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Guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Salesforce

  1. Integraciones de Adobe Acrobat Sign
  2. Novedades
  3. Versiones de productos y ciclo de vida
  4. Acrobat Sign para Salesforce
    1. Guía de instalación
    2. Guía del usuario
    3. Guía del desarrollador
    4. Guía de personalización avanzada
    5. Guía de asignación y plantillas de campos
    6. Guía de Process Builder
    7. Guía de Document Builder
    8. Guía de actualización
    9. Notas de la versión
    10. Artículos adicionales
  5. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
      1. Guía de instalación
    2. Acrobat Sign para Outlook
      1. Guía del usuario
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
      1. Guía del usuario
    4. Acrobat Sign para equipos
      1. Guía del usuario
      2. Notas de la versión
      3. Aprobaciones de Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
      1. Guía del usuario
      2. Notas de la versión
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
      1. Guía del usuario
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
      1. Información general
      2. Dynamics Online: guía de instalación 
      3. Dynamics Online: guía del usuario 
      4. Dynamics local: guía de instalación 
      5. Dynamics local: guía del usuario
      6. Guía de flujo de trabajo de Dynamics
      7. Dynamics 365 para Talent
      8. Guía de actualización
      9. Notas de la versión
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
      1. Información general
      2. SharePoint local: guía de instalación
      3. SharePoint local: guía de asignación de plantillas
      4. SharePoint local: guía del usuario
      5. SharePoint local: notas de la versión
      6. SharePoint Online: guía de instalación
      7. SharePoint Online: guía de asignación de plantillas
      8. SharePoint Online: guía del usuario
      9. SharePoint Online: guía de asignación de formularios web
      10. SharePoint Online: notas de la versión
  6. Acrobat Sign para ServiceNow
    1. Información general
    2. Guía de instalación
    3. Notas de la versión
  7. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    1. Guía de instalación
  8. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    1. Guía de instalación de Cockpit
    2. Guía para la instalación de Contratación
    3. Guía del usuario de contratación
    4. Guía de instalación de Cloud Foundry
  9. Acrobat Sign para Workday
    1. Guía de instalación
    2. Guía de inicio rápido
    3. Tutorial de configuración
  10. Acrobat Sign para NetSuite
    1. Guía de instalación
    2. Notas de la versión
  11. Acrobat Sign para SugarCRM
  12. Acrobat Sign para VeevaVault
    1. Guía de instalación
    2. Guía del usuario
  13. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
    1. Guía de instalación
  14. Documentación para desarrolladores de Acrobat Sign
    1. Información general
    2. Webhooks
    3. Etiquetas de texto

Guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Salesforce: explica cómo utilizar la integración de Acrobat Sign para Salesforce para enviar acuerdos para su firma, aprobación o firma. 

Nota:

Salesforce es un entorno muy flexible y Adobe Acrobat Sign incluye una amplia gama de opciones que permiten mejorar y acelerar procesos empresariales. La Guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Salesforce proporciona instrucciones para utilizar las características y los procesos básicos de la aplicación.

Para personalizar los procesos y automatizar aún más la aplicación, puede ponerse en contacto con el administrador de Salesforce.

Información general

Adobe Acrobat Sign es una aplicación integrada para Salesforce que se puede utilizar para obtener firmas electrónicas legítimas o aprobaciones de cualquier documento directamente desde Salesforce. La aplicación proporciona flujos de trabajo de firma sencillos que los particulares o las organizaciones pueden adoptar e implementar fácilmente.

El uso de la aplicación Acrobat Sign para Salesforce para enviar y administrar acuerdos tiene varias ventajas, entre las que se incluyen:

  • Procesamiento rápido y fluido de los acuerdos. 
  • Acceso al historial de contratos en tiempo real y visualización de contratos guardados desde cualquier objeto.
  • Seguimiento en tiempo real de los acuerdos en toda su organización y actualizaciones con Chatter cada vez que se visualiza, firma, cancela o rechaza un acuerdo.
  • Firme electrónicamente en más de 20 idiomas y disfrute de compatibilidad con el servicio de fax en más de 50 regiones de todo el mundo.
  • Posibilidad de combinar automáticamente los datos de Salesforce en los documentos antes de enviarlos para su firma.
  • Asignación de datos de firmantes a objetos de Salesforce.
  • Creación de plantillas de acuerdo reutilizables para las opciones de envío y botones “Enviar para firmar”, que permiten enviar con un solo clic acuerdos personalizados desde cualquier objeto de Salesforce.
  • Compatibilidad de integraciones nativas con Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora, Emptoris y más.
  • Todos los objetos y páginas de Acrobat Sign en Salesforce están traducidos a los 16 idiomas incluidos en Salesforce.com, de manera que los usuarios de Salesforce puedan enviar acuerdos y realizar su seguimiento en su propio idioma.

La guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Salesforce proporciona instrucciones sobre cómo utilizar la aplicación Acrobat Sign para Salesforce (perfil Lightning y Classic) para crear, enviar y administrar acuerdos.

Exploradores compatibles

Exploradores

Compatibles

Limitaciones

Microsoft® Edge

Google Chrome™

No

Mozilla® Firefox®

No

Apple® Safari®

No

Problemas conocidos con Microsoft Edge:

  • Cuando se carga la página del acuerdo, puede aparecer un error (similar al siguiente): “Esta página tiene un error. Es posible que baste con actualizarla. Error en la acción”.
  • Después de enviar y cerrar la pestaña “éxito” tras el envío, la página del acuerdo no se actualiza automáticamente para reflejar el estado del acuerdo y puede generar este error: “No se ha detectado ninguna ventana nueva. Compruebe la configuración del bloqueador de elementos emergentes del explorador antes de intentar otra acción. Ahora puede volver a cargar esta página”.
    Puede acceder a la página del acuerdo desde la Lista de acuerdos.
  • Cuando seleccione las acciones Recordar o Actualizar en acuerdos que están en tránsito, la página del acuerdo no se actualiza automáticamente y este error puede aparecer en el pie de página: “Esta página tiene un error. Es posible que deba actualizarla”.
    Puede acceder a la página del acuerdo desde la Lista de acuerdos.

Problemas conocidos con la aplicación Acrobat Sign para Salesforce:

Si ha habilitado el uso compartido de cuentas en su cuenta de Acrobat Sign, los usuarios que no estén incluidos en el acuerdo no podrán verlo en el entorno de Salesforce a menos que haga lo siguiente:

  • El acuerdo se ha creado a partir de una plantilla de biblioteca compartida en la biblioteca de Adobe Acrobat Sign.
  • La plantilla de biblioteca se comparta de forma que incluya al visualizador mediante: (a) Compartido para todos los usuarios de la cuenta, o (b) Compartido en el nivel de grupo, donde el remitente y el visualizador están en el mismo grupo.

Nota: Puede utilizar Adobe Acrobat Sign para ver el acuerdo.

Enviar acuerdos con Acrobat Sign para Salesforce

Los “acuerdos” son objetos que Acrobat Sign instala en Salesforce, y son la forma de enviar un documento a sus destinatarios.  

“Destinatario” es el término genérico que se emplea para cualquier firmante, aprobador o delegador de un Acuerdo (básicamente, cualquiera a quien envíe el documento para que realice alguna acción).

Los acuerdos se pueden crear de diversas formas, dependiendo del modo en que el administrador haya implementado el paquete. Las opciones más comunes son:

  • La pestaña Acuerdo
  • Objetos de Salesforce (Contacto, Posible cliente, Oportunidad, Cuenta, etc.)
  • Chatter (solo perfil Clásico)

Uso del perfil Lightning

Para crear un acuerdo desde la pestaña Acuerdos:

  1. En la esquina superior derecha de la página de Salesforce Lightning, seleccione el icono del Lanzador de aplicaciones.

    app-launcher

  2. Seleccionar Adobe Acrobat Sign para Salesforce.

  3. En la barra de menú superior, seleccione Acuerdos.

    La pestaña Acuerdos enumera todos los acuerdos.

    create-new-agreement

  4. Seleccione Nuevo.

Para crear un acuerdo a partir de objetos de Salesforce:

  1. Abra el objeto de Salesforce desde el que desea enviar el acuerdo. El ejemplo siguiente utiliza el objeto Contactos para enviar el acuerdo.

    create-from-contacts

  2. En la pestaña Relacionado, seleccione Nuevo en la sección Acuerdos.

Nota:

Los acuerdos anteriores creados a partir de un objeto de Salesforce (como este contacto) aparecerán enumerados en la lista de acuerdos. Una buena forma de encontrar un acuerdo es examinar el objeto Salesforce (Contacto, Cuenta, etc.) con el que está relacionado.

Una vez abierto el acuerdo en modo de borrador, debe configurarlo para definir los destinatarios, la naturaleza del acuerdo, los documentos que se van a enviar para firmar y la configuración adicional, si es necesario.  

agreement-details

Siga los pasos que se indican a continuación para configurar el acuerdo:

  1. Bajo Destinatarios, configure los siguientes campos:

    • A indica el orden de firma del destinatario. Una vez que agregue todos los destinatarios, puede arrastrar una fila hacia arriba o hacia abajo para cambiar el orden de las firmas. 
    • B indica la función de los destinatarios. Abra el menú desplegable y seleccione una función deseada para el destinatario: 
      • Firmantes (predeterminado): destinatarios que deben aplicar al menos una firma legal.
      • Aprobadores: destinatarios que revisan y aprueban el documento, pero que legalmente no necesitan firmar.
      • Aceptante: destinatarios que necesitan reconocer el acuerdo sin firmarlo formalmente.
      • Rellenador del formulario: destinatarios que necesitan rellenar el contenido del formulario durante el proceso de firma.
      • Destinatario certificado: destinatarios que no necesitan firmar ni rellenar campos de formulario, pero a los que se les puede pedir que deleguen, rechacen o reconozcan el acuerdo.
      • Delegadores: destinatarios que necesitan delegar su función a otra parte. Existe una opción de delegador para cada una de las funciones anteriores (cuando la activa el administrador de SFDC).
    • C indica el tipo de destinatario. Abra el menú desplegable y seleccione una de las opciones: 
      • Contacto: cualquier contacto de Salesforce.
      • Posible cliente: cualquier posible cliente de Salesforce.
      • Usuario: cualquier usuario de Salesforce dentro de su organización de Salesforce.
      • Grupo: un conjunto de usuarios con una función de Salesforce que deben firmar o aprobar. Los administradores deben definir los grupos disponibles. 
      • Correo electrónico: destinatarios que no aparecen en Salesforce como uno de los otros tipos de objeto.
    • D indica el campo de búsqueda del destinatario. Una vez que seleccione un tipo de destinatario, introduzca el nombre o el identificador correspondiente para buscar el destinatario o introduzca los detalles.
    • E indica la herramienta de un mensaje privado para el destinatario. Seleccione  para cualquier destinatario y, a continuación, en el cuadro de diálogo que aparece, escriba un mensaje y seleccione Guardar.
      Envía un mensaje privado solo al destinatario marcado. Si no se añade a nadie, el destinatario recibe el mensaje de acuerdo predeterminado.
    • Para eliminar una entrada de destinatario, seleccione X para el destinatario que desea quitar.
    • Para agregar más destinatarios, seleccione Agregar destinatario y rellene los detalles necesarios en la fila que aparece.
    • Para agregarse como destinatario, seleccione Agregarme. Agregue una fila con sus detalles.
    • Para enviar una copia del acuerdo a otras personas, seleccione Agregar CC y, a continuación, en el campo CC que aparece, agregue las direcciones de correo electrónico que desee. 
  2. Seleccione el menú desplegable Verificación de identidad y el tipo de verificación de los siguientes que desea incluir para todos los destinatarios: 

    • Correo electrónico (predeterminado): la autenticación se basa en el acceso al buzón de correo electrónico.
    • Contraseña: una contraseña alfanumérica generada por el remitente que debe comunicarse por separado a los destinatarios.
    • Social: autenticación mediante una red social de terceros, como Facebook o LinkedIn.
    • KBA (solo EE. UU.): la autenticación basada en conocimientos requiere que el destinatario escriba su número de la Seguridad Social y, a continuación, responda algunas preguntas no triviales basadas en la base de datos pública.
    • Teléfono: requiere que el remitente proporcione el número de teléfono del destinatario, de forma que se le pueda enviar un código mediante SMS cuando se necesite su firma.
    • Identificación oficial: requiere que el destinatario proporcione una imagen de un pasaporte, una identificación oficial o un permiso de conducir. El documento de identificación oficial o el permiso de conducir también solicita al usuario que proporcione un selfi que coincida con la imagen del documento identificativo.
    Nota:

    Puede configurar Adobe Acrobat Sign para habilitar un método de verificación único para cada destinatario. Una vez activada esta opción, se muestra la opción de verificación para cada destinatario, como se muestra a continuación.

  3. Para modificar el nombre del acuerdo, seleccione el campo en Detalles y proporcione un nombre alternativo.

    agreement-name

  4. En el campo Mensaje, escriba un mensaje que desee enviar a todos los destinatarios.

  5. Para asociar explícitamente el acuerdo a una Cuenta, Oportunidad o Contrato, busque el contacto en los campos correspondientes, como se muestra a continuación.

    additional-relationship-lookups

  6. Para incluir otras opciones de flujo de trabajo, configure los siguientes campos en Opciones:

    • Proteger con contraseña el documento firmado: seleccione la casilla de verificación e introduzca una contraseña en los campos que aparecen. Se requiere la contraseña especificada para ver el PDF final.
    • Fecha límite de finalización: seleccione el icono del calendario y establezca una fecha en la que el documento debe caducar (cancelarse automáticamente). 
    • Crear recordatorios: elija una opción de frecuencia de recordatorio en el menú desplegable para enviar recordatorios por correo electrónico a los destinatarios. Solo envía un correo electrónico de recordatorio a los destinatarios actuales.
    • Idioma del destinatario: abra el menú desplegable y seleccione un idioma para la plantilla de correo electrónico y las instrucciones en pantalla del acuerdo.
    • Tipo de firma: seleccione una de las siguientes opciones:
      • Firma electrónica para obtener firmas electrónicas.
      • Firma escrita para enviar el acuerdo con una portada e instrucciones para imprimirlo, firmarlo y cargarlo de nuevo en Adobe Acrobat Sign.
    agreement-options

  7. Para incluir uno o varios archivos que desee que se firmen, haga lo siguiente:

    1. Seleccione Cargar archivos. O bien, arrastre y suelte el archivo en el campo en Archivos.
    2. Desde el cuadro de diálogo Agregar archivos que se abre, seleccione un archivo que necesite que se firme. Puede adjuntar uno o varios archivos de las siguientes ubicaciones de origen:
      • CRM y archivos de Salesforce
      • Documentos de Salesforce
      • Biblioteca de Acrobat Sign (debe habilitarla el administrador de SFDC)
      • Desde su equipo (Salesforce limita el tamaño de los archivos cargados a ~700 KB)
    3. Seleccione Agregar archivos.

    Nota: Puede añadir varios documentos al acuerdo. Los acuerdos con varios documentos presentan los documentos a los destinatarios en el orden en que se enumeran.  Para reordenar la pila, arrastre la selección hacia arriba o hacia abajo.

  8. Para obtener una vista previa del acuerdo y añadir campos de firma, seleccione Previsualizar y agregar campos de firma.

    Cambia el botón Enviar a Siguiente.

  9. Seleccione Siguiente

  10. En la ventana de previsualización del acuerdo que se abre, haga lo siguiente:

    1. En Destinatario, seleccione un nombre de destinatario y, a continuación, arrastre y suelte el campo de firma necesario en el acuerdo.
    2. Del mismo modo, añada campos de firma para cada destinatario.
    3. También puede agregar campos de información del firmante, de datos u otros, según sea necesario.
    4. Revise los detalles del acuerdo.
    5. Una vez hecho esto, seleccione Enviar para enviar el acuerdo a los destinatarios. 
    agreement-preview

La integración de Acrobat Sign para Salesforce asocia sus acuerdos a un objeto de Salesforce de forma significativa. Por ejemplo, cuando envía un acuerdo de confidencialidad a un contacto, el acuerdo aparece en la página Contactos.  Del mismo modo, si envía un acuerdo a un destinatario desde un objeto Oportunidad, tanto los objetos Destinatario como Oportunidad mostrarán el acuerdo en sus listas.

En caso de que un acuerdo quede huérfano en el sistema, se incluye en la pestaña Acuerdos. La lista que aparece en Acuerdos muestra los acuerdos que tiene autorización para ver. 

Para administrar un acuerdo desde la pestaña Acuerdos, haga lo siguiente:

  1. Seleccione la pestaña Acuerdos del menú superior. 
    La pestaña Acuerdos muestra la lista de acuerdos visualizados recientemente. Para ver todos los acuerdos, seleccione el menú desplegable Vistos recientemente y seleccione Todos.

    Vista de lista de Acuerdos

  2. En la lista de acuerdos, seleccione el acuerdo que desea administrar y realice una de las acciones que se indican a continuación en la barra de acciones superior:

    agreements-tab

    • Para cambiar el propietario del acuerdo, seleccione Cambiar propietario. En la ventana que se abre, seleccione otro usuario y, a continuación, Enviar.

    • Para importar datos al acuerdo, seleccione Importar. En la ventana que se abre, proporcione los detalles y siga el flujo de trabajo.
    • Para cancelar el acuerdo, seleccione Cancelar acuerdo. En la ventana que se abre, seleccione Enviar.
      Elimina el registro del acuerdo de Salesforce.

    • Para eliminar el acuerdo, seleccione Eliminar acuerdo. En la ventana que se abre, seleccione Enviar.
      Pone fin al acuerdo y establece su estado en Cancelado.

  3. Para actualizar el acuerdo, enviar un recordatorio o el acuerdo, seleccione el menú desplegable de la barra de acciones superior y la opción adecuada.

    manage-agreement-other-actions

  4. Para reemplazar a los firmantes del acuerdo:

    1. Abra el acuerdo.
    2. Para el firmante que desea reemplazar, seleccione el icono Reemplazar firmante, como se muestra a continuación.

    3. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione un firmante alternativo y escriba un mensaje.
    4. Seleccione Reemplazar firmante.
    replace-signer-dialog

Para administrar un acuerdo desde la pestaña Administrar acuerdos, haga lo siguiente:

Seleccione la pestaña Administrar acuerdos para abrir el portal del acuerdo en su cuenta de Acrobat Sign, como se muestra a continuación. Muestra todos los acuerdos relacionados con su ID de usuario (dirección de correo electrónico). 

En determinados casos, Salesforce permite realizar búsquedas en los acuerdos en relación con el contexto y los usuarios. Sin embargo, la mayoría de los administradores suprimen esta pestaña para mantener todas las actividades en Salesforce.

Página Administrar

Uso del perfil Clásico

Para crear un acuerdo desde la pestaña Acuerdos:

  1. En la esquina superior derecha de la página de Salesforce Classic, abra el menú desplegable Contenido y seleccione Adobe Acrobat Sign.

    classic-open-acrobat-sign

  2. En la barra de menú superior, seleccione Acuerdos > Nuevo.
    Abre el acuerdo en modo Borrador.

    classic-create-agreement

Para crear un acuerdo a partir de objetos de Salesforce:

  1. Abra el objeto de Salesforce desde el que desea enviar el acuerdo. El ejemplo siguiente utiliza el objeto Contactos para enviar el acuerdo.

    classic-create-from-object

  2. En la sección Acuerdos, seleccione Nuevo acuerdo.

Nota:

Los acuerdos anteriores creados a partir de un objeto de Salesforce (como este contacto) aparecerán enumerados en la lista de acuerdos. Una buena forma de encontrar un acuerdo es examinar el objeto Salesforce (Contacto, Cuenta, etc.) con el que está relacionado.

Creación de acuerdos desde Salesforce Chatter

Para crear acuerdos desde Salesforce Chatter, el administrador debe activar la Configuración de Adobe Acrobat Sign Chatter. Una vez hecho esto, el objeto de Adobe Acrobat Sign se puede integrar en la página de inicio y en otros objetos importantes de Salesforce.

Enviar acuerdos desde Chatter:

  1. Abra Salesforce Chatter y expanda la fuente.
  2. En el menú de Chatter de la parte superior, seleccione Adobe Acrobat Sign.
  3. En la sección que se abre, proporcione los detalles del acuerdo.
  4. Para enviar el acuerdo, seleccione Enviar.
create-from-chatter

Nota:

Al utilizar Chatter para enviar desde un objeto como un Contacto, este se insertará como primer destinatario.

Para configurar los acuerdos en la vista clásica de Salesforce, consulte la sección Configurar acuerdos en Uso del perfil Lightning.

La integración de Acrobat Sign para Salesforce asocia sus acuerdos a un objeto de Salesforce de forma significativa. Por ejemplo, cuando envía un acuerdo de confidencialidad a un contacto, el acuerdo aparece en la página Contactos.  Del mismo modo, si envía un acuerdo a un destinatario desde un objeto Oportunidad, tanto los objetos Destinatario como Oportunidad mostrarán el acuerdo en sus listas.

En caso de que un acuerdo quede huérfano en el sistema, se incluye en la pestaña Acuerdos. La lista que aparece en Acuerdos muestra los acuerdos que tiene autorización para ver. 

Para administrar un acuerdo desde la pestaña Acuerdos:

  1. Seleccione la pestaña Acuerdos del menú superior. 
    La pestaña Acuerdos muestra la lista de acuerdos visualizados recientemente. Para ver todos los acuerdos, seleccione Todo del menú desplegable y, a continuación, seleccione Ir.

    classic-agreements-tab

  2. En la lista de acuerdos, seleccione el acuerdo que desea administrar y realice una de las acciones que se indican a continuación desde la barra de acciones superior y el menú desplegable:

    classic-manage-agreements

    • Para enviar un recordatorio a los destinatarios, seleccione Recordar.
      Envía automáticamente un correo electrónico de recordatorio a los destinatarios.
    • Para ver los detalles del acuerdo, seleccione Ver.
    • Para actualizar el acuerdo, seleccione Actualizar.
    • Para cancelarlo, seleccione Cancelar acuerdo. En el cuadro de diálogo que se abre, puede indicar un motivo para cancelar el acuerdo y decidir si notificarlo a los firmantes. A continuación, seleccione Aceptar.
      Elimina el registro del acuerdo de Salesforce.

    • Para eliminar el acuerdo, seleccione Eliminar acuerdo
      En el cuadro de diálogo que se abre, puede indicar el motivo por el que desea eliminar el acuerdo y notificar a los firmantes. A continuación, seleccione OK.

  3. Para reemplazar a los firmantes del acuerdo:

    1. Abrir acuerdo.
    2. Para el firmante que desea reemplazar, seleccione el icono Reemplazar firmante, como se muestra a continuación.

    3. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione un firmante alternativo y escriba un mensaje.
    4. Seleccionar Reemplazar firmante.
    replace-signer-dialog

Para administrar acuerdos desde la pestaña Administrar acuerdos:

Seleccione la Administrar acuerdos para abrir el portal del acuerdo en su cuenta de Acrobat Sign, como se muestra a continuación. Muestra todos los acuerdos relacionados con su ID de usuario (dirección de correo electrónico). 

En determinados casos, Salesforce permite realizar búsquedas en los acuerdos en relación con el contexto y los usuarios. Sin embargo, la mayoría de los administradores suprimen esta pestaña para mantener todas las actividades en Salesforce.

classic-manage-agreements-tab

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