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4 jul. 2024
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Información general
Este documento explica cómo integrar Adobe Acrobat Sign con la plataforma Veeva Vault. Veeva Vault es una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) creada para las ciencias biológicas. Un almacén “Vault” es un repositorio de contenido y datos que tiene un uso típico para solicitudes de reglamentos, creación de informes de investigación, aplicaciones de subvenciones, contratación general y mucho más. Una única empresa puede tener varias almacenes que deben mantenerse por separado.
Los pasos de alto nivel para completar la integración son los siguientes:
- Activar su cuenta administrativa en Adobe Acrobat Sign (solo nuevos clientes).
- Cree objetos para realizar un seguimiento del historial de un ciclo de vida de acuerdos en Vault.
- Crear nuevo perfil de seguridad.
- Configurar un grupo en Adobe Acrobat Sign para mantener el usuario de integración de Veeva Vault.
- Crear representaciones y campos de documento.
- Configurar acciones web y actualizar el ciclo de vida del documento.
- Crear configuración de usuario y rol de usuario del tipo de documento.
- Conectar Veeva Vault a Adobe Acrobat Sign con un software intermedio (middleware).
Requisitos previos
Para instalar y utilizar correctamente Adobe Acrobat Sign para Veeva Vault:
- Debes tener una licencia para Adobe Acrobat Sign Solutions para empresas. Las soluciones para empresas o VIP de Adobe Acrobat Sign no admiten integraciones prediseñadas.
- Debes tener una cuenta de administrador de Adobe Acrobat Sign y una cuenta de administrador de integración de Acrobat Sign para Veeva de Adobe.
- La dirección de correo electrónico del usuario final debe ser la misma en los sistemas Adobe Acrobat Sign y Veeva Vault.
Nota:
El administrador de Adobe Sign debe realizar los pasos de configuración de Adobe Acrobat Sign en Adobe Acrobat Sign.
Configuración de Veeva Vault
Para configurar Veeva Vault para su integración con Adobe Acrobat Sign, debe implementar los pasos que se indican a continuación.
Para configurar Adobe Acrobat Sign para Vault, se crea un nuevo grupo denominado Grupo de administradores de Adobe Acrobat Sign. Este grupo se utiliza para establecer la seguridad de nivel de campo del documento para los campos relacionados con Adobe Acrobat Sign y debe incluir Perfil de integración de Adobe Acrobat Sign de forma predeterminada.
El objeto Acción de acuerdo de Acrobat Sign es un objeto de tipo tarea de usuario que se utiliza para activar la notificación de Adobe Acrobat Sign en Veeva Vault cada vez que se asigna un documento al participante para que lo firme. Contiene información en los siguientes campos específicos.
| Campo | Etiqueta | Tipo | Descripción |
|---|---|---|---|
| agreement_id__c |
ID de acuerdo |
Cadena (250) |
Contiene el ID único del acuerdo de Adobe Acrobat Sign. |
| name__v |
Nombre |
Cadena (128) |
Mantiene el nombre de la tarea Notificación de Sign. |
Para crear el objeto Acción de acuerdo de Adobe Acrobat Sign:
-
-
Seleccione Crear.
-
Establece la Etiqueta de objeto como Acción de acuerdo de Acrobat Sign, Etiqueta plural de objeto como Acciones de acuerdo de Acrobat Sign y Nombre de objeto como adobe_sign_agreement_action__c.
-
Desde el menú desplegable Clase de objeto, seleccione Tarea de usuario.
-
En la Sección de control de acceso dinámico, seleccione Habilitar reglas de uso compartido personalizadas.
-
Seleccione Guardar.
Implementar el paquete y siga los pasos. Una vez implementado, el paquete crea lo siguiente:
- Objetos personalizados: Objeto Firma, objeto Firmante, objeto Evento de firma, objeto Bloqueador de procesos
- Diseño de página del objeto de firma
- Diseño de página del objeto evento de firma
- Diseño de página del objeto firmante
- Diseño de página del objeto de bloqueador de procesos
- Diseño de página del objeto de registro de tareas de integración de Adobe Acrobat Sign
- Tipo de representación de Adobe Acrobat Sign
- Tipo de representación original
- Campo compartido signature__c
- Acción web Adobe Acrobat Sign
- Acción web Cancelar Adobe Acrobat Sign
- Conjunto de permisos Acciones de administrador de Adobe Acrobat Sign
- Perfil de seguridad de Adobe Acrobat Sign
- Función de aplicación Función de administrador de Adobe Sign
- Grupo de tipos de documento “Documento de Adobe Sign”
- Objeto de registro de tareas de integración de Adobe Acrobat Sign
- Lista de selección de estado de tarea
- Lista de selección de tipo de tarea
- Objeto Acción de acuerdo de Acrobat Sign
- Regla de uso compartido de permiso de acción de acuerdo de Acrobat Sign
- Vínculo de página de acción de acuerdo de Adobe Acrobat Sign
- Ciclo de vida de acción de acuerdo de Acrobat Sign
Objeto firma
El objeto firma se crea para almacenar información relacionada con el acuerdo. Un objeto firma es una base de datos que contiene información en los siguientes campos específicos:
| Campo | Etiqueta | Tipo | Descripción |
|---|---|---|---|
| external_id__c | ID de acuerdo | String (100) | Contiene el ID único del acuerdo de Adobe Acrobat Sign |
| file_hash__c | Hash de archivo | String (50) | Contiene la suma de comprobación md5 del archivo enviado a Adobe Acrobat Sign |
| name__v | Nombre | String (128) | Contiene el nombre del acuerdo |
| sender__c | Remitente | Objeto (usuario) | Contiene la referencia al usuario de Vault que ha creado el acuerdo |
| signature_status__c | Estado de firma | String (75) | Contiene el estado del acuerdo en Adobe Acrobat Sign |
| signature_type__c | Tipo de firma | String (20) | Contiene el tipo de firma del acuerdo en Adobe Acrobat Sign (ESCRITA o ESIGN) |
| start_date__c | Fecha de inicio | FechaHora | Fecha en la que el acuerdo se ha enviado para firmar |
| cancelation_date__c | Fecha de cancelación | FechaHora | Contiene la fecha en que se canceló el acuerdo. |
| completed_date__c | Fecha de finalización | FechaHora | Contiene la fecha en que se completó el acuerdo. |
| viewable_rendition_used__c | Representación visible utilizada | Booleano | Indicador que señala si se envió una representación visible para firmar. (de forma predeterminada, es verdadera) |
| plugin_version__c | Versión del complemento | Texto (10) | Se utiliza para permitir el procesamiento adecuado de todos los acuerdos creados antes de implementar la nueva versión 4.0. Nota: Después de implementar la versión 4.0 de la aplicación web personalizada, este campo se establecerá en 4.0 cada vez que se cree un registro de firma. |
| external_environment__c | Entorno externo | Texto (20) | Contiene el nombre del entorno de Adobe Acrobat Sign en el que se ha creado el acuerdo. |
Objeto firmante
El objeto firmante se crea para almacenar información relacionada con los participantes en un acuerdo. Contiene información en los siguientes campos específicos:
| Campo | Etiqueta | Tipo | Descripción |
|---|---|---|---|
| email__c | Correo electrónico | String (120) | Contiene el ID único del acuerdo de Adobe Acrobat Sign |
| external_id__c | ID de participante | String (80) | Contiene el identificador único de participante de Adobe Acrobat Sign |
| name__v | Nombre | String (128) | Contiene el nombre del participante de Adobe Acrobat Sign |
| order__c | Orden | Número | Contiene el número de pedido del participante del acuerdo de Adobe Acrobat Sign |
| role__c | Función | String (30) | Contiene la función del participante del acuerdo de Adobe Acrobat Sign |
| signature__c | Firma | Objeto (firma) | Contiene la referencia al registro principal de la firma |
| signature_status__c | Estado de firma | String (100) | Contiene el estado del participante del acuerdo de Adobe Acrobat Sign |
| user__c | Usuario | Objeto (usuario) | Contiene la referencia al registro de usuario del firmante si el participante es un usuario de Vault |
| adobe_sign_agreement_action__c |
Acción de acuerdo de Adobe Acrobat Sign |
Cadena(50) |
Contiene la referencia al identificador de registro Acción del acuerdo de Adobe Acrobat Sign |
Objeto Evento de firma
El objeto Evento de firma se crea para almacenar la información relacionada con el evento de un acuerdo. Contiene información en los siguientes campos específicos:
| Campo | Etiqueta | Tipo | Descripción |
|---|---|---|---|
| acting_user_email__c | Correo electrónico del usuario activo | Cadena | Contiene el correo electrónico del usuario de Adobe Acrobat Sign que realizó la acción que provocó el evento que se generó |
| acting_user_name__c | Nombre de usuario activo | Cadena | Contiene el nombre del usuario de Adobe Acrobat Sign que realizó la acción que provocó el evento |
| description__c | Descripción | Cadena | Contiene la descripción del evento de Adobe Acrobat Sign |
| event_date__c | Fecha del evento | FechaHora | Contiene la fecha y hora del evento de Adobe Acrobat Sign |
| event_type__c | Tipo de evento | Cadena | Contiene el tipo de evento de Adobe Acrobat Sign |
| name__v | Nombre | Cadena | Nombre del evento generado automáticamente |
| participant_comment__c | Comentario del participante | Cadena | Contiene el comentario del participante de Adobe Acrobat Sign, si lo hubiera |
| participant_email__c | Correo electrónico del participante | Cadena | Contiene el correo electrónico del participante de Adobe Acrobat Sign |
| participant_role__c | Función de participante | Cadena | Contiene la función de participante en Adobe Acrobat Sign |
| signature__c | Firma | Objeto (firma) | Contiene la referencia al registro principal de la firma |
| external_id__c | ID externo | Texto (200) | Contiene el identificador de evento del acuerdo generado por Adobe Sign. |
Objeto de bloqueo de proceso
Se crea un objeto de bloqueador de procesos para bloquear el proceso de integración de Adobe Acrobat Sign. No requiere ningún campo personalizado.
Objeto de registro de tareas de integración de Adobe Acrobat Sign
Crea el registro de tareas de integración de Adobe Acrobat Sign (as_int_task_log__c). Es un objeto de gran volumen que se utiliza para realizar el seguimiento de la ejecución de AgreementsEventsSynchronizerJob y Notificación de particpante del acuerdo
.
AgreementsEventsSynchronizerJob: esta tarea garantiza que todos los eventos de acuerdo que faltan en Adobe Acrobat Sign se creen como eventos de firma activos en Vault para todas las firmas creadas en Vault en los últimos días N.
AgreementsEventsProcessingJob: esta tarea garantiza que todos los documentos con registros de eventos de firma activos se procesen en función del tipo de evento.
Notificación de participante del acuerdo: esta tarea registra cualquier mensaje de error para la notificación de firma del código del SDK de Veeva.
| Campo | Etiqueta | Tipo | Descripción |
|---|---|---|---|
| start_date__c | Fecha de inicio | FechaHora | Fecha de inicio de tarea |
| end_date__c | Fecha de finalización | FechaHora | Fecha de finalización de tarea |
| task_status__c | Estado de tarea | Lista de selección | Mantiene el estado de la tarea: Completado (task_completed__c) Completado con errores (task_completed_with_errors__c) Error (task_failed__c) |
| task_type__c | Tipo de tarea | Lista de selección | Contiene el tipo de tarea: Notificación de participante del acuerdo (agreement_participant_notification__c) |
| messages__c | Mensaje | Largo (32000) | Contiene mensaje de tarea |
Los objetos Firma, Firmante, Evento de firma, Bloqueador de procesos y Registro de tarea que forman parte del paquete de implementación tienen habilitada de forma predeterminada la propiedad “Auditar cambios de datos para este objeto”.
Nota: Puede hacer que Vault capture cambios de datos de registro de objeto en registros de auditoría habilitando la configuración Auditar cambios de datos. Esta configuración está desactivada de forma predeterminada. Una vez que haya habilitado esta configuración y creado registros, ya no podrá deshabilitarla. Si esta configuración está desactivada y existen registros, solo un propietario de Vault puede actualizarla.
Mostrar participantes e historial para el objeto de firma
El objeto Firma que viene como parte del paquete de implementación viene con el Diseño de página de detalles de firma. El diseño de página tiene secciones para los participantes y el historial.
- La sección Participantes tiene la sección Objetos relacionados, que está configurada como se muestra en la imagen siguiente.
- Puede editar las columnas que se mostrarán para los participantes, como se puede ver a continuación.
- La sección Historial tiene la sección Objetos relacionados, que está configurada como se muestra en la imagen siguiente.
- Puede editar las columnas que se mostrarán para el historial, como se puede ver a continuación.
Visualización de participantes e historial de auditoría del documento de Adobe Acrobat Sign
Para ver los participantes y el historial de auditoría del documento de Adobe Acrobat Sign, seleccione el vínculo en la sección Firma de Adobe Acrobat del documento.
- La página que se abre muestra los participantes y el historial del documento de Adobe Acrobat Sign, como se muestra a continuación.
- Consulte la pista de auditoría para Firma como se muestra a continuación.
La implementación correcta del paquete en el paso 3 crea el perfil de integración de Adobe Acrobat Sign. El perfil de integración de Adobe Acrobat Sign se asigna a la cuenta del sistema y lo utiliza la integración al llamar a las API de Vault. Este perfil permite permisos para lo siguiente:
- API de Vault
- Leer, crear, editar y eliminar: objetos de Firma, Firmante, Eventos de firma y Bloqueo de proceso
Debes actualizar el grupo de administración de Adobe Acrobat Sign (creado en el paso 1) configurando el perfil de seguridad incluido en Perfil de integración de Adobe Acrobat Sign, como se muestra en la imagen siguiente.
El usuario de la cuenta del sistema Vault de la integración con Adobe Acrobat Sign debe:
- Tener un perfil de integración de Adobe Acrobat Sign
- Tener un perfil de seguridad
- Tener una directiva de seguridad específica que desactive el vencimiento de la contraseña
- Ser miembro del grupo de administración de Adobe Acrobat Sign
Para ello, siga los pasos a continuación:
Al implementar el paquete de Adobe Acrobat Sign, se crea un registro de grupo de tipo de documento denominado “Documento de Adobe Sign”.
Debe añadir este grupo de tipos de documento para todas las clasificaciones de documentos que sean aptas para el proceso de Adobe Acrobat Sign. Como la propiedad de grupo de tipo de documento no se hereda de tipo a subtipo ni de subtipo en cuanto a clasificación, debe establecerse para cada clasificación de documento elegible para Adobe Acrobat Sign.
Nota: Si el objeto Configuración de función de usuario no contiene el campo que hace referencia al objeto Grupo de tipo de documento, debe añadir el campo. Para ello, vaya a Objeto > Configuración de función de usuario > Campos, y complete los pasos necesarios, como se muestra en la siguiente imagen.
Una vez configurados correctamente los ciclos de vida, el sistema debe asegurarse de que DAC añada al usuario administrador de Adobe Acrobat Sign en todos los documentos que sean aptos para el proceso de Adobe Acrobat Sign. Para ello, cree el registro de Configuración de función de usuario adecuado que especifique lo siguiente:
- Grupo de tipos de documento como documento de Adobe Sign
- Función de aplicación como función de administrador de Adobe Sign
- Usuario de integración
La implementación del paquete crea el siguiente nuevo campo de documento compartido, que es necesario para establecer la integración:
- Firma (signature__c)
Para configurar los campos del documento:
El campo compartido existente Desactivar superposiciones de Vault (disable_vault_overlays__v) también debe añadirse y establecerse como Activo para todos los tipos de documentos que son elegibles para la firma de Adobe Acrobat. Opcionalmente, el campo puede tener una seguridad específica que permita actualizar su valor solo a los miembros del grupo de administración de Adobe Acrobat Sign.
Vault utiliza el nuevo tipo de representación denominado Representación de Adobe Acrobat Sign (adobe_sign_rendition__c) para cargar documentos firmados en PDF en Adobe Acrobat Sign. Debes declarar la representación de Adobe Acrobat Sign para cada tipo de documento que puedan optar a la Firma de Adobe Acrobat.
La integración de Vault usa el nuevo tipo de representación denominado Representación original (original_rendition__c) como el nombre de la representación que se debe utilizar para almacenar la representación visible original si el documento firmado se importa como visible.
Debe declarar la representación original para cada tipo de documento que pueda optar a la Firma de Adobe Acrobat.
Opcionalmente, el almacén puede tener un nuevo tipo de representación, Representación de pista de auditoría de Adobe Acrobat (adobe_audit_trail_rendition__c), que utiliza la integración de Vault para almacenar el informe de pista de auditoría de Adobe
Acrobat
.
Sigue los pasos que se indican a continuación para configurar la representación de pista de auditoría de Adobe Acrobat:
-
Establece el nuevo Tipo de representación como Representación de pista de auditoría de Adobe Acrobat y nombre como adobe_audit_trail_rendition__c.
-
Selecciona Guardar.
-
Para ver y descargar la representación de pista de auditoría de Adobe Acrobat para el documento, declara la Representación de pista de auditoría de Adobe Acrobat para cada tipo de documento que pueda optar a la Firma de Adobe Acrobat.
Nota:Puede elegir adjuntar el informe de auditoría a la representación firmada habilitando Adjuntar informe de auditoría a la representación firmada y mostrarla activando Mostrar representación de Acrobat Sign en Configuración de la IU de administración.
Cuando un usuario opta por un acuerdo de firma digital con la configuración anterior, aparece un mensaje (como se muestra a continuación) que indica que Adobe Acrobat Sign utiliza un portafolio en PDF para combinar informes de pista de auditoría y de PDF firmados digitalmente.
Para ver el contenido del documento junto con la firma digital y la pista de auditoría, no seleccione Adjuntar informe de auditoría a la representación firmada con Mostrar representación de Acrobat Sign en la IU de administración para la firma digital.
Puedes utilizar la representación de pista de auditoría de Adobe Acrobat para descargar o ver la pista de auditoría de Adobe Acrobat como una representación independiente.
La integración de Adobe Acrobat Sign y Vault requiere la configuración de las dos acciones web siguientes, las cuales se crean al implementar correctamente el paquete.
Crear Adobe Acrobat Sign: crea o muestra el acuerdo de Adobe Acrobat Sign.
Tipo: Documento
Objetivo: visualización en Vault
Credenciales: habilitar credenciales posteriores a la sesión mediante Mensaje de publicación
URL: https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true
Nota:
En Veeva Vault, un documento puede tener varias versiones. Si un usuario intenta utilizar una versión anterior del documento para crear un acuerdo, recibirá un mensaje de error.
Para evitar que los usuarios utilicen versiones anteriores de los documentos, debes actualizar la acción web añadiendo el último parámetro de consulta version(&latestVersion=${Document.latest_version__v}) a la URL de acción web existente.
- Cancelar Adobe Acrobat Sign: cancela un acuerdo existente en Adobe Acrobat Sign y devuelve el estado de un documento al inicial.
Tipo: Documento
Objetivo: Visualización en Vault
Credenciales: Habilitar credenciales posteriores a la sesión mediante Mensaje de publicación
URL: https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement/cancel?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true
Para cada tipo de documento que pueda optar a la Firma de Adobe Acrobat, debes actualizar el ciclo de vida del documento correspondiente añadiendo una nueva función y estados del ciclo de vida.
El ciclo de vida del acuerdo de Adobe Acrobat Sign tiene los siguientes estados:
- DRAFT
- AUTHORING o DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED
- OUT_FOR_SIGNATURE o OUT_FOR_APPROVAL
- SIGNED o APPROVED
- CANCELLED
- EXPIRED
Para actualizar el ciclo de vida del documento, siga estos pasos:
-
Agregue la función del ciclo de vida. La función de aplicación de administrador de Adobe Sign se debe añadir a todos los ciclos de vida utilizados por los documentos que pueden optar a la Firma de Adobe Acrobat, como se muestra a continuación.
La función de administrador debe crearse con las siguientes opciones:
- Control de acceso dinámico habilitado.
- Reglas de uso compartido de documentos que solo incluyen grupos de tipos de documento, como se muestra en la imagen siguiente.
-
Añada acciones de usuario a los estados que aparecen a continuación.
Cuando se envía un documento de Vault a Adobe Acrobat Sign, su estado debe corresponder al estado en el que se encuentra el acuerdo. Para ello, añade los siguientes estados en todos los ciclos de vida utilizados por los documentos que puedan optar a la Firma de Adobe Acrobat:
- Antes de la firma de Adobe Acrobat (Revisado): es un nombre de marcador de posición para el estado desde el que se puede enviar el documento a Adobe Acrobat Sign. Según el tipo de documento, puede ser el estado Borrador o Revisado. Las etiquetas de estado de documento se pueden personalizar según los requisitos del cliente. Antes del estado Firma de Adobe Acrobat debes definir las dos acciones de usuario siguientes:
- Una acción que cambia el estado del documento aEn borrador de Adobe Acrobat Sign. El nombre de esta acción de usuario debe ser el mismo para todos los tipos de documento de cualquier ciclo de vida.
- Una acción que llama a la acción web “Adobe Acrobat Sign”.
Habilitar la configuración de Seguridad del estado Revisado para la función de administrador de Adobe Sign: este estado debe tener una seguridad que permita a la función de administrador de Adobe Sign Ver documentos, Ver Contenido, Editar campos, Editar relaciones, Descargar fuente y Administrar representaciones visibles.
- Modifica la Seguridad atómica del estado Revisado estableciendo En borrador de Adobe Acrobat Sign de forma predeterminada a Oculto y solo Ejecutar para Función de administrador de Adobe Sign.
Nota: Si la Función de administrador de Adobe Sign no forma parte de Seguridad atómica: acciones de usuario, agregue Función del administrador de Adobe Sign seleccionando Editar > Anulación de función. A continuación, agregue la Función de administrador de Adobe Sign para el estado Revisado.
- En borrador de Adobe Acrobat Sign: es un nombre de marcador de posición para el estado que indica que el documento ya está cargado en Adobe Acrobat Sign y que su acuerdo está en estado DRAFT. Es un estado obligatorio. Este estado debe definir las siguientes cinco acciones de usuario:
- Una acción que cambia el estado del documento a En creación de Adobe Acrobat Sign. El nombre de esta acción de usuario debe ser el mismo para todos los tipos de documento de cualquier ciclo de vida.
- Una acción que cambia el estado del documento a En firma de Adobe Acrobat. El nombre de esta acción de usuario debe ser el mismo para todos los tipos de documento de cualquier ciclo de vida.
- Una acción que cambia el estado del documento a Cancelado en Adobe Acrobat Sign. El nombre de esta acción de usuario debe ser el mismo para todos los tipos de documento de cualquier ciclo de vida.
- Una acción que llama a la acción web Adobe Acrobat Sign.
- Una acción que llama a la acción web Cancelar Adobe Acrobat Sign.
Habilitar la configuración de seguridad del estado En Borrador de Adobe Acrobat Sign para la función de administrador de Adobe Sign: este estado debe tener una seguridad que permita a la función de administrador de Adobe Sign Ver documentos, Ver contenido, Editar campos, Editar relaciones, Descargar fuente y Administrar representaciones visibles.
- Modifica la Seguridad atómica del estado En borrador de Adobe Acrobat Sign: las acciones Adobe Acrobat Sign cancelado, En creación de Adobe Acrobat Sign, En firma de Adobe Acrobat deben estar ocultas para todos excepto para la función de administrador de Adobe Sign
Nota: Si la Función de administrador de Adobe Sign no forma parte de la Seguridad atómica: acciones de usuario, añade Función de administrador de Adobe Sign seleccionando Editar > Anulación de función. A continuación, añade la Función de administrador de Adobe Sign para el estado En borrador de Adobe Acrobat Sign.
- En creación de Adobe Acrobat Sign: es el nombre del marcador de posición para un estado que indica que el documento ya está cargado en Adobe Acrobat Sign y que su acuerdo está en el estado AUTHORING o DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED. Es un estado obligatorio. Este estado debe tener definidas las cuatro acciones de usuario siguientes:
- Una acción que cambia el estado del documento a Cancelado en Adobe Acrobat Sign. El nombre de esta acción de usuario debe ser el mismo para todos los tipos de documento, independientemente del ciclo de vida.
- Una acción que cambia el estado del documento a En firma de Adobe Acrobat. El nombre de esta acción de usuario debe ser el mismo para todos los tipos de documento, independientemente del ciclo de vida.
- Una acción que llama a la acción web ‘Adobe Acrobat Sign’
- Una acción que llama a la acción web “Cancelar Adobe Acrobat Sign”.
Habilitar la configuración de Seguridad del estado En creación de Adobe Acrobat Sign para la función de administrador de Adobe Sign: este estado debe tener una seguridad que permita a la función de administrador de Adobe Sign Ver documentos, Ver contenido, Editar campos, Editar relaciones, Descargar fuente y Administrar representaciones visibles.
- Modifica la Seguridad atómica del estado En creación de Adobe Acrobat Sign: las acciones Adobe Acrobat Sign cancelado y En firma de Adobe Acrobat deben estar ocultas para todos excepto para la función de administrador de Adobe Sign
Nota: Si la Función de administrador de Adobe Sign no forma parte de la Seguridad atómica: acciones de usuario, añade Función de administrador de Adobe Sign seleccionando Editar > Anulación de función. A continuación, añade la Función de administrador de Adobe Sign para el estado En creación de Adobe Acrobat Sign.
- En firma de Adobe Acrobat: es un nombre de marcador de posición para el estado que indica que el documento está cargado en Adobe Acrobat Sign y que su acuerdo ya se ha enviado a los participantes (estado OUT_FOR_SIGNATURE u OUT_FOR_APPROVAL). Es un estado obligatorio. Este estado debe tener definidas las siguientes cinco acciones de usuario:
- Una acción que cambia el estado del documento a Cancelado en Adobe Acrobat Sign. El estado de destinatario de esta acción puede ser cualquiera que sea el requisito del cliente y puede ser diferente para varios tipos. El nombre de esta acción de usuario debe ser el mismo para todos los tipos de documento, independientemente del ciclo de vida.
- Una acción que cambia el estado del documento a Rechazado en Adobe Acrobat Sign. El estado de destinatario de esta acción puede ser cualquiera que sea el requisito del cliente y puede ser diferente para varios tipos. El nombre de esta acción de usuario debe ser el mismo para todos los tipos de documento, independientemente del ciclo de vida.
- Una acción que cambia el estado del documento a Firmado en Adobe Acrobat. El estado de destinatario de esta acción puede ser cualquiera que sea el requisito del cliente y puede ser diferente para varios tipos. Sin embargo, el nombre de esta acción de usuario debe ser el mismo para todos los tipos de documento, independientemente del ciclo de vida.
- Una acción que llama a la acción web Adobe Acrobat Sign.
- Una acción que llama a la acción web Cancelar Adobe Acrobat Sign.
Habilitar la configuración de Seguridad del estado En firma de Adobe Acrobat para la función de administrador de Adobe Sign: este estado debe tener una seguridad que permita a la función de administrador de Adobe Sign Ver documentos, Ver contenido, Editar campos, Editar relaciones, Descargar fuente, Administrar representaciones visibles.
- Modifica la Seguridad atómica del estado En firma de Adobe Acrobat: las acciones Adobe Acrobat Sign cancelado, Adobe Acrobat Sign rechazado y Adobe Acrobat firmado deben estar ocultas para todos excepto para la función de administrador de Adobe Sign
Nota: Si la Función de administrador de Adobe Sign no forma parte de la Seguridad atómica: acciones de usuario, añade Función de administrador de Adobe Sign seleccionando Editar > Anulación de función. A continuación, añade la Función de administrador de Adobe Sign para el estado En firma de Adobe Acrobat.
- Firmado en Adobe Acrobat (Aprobado): es un nombre de marcador de posición para el estado que indica que el documento se ha cargado en Adobe Acrobat Sign y que su acuerdo se ha completado (estado SIGNED o APPROVED). Es un estado obligatorio y puede ser un estado de ciclo de vida existente, como Aprobado.
Este estado no requiere acciones del usuario.
- Habilitar la configuración de Seguridad del estado Aprobado para la función de administrador de Adobe Sign: este estado debe tener una seguridad que permita a la función de administrador de Adobe Sign Ver documentos, Ver contenido y Editar campos.
El siguiente diagrama ilustra las asignaciones entre el acuerdo de Adobe Acrobat Sign y los estados del documento de Vault, donde el estado “Antes de la firma de Adobe” es Borrador.
- Antes de la firma de Adobe Acrobat (Revisado): es un nombre de marcador de posición para el estado desde el que se puede enviar el documento a Adobe Acrobat Sign. Según el tipo de documento, puede ser el estado Borrador o Revisado. Las etiquetas de estado de documento se pueden personalizar según los requisitos del cliente. Antes del estado Firma de Adobe Acrobat debes definir las dos acciones de usuario siguientes:
Para cada tipo de documento que pueda optar a la firma de Adobe Acrobat, debes actualizar la fase del ciclo de vida del documento correspondiente en Grupos de fase del ciclo de vida.
-
Para añadir Adobe Acrobat Sign Stage, selecciona Crear y proporciona Etiqueta de fase como Adobe Acrobat Sign y Nombre de fase como adobe_sign__c.
-
Selecciona Añadir y, a continuación, añade los siguientes estados a la etapa de Adobe Acrobat Sign:
- En creación de Adobe Acrobat
- En borrador de Adobe Acrobat Sign
- En firma de Adobe Acrobat
Debe establecer los permisos adecuados para cada función de usuario en los Estados del ciclo de vida, como se muestra en la imagen siguiente:
Antes de la firma de Adobe Acrobat (Revisado)
En borrador de Adobe Acrobat Sign
En creación de Adobe Acrobat Sign
En firma de Adobe Acrobat
Adobe Acrobat firmado (Aprobado)
Los usuarios de Vault que deben firmar el acuerdo de Adobe Acrobat Sign, deben tener permiso para leer y editar el objeto Acción de acuerdo de Acrobat Sign. Para hacerlo, sigue estos pasos:
-
Vaya a Administrador > Usuarios y grupos > Perfiles de seguridad.
-
Seleccione el perfil de seguridad del usuario de Vault.
-
Seleccione el nombre de los conjuntos de permisos para establecer los permisos de lectura y edición del objeto Acción de acuerdo de Acrobat Sign.
Una vez implementado correctamente el paquete, se crea un vínculo de página de Acción de acuerdo de Adobe Acrobat Sign que se utiliza para llevar a los usuarios hasta un destino de página personalizado. Los destinatarios pueden seleccionar la tarea de notificación de firma asignada para acceder al vínculo de la página de acción de acuerdo de Adobe Acrobat Sign y realizar acciones en el documento.
- Modo de página: vista
- Tipo de página: objeto
- Objeto: acción de acuerdo de Acrobat Sign
- URL:https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement/signingUrl?vaultid={{Vault.id}}&objectId={{Object.id}}&useWaitPage=true
Conexión de Veeva Vault a Adobe Acrobat Sign con un software intermedio (middleware)
Tras completar la configuración de Veeva Vault y la cuenta de administrador de Adobe Acrobat Sign, el administrador debe crear una conexión entre las dos cuentas con el middleware. La conexión de la cuenta de Veeva Vault y de Adobe Acrobat Sign se inicia mediante la identidad de Adobe Acrobat Sign y, a continuación, se utiliza para almacenar la identidad de Veeva Vault.
Para la seguridad y estabilidad del sistema, el administrador debe utilizar una cuenta de sistema/servicio/utilidad de Veeva Vault dedicada, como adobe.para.veeva@xyz.com, en lugar de una de usuario personal, como bob.smith@xyz.com.
Un administrador de cuentas de Adobe Acrobat Sign debe seguir estos pasos para conectar Veeva Vault a Adobe Acrobat Sign con el middleware:
-
En la página de inicio de sesión de Adobe Acrobat Sign que se abre, proporcione el correo electrónico y la contraseña del administrador de la cuenta y luego seleccione Iniciar sesión.
Después de iniciar sesión correctamente, la página muestra el ID de correo electrónico asociado y la pestaña Configuración, como se muestra a continuación.
-
Para permitir el aprovisionamiento automático de usuarios en Adobe Acrobat Sign, seleccione la casilla de verificación Aprovisionamiento automático de usuarios de Sign.
Nota: El aprovisionamiento automático de nuevos usuarios de Adobe Acrobat Sign solo funciona si se ha habilitado en el nivel de cuenta de Adobe Acrobat Sign en Adobe Acrobat Sign, además de habilitar Aprovisionamiento automático de usuarios de Sign para la integración de Veeva Vault y Adobe Acrobat Sign por parte del administrador de cuentas de Adobe Acrobat Sign, como se muestra a continuación.
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