Usuń odbiorców z umów w trakcie realizacji — nowa wersja

Usuwaj odbiorców z umów będących już w toku bez anulowania lub ponownego tworzenia umowy, aby oszczędzić czas i zapobiec duplikowaniu transakcji.

Z umów, które są już „w toku” można całkowicie usunąć jednego lub więcej odbiorców w cyklu podpisu.

• Można usunąć każdego odbiorcę, który jeszcze nie uczestniczył w umowie.
• Można usuwać z grup odbiorców pojedynczych odbiorców, pozostawiając innych członków grupy bez zmian.
• Jeśli odbiorca jest jednym z kilku, którzy jeszcze nie wykonali swojej czynności, zostaje on cicho usunięty, a przypisane mu pola (jeśli istnieją) są usuwane.
• Jeśli usunięty odbiorca jest ostatnią stroną, na którą czeka umowa, status umowy zostaje zaktualizowany na Zakończona, a wszelkie automatyzacje po zakończeniu są uruchamiane normalnie.

Opcja umożliwiająca nadawcom usunięcie użytkownika należą do elementów sterujących Modyfikuj umowy i jest włączana niezależnie od opcji modyfikowania plików umowy.

Korzyści

• Uniknięcie anulowania i ponownego tworzenia umów w celu dokonywania zmian odbiorców.
• Zachowanie integralności kontroli podczas usuwania odbiorców, którzy nie są już potrzebni.
• Ulepszenie wydajności nadawcy i zmniejszenie wykorzystania transakcji.
• Zachowanie spójności danych odbiorców i przypisań pól formularzy między wersjami.

Konfiguracja

Dostępność:

• Acrobat Standard i Acrobat Pro: nieobsługiwane
• Acrobat Sign Solutions: obsługiwane
• Acrobat Sign dla instytucji rządowych: nieobsługiwane

Zakres konfiguracji:

Funkcję tę można skonfigurować na poziomie konta i grupy. Dowiedz się więcej o elementach sterujących dostępem administratora.

Dostęp do tej funkcji można uzyskać, przechodząc w menu konfiguracji administratora do pozycji Ustawienia wysyłania > Modyfikuj umowy.

Jak to działa

Gdy wybierzesz opcję Modyfikuj umowę na stronie Zarządzanie, stan umowy zmieni się na Sprawdzanie.
W tym stanie:

• Nadawca może usunąć odbiorców na stronie Compose , wybierając ikonę delete.
  • Odbiorcy, którzy już podpisali, pozostają zablokowani i nie można ich usunąć.
  • Odbiorcy, którzy jeszcze nie podpisali, mogą zostać usunięci, o ile zmiana nie narusza podstawowego obiegu pracy (sekwencyjnego, równoległego lub hybrydowego).
• Usunięci odbiorcy natychmiast tracą dostęp do umowy.
• Wszystkie pola przypisane do usuniętego odbiorcy są usuwane z umowy.
• Zaktualizowani odbiorcy zobaczą wznowienie umowy po zakończeniu sprawdzania.

Umowa wraca do stanu W toku po zapisaniu sprawdzenia.

Zachowanie umowy

• Stan Sprawdzanie: wskazuje, że nadawca aktywnie modyfikuje umowę będącą w toku.
• Ograniczenia podstawowego obiegu pracy: zmiany, które zmieniają typ obiegu pracy (na przykład z sekwencyjnego na równoległy) są zablokowane z powodów prawnych i technicznych.
• Powiadomienia:
  • Odbiorcy, którzy już podpisali, nie otrzymują nowych powiadomień.
  • Odbiorcy, którzy otrzymali wiadomość e-mail "Proszę podpisać" i zostali następnie usunięci, otrzymują powiadomienie e-mail o zakończeniu dostępu do umowy.
  • Odbiorcy otrzymują powiadomienia, jeśli kolejność podpisywania zmienia się i są "następni do podpisu".
  • Jeśli ostatni odbiorca zostanie usunięty, a umowa przejdzie w stan zakończony, do nadawcy zostanie wysłane powiadomienie o zakończeniu.

Rejestr kontrolny i powiadomienia

Aby zapewnić przejrzystość i zgodność, każde działanie zarządzania odbiorcami jest rejestrowane w raporcie kontroli umowy i widoczne na liście Aktywność.

Wpisy rejestru kontrolnego

W przypadku usunięcia odbiorców rejestr kontroli rejestruje, kto dokonał zmiany, kiedy wystąpiła i których odbiorców dotyczy (np. odbiorca John Doe(john.doe@example.com) został usunięty przez użytkownika Jane Smith).

Rejestr kontroli zachowuje całą historię wszystkich uczestników, w tym usuniętych, w celu prowadzenia pełnego rejestru aktywności związanej z umową.

Widoczność listy aktywności

Sekcja Aktywność w szczegółach umowy pokazuje te same zdarzenia zarządzania odbiorcami w czasie rzeczywistym, co zapewnia nadawcom i administratorom natychmiastowe potwierdzenie pomyślnego zastosowania zmian.

Ograniczenia

Zarządzanie odbiorcami dla aktywnych umów dotyczy tylko obiegów pracy Poproś o podpis. Następujące nie są obsługiwane:

• Umowy z dwoma lub mniejszą liczbą odbiorców
• Umowy wykorzystujące Notary Signers.
• Umowy utworzone za pomocą procesów Send in Bulk i Custom Workflow.
• Fill & Sign, Structured Self Sign, Web forms i obiegi pracy Written Signature.
• Umowy z Limited Document Visibility.
• Następujące typy pól nie są obsługiwane: Pola wyboru, grupy pól wyboru, przyciski opcji, listy rozwijane i bloki podpisów.
  •  To ograniczenie dotyczy tylko sytuacji, gdy pola te są przypisane do odbiorcy, który jeszcze nie wykonał swojej czynności. Gdy odbiorca wykona swoją czynność, pola zostają spłaszczone i nie są już liczone jako nieobsługiwane obiekty pól.   
• Wersje klienta Salesforce starsze niż v25.5 nie są kompatybilne. Integracje wykorzystujące wersje Salesforce starsze niż 25.5 nie przestaną działać, ale nie będą mogły korzystać z tej funkcji.
  • Klientów zachęca się do przejścia na najnowszą wersję.

Znane problemy i ich rozwiązywanie

Błąd zmiany podstawowego obiegu pracy
Podczas usuwania odbiorców Acrobat Sign sprawdza, czy zmiana spowoduje zmianę obiegu pracy umowy (na przykład zredukowanie obiegu sekwencyjnego do pojedynczego odbiorcy). Jeśli tak, operacja zostanie zablokowana i pojawia się komunikat. Aby kontynuować, anuluj umowę i utwórz nową z prawidłowym obiegiem.

Widoczność podczas sprawdzania
Gdy umowa jest zmieniana:

• Nadawcy i poprzedni odbiorcy widzą ją po zastosowaniu filtra W toku na stronie Zarządzaj ze stanem W trakcie sprawdzania.
• Odbiorcy w oczekiwaniu na podpis widzą ją w sekcji Oczekujące na moje działanie z tym samym stanem.
• Usunięci odbiorcy nie mogą już uzyskać dostępu ani pobrać umowy.

Konflikty widoczności dokumentu
Umowy z ograniczoną widocznością dokumentu (LDV) lub ograniczeniami dla poszczególnych odbiorców mogą zakończyć się niepowodzeniem po usunięciu odbiorców. Jeśli usunięcie zakończy się niepowodzeniem, sprawdź ustawienia widoczności dokumentu lub wyłącz LDV przed ponowieniem próby.

Zablokowany w stanie Sprawdzanie
Jeśli przeglądarka zostanie zamknięta podczas modyfikacji, umowa może pozostać w stanie Sprawdzanie. Aby wznowić, znajdź umowę w sekcji Wersje robocze lub W toku i wybierz opcję Modyfikuj umowę, aby kontynuować edycję lub sfinalizować aktualizację.