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Complemento de Adobe Acrobat Sign para Microsoft Outlook: Guía del usuario

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Última actualización el 9 feb. 2023 | También se aplica a Adobe Acrobat Sign

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Haga clic aquí para instalar el complemento desde la Microsoft Store

Información general

El complemento de Adobe Acrobat Sign para Outlook le permite configurar un nuevo acuerdo desde un cliente de correo electrónico. Puede enviar acuerdos con nuevos correos electrónicos o responder a un correo electrónico existente importando la lista de destinatarios y adjuntando automáticamente cualquier archivo del correo electrónico de origen.

Complemento de Adobe Acrobat Sign para Outlook, la guía del usuario le ayuda a aprender lo siguiente:

Instalar y habilitar el complemento de Adobe Acrobat Sign en su cuenta de Outlook: todos los usuarios pueden realizar este proceso único sin permisos elevados del sistema.
Establecer la conexión autenticada entre Outlook y Adobe Acrobat Sign: una vez habilitado el complemento, debe autenticarse en ambos entornos para crear una relación de confianza entre Microsoft y Adobe Acrobat Sign.
Utilizar el complemento de Adobe Acrobat Sign: explica las características y usos de Adobe Acrobat Sign.

Los administradores de 365 pueden instalar el complemento en el nivel de inquilino, así como controlar el acceso en el nivel de usuario, si así se desea. De este modo, se concede acceso a tanto Word como PowerPoint a todos los usuarios del inquilino.

Nota: Durante la autenticación y el uso del complemento, Outlook 365 mostrará un panel de autorización cuando se intente abrir una ventana nueva. Cuando esto suceda, seleccione Permitir.

Requisitos previos

Debe asegurarse de que el sistema cumpla con los siguientes requisitos:

Productos compatibles: Exchange Online
Sistema operativo Windows:
- Se debe instalar Windows 10 anterior a la versión 1903 Microsoft Webview
- Versión de Windows 10 1903+
- Windows 11
Versiones compatibles con Microsoft Office:
- En Windows:
  - Office 2016 (compilación 16.0.4390.1000+)
  - Office 2019 (compilación 16.0.12527.20720+)
  - Office 2021 (compilación 16.0.14326.204454+)
  - Office para Windows, suscripción (versión 1602, compilación 6741.0000+)
- En Mac:
  - Office para Mac (versión 15.34+)
- Para web:
  - Office Online (365), con las versiones actuales de Chrome, Firefox, Safari o Edge
  - Office Online Server (versión 1608, compilación 7601.6800+)
Requisitos básicos de Microsoft para usar Office

Nota:

Las sesiones del explorador en modo privado o incógnito no son compatibles.
Los exploradores y aplicaciones móviles no son compatibles.

Navegadores Edge

Para que el complemento funcione sin problemas en los exploradores Edge, debe confiar en los siguientes sitios en la configuración de seguridad del explorador:

https://*.echocdn.com
https://*.echosign.com
https://*.adobesigncdn.com
https://*.adobesign.com
https://*.microsoftonline.com
https://*.office.com
https://*.office365.com
https://*.live.com (si usa una cuenta Live).
https://*.sharepoint.com
Si también usa un sistema de gestión de identidades de terceros, esa URL también se debe añadir.

Mac OS High Sierra

Los usuarios de High Sierra pueden encontrarse con un problema al intentar acceder al complemento desde la aplicación de escritorio de Outlook (versión 16.11 y superiores) que muestra un mensaje de error genérico de Adobe Acrobat Sign en el que se indica que las cookies no están habilitadas.

En este caso:

En el complemento, abra Configuración y seleccione Cerrar sesión.
Vuelva a autenticarse en el servicio haciendo clic en Introducción.

Si al volver a autenticarse no se soluciona el problema, póngase en contacto con Asistencia al cliente.

Complemento de Adobe Acrobat Sign para Outlook

Puede instalar el complemento Adobe Acrobat Sign para Outlook para las aplicaciones basadas en la web y de escritorio. Al instalar la aplicación en un entorno, se habilita en ambos.

El acceso a la tienda es ligeramente diferente en cada entorno. Consulte las instrucciones siguientes para obtener información sobre cómo instalar el complemento para cada aplicación.

Inicie sesión en su cuenta de Outlook 365 y seleccione Correo.
Seleccione el icono de engranaje situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Para cargar la página Complementos para Outlook, seleccione Administrar integraciones.
En el cuadro de búsqueda de la parte superior izquierda, escriba Adobe Acrobat Sign y seleccione el icono de búsqueda.
Localice Adobe Acrobat Sign para Outlook y seleccione Activado para habilitar la integración.

Muestra el mensaje Agregado correctamente, como se muestra a continuación.
Cierre la página Complementos.
Si desea acceder al complemento, abra cualquier mensaje de correo electrónico. Puede acceder a Adobe Acrobat Sign desde una de las siguientes ubicaciones:
- Nuevos mensajes de correo electrónico: la interfaz para crear un nuevo mensaje de correo electrónico muestra el icono en la esquina inferior derecha de la pantalla. Los mensajes nuevos solo presentan la opción Enviar para firmar.
- Responder a mensajes: al responder a un mensaje de correo electrónico, el icono se muestra en la esquina superior en la mitad derecha de la ventana (según el número de complementos que haya instalado).
Nota:

Al invocar el complemento cuando responda a un mensaje, aparecerá un menú emergente que le pedirá que seleccione una de las tres funciones (como se describe en la sección Uso del complemento).

Abra la aplicación Outlook de escritorio.
Vaya a la pestaña Inicio y seleccione en el icono Tienda en la sección Complementos.

Nota:

Si el botón de la tienda no figura en las opciones de la cinta, es probable que su administrador de Office haya cancelado el acceso individual a ella.

Póngase en contacto con el administrador de Office o con el equipo de TI para permitir el acceso, o bien implemente el complemento para su organización.
En el cuadro de búsqueda de la parte superior izquierda, escriba Adobe y seleccione el icono de búsqueda.
Localice Adobe Acrobat Sign para Outlook y seleccione Agregar para habilitar el complemento.
- Una vez completado este paso, verá Agregado y una marca de verificación azul que indica que el complemento está disponible.
Tras habilitar el complemento, encontrará la nueva sección Adobe Acrobat Sign (con tres iconos) en la cinta de la pestaña Inicio:

Establecimiento de la relación autenticada

Una vez que el complemento esté habilitado en el cliente de correo electrónico, debe establecer una relación entre su cuenta de Microsoft y su cuenta de Adobe Acrobat Sign. Esto garantiza que usted sea la única persona que envía documentos con su usuario de Adobe Acrobat Sign.

El proceso de configuración es rápido y solo requiere que sepa autenticarse en los dos sistemas.

Nota:

Una vez que haya establecido esta relación, no tendrá que volver a autenticarse en ninguno de los dos sistemas. La relación autenticada es persistente, a menos que se elimine de forma explícita cerrando sesión en el complemento.

Para establecer la relación de confianza, haga lo siguiente:

1. Seleccione Nuevo mensaje de correo electrónico.

2. Busque el icono de Adobe Acrobat Sign en el diseño de página del correo electrónico y haga clic en la opción Enviar para firmar.
Se abrirá el panel del complemento en el lado derecho de la ventana.

3. Haga clic en el botón Introducción del panel del complemento.

El vínculo Consiga la versión de prueba gratuita se abre en una nueva ventana y le muestra la página de registro para la versión de prueba gratuita de 30 días de Adobe Acrobat Sign. Si aún no tiene una cuenta de Adobe Acrobat Sign, regístrese para obtener la versión de prueba gratuita antes de continuar.
- Las cuentas en el entorno Acrobat Sign para la Administración Pública no tienen acceso a las versiones de prueba gratuita.

4. Si se le solicita que se autentique en el entorno de 365, seleccione el usuario con el que desea iniciar sesión. (El usuario que ya haya autenticado aparecerá en la parte superior de la lista).

5. Cuando se le solicite conceder acceso al complemento, seleccione Aceptar.
Se abrirá una nueva ventana para que introduzca la autenticación de Adobe Acrobat Sign.

6. Autentíquese mediante sus credenciales de Adobe Acrobat Sign.

7. Después de autenticarse en Adobe Acrobat Sign, seleccione Permitir acceso.

Verificación de autenticación de OWA para Adobe Sign

Una vez que se haya efectuado la autenticación de Adobe Acrobat Sign correctamente, el panel del complemento de la derecha cambia para mostrar el complemento en la página de bienvenida. Seleccione De acuerdo para abrir el panel de configuración.

La relación de confianza se habrá establecido y permanecerá activa hasta que cierre sesión en el complemento.

Al deshabilitar o desinstalar el complemento, no se elimina la relación de confianza.

Uso del complemento de Adobe Acrobat Sign para Outlook

Una vez establecida la relación de confianza con Adobe Acrobat Sign, puede enviar acuerdos directamente desde su cliente de correo electrónico.

Para administrar correos electrónicos, Outlook tiene los dos modos siguientes:

En el modo de redacción, puede escribir o agregar adjuntos al correo electrónico.

Para iniciar un nuevo correo electrónico, seleccione Nuevo.
Para responder a un hilo de correo electrónico existente, seleccione Responder a
Solo la funcionalidad Enviar de firma está disponible en el modo de redacción.

Para enviar correos electrónicos desde el modo de redacción:

Al iniciar el complemento desde un mensaje de correo electrónico, el complemento busca incluir valores del propio mensaje. Al redactar un correo electrónico nuevo (ya sea haciendo clic en el botón Nuevo o Responder), podrá configurar dicho mensaje como una plantilla antes de iniciar el complemento, lo cual facilitará las renovaciones y otras transacciones habituales.

Si se incluye un archivo adjunto en el correo electrónico, el complemento intentará adjuntar ese mismo archivo como el documento del acuerdo.
Si hay algún destinatario en el campo Para: (distinto al remitente), esas direcciones de correo electrónico se importarán como la lista de destinatarios en el orden en que aparezcan en el campo Para:.
Si hay algún contenido en la línea de Asunto, esa cadena se usará tal cual como el nombre del acuerdo.
Si hay contenido en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, ese contenido se importará como el mensaje del acuerdo..

Nota:

Es posible añadir o editar manualmente todos los campos. La importación de valores del mensaje de correo electrónico constituye una ventaja opcional, no un requisito.

Para agregar documentos, haga lo siguiente:

En la parte superior del panel del complemento encontrará la sección Documentos. En ella figuran los archivos adjuntos al acuerdo y que se presentan a los destinatarios para su firma.

Si inicia el complemento desde un mensaje con un archivo adjunto, dicho archivo se inserta automáticamente en la lista de documentos..
Si desea eliminar un archivo de la lista Documentos, haga clic en la X a la derecha del nombre de archivo del documento.

Para agregar archivos al acuerdo, al lado del encabezado Documentos, seleccione + Agregar archivos.

Los documentos se presentan a los destinatarios en el orden en que se muestran en el panel del complemento.
Para agregar archivos de su biblioteca de Adobe Acrobat Sign, seleccione Más opciones.

Formatos de archivo compatibles:

Word (.doc, .docx)
PowerPoint (.ppt, .pptx)
Excel (.xls, xlsx)
PDF
HTML
RTF
TIF/TIFF
JPG/JPEG
BMP
GIF
PNG

Para agregar destinatarios

Debajo de la lista Documentos se encuentra la lista Destinatarios.

El orden de los destinatarios en la lista es el orden en el que los destinatarios deben firmar el acuerdo.

Si inicia el complemento desde un mensaje de correo electrónico que tenga configurado el campo Para:, los destinatarios se importan al panel del complemento en el orden en que figuren en el campo Para:.
Es posible escribir directamente los destinatarios en el panel del complemento. El panel hará referencia a su lista de contactos de Outlook e intentará hacer coincidir lo que escriba con un contacto conocido.
Todos los destinatarios tienen el rol de Firmante. Si precisa establecer distintos roles para los destinatarios, o bien enviar usando un flujo de trabajo paralelo o híbrido, haga clic en el enlace Más opciones.
Todos los firmantes recibirán un correo electrónico de verificación. Si precisa usar un método de verificación de segundo factor, seleccione Más opciones.

Para agregar el nombre del acuerdo y el mensaje:

La sección Mensajes se encuentra debajo de la lista Destinatarios.

Existen dos campos en esta sección: Acuerdo y Mensaje del acuerdo.

El nombre del acuerdo es el campo superior. Si inicia el panel del complemento desde un mensaje de correo electrónico existente o configurado, la línea Asunto se importa como el nombre del acuerdo. Si no hay contenido en Asunto, se inserta el nombre del primer archivo adjunto (Documento) como el nombre del acuerdo. Puede editar manualmente el nombre del acuerdo en cualquier momento.

El Mensaje del acuerdo se incluye en el correo electrónico Firme. Tiene las siguientes características:

Cuando el acuerdo se inserta desde un mensaje de correo electrónico existente, el contenido del cuerpo del mensaje se inserta en el campo Mensaje.
Si no hay contenido en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, se introduce un mensaje predeterminado: Revise y complete este documento.
El campo Mensaje tiene un límite de 1000 caracteres.
En la esquina superior derecha de la sección Mensaje, se encuentra el vínculo Borrar mensaje, el cual eliminará todo el contenido de la ventana Mensaje.
Si utiliza Plantillas de mensaje o Mensajes privados, use el vínculo Más opciones.

Para previsualizar y enviar:

La casilla de verificación Previsualizar y enviar invoca el entorno de creación de Adobe Acrobat Sign una vez que se haga clic en el botón Siguiente.

Al seleccionar la casilla de verificación Previsualizar y enviar, el botón Enviar cambia a Continuar. Puede desmarcar la casilla de verificación Previsualizar y enviar para volver a Enviar.

Para enviar/continuar:

Este botón hace que el acuerdo avance al siguiente paso, ya sea iniciando el ciclo de firma o abriendo el entorno de creación, según cómo se haya configurado el panel del complemento.

El texto del botón le indica qué esperar:

Enviar: el botón Enviar termina la fase de configuración e inicia proceso del acuerdo, ya que notifica al primer destinatario.
Continuar: cuando se haya marcado la casilla de verificación Previsualizar y enviar, el texto del botón cambia a Continuar.
- Si hace clic en el botón Continuar, se abrirá el entorno de creación de Adobe Acrobat Sign, donde puede revisar el orden del documento y colocar campos de formulario o firma según los necesite.
- Tras revisar el documento o colocar cualquier campo, el acuerdo se traslada al primer destinatario haciendo clic en Enviar en la página de creación. No se le devuelve al complemento para iniciar el acuerdo.

Más opciones

Adobe Acrobat Sign ofrece un conjunto de opciones más amplio de las que se pueden instalar, en términos razonables, en un complemento. Funciones como roles de destinatarios y mensajes privados complican excesivamente el espacio relativamente pequeño que ocupa el complemento. Sin embargo, en el caso de muchos usuarios, dichas opciones son esenciales para el proceso empresarial.

El vínculo Más opciones, justo debajo del botón Enviar/Continuar, abre una instancia de la página Enviar de Adobe Acrobat Sign en modo ventana, en la que se incluyen todas las opciones disponibles para su cuenta.

Todos los elementos configurados en el panel del complemento se importan a la página Enviar, en el orden en que existan, y se pueden editar por completo, en el caso de que deba efectuar algún ajuste.

Una vez que se envíe el contrato, el panel del complemento presentará una notificación que indica que la operación se ha realizado correctamente.

Hay dos opciones disponibles en el panel tras el envío:

Ver acuerdo: abre una vista en modo ventana del acuerdo que se acaba de enviar.
Menú de Adobe Acrobat Sign: esta opción cambia el panel para mostrar las opciones de funciones del complemento.
- Enviar para firmar

Además, se añadirá un titular al cuerpo del mensaje de correo electrónico, el cual indicará que el acuerdo está disponible firmarlo en un mensaje independiente.

Esto se incluye en el caso de que el remitente desee enviar un mensaje de seguimiento al que genera automáticamente el sistema de Adobe Acrobat Sign.

Titular de correo electrónico tras el envío

En el modo de lectura, puede ver un correo electrónico, pero no editarlo. El modo de lectura permite estas tres funciones:

Rellenar y firmar: una función que permite al remitente (y solo al remitente) añadir contenido en, firmar y, opcionalmente, enviar un archivo a otra parte como un documento completo.
Enviar para firmar: crea un acuerdo que puede tener uno o varios destinatarios distintos al remitente. El remitente puede ser uno de los destinatarios, pero no el único.
Estado del acuerdo: esta opción muestra una lista con los diez últimos acuerdos en los que se incluye el usuario, incluidos los que presenten los estados Borrador, Enviado para firmar, Esperando a que yo firme y Firmado.

Envío de correos electrónicos desde el modo de lectura

Uso de Rellenar y firmar
- Se usa cuando solo usted debe rellenar un documento y aplicar una firma. No hay ningún otro firmante involucrado en el proceso. Si recibe una solicitud para rellenar algo, firmarlo y devolverlo, debe usar esta opción.
- El archivo adjunto del mensaje de correo electrónico (de haber alguno) se adjunta automáticamente a la definición del acuerdo que se esté creando en el panel del complemento del lado derecho de la ventana.
- Para agregar más archivos al acuerdo, al lado del encabezado Documento, seleccione + Agregar archivos. La adición de acuerdos funciona igual que en la aplicación web. Los documentos se presentan al firmante en el orden en que se muestran en el panel del complemento.
- Para iniciar la ventana Rellenar y firmar una vez que todos los archivos estén adjuntados, seleccione Continuar.
- En la ventana Rellenar y firmar que se abre, puede escribir texto en el formulario, seleccionar casillas de verificación y aplicar la firma y las iniciales. Una vez hecho esto, seleccione Listo. Para obtener más información, consulte esto.
- Después de procesar durante un momento, abre un correo electrónico Responder con la copia firmada del documento ya adjunta.
- El panel del complemento muestra un mensaje de que el documento se ha firmado correctamente, con las tres opciones siguientes: Ver PDF firmado, Guardar una copia y Menú de Adobe Acrobat Sign.

Uso de Enviar para firmar:

Es el proceso de envío estándar de un acuerdo en el que el remitente no es el único firmante.
El archivo adjunto del mensaje de correo electrónico (de haber alguno) se adjunta automáticamente a la definición del acuerdo que se esté creando en el panel del complemento del lado derecho de la ventana.
Para agregar más archivos al acuerdo, al lado del encabezado Documento, seleccione + Agregar archivos. La adición de acuerdos funciona igual que en la aplicación web. Los documentos se presentan al firmante en el orden en que se muestran en el panel del complemento.
Para añadir destinatarios, seleccione Destinatarios y escriba un nombre o una dirección de correo electrónico en el campo. El complemento muestra los contactos de su cuenta de 365 que coincidan con la cadena que ha escrito, lo cual le ayuda a encontrar el destinatario adecuado.
Los destinatarios no se importan desde el mensaje de correo electrónico en el modo de lectura. El orden en que se introducen los destinatarios determina el orden de firma del acuerdo.
Recuerde que todos los destinatarios se consideran Firmantes cuando se configuran en el complemento. Para asignar diferentes funciones, seleccione Más opciones.

Para editar el nombre o el mensaje del acuerdo, introduzca un nombre en el campo Nombre. De forma predeterminada, este campo se adopta el valor del nombre del primer archivo adjunto al acuerdo. En el campo Mensaje, introduzca el texto deseado para cambiar el valor predeterminado.
Para obtener una vista previa del acuerdo, seleccione la casilla de verificación Previsualizar y enviar. Se abrirá una versión en modo ventana de la página de creación, en la que se muestran todos los campos y herramientas estándares para crear formularios.
Para enviar el acuerdo tal y como está configurado actualmente, seleccione Enviar / Continuar. Si se marca la casilla de verificación Previsualizar y enviar, se abre la página de creación, que permite colocar campos en el documento. Una vez situados todos los campos, seleccione Enviar.
Para incluir configuración adicional, seleccione Más opciones. Se abrirá una versión en modo ventana de la página Enviar en la aplicación web, donde se muestran todas las opciones estándares que vería en la aplicación. Cualquier ajuste de configuración que realice en el panel del complemento se rellena en la ventana Enviar y puede editarse.

Para entrar en el modo de creación, seleccione Siguiente. Si no, desmarque Previsualizar y agregar campos de firma y seleccione Enviar.
Una vez enviado el acuerdo, el panel del complemento muestra una notificación de éxito con las dos opciones siguientes:
- Ver acuerdo: abre una vista en modo ventana del acuerdo enviado.
- Menú de Adobe Acrobat Sign: cambia el panel para mostrar las opciones de la funcionalidad del complemento Rellenar y firmar, Enviar para firmar y Estado del acuerdo.

Uso de Estado del acuerdo:

La opción Estado del acuerdo muestra los últimos diez acuerdos (según la fecha de última actualización) que aún están abiertos y esperando alguna acción. Entre estos figuran borradores que esperan la creación, acuerdos pendientes de su firma y acuerdos pendientes de otro destinatario.

Cada acuerdo enumerado puede expandirse para mostrar el evento más reciente publicado para dicho acuerdo, con lo que se indica en qué punto del proceso de firma se encuentra el documento.

Se muestran los tres eventos más recientes registrados en el acuerdo (Creado, Visto, Firmado, etc.), con el más reciente primero.
Al hacer clic en el enlace Ver acuerdo dentro de la información del acuerdo, se abre una ventana que muestra el documento en su estado actual.
Los documentos pendientes de su firma muestran el enlace Firmar acuerdo que se abre una nueva ventana, la cual contiene el documento listo para su firma.

En la parte inferior de la lista de eventos encontrará el enlace Realizar un seguimiento de todos los acuerdos que abre una instancia en modo de ventana de la página Gestionar de la aplicación. En la página Gestionar está disponible todo el historial de la cuenta.

Modificación de la configuración del complemento

Puede cambiar la configuración del complemento según sus necesidades. Para ello, en la parte inferior del panel del complemento, seleccione el icono de engranaje situado junto a Adobe Document Cloud. Se abre un cuadro de diálogo con las siguientes opciones de configuración:

Actualización (solo para cuentas de la versión de prueba): abre en una nueva ventana el proceso de actualización de Adobe Acrobat Sign, con el que puede adquirir el acceso a Adobe Acrobat Sign mediante una suscripción mensual.
Cerrar sesión: el complemento “recuerda” la relación entre sus cuentas de Outlook y Adobe Acrobat Sign, por lo que no tiene que autenticarse cada vez que lo use. Para enviar acuerdos desde varias cuentas de Adobe Acrobat Sign, debe cerrar sesión en su cuenta de usuario actual y, a continuación, establecer una nueva relación con la nueva cuenta de Adobe Acrobat Sign.
Ayuda: es un vínculo al Complemento de Adobe Acrobat Sign para Microsoft Outlook: guía del usuario y cualquier contenido generado adicional relacionado con el complemento.
Acerca de: se muestra una pequeña ventana emergente que proporciona información sobre el complemento que está utilizando.
Política de privacidad: es un vínculo a la política de privacidad de Adobe.

Instalación en el nivel de inquilino

Instalar el complemento en el nivel de inquilino permite a los administradores mostrar el complemento de forma predeterminada. Garantiza un acceso fácil y fluido al complemento para todos los usuarios.

Para habilitar el complemento en el nivel de inquilino, haga lo siguiente:

Inicie sesión como el administrador del inquilino y vaya al panel Administración.
Vaya al centro de administración de Exchange.
Seleccione Complementos.
Para agregar nuevos complementos, seleccione el icono más (+) y Agregar de la opción Tienda de Office. Instala el complemento como Desactivado de forma predeterminada.
Para configurar el complemento, haga lo siguiente:
1. Asigne Usuarios como una de las siguientes opciones:
  - Todos: aplica el método de implementación a todos los usuarios del inquilino
  - Usuarios/grupos específicos: aplica el método de implementación solo a los usuarios o grupos seleccionados
  - Solo yo: aplica el método de implementación solo al usuario (administrador) que realiza la configuración
2. Seleccione un método de implementación de una de las siguientes opciones:
  - Fijo (predeterminado): el complemento se implementa automáticamente en los usuarios asignados y no se les permite quitarlo de la cinta
  - Disponible: los usuarios pueden instalar el complemento haciendo clic en el botón Obtener más complementos en la cinta de inicio de Outlook
  - Opcional: el complemento se implementa automáticamente en los usuarios asignados, pero estos conservan la opción de quitarlo de la cinta
Seleccione Guardar.

Nota:

El siguiente proceso habilita el complemento en el nivel de inquilino para todos los usuarios. Para obtener más información sobre el control de implementación, vaya aquí.