usted, deba firmar.
• Estado del acuerdo: una lista de los diez documentos actualizados por último.

Establecimiento de la relación autenticada

Una vez haya habilitado el complemento, debe crear una relación entre su cuenta de Microsoft y la de Adobe Acrobat Sign. Esto garantiza que usted sea la única persona que envía documentos con su usuario de Adobe Acrobat Sign.

El proceso de configuración es rápido y solo requiere que sepa autenticarse en los dos sistemas.

• Si no dispone de una cuenta de Adobe Acrobat Sign, tiene a su disposición una versión de prueba gratuita. (Consulte el paso 3 a continuación).
  • Las cuentas en el entorno Acrobat Sign para la Administración Pública no tienen acceso a las versiones de prueba gratuita.

Una vez que haya establecido esta relación, no tendrá que volver a autenticarse en Adobe Acrobat Sign. La relación autenticada es persistente, a menos que se elimine de forma explícita cerrando sesión en el complemento.

Nota: Office pedirá al usuario que vuelva a autenticarse tras una hora de inactividad, o bien transcurridas 24 horas.

Para establecer la relación de confianza, haga lo siguiente:

1. Abra cualquier archivo en Word o PowerPoint (la aplicación que tenga el complemento habilitado).

2. Busque los iconos de Adobe Acrobat Sign en la cinta y haga clic en Enviar para firmar.

• Se abrirá el panel del complemento en el lado derecho de la ventana.

3. Haga clic en el botón Introducción del panel del complemento.

• El vínculo Consiga la versión de prueba gratuita se abre en una nueva ventana y muestra la página de Registro para la versión de prueba gratuita de 30 días de Adobe Acrobat Sign. Si aún no tiene una cuenta de Adobe Acrobat Sign, regístrese para obtener la versión de prueba gratuita antes de continuar.
  
  • Las cuentas en el entorno Acrobat Sign para la Administración Pública no tienen acceso a las versiones de prueba gratuita.
    

4. Si se le solicita que se autentique en el entorno de Microsoft 365, seleccione el usuario que desea utilizar. (El usuario que ya haya autenticado aparecerá en la parte superior de la lista).

5. Cuando se le solicite conceder acceso al complemento, seleccione Aceptar.

Se abre una nueva ventana para que introduzca la autenticación de Adobe Acrobat Sign.

6. Autentíquese con sus credenciales de Adobe Acrobat Sign. 

7. Una vez que se haya autenticado en Adobe Acrobat Sign, se le pedirá que confirme el acceso.  Haga clic en Permitir acceso.

Una vez que se haya efectuado la autenticación de Adobe Acrobat Sign correctamente, el panel del complemento de la derecha cambia para mostrar el complemento en la página de presentación.  Haga clic en De acuerdo para abrir el panel de configuración.

Usar el complemento

Con el complemento habilitado, puede abrir cualquier archivo de Word o PowerPoint e iniciar un proceso de firma tal y como lo haría registrándose en Adobe Acrobat Sign y actualizando el archivo.

En el caso de las dos funciones de firma, el documento abierto en ese momento en Word o PowerPoint se adjunta de forma automática y existe la opción de añadir más archivos.

La función Estado de acuerdo le muestra los acuerdos recientes, así como enlaces útiles para interactuar con ellos según su estado actual.

Dos aspectos que se deben tener en cuenta:

• Al utilizar la aplicación de escritorio (en vez de la versión en línea), se debe guardar el archivo al menos una vez para poder firmarlo o enviarlo.
• Se le pedirá al usuario que se vuelva a autenticar si está inactivo durante una hora o tras 24 horas de uso ininterrumpidas.

Rellenar y firmar

La funcionalidad Rellenar y firmar permite rellenar un documento y aplicar una firma. Ningún otro destinatario puede formar parte de la transacción.

Una vez aplicada la firma, el documento se guarda en su cuenta de Adobe Acrobat Sign y se puede visualizar, guardar como PDF o compartir.

Para rellenar y firmar un documento:

1. En el panel de Adobe Acrobat Sign, en la pestaña Inicio, seleccione Rellenar y firmar.
2. En el panel Rellenar y firmar que se abre, puede quitar el documento adjunto o añadir más archivos seleccionando + Agregar archivo.
3. Cuando esté seguro de los archivos seleccionados, seleccione Continuar.
4. En la interfaz de firma que se abre, seleccione Ab para rellenar los campos de texto según sea necesario. Puede cambiar el tamaño del texto mediante la barra de herramientas que aparece.
5. Para rellenar los campos de opción, seleccione la opción de viñeta adecuada en el menú superior.
6. Aplique su firma y las iniciales según sea necesario y, a continuación, seleccione Listo.
   Debe aplicar al menos una firma.

Para obtener más información, consulte cómo Rellenar y firmar un documento.

Cuando haya rellenado y firmado el documento, el panel de Adobe Acrobat Sign en la interfaz de Word o PowerPoint cambiará para mostrar que el proceso de firma se ha efectuado correctamente.

El panel de éxito incluye las tres opciones siguientes:

• Ver PDF firmado: abre una nueva ficha en la que se muestra el documento firmado.
• Guardar una copia: abre el PDF firmado en su sistema local, donde puede guardar una copia.
• Menú de Adobe Acrobat Sign: actualiza el panel del complemento para mostrar las tres funciones. 

Enviar para firmar

La función Enviar para firmar implica (y requiere) que el acuerdo se envíe a al menos un destinatario distinto al remitente.

Con el archivo abierto, haga clic en el icono Enviar para firmar en la cinta para abrir el panel del complemento en el lado derecho de la ventana.

Configurar el acuerdo

Al iniciar un acuerdo desde un archivo abierto, observe que, en la parte superior del panel, se encuentra la lista de archivos del documento actualmente “adjuntos”.

1. De forma predeterminada, el archivo que esté abierto cuando se haga clic en el botón Enviar para firmar se adjunta automáticamente. Es posible eliminar el archivo predeterminado sin problemas.

Justo a la derecha del encabezado Documento encontrará el enlace + Añadir archivos, que le permite añadir más archivos al acuerdo. La adición de acuerdos funciona igual que en la aplicación web. Los documentos se presentan a los destinatarios en el orden en que se muestran en el panel del complemento.

2. Justo debajo de la sección Documentos, se muestran los Destinatarios.

Haga clic en el campo blanco debajo del encabezado Destinatarios y empiece a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico. El complemento muestra los contactos de su lista de contactos de 365 que coincidan con la cadena que ha escrito, lo cual le ayuda a encontrar el destinatario adecuado.

El orden en que se introducen los destinatarios dicta el orden de firma del acuerdo (en un proceso de firma secuencial).

Nota: Si está acostumbrado a establecer roles de destinatarios, tenga en cuenta que todos los destinatarios se consideran Firmantes cuando se configuren en el complemento. Si se requieren otros roles, haga clic en el enlace Más opciones, bajo el botón Enviar/Continuar.

Además, toda la verificación se basa exclusivamente en correo electrónico. Si se requiere verificación de segundo factor, haga clic en Más opciones.

3. En la lista Destinatarios se encuentra la sección Mensaje, que se compone de dos campos.

El campo superior es el Nombre del acuerdo. De forma predeterminada, este campo adopta el valor de nombre del archivo del documento abierto. Se puede cambiar manualmente a cualquier valor que desee.

El segundo campo es el Texto del mensaje que aparece en el cuerpo del correo electrónico cuando se solicita al destinatario que firme el acuerdo. Tiene insertado un valor genérico, que se puede editar como desee.

Este campo de Mensaje tiene un límite de 1000 caracteres.

En la esquina superior derecha de la sección Mensaje, se encuentra el enlace Borrar mensaje, el cual elimina todo el contenido de la ventana Mensaje.

Se pueden incluir plantillas de mensaje o mensajes privados haciendo clic en el enlace Más opciones.

4. Justo debajo del campo Mensaje está la casilla de verificación opcional Previsualizar y enviar. Si marca esta casilla, se abrirá una versión en modo ventana de la página de creación, en la que se muestran todos los campos y herramientas estándares para crear formularios.

La página de creación no se abre hasta que se haga clic en el botón Continuar.

5. El botón Enviar/Continuar envía el acuerdo tal y como esté configurado en ese momento.  Si se marca la casilla de verificación Previsualizar y enviar, se abrirá la página de creación, que permite colocar campos en el documento.  Una vez que se hayan colocado todos los campos, haga clic en el botón Enviar, situado en la esquina inferior derecha de la página de creación.

6. Debajo del botón Enviar/Continuar se encuentra el enlace Más opciones. Si hace clic en este enlace, se abrirá una versión en modo ventana de la página Enviar en la aplicación web, donde se muestran todas las opciones estándares que vería en la aplicación. Cualquier ajuste de configuración que realice en el panel del complemento se rellena en la ventana Enviar y puede editarse.

Todos los campos y las opciones están disponibles, al igual que en la página Enviar de la aplicación web, y cualquier cambio en la lista de archivos o destinatarios se incluye en el acuerdo.

Desplácese a la parte inferior de la ventana y haga clic en Siguiente para acceder a la creación, o bien desmarque la casilla Campos Vista previa y Agregar firma y haga clic en Enviar.

Se envía el contrato y el panel del complemento presenta una notificación que indica que la operación se ha realizado correctamente.

Hay dos opciones disponibles en el panel tras el envío:

• Ver acuerdo: abre una vista en modo ventana del acuerdo que se acaba de enviar.
• Menú de Adobe Acrobat Sign: esta opción cambia el panel para mostrar las opciones de funciones del complemento (Enviar para firmar).

Estado del acuerdo

La opción Estado del acuerdo muestra los últimos diez acuerdos (según la fecha de última actualización) que aún están abiertos y esperando alguna acción. Entre estos figuran borradores que esperan la creación, acuerdos pendientes de su firma y acuerdos pendientes de otro destinatario.

Cada acuerdo enumerado puede expandirse para mostrar el evento más reciente publicado para dicho acuerdo, con lo que se indica en qué punto del proceso de firma se encuentra el documento.

• Se muestran los tres eventos más recientes registrados en el acuerdo (Creado, Visto, Firmado, etc.), con el más reciente primero.
• Al hacer clic en el enlace Ver acuerdo dentro de la información del acuerdo, se abre una ventana que muestra el documento en su estado actual.
• Los documentos pendientes de su firma muestran el enlace Firmar acuerdo que se abre una nueva ventana, la cual contiene el documento listo para su firma.

En la parte inferior de la lista de eventos encontrará el enlace Realizar un seguimiento de todos los acuerdos que abre una instancia en modo de ventana de la página Gestionar de la aplicación. En la página Gestionar está disponible todo el historial de la cuenta.

Configuración del complemento

En la parte inferior del panel del complemento, a la derecha de Adobe Document Cloud, hay un icono de engranaje que abre la configuración del complemento:

Actualización: solo para cuentas de la versión de prueba

Este vínculo abre en una nueva ventana el proceso de actualización de Adobe Acrobat Sign, con el que puede adquirir acceso a Adobe Acrobat Sign mediante una suscripción mensual.

Cerrar sesión: interrupción de la relación autenticada

El complemento “recuerda” la relación entre sus cuentas de Outlook y Adobe Acrobat Sign, por lo que no tiene que autenticarse cada vez que use el complemento.

Sin embargo, no es inusual que algunos usuarios envíen acuerdos desde varias cuentas de Adobe Acrobat Sign.  En este caso, el usuario debe utilizar la función Cerrar sesión para interrumpir la relación de confianza existente y, a continuación, establecer una nueva relación con una nueva cuenta de usuario de Adobe Acrobat Sign.

Para interrumpir la relación, haga clic en el icono del engranaje en la esquina inferior derecha del panel del complemento. Aparecerá un menú emergente. La opción Cerrar sesión se encuentra en la parte superior de dicho menú.

Ayuda

Un enlace a esta guía y cualquier otro contenido incorporado con respecto al complemento.

Acerca de

Esto mostrará una pequeña ventana emergente que proporciona información sobre el complemento que está usando.

Privacidad Normativa

Se trata de un enlace a la política de privacidad de Adobe.

Administrador: permitir a los usuarios dar su consentimiento para usar aplicaciones

El administrador de Office 365 debe permitir a los usuarios dar su consentimiento para usar aplicaciones.

Para ello:

    1. Inicie sesión como el administrador de Office 365.

    2. Haga clic en el portal de administración.

    3. Haga clic en Centros de administradores > Azure AD.

        ○ Esto abrirá el Centro de administrador de Azure Active Directory.

    4. Vaya a: Usuarios y grupos > Configuración de usuario.

    5. Asegúrese de que Los usuarios pueden dar su consentimiento a las aplicaciones que acceden a los datos de la empresa en nombre está establecido en Sí.

Administrador: instalación en el nivel de inquilino

La instalación en el nivel de inquilino permite al administrador que el complemento esté disponible de forma predeterminada, con lo que ahorra a los usuarios los pasos de la instalación y se garantiza que todos los usuarios puedan acceder a él sin problemas.

La habilitación es un proceso rápido y sencillo, que tarda tan solo unos 5 minutos:

1. Inicie sesión como el administrador del inquilino y vaya al panel Administrador.

2. Haga clic en Servicios y complementos en el menú de la izquierda.

3. Haga clic en + Cargar complemento.

• Esto abre el panel Nuevo complemento.

4. Haga clic en Siguiente.

• El panel Nuevo complemento se actualiza a fin de ofrecerle opciones para cargar el archivo del complemento.

5. Seleccione Quiero agregar un complemento desde la Tienda Office.

6. Busque Adobe Acrobat Sign y selecciónelo

7. En el panel del complemento de Adobe Acrobat Sign, haga clic en Siguiente

8. El panel de Adobe Acrobat Sign se actualiza y muestra las opciones de acceso al complemento:

• Todos: habilita el complemento para todos los miembros de su organización.
• Usuarios/grupos específicos: le permite seleccionar para qué grupos de su organización desea habilitar el complemento.
• Solo yo: esta opción habilita el complemento únicamente para su usuario.

9. Haga clic en Guardar una vez que haya seleccionado la opción de habilitación.

10. Haga clic en Cerrar en el último panel al que llegue.

Preguntas habituales