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Última actualización el
4 ene. 2024
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Información general
Adobe Acrobat Sign para Salesforce: guía de asignaciones de campos y plantillas proporciona instrucciones sobre cómo utilizar las plantillas y configurar la función Asignación de datos y combinación.
Acrobat Sign le da la capacidad de utilizar formularios interactivos para obtener datos de los firmantes, colocar campos de firma e iniciales en sus documentos, obtener información tanto del remitente como del firmante y muchas cosas más.
Puede crear su propia biblioteca de plantillas al guardar formularios y plantillas de Acrobat Sign en la pestaña Documentos de Salesforce.
Adobe Acrobat Sign para Salesforce: guía de asignaciones de campos y plantillas proporciona instrucciones sobre lo siguiente:
- Creación de formularios y etiquetas de texto
- Configuración de asignaciones de combinación y datos
- Uso de asignaciones de datos para transferir datos y archivos del firmante a registros de Salesforce
- Uso de asignaciones de combinación para generar documentos con datos de Salesforce
- Creación de plantillas y flujos de trabajo de acuerdo
- Habilitación de flujos de trabajo de Acrobat Sign
- Habilitación del botón Enviar para firmar
- Opciones Habilitar tras la firma
- Permitir envío en nombre de otros
- Habilitación de que solo el remitente firme un acuerdo
- Agregar componentes AgreementPanel (o AgreementPanelWide) y AgreementList
- Uso de onLoadActions
Para que una asignación sea correcta, debe emplear formularios generados previamente y con nombres de campo definidos, de modo que pueda relacionar de forma lógica los campos de objetos SFDC con los del formulario de Acrobat Sign.
Abajo se muestra un formulario sencillo. Los campos están definidos en los pares de llaves que hay a cada lado (que indican el ancho del campo) y el nombre del campo (la cadena de caracteres que hay entre las llaves).
Puede utilizar las etiquetas de texto de Acrobat Sign para lo siguiente:
- Definir ubicaciones específicas en los documentos para que los clientes añadan sus firmas e iniciales.
- Recopilar datos de los firmantes que después puedan añadirse a su cuenta de Salesforce.
- Combinar datos de Salesforce en campos de documentos antes de enviarlos para su firma.
Puede crear formularios de Acrobat Sign añadiendo etiquetas de texto especiales a cualquier documento (Word, PDF, texto, etc.) que envíe a través de Acrobat Sign.
Las etiquetas de texto pueden incluir otros argumentos aparte del valor de nombre, como validaciones, cálculos y expresiones regulares. Un conocimiento profundo de la creación de formularios puede mejorar de forma significativa la calidad de los datos que captura durante el proceso de firma.
Con la función de acortamiento de etiquetas de texto, puede crear formularios con asignación de campos, lo que establece una convención estandarizada para los nombres de campo recurrentes en los documentos. Esta función ofrece las ventajas siguientes:
- Ahorrar tiempo evitando la necesidad de volver a crear etiquetas formales.
- Mejorar la coherencia de la asignación de datos en varios formularios y servir como referencia para formularios futuros.
Para obtener más información, consulte Guía de etiquetas de texto de Adobe Acrobat Sign.
Puede utilizar la siguiente configuración para ajustar las asignaciones de combinación y datos en su cuenta de Sign para Salesforce:
Configuración opcional
- Habilitar notificaciones de errores de asignación (activado de forma predeterminada): active esta configuración para enviar notificaciones de correo electrónico al propietario de la asignación de datos o de combinación en caso de que se produzcan errores cuando se ejecuten las asignaciones.
- Mostrar campos Nombre de API (deshabilitado de forma predeterminada): active esta opción para que se muestre el nombre de la API de cada campo y la relación de los objetos de Salesforce al establecer la asignación de datos o de combinación.
Configuración sugerida
- Cargar nombres de campo en formularios de Salesforce: puede rellenar los campos de objeto de SFDC con nombres de campo de asignación de combinación y datos al cargar los nombres de campo en Salesforce. Esto le permite seleccionar los nombres de una lista, en lugar de escribirlos en un campo de texto.
Siga los pasos que se indican a continuación para cargar los nombres de campo en los campos de objeto de Salesforce:- Cree un formulario con todos los campos definidos.
- Envíe el formulario para firmar mediante Salesforce con un nombre de acuerdo obvio, como Plantilla de campos W4. Le ayuda a encontrar la plantilla adecuada mientras asigna los campos.
- Introduzca contenido en todos los campos que quiera asignar y firme el acuerdo, de modo que en Salesforce se registre como completado.
La plantilla ya está disponible para seleccionarla al utilizar la función Importación de la asignación de datos o de combinación.
Puede utilizar asignaciones de combinación de Acrobat Sign para combinar los datos de campo de Salesforce en los campos de sus documentos antes de enviarlos para su firma.
Por ejemplo, puede rellenar automáticamente desde un registro de Salesforce la dirección y el número de teléfono de un posible cliente antes de enviar el acuerdo para que se firme. También puede cambiar el estado de una oportunidad una vez que el acuerdo ya esté firmado y ejecutado. Existe la opción de que los firmantes actualicen los campos de datos combinados, para lo cual hay que enviar los cambios realizados por los firmantes de vuelta a Salesforce.
Asimismo, puede utilizar la asignación de combinación para añadir automáticamente las listas de productos asociadas a una oportunidad. Puede establecer qué atributos de producto (por ejemplo, cantidad y precio) se incluyen en sus acuerdos y especificar cómo se ordenan y filtran los productos asociados.
Acerca de la asignación de combinación
Un tipo de fuente de datos para una asignación de combinación puede ser un valor constante específico o el valor de un campo de objeto de Salesforce al que se puede hacer referencia desde el acuerdo de Acrobat Sign. El destinatario de cada elemento de una asignación de combinación es un campo designado en un acuerdo de Acrobat Sign.
Por ejemplo, la siguiente asignación actualiza los campos Nombre y Apellido del documento de Acrobat Sign con los datos de campo del destinatario (contacto) disponibles en Salesforce. También rellena el campo de la compañía del documento con el nombre de la cuenta.
Nota:
Cuando selecciona un objeto para asignar, empieza por el objeto del acuerdo y continúa hacia el objeto principal/de búsqueda. La asociación entre los objetos ya debe estar establecida en tiempo de ejecución.
Para crear una asignación de combinación:
-
-
Seleccione la pestaña Asignaciones de combinación.
-
En la página de inicio de Asignación de combinación, seleccione Nueva.
Aparecerá la página Nueva asignación de combinación.
-
En la sección Información de asignación:
- Escriba un nombre para la asignación.
- Para ejecutar la asignación de forma predeterminada al enviar un acuerdo para su firma, seleccione la casilla de verificación Asignación de combinación predeterminada.
-
Para importar y asignar nombres de campo de formulario a partir de un documento existente, puede seleccionar un acuerdo ya enviado y firmado.
Es posible importar campos de acuerdos adicionales para añadir más de la manera siguiente:
- Seleccione el encabezado Importar campos de formulario del documento para mostrar la sección Importar campos de formulario del documento.
- Seleccione el icono Búsqueda para Importar campos de.
- Seleccione el acuerdo desde el que desea importar campos.
- Seleccione Importar campos de formulario.
Muestra el número de campos de formulario importados.
Nota:Los campos con nombres duplicados no se importarán dos veces.
-
En la sección Asignar los campos de objeto de Salesforce en los campos del documento puede crear una asignación desde campos a los que se puede hacer referencia desde un objeto en un acuerdo de Acrobat Sign (se incluyen los campos personalizados). También puede añadir reglas de asignación para combinar datos en documentos de Acrobat Sign.
-
Para añadir una nueva fila en blanco, seleccione Añadir una asignación de campo.
-
Defina las asignaciones y las reglas de asignación en los siguientes campos:
- Campo de documento de destinatario: si ha importado campos de formulario, selecciónelos o introduzca un nombre de campo específico. Seleccione el icono situado a la izquierda de Campo de documento de destinatario para cambiar entre un campo de entrada de texto y un menú desplegable que muestra los valores de campo de formulario disponibles e importados.
- Tipo de origen: seleccione Campo de objeto de Salesforce o Constante.
- Valor de origen: en función del tipo de origen seleccionado, debe especificar lo siguiente:
- Si el tipo de origen es Campo de objeto de Salesforce, debe seleccionar un valor. Para ello, seleccione Objeto seleccionado y luego, desde el diálogo Selector de objeto que aparece, el campo de objeto de origen de Salesforce.
- Si el tipo de origen es Constante, debe introducir un valor en el campo Valor de origen.
- Desactivar: si esta opción está marcada, esta fila de asignación no se ejecuta.
- Acciones: seleccione esta opción para eliminar la fila.
-
Repita los pasos 1-2 para añadir más filas de asignación.
En la sección Asigne los campos de elementos de línea de producto de Salesforce a campos de documento de Adobe puede añadir listas de productos asociados a una oportunidad.
-
Para añadir una nueva fila en blanco, seleccione Añadir asignación de campos.
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Seleccione Objeto seleccionado.
-
En el cuadro de diálogo Selector de objeto que se abre, seleccione un campo de origen de Salesforce, Oportunidad y Producto de oportunidad y, a continuación, añada los atributos de producto, como cantidad, precio y descripción, que se incluirán en los acuerdos. También puede especificar el campo y el orden de clasificación.
-
A continuación, seleccione Listo.
-
Repita los pasos del 1 al 4 para agregar más filas de asignación.
Una vez completada la plantilla de asignación de combinación, seleccione Guardar.
Puede crear tantas asignaciones de combinación como necesite, una de la cuales puede definirse como asignación predeterminada para que se ejecute siempre que se envíe un acuerdo para su firma. Solo puede haber una asignación predeterminada.
También puede especificar de forma explícita la asignación de combinación que desea utilizar para un acuerdo si hace referencia a ella en el campo “Asignación de combinación” (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) del acuerdo. Puede utilizar un flujo de trabajo de Salesforce para ejecutar cualquier lógica empresarial personalizada que determine qué plantilla se va a utilizar. No es necesario configurar este campo para que apunte a la asignación por defecto, ya que esta se ejecutará si lo deja en blanco.
Nota:
Se recomienda que las implementaciones grandes o complejas utilicen la asignación predeterminada únicamente durante las fases iniciales de diseño y prueba. La práctica habitual debería ser la designación explícita de las plantillas a utilizar.
Los campos de Salesforce tienen reglas de validación que pueden provocar un fallo en la asignación. Por ejemplo, si asigna el campo de correo electrónico de Salesforce a un campo de texto de Adobe Acrobat Sign, puede producirse un error si la dirección de correo electrónico no es válida.
Si una asignación falla por algún motivo, el mensaje de error se registra en el campo Error de asignación de combinación (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) en el objeto de acuerdo de Adobe Acrobat Sign y se envía un correo electrónico al propietario de la asignación de combinación para notificar el error.
Nota: Puede crear un informe o una vista de la lista para mostrar los campos de asignación fallidos.
-
Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.
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Seleccione Configuración de Adobe Sign.
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En la página Configuración de Adobe Sign, seleccione Administrar.
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En la página Configuración personalizada, seleccione Nuevo o Editar.
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Seleccione la casilla de verificación Habilitar notificación de error de asignación.
La notificación por correo electrónico está habilitada de forma predeterminada, pero puede desactivarse mediante esta configuración:
Las asignaciones de datos de campos de formulario de Acrobat Sign le ayudan a definir cómo Acrobat Sign actualizará los objetos de Salesforce con los datos de los firmantes. Por ejemplo, puede actualizar el registro de contacto de un firmante en Salesforce.com con la dirección y el número de teléfono que el contacto proporciona al completar y firmar el documento. También puede, mediante asignaciones de archivos, devolver el acuerdo firmado con Acrobat Sign, la pista de auditoría y cualquier documento de apoyo cargado por los destinatarios a los objetos de Salesforce.
Acerca de las asignaciones de datos
Las asignaciones de datos de Acrobat Sign actualizan los objetos de Salesforce cuando se firma un acuerdo con Acrobat Sign, o en alguna fase especificada del flujo de trabajo del acuerdo. Cada asignación de datos se configura por adelantado e incluye reglas de asignación de datos. Cada regla de asignación de datos define la fuente de datos y el campo de destino de Salesforce que debe actualizar.
Una fuente de datos para una asignación puede ser un campo de formulario de Acrobat Sign, un valor constante específico o un valor de campo de un acuerdo de Adobe Sign. El destinatario de cada elemento de asignación de datos puede ser todo campo de cualquier objeto de Salesforce al que se pueda hacer referencia desde el acuerdo de Acrobat Sign.
Por ejemplo, la siguiente asignación actualiza el nombre y el apellido del firmante (introducidos por el propio firmante) en el objeto Contacto. Una vez firmado el acuerdo, también actualiza la etapa de la oportunidad y añade a esta el acuerdo firmado y la pista de auditoría.
Los siguientes son otros ejemplos de uso de asignaciones de datos para actualizar Salesforce:
- Actualización de la información de contacto del destinatario
- Adición de un número de PO a la Oportunidad
- Actualización de la información de pago de la Cuenta
- Cambio de la etapa de Oportunidad cuando se firma el contrato
- Adición de PDF firmado y pista de auditoría del Contacto.
Para utilizar las asignaciones de datos para transferir datos y archivos del firmante a los registros de Salesforce, debe aprender a hacer lo siguiente:
Siga los pasos que se indican a continuación para crear una asignación de datos de Acrobat Sign:
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En la esquina superior izquierda de la página del Lanzador de aplicaciones, seleccione Adobe Acrobat Sign.
-
Seleccione la pestaña Asignaciones de datos.
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En la página de inicio de Asignaciones de datos, seleccione Nueva.
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En la página Nueva asignación de datos:
- Proporcione un nombre intuitivo para la asignación.
- Para establecerla como asignación predeterminada, seleccione la casilla de verificación Asignación de datos predeterminada. Ejecuta la asignación de forma predeterminada después de que se firmen los acuerdos.
- Como alternativa, puede atribuir asignaciones de datos a una Plantilla de acuerdo para utilizarla cuando se crea un acuerdo.
-
Para guardar la asignación ahora sin campos definidos, seleccione Guardar.
Si no, continúe definiendo asignaciones de campo a campo.Nota:Si no tiene campos de Acrobat Sign personalizados en el documento desde el que va a importar, no puede importar los campos de Acrobat Sign predeterminados que vienen con cada acuerdo firmado, como firmado (fecha), correo electrónico, primero, último, título y compañía.
La sección Asignación de campos permite definir las relaciones de campo a campo entre los campos del entorno de Salesforce y los campos de formulario del acuerdo. Puede crear reglas de asignación para cualquier campo de Salesforce, incluidos los campos personalizados.
Para asignar campos de formulario de acuerdo a los campos del entorno de Salesforce, debe hacer lo siguiente:
- Seleccione el campo de objeto de Salesforce de destinatario desde el que se recuperarán los datos.
- Defina el origen de los datos.
- Seleccione el evento de estado que debe activar el contenido del campo de origen para que se inserte en el de destinatario.
Para importar los nombres de campo del acuerdo firmado y habilitar la selección de nombres de campo de una lista de selección, los administradores deben cargar sus campos de formulario en Salesforce.
Puede importar nombres de campo de un acuerdo firmado para tenerlos disponibles en el formulario. Importar nombres de campo devuelve solo los campos que se actualizan durante el proceso de firma e ignora los que están sin modificar.
Para importar campos de un acuerdo, haga lo siguiente:
-
Al lado de Importar campos de formulario, seleccione el icono de búsqueda para abrir una página con una lista de los acuerdos recientes.
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Seleccione el acuerdo desde el que desea importar los nombres de campo.
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Seleccione Importar campos de formulario.
Muestra el número de campos importados.
Para definir relaciones de campo a campo:
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En Asignaciones de campos, seleccione Añadir asignación para agregar un registro.
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Especifique el destinatario, el origen y el activador de la siguiente manera:
- En ¿Qué objeto de Salesforce desea actualizar?, seleccione el objeto de Salesforce de destinatario donde se actualizarán los datos.
- En ¿Qué campo de Salesforce desea actualizar?, seleccione el campo de Salesforce de destinatario donde se actualizarán los datos.
- En ¿De dónde provienen los datos?, seleccione el tipo y una de las siguientes opciones:
- Campo del acuerdo: presenta una lista de objetos en el objeto Acuerdo de Salesforce.
- Constante: permite insertar un valor constante (literal).
- Campo de formulario de EchoSign: permite presentar una lista de nombres de campo importados de acuerdos firmados.
Nota: También puede escribir manualmente los valores de cada campo.
- Campo del acuerdo: presenta una lista de objetos en el objeto Acuerdo de Salesforce.
- En ¿Cuál es el valor de los datos?, seleccione una de las siguientes opciones según la opción Datos procedentes de seleccionada:
- Los datos proceden de “Campo de formulario de EchoSign”: seleccione un campo de formulario de EchoSign o escriba un nombre de campo específico. Seleccione el icono situado a la izquierda del campo para cambiar entre un campo de entrada de texto y un menú desplegable seleccionable que muestra los valores de campo de formulario disponibles e importados.
- Los datos proceden de “Constante”: escriba un valor específico. Por ejemplo, puede introducir un valor de campo que quiera cambiar por una lista de selección de Salesforce. O bien introducir un número o texto que desee actualizar dentro de un campo de Salesforce.
- Los datos proceden de “Campo de acuerdo”: seleccione un campo de acuerdo en el menú desplegable.
- En ¿Cuándo ejecutar la asignación? – Seleccione el estado del acuerdo y una de las siguientes opciones de estado para ejecutar cuando el estado del acuerdo cambia al estado especificado:
- Firmado/aprobado/aceptado/formulario rellenado/entregado
- Esperando contrafirma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
- Enviado para firma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
- Cancelado/rechazado
- Caducado
- Firmado/aprobado/aceptado/formulario rellenado/entregado
-
Repita los pasos 1 y 2 hasta que se definan todas las relaciones de campo y, a continuación, seleccione Guardar.
En el nivel de registro, puede controlar la inclusión de una actualización de contenido. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:
- En Acciones, seleccione el icono de Configuración (engranaje).
- En el diálogo Configuración de valor de asignación de campos que se abre, seleccione una de las siguientes opciones:
- No sobrescribir existente: evita la sobrescritura del valor si ya existe uno en el campo de destinatario de Salesforce.
- No escribir en blanco: evita escribir un valor vacío en el campo de destinatario de Salesforce si el valor de origen del acuerdo de Acrobat Sign está vacío.
- Para desactivar una fila de asignación de modo que no se ejecute, seleccione Desactivar.
Puede asignar el acuerdo completado de Acrobat Sign o la pista de auditoría al objeto de Salesforce del destinatario seleccionado. Para ello, siga los pasos a continuación:
-
En la sección Asignación de archivos, seleccione Añadir asignación.
-
Defina los archivos que desea añadir, el objeto de destinatario al que desea añadirlos y el estilo de la adición, de esta manera:
- En ¿Qué objeto de Salesforce desea actualizar? seleccione el objeto de destinatario de Salesforce para actualizar los archivos.
- En ¿Cómo desea añadir el archivo?, seleccione una de las opciones siguientes:
- Añadir vínculo de referencia al archivo: proporciona una dirección URL al acuerdo en PDF. Los vínculos de referencia deben asignarse a un campo basado en texto, como una cadena o una lista de selección. Los vínculos de referencia solo admiten el tipo de archivo Acuerdo firmado - PDF combinado.
- Adjuntar el archivo directamente al objeto: adjunte el documento PDF directamente al objeto al que está asignando si hay disponible una lista de adjuntos para el objeto. Los objetos de Salesforce no admiten archivos adjuntos, como Usuarios.
- Guardar como archivo adjunto: permite almacenar el documento como un tipo de objeto Adjunto. Si esta opción no está seleccionada, el contenido se almacena como un objeto de Archivo.
- En Qué campo desea añadir la URL de archivo, seleccione el campo de destino en el que se copia la dirección URL. Solo es obligatorio si selecciona Añadir un vínculo de referencia al archivo.
- En Qué archivo añadir, seleccione una de las opciones siguientes:
- Acuerdo firmado, PDF combinado: seleccione esta opción si envía varios documentos para firmar en una sola transacción y desea que el PDF firmado final se almacene como un solo PDF combinado.
- Acuerdo firmado, PDF independientes: seleccione esta opción si envía varios documentos para firmar en una sola transacción y desea que los archivos individuales adjuntos al registro de Salesforce se adjunten como archivos PDF independientes.
- Pista de auditoría: seleccione esta opción para insertar la pista de auditoría en formato PDF en el registro de Salesforce.
- Documentos complementarios: seleccione esta opción para insertar en el registro de Salesforce los documentos complementarios que carguen los destinatarios.
-
En ¿Cuándo ejecutar la asignación? - Seleccione Estado del acuerdo y una de las siguientes opciones para especificar el estado del acuerdo que activa la ejecución de la asignación de datos:
- Firmado/aprobado/aceptado/formulario rellenado/entregado
- Esperando contrafirma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
- Enviado para firma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
- Cancelado/rechazado
- Caducado
-
Una vez hecho esto, seleccione Guardar.
-
Si tiene un subdominio personalizado en su URL de Adobe Acrobat Sign (como https://caseyjones.na1.adobesign.com), debe añadir la URL a la lista Sitio remoto de Salesforce al asignar el acuerdo firmado. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:
- Vaya a Configuración > Configuración > Seguridad > Configuración del sitio remoto.
- Seleccione Nuevo sitio remoto.
- Añada su dirección URL de Adobe Sign como nueva URL del sitio remoto.
Puede crear numerosas asignaciones de datos, según sea necesario, y definir una de ellas como predeterminada. La asignación predeterminada se ejecuta cada vez que cambia el estado de un acuerdo. Puede haber una única asignación predeterminada.
Puede especificar de forma explícita la asignación que desea utilizar para un acuerdo haciendo referencia a ella en el campo Asignación de datos (echosign_dev1__Process_Template__c) del acuerdo. Puede utilizar un flujo de trabajo o un activador de Salesforce para ejecutar una lógica empresarial personalizada que determine la asignación de datos que vaya a utilizar.
Nota: No es necesario establecer ese campo para que apunte a la asignación predeterminada, ya que esta se ejecutará automáticamente si deja el campo en blanco.
También puede ejecutar una asignación antes o después de que el estado del acuerdo cambie a Firmado (p. ej., puede ejecutar la asignación tras producirse la primera firma) marcando la casilla de verificación Activar asignación de datos (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Puede utilizar un flujo de trabajo o un activador de Salesforce para ejecutar cualquier lógica personalizada que determine cuándo se produce una asignación de datos.
Además, puede asociar una asignación de datos a una plantilla de acuerdo. Consulte Plantillas de acuerdo para obtener más información.
Los campos de Salesforce tienen reglas de validación que pueden provocar un fallo en la asignación. Por ejemplo, si asigna un campo de texto de Acrobat Sign a un campo de correo electrónico de Salesforce, la validación puede fallar si el contenido del campo no es una dirección de correo electrónico válida.
Asegúrese de utilizar las reglas de validación de campos de formulario de Acrobat Sign donde sea posible para garantizar que los datos que los firmantes introducen se pueden insertar en Salesforce. Reglas de validación de campos de formulario PDF estándar de Acrobat Sign; permite crear reglas de validación al utilizar etiquetas de texto de Adobe Sign. Consulte la Documentación de etiquetas de texto para obtener más información.
Si una asignación falla por algún motivo, el mensaje de error se registra en el campo Error de asignación de datos (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) en el objeto de acuerdo de Acrobat Sign y se envía un correo electrónico al propietario de la asignación de datos para notificar el error.
Nota:
También es posible crear un informe o una vista de lista que muestre los campos de asignación con errores.
La notificación por correo electrónico está activada de forma predeterminada, pero puede desactivarla siguiendo estos pasos:
- Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.
- Seleccione Configuración de Adobe Sign.
- Seleccione Administrar.
- Seleccione Nuevo o Editar.
- Busque (Ctrl/Cmd + F) la configuración Habilitar notificación de errores de asignación.
- Edite la configuración como desee.
- Seleccione Guardar.
Las plantillas de acuerdo de Adobe Acrobat Sign le permiten configurar con antelación los valores y la configuración predeterminados de sus acuerdos. También es posible vincular una plantilla de acuerdo a un botón “Enviar para firmar”.
Acerca de las plantillas de acuerdo
Las plantillas de acuerdo permiten predefinir campos de acuerdo como el nombre, el mensaje, el idioma, las fechas de caducidad y las opciones de seguridad. También puede asociar a la plantilla del acuerdo una asignación de datos, una asignación de combinación y un objeto particulares (p. ej., Oportunidad, Cuenta, Contacto, Posible cliente, Contrato). Además, puede asignar campos a campos del acuerdo y predefinir definiciones de destinatarios y archivos adjuntos.
También es posible configurar un botón Enviar para firmar que aparezca en un registro de objeto relacionado (p. ej., Oportunidad), de modo que se vincule de forma predeterminada con una plantilla de acuerdo. Para generar un acuerdo mediante una plantilla de acuerdo, puede seleccionar Enviar para firmar.
Inicia sesión en Salesforce y lanza la aplicación Adobe Acrobat Sign para Salesforce y selecciona la pestaña Plantillas de acuerdo.
Para crear una nueva plantilla de acuerdo:
-
En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre de plantilla y seleccione un flujo de trabajo para esta, si lo desea.
Nota: Verá la opción para seleccionar un flujo de trabajo solo si los flujos de trabajo están habilitados y la cuenta de Sign vinculada tiene configurados flujos de trabajo activos.
Consulte cómo Habilitar flujos de trabajo. -
Se muestra la nueva página Plantilla de acuerdo con el nombre de la plantilla en la parte superior. En la esquina superior derecha, seleccione el icono desplegable para editar las siguientes opciones:
- Editar nombre: cambia el nombre de la plantilla actual.
- Cambiar propietario: cambia el propietario de la plantilla actual. Debe asignarse a un usuario actual en la organización de Salesforce.
- Clonar: duplica la plantilla actual con un único número de identificación de Salesforce.
- Eliminar: borra la plantilla actual de Salesforce.
Bajo el botón Guardar, la página muestra el ID de plantilla y los metadatos sobre quién la creó, a quién pertenece y quién la modificó por última vez. Puede activar o desactivar la casilla de verificación Activa para que la plantilla esté o no disponible. Las nuevas plantillas se crean con el estado Activa.
-
Incluye los detalles principales relacionados con los acuerdos creados por la plantilla haciendo referencia a un objeto de Salesforce. Para proporcionar detalles de la plantilla, rellene los siguientes campos:
- Nombre del acuerdo: define el nombre predeterminado del acuerdo. Todos los acuerdos se crean inicialmente con este nombre.
Los campos de texto, como Nombre del acuerdo, pueden usar variables de Salesforce como parte de la definición para generar dinámicamente valores de campo importantes. Por ejemplo, puede personalizar el Nombre del acuerdo para incluir el nombre de un destinatario cuando se genera el acuerdo. Por ejemplo, Acuerdo de Acme Corp - {!Name}. - Objeto de Salesforce: seleccione el objeto principal de Salesforce que quiere usar como referencia principal para determinadas definiciones opcionales de la plantilla del acuerdo.
Por ejemplo, puede especificar Destinatarios, Asignaciones de campos o Archivos adjuntos en el acuerdo, utilizando campos y datos del objeto maestro u objetos de búsqueda relacionados. Si tiene un objeto principal definido en la plantilla de acuerdo, debería iniciar este desde un botón “Enviar para firmar” del objeto principal.
Descubra cómo Habilitar el botón Enviar para firmar. - Datos asignados: seleccione Asignar datos a campos de acuerdo y un método de asignación:
- Seleccionar desde objeto: requiere definir un Objeto de Salesforce. Según el objeto principal que configure, seleccione un campo Fuente y un campo Acuerdo de destinatario. Por ejemplo, si el objeto principal es “Oportunidad”, en la siguiente pantalla, seleccione el campo de origen de su objeto principal (p. ej., Oportunidad) y el campo de objeto del acuerdo de destinatario al que se asignarán los datos.
- Valor específico de entrada: inserte un valor literal en un Campo Acuerdo de destinatario.
Todos los campos asignados se enumeran en la plantilla y se pueden editar o eliminar individualmente.
Nota:
Para poder asignar datos a o desde un objeto secundario vinculado al objeto maestro, debe implementar los siguientes pasos:
- En el objeto maestro, asegúrese de que haya un campo de búsqueda para el objeto secundario. Los datos no se pueden asignar a una lista relacionada ni desde ella.
- En el objeto Acuerdo, asegúrese de que haya un campo de búsqueda para el objeto secundario.
- En la Plantilla del acuerdo, seleccione Asignar datos a campos de acuerdo y elija Seleccionar desde objeto.
- Para el campo Tipo de origen, seleccione el campo de búsqueda para el objeto secundario.
- Para el campo Acuerdo de destino, seleccione el campo de búsqueda para el objeto secundario.
- Seleccione Guardar.
- En la plantilla del acuerdo, seleccione Guardar para guardar la configuración.
- Siga los pasos para configurar la Asignación de datos o la Asignación de combinación como se describe en las secciones siguientes.
- Enviar automáticamente: habilite esta opción si tiene flujos de trabajo automatizados que desee utilizar para activar el envío de acuerdos, o si quiere enviar automáticamente un acuerdo después de que un usuario seleccione el botón Enviar para firmar desde un registro de Salesforce. Para que Enviar automáticamente funcione, la plantilla del acuerdo debe tener definidos al menos un destinatario y un archivo adjunto.
- Tipo de acuerdo: seleccione de la lista de Tipos de acuerdo definidos.
- Idioma: establece el idioma que se utiliza en las comunicaciones con el destinatario, incluidos los correos electrónicos y las instrucciones en pantalla
- Seleccione el tipo de firma para este acuerdo:
- Firma electrónica: para recopilar firmas electrónicas de forma predeterminada.
- Firma escrita: seleccione esta opción para indicar a los destinatarios que descarguen el documento, lo firmen físicamente, escaneen el documento firmado y lo carguen en Acrobat Sign.
Debe adjuntar uno o varios documentos que la plantilla debe enviar. Si no hay documentos adjuntos a la plantilla, deberá seleccionar el remitente cuando configure el Acuerdo.
Si la plantilla está configurada como Autocompletar, debe adjuntar al menos un documento con la plantilla.
Nota:
La opción Document Builder está inhabilitada para los clientes de la nube gubernamental.
Para adjuntar documentos, haga lo siguiente:
- Seleccione Cargar archivos y cargue un archivo mediante el asistente de menús.
O bien, arrastre y suelte un archivo desde el escritorio.
Nota: Todos los archivos cargados se añaden al contenido de Salesforce CRM y Archivos y son propiedad de la persona que los carga.
- Bajo Seleccionar para agregar documentos, seleccione una de las opciones siguientes y busque un documento por bibliotecas específicas mediante la barra Buscar:
- CRM y archivos de Salesforce: su biblioteca personal. Cualquier documento que cargue desde su sistema se almacena en esta biblioteca por si necesita usarlo más adelante.
- Documentos de Salesforce: la biblioteca de Salesforce compartida entre usuarios.
- Biblioteca de Acrobat Sign: se refiere al contenido de la biblioteca almacenado en el sistema Acrobat Sign.
- Búsqueda avanzada: la interfaz con todas las opciones anteriores disponibles.
- Bajo Opciones avanzadas, si lo desea seleccione Elegir origen del documento. Permite seleccionar un documento u objeto desde un objeto de Salesforce o una variable de tiempo de ejecución. Algunos objetos principales de Salesforce ofrecen opciones adicionales para el origen del documento. Por ejemplo, si el Objeto de Salesforce en la pestaña Detalles de plantilla es Oportunidad, tiene una opción de origen adicional de Agregar desde presupuesto de oportunidad. Hay tres opciones:
- Añadir desde el objeto de Salesforce
- Tipo de fuente: seleccione el tipo de objeto del documento entre Archivo o Adjunto.
- Selección de documento, seleccione el documento que desea adjuntar en función de uno de estos criterios: Documento más reciente (fecha de creación más reciente), Más antiguo.
- Documento (Fecha de creación más antigua) o Todos los documentos (Todos los documentos encontrados).
- Añadir desde presupuesto de oportunidad
- Tipo de presupuesto: presupuesto más reciente o antiguo.
- Tipo de presupuesto determinado por: fecha de última modificación o fecha relacionada.
- Tipo de documento de presupuesto: Documento más reciente, Documento más antiguo o Todos los documentos.
- Variable de tiempo de ejecución
- Añada de forma dinámica un adjunto de un objeto.
- Agregar un nombre de variable de tiempo de ejecución: especifique la variable y el tipo de ID del objeto de Salesforce.
- Añadir desde el objeto de Salesforce
- Para importar una plantilla de campos de la biblioteca de Adobe Sign, utilice la barra de búsqueda en el campo Agregar plantilla de campos de formulario.
Puede utilizar la pestaña Destinatarios para agregar destinatarios y controlar la pila de destinatarios del acuerdo. Para ello, rellene los siguientes datos:
- En flujo de trabajo de firma, seleccione una de las dos opciones siguientes:
- Firma de todos los destinatarios: todos los destinatarios especificados en la plantilla tendrán que participar en el proceso, según las funciones que tengan. Seleccione esta opción para todos los acuerdos que no deban ser firmados solo por el remitente.
- Solo firma el remitente: habilite esta opción para agregar a la plantilla la funcionalidad “Solo mi firma”. Debe seleccionar Habilitar Solo firma el remitente para utilizar esta opción. En función de sus necesidades, esta opción se puede establecer como de solo lectura mediante la configuración Solo lectura Solo firma el remitente.
- En Destinatarios, seleccione una función de destinatario en la lista desplegable Firmante.
- En el campo Buscar contactos, busque el contacto del destinatario. Si no, seleccione Correo electrónico en la lista desplegable y agregue la dirección de correo electrónico del destinatario. Los destinatarios se pueden añadir mediante lo siguiente:
- Objeto de Salesforce: contacto, usuario, posible cliente o grupo.
- Correo electrónico: cualquier correo electrónico es aceptable.
- Variable de tiempo de ejecución: inserte de forma dinámica un destinatario basado en un valor importado desde una variable del objeto principal (tal y como aparece definido en la pestaña Detalles de la plantilla).
- Para agregar más destinatarios, seleccione Agregar destinatario.
- Para agregarse como firmante, seleccione Agregarme. Seleccione Firmar el último o Firmar primero para establecer el orden de firma para usted. Seleccione Firma de host para el primer firmante si es necesario.
- Para cambiar el método de verificación de la identidad, seleccione Correo electrónico para abrir el menú de verificación de identidad. En el menú desplegable, seleccione uno de los siguientes métodos de verificación, según sea necesario: Contraseña, KBA, Teléfono o Identificación oficial.
- Si lo desea, puede agregar un mensaje para los destinatarios del acuerdo.
- Bajo Opciones avanzadas:
- Para facilitar las firmas alojadas y en persona, seleccione Habilitar firma alojada (firma en persona).
- Para permitirle previsualizar el acuerdo y arrastrar y soltar campos de formulario sobre él antes de enviarlo para su firma, seleccione Habilitar campos de previsualización y posición.
- Para enviar el acuerdo en nombre de un usuario específico, seleccione Enviar en nombre de y especifique un ID de registro de usuario. Consulta cómo habilitar la función “Enviar en nombre de otros”.
- Si lo desea, seleccione Métodos de verificación avanzados para configurar los métodos de verificación para los destinatarios si está controlando la verificación del firmante en función del estado del destinatario interno o externo.
En la pestaña Asignación de datos, puede especificar qué asignación de datos y qué asignación de combinación (o ambas) se ejecutan automáticamente cuando se envían acuerdos mediante esta plantilla de acuerdo.
- Asignación de combinación: seleccione una asignación de datos para combinar campos de Salesforce en un acuerdo antes de enviarlo.
- Asignación de datos: seleccione una asignación de datos que se utilizará para asignar a Salesforce las entradas de un acuerdo firmado.
Puede configurar reglas adicionales para automatizar tareas de acuerdos comunes. Para ello, rellene los siguientes campos, según sea necesario:
- En Recordatorios automáticos, seleccione una de las siguientes opciones del menú desplegable: Nunca, Todos los días, Hasta que se firme, Todas las semanas, Hasta que se firme.
- En Días restantes para la caducidad: introduzca el número de días que quedan para que el acuerdo caduque. El número de días introducido se agrega a la fecha actual en la que se generó el registro de acuerdo a partir de la plantilla de acuerdo para calcular dinámicamente la fecha de caducidad.
Nota: Si utiliza la versión del paquete 21.x o anterior, verá los Días hasta el vencimiento como campo de número. Clientes que utilicen la versión del paquete 21.x o posterior ven el campo como un campo de texto, lo que les permite hacer referencia a otros campos del objeto principal, como {!Expiry Date}. Los clientes que hayan realizado la actualización desde una versión anterior a la 21 tendrán ambos campos. - En URL de redireccionamiento para publicación de firma, introduzca una dirección URL para redirigir automáticamente a los firmantes de un acuerdo a la dirección URL especificada después de firmar. Para poder usar esta opción, el ajuste Habilitar opciones de publ. de firma debe estar activado.
- Si ha activado la configuración de las Opciones de publicación de firma y se ha especificado una URL de redireccionamiento para publicación de firma Se especifica, en el campo Retraso de redireccionamiento de publicación de firma (segundos), introduzca el número de segundos que deben transcurrir antes de ejecutar el redireccionamiento.
- Seleccione la casilla de verificación Proteger documento firmado con contraseña para cifrar el PDF firmado que se envía a los firmantes.
- Seleccione la casilla de verificación Establecer como plantilla predeterminada para todos los acuerdos para configurarla como la plantilla de acuerdo predeterminada para los nuevos acuerdos. También puede definir una plantilla de acuerdo específica para asociarla a otros acuerdos, lo que anula la plantilla de acuerdo predeterminada. Por ejemplo, puede crear un botón “Enviar para firmar” personalizado para el objeto Cuenta asociado a una plantilla de acuerdo específica. Consulte Habilitar el botón Enviar para firmar para obtener más información sobre botones personalizados.
- Seleccione Activado como acciones del publicador de Chatter para habilitar esta plantilla de acuerdo si ha habilitado las acciones del publicador de Chatter en su organización. La Acción del publicador de Chatter permite a los usuarios enviar acuerdos desde Chatter. Active esta casilla para que la plantilla pueda recibir acciones de Chatter sobre cualquiera de los siguientes objetos principales: Contacto, Cuenta u Oportunidad. Por ejemplo, si el objeto principal es oportunidad, marcar esta casilla permite a los usuarios enviar la plantilla de acuerdo desde cualquier fuente de Chatter de oportunidad. Si deja el objeto principal en blanco, puede habilitar la plantilla de acuerdo desde la página de inicio del suministro de Chatter.
Para obtener más información, consulte la Acción del publicador de Adobe Acrobat Sign Chatter.
Nota:
La opción Habilitado como acciones publicadas de Chatter no está visible para los clientes de la nube gubernamental, ya que actualmente Chatter solo se admite en la nube comercial.
Salesforce se puede configurar fácilmente para importar flujos de trabajo de Acrobat Sign, lo que proporciona a los agentes la flexibilidad para enviar desde ambos entornos con la misma estructura de destinatarios, métodos de autenticación, distribución por correo, etc.
El uso de flujos de trabajo como fuente para las plantillas de Salesforce también permite utilizar plantillas de documento multiusos con las que puede incluir o saltarse destinatarios, según sea necesario.
Definir una plantilla de Salesforce es un poco distinto cuando se adjunta un flujo de trabajo, ya que el flujo de trabajo modifica la pestaña Destinatarios para alinearse con el flujo de trabajo e inserta algunos elementos configurados que normalmente definiría en la plantilla de SFDC.
La lista siguiente muestra las diferencias en el proceso de instalación:
Nota:
Si está utilizando Adobe Acrobat Sign para Salesforce versión 24.14 o más tarde, puede omitir el paso de requisitos previos. El paquete versión 24.14 o posterior no requiere que los usuarios configuren la cuenta de Salesforce para acuerdos push ni que tengan una URL del sitio de devolución de llamada y una notificación.
Para obtener acceso a los flujos de trabajo de Salesforce, debe hacer lo siguiente:
- Debe tener al menos un flujo de trabajo disponible en Acrobat Sign.
- Configurar la cuenta de Salesforce para acuerdos push. Genera la URL del sitio de devolución de llamada que necesita en el siguiente paso.
- Introduzca su URL de sitio de devolución de llamada en el campo Notificación del acuerdo de URL de devolución de llamada en la configuración personalizada de Adobe Sign, de esta manera:
- Inicie sesión como administrador de Salesforce.
- Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados.
- Seleccione Configuración de Adobe Sign.
- Seleccione Administrar.
- Seleccione Editar.
- Copie el valor en URL de devolución de llamada de Adobe al sitio de Salesforce y péguelo en el campo Notificación del acuerdo de URL de devolución de llamada.
- Seleccione Guardar.
Ahora puede utilizar flujos de trabajo en su organización de Salesforce.
- En la esquina superior derecha de la página del Lanzador de aplicaciones, seleccione Adobe Acrobat Sign.
- Seleccione la pestaña Plantillas de acuerdo.
- En la página de inicio Plantillas de acuerdo, seleccione Nueva.
- Indique un Nombre para la plantilla.
- Seleccione un flujo de trabajo en la lista desplegable Elegir flujo de trabajo. Solo verá los flujos de trabajo disponibles para su usuario en Adobe Sign.
La pestaña Detalles de la plantilla rellena automáticamente el valor Nombre del acuerdo tal y como se define en el flujo de trabajo.
Los demás campos están disponibles para configurarlos como una plantilla estándar.
En la pestaña Adjunto, solo verá los documentos disponibles según el flujo de trabajo de Acrobat Sign.
- Los valores de Título del documento de Acrobat Sign se importan y se muestran en la columna Título de Salesforce.
- Los documentos adjuntos en el flujo de trabajo de Acrobat Sign se importan a una lista para el selector de Archivos en Salesforce.
- Solo hay una opción en el selector, el archivo definido en el flujo de trabajo de Acrobat Sign. El archivo debe seleccionarse explícitamente en el selector al crear la plantilla y se adjunta automáticamente cuando los usuarios la invocan.
- Los documentos definidos en Acrobat Sign que no adjunten el archivo se mostrarán como una opción para Añadir archivo.
- Este archivo “vacío” se puede rellenar en el nivel de plantilla y se rellenará a medida que los usuarios invoquen la plantilla. Si no se añade un archivo en el nivel de plantilla, el campo permanece abierto para que el remitente añada un archivo al crear el acuerdo.
La pestaña Destinatario importa la lista de destinatarios y el orden desde el flujo de trabajo de Acrobat Sign.
- El valor del nombre del destinatario en el flujo de trabajo de Acrobat Sign se importa como el “título” más a la izquierda del registro de destinatarios.
- Los destinatarios identificados explícitamente con un correo electrónico en el flujo de trabajo incluyen dicho correo electrónico en la plantilla de Salesforce.
- Si el flujo de trabajo de Acrobat Sign no permite la edición del destinatario, la plantilla bloquea el campo para ese destinatario, lo que impide la edición.
- Los destinatarios que no estén explícitamente identificados en el flujo de trabajo se pueden editar en la plantilla.
- Si se añade un valor a la plantilla, este se inserta cuando se invoca la plantilla y el remitente la puede editar.
- Los destinatarios que sean “opcionales” en el flujo de trabajo de Adobe Sign pueden dejarse como valores vacíos en Salesforce.
El Mensaje del acuerdo y las partes copiadas en CC también se importan a la pestaña Destinatario (desde la sección Información del acuerdo del flujo de trabajo de Acrobat Sign).
Nota:
Si el flujo de trabajo de Acrobat Sign incluye métodos de autenticación para los destinatarios, estos también se importan, aunque no se muestren en la plantilla.
La asignación de datos no se puede importar desde el flujo de trabajo de Acrobat Sign, pero se puede configurar manualmente para la plantilla.
La pestaña Reglas importa el valor de Días hasta la caducidad del flujo de trabajo:
Nota:
Los cambios realizados en una plantilla de Salesforce no se guardan automáticamente.
Asegúrese de hacer clic en el botón Guardar de la esquina superior derecha de la pantalla para guardar los cambios.
El botón “Enviar para firmar” está asociado a la plantilla de acuerdo predeterminada o a cualquier plantilla de acuerdo específica que configure. De forma predeterminada, la integración de Acrobat Sign para Salesforce incluye un botón Enviar para firmar que puede añadir a sus diseños de página de Oportunidad, Cuenta, Contacto, Posible cliente o Contrato. También puedes crear múltiples botones “Enviar para firmar” personalizados que pueden añadirse a otros objetos y asociarse a distintas plantillas de acuerdo.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo habilitar el botón “Enviar para firmar” para el objeto Oportunidad:
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Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos.
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Seleccione el objeto que desea editar (en este ejemplo, Oportunidad) en la lista de objetos de la parte izquierda.
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En el panel izquierdo, seleccione Diseños de página.
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Seleccione el diseño de página que desea editar.
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En la lista del panel izquierdo, seleccione Botones.
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Arrastre el botón Enviar para firmar desde la sección superior al cuadro “Botones personalizados” de la sección Detalles de oportunidad.
Puede crear botones “Enviar para firmar” personalizados para otros objetos. Puede etiquetar el botón según sus necesidades.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo crear un botón personalizado “Enviar para firmar” para el objeto Oportunidad:
-
Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos.
-
Seleccione el objeto que desea editar (en este ejemplo, Oportunidad) en la lista de objetos de la parte izquierda.
-
Cuando se cargue la página del objeto, seleccione la opción Botones, vínculos y acciones del carril izquierdo.
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En la esquina superior derecha, seleccione Nuevo botón o vínculo.
Muestra la página Editar botón o vínculo personalizado.
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Puede copiar el botón Oportunidad establecido como predeterminado (véase la captura de pantalla siguiente), pero tendrá que reemplazar la variable de identificador de objeto al final de la ruta con la variable de identificador de objeto que quiera añadir:
{! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }
- (Opcional) Asocie una plantilla de acuerdo específica al botón:
Si desea asociar una plantilla de acuerdo específica a un botón “Enviar para firmar” concreto, la ruta del botón debe ser la siguiente:
{!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}
Donde templateId debe establecerse en el identificador específico de la plantilla de acuerdo que se va a utilizar. Si este valor no está definido, se utilizará la plantilla de acuerdo predeterminada. Puede obtener el templateId de la dirección URL de la página Plantilla del acuerdo:
- Opcionalmente, después de hacer clic en el botón y generar el acuerdo, envíe al usuario a una página distinta a la del acuerdo mediante el parámetro retURL.
Ejemplo: Puede definir un botón “Enviar para firmar” de tal modo que, al hacer clic en él, se lleva al usuario a una dirección URL específica o se lo devuelve al registro, en vez de llevarlo a la página del acuerdo. Para definir este botón, utilice esta cadena como ejemplo:
/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}
- (Opcional) Tras hacer clic en el botón, active onLoadAction para Enviar
Ejemplo: Puede definir un botón “Enviar para firmar” de tal modo que, al hacer clic en él, se lleva al usuario a la página del acuerdo y, una vez cargada esta, el acuerdo se “Envía” sin más intervención del usuario. Para definir este botón, utilice esta cadena como ejemplo:
/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send
Consulte onLoadActions para obtener más información. Como alternativa, puede asignar el valor “Enviar” al campo “Acción de carga (lista de selección)” en el registro del acuerdo. Consulte Asignar datos a campos del acuerdo para obtener información sobre cómo definir esta asignación.
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Seleccione Guardar.
Después de crear el botón personalizado, vaya al diseño de página del objeto y añádalo a la página, guiándose con los pasos indicados anteriormente en el ejemplo de Oportunidad.
Puede habilitar las opciones posteriores a la firma para llevar a los firmantes a la página de aterrizaje que prefiera. Esto hace que las opciones “URL de redirección para publ. de firma” y “Demora de redir. en publ. de firma” estén disponibles en la página Enviar acuerdo. Después de firmar, se redirigirá a los firmantes del acuerdo a la dirección URL especificada. Por ejemplo, podría redirigir a los firmantes al sitio web de su empresa o a una página de encuestas. Esta opción puede hacerse de solo lectura para los remitentes mediante el ajuste Leer solo opciones de publ. de firma.
Para habilitar las opciones de publicación de firma:
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Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.
-
Seleccione Configuración de Adobe Sign.
-
Seleccione Administrar.
-
Seleccione Nuevo (o Editar).
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Encuentre la opción Habilitar tras la firma y modifíquela como desee.
Opcionalmente, busque la configuración de opciones de Solo lectura tras la firma y modifíquela como desee.
-
Seleccione Guardar.
Para la versión 11.7 o posterior de Adobe Acrobat Sign para Salesforce, puedes habilitar la función “Enviar en nombre de” en Salesforce para permitir que los individuos envíen acuerdos en nombre de otros. Esta funcionalidad se aplica a todos los escenarios de envío de acuerdos, incluidas las acciones en segundo plano iniciadas al actualizar el campo “Acciones en segundo plano” o mediante la opción “Envío automático” en Plantillas de acuerdo. Además, puede agilizar el proceso configurando una búsqueda de usuario en una plantilla de Acuerdo para un rellenado automático cuando se genera el acuerdo.
Para habilitar la función “Enviar en nombre de”, debe asignar el conjunto de permisos “Administrador de Adobe Acrobat Sign” a los administradores de Salesforce. Otorga a los usuarios administradores acceso a los dos campos siguientes, necesarios para habilitar la función “Enviar en nombre de”:
- User.EchoSign_Allow_Delegated_Sending__c
- User.EchoSign_Email_Verified__c
Nota: Todos los usuarios del paquete Adobe Acrobat Sign deberán tener asignados permisos de Usuario de Adobe Acrobat Sign antes de que puedan usar el servicio.
Implementa estos pasos para permitir el envío en nombre de otros:
-
Añade el campo “Permitir el envío como otros usuarios” al diseño de registro de usuario haciendo lo siguiente:
- Ve a Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos.
- Selecciona Usuario en el Gestor de objetos.
- Desde el carril izquierdo de la página objeto Usuario , seleccione Diseños de página de usuario.
- Seleccione Diseño de usuario.
- Con la opción Campos seleccionada, haga clic en Permitir envío como otros usuarios y arrastre hasta la sección “Información adicional (Encabezado solo visible al editar)” del diseño.
- Seleccione Guardar.
-
Añada el campo “Correo de Adobe Acrobat Sign verificado” al diseño de registro de usuario:
- Desde la sección Campos de la página Diseño de página de usuario, selecciona la opción Correo de Adobe Acrobat Sign verificado y arrástrala hasta la sección “Información adicional (el encabezado solo está visible al editar)” del diseño.
- Selecciona Guardar.
-
Para habilitar el ajuste “Permitir envío en nombre de otros”, sigue estos pasos:
- Ve a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.
- Para el listado de Configuración de Adobe Sign, selecciona Gestionar.
- Seleccione Nuevo (o Editar).
- Busque el ajuste (Ctrl/Cmd + F) Permitir envío en nombre de otros y edítelo según sea necesario.
- Seleccione Guardar.
- Ve a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.
-
Para el usuario específico en cuyo nombre deseas enviar, debes habilitar las dos opciones de configuración de la siguiente manera:
- Vaya a Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios.
- Para un usuario específico, seleccione Editar.
- En la página Edición de usuario, en la sección Información adicional, habilita las opciones Permitir envío como otro usuario (Adobe Sign) y Correo de Adobe Acrobat Sign verificado.
- Selecciona Guardar.
Habilite este ajuste para mostrar y activar la opción “Solo firma el remitente” en la sección Destinatarios de la página Enviar acuerdo. Cuando se utiliza la opción “Solo firma el remitente”, el acuerdo o documento se presenta al remitente para que lo firme. Esta funcionalidad es similar a “Rellenar y firmar” de los servicios de Adobe. Esta opción se puede definir como de solo lectura mediante la configuración Solo lectura Solo firma el remitente.
Para habilitar la función Solo firma el remitente:
-
Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.
-
Seleccione Configuración de Adobe Sign.
-
Seleccione Administrar.
-
Seleccione Nuevo (o Editar).
-
Encuentre la configuración Habilitar Solo firma el remitente y edite según sea necesario. Opcionalmente, Buscar la configuración de Solo firma el remitente de Solo lectura y edite según sea necesario.
-
Seleccione Guardar.
Acrobat Sign para Salesforce le permite ver y administrar acuerdos a través del panel Acuerdos y la lista Acuerdos. Puede añadir componentes AgreementPanel (o AgreementPanel-wide) y AgreementList a la página Lightning de cualquiera de los siguientes objetos estándar de Salesforce y utilizarlos para enviar y administrar acuerdos para cualquier registro dentro de ese objeto:
- Cuenta
- Contacto
- Contrato
- Candidato
- Oportunidad
- Usuario
Siga los pasos que se indican a continuación para añadir AgreementPanel (o AgreementPanelWide) y AgreementList a un objeto de Salesforce:
-
Asegúrese de que ‘Mi dominio’ esté configurado para su cuenta.
Consulte cómo configurar Mi dominio para usar Adobe Acrobat Sign en el entorno de Salesforce. -
Abra cualquier registro de cualquier objeto de Salesforce. En el ejemplo siguiente se agregan los componentes a un registro en el objeto Oportunidad.
-
En la esquina superior derecha de la página de registros, seleccione el icono Configuración para abrir el menú y, a continuación, seleccione Editar página.
Se abre la página en el modo de edición. -
En el panel izquierdo, desplácese hacia abajo hasta la lista de componentes Administrados de forma personalizada.
-
Para añadir un panel Acuerdo, arrastre y suelte AgreementPanel a la ubicación deseada, como se muestra a continuación.
Si es necesario, puede añadir AgreementPanelWide en lugar de AgreementPanel. Ambos componentes proporcionan funciones similares, pero AgreementPanelWide proporciona una vista más amplia.
-
Para añadir una lista de acuerdos, arrastre y suelte AgreementList a la ubicación deseada, como se muestra a continuación.
-
En la esquina superior derecha, seleccione Guardar.
-
Si se le solicita que active la página para que esté visible para los usuarios, seleccione Activar.
-
En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione el diseño necesario y, a continuación, seleccione Siguiente. Después, revise la asignación y seleccione Guardar.
Guarda los cambios y activa la página para los usuarios.
Salesforce puede activar acciones automáticamente mediante el parámetro URL de onLoadAction, que Acrobat Sign admite para las acciones de botón Acuerdo: Enviar, Recordar, Eliminar, Cancelar, Actualizar y Ver. El parámetro URL respeta la configuración de la barra de herramientas (consulte la Guía de personalización avanzada) establecida por los administradores, de modo que solo estarán disponibles las opciones habilitadas.
Ejemplos de URL con onLoadAction:
- Enviar: asegúrese de tener en su cuenta un acuerdo con el estado Borrador.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=send
- Recuerde: asegúrese de que tener en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind
- Eliminar: asegúrese de tener en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete
- Cancelar: asegúrese de tener en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel
- Actualizar: asegúrese de tener en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=update
- Ver: asegúrese de tener en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar, Firmado o Cancelado.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=view