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Guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Salesforce (perfil Lightning)

  1. Integraciones de Adobe Acrobat Sign
  2. Novedades
  3. Versiones de productos y ciclo de vida
  4. Acrobat Sign para Salesforce
    1. Instalar el paquete
    2. Configurar el paquete
    3. Guía del usuario
    4. Guía del desarrollador
    5. Guía de personalización avanzada
    6. Guía de asignación y plantillas de campos
    7. Guía del usuario de la aplicación móvil
    8. Guía de automatización de flujos
    9. Guía de Document Builder
    10. Configurar documentos grandes
    11. Guía de actualización
    12. Notas de la versión
    13. Preguntas frecuentes
    14. Guía de solución de problemas
    15. Artículos adicionales
  5. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
      1. Guía de instalación
    2. Acrobat Sign para Outlook
      1. Guía del usuario
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
      1. Guía del usuario
    4. Acrobat Sign para equipos
      1. Guía del usuario
      2. Guía de Live Sign
      3. Guía del usuario de Mobile
      4. Notas de la versión
      5. Aprobaciones de Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
      1. Guía del usuario
      2. Notas de la versión
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
      1. Guía del usuario
      2. Notas de la versión
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
      1. Información general
      2. Dynamics Online: guía de instalación 
      3. Dynamics Online: guía del usuario 
      4. Dynamics local: guía de instalación 
      5. Dynamics local: guía del usuario
      6. Guía de flujo de trabajo de Dynamics
      7. Dynamics 365 para Talent
      8. Guía de actualización
      9. Notas de la versión
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
      1. Información general
      2. SharePoint local: guía de instalación
      3. SharePoint local: guía de asignación de plantillas
      4. SharePoint local: guía del usuario
      5. SharePoint local: notas de la versión
      6. SharePoint Online: guía de instalación
      7. SharePoint Online: guía de asignación de plantillas
      8. SharePoint Online: guía del usuario
      9. SharePoint Online: guía de asignación de formularios web
      10. SharePoint Online: notas de la versión
  6. Acrobat Sign para ServiceNow
    1. Información general
    2. Guía de instalación
    3. Guía del usuario
    4. Notas de la versión
  7. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    1. Guía de instalación
  8. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    1. Guía de instalación de Cockpit (en desuso)
    2. Guía de instalación de contratación (en desuso)
    3. Guía del usuario de contratación
    4. Guía de instalación de Cloud Foundry
    5. Notas de la versión
  9. Acrobat Sign para Workday
    1. Guía de instalación
    2. Guía de inicio rápido
    3. Tutorial de configuración
  10. Acrobat Sign para NetSuite
    1. Guía de instalación
    2. Notas de la versión
  11. Acrobat Sign para SugarCRM
  12. Acrobat Sign para VeevaVault
    1. Guía de instalación
    2. Guía del usuario
    3. Guía de actualización
    4. Notas de la versión
  13. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
    1. Guía de instalación
  14. Documentación para desarrolladores de Acrobat Sign
    1. Información general
    2. Webhooks
    3. Etiquetas de texto

Información general

La aplicación Adobe Acrobat Sign para Salesforce proporciona flujos de trabajo de firma sencillos que las personas u organizaciones pueden adoptar e implementar fácilmente. Puede utilizar la aplicación para lo siguiente: 

  • Conseguir firmas electrónicas o aprobaciones legítimas de Adobe para cualquier documento directamente desde Salesforce. 
  • Acceso al historial de contratos en tiempo real y visualización de contratos guardados desde cualquier objeto.
  • Realizar el seguimiento de los acuerdos en tiempo real en tu organización.
  • Reciba actualizaciones cuando se vean, firmen, cancelen o rechacen acuerdos.
  • Firme electrónicamente en más de 20 idiomas y disfrute de compatibilidad con el servicio de fax en más de 50 regiones de todo el mundo.
  • Posibilidad de combinar automáticamente los datos de Salesforce en los documentos antes de enviarlos para su firma.
  • Genere documentos automáticamente con datos de Salesforce y envíelos como archivos adjuntos del acuerdo con Document Builder.
  • Volver a asignar los datos de los firmantes a objetos de Salesforce.
  • Cree plantillas de acuerdos reutilizables para las opciones de envío y habilite los botones “Enviar para firmar” para poder enviar con un solo clic acuerdos personalizados desde cualquier objeto de Salesforce.
  • Integración nativa con Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora, Emptoris y más.

La guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Salesforce (perfil Lightning) proporciona instrucciones sobre cómo:

Nota:

¿Utiliza el perfil Clásico de Salesforce? Consulte la Guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Salesforce (perfil Clásico).

Para personalizar los procesos y automatizar aún más la aplicación, consulte la Guía de personalización de Acrobat Sign para Salesforce. Para obtener ayuda, puede ponerse en contacto con su administrador de Salesforce.

Para aprender a generar documentos automáticamente utilizando datos de Salesforce, consulte la Guía del usuario de Acrobat Sign Document Builder para Salesforce.

Exploradores compatibles

Exploradores

Compatibles

Limitaciones

Microsoft® Edge

Google Chrome™

No

Mozilla® Firefox®

No

Apple Safari®

No

Problemas conocidos con Microsoft® Edge:

  • Cuando se carga la página del acuerdo, puede aparecer un error (similar al siguiente): “Esta página tiene un error. Es posible que baste con actualizarla. Error en la acción”.
  • Después de enviar y cerrar la pestaña “éxito” tras el envío, la página del acuerdo no se actualiza automáticamente para reflejar el estado del acuerdo y puede generar este error: “No se ha detectado ninguna ventana nueva. Compruebe la configuración del bloqueador de elementos emergentes del explorador antes de intentar otra acción. Ahora puede volver a cargar esta página”.
    Puede acceder a la página del acuerdo desde la Lista de acuerdos.
  • Cuando seleccione la Recordar o Actualizar acciones en acuerdos que están en tránsito, la página del acuerdo no se actualiza automáticamente. Se muestra este error: “Esta página tiene un error. Es posible que baste con actualizarla”.
    Puede acceder a la página del acuerdo desde la Lista de acuerdos.

Problemas conocidos con la aplicación Acrobat Sign para Salesforce:

Si ha habilitado el uso compartido de cuentas en su cuenta de Acrobat Sign, los usuarios que no estén incluidos en el acuerdo no podrán verlo en el entorno de Salesforce a menos que haga lo siguiente:

  • El acuerdo se ha creado a partir de una plantilla de biblioteca compartida en la biblioteca de Adobe Acrobat Sign.
  • La plantilla de biblioteca se comparte de forma que incluya al visualizador mediante: (a) Compartido para todos los usuarios de la cuenta, o (b) Compartido en el nivel de grupo, donde el remitente y el visualizador están en el mismo grupo.

Nota: Puede utilizar Adobe Acrobat Sign para ver el acuerdo.

Crear acuerdos 

Los “acuerdos” son objetos que Acrobat Sign instala en Salesforce, y son la forma de enviar un documento a sus destinatarios. 

“Destinatario” es el término genérico utilizado por cualquier firmante, aprobador o delegador de un acuerdo. Cualquier persona a la que envíe el documento para que realice alguna acción es un destinatario.

Los acuerdos se pueden crear de diversas formas, dependiendo del modo en que el administrador haya implementado el paquete. Las opciones más comunes son:

  • La pestaña Acuerdos
  • Objetos de Salesforce (contacto, posible cliente, oportunidad, cuenta, etc.)

Para crear un acuerdo desde la pestaña Acuerdos:

  1. En la esquina superior derecha de la página de Salesforce Lightning, seleccione el icono del Lanzador de aplicaciones.

    app-launcher

  2. Seleccionar Adobe Acrobat Sign para Salesforce.

  3. En la barra de menú superior, seleccione Acuerdos.

    La pestaña Acuerdos enumera todos los acuerdos.

    create-new-agreement

  4. Seleccione Nuevo.

Para crear un acuerdo a partir de un objeto de Salesforce:

  1. Abra el objeto de Salesforce desde el que desea enviar el acuerdo. El ejemplo siguiente utiliza el objeto Contactos para enviar el acuerdo.

    add-agreement-related-list-to-contact-4.png

    Nota:

    Si no ve la lista relacionada “Acuerdos”, debe agregarla de la siguiente manera:

    1. Vaya a Configuración > Gestor de objetos y, a continuación, busque y seleccione la etiqueta Contacto.
    2. En el panel izquierdo de la página Contacto que se abre, seleccione Diseños de página.
    3. En la lista Diseños de página, seleccione Diseño de contacto.
    4. En la sección Diseño de contacto (ventas), seleccione Listas relacionadas en el menú de la izquierda y, a continuación, arrastre y suelte Acuerdos en la sección Listas relacionadas.
    5. Una vez añadido el panel “Acuerdos”, seleccione Guardar.

    Puede volver a la página Contacto del objeto de Salesforce y actualizarla. Ahora se muestra la lista relacionada con el acuerdo.

  2. En la pestaña Relacionado, seleccione Nuevo en la sección Acuerdos.

Creación de plantillas de acuerdos para grupos de usuarios específicos 

Los administradores de Acrobat Sign para Salesforce pueden crear plantillas de acuerdo para grupos de usuarios específicos dentro de su organización. Les permite definir y dictar las propiedades relacionadas con el acuerdo, como documentos disponibles, flujos de trabajo, promoción de la marca, funciones de destinatario, métodos de autenticación, seguridad del PDF y mucho más para grupos de usuarios específicos. Una plantilla de acuerdo asociada a un grupo de usuarios solo pueden utilizarla los miembros de ese grupo.

Los miembros del grupo de usuarios también pueden crear y enviar acuerdos en nombre de cualquiera de sus grupos o como remitente individual.

Paso 1: Los administradores de Acrobat Sign deben garantizar los siguientes requisitos previos:

  • La Compatibilidad con grupos de Acrobat Sign está activada. Para ello, inicie sesión en su cuenta de Acrobat Sign con las credenciales de administrador y, a continuación, vaya a Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración global. En la página Configuración global, busque el ajuste Usuarios en varios grupos y asegúrese de que esté habilitado.
  • La cuenta de administrador de Acrobat Sign tiene grupos de usuarios existentes con usuarios asignados a los grupos. Descubra cómo Creación y edición de grupos de usuarios.
  • Los administradores son miembros de los grupos de usuarios a los que desean asociar las plantillas de acuerdo específicas.

Paso 2: Active la compatibilidad del grupo Acrobat Sign en el entorno de Salesforce. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

  1. En la esquina superior derecha de la página Salesforce Lightning, seleccione Configuración.

  2. En la página Configuración, seleccione Código personalizado > Configuración personalizada.

  3. Localice Configuración de grupo de Adobe Acrobat Sign y, a continuación, Administrar.

    sign-group-settings-1

  4. En la página Configuración de grupo de Adobe Acrobat Sign, seleccione Nuevo.

    sign-group-settings-2

  5. En la página que se abre, seleccione la casilla de verificación Habilitar la compatibilidad con grupos de Acrobat Sign.

    Para bloquear su organización en un solo grupo de Sign, introduzca un nombre de grupo en el campo Nombre de grupo de Acrobat Sign bloqueado.

    Nota: Para poder asociar plantillas de acuerdo a grupos específicos de Sign, no bloquee su organización a un solo grupo de Acrobat Sign.

    sign-group-settings-3

  6. Seleccione Guardar.

    sign-group-settings-4

Paso 3: Asocie plantillas de acuerdo con grupos de Acrobat Sign según sea necesario:

  1. Crear una plantilla del acuerdo.
  2. En Detalles de la plantilla, seleccione el menú desplegable Quién puede enviar este acuerdo y, a continuación, seleccione un grupo al que desee asociarlo.
    Nota: Si selecciona la opción predeterminada “Cualquier usuario en la cuenta de Sign vinculada”, permite a cualquier usuario enviar el acuerdo desde cualquier grupo del que sea abonado.
  3. Defina otras propiedades para la plantilla a la que desee que se adhiera el grupo de usuarios y guarde la plantilla de acuerdo.
template-set-user-group

Asocia la plantilla de acuerdo al grupo de usuarios seleccionado y la plantilla solo la pueden utilizar los miembros de este. Entonces, el acuerdo se envía en nombre de todo el grupo. 

Configuración y envío de acuerdos

Una vez abierto el acuerdo en modo de borrador, debe configurarlo para especificar el grupo de remitentes, definir los destinatarios, la naturaleza del acuerdo, los documentos que se van a enviar para firmar y la configuración adicional, si es necesario.  

agreement-details

A. Orden de firma del destinatario B. Función del destinatario C. Tipo de destinatario D. Campo Búsqueda de destinatario E. Herramienta Mensaje privado 

  1. Desde el menú desplegable Enviar desde, seleccione un remitente entre las opciones disponibles.

    • Si está abonado a varios grupos de usuarios, la lista Enviar desde muestra todos sus grupos y el grupo predeterminado de su organización.
    • Si no está abonado a ningún grupo de usuarios, la lista Enviar desde muestra únicamente el grupo predeterminado.
    • Si está utilizando una plantilla de acuerdo que tiene un grupo de remitentes predefinido, puede enviar el acuerdo solo en nombre de ese grupo específico.
    agreement-send-from-group

  2. Bajo Destinatarios, configure los siguientes campos:

    • A indica el orden de firma del destinatario. Una vez que agregue todos los destinatarios, puede arrastrar una fila hacia arriba o hacia abajo para cambiar el orden de las firmas. 
    • B indica la función de los destinatarios. Abra el menú desplegable y seleccione una función deseada para el destinatario: 
      • Firmantes (predeterminado): destinatarios que deben aplicar al menos una firma legal.
      • Aprobadores: destinatarios que revisan y aprueban el documento, pero que legalmente no necesitan firmar.
      • Aceptante: destinatarios que necesitan reconocer el acuerdo sin firmarlo formalmente.
      • Rellenador del formulario: destinatarios que necesitan rellenar el contenido del formulario durante el proceso de firma.
      • Destinatario certificado: destinatarios que no necesitan firmar ni rellenar campos de formulario, pero a los que se les puede pedir que deleguen, rechacen o reconozcan el acuerdo.
      • Delegadores: destinatarios que necesitan delegar su función a otra parte. Existe una opción de delegador para cada una de las funciones anteriores (cuando la activa el administrador de SFDC).
    • C indica el tipo de destinatario. Abra el menú desplegable y seleccione una de las opciones: 
      • Contacto: cualquier contacto de Salesforce.
      • Posible cliente: cualquier posible cliente de Salesforce.
      • Usuario: cualquier usuario de Salesforce dentro de su organización de Salesforce.
      • Grupo: un conjunto de usuarios con una función de Salesforce que deben firmar o aprobar. Los administradores deben definir los grupos disponibles. 
      • Correo electrónico: destinatarios que no aparecen en Salesforce como uno de los otros tipos de objeto.
    • D indica el campo de búsqueda del destinatario. Una vez que seleccione un tipo de destinatario, introduzca el nombre o el identificador correspondiente para buscar el destinatario o introduzca los detalles.
    • E indica la herramienta de un mensaje privado para el destinatario. Seleccione  para cualquier destinatario y, a continuación, en el cuadro de diálogo que aparece, escriba un mensaje y seleccione Guardar.
      Envía un mensaje privado solo al destinatario marcado. Si no se añade a nadie, el destinatario recibe el mensaje de acuerdo predeterminado.
    • Para eliminar una entrada de destinatario, seleccione X para el destinatario que desea quitar.
    • Para agregar más destinatarios, seleccione Agregar destinatario y rellene los detalles necesarios en la fila que aparece.
    • Para agregarse como destinatario, seleccione Agregarme. Agregue una fila con sus detalles.
    • Para enviar una copia del acuerdo a otras personas, seleccione Agregar CC y, a continuación, en el campo CC que aparece, agregue las direcciones de correo electrónico que desee. 
  3. Seleccione el menú desplegable Verificación de identidad y el tipo de verificación de los siguientes que desea incluir para todos los destinatarios: 

    • Correo electrónico (predeterminado): la autenticación se basa en el acceso al buzón de correo electrónico.
    • Contraseña: una contraseña alfanumérica generada por el remitente que debe comunicarse por separado a los destinatarios.
    • KBA (solo EE. UU.): la autenticación basada en conocimientos requiere que el destinatario escriba su número de la Seguridad Social y, a continuación, responda algunas preguntas no triviales basadas en la base de datos pública.
    • Teléfono: requiere que el remitente proporcione el número de teléfono del destinatario, de forma que se le pueda enviar un código mediante SMS cuando se necesite su firma.
    • Identificación oficial: requiere que el destinatario proporcione una imagen de un pasaporte, una identificación oficial o un permiso de conducir. El documento de identificación oficial o el permiso de conducir también solicita al usuario que proporcione un selfi que coincida con la imagen del documento identificativo.
    Nota:

    Puede configurar Adobe Acrobat Sign para habilitar un método de verificación único para cada destinatario. Una vez activada esta opción, se muestra la opción de verificación para cada destinatario, como se muestra a continuación.

  4. Para modificar el nombre del acuerdo, seleccione el campo en Detalles y proporcione un nombre alternativo.

    agreement-name

  5. En el campo Mensaje, escriba un mensaje que desee enviar a todos los destinatarios.

  6. Para asociar explícitamente el acuerdo a una Cuenta, Oportunidad o Contrato, busque el contacto en los campos correspondientes, como se muestra a continuación.

    additional-relationship-lookups

  7. Para incluir otras opciones de flujo de trabajo, configure los siguientes campos en Opciones:

    • Proteger con contraseña el documento firmado: seleccione la casilla de verificación e introduzca una contraseña en los campos que aparecen. Se requiere la contraseña especificada para ver el PDF final.
    • Fecha límite de finalización: seleccione el icono del calendario y establezca una fecha en la que el documento debe caducar (cancelarse automáticamente). 
    • Crear recordatorios: elija una opción de frecuencia de recordatorio en el menú desplegable para enviar recordatorios por correo electrónico a los destinatarios. Solo envía un correo electrónico de recordatorio a los destinatarios actuales.
    • Idioma del destinatario: abra el menú desplegable y seleccione un idioma para la plantilla de correo electrónico y las instrucciones en pantalla del acuerdo.
    • Tipo de firma: seleccione una de las siguientes opciones:
      • Firma electrónica para obtener firmas electrónicas.
      • Firma escrita para enviar el acuerdo con una portada e instrucciones para imprimirlo, firmarlo y cargarlo de nuevo en Adobe Acrobat Sign.
    agreement-options

  8. Para incluir uno o varios archivos que desee que se firmen, haga lo siguiente:

    1. Seleccione Cargar archivos. O bien, arrastre y suelte el archivo en el campo en Archivos.
    2. Desde el cuadro de diálogo Agregar archivos que se abre, seleccione un archivo que necesite que se firme. Puede adjuntar uno o varios archivos de las siguientes ubicaciones de origen:
      • CRM y archivos de Salesforce
      • Documentos de Salesforce
      • Biblioteca de Acrobat Sign (debe habilitarla el administrador de SFDC)
      • Desde su equipo (Salesforce limita el tamaño de los archivos cargados a ~700 KB)
    3. Seleccione Agregar archivos.

    Nota: Puede añadir varios documentos al acuerdo. Los acuerdos con varios documentos presentan los documentos a los destinatarios en el orden en que se enumeran.  Para reordenar la pila, arrastre la selección hacia arriba o hacia abajo.

  9. Para obtener una vista previa del acuerdo y añadir campos de firma, seleccione Previsualizar y agregar campos de firma.

    Cambia el botón Enviar a Siguiente.

  10. Seleccione Siguiente

  11. En la ventana de previsualización del acuerdo que se abre, haga lo siguiente:

    1. En Destinatario, seleccione un nombre de destinatario y, a continuación, arrastre y suelte el campo de firma necesario en el acuerdo.
    2. Del mismo modo, añada campos de firma para cada destinatario.
    3. También puede agregar campos de información del firmante, de datos u otros, según sea necesario.
    4. Revise los detalles del acuerdo.
    5. Una vez hecho esto, seleccione Enviar para enviar el acuerdo a los destinatarios. 
    agreement-preview

Buscar y administrar acuerdos

La integración de Acrobat Sign para Salesforce asocia sus acuerdos a un objeto de Salesforce de forma significativa. Por ejemplo, cuando envía un acuerdo de confidencialidad a un contacto, el acuerdo aparece en la página Contactos.  Del mismo modo, si envía un acuerdo a un destinatario desde un objeto Oportunidad, tanto los objetos Destinatario como Oportunidad mostrarán el acuerdo en sus listas.

En caso de que un acuerdo quede huérfano en el sistema, se incluye en la pestaña Acuerdos. La lista que aparece en Acuerdos muestra los acuerdos que tiene autorización para ver. 

Acrobat Sign para Salesforce también le permite enviar y administrar acuerdos a través del panel Acuerdos y la lista Acuerdos. Puede añadir componentes AgreementPanel (o AgreementPanel-wide) y AgreementList a cualquier objeto de Salesforce y utilizarlos para enviar y administrar acuerdos para cualquier registro dentro de ese objeto.

  1. Seleccione la pestaña Acuerdos del menú superior. 
    La pestaña Acuerdos muestra la lista de acuerdos visualizados recientemente. Para ver todos los acuerdos, seleccione el menú desplegable Vistos recientemente y seleccione Todos.

    Vista de lista de Acuerdos

  2. En la lista de acuerdos, seleccione el acuerdo que desea administrar y realice una de las acciones que se indican a continuación en la barra de acciones superior:

    agreements-tab

    • Para cambiar el propietario del acuerdo, seleccione Cambiar propietario. En la ventana que se abre, seleccione otro usuario y, a continuación, Enviar.

    • Para importar datos al acuerdo, seleccione Importar. En la ventana que se abre, proporcione los detalles y siga el flujo de trabajo.
    • Para cancelar el acuerdo, seleccione Cancelar acuerdo. En la ventana que se abre, seleccione Enviar.
      Rescinde el acuerdo y lo pone en estado Cancelado.

    • Para eliminar el acuerdo, seleccione Eliminar acuerdo. En la ventana que se abre, seleccione Enviar.
      Elimina el registro del acuerdo de Salesforce. 

  3. Para actualizar el acuerdo, enviar un recordatorio o el acuerdo, seleccione el menú desplegable de la barra de acciones superior y la opción adecuada.

    manage-agreement-other-actions

  4. Para reemplazar a los firmantes del acuerdo:

    1. Abrir acuerdo.
    2. Para el firmante que desea reemplazar, seleccione Reemplazar destinatario.
    3. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione un firmante alternativo y escriba un mensaje.
    4. Seleccionar Reemplazar.
    replace-recipient-2

Seleccione la Administrar acuerdos para abrir el portal del acuerdo en su cuenta de Acrobat Sign, como se muestra a continuación. Muestra todos los acuerdos relacionados con su ID de usuario (dirección de correo electrónico). 

En determinados casos, Salesforce permite realizar búsquedas en los acuerdos en relación con el contexto y los usuarios. Sin embargo, la mayoría de los administradores suprimen esta pestaña para mantener todas las actividades en Salesforce.

Página Administrar

Puede ver y administrar acuerdos desde los componentes Panel de acuerdos y Lista de acuerdos.

Nota: Si no ve el panel Acuerdos o la lista Acuerdos en la página de registros de un objeto de Salesforce, vea cómo agregar componentes AgreementPanel y AgreementList.

Una lista de acuerdos de una página de registro muestra todos los acuerdos enviados desde ese registro.

Puede administrar acuerdos desde el panel Acuerdos de la siguiente manera:

  1. Para modificar un acuerdo existente, abra el menú desplegable del acuerdo y realice la acción que desee.

    gestionar-acuerdos-panel-2

  2. Para enviar un nuevo acuerdo desde el registro, abra el menú Enviar desplegable y seleccione cualquier plantilla disponible o seleccione Nuevo acuerdo para crear un nuevo acuerdo.

    gestionar-acuerdos-panel-1

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