Podręcznik użytkownika Anuluj

Omówienie funkcji Wyślij zbiorczo

 

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

Pierwsze kroki

Administrowanie

Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

Integracja z innymi produktami

Programista Acrobat Sign

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

Omówienie funkcji Wyślij zbiorczo

Funkcja wysyłania zbiorczego (SiB) umożliwia użytkownikom tworzenie jednorazowego szablonu „nadrzędnego” umowy i dostarczenie listy odbiorców. Umowa „podrzędna” jest generowana dla każdego rekordu odbiorcy podczas wysyłania transakcji Wyślij zbiorczo. Można dokonać do 1000 transakcji podrzędnych, a wszystkie umowy podrzędne są odrębnymi umowami i są autonomiczne w stosunku do innych wygenerowanych umów.

Ponieważ jednak wszystkie umowy podrzędne są tworzone na podstawie tego samego szablonu nadrzędnego, użytkownicy mogą przejrzeć transakcję nadrzędną Wyślij zbiorczo na stronie Zarządzaj i sprawdzić ogólny stan umów podrzędnych.

Istnieją dwie metody dodawania listy rekordów odbiorców do szablonu:

  • Ręcznie — w tym przypadku nadawca ręcznie wpisuje (lub wkleja) adresy e-mail użytkowników.
    • Opcja ta ogranicza liczbę odbiorców do jednego odbiorcy zewnętrznego.
    • Nadawca może być dołączony jako opcjonalny odbiorca po podpisaniu przez zewnętrznego odbiorcę. 
  • Przesłanie pliku CSV (wartości rozdzielane przecinkami) — CSV to arkusz kalkulacyjny, w którym każdy wiersz jest rekordem odbiorcy, a różne kolumny definiują właściwości umowy, z których każda może być spersonalizowana dla odbiorców umowy. Daje to nadawcy znacznie szerszą kontrolę nad tym, w jaki sposób umowa może zostać dostosowana do odbiorców. Zalety metody pliku CSV są następujące:
    • Możesz mieć wielu odbiorców. (Do 100 na umowę).
    • Personalizacja dla każdego odbiorcy:
      • Nazwisko odbiorcy
      • Rola
      • Metoda uwierzytelniania
      • Prywatna wiadomość od odbiorcy
    • Dostosowania na poziomie umowy:
      • Nazwa umowy
      • Lokalizacja
      • Globalny komunikat umowy
      • Termin wygaśnięcia
      • Obieg podpisu
    • Niestandardowe pola scalania, w których CSV wstawia wartość do pola w umowie, umożliwiając dodanie do umowy szczegółów specyficznych dla odbiorcy, takich jak adres, lista towarów lub usług, ceny i rabaty.

Dostępność:

Opcja Wysyłka zbiorcza jest dostępna dla planów licencyjnych Acrobat Pro i Acrobat Sign Solutions.

Zakres konfiguracji:

Elementy sterujące dla funkcji Wyślij zbiorczo mogą być włączone na poziomie konta i grupy.

Raportowanie dla Wysyłki zbiorczej

Jest kilka opcji generowania danych raportu dla umów zawartych za pomocą narzędzia Wyślij zbiorczo. Użyta opcja będzie zależeć od typu informacji, które chcesz zebrać.

Dostęp do wszystkich raportów otwarcie powiązanych z obiektem nadrzędnym Wyślij zbiorczo można uzyskać na stronie Zarządzaj, wybierając filtr Wysyłanie zbiorcze, a następnie otwierając konkretny szablon nadrzędny Wyślij zbiorczo, który chcesz przejrzeć.

Jeśli chcesz tylko przejrzeć podstawowy wskaźnik realizacji lub przejść do szczegółów w celu znalezienia pojedynczej umowy, tabela podsumowania umów jest dostępna na liście Operacje.

Można wygenerować tabelę do wydrukowania zawierającą wszystkie umowy podrzędne przy użyciu operacji Wyświetl raport aktywności.

Definicja umowy w formacie CSV oraz pełne dane wejściowe na poziomie pola dla każdego odbiorcy są dostępne przy użyciu operacji Pobierz dane pól formularza.

Standardowe środowisko raportowania umożliwia tworzenie drukowanych schematów i wykresów oraz udostępnianie danych na poziomie pola w formacie CSV.

Pobieranie wszystkich ukończonych umów podrzędnych ze strony Zarządzaj

Po wysłaniu transakcji Wysyłka zbiorcza i rozpoczęciu przez odbiorców wypełniania umów podrzędnych nadawca może pobrać wypełnione umowy związane z transakcją nadrzędną ze strony Zarządzaj.

Po wyzwoleniu pobierania pobierane są tylko umowy ze statusem Sfinalizowane. Umowy anulowane, odrzucone, wygasłe i w toku nie są pobierane.
Na jedno żądanie można pobrać do 1,5 GB danych.

Strona Zarządzaj zawierająca transakcję Wysyłka zbiorcza z wyróżnioną operacją „Pobierz sfinalizowane umowy”.

Pobieranie spowoduje dostarczenie pliku .zip do systemu lokalnego użytkownika, który go zażąda. Nazwa pliku jest oparta na nazwie transakcji Wysyłka zbiorcza, z numerem transakcji dołączonym na końcu.

Sfinalizowane umowy będą w pliku .zip. Każdy plik jest nazwany na podstawie identyfikatora transakcji poszczególnych umów podrzędnych. Raporty kontroli nie są dołączane po pobraniu ze strony Zarządzaj, ale można ich zażądać, jeśli pobieranie zostało zainicjowane za pośrednictwem interfejsu API.

Przykładowy plik .zip z wyróżnioną nazwą i wstawką aktualnych plików PDF w pliku zip.

Uwaga:
  • Nie wychodź z ekranu ani nie podejmuj innych czynności podczas procesu pobierania, ponieważ spowodowałoby to anulowanie pobierania.
  • Pobieranie, które trwa dłużej niż sześć minut, zostanie automatycznie anulowane. Spróbuj ponownie uruchomić pobieranie co najmniej raz, a jeśli błąd nie ustąpi, rozwiązanie tymczasowe polega na pobraniu każdego elementu pojedynczo.
  • Obecnie nie ma raportowania dla pobranych umów. Jeśli okaże się, że niektóre umowy nie zostały pobierane, spróbuj ponownie wykonać proces pobierania.

Sprawdzone metody

Korzystaj ze sprawdzonych szablonów dokumentów podstawowych. Jest to szczególnie ważne w przypadku wielu odbiorców. Kilka rund testów na poziomie pól, aby upewnić się, że pola są prawidłowo przypisane i przechwytują prawidłową zawartość z przydatnymi walidacjami, zajmuje znacznie mniej czasu niż anulowanie setek indywidualnych umów.

Podczas tworzenia szablonów używaj znaczących nazw pól, aby raporty zwracały znaczące nagłówki kolumn. 

Kwestie dotyczące konfiguracji odnoszące się do zarządzania danymi

Funkcja Wyślij zbiorczo ma właściwość o nazwie „zestawienie zbiorcze”, która określa, ile powiadomień otrzymuje nadawca w odniesieniu do liczby umów podrzędnych utworzonych przez szablon SiB. Wartością domyślną jest trzy, co oznacza, że nadawca jest powiadamiany tylko o wygenerowaniu trzech lub mniejszej liczby umów podrzędnych. Ustawienie zestawienia zbiorczego nie jest dostępne dla klientów i może zostać zmienione tylko przez zespół pomocy technicznej Acrobat Sign.

Zarządzanie danymi określa, jak szybko umowa zostanie usunięta z systemu Acrobat Sign po osiągnięciu statusu końcowego (Zakończona, Anulowana lub Wygasła).

Klienci, którzy muszą wejść w interakcję z wypełnionymi umowami wysłanymi za pośrednictwem procesu Wyślij zbiorczo mogą rozszerzyć numer zestawienia zbiorczego (ewentualnie do wartości „nieograniczonej”), aby zapewnić, że otrzymają powiadomienia o „Sfinalizowanych” umowach podrzędnych przed automatycznym usunięciem ich z systemu, przez zarządzanie danymi.

Wskazówka:

Warto może być sprawdzić integrację usługi Power Automate, aby zautomatyzować wszystkie działania po zakończeniu projektu w celu ograniczenia ręcznej pracy użytkowników i zabezpieczenia się przed lukami, w których umowa może zostać utracona na skutek zasad zarządzania danymi.

Ważne kwestie

  • Nowy interfejs Wyślij zbiorczo jest nadal w fazie rozwoju, a w przyszłych wersjach spodziewanych jest więcej opcji (np. dodatkowe metody uwierzytelniania, strony CC zdefiniowane w umowie, przypomnienia zdefiniowane w umowie).
  • Opcja Nadawca podpisuje jako pierwszy znajdująca się w klasycznej wersji funkcji Wyślij zbiorczo nie jest obecnie dostępna w nowej wersji, ale jest oczekiwana w przyszłej wersji dla procesu ręcznego. Klienci korzystający z metody przesyłania CSV muszą dodać nadawcę do CSV jako odbiorcę w każdym rekordzie, w którym nadawca musi się podpisać.
  • Zmiana selektora grupy nie powoduje zmiany logo na ekranie nadawcy. Kolejne wiadomości e-mail i podpisywanie używają prawidłowego logo dla grupy, z której wysyłana jest umowa.
  • Anulowanie wszystkich umów podrzędnych transakcji Wyślij zbiorczo na poziomie szablonu (nadrzędnego) jest możliwe tylko wtedy, gdy nie podpisano żadnych umów podrzędnych. Jeśli podpisane zostaną jakiekolwiek umowy podrzędne, aktywność Anuluj zostanie usunięta z interfejsu szablonu, a istniejące umowy muszą zostać anulowane na poziomie umowy.
  • Opcja pliku CSV ma wiele opcjonalnych pól, ale wymagany jest tylko adres e-mail. Zapoznanie się z procesem CSV sprawi, że bardziej zaawansowane opcje pól (takie jak pola scalania) będą mniej zniechęcające i otworzą bardziej wartościowe możliwości, jakie oferuje CSV.

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?