Nowości
Pierwsze kroki
- Skrócona instrukcja dla administratorów
- Skrócona instrukcja dla użytkowników
- Biblioteka samouczków wideo
- Często zadawane pytania
Administrowanie
- Przegląd Admin Console
-
Zarządzanie użytkownikami
- Dodawanie użytkowników
- Tworzenie użytkowników w oparciu o funkcje
- Sprawdzanie pod kątem użytkowników z błędami obsługi
- Zmiana nazwiska/adresu e-mail
- Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie
- Awansowanie użytkownika do roli administratora
- Typy identyfikatorów użytkowników i SSO
- Przełączanie tożsamości użytkownika
- Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi MS Azure
- Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi Google Federation
- Profile produktowe
- Funkcja logowania
-
Ustawienia konta/grupy
- Przegląd ustawień
-
Ustawienia globalne
- Nowy interfejs odbiorcy
- Obiegi pracy samodzielnego podpisywania
- Wysyłka zbiorcza
- Formularze internetowe
- Obiegi pracy Power Automate
- Dokumenty w bibliotece
- Zbieranie danych formularzy za pomocą umów
- Ograniczona widoczność dokumentu
- Załączanie kopii PDF podpisanej umowy
- Dołączanie łączy do wiadomości e-mail
- Dołączanie obrazu do wiadomości e-mail
- Pliki dołączone do wiadomości e-mail będą nazwane jako:
- Załączanie raportu kontroli do dokumentów
- Scalanie wielu dokumentów w jeden
- Pobierz pojedyncze dokumenty
- Przekaż podpisany dokument
- Ustawianie domyślnej strefy czasowej
- Użytkownicy w wielu grupach (UMG)
- Uprawnienia administratora grupy
- Zastępowanie odbiorcy
- Raport kontroli
- Stopka transakcji
- Klient z sektora opieki zdrowotnej
- Konfiguracja konta
-
Preferencje dotyczące podpisu
- Dobrze sformatowane podpisy
- Niestandardowe warunki użytkowania i warunki ujawnienia danych klienta
- Prowadzenie odbiorców między polami formularza
- Ponowne uruchamianie obiegu pracy umowy
- Odmowa podpisania
- Zezwalanie sygnatariuszom na wydrukowanie i złożenie podpisu pisemnego
- Wymaganie tworzenia przez sygnatariuszy podpisów za pomocą urządzenia mobilnego
- Prośba sygnatariuszy o adres IP
- Podpisy cyfrowe
- Pieczęcie elektroniczne
- Tożsamość cyfrowa
-
Ustawienia raportu
- Ustawienia zabezpieczeń
-
Ustawienia wysyłania
- Wymaganie nazwy odbiorcy przy wysyłaniu
- Blokowanie wartości nazw dla znanych użytkowników
- Dozwolone role odbiorcy
- Zezwól na e-osoby poświadczające
- Grupy odbiorców
- DW
- Dostęp do umowy odbiorcy
- Spłaszczenie pola
- Modyfikowanie umowy
- Wiadomości prywatne
- Dopuszczalne typy podpisu
- Przypomnienia
- Wysyłanie powiadomień o umowie za pośrednictwem
- Opcje identyfikacji sygnatariusza
- Ochrona zawartości
- Kolejność podpisywania
- Liquid Mode
- Ustawienia Bio-Pharma
- Ustawienia notarializacji
- Integracja płatności
- Ustawienia SAML
- Zarządzanie danymi
- Ustawienia znacznika czasowego
- Archiwum zewnętrzne
- Języki konta
- Ustawienia poczty e-mail
- Migracja z domeny echosign.com do adobesign.com
- Konfiguracja opcji dla odbiorców
-
Wytyczne dotyczące wymogów regulacyjnych
- Dostępność
- HIPAA
- RODO
- 21 CFR część 11 i załącznik 11 EudraLex
- Klienci z sektora opieki zdrowotnej
- Obsługa IVES
- Umowy „archiwizowane”
- Kwestie do rozważenia w UE/Wielkiej Brytanii
- Przypisywanie domeny
- Łącza zgłaszania nadużycia
Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi
-
Opcje odbiorcy
- Anulowanie przypomnienia e-mail
-
Opcje na stronie podpisu elektronicznego
- Przegląd strony podpisu elektronicznego
- Otwieranie w celu przeczytania umowy bez pól
- Odmowa podpisania umowy
- Delegowanie uprawnienia do podpisywania
- Pobieranie pliku PDF umowy
- Wyświetlanie historii umowy
- Wyświetlanie wiadomości umowy
- Konwertowanie z podpisu elektronicznego na pisemny
- Konwertowanie z podpisu pisemnego na podpis elektroniczny
- Nawigowanie po polach formularza
- Czyszczenie danych z pól formularza
- Powiększenie strony podpisu elektronicznego i nawigacja po niej
- Zmiana języka używanego w narzędziach i informacjach dotyczących umowy
- Przegląd informacji prawnych
- Dostosowywanie preferencji plików cookie Acrobat Sign
-
Tworzenie pól w dokumentach
-
Środowisko tworzenia w aplikacji
- Automatyczne wykrywanie pól
- Przeciąganie i upuszczanie pól za pomocą środowiska tworzenia
- Przypisywanie pól formularza do odbiorców
- Rola Wstępne wypełnianie
- Stosowanie pól z szablonem pola wielokrotnego użytku
- Przenoszenie pól do nowego szablonu biblioteki
- Zaktualizowano środowisko tworzenia podczas wysyłania umów
- Tworzenie formularzy ze znacznikami tekstowymi
- Tworzenie formularzy przy pomocy programu Acrobat (AcroForm)
- Pola
- Tworzenie często zadawanych pytań
-
Środowisko tworzenia w aplikacji
- Podpisywanie umów
-
Zarządzaj umowami
- Omówienie strony Zarządzaj
- Delegowanie umowy
- Zastępowanie odbiorców
- Ograniczona widoczność dokumentu
- Anulowanie umowy
- Tworzenie nowych przypomnień
- Przeglądanie przypomnień
- Anulowanie przypomnienia
- Dostęp do obiegów Power Automate
-
Więcej operacji…
- Działanie wyszukiwania
- Wyświetlanie umowy
- Tworzenie szablonu na podstawie umowy
- Ukrywanie/pokazywanie umów z widoku
- Przesyłanie podpisanej umowy
- Modyfikowanie plików i pól w wysłanych umowach
- Edytowanie sposobu uwierzytelniania odbiorcy
- Dodawanie lub modyfikacja daty wygaśnięcia
- Dodawanie uwagi do umowy
- Udostępnianie indywidualnej umowy
- Anulowanie udostępniania umowy
- Pobieranie poszczególnych umów
- Pobieranie pojedynczych plików umowy
- Pobieranie raportu kontroli dla umowy
- Pobieranie zawartości pola w umowie
- Raport kontroli
- Raportowanie i eksportowanie danych
Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy
-
Formularze internetowe
- Tworzenie formularza internetowego
- Edycja formularza internetowego
- Wyłączanie/włączanie formularza internetowego
- Ukrywanie/pokazywanie formularza internetowego
- Znajdowanie adresu URL lub kodu skryptu
- Wstępne wypełnianie pól formularza internetowego przy użyciu parametrów adresu URL
- Zapisywanie formularza internetowego do późniejszego wypełnienia
- Zmiana rozmiaru formularza internetowego
-
Szablony wielokrotnego użytku
- Amerykańskie formularze urzędowe w bibliotece Acrobat Sign
- Tworzenie szablonu biblioteki
- Zmiana nazwy szablonu biblioteki
- Zmiana typu szablonu biblioteki
- Zmiana poziomu uprawnień szablonu biblioteki
- Kopiowanie, edytowanie i zapisywanie udostępnionego szablonu
- Pobieranie zagregowanych danych pól szablonu biblioteki
- Przenoszenie własności formularzy internetowych i szablonów bibliotek
-
Obiegi pracy Power Automate
- Przegląd integracji Power Automate i dołączonych uprawnień
- Włączanie integracji usługi Power Automate
- Akcje kontekstowe na stronie Zarządzaj
- Śledzenie wykorzystania pakietu Power Automate
- Tworzenie nowego obiegu (przykłady)
- Aktywatory używane dla obiegów
- Importowanie obiegów spoza Acrobat Sign
- Zarządzanie obiegami
- Edycja obiegów
- Udostępnianie obiegów
- Wyłączanie lub włączanie obiegów
- Usuwanie obiegów
-
Przydatne szablony
-
Tylko administrator
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów na Dysku Google
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze Box
- Archiwizacja umowy
- Archiwizacja umowy formularza internetowego
- Wyodrębnianie danych umowy
- Powiadomienia o umowach
- Generowanie umów
-
Tylko administrator
- Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
- Udostępnianie użytkowników i umów
Integracja z innymi produktami
- Acrobat Sign dla Salesforce
- Acrobat Sign dla Microsoft
- Inne integracje
- Integracje zarządzane przez partnerów
- Jak uzyskać klucz integracji
Programista Acrobat Sign
- Interfejsy API REST
- Elementy webhook
Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów
Omówienie funkcji Wyślij zbiorczo
Funkcja wysyłania zbiorczego (SiB) umożliwia użytkownikom tworzenie jednorazowego szablonu „nadrzędnego” umowy i dostarczenie listy odbiorców. Umowa „podrzędna” jest generowana dla każdego rekordu odbiorcy podczas wysyłania transakcji Wyślij zbiorczo. Można dokonać do 1000 transakcji podrzędnych, a wszystkie umowy podrzędne są odrębnymi umowami i są autonomiczne w stosunku do innych wygenerowanych umów.
Ponieważ jednak wszystkie umowy podrzędne są tworzone na podstawie tego samego szablonu nadrzędnego, użytkownicy mogą przejrzeć transakcję nadrzędną Wyślij zbiorczo na stronie Zarządzaj i sprawdzić ogólny stan umów podrzędnych.
Istnieją dwie metody dodawania listy rekordów odbiorców do szablonu:
- Ręcznie — w tym przypadku nadawca ręcznie wpisuje (lub wkleja) adresy e-mail użytkowników.
- Opcja ta ogranicza liczbę odbiorców do jednego odbiorcy zewnętrznego.
- Nadawca może być dołączony jako opcjonalny odbiorca po podpisaniu przez zewnętrznego odbiorcę.
- Przesłanie pliku CSV (wartości rozdzielane przecinkami) — CSV to arkusz kalkulacyjny, w którym każdy wiersz jest rekordem odbiorcy, a różne kolumny definiują właściwości umowy, z których każda może być spersonalizowana dla odbiorców umowy. Daje to nadawcy znacznie szerszą kontrolę nad tym, w jaki sposób umowa może zostać dostosowana do odbiorców. Zalety metody pliku CSV są następujące:
- Możesz mieć wielu odbiorców. (Do 100 na umowę).
- Personalizacja dla każdego odbiorcy:
- Nazwisko odbiorcy
- Rola
- Metoda uwierzytelniania
- Prywatna wiadomość od odbiorcy
- Dostosowania na poziomie umowy:
- Nazwa umowy
- Lokalizacja
- Globalny komunikat umowy
- Termin wygaśnięcia
- Obieg podpisu
- Niestandardowe pola scalania, w których CSV wstawia wartość do pola w umowie, umożliwiając dodanie do umowy szczegółów specyficznych dla odbiorcy, takich jak adres, lista towarów lub usług, ceny i rabaty.
Dostępność:
Opcja Wysyłka zbiorcza jest dostępna dla planów licencyjnych Acrobat Pro i Acrobat Sign Solutions.
Zakres konfiguracji:
Elementy sterujące dla funkcji Wyślij zbiorczo mogą być włączone na poziomie konta i grupy.
Raportowanie dla Wysyłki zbiorczej
Jest kilka opcji generowania danych raportu dla umów zawartych za pomocą narzędzia Wyślij zbiorczo. Użyta opcja będzie zależeć od typu informacji, które chcesz zebrać.
Dostęp do wszystkich raportów otwarcie powiązanych z obiektem nadrzędnym Wyślij zbiorczo można uzyskać na stronie Zarządzaj, wybierając filtr Wysyłanie zbiorcze, a następnie otwierając konkretny szablon nadrzędny Wyślij zbiorczo, który chcesz przejrzeć.
Jeśli chcesz tylko przejrzeć podstawowy wskaźnik realizacji lub przejść do szczegółów w celu znalezienia pojedynczej umowy, tabela podsumowania umów jest dostępna na liście Operacje.
Można wygenerować tabelę do wydrukowania zawierającą wszystkie umowy podrzędne przy użyciu operacji Wyświetl raport aktywności.
Definicja umowy w formacie CSV oraz pełne dane wejściowe na poziomie pola dla każdego odbiorcy są dostępne przy użyciu operacji Pobierz dane pól formularza.
Standardowe środowisko raportowania umożliwia tworzenie drukowanych schematów i wykresów oraz udostępnianie danych na poziomie pola w formacie CSV.
Szablon nadrzędny zawiera tabelę podsumowania w polu Operacje listy dla wszystkich umów podrzędnych. Tabela określa liczbę umów w każdym stanie.
Kliknięcie tabeli podsumowania powoduje otwarcie widoku sortowalnego poszczególnych umów podrzędnych. Rekordy w tabeli podsumowania są aktywnymi łączami do umów, co pozwala na łatwą manipulację poszczególnymi umowami w miarę potrzeb.
Pobieranie wszystkich ukończonych umów podrzędnych ze strony Zarządzaj
Po wysłaniu transakcji Wysyłka zbiorcza i rozpoczęciu przez odbiorców wypełniania umów podrzędnych nadawca może pobrać wypełnione umowy związane z transakcją nadrzędną ze strony Zarządzaj.
Po wyzwoleniu pobierania pobierane są tylko umowy ze statusem Sfinalizowane. Umowy anulowane, odrzucone, wygasłe i w toku nie są pobierane.
Na jedno żądanie można pobrać do 1,5 GB danych.
Pobieranie spowoduje dostarczenie pliku .zip do systemu lokalnego użytkownika, który go zażąda. Nazwa pliku jest oparta na nazwie transakcji Wysyłka zbiorcza, z numerem transakcji dołączonym na końcu.
Sfinalizowane umowy będą w pliku .zip. Każdy plik jest nazwany na podstawie identyfikatora transakcji poszczególnych umów podrzędnych. Raporty kontroli nie są dołączane po pobraniu ze strony Zarządzaj, ale można ich zażądać, jeśli pobieranie zostało zainicjowane za pośrednictwem interfejsu API.
- Nie wychodź z ekranu ani nie podejmuj innych czynności podczas procesu pobierania, ponieważ spowodowałoby to anulowanie pobierania.
- Pobieranie, które trwa dłużej niż sześć minut, zostanie automatycznie anulowane. Spróbuj ponownie uruchomić pobieranie co najmniej raz, a jeśli błąd nie ustąpi, rozwiązanie tymczasowe polega na pobraniu każdego elementu pojedynczo.
- Obecnie nie ma raportowania dla pobranych umów. Jeśli okaże się, że niektóre umowy nie zostały pobierane, spróbuj ponownie wykonać proces pobierania.
Sprawdzone metody
Korzystaj ze sprawdzonych szablonów dokumentów podstawowych. Jest to szczególnie ważne w przypadku wielu odbiorców. Kilka rund testów na poziomie pól, aby upewnić się, że pola są prawidłowo przypisane i przechwytują prawidłową zawartość z przydatnymi walidacjami, zajmuje znacznie mniej czasu niż anulowanie setek indywidualnych umów.
Podczas tworzenia szablonów używaj znaczących nazw pól, aby raporty zwracały znaczące nagłówki kolumn.
Kwestie dotyczące konfiguracji odnoszące się do zarządzania danymi
Funkcja Wyślij zbiorczo ma właściwość o nazwie „zestawienie zbiorcze”, która określa, ile powiadomień otrzymuje nadawca w odniesieniu do liczby umów podrzędnych utworzonych przez szablon SiB. Wartością domyślną jest trzy, co oznacza, że nadawca jest powiadamiany tylko o wygenerowaniu trzech lub mniejszej liczby umów podrzędnych. Ustawienie zestawienia zbiorczego nie jest dostępne dla klientów i może zostać zmienione tylko przez zespół pomocy technicznej Acrobat Sign.
Zarządzanie danymi określa, jak szybko umowa zostanie usunięta z systemu Acrobat Sign po osiągnięciu statusu końcowego (Zakończona, Anulowana lub Wygasła).
Klienci, którzy muszą wejść w interakcję z wypełnionymi umowami wysłanymi za pośrednictwem procesu Wyślij zbiorczo mogą rozszerzyć numer zestawienia zbiorczego (ewentualnie do wartości „nieograniczonej”), aby zapewnić, że otrzymają powiadomienia o „Sfinalizowanych” umowach podrzędnych przed automatycznym usunięciem ich z systemu, przez zarządzanie danymi.
Warto może być sprawdzić integrację usługi Power Automate, aby zautomatyzować wszystkie działania po zakończeniu projektu w celu ograniczenia ręcznej pracy użytkowników i zabezpieczenia się przed lukami, w których umowa może zostać utracona na skutek zasad zarządzania danymi.
Ważne kwestie
- Nowy interfejs Wyślij zbiorczo jest nadal w fazie rozwoju, a w przyszłych wersjach spodziewanych jest więcej opcji (np. dodatkowe metody uwierzytelniania, strony CC zdefiniowane w umowie, przypomnienia zdefiniowane w umowie).
- Opcja Nadawca podpisuje jako pierwszy znajdująca się w klasycznej wersji funkcji Wyślij zbiorczo nie jest obecnie dostępna w nowej wersji, ale jest oczekiwana w przyszłej wersji dla procesu ręcznego. Klienci korzystający z metody przesyłania CSV muszą dodać nadawcę do CSV jako odbiorcę w każdym rekordzie, w którym nadawca musi się podpisać.
- Zmiana selektora grupy nie powoduje zmiany logo na ekranie nadawcy. Kolejne wiadomości e-mail i podpisywanie używają prawidłowego logo dla grupy, z której wysyłana jest umowa.
- Anulowanie wszystkich umów podrzędnych transakcji Wyślij zbiorczo na poziomie szablonu (nadrzędnego) jest możliwe tylko wtedy, gdy nie podpisano żadnych umów podrzędnych. Jeśli podpisane zostaną jakiekolwiek umowy podrzędne, aktywność Anuluj zostanie usunięta z interfejsu szablonu, a istniejące umowy muszą zostać anulowane na poziomie umowy.
- Opcja pliku CSV ma wiele opcjonalnych pól, ale wymagany jest tylko adres e-mail. Zapoznanie się z procesem CSV sprawi, że bardziej zaawansowane opcje pól (takie jak pola scalania) będą mniej zniechęcające i otworzą bardziej wartościowe możliwości, jakie oferuje CSV.