Guía del usuario Cancelar

Adobe Acrobat Sign para Salesforce: guía de asignaciones y plantillas

  1. Integraciones de Adobe Acrobat Sign
  2. Novedades
  3. Versiones de productos y ciclo de vida
  4. Acrobat Sign para Salesforce
    1. Guía de instalación
    2. Guía del usuario
    3. Guía del desarrollador
    4. Guía de personalización avanzada
    5. Guía de asignación y plantillas de campos
    6. Guía de Process Builder
    7. Guía de Document Builder
    8. Guía de actualización
    9. Notas de la versión
    10. Artículos adicionales
  5. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
      1. Guía de instalación
    2. Acrobat Sign para Outlook
      1. Guía del usuario
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
      1. Guía del usuario
    4. Acrobat Sign para equipos
      1. Guía del usuario
      2. Notas de la versión
      3. Aprobaciones de Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
      1. Guía del usuario
      2. Notas de la versión
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
      1. Guía del usuario
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
      1. Información general
      2. Dynamics Online: guía de instalación 
      3. Dynamics Online: guía del usuario 
      4. Dynamics local: guía de instalación 
      5. Dynamics local: guía del usuario
      6. Guía de flujo de trabajo de Dynamics
      7. Dynamics 365 para Talent
      8. Guía de actualización
      9. Notas de la versión
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
      1. Información general
      2. SharePoint local: guía de instalación
      3. SharePoint local: guía de asignación de plantillas
      4. SharePoint local: guía del usuario
      5. SharePoint local: notas de la versión
      6. SharePoint Online: guía de instalación
      7. SharePoint Online: guía de asignación de plantillas
      8. SharePoint Online: guía del usuario
      9. SharePoint Online: guía de asignación de formularios web
      10. SharePoint Online: notas de la versión
  6. Acrobat Sign para ServiceNow
    1. Información general
    2. Guía de instalación
    3. Notas de la versión
  7. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    1. Guía de instalación
  8. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    1. Guía de instalación de Cockpit
    2. Guía para la instalación de Contratación
    3. Guía del usuario de contratación
    4. Guía de instalación de Cloud Foundry
  9. Acrobat Sign para Workday
    1. Guía de instalación
    2. Guía de inicio rápido
    3. Tutorial de configuración
  10. Acrobat Sign para NetSuite
    1. Guía de instalación
    2. Notas de la versión
  11. Acrobat Sign para SugarCRM
  12. Acrobat Sign para VeevaVault
    1. Guía de instalación
    2. Guía del usuario
  13. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
    1. Guía de instalación
  14. Documentación para desarrolladores de Acrobat Sign
    1. Información general
    2. Webhooks
    3. Etiquetas de texto

Adobe Acrobat Sign para Salesforce: guía de asignaciones de campos y plantillas proporciona instrucciones sobre cómo utilizar las plantillas y configurar la función Asignación de datos y combinación.

Información general

Acrobat Sign le da la capacidad de utilizar formularios interactivos para obtener datos de los firmantes, colocar campos de firma e iniciales en sus documentos, obtener información tanto del remitente como del firmante y muchas cosas más.

Puede crear su propia biblioteca de plantillas al guardar formularios y plantillas de Acrobat Sign en la pestaña Documentos de Salesforce.

Puede utilizar las etiquetas de texto de Acrobat Sign para lo siguiente:

  • Definir ubicaciones específicas en los documentos para que los clientes añadan sus firmas e iniciales.
  • Recopilar datos de los firmantes que después puedan añadirse a su cuenta de Salesforce. 
  • Combinar datos de Salesforce en campos de documentos antes de enviarlos para su firma. 

Consulte Acerca de Forms y las etiquetas de texto.

Adobe Acrobat Sign para Salesforce: guía de asignaciones de campos y plantillas proporciona instrucciones sobre lo siguiente:

Acerca de los formularios y las etiquetas de texto

Para que una asignación sea correcta, debe emplear formularios generados previamente y con nombres de campo definidos, de modo que pueda relacionar de forma lógica los campos de objetos SFDC con los del formulario de Acrobat Sign. 

Abajo se muestra un formulario sencillo.  Los campos están definidos en los pares de llaves que hay a cada lado (que indican el ancho del campo) y el nombre del campo (la cadena de caracteres que hay entre las llaves). 

data-map-test
data-map-test

Puede crear formularios de Acrobat Sign añadiendo etiquetas de texto especiales a cualquier documento (Word, PDF, texto, etc.) que envíe a través de Acrobat Sign. 

Las etiquetas de texto pueden incluir otros argumentos aparte del valor de nombre, como validaciones, cálculos y expresiones regulares. Un conocimiento profundo de la creación de formularios puede mejorar de forma significativa la calidad de los datos que captura durante el proceso de firma.

Puede crear formularios con asignación de campos mediante la función Acortamiento de etiquetas de texto, que le ayuda a establecer una convención para los nombres de campo que se repiten en todos los documentos. Esta función puede ayudarle a lo siguiente:

  • Ahorrar tiempo al no tener que volver a crear las etiquetas formales.
  • Mejorar la asignación de datos en varios formularios y crear un anclaje para futuros formularios.

Para obtener más información, consulte Guía de etiquetas de texto de Adobe Acrobat Sign.

Configuración de asignaciones de combinación y datos

Puede utilizar la siguiente configuración para ajustar las asignaciones de combinación y datos en su cuenta de Sign para Salesforce:

Configuración opcional

  • Habilitar notificaciones de errores de asignación (activado de forma predeterminada): active esta configuración para enviar notificaciones de correo electrónico al propietario de la asignación de datos o de combinación en caso de que se produzcan errores cuando se ejecuten las asignaciones.
  • Mostrar campos Nombre de API (deshabilitado de forma predeterminada): active esta opción para que se muestre el nombre de la API de cada campo y la relación de los objetos de Salesforce al establecer la asignación de datos o de combinación.

Configuración sugerida

  • Cargar nombres de campo en formularios de Salesforce: puede rellenar los campos de objeto de SFDC con nombres de campo de asignación de combinación y datos al cargar los nombres de campo en Salesforce. Esto le permite seleccionar los nombres de una lista, en lugar de escribirlos en un campo de texto. 
    Siga los pasos que se indican a continuación para cargar los nombres de campo en los campos de objeto de Salesforce:
    1. Cree un formulario con todos los campos definidos.
    2. Envíe el formulario para firmar mediante Salesforce con un nombre de acuerdo obvio, como Plantilla de campos W4. Le ayuda a encontrar la plantilla adecuada mientras asigna los campos.
    3. Introduzca contenido en todos los campos que quiera asignar y firme el acuerdo, de modo que en Salesforce se registre como completado.
      La plantilla ya está disponible para seleccionarla al utilizar la función Importación de la asignación de datos o de combinación.

Uso de asignaciones de combinación para generar documentos con datos de Salesforce

Puede utilizar asignaciones de combinación de Acrobat Sign para combinar los datos de campo de Salesforce en los campos de sus documentos antes de enviarlos para su firma.

Por ejemplo, puede rellenar automáticamente desde un registro de Salesforce la dirección y el número de teléfono de un posible cliente antes de enviar el acuerdo para que se firme. También puede cambiar el estado de una oportunidad una vez que el acuerdo ya esté firmado y ejecutado. Existe la opción de que los firmantes actualicen los campos de datos combinados, para lo cual hay que enviar los cambios realizados por los firmantes de vuelta a Salesforce.

Asimismo, puede utilizar la asignación de combinación para añadir automáticamente las listas de productos asociadas a una oportunidad. Puede establecer qué atributos de producto (por ejemplo, cantidad y precio) se incluyen en sus acuerdos y especificar cómo se ordenan y filtran los productos asociados. 

Acerca de la asignación de combinación

Un tipo de fuente de datos para una asignación de combinación puede ser un valor constante específico o el valor de un campo de objeto de Salesforce al que se puede hacer referencia desde el acuerdo de Acrobat Sign. El destinatario de cada elemento de una asignación de combinación es un campo designado en un acuerdo de Acrobat Sign.

Por ejemplo, la siguiente asignación actualiza los campos Nombre y Apellido del documento de Acrobat Sign con los datos de campo del destinatario (contacto) disponibles en Salesforce. También rellena el campo de la compañía del documento con el nombre de la cuenta.

field-mappings

Nota:

Cuando selecciona un objeto para asignar, comienza con el objeto del acuerdo y continúa hacia el objeto principal/de búsqueda. La asociación entre los objetos ya debe estar establecida en tiempo de ejecución.

Para utilizar la asignación de combinación a fin de generar documentos con datos de Salesforce, debe aprender a hacer lo siguiente:

Para crear una asignación de combinación:

  1. Vaya al Lanzador de aplicaciones y, en la esquina superior derecha, seleccione Adobe Acrobat Sign.

  2. Seleccione la pestaña Asignaciones de combinación.

  3. En la página de inicio de Asignación de combinación, seleccione Nueva.

    new-merge-mapping

    Aparecerá la página Nueva asignación de combinación.

    new-merge-mapping-details

  4. En la sección Información de asignación:

    • Escriba un nombre para la asignación.
    • Para ejecutar la asignación de forma predeterminada al enviar un acuerdo para su firma, seleccione la casilla de verificación Asignación de combinación predeterminada
  5. Para importar y asignar nombres de campo de formulario a partir de un documento existente, puede seleccionar un acuerdo ya enviado y firmado.

    Es posible importar campos de acuerdos adicionales para añadir más de la siguiente manera:

    1. Seleccione el encabezado Importar campos de formulario del documento para mostrar la sección Importar campos de formulario del documento.
    2. Seleccione el icono Búsqueda para Importar campos de.
    3. Seleccione el acuerdo desde el que desea importar campos.
    4. Seleccione Importar campos de formulario.

    Muestra el número de campos de formulario importados. 

    Nota: Los campos con nombres duplicados no se importarán dos veces.

    merge-import-form-fields

    merge-fields-imported

  6. En la sección Asignar los campos de objeto de Salesforce en los campos del documento puede crear una asignación desde campos a los que se puede hacer referencia desde un objeto en un acuerdo de Acrobat Sign (se incluyen los campos personalizados). También puede añadir reglas de asignación para combinar datos en documentos de Acrobat Sign. 

    Asignar campos de objeto de Salesforce

  1. Para añadir una nueva fila en blanco, seleccione Añadir una asignación de campo.

  2. Defina las asignaciones y las reglas de asignación en los siguientes campos:

    • Campo de documento de destinatario: si ha importado campos de formulario, selecciónelos o introduzca un nombre de campo específico. Seleccione el icono situado a la izquierda de Campo de documento de destinatario para cambiar entre un campo de entrada de texto y un menú desplegable que muestra los valores de campo de formulario disponibles e importados.
    • Tipo de origen: seleccione Campo de objeto de Salesforce o Constante.
    • Valor de origen: en función del tipo de origen seleccionado, debe especificar lo siguiente:
      • Si el tipo de origen es Campo de objeto de Salesforce, debe seleccionar un valor. Para ello, seleccione Objeto seleccionado y luego, desde el diálogo Selector de objeto que aparece, el campo de objeto de origen de Salesforce.
      • Si el tipo de origen es Constante, debe introducir un valor en el campo Valor de origen.
    • Desactivar: si esta opción está marcada, esta fila de asignación no se ejecuta.
    • Acciones: seleccione esta opción para eliminar la fila.
    merge-object-selector

  3. Repita los pasos 1-2 para añadir más filas de asignación.

En la sección Asigne los campos de elementos de línea de producto de Salesforce a campos de documento de Adobe puede añadir listas de productos asociados a una oportunidad.

  1. Para añadir una nueva fila en blanco, seleccione Añadir asignación de campos.

  2. Seleccione Objeto seleccionado.

    merge-object-selector

  3. En el cuadro de diálogo Selector de objeto que se abre, seleccione un campo de origen de Salesforce, Oportunidad y Producto de oportunidad y, a continuación, añada los atributos de producto (como cantidad, precio y descripción) que se incluirán en los acuerdos. También puede especificar el campo y el orden de clasificación.

    merge-source-field-selector

  4. A continuación, seleccione Listo.

  5. Repita los pasos del 1 al 4 para agregar más filas de asignación.

    Una vez completada la plantilla de asignación de combinación, seleccione Guardar.

Puede crear tantas asignaciones de combinación como necesite, una de la cuales puede definirse como asignación predeterminada para que se ejecute siempre que se envíe un acuerdo para su firma. Solo puede haber una asignación predeterminada.

También puede especificar de forma explícita la asignación de combinación que desea utilizar para un acuerdo si hace referencia a ella en el campo “Asignación de combinación” (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) del acuerdo. Puede utilizar un flujo de trabajo de Salesforce para ejecutar cualquier lógica empresarial personalizada que determine qué plantilla se va a utilizar. No es necesario configurar este campo para que apunte a la asignación por defecto, ya que esta se ejecutará si lo deja en blanco.

Nota:

Se recomienda que las implementaciones grandes o complejas utilicen la asignación predeterminada únicamente durante las fases iniciales de diseño y prueba. La práctica habitual debería ser la designación explícita de las plantillas a utilizar.

Varios ajustes de asignación de combinación definen la gestión de los archivos adjuntos. De forma predeterminada, una vez enviado un acuerdo, el documento adjunto original (por ejemplo, una plantilla de NDA) se elimina y el documento combinado se adjunta al registro del acuerdo.

  • Adjuntar documento combinado: adjunta el documento con los datos combinados al registro del acuerdo una vez enviado este.
  • Quitar documento original: elimina el documento de plantilla original del registro del acuerdo una vez enviado.

Para cambiar la configuración de los adjuntos del documento, haga lo siguiente:

  1. Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.
  2. Seleccione Configuración de asignación de combinación de Adobe Sign.
  3. Seleccione Administrar.
  4. Seleccione Nuevo.
  5. Edite la configuración a su gusto y seleccione Guardar.

Nota: La configuración de los adjuntos del documento tiene un ámbito global y afecta a todas las plantillas de asignación de combinación.

Los campos de Salesforce tienen reglas de validación que pueden provocar un fallo en la asignación. Por ejemplo, si asigna el campo de correo electrónico de Salesforce a un campo de texto de Adobe Acrobat Sign, puede producirse un error si la dirección de correo electrónico no es válida.

Si una asignación falla por algún motivo, el mensaje de error se registra en el campo Error de asignación de combinación (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) en el objeto de acuerdo de Adobe Acrobat Sign y se envía un correo electrónico al propietario de la asignación de combinación para notificar el error.  

Nota: Puede crear un informe o una vista de la lista para mostrar los campos de asignación fallidos.

  1. Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.

  2. Seleccione Configuración de Adobe Sign.

    sign-custom-settings

  3. En la página Configuración de Adobe Sign, seleccione Administrar.

  4. En la página Configuración personalizada, seleccione Nuevo o Editar.

  5. Seleccione la casilla de verificación Habilitar notificación de error de asignación.

    custom-settins-enable-mapping-error

    La notificación por correo electrónico está habilitada de forma predeterminada, pero puede desactivarse mediante esta configuración:

  6. Seleccione Guardar.

Uso de asignaciones de datos para transferir datos y archivos del firmante a registros de Salesforce

Las asignaciones de datos de campos de formulario de Acrobat Sign le ayudan a definir cómo Acrobat Sign actualizará los objetos de Salesforce con los datos de los firmantes. Por ejemplo, puede actualizar el registro de contacto de un firmante en Salesforce.com con la dirección y el número de teléfono que el contacto proporciona al completar y firmar el documento. También puede, mediante asignaciones de archivos, devolver el acuerdo firmado con Acrobat Sign, la pista de auditoría y cualquier documento de apoyo cargado por los destinatarios a los objetos de Salesforce. 

Acerca de las asignaciones de datos

Las asignaciones de datos de Acrobat Sign actualizan los objetos de Salesforce cuando se firma un acuerdo con Acrobat Sign, o en alguna fase especificada del flujo de trabajo del acuerdo. Cada asignación de datos se configura por adelantado e incluye reglas de asignación de datos. Cada regla de asignación de datos define la fuente de datos y el campo de destino de Salesforce que debe actualizar.

Una fuente de datos para una asignación puede ser un campo de formulario de Acrobat Sign, un valor constante específico o un valor de campo de un acuerdo de Adobe Sign. El destinatario de cada elemento de asignación de datos puede ser todo campo de cualquier objeto de Salesforce al que se pueda hacer referencia desde el acuerdo de Acrobat Sign.

Por ejemplo, la siguiente asignación actualiza el nombre y el apellido del firmante (introducidos por el propio firmante) en el objeto Contacto. Una vez firmado el acuerdo, también actualiza la etapa de la oportunidad y añade a esta el acuerdo firmado y el seguimiento de auditoría. 

Los siguientes son otros ejemplos de uso de asignaciones de datos para actualizar Salesforce:

  • Actualización de la información de contacto del destinatario
  • Adición de un número de PO a la Oportunidad
  • Actualización de la información de pago de la Cuenta
  • Cambio de la etapa de Oportunidad cuando se firma el contrato
  • Adición de PDF firmado y registro de auditoría del Contacto. 

Para utilizar las asignaciones de datos para transferir datos y archivos del firmante a los registros de Salesforce, debe aprender a hacer lo siguiente:

Siga los pasos que se indican a continuación para crear una asignación de datos de Acrobat Sign:

  1. En la esquina superior izquierda de la página del Lanzador de aplicaciones, seleccione Adobe Acrobat Sign.

  2. Seleccione la pestaña Asignaciones de datos.

  3. En la página de inicio de Asignaciones de datos, seleccione Nueva.

  4. En la página Nueva asignación de datos:

    • Proporcione un nombre intuitivo para la asignación.
    • Para establecerla como asignación predeterminada, seleccione la casilla de verificación Asignación de datos predeterminada. Ejecuta la asignación de forma predeterminada después de que se firmen los acuerdos.
    • Como alternativa, puede atribuir asignaciones de datos a una Plantilla de acuerdo para utilizarla cuando se crea un acuerdo.
    new-data-mapping

  5. Para guardar la asignación ahora sin campos definidos, seleccione Guardar.
    Si no, continúe definiendo asignaciones de campo a campo.

    Nota:

    Si no tiene campos de Acrobat Sign personalizados en el documento desde el que va a importar, no puede importar los campos de Acrobat Sign predeterminados que vienen con cada acuerdo firmado, como firmado (fecha), correo electrónico, primero, último, título y compañía.

La sección Asignación de campos permite definir las relaciones de campo a campo entre los campos del entorno de Salesforce y los campos de formulario del acuerdo. Puede crear reglas de asignación para cualquier campo de Salesforce, incluidos los campos personalizados.

Para asignar campos de formulario de acuerdo a los campos del entorno de Salesforce, debe hacer lo siguiente:

  • Seleccione el campo de objeto de Salesforce de destinatario desde el que se recuperarán los datos.
  • Defina el origen de los datos.
  • Seleccione el evento de estado que debe activar el contenido del campo de origen para que se inserte en el de destinatario.

Para importar los nombres de campo del acuerdo firmado y habilitar la selección de nombres de campo de una lista de selección, los administradores deben cargar sus campos de formulario en Salesforce.

Puede importar nombres de campo de un acuerdo firmado para tenerlos disponibles en el formulario. Importar nombres de campo devuelve solo los campos que se actualizan durante el proceso de firma e ignora los que están sin modificar.

Para importar campos de un acuerdo, haga lo siguiente:

  1. Al lado de Importar campos de formulario, seleccione el icono de búsqueda para abrir una página con una lista de los acuerdos recientes.

  2. Seleccione el acuerdo desde el que desea importar los nombres de campo.

    data-import-form-fields

  3. Seleccione Importar campos de formulario.
    Muestra el número de campos importados.

    data-form-fields-imported


Para definir relaciones de campo a campo:

  1. En Asignaciones de campos, seleccione Añadir asignación para agregar un registro.

    data-add-mappings

  2. Especifique el destinatario, el origen y el activador de la siguiente manera:

    • En ¿Qué objeto de Salesforce desea actualizar?, seleccione el objeto de Salesforce de destinatario donde se actualizarán los datos.
    • En ¿Qué campo de Salesforce desea actualizar?, seleccione el campo de Salesforce de destinatario donde se actualizarán los datos.
    • En ¿De dónde provienen los datos?, seleccione el tipo y una de las siguientes opciones:
      • Campo del acuerdo: presenta una lista de objetos en el objeto Acuerdo de Salesforce.
      • Constante: permite insertar un valor constante (literal).
      • Campo de formulario de EchoSign: permite presentar una lista de nombres de campo importados de acuerdos firmados.
        Nota: También puede escribir manualmente los valores de cada campo.
    • En ¿Cuál es el valor de los datos?, seleccione una de las siguientes opciones según la opción Datos procedentes de seleccionada:
      • Los datos proceden de “Campo de formulario de EchoSign”: seleccione un campo de formulario de EchoSign o escriba un nombre de campo específico. Seleccione el icono situado a la izquierda del campo para cambiar entre un campo de entrada de texto y un menú desplegable seleccionable que muestra los valores de campo de formulario disponibles e importados.
      • Los datos proceden de “Constante”: escriba un valor específico. Por ejemplo, puede introducir un valor de campo que quiera cambiar por una lista de selección de Salesforce. O bien introducir un número o texto que desee actualizar dentro de un campo de Salesforce.
      • Los datos proceden de “Campo de acuerdo”: seleccione un campo de acuerdo en el menú desplegable.
    • En ¿Cuándo ejecutar la asignación? – Seleccione el estado del acuerdo y una de las siguientes opciones de estado para ejecutar cuando el estado del acuerdo cambia al estado especificado:
      • Firmado/aprobado/aceptado/formulario rellenado/entregado
      • Esperando contrafirma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
      • Enviado para firma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
      • Cancelado/rechazado
      • Caducado
    data-when-to-run-mapping

  3. Repita los pasos 1 y 2 hasta que se definan todas las relaciones de campo y, a continuación, seleccione Guardar.

En el nivel de registro, puede controlar la inclusión de una actualización de contenido. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

  1. En Acciones, seleccione el icono de Configuración (engranaje).
  2. En el diálogo Configuración de valor de asignación de campos que se abre, seleccione una de las siguientes opciones:
    • No sobrescribir existente: evita la sobrescritura del valor si ya existe uno en el campo de destinatario de Salesforce.
    • No escribir en blanco: evita escribir un valor vacío en el campo de destinatario de Salesforce si el valor de origen del acuerdo de Acrobat Sign está vacío.
  3. Para desactivar una fila de asignación de modo que no se ejecute, seleccione Desactivar.

Puede asignar el acuerdo completado de Acrobat Sign o la pista de auditoría al objeto de Salesforce del destinatario seleccionado. Para ello, siga los pasos a continuación:

  1. En la sección Asignación de archivos, seleccione Añadir asignación.

  2. Defina los archivos que desea añadir, el objeto de destinatario al que desea añadirlos y el estilo de la adición, de esta manera:

    • En ¿Qué objeto de Salesforce desea actualizar?, seleccione el objeto de destinatario de Salesforce para actualizar los archivos.
    • En ¿Cómo desea añadir el archivo?, seleccione una de las opciones siguientes:
      • Añadir vínculo de referencia al archivo: proporciona una dirección URL al acuerdo en PDF. Los vínculos de referencia deben asignarse a un campo basado en texto, como una cadena o una lista de selección. Los vínculos de referencia solo admiten el tipo de archivo Acuerdo firmado - PDF combinado.
      • Adjuntar el archivo directamente al objeto: adjunte el documento PDF directamente al objeto al que está asignando si hay disponible una lista de adjuntos para el objeto. Los objetos de Salesforce no admiten archivos adjuntos, como Usuarios.
      • Guardar como archivo adjunto: permite almacenar el documento como un tipo de objeto Adjunto. Si esta opción no está seleccionada, el contenido se almacena como un objeto de Archivo.
    • En Qué campo desea añadir la URL de archivo, seleccione el campo de destino en el que se copia la dirección URL. Solo es obligatorio si selecciona Añadir un vínculo de referencia al archivo.
    • En Qué archivo añadir, seleccione una de las opciones siguientes:
      • Acuerdo firmado, PDF combinado: seleccione esta opción si envía varios documentos para firmar en una sola transacción y desea que el PDF firmado final se almacene como un solo PDF combinado.
      • Acuerdo firmado, PDF independientes: seleccione esta opción si envía varios documentos para firmar en una sola transacción y desea que los archivos individuales adjuntos al registro de Salesforce se adjunten como archivos PDF independientes.
      • Pista de auditoría: seleccione esta opción para insertar la pista de auditoría en formato PDF en el registro de Salesforce.
      • Documentos complementarios: seleccione esta opción para insertar en el registro de Salesforce los documentos complementarios que carguen los destinatarios.
  3. En ¿Cuándo ejecutar la asignación? - Seleccione Estado del acuerdo y una de las siguientes opciones para especificar el estado del acuerdo que activa la ejecución de la asignación de datos:

    • Firmado/aprobado/aceptado/formulario rellenado/entregado
    • Esperando contrafirma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
    • Enviado para firma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
    • Cancelado/rechazado
    • Caducado
  4. Una vez hecho esto, seleccione Guardar.

  5. Si tiene un subdominio personalizado en su URL de Adobe Acrobat Sign (como https://caseyjones.na1.adobesign.com), debe añadir la URL a la lista Sitio remoto de Salesforce al asignar el acuerdo firmado. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

    1. Vaya a ConfiguraciónConfiguración > Seguridad > Configuración del sitio remoto.
    2. Seleccione Nuevo sitio remoto.
    3. Añada su dirección URL de Adobe Sign como nueva URL del sitio remoto.
    Configuración del sitio remoto

Puede crear numerosas asignaciones de datos, según sea necesario, y definir una de ellas como predeterminada. La asignación predeterminada se ejecuta cada vez que cambia el estado de un acuerdo. Puede haber una única asignación predeterminada.

Puede especificar de forma explícita la asignación que desea utilizar para un acuerdo haciendo referencia a ella en el campo Asignación de datos (echosign_dev1__Process_Template__c) del acuerdo. Puede utilizar un flujo de trabajo o un activador de Salesforce para ejecutar una lógica empresarial personalizada que determine la asignación de datos que vaya a utilizar.

Nota: No es necesario establecer ese campo para que apunte a la asignación predeterminada, ya que esta se ejecutará automáticamente si deja el campo en blanco.

También puede ejecutar una asignación antes o después de que el estado del acuerdo cambie a Firmado (p. ej., puede ejecutar la asignación tras producirse la primera firma) marcando la casilla de verificación Activar asignación de datos (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Puede utilizar un flujo de trabajo o un activador de Salesforce para ejecutar cualquier lógica personalizada que determine cuándo se produce una asignación de datos.

Además, puede asociar una asignación de datos a una plantilla de acuerdo. Consulte Plantillas de acuerdo para obtener más información.

Los campos de Salesforce tienen reglas de validación que pueden provocar un fallo en la asignación. Por ejemplo, si asigna un campo de texto de Acrobat Sign a un campo de correo electrónico de Salesforce, la validación puede fallar si el contenido del campo no es una dirección de correo electrónico válida.

Asegúrese de utilizar las reglas de validación de campos de formulario de Acrobat Sign donde sea posible para garantizar que los datos que los firmantes introducen se pueden insertar en Salesforce.Reglas de validación de campos de formulario PDF estándar de Acrobat Sign; permite crear reglas de validación al utilizar etiquetas de texto de Adobe Sign. Consulte la Documentación de etiquetas de texto para obtener más información.

Si una asignación falla por algún motivo, el mensaje de error se registra en el campo Error de asignación de datos (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) en el objeto de acuerdo de Acrobat Sign y se envía un correo electrónico al propietario de la asignación de datos para notificar el error.  

Nota:

También es posible crear un informe o una vista de lista que muestre los campos de asignación con errores..

La notificación por correo electrónico está activada de forma predeterminada, pero puede desactivarla siguiendo estos pasos:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.
  2. Seleccione Configuración de Adobe Sign.
  3. Seleccione Administrar.
  4. Seleccione Nuevo o Editar.
  5. Busque (Ctrl/Cmd + F) la configuración Habilitar notificación de errores de asignación.
  6. Edite la configuración como desee.
  7. Seleccione Guardar.

Creación de plantillas y flujos de trabajo de acuerdo

Las plantillas de acuerdo de Adobe Acrobat Sign le permiten configurar con antelación los valores y la configuración predeterminados de sus acuerdos. También es posible vincular una plantilla de acuerdo a un botón “Enviar para firmar”.

Acerca de las plantillas de acuerdo

Las plantillas de acuerdo permiten predefinir campos de acuerdo como el nombre, el mensaje, el idioma, las fechas de caducidad y las opciones de seguridad. También puede asociar a la plantilla del acuerdo una asignación de datos, una asignación de combinación y un objeto particulares (p. ej., Oportunidad, Cuenta, Contacto, Posible cliente, Contrato). Además, puede asignar campos a campos del acuerdo y predefinir definiciones de destinatarios y archivos adjuntos.

También es posible configurar un botón Enviar para firmar que aparezca en un registro de objeto relacionado (p. ej., Oportunidad), de modo que se vincule de forma predeterminada con una plantilla de acuerdo. Para generar un acuerdo mediante una plantilla de acuerdo, puede seleccionar Enviar para firmar.

Creación de una plantilla de acuerdo

Para crear una nueva plantilla de acuerdo:

  1. Vaya al Lanzador de aplicaciones y, en la esquina superior derecha, seleccione Adobe Acrobat Sign.

  2. Seleccione la pestaña Plantillas de acuerdo.

  3. En la página de inicio de Plantillas de acuerdo, seleccione Nueva.

    new-agreement-template

  4. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre de plantilla y seleccione un flujo de trabajo para esta, si lo desea.
    Nota: Verá la opción para seleccionar un flujo de trabajo solo si están habilitados. Consulte cómo Habilitar flujos de trabajo.

    Asignar un nombre a la plantilla

  5. Seleccione Guardar.

    Se muestra la nueva página Plantilla de acuerdo con el nombre de la plantilla en la parte superior. En la esquina superior derecha, seleccione el icono desplegable para editar las siguientes opciones:

    • Editar nombre: cambia el nombre de la plantilla actual.
    • Cambiar propietario: cambia el propietario de la plantilla actual. Debe asignarse a un usuario actual en la organización de Salesforce.
    • Clonar: duplica la plantilla actual con un único número de identificación de Salesforce.
    • Eliminar: borra la plantilla actual de Salesforce.
    new-agreement-edit-options

    Bajo el botón Guardar, la página muestra el ID de plantilla y los metadatos sobre quién la creó, a quién pertenece y quién la modificó por última vez. Puede activar o desactivar la casilla de verificación Activa para que la plantilla esté o no disponible. Las nuevas plantillas se crean con el estado Activa.

    new-agreement-metadata

Proporcione los detalles de la plantilla

template-details

Incluye los detalles principales relacionados con los acuerdos creados por la plantilla haciendo referencia a un objeto de Salesforce. Para proporcionar detalles de la plantilla, rellene los siguientes campos:

  • Nombre del acuerdo: define el nombre predeterminado del acuerdo. Todos los acuerdos se crean inicialmente con este nombre.
    Los campos de texto, como Nombre del acuerdo, pueden usar variables de Salesforce como parte de la definición para generar dinámicamente valores de campo importantes. Por ejemplo, puede personalizar el Nombre del acuerdo para incluir el nombre de un destinatario cuando se genera el acuerdo. Por ejemplo, Acuerdo de Acme Corp - {!Name}.
  • Objeto de Salesforce: seleccione el objeto principal de Salesforce que quiere usar como referencia principal para algunas de las definiciones opcionales de la plantilla del acuerdo.
    Por ejemplo, puede definir Destinatarios, Asignaciones de campo o Archivos adjuntos para que el acuerdo busque campos y asignaciones en el objeto principal o datos procedentes de objetos de búsqueda.  Si tiene un objeto principal definido en la plantilla de acuerdo, debería iniciar este desde un botón “Enviar para firmar” del objeto principal. Descubra cómo Habilitar el botón Enviar para firmar.
  • Datos asignados: seleccione Asignar datos a campos de acuerdo y un método de asignación:
    • Seleccionar desde objeto: requiere definir un Objeto de Salesforce. Según el objeto principal que configure, seleccione un campo Fuente y un campo Acuerdo de destinatario. Por ejemplo, si el objeto principal es “Oportunidad”, en la siguiente pantalla, seleccione el campo de origen de su objeto principal (p. ej., Oportunidad) y el campo de objeto del acuerdo de destinatario al que se asignarán los datos.
    • Valor específico de entrada: inserte un valor literal en un Campo Acuerdo de destinatario.
      Todos los campos asignados se enumeran en la plantilla y se pueden editar o eliminar individualmente.
datos de mapa

map-data-entry

  • Enviar automáticamente: habilite esta opción si tiene flujos de trabajo automatizados que desee utilizar para activar el envío de acuerdos, o si quiere enviar automáticamente un acuerdo después de que un usuario seleccione el botón Enviar para firmar desde un registro de Salesforce. Para que Enviar automáticamente funcione, la plantilla del acuerdo debe tener definidos al menos un destinatario y un archivo adjunto.
  • Tipo de acuerdo: seleccione de la lista de Tipos de acuerdo definidos.
  • Idioma: establece el idioma que se utiliza en las comunicaciones con el destinatario, incluidos los correos electrónicos y las instrucciones en pantalla
  • Seleccione el tipo de firma para este acuerdo.
    • Firma electrónica: para recopilar firmas electrónicas de forma predeterminada.
    • Firma escrita: seleccione esta opción para indicar a los destinatarios que descarguen el documento, lo firmen físicamente, escaneen el documento firmado y lo carguen en Acrobat Sign.

Adjuntar documentos

Debe adjuntar uno o varios documentos que la plantilla debe enviar. Si no hay documentos adjuntos a la plantilla, deberá seleccionar el remitente cuando configure el Acuerdo.

Si la plantilla está configurada como Autocompletar, debe adjuntar al menos un documento con la plantilla.

template-attachments

Para adjuntar documentos, haga lo siguiente:

  1. Seleccione Cargar archivos y cargue un archivo mediante el asistente de menús.
    O bien, arrastre y suelte un archivo desde el escritorio.
    Nota: Todos los archivos cargados se añaden al contenido de Salesforce CRM y Archivos y son propiedad de la persona que los carga.
  2. Bajo Seleccionar para agregar documentos, seleccione una de las opciones siguientes y busque un documento por bibliotecas específicas mediante la barra Buscar:
    • CRM y archivos de Salesforce: su biblioteca personal. Cualquier documento que cargue desde su sistema se almacena en esta biblioteca por si necesita usarlo más adelante.
    • Documentos de Salesforce: la biblioteca de Salesforce compartida entre usuarios.
    • Biblioteca de Acrobat Sign: se refiere al contenido de la biblioteca almacenado en el sistema Acrobat Sign.
    • Búsqueda avanzada: la interfaz con todas las opciones anteriores disponibles.
  3. Bajo Opciones avanzadas, si lo desea seleccione Elegir origen del documento. Permite seleccionar un documento u objeto desde un objeto de Salesforce o una variable de tiempo de ejecución. Algunos objetos principales de Salesforce ofrecen opciones adicionales para el origen del documento. Por ejemplo, si el Objeto de Salesforce en la pestaña Detalles de plantilla es Oportunidad, tiene una opción de origen adicional de Agregar desde presupuesto de oportunidad. Hay tres opciones:
    • Añadir desde el objeto de Salesforce
      • Tipo de fuente: seleccione el tipo de objeto del documento entre Archivo o Adjunto.
      • Selección de documento, seleccione el documento que desea adjuntar en función de uno de estos criterios: Documento más reciente (fecha de creación más reciente), Más antiguo.
      • Documento (Fecha de creación más antigua) o Todos los documentos (Todos los documentos encontrados).
    • Añadir desde presupuesto de oportunidad
      • Tipo de presupuesto: presupuesto más reciente o antiguo.
      • Tipo de presupuesto determinado por: fecha de última modificación o fecha relacionada.
      • Tipo de documento de presupuesto: Documento más reciente, Documento más antiguo o Todos los documentos.
    • Variable de tiempo de ejecución
      • Añada de forma dinámica un adjunto de un objeto.
      • Agregar un nombre de variable de tiempo de ejecución: especifique la variable y el tipo de ID del objeto de Salesforce.
  4. Para importar una plantilla de campos de la biblioteca de Adobe Sign, utilice la barra de búsqueda en el campo Agregar plantilla de campos de formulario.
doc-source-add-salesforce-object

add-from-opportunity-quote

runtime-variable

Agregar detalles de los destinatarios

Puede utilizar la pestaña Destinatarios para agregar destinatarios y controlar la pila de destinatarios del acuerdo. Para ello, rellene los siguientes datos:

  • En flujo de trabajo de firma, seleccione una de las dos opciones siguientes:
    • Firma de todos los destinatarios: todos los destinatarios especificados en la plantilla tendrán que participar en el proceso, según las funciones que tengan. Seleccione esta opción para todos los acuerdos que no deban ser firmados solo por el remitente.
    • Solo firma el remitente: habilite esta opción para agregar a la plantilla la funcionalidad “Solo mi firma”. Debe seleccionar Habilitar Solo firma el remitente para utilizar esta opción. En función de sus necesidades, esta opción se puede establecer como de solo lectura mediante la configuración Solo lectura Solo firma el remitente.
  • En Destinatarios, seleccione una función de destinatario en la lista desplegable Firmante.
  • En el campo Buscar contactos, busque el contacto del destinatario. Si no, seleccione Correo electrónico en la lista desplegable y agregue la dirección de correo electrónico del destinatario. Los destinatarios se pueden añadir mediante lo siguiente:
    • Objeto de Salesforce: contacto, usuario, posible cliente o grupo.
    • Correo electrónico: cualquier correo electrónico es aceptable.
    • Variable de tiempo de ejecución: inserte de forma dinámica un destinatario basado en un valor importado desde una variable del objeto principal (tal y como aparece definido en la pestaña Detalles de la plantilla).
  • Para agregar más destinatarios, seleccione Agregar destinatario.
  • Para agregarse como firmante, seleccione Agregarme. Seleccione Firmar el último o Firmar primero para establecer el orden de firma para usted. Seleccione Firma de host para el primer firmante si es necesario.
  • Para cambiar el método de verificación de la identidad, seleccione Correo electrónico para abrir el menú de verificación de identidad. En el menú desplegable, seleccione uno de los siguientes métodos de verificación, según sea necesario: Contraseña, KBA, Teléfono o Identificación oficial.
  • Si lo desea, puede agregar un mensaje para los destinatarios del acuerdo.
  • Bajo Opciones avanzadas:
  • Para facilitar las firmas alojadas y en persona, seleccione Habilitar firma alojada (firma en persona).
  • Para permitirle previsualizar el acuerdo y arrastrar y soltar campos de formulario sobre él antes de enviarlo para su firma, seleccione Habilitar campos de previsualización y posición.
  • Para enviar el acuerdo en nombre de un usuario específico, seleccione Enviar en nombre de y especifique un ID de registro de usuario. consulte cómo habilitar la función “Enviar en nombre de”.
  • Si lo desea, seleccione Métodos de verificación avanzados para configurar los métodos de verificación para los destinatarios si está controlando la verificación del firmante en función del estado del destinatario interno o externo.
template-recipients

Agregar asignaciones de datos

En la pestaña Asignación de datos, puede especificar qué asignación de datos y qué asignación de combinación (o ambas) se ejecutan automáticamente cuando se envían acuerdos mediante esta plantilla de acuerdo.

  • Asignación de combinación: seleccione una asignación de datos para combinar campos de Salesforce en un acuerdo antes de enviarlo.
  • Asignación de datos: seleccione una asignación de datos que se utilizará para asignar a Salesforce las entradas de un acuerdo firmado.
data-mapping

Configure reglas adicionales

Puede configurar reglas adicionales para automatizar tareas de acuerdos comunes. Para ello, rellene los siguientes campos, según sea necesario:

  • En Recordatorios automáticos, seleccione una de las siguientes opciones del menú desplegable: NuncaTodos los días, Hasta que se firmeTodas las semanas, Hasta que se firme.
  • En Días restantes para la caducidad: introduzca el número de días que quedan para que el acuerdo caduque. El número de días introducido se agrega a la fecha actual en la que se generó el registro de acuerdo a partir de la plantilla de acuerdo para calcular dinámicamente la fecha de caducidad.
    Nota: Si utiliza la versión del paquete 21.x o anterior, verá los Días hasta el vencimiento como campo de número. Clientes que utilicen la versión del paquete 21.x o posterior ven el campo como un campo de texto, lo que les permite hacer referencia a otros campos del objeto principal, como {!Expiry Date}. Los clientes que hayan realizado la actualización desde una versión anterior a la 21 tendrán ambos campos.
  • En URL de redireccionamiento para publicación de firma, introduzca una dirección URL para redirigir automáticamente a los firmantes de un acuerdo a la dirección URL especificada después de firmar. Para poder usar esta opción, el ajuste Habilitar opciones de publ. de firma debe estar activado.
  • Si ha activado la configuración de las Opciones de publicación de firma y se ha especificado una URL de redireccionamiento para publicación de firma Se especifica, en el campo Retraso de redireccionamiento de publicación de firma (segundos), introduzca el número de segundos que deben transcurrir antes de ejecutar el redireccionamiento.
  • Seleccione la casilla de verificación Proteger documento firmado con contraseña para cifrar el PDF firmado que se envía a los firmantes.
  • Seleccione la casilla de verificación Establecer como plantilla predeterminada para todos los acuerdos para configurarla como la plantilla de acuerdo predeterminada para los nuevos acuerdos. También puede definir una plantilla de acuerdo específica para asociarla a otros acuerdos, lo que anula la plantilla de acuerdo predeterminada. Por ejemplo, puede crear un botón “Enviar para firmar” personalizado para el objeto Cuenta asociado a una plantilla de acuerdo específica. Consulte Habilitar el botón Enviar para firmar para obtener más información sobre botones personalizados.
  • Seleccione Activado como acciones del publicador de Chatter para habilitar esta plantilla de acuerdo si ha habilitado las acciones del publicador de Chatter en su organización. La Acción del publicador de Chatter permite a los usuarios enviar acuerdos desde Chatter. Active esta casilla para que la plantilla pueda recibir acciones de Chatter sobre cualquiera de los siguientes objetos principales: Contacto, Cuenta u Oportunidad. Por ejemplo, si el objeto principal es oportunidad, marcar esta casilla permite a los usuarios enviar la plantilla de acuerdo desde cualquier fuente de Chatter de oportunidad. Si deja el objeto principal en blanco, puede habilitar la plantilla de acuerdo desde la página de inicio del suministro de Chatter.
    Para obtener más información, consulte la Acción del publicador de Adobe Acrobat Sign Chatter.
template-rules

Habilitación de flujos de trabajo de Acrobat Sign

Salesforce se puede configurar fácilmente para importar flujos de trabajo de Acrobat Sign, lo que proporciona a los agentes la flexibilidad para enviar desde ambos entornos con la misma estructura de destinatarios, métodos de autenticación, distribución por correo, etc.

El uso de flujos de trabajo como fuente para las plantillas de Salesforce también permite utilizar plantillas de documento multiusos con las que puede incluir o saltarse destinatarios, según sea necesario.

Elija un flujo de trabajo

Definir una plantilla de Salesforce es un poco distinto cuando se adjunta un flujo de trabajo, ya que el flujo de trabajo modifica la pestaña Destinatarios para alinearse con el flujo de trabajo e inserta algunos elementos configurados que normalmente definiría en la plantilla de SFDC.

La lista siguiente muestra las diferencias en el proceso de instalación:

Para obtener acceso a los flujos de trabajo de Salesforce, debe hacer lo siguiente:

  • Debe tener al menos un flujo de trabajo disponible en Acrobat Sign.
  • Configurar la cuenta de Salesforce para acuerdos push. Genera la URL del sitio de devolución de llamada que necesita en el siguiente paso.
  • Introduzca su URL de sitio de devolución de llamada en el campo Notificación del acuerdo de URL de devolución de llamada en la configuración personalizada de Adobe Sign, de esta manera:
    1. Inicie sesión como administrador de Salesforce.
    2. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados.
    3. Seleccione Configuración de Adobe Sign.
    4. Seleccione Administrar.
    5. Seleccione Editar.
    6. Copie el valor en URL de devolución de llamada de Adobe al sitio de Salesforce y péguelo en el campo Notificación del acuerdo de URL de devolución de llamada. 
    7. Seleccione Guardar.
Aplique la Notificación del acuerdo de URL de devolución de llamada

Ahora puede utilizar flujos de trabajo en su organización de Salesforce.

  1. En la esquina superior derecha de la página del Lanzador de aplicaciones, seleccione Adobe Acrobat Sign. 
  2. Seleccione la pestaña Plantillas de acuerdo.
  3. En la página de inicio Plantillas de acuerdo, seleccione Nueva.
  4. Indique un Nombre para la plantilla.
  5. Seleccione un flujo de trabajo en la lista desplegable Elegir flujo de trabajo. Solo verá los flujos de trabajo disponibles para su usuario en Adobe Sign.
Plantilla de flujo de trabajo

La pestaña Detalles de la plantilla rellena automáticamente el valor Nombre del acuerdo tal y como se define en el flujo de trabajo.

Los demás campos están disponibles para configurarlos como una plantilla estándar.

Nombre del acuerdo importado

En la pestaña Adjunto, solo verá los documentos disponibles según el flujo de trabajo de Acrobat Sign.

  • Los valores de Título del documento de Acrobat Sign se importan y se muestran en la columna Título de Salesforce.
  • Los documentos adjuntos en el flujo de trabajo de Acrobat Sign se importan a una lista para el selector de Archivos en Salesforce.
    • Solo hay una opción en el selector, el archivo definido en el flujo de trabajo de Acrobat Sign. El archivo debe seleccionarse explícitamente en el selector al crear la plantilla y se adjunta automáticamente cuando los usuarios la invocan.
    • Los documentos definidos en Acrobat Sign que no adjunten el archivo se mostrarán como una opción para Añadir archivo.
      • Este archivo “vacío” se puede rellenar en el nivel de plantilla y se rellenará a medida que los usuarios invoquen la plantilla. Si no se añade un archivo en el nivel de plantilla, el campo permanece abierto para que el remitente añada un archivo al crear el acuerdo.
Archivos adjuntos importados

La pestaña Destinatario importa la lista de destinatarios y el orden desde el flujo de trabajo de Acrobat Sign.

  • El valor del nombre del destinatario en el flujo de trabajo de Acrobat Sign se importa como el “título” más a la izquierda del registro de destinatarios.
  • Los destinatarios identificados explícitamente con un correo electrónico en el flujo de trabajo incluyen dicho correo electrónico en la plantilla de Salesforce.
    • Si el flujo de trabajo de Acrobat Sign no permite la edición del destinatario, la plantilla bloquea el campo para ese destinatario, lo que impide la edición.
    • Los destinatarios que no estén explícitamente identificados en el flujo de trabajo se pueden editar en la plantilla.
    • Si se añade un valor a la plantilla, este se inserta cuando se invoca la plantilla y el remitente la puede editar.
  • Los destinatarios que sean “opcionales” en el flujo de trabajo de Adobe Sign pueden dejarse como valores vacíos en Salesforce.
Lista de destinatarios importados

 

El Mensaje del acuerdo y las partes copiadas en CC también se importan a la pestaña Destinatario (desde la sección Información del acuerdo del flujo de trabajo de Acrobat Sign).

Mensaje importado y CC

Nota:

Si el flujo de trabajo de Acrobat Sign incluye métodos de autenticación para los destinatarios, estos también se importan, aunque no se muestren en la plantilla.

La asignación de datos no se puede importar desde el flujo de trabajo de Acrobat Sign, pero se puede configurar manualmente para la plantilla.

La pestaña Reglas importa el valor de Días hasta la caducidad del flujo de trabajo:

Fecha de caducidad importada

Nota:

Los cambios realizados en una plantilla de Salesforce no se guardan automáticamente.

Asegúrese de hacer clic en el botón Guardar de la esquina superior derecha de la pantalla para guardar los cambios.

Habilitación del botón “Enviar para firmar”

El botón “Enviar para firmar” está asociado a la plantilla de acuerdo predeterminada o a cualquier plantilla de acuerdo específica que configure. De forma predeterminada, la integración de Acrobat Sign para Salesforce incluye un botón Enviar para firmar que puede añadir a sus diseños de página de Oportunidad, Cuenta, Contacto, Posible cliente o Contrato. También puede crear múltiples botones “Enviar para firmar” personalizados que pueden añadirse a otros objetos y asociarse a distintas plantillas de acuerdo.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo habilitar el botón “Enviar para firmar” para el objeto Oportunidad:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos.

  2. Seleccione el objeto que desea editar (en este ejemplo, Oportunidad) en la lista de objetos de la parte izquierda.

  3. En el panel izquierdo, seleccione Diseños de página.

  4. Seleccione el diseño de página que desea editar.

  5. En la lista del panel izquierdo, seleccione Botones.

  6. Arrastre el botón Enviar para firmar desde la sección superior al cuadro “Botones personalizados” de la sección Detalles de oportunidad.

Puede crear botones “Enviar para firmar” personalizados para otros objetos. Puede etiquetar el botón según sus necesidades.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo crear un botón “Enviar para firmar” personalizado para el objeto Oportunidad:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos.

  2. Seleccione el objeto que desea editar (en este ejemplo, Oportunidad) en la lista de objetos de la parte izquierda.

  3. Cuando se cargue la página del objeto, seleccione la opción Botones, vínculos y acciones del carril izquierdo.

  4. En la esquina superior derecha, seleccione Nuevo botón o vínculo

    Muestra la página Editar botón o vínculo personalizado.

  5. Puede copiar el botón Oportunidad establecido como predeterminado (véase la captura de pantalla siguiente), pero tendrá que reemplazar la variable de identificador de objeto al final de la ruta con la variable de identificador de objeto que quiera añadir:

    {! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }

    Código para asignar un botón

    • (Opcional) Asocie una plantilla de acuerdo específica al botón:

    Si desea asociar una plantilla de acuerdo específica a un botón “Enviar para firmar” concreto, la ruta del botón debe ser la siguiente:

    {!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}

    Donde templateId debe establecerse en el identificador específico de la plantilla de acuerdo que se va a utilizar. Si este valor no está definido, se utilizará la plantilla de acuerdo predeterminada. Puede obtener el templateId de la dirección URL de la página Plantilla del acuerdo:

    URL de plantilla

    • Opcionalmente, después de hacer clic en el botón y generar el acuerdo, envíe al usuario a una página distinta a la del acuerdo mediante el parámetro retURL.

    Ejemplo: Puede definir un botón “Enviar para firmar” de tal modo que, al hacer clic en él, se lleva al usuario a una dirección URL específica o se lo devuelve al registro, en vez de llevarlo a la página del acuerdo. Para definir este botón, utilice esta cadena como ejemplo:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

    • (Opcional) Tras hacer clic en el botón, active onLoadAction para Enviar

    Ejemplo: Puede definir un botón “Enviar para firmar” de tal modo que, al hacer clic en él, se lleva al usuario a la página del acuerdo y, una vez cargada esta, el acuerdo se “Envía” sin más intervención del usuario. Para definir este botón, utilice esta cadena como ejemplo:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

    Consulte onLoadActions para obtener más información. Como alternativa, puede asignar el valor “Enviar” al campo “Acción de carga (lista de selección)” en el registro del acuerdo. Consulte Asignar datos a campos del acuerdo para obtener información sobre cómo definir esta asignación.

  6. Seleccione Guardar.

    Después de crear el botón personalizado, vaya al diseño de página del objeto y añádalo a la página, guiándose con los pasos indicados anteriormente en el ejemplo de Oportunidad.

Opciones Habilitar tras la firma

Puede habilitar las opciones posteriores a la firma para llevar a los firmantes a la página de aterrizaje que prefiera. Esto hace que las opciones “URL de redirección para publ. de firma” y “Demora de redir. en publ. de firma” estén disponibles en la página Enviar acuerdo. Después de firmar, se redirigirá a los firmantes del acuerdo a la dirección URL especificada. Por ejemplo, podría redirigir a los firmantes al sitio web de su empresa o a una página de encuestas. Esta opción puede hacerse de solo lectura para los remitentes mediante el ajuste Leer solo opciones de publ. de firma.

Para habilitar las opciones de publicación de firma:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.

  2. Seleccione Configuración de Adobe Sign.

  3. Seleccione Administrar.

  4. Seleccione Nuevo (o Editar).

  5. Encuentre la opción Habilitar tras la firma y modifíquela como desee.

    Opcionalmente, busque la configuración de opciones de Solo lectura tras la firma y modifíquela como desee.

  6. Seleccione Guardar.

Habilitación de la funcionalidad Enviar en nombre de…

Puede habilitar la funcionalidad “Enviar en nombre de” si se da el caso de que alguien en su organización de Salesforce tiene que enviar acuerdos en nombre de otra persona. Esta característica funciona con cualquier envío de acuerdo, incluido el envío en segundo plano, que se activa actualizando el campo de acuerdo “Acciones en segundo plano” o mediante la opción “Enviar automáticamente” de las plantillas de acuerdo. También puede, en una plantilla de acuerdo, establecer una búsqueda de usuario en “Enviar en nombre de”, de modo que se rellene automáticamente al generarse el acuerdo. 

Para habilitar la funcionalidad “Enviar en nombre de”:

  1. Para habilitar el ajuste “Permitir envío en nombre de otros”, siga los pasos siguientes:

    1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.
    2. Seleccione Configuración de Adobe Sign.
    3. Seleccione Administrar.
    4. Seleccione Nuevo (o Editar).
    5. Busque el ajuste (Ctrl/Cmd + F) Permitir envío en nombre de otros y edítelo según sea necesario.
    6. Seleccione Guardar.

  2. Añada el campo “Envío como otro usuario (DC): SÍ” al diseño de registro de usuario haciendo lo siguiente:

    1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos.
    2. Seleccione Usuario en el Gestor de objetos.
    3. Seleccione Diseños de página de usuario en el carril izquierdo de la página del objeto Usuario.
    4. Seleccione Diseño de usuario.
    5. Con la opción Campos seleccionada, seleccione Permitir envío como otros usuarios Adobe Acrobat Sign y arrastre hasta la sección del diseño Información adicional (Encabezado solo visible al editar).
    6. Seleccione Guardar.

  3. Para el usuario específico en cuyo nombre desea enviar, debe habilitar la opción “Envío como otro usuario (Adobe Sign): SÍ” como se indica a continuación:

    1. Vaya a Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios.
    2. Para un usuario específico, seleccione Editar.
    3. En la página Edición de usuario, en la sección Información adicional, habilite la opción Permitir envío como otros usuarios de Adobe Sign.
    4. Seleccione Guardar.

  4. Agregue el campo “Enviar en nombre de otros” al diseño de página del acuerdo haciendo lo siguiente:

    a. Vaya a Configuración > Generar > Crear > Objetos.

    b. Seleccione Acuerdo.

    c. En la parte superior de la página, seleccione Conjuntos de campos.

    d. Seleccione Editar.

    e. Al seleccionar Acuerdo, localice el campo Enviar en nombre de y, a continuación, arrástrelo y suéltelo hasta la sección En el conjunto de campos.

    f. Al configurar el acuerdo para su envío, el campo “Enviar en nombre de” debe incluir el usuario que ha permitido que otros lo envíen en su nombre. 

Habilitar opción Solo firma el remitente

Habilite este ajuste para mostrar y activar la opción “Solo firma el remitente” en la sección Destinatarios de la página Enviar acuerdo. Cuando se utiliza la opción “Solo firma el remitente”, el acuerdo o documento se presenta al remitente para que lo firme. Esta funcionalidad es similar a “Rellenar y firmar” de los servicios de Adobe. Esta opción se puede definir como de solo lectura mediante la configuración Solo lectura Solo firma el remitente.

Para habilitar la función Solo firma el remitente:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.

  2. Seleccione Configuración de Adobe Sign.

  3. Seleccione Administrar.

  4. Seleccione Nuevo (o Editar).

  5. Encuentre la configuración Habilitar Solo firma el remitente y edite según sea necesario. Opcionalmente, Buscar la configuración de Solo firma el remitente de Solo lectura y edite según sea necesario.

  6. Seleccione Guardar.

Uso de onLoadActions

Salesforce puede activar acciones automáticamente mediante el parámetro URL de onLoadAction, que Acrobat Sign admite para las acciones de botón Acuerdo: Enviar, Recordar, Eliminar, Cancelar, Actualizar y Ver. El parámetro URL respeta la configuración de la barra de herramientas (consulte la Guía de personalización avanzada) establecida por los administradores, de modo que solo estarán disponibles las opciones habilitadas.

Ejemplos de URL con onLoadAction:

  • Enviar: asegúrese de tener en su cuenta un acuerdo con el estado Borrador.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

  • Recuerde: asegúrese de que tener en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

  • Eliminar: asegúrese de tener en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

  • Cancelar: asegúrese de tener en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

  • Actualizar: asegúrese de tener en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

  • Ver: asegúrese de tener en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar, Firmado o Cancelado.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

Logotipo de Adobe

Inicia sesión en tu cuenta