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第5章 | PDFの保護

 

  1. 序章 Acrobat とPDF について
    1. PDF とは
    2. ・PDFの特⻑と利便性
    3. PDF の信頼性と国際標準規格
    4. ・PDFの信頼性
    5. ・国際標準規格としてのPDF
    6. ・PDFの安全性
    7. PDF の活⽤
    8. ・PDFの編集と再利⽤
    9. ・非定型⽂書業務の電⼦化
    10. ・情報コンテナとして活⽤
    11. Adobe Acrobat とは
    12. ・Acrobatの主な特徴
    13. Adobe Document Cloud とは?
    14. Acrobat ReaderとAcrobatの違い
    15. ・Adobe Acrobat Reader
    16. ・Adobe Acrobat
    17. ・コラム
    18. 製品のご紹介
    19. Acrobat Pro / Standard 機能⽐較
  2. 第1章 Acrobat の基本操作
    1. Acrobatの有償ライセンスで利用できる主な機能
    2. ・すべてのツール
    3. ・PDFを編集
    4. ・ページを整理
    5. ・PDFを書き出し
    6. ・PDFを作成
    7. ・PDFを共有
    8. ・電子契約
    9. ・PDFを保護
    10. ・PDFフォーム
    11. 画面各部の名称と機能紹介
    12. ・クイックツールパネル(ツールバー)
    13. ・すべてのツールパネル
    14. ・ナビゲーションサイドパネル
    15. ・ホームビュー
    16. Acrobatを使いやすい環境にする
    17. ・ページ表示を設定する
    18. ・ユーザー情報を設定する
    19. ・クイックツールの登録と利用
    20. ・表示テーマから背景色を設定する
    21. ・オンラインストレージのアカウントを設定する
    22. マルチデバイスで利用する
    23. ・サブスクリプションに含まれているアプリにアクセス
    24. ・Acrobat Readerモバイル版アプリ
    25. ・Acrobat webアプリケーション
  3. 第2章 PDFの作成
    1. PDFを作成する
    2. 一般的なアプリケーションからPDFを作成する
    3. 用途に応じた変換設定を行う
    4. ワンボタンPDF変換を使用したPDFの作成
      1. Word
      2. Excel
      3. PowerPoint
    5. WebページからPDFを作成する
    6. クリップボードからPDFを作成する
    7. 紙文書をPDFとして保存する
    8. モバイルデバイスのカメラからPDFを作成
    9. 複数のファイルをひとつのPDFに結合する
  4. 第3章 PDFの保存と書き出し
    1. 最適化されたPDFとファイルサイズの縮小
      1. 既存のPDFを最適化する(Pro)
      2. プリセットを保存する
      3. 既存のPDFのファイルサイズを縮小する
    2. 既存のPDFを有効利用する
      1. PDFをWord形式で保存する
      2. PDFをExcel形式で保存する
      3. PDFをPowerPoint形式で保存する
  5. 第4章 PDFの編集と活用
    1. PDFの編集
    2. ・「PDFを編集」のツールパネルウィンドウ
    3. ・文書内のテキストを直接編集する
    4. ・スキャンされた文書を編集可能なPDFに変換する(PRO)
    5. ・スキャンした文書の編集設定
    6. ・新規テキストを追加する
    7. ・デフォルトフォント設定
    8. ・画像を追加または編集する
    9. ・リンクを追加または編集する
    10. ・ページをトリミングする
    11. ・ヘッダーとフッターを設定する
    12. ・透かしや背景を追加する
    13. ・箇条書きまたは番号付きリストを追加する
    14. ・箇条書きまたは番号付きリストを編集する
    15. ・ビデオやサウンドなどのマルチメディアを埋め込む(PRO)
    16. PDFの整理
    17. ・ページの順番を入れ替える
    18. ・ページの削除と回転
    19. ・任意のページを抽出する
    20. ・他の文書のページを挿入する
    21. ・他の文書のページと置換する
    22. ・文書を分割する
    23. ファイルの比較(Pro)
    24. ・比較する2つのファイルを選択する
    25. ・文書内の変更点を確認する
    26. ・比較レポートの印刷と保存
    27. しおりの作成
    28. ・しおりを追加・編集する
    29. ・しおりの名前を編集する
    30. ・しおりを階層化して整理する
    31. PDFフォームの活用
    32. ・PDFフォームとは?
    33. ・フォームを利用したデータの収集方法について
    34. ・例えばこんなシーンで
    35. Acrobatを用いたPDFフォームの活用
    36. ・既存の文書からのフォームの作成
    37. ・フォームをプレビューする
    38. ・フォームフィールドを追加する
    39. ・文書内で右クリックする
    40. ・フォームを管理する
    41. ・数値を自動計算できるように設定する
    42. ・フォームフィールドにフォーマットを設定するには
    43. ・フォームを配布する
    44. ・フォームの配布を通して自動生成されるファイルについて
    45. ・フォームを返信する
    46. ・入力データを集計する
  6. 第5章 PDFの保護
    1. PDFを保護する
      1. 文書セキュリティの種類について
      2. 編集を制限
      3. PDFの保護(詳細設定/セキュリティポリシーを使用した暗号化)
      4. セキュリティの管理 -セキュリティポリシーの利用
      5. セキュリティポリシーの作成
      6. セキュリティポリシーの適用
    2. 秘匿情報を削除する
      1. 墨消しを利用する(Pro)
      2. 非表示情報を検索、削除する
      3. 非表示情報をすべて削除する
    3. 保護されたビューを有効にする
      1. 保護されたビューを利用してPDF閲覧時の安全性を高める
  7. 第6章 PDF文書への署名
    1. 署名とは
    2. PDF文書への署名(電子サイン)
      1. PDF文書への入力と署名
      2. イニシャルの追加
      3. 他ユーザーにPDFへの署名を依頼(Adobe Sign機能)
      4. 送られた文書に署名する
      5. 署名用に送信された文書のトラック
    3. 証明書による署名(電子署名)
      1. PDFに電子署名を付与する
      2. 証明書を書き出す
      3. 証明書を取り込む
      4. 電子署名を検証する
  8. 第7章 共同作業
    1. Acrobat とPDF を利⽤したレビューの効率化
    2. ・紙(⼿書き)によるレビューとPDF利⽤したレビューの⽐較
    3. PDFを共有してレビューする
    4. ・PDFにコメントを追加する
    5. ・PDFを他者と共有する
    6. ・コメントをやり取りする
    7. さまざまなコメントツールの紹介
    8. ・コメントツールの種類
    9. コメントツールを使⽤する
    10. ・PDFにコメントを追加する [ コメントを追加ツール ]
    11. ・テキストをハイライト表⽰する [ ハイライトツール ]
    12. ・ファイルを添付する [ ファイルを添付ツール ]
    13. ・コメントに使⽤するユーザー名の初期設定を変更するには? 
    14. ・テキストの修正指⽰を⾏う [ 取り消し線 ]
    15. ・テキストの修正指⽰を⾏う [ テキストを置換 ]
    16. ・テキストの修正指⽰を⾏う [ テキストを挿⼊ ]
    17. ・スタンプを追加する
    18. ・スタンプパレットから簡単に検索
    19. ・カスタムスタンプを登録する
    20. ・電⼦印鑑を追加する
    21. ・電⼦印鑑のユーザー情報を設定する
    22. ・描画マークアップを追加する [ 引き出し線付きテキストボックス ]
    23. ・描画マークアップを追加する [ ⻑⽅形を描画 ]
    24. コメントの確認を⾏う
    25. ・コメントをリスト表⽰する [ コメントのリスト]
    26. ・コメントをリスト表⽰する [ コメントを並べ替える ]
    27. ・注釈の⼀覧を作成する
    28. 注釈の書き出しと取り込みを⾏う
    29. ・注釈を別ファイルに書き出す
    30. ・注釈を取り込む
    31. PDFを回覧して⽂書の承認を⾏う
    32. ⽂書を共有
    33. ・Acrobatからファイルを送信する
    34. ・OutlookからPDFファイルを送信する
    35. ・マルチデバイスでコメントを追加する
    36. 共有レビューを利⽤する
    37. ・共有レビューを依頼する
    38. ・共有レビューに参加する
    39. ・コメントを確認する
  9. 第8章 PDFサービスの利用
    1. PDFサービスとは
    2. PDFサービスを使用してPDFを作成する
      1. SharePointからPDFサービスを利用する
      2. OneDriveからPDFサービスを利用する
      3. オンライン版のOfficeからPDFサービスを利用する
  10. 第9章 Microsoft Teamsとの連携
    1. Teams で様々な⽇常業務を⾏う
    2. ・TeamsにAcrobat拡張機能をインストールする
    3. ・チームメンバーと共有レビューを開始する
    4. ・レビュー担当者が共有レビューに参加する
    5. Microsoft Teams会議中に対面署名する
    6. ・TeamsにAcrobat Sign拡張機能をインストールする
    7. ・署名用文書を準備する
    8. ・署名を依頼する
    9. ・署名者が署名をする

PDFの暗号化と機密情報の削除

本ガイドはWindows環境での操作画面および解説をしております。

Mac環境の場合はメニュー画面や表示画面が異なる場合がございますのでご了承ください。

 

PDFを保護する

PDFには公式な文書にも対応できるほど強固なセキュリティ機能が備わっています。このセキュリティ機能によって、情報の漏えいや文書の改ざんなどPDFの不正な利用を防ぎます。

 

文書セキュリティの種類について

Acrobat で利用できるPDF文書へのセキュリティにはいくつかの種類があります。用途に合わせてセキュリティレベルを設定することで、利便性を損なうことなく安心してPDFを利用することができます。

Acrobat で行える文書セキュリティの例

[ パスワードによるセキュリティ ]

PDF文書へパスワードを設定することで、特定の相手だけに文書を公開したり、PDFのプリントや文書のコピー、改ざんなどを防止することができます。

[ 公開鍵証明書(デジタルID)によるセキュリティ ]

公開鍵証明書によるセキュリティでは、電子署名(第6章-7ページ)を使用してPDFの文書を証明したり、PDFを暗号化して、PDFの受信者一覧に電子証明書が登録されたユーザーだけが文書を開けるようにすることもできます。またアクセスレベル(どこまで変更を許可するかといった権限)も個別に設定できます。

[ 電子封筒によるセキュリティ ]

電子封筒は、添付ファイル付きのPDFを暗号化したものです。PDFを入れもの(電子封筒)にして文書を埋め込み、その電子封筒を暗号化して受信者に送信します。受信者は電子封筒を開き、添付ファイルを抽出してディスクに保存できます。

[ 秘匿情報の削除によるセキュリティ ]

「墨消し」を利用して、テキストや画像など機密情報が含まれる部分を完全に削除することができます。また、作成者名など機密情報が含まれる可能性のあるメタデータや、注釈、添付ファイル、非表示データ、フォームフィールド、非表示レイヤー、しおりなど、文書内容には直接表示されない非表示情報を検索して簡単に削除することも可能です。

[ 受信者側のセキュリティ対策 ]

Acrobatは、PDFツールとしては唯一アプリケーションセキュリティ(サンドボックス技術)を採用しており、外部から受け取ったファイルに不正プログラムが仕込まれていても、それらを特定の領域に閉じ込め、重要なシステムやデータへの悪影響を防ぎます。

編集を制限

PDFにパスワードを設定して、PDF内の文書や画像のコピーなど、「PDFの編集」機能での変更に対して制限をかけることができます。パスワードを設定して保存されたPDFを編集する際にはパスワードを入力する必要があります。

 

1. パスワードを設定するPDFを開き、「ツール」タブを選択し、ツールセンターの中から「保護」を選びます。

 

2. ツールバーから「パスワードを使用して保護」①をクリックします。

 

3. パスワードを設定するダイアログ②が表示されるので、閲覧あるいは編集のどちらの操作に対してパスワードを設定するかを選択して、パスワードを入力します。    


4. パスワードが設定されたPDFを編集するには、正しい権限パスワードを入力する必要があります。

PDFの保護(詳細設定/セキュリティポリシーを使用した暗号化)

文書の開示や印刷、編集など、より詳細な制限を設定することができます。また文書そのものを暗号化することで、内容の改ざんや漏えいを防ぎます。

 

1. 「ツール」タブを選択し、ツールセンターの中から「保護」を選びます。ツールバーから「詳細オプション」→「パスワードによる暗号化」①を選ぶと「新しいセキュリティ設定の適用」ダイアログ②が開くので「はい」をクリックします。

 

2. 「パスワードによるセキュリティ‐設定」ダイアログが開きます。それぞれの項目に対して、任意の設定を行い「OK」をクリックします。セキュリティ設定が終了したらPDFを保存します。保存が完了するまではセキュリティが有効にはならないので注意してください。原本を保持しておきたい場合は、別名で保存することをお勧めします。

 

3. 確認のため文書を開くパスワードを入力するダイアログ①が表示されたら、設定したパスワードを再度入力して「OK 」をクリックします。「Adobe Acrobat」ダイアログ②が表示されたら、注意事項を確認し「OK」をクリックします。

 

4. 確認のため権限パスワードを入力するダイアログ③が表示されたら、設定したパスワードを再度入力して「OK」をクリックします。

 

5. 画面左上のパネルにセキュリティが設定されているPDFであることを示す鍵マーク④が表示されます。「権限の詳細」⑤をクリックすると、適用されているセキュリティ設定の詳細を確認したり、変更することができます。

 

6. 文書を保存して閉じると、セキュリティ設定が適用されます。閉じたファイルを開こうとするとパスワードの入力を要求されます。

セキュリティの管理 - セキュリティポリシーの利用

セキュリティポリシーを利用して、セキュリティ設定をひな形として登録しておくことができます。これにより、次回以降リストから簡単にセキュリティを適用できるようになります。例えば、「社内用」、「公開用」など用途に応じてポリシーを保存しておけば、目的によって簡単にセキュリティを使い分けられます。セキュリティポリシーは、ウィザードを利用して簡単に作成できます。

セキュリティポリシーの作成

まずセキュリティポリシーを作成します。(セキュリティポリシーを作成するだけでは、セキュリティは適用されないので注意してください)

 

1. 「保護」のツールバーから「詳細オプション」→「セキュリティポリシーを管理」①を選ぶと、「セキュリティポリシーの管理」ダイアログが表示されます。「新規」②をクリックして、設定を開始します。

 

2. 「新しいセキュリティポリシー」ダイアログが表示されたら「セキュリティの種類」を設定します。ここでは「パスワードを使用」を選択して「次へ」をクリックします。

 

3. セキュリティポリシーの名称を入力します。内容に関する説明を入れておくと、どのような設定であるかすぐにわかるので便利です。

 

4. セキュリティを設定し、[OK]をクリックします。

 

5. 最後に作成したポリシーの内容を確認し、「完了」をクリックします。

 

6. 作成したセキュリティポリシーが登録されます。ポリシーは、以降このタイアログからいつでも編集できます。「閉じる」をクリックしてダイアログを閉じます。

セキュリティポリシーの適用

セキュリティポリシーを作成したら、実際にPDFへ適用してみましょう。通常のセキュリティ設定と同様にPDFを保存するまでセキュリティ設定が有効にならないので注意してください。

 

1.セキュリティポリシーを適用させるPDFを開き、「ツール」→「保護」を選択します。ツールバーの「詳細オプション」をクリックすると、作成したセキュリティポリシー「社外秘」①がプルダウンメニューに表示されているので選択します。

 

2. 「新しいセキュリティ設定の適用」ダイアログ②が表示されるので「はい」をクリックします。

 

3. 「Acrobatのセキュリティ」ダイアログ③が表示されるので「OK」をクリックします。文書を保存して閉じるとセキュリティが適用されます。

秘匿情報を削除する

Acrobat では、「墨消し」を利用して個人情報など機密情報が含まれる部分を完全に削除したり、作成者名など機密情報が含まれる可能性のあるメタデータや、オブジェクトが重なって隠れてしまった情報など、文書内容には直接表示されない非表示情報を検索して簡単に削除できます。

 

墨消しを利用する(Pro)

「墨消し」を利用すると、PDFに含まれる秘匿情報を完全に削除することができます。公開前の文書に含まれる個人情報や重要な情報など、機密性の高い特定の情報を削除したい場合に便利です。

 

1.「ツール」タブを選択し、ツールセンターの中から「墨消し」①を選びます。ツールバーから「テキストと画像を墨消し」→「テキストの検索と墨消し」②を選ぶと検索に関する注意事項のダイアログが表示されます③。内容を確認して「OK」をクリックします。検索のダイアログが表示されるので、「ウィンドウを配置」をクリックすると文書の横に綺麗に配置されます④。ページ全体を隠す場合は「ページを墨消し」を選択します。

2. 検索する場所を「現在の文書」に選択し、「検索対象」で「1つの語または句」を選択します。

検索する語を指定し⑤、「テキストを検索して削除」をクリックします⑥。

 

3. 検索結果がダイアログに表示され、それぞれの箇所をクリックすると、ハイライトされて確認できます⑦。確認したら、「チェックした結果を墨消し用に設定」をクリックします⑧.

 

4. 検索のダイアログのチェックボタンが変わり⑨、文書の該当箇所も赤い四角で囲まれます⑩。ツールバーから「適用」をクリックします⑪.

 

5. 文書を保存すると、墨消しした情報が文書から完全に削除され、その情報を抽出できなくなるということを示すダイアログが表示されるので、同意したら「OK」をクリックします⑫。墨消しされたファイルを別名で保存するよう促されるので、任意のフォルダに墨消し済のファイルを名前をつけて保存します⑬。

非表示情報を検索、削除する

PDFには、作成者名などのメタデータやリンク、しおりといった、文書内容には直接表示されない様々な情報があります。これを非表示情報と呼んでいます。Acrobatでは、文書を外部に公開する際などに、情報の漏えいや意図しない検索が行われてしまうことがないよう、これらの非表示情報を検索して削除することができます。

 

1.「墨消し」のツールバーから「非表示情報をすべて削除」①を選択します。クリックすると、非表示情報に関するダイアログが表示されます。OKをクリックして一括削除することもきますし、個別に選択したい場合には「ここをクリック」を選択します②。

 

2. 画面左に検索パネルが開き、PDF内に含まれるすべての非表示情報がリストとして表示され、内容を確認することができます。削除したい項目にチェックを入れて③「削除」④をクリックします。(初期設定ではすべての項目にチェックが入っています)削除に関する注意のダイアログが表示されるので同意して「OK」をクリックすると、削除が開始されます。非表示情報を削除したPDFを保存します。

非表示情報をすべて削除する

PDFに含まれる非表示情報を一括検索してすべて削除できるので、非表示情報をマニュアルで確認して削除する手間や、削除すべき項目を見落とすリスクを回避できます。削除後のファイルは別名保存されます。

 

1 「墨消し」のツールバーから「非表示情報をすべて削除」①を選択します。「非表示情報をすべて削除」ダイアログ②が表示され、削除される非表示情報を確認できます。内容に同意したら「OK」をクリックします。

2 保存場所を指定するダイアログが表示されるので、保存場所を指定して非表示情報を削除したPDFを保存します。

 

コラム

非表示情報に留意する必要性について

PDFに含まれる非表示情報は、検索用のタグなどとして便利に利用できる反面、意図しない情報漏えいのもとになる可能性もあります。PDFの公開範囲に応じて適宜非表示情報を削除することで、こうしたリスクを回避できます。

非表示情報の削除は、設定を忘れてしまうこともあります。そのため、PDFを外部に公開する際は一連のセキュリティ設定をアクションウィザード*で確実に実行できるようにしておくとよいでしょう。

*「アクションウィザードを使用する」をご参照ください

保護されたビューを有効にする

Acrobatは、PDFツールとしては唯一アプリケーションセキュリティ(サンドボックス技術)を採用しています。外部から受け取ったファイルにウイルスなどが仕込まれていても、それらを特定の領域に閉じ込めて、PC内部への悪影響を水際で防ぎます。これは、近年急増するPDFを悪用したサイバー攻撃への対策として有効です。

 

保護されたビューを利用してPDF閲覧時の安全性を高める

Acrobatで「保護されたビュー」が有効になっている場合、PDFは制限された環境下で表示されます。このようにPDFを隔離することにより、万が一PDFに不正なプログラムが埋め込まれていた場合でも、PC内の重要なシステムやデータへの悪影響を防ぎます。

「保護されたビュー」を有効にするには、「編集 」→「環境設 定 」→「セキュリティ(拡張)」①を選び、「拡張セキュリティを有効にする」②にチェックを入れます。

保護されたビューが有効になった状態でPDFを開くと、画面上部に文書メッセージ③が表示されます。この場合、閲覧やリンクをクリックするといった基本的なナビゲーションのみが許可され、編集などの操作はすべて無効になります。

 

 

PDFおよびその提供元を信頼する場合は、「すべての機能を有効にする」④をクリックします。以降そのファイルは、セキュリティ特権の場所の一覧に追加され⑤、信頼済みのファイルとして従来通りに取り扱うことができます。

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