Expanda el menú de Adobe Acrobat Sign y seleccione Enviar para firmar.
Última actualización el
9 ago. 2024
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Información general
La Guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para ServiceNow proporciona instrucciones sobre cómo crear, enviar, ver, firmar y administrar acuerdos. Vea cómo:
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En la página Enviar para firmar, seleccione una plantilla de Acrobat Sign o añada un archivo.
Puede crear un acuerdo con varios documentos mediante cualquiera de las dos formas siguientes:
- Cree una plantilla de varios documentos y selecciónela en el campo “Plantillas”.
- Cargue varios archivos. Adobe combina varios documentos en un solo documento de PDF para su firma.
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En la página siguiente, seleccione uno o varios firmantes, edite el Asunto si es necesario y, a continuación, seleccione Enviar.
Se muestra un mensaje de confirmación desde el que puede ver el acuerdo.
Nota:Los acuerdos creados por un productor de registros se envían directamente a Acrobat Sign. La aplicación no admite el envío de acuerdos con el estado de “Borrador”.
Solo los usuarios con la función de Remitente (x_adosy_as.adobe_sign_sender) pueden ver la opción de interfaz de usuario Firmar con Adobe Acrobat. Los usuarios con la función de remitente, solicitante o firmante pueden ver los acuerdos en la lista relacionada “Adobe Acrobat Sign”.
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En el formulario de incidente, seleccione Firmar con Adobe Acrobat.
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En la sección que aparece, seleccione una plantilla o cargue su propio archivo y, a continuación, seleccione Siguiente.
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Cuando se le solicite, compruebe los campos del documento y, a continuación, seleccione Siguiente.
En el ejemplo, existe una Regla de combinación para la plantilla de directiva de mascotas local en el registro de incidente que asigna:
- “TodaysDate” desde “open_at”
- “EmployeeName” desde “caller_id”
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En el cuadro de diálogo que aparece haga lo siguiente:
- Añada firmantes. Puede seleccionar usuarios de ServiceNow o introducir direcciones de correo electrónico.
- Introduzca un asunto. El valor Asunto se rellena previamente con Nuevo acuerdo, que puede editarse.
- Para establecer una contraseña para acceder al acuerdo, seleccione Proteger con contraseña.
- De manera opcional, seleccione Enviar correos electrónicos desde Adobe.
- Para crear un acuerdo en estado de borrador, seleccione Enviar como borrador. Esta opción carga el acuerdo en Adobe Acrobat Sign, pero requiere que el usuario seleccione Revisar detalles (disponible en el registro del acuerdo) para que pueda enviarse para su firma.
- Seleccione Enviar.
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En el mensaje de confirmación que aparece:
- Seleccione Ver acuerdo en ServiceNow para ver una vista de usuario final del acuerdo.
- Seleccione el icono X para permanecer en el formulario de incidente. Vuelva a cargar el formulario o actualice la lista relacionada con Adobe Acrobat Sign para actualizar el formulario con los detalles del acuerdo.
En la página de acuerdos, puede seleccionar Cancelar acuerdo para cancelar el acuerdo.
La opción Cancelar acuerdo solo está disponible para los remitentes o usuarios con Función de responsable (x_adosy_as.adobe_sign_manager).
Nota:Cuando los firmantes revisan y firman el acuerdo, los valores FechaDeHoy y NombreDelEmpleado del documento se rellenan previamente según la Regla de combinación anotada al comprobar los campos rellenados (arriba).
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Una vez que todos los firmantes firman el acuerdo, la lista relacionada del formulario de incidente muestra el estado actualizado.
Para los acuerdos que cree en estado de borrador (seleccionando la casilla de verificación Enviar como borrador), puede revisar los detalles del acuerdo y modificarlos como sea necesario antes de enviarlo.
Los remitentes revisan el acuerdo desde la interfaz de usuario web de Adobe Acrobat Sign y cualquier modificación realizada en el acuerdo antes de enviarlo se sincroniza con ServiceNow. Los administradores pueden reordenar a los firmantes en la interfaz de usuario web de Adobe Acrobat Sign y los cambios se sincronizan automáticamente en ServiceNow.
Para revisar y enviar borradores:
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Vaya a Adobe Acrobat Sign > Operativo > Acuerdos y, a continuación, seleccione el borrador del acuerdo que desea revisar y enviar.
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En la página Acuerdo, seleccione Revisar detalles.
Le redirige a la interfaz de usuario web de Adobe Acrobat Sign.Nota: El botón Revisar detalles solo está disponible para usuarios con la función de Administrador (x_adosy_as.adobe_sign_admin).
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Si se le solicita, introduzca las credenciales para iniciar sesión en su cuenta de Adobe Acrobat Sign .
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En la página “Enviar detalles” que se abre, modifique los detalles según sea necesario:
- Para reordenar a los firmantes, arrastre los destinatarios hacia arriba o hacia abajo, según sea necesario.
- Si lo desea, actualice el mensaje del acuerdo.
- Seleccione o anule la selección de las opciones del acuerdo.
- Una vez hecho esto, seleccione Enviar.
Reordena a los destinatarios y les envía el acuerdo actualizado. Muestra un mensaje de confirmación, como se muestra a continuación.
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Cuando vea el mensaje de confirmación, vuelva al acuerdo en ServiceNow.
El estado del acuerdo ahora se actualiza a “Enviado para firmar”, los participantes se reordenan y el estado ahora es “Enviado para firmar”.
Puede que necesite actualizar la lista relacionada para ver los cambios.
Puede utilizar los sellos electrónicos para añadir una firma digital a un acuerdo específico de su organización o departamento.
Una vez que haya configurado los sellos electrónicos en su cuenta de Adobe Acrobat Sign, puede añadirlos a ServiceNow y aplicarlos a sus acuerdos.
Los usuarios con la función de Administrador (x_adosy_as.adobe_sign_admin) pueden crear y administrar plantillas de documento.
Para crear un sello electrónico, haga lo siguiente:
- Vaya a Adobe Acrobat Sign > Administración > Sellos electrónicos y haga clic en Nuevo.
- Asigne un nombre al sello y copie/pegue la identificación del sello en el campo ID.
- Seleccione Enviar.
Para utilizar un sello electrónico, haga lo siguiente:
- Agregue un sello a una plantilla de documento en el campo Sello electrónico.
- Utilice el método addElectronicSeal() de la API de scripts.
Nota:
Los documentos deben contener un campo de formulario de firma digital para que funcione el proceso de sellado. Como alternativa, puede añadir manualmente campos de firma digital en la interfaz de composición de Acrobat Sign utilizando la opción Enviar como borrador durante la creación, seguida de la acción Revisar detalles en el acuerdo.
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Para acceder a los documentos pendientes de su firma, vaya a Autoservicio > Adobe Acrobat Sign y luego seleccione Para firmar.
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Haga doble clic en el registro que desea firmar de la lista para abrirlo y, a continuación, seleccione Revisar y firmar.
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Rellene los campos según sea necesario y, a continuación, seleccione el campo Firma.
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Introduzca su nombre y seleccione Aplicar.
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Si se le solicita, acepte las Condiciones de uso y la Revelación al cliente y, a continuación, seleccione Hacer clic para firmar.
Una vez colocadas las firmas, verá un mensaje de confirmación como el que se muestra a continuación. Le redirige al acuerdo, donde verá lo siguiente:
- El estado es Completado.
- El estado es Firmado.
- El campo Documento firmado se rellena con el nombre del documento firmado.
- Se actualiza la lista de participantes incrustados.
- El propio documento se adjunta.
Puede que tenga que hacer clic con el botón derecho del ratón y volver a cargar el formulario para ver los cambios en los campos y el archivo adjunto.
Para ver los acuerdos firmados, vaya a Autoservicio > Adobe Acrobat Sign > Mis documentos firmados.
La lista muestra los acuerdos que ha enviado o recibido, y el estado es Completado.
Puede cancelar un acuerdo que se haya enviado para firmar (en estado “Enviado”). Solo los usuarios que hayan creado el acuerdo o los usuarios con la función de responsable [x_adosy_as.adobe_sign_manager] pueden cancelar un acuerdo.
Para cancelar un acuerdo, abra el registro del acuerdo y seleccione Cancelar acuerdo.
