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Adobe Acrobat Sign para Workday: guía de instalación

  1. Integraciones de Adobe Acrobat Sign
  2. Novedades
  3. Versiones de productos y ciclo de vida
  4. Acrobat Sign para Salesforce
    1. Guía de instalación
    2. Guía del usuario
    3. Guía del desarrollador
    4. Guía de personalización avanzada
    5. Guía de asignación y plantillas de campos
    6. Guía de Process Builder
    7. Guía de Document Builder
    8. Guía de actualización
    9. Notas de la versión
    10. Artículos adicionales
  5. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
      1. Guía de instalación
    2. Acrobat Sign para Outlook
      1. Guía del usuario
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
      1. Guía del usuario
    4. Acrobat Sign para equipos
      1. Guía del usuario
      2. Notas de la versión
      3. Aprobaciones de Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
      1. Guía del usuario
      2. Notas de la versión
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
      1. Guía del usuario
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
      1. Información general
      2. Dynamics Online: guía de instalación 
      3. Dynamics Online: guía del usuario 
      4. Dynamics local: guía de instalación 
      5. Dynamics local: guía del usuario
      6. Guía de flujo de trabajo de Dynamics
      7. Dynamics 365 para Talent
      8. Guía de actualización
      9. Notas de la versión
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
      1. Información general
      2. SharePoint local: guía de instalación
      3. SharePoint local: guía de asignación de plantillas
      4. SharePoint local: guía del usuario
      5. SharePoint local: notas de la versión
      6. SharePoint Online: guía de instalación
      7. SharePoint Online: guía de asignación de plantillas
      8. SharePoint Online: guía del usuario
      9. SharePoint Online: guía de asignación de formularios web
      10. SharePoint Online: notas de la versión
  6. Acrobat Sign para ServiceNow
    1. Información general
    2. Guía de instalación
    3. Notas de la versión
  7. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    1. Guía de instalación
  8. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    1. Guía de instalación de Cockpit
    2. Guía para la instalación de Contratación
    3. Guía del usuario de contratación
    4. Guía de instalación de Cloud Foundry
  9. Acrobat Sign para Workday
    1. Guía de instalación
    2. Guía de inicio rápido
    3. Tutorial de configuración
  10. Acrobat Sign para NetSuite
    1. Guía de instalación
    2. Notas de la versión
  11. Acrobat Sign para SugarCRM
  12. Acrobat Sign para VeevaVault
    1. Guía de instalación
    2. Guía del usuario
  13. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
    1. Guía de instalación
  14. Documentación para desarrolladores de Acrobat Sign
    1. Información general
    2. Webhooks
    3. Etiquetas de texto

Información general

Adobe Acrobat Sign para Workday: guía de instalación explica cómo integrar Adobe Acrobat Sign en su cliente de Workday. Para utilizar Adobe Acrobat Sign desde Workday, debe saber cómo hacer lo siguiente:

  • Crear un marco de procesos empresariales.
  • Configurar el cliente de Workday.
  • Establecer la integración de Acrobat Sign y Workday Studio.

Para poder enviar acuerdos mediante Acrobat Sign desde Workday, debe completar los pasos siguientes:

Activar la cuenta de Adobe Acrobat Sign

Los clientes existentes con cuentas establecidas pueden pasar directamente al paso Configurar Adobe Acrobat Sign para Workday.

Los clientes que sean nuevos en Adobe Acrobat Sign y no tengan un inicio de sesión preexistente deben activar alguna de las cuentas siguientes:

  • Cuenta administrativa en Adobe Acrobat Sign
  • Cuenta de prueba de Adobe Acrobat Sign

Activar la cuenta administrativa en Adobe Acrobat Sign

Debe ponerse en contacto con un especialista en incorporación de Adobe para aprovisionar su cuenta de Acrobat Sign para Workday. Una vez completado el proceso, recibirá un correo electrónico de confirmación, como se muestra a continuación. 

sign-email

Debe seguir las instrucciones del correo electrónico para inicializar su cuenta y acceder a la página principal de Adobe Acrobat Sign.

sign-home

Activación de la cuenta de la versión de prueba de Acrobat Sign

Para solicitar una versión de prueba de 30 días de Adobe Acrobat Sign, debe rellenar este formulario registro.

Nota: Le recomendamos que utilice una dirección de correo electrónico funcional válida, no una temporal, para crear la versión de prueba. Necesita acceder a este correo electrónico para verificar la cuenta, por lo que la dirección debe ser válida.

request-sign-trial

En el plazo de un día laborable, el especialista en incorporación de Acrobat Sign aprovisiona su cuenta (en Acrobat Sign) para Workday. Una vez finalizado el proceso, recibirá un correo electrónico de confirmación. Para inicializar su cuenta y acceder a la página de inicio de Adobe Acrobat Sign, siga las instrucciones del correo electrónico.

Configurar Adobe Acrobat Sign para Workday.

Para configurar Acrobat Sign para Workday, debe generar los dos objetos dedicados siguientes en el sistema de Acrobat Sign:

  • Grupo de Workday: Workday requiere un “grupo” exclusivo dentro de la cuenta de Acrobat Sign para permitir la funcionalidad de la integración. El grupo de Adobe Acrobat Sign se utiliza para controlar únicamente el uso de Workday para Acrobat Sign. Cualquier otro potencial uso, como Salesforce.com o Arriba, no se ve afectado. Las notificaciones por correo electrónico se eliminan en el grupo de Workday para que sus usuarios solo reciban notificaciones en su bandeja de entrada.

  • Un usuario de autenticación que contenga la clave de integración: un grupo de Workday debe tener solo un administrador de nivel de grupo, que sea el titular autorizado de la clave de integración. Se recomienda que el administrador utilice una dirección de correo electrónico funcional, como HR@MyDomain.com, en lugar de un correo electrónico personal, para reducir el riesgo de que el usuario se desactive en el futuro y, en consecuencia, se desactive la integración.

Creación de un grupo y un usuario en Adobe Acrobat Sign

  1. Inicie sesión en Adobe Acrobat Sign como administrador de la cuenta.

  2. Para crear un nuevo grupo, vaya a Cuenta > Grupos y, a continuación, seleccione el icono imagen del icono más.

    sign-create-group-1

  3. En el cuadro de diálogo que aparece, proporcione un nombre para el grupo y, a continuación, seleccione Guardar.

    sign-create-group-2

    Le devuelve a la página Grupos, que muestra el nuevo grupo con el estado CREADO. Una vez activado el grupo, el estado cambia a ACTIVO.

    sign-create-group-3

  4. Para crear un nuevo usuario, en el panel de la izquierda, seleccione Usuarios.

  5. Para crear un nuevo usuario, seleccione el icono imagen del icono más.

    sign-create-user

  6. En el cuadro de diálogo que se abre, proporcione los detalles del nuevo usuario:

    1. Proporcione una dirección de correo electrónico funcional a la cual tenga acceso.
    2. Introduzca un nombre y un apellido apropiados.
    3. En el campo Grupo principal, seleccione [Crear un nuevo grupo para este usuario].
    4. En el campo Nuevo nombre de grupo, proporcione un nombre intuitivo como “Workday”.
    5. Seleccione Guardar.
    sign-create-user-2

  7. Seleccione Guardar.

    Le devuelve a la página Usuarios, que muestra el nuevo usuario con el estado CREADO.

    sign-create-user-3

  8. Para verificar la dirección de correo electrónico del usuario con estado Creado:

    1. Inicie sesión en la cuenta de correo electrónico del nuevo usuario.
    2. Busque el correo electrónico “Le damos la bienvenida a Adobe Acrobat Sign”.
    3. Seleccione Haga clic aquí para establecer la contraseña.
    4. Establezca la contraseña.

    Una vez verificada la dirección de correo electrónico, el estado del usuario cambia de CREADO a ACTIVO.

    sign-create-user-4

  9. Para definir el usuario de autenticación:

    1. Vaya a la página Usuarios (si aún no está en ella).

    2. Haga doble clic en el usuario del grupo de Workday.

      Se abre una página Editar para los permisos del usuario.

    3. Compruebe el Administrador de grupo.

    4. Seleccione Guardar.

    sign-user-edit

Configuración del cliente de Workday

Para completar la conexión entre el cliente de Workday y Adobe Acrobat Sign, debe establecerse una relación de confianza entre los servicios. Una vez establecida la relación, puede agregarse un paso Revisar documento a cada proceso empresarial de Workday para activar el proceso de firma a través de Adobe Acrobat Sign.

Para crear una relación de confianza:

  1. Inicie sesión en Workday como administrador de cuentas.

  2. Localice y abra la página Editar configuración de cliente: procesos empresariales.

  3. Vaya a Configuración de firma electrónica y, a continuación, seleccione Autenticarse con Adobe.

    Inicia la secuencia de autenticación de OAuth2.0.

  4. Cuando se le solicite, proporcione las credenciales del administrador del grupo de Adobe Acrobat Sign que creó anteriormente.

  5. En el cuadro de diálogo de permisos, apruebe el acceso a Adobe Acrobat Sign.

    Una vez realizada la conexión, se activa la opción Configuración de Adobe habilitada y puede comenzar a usar Adobe Acrobat Sign en Workday.

    Configuración de firma electrónica

    Nota:

    Asegúrese de cerrar sesión por completo en cualquier otra instancia de Adobe Acrobat Sign antes de proceder.

Configurar el paso Revisar documento

El documento para el paso Revisar documento puede ser uno de los siguientes:

  • Un documento estático
  • Un documento generado por un paso de Generar documento en el mismo proceso empresarial
  • Informe con formato creado con el Diseñador de informes de Workday

Puede agregar cualquiera de estos documentos con Etiquetas de texto de Adobe para controlar el aspecto y la posición de los componentes específicos de firma de Adobe Acrobat.
El origen del documento debe especificarse dentro de la definición de procesos empresariales. No es posible cargar un documento específico mientras el proceso empresarial está en ejecución.

La capacidad de tener grupos de firmantes serializados es exclusiva de Adobe Acrobat Sign con el paso Revisar documento. Esto permite especificar grupos basados en funciones que firman secuencialmente. Adobe Acrobat Sign no admite grupos de firma paralelos.

Para obtener ayuda con la configuración del paso Revisar documento, consulte la Guía de Inicio rápido.

Soporte

Asistencia de Workday

Workday es el propietario de la integración y debe ser el primer punto de contacto para plantear preguntas sobre el ámbito de la integración, solicitudes de funciones o problemas sobre el funcionamiento diario de la integración.

Consulte los siguientes artículos de la comunidad de Workday sobre cómo solucionar problemas de integración y generar documentos:

Soporte de Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign es el socio de la integración, con quien ponerse en contacto si la integración no puede obtener firmas o si la notificación de firmas pendientes falla.

Los clientes de Adobe Acrobat Sign deben ponerse en contacto con el administrador de satisfacción del cliente (Customer Success Manager, CSM) para obtener asistencia. También puede ponerse en contacto con el soporte técnico de Adobe por teléfono. Llame al 1-866-318-4100, espere a la lista de productos y luego introduzca 4 y 2 (tal y como se lo pidan).

Contacto con el Soporte técnico de Adobe Acrobat Sign

Preguntas habituales

  • ¿Por qué no se actualiza el estado en Workday, aunque el documento esté totalmente firmado?

El estado del documento en Workday puede no reflejarse si el candidato no hace clic en el botón “Enviar” después de firmar en Adobe Acrobat Sign.

Por cada tarea de Workday Comprobar estado de firma electrónica: para iniciar el proceso, el usuario puede enviar la tarea Bandeja de entrada asociada.

Por cada desarrollo de Workday: la firma original completa el proceso solo si el usuario envía la tarea Bandeja de entrada después de firmar el documento. Tras la firma, el iframe se cierra y se redirige al usuario a la misma tarea, donde puede hacer clic en el botón Enviar para completar el proceso.

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