Nowości
Pierwsze kroki
- Skrócona instrukcja dla administratorów
- Skrócona instrukcja dla użytkowników
- Dla programistów
- Biblioteka samouczków wideo
- Często zadawane pytania
Administrowanie
- Przegląd Admin Console
- Zarządzanie użytkownikami
- Dodawanie użytkowników
- Tworzenie użytkowników w oparciu o funkcje
- Sprawdzanie pod kątem użytkowników z błędami obsługi
- Zmiana nazwiska/adresu e-mail
- Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie
- Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie za pomocą interfejsu grupy
- Awansowanie użytkownika do roli administratora
- Typy identyfikatorów użytkowników i SSO
- Przełączanie tożsamości użytkownika
- Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi MS Azure
- Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi Google Federation
- Profile produktowe
- Funkcja logowania
- Ustawienia konta/grupy
- Przegląd ustawień
- Ustawienia globalne
- Poziom i identyfikator konta
- Nowy interfejs odbiorcy
- Obiegi pracy samodzielnego podpisywania
- Wysyłka zbiorcza
- Formularze internetowe
- Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
- Obiegi pracy Power Automate
- Dokumenty w bibliotece
- Zbieranie danych formularzy za pomocą umów
- Ograniczona widoczność dokumentu
- Załączanie kopii PDF podpisanej umowy
- Dołączanie łączy do wiadomości e-mail
- Dołączanie obrazu do wiadomości e-mail
- Pliki dołączone do wiadomości e-mail będą nazwane jako:
- Załączanie raportu kontroli do dokumentów
- Scalanie wielu dokumentów w jeden
- Pobierz pojedyncze dokumenty
- Przekaż podpisany dokument
- Delegacje dla użytkowników w moim koncie
- Zezwalanie odbiorcom zewnętrznym na delegowanie
- Upoważnienie do podpisania
- Upoważnienie do wysyłania
- Uprawnienia do dodawania pieczęci elektronicznych
- Ustawianie domyślnej strefy czasowej
- Ustawianie domyślnego formatu daty
- Użytkownicy w wielu grupach (UMG)
- Uprawnienia administratora grupy
- Zastępowanie odbiorcy
- Raport kontroli
- Stopka transakcji
- W komunikatach w produkcie i wskazówkach
- Przystępne pliki PDF
- Nowy sposób tworzenia
- Klient z sektora opieki zdrowotnej
- Konfiguracja konta
- Dodawanie logo
- Dostosowywanie nazwy hosta / adresu URL firmy
- Dodawanie nazwy firmy
- Przekierowanie adresu URL po umowie
- Preferencje dotyczące podpisu
- Dobrze sformatowane podpisy
- Zezwalanie odbiorcom na podpisywanie przez
- Sygnatariusze mogą zmieniać imiona i nazwiska
- Zezwalanie odbiorcom na korzystanie z zapisanych podpisów
- Niestandardowe warunki użytkowania i warunki ujawnienia danych klienta
- Prowadzenie odbiorców między polami formularza
- Ponowne uruchamianie obiegu pracy umowy
- Odmowa podpisania
- Zezwalanie na obiegi pracy stempli
- Wymaganie od sygnatariuszy podania stanowiska lub firmy
- Zezwalanie sygnatariuszom na wydrukowanie i złożenie podpisu pisemnego
- Pokazanie wiadomości podczas składania elektronicznego podpisu
- Wymaganie tworzenia przez sygnatariuszy podpisów za pomocą urządzenia mobilnego
- Prośba sygnatariuszy o adres IP
- Wykluczanie nazwy firmy i stanowiska w stemplach uczestnictwa
- Podpisy cyfrowe
- Pieczęcie elektroniczne
- Tożsamość cyfrowa
- Ustawienia raportu
- Nowy sposób raportowania
- Klasyczne ustawienia raportu
- Ustawienia zabezpieczeń
- Ustawienia pojedynczego logowania
- Ustawienia opcji Pamiętaj mnie
- Zasady dotyczące hasła logowania
- Siła hasła logowania
- Czas trwania sesji internetowej
- Typ szyfrowania PDF
- API
- Dostęp do informacji o użytkowniku i grupie
- Dozwolone zakresy IP
- Udostępnianie konta
- Zezwolenia na udostępnianie konta
- Ustawienia udostępniania umów
- Weryfikacja tożsamości sygnatariusza
- Hasło podpisywania umowy
- Siła hasła dokumentu
- Blokowanie sygnatariuszy według geolokalizacji
- Uwierzytelnianie telefoniczne
- Uwierzytelnianie oparte na wiedzy (KBA)
- Zezwalanie na wyodrębnianie stron
- Wygaśnięcie łącza dokumentu
- Przesłanie certyfikatu klienta dla elementów webhook / wywołań zwrotnych
- Znacznik czasowy
- Ustawienia wysyłania
- Wyświetlanie strony Wyślij po zalogowaniu
- Wymaganie nazwy odbiorcy przy wysyłaniu
- Blokowanie wartości nazw dla znanych użytkowników
- Dozwolone role odbiorcy
- Zezwól na e-osoby poświadczające
- Grupy odbiorców
- DW
- Dostęp do umowy odbiorcy
- Wymagane pola
- Załączanie dokumentów
- Spłaszczenie pola
- Modyfikowanie umowy
- Nazwa umowy
- Języki
- Wiadomości prywatne
- Dopuszczalne typy podpisu
- Przypomnienia
- Zabezpieczenie hasłem podpisanego dokumentu
- Wysyłanie powiadomień o umowie za pośrednictwem
- Opcje identyfikacji sygnatariusza
- Ochrona zawartości
- Włączanie transakcji Notarize
- Wygasanie dokumentu
- Wyświetlanie, ustawianie podpisów i dodawanie pól formularza
- Kolejność podpisywania
- Liquid Mode
- Niestandardowe elementy sterujące obiegiem pracy
- Opcje przesyłania na stronie podpisu elektronicznego
- Przekierowanie na inny adres URL potwierdzenia po podpisaniu
- Szablony wiadomości
- Ustawienia Bio-Pharma
- Integracja obiegu pracy
- Ustawienia notarializacji
- Integracja płatności
- Wiadomości sygnatariusza
- Ustawienia SAML
- Konfiguracja SAML
- Instalacja usługi federacyjnej Microsoft Active Directory
- Instalacja usługi Okta
- Instalacja usługi OneLogin
- Instalacja usługi Oracle Identity Federation
- Konfiguracja SAML
- Zarządzanie danymi
- Ustawienia znacznika czasowego
- Archiwum zewnętrzne
- Języki konta
- Ustawienia poczty e-mail
- Migracja z domeny echosign.com do adobesign.com
- Konfiguracja opcji dla odbiorców
- Wytyczne dotyczące wymogów regulacyjnych
- Dostępność
- HIPAA
- RODO
- 21 CFR część 11 i załącznik 11 EudraLex
- Klienci z sektora opieki zdrowotnej
- Obsługa IVES
- Umowy „archiwizowane”
- Kwestie do rozważenia w UE/Wielkiej Brytanii
- Zbiorcze pobieranie umów
- Przypisywanie domeny
- Łącza zgłaszania nadużycia
Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi
- Opcje odbiorcy
- Anulowanie przypomnienia e-mail
- Opcje na stronie podpisu elektronicznego
- Przegląd strony podpisu elektronicznego
- Otwieranie w celu przeczytania umowy bez pól
- Odmowa podpisania umowy
- Delegowanie uprawnienia do podpisywania
- Ponowne uruchamianie umowy
- Pobieranie pliku PDF umowy
- Wyświetlanie historii umowy
- Wyświetlanie wiadomości umowy
- Konwertowanie z podpisu elektronicznego na pisemny
- Konwertowanie z podpisu pisemnego na podpis elektroniczny
- Nawigowanie po polach formularza
- Czyszczenie danych z pól formularza
- Powiększenie strony podpisu elektronicznego i nawigacja po niej
- Zmiana języka używanego w narzędziach i informacjach dotyczących umowy
- Przegląd informacji prawnych
- Dostosowywanie preferencji plików cookie Acrobat Sign
- Wysyłanie umów
- Tworzenie pól w dokumentach
- Środowisko tworzenia w aplikacji
- Automatyczne wykrywanie pól
- Przeciąganie i upuszczanie pól za pomocą środowiska tworzenia
- Przypisywanie pól formularza do odbiorców
- Rola Wstępne wypełnianie
- Stosowanie pól z szablonem pola wielokrotnego użytku
- Przenoszenie pól do nowego szablonu biblioteki
- Zaktualizowano środowisko tworzenia podczas wysyłania umów
- Tworzenie formularzy ze znacznikami tekstowymi
- Tworzenie formularzy przy pomocy programu Acrobat (AcroForm)
- Pola
- Tworzenie często zadawanych pytań
- Środowisko tworzenia w aplikacji
- Podpisywanie umów
- Zarządzaj umowami
- Omówienie strony Zarządzaj
- Delegowanie umowy
- Zastępowanie odbiorców
- Ograniczona widoczność dokumentu
- Anulowanie umowy
- Tworzenie nowych przypomnień
- Przeglądanie przypomnień
- Anulowanie przypomnienia
- Dostęp do obiegów Power Automate
- Więcej operacji…
- Działanie wyszukiwania
- Wyświetlanie umowy
- Tworzenie szablonu na podstawie umowy
- Ukrywanie/pokazywanie umów z widoku
- Przesyłanie podpisanej umowy
- Modyfikowanie plików i pól w wysłanych umowach
- Edytowanie sposobu uwierzytelniania odbiorcy
- Dodawanie lub modyfikacja daty wygaśnięcia
- Dodawanie uwagi do umowy
- Udostępnianie indywidualnej umowy
- Anulowanie udostępniania umowy
- Pobieranie poszczególnych umów
- Pobieranie pojedynczych plików umowy
- Pobieranie raportu kontroli dla umowy
- Pobieranie zawartości pola w umowie
- Raport kontroli
- Raportowanie i eksportowanie danych
- Omówienie
- Udzielanie użytkownikom dostępu do raportowania
- Wykresy raportu
- Eksport danych
- Zmiana nazwy raportu/eksportu
- Powielanie raportu/eksportu
- Planowanie raportu/eksportu
- Usuwanie raportu/eksportu
- Sprawdzanie użycia transakcji
Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy
- Formularze internetowe
- Tworzenie formularza internetowego
- Edycja formularza internetowego
- Wyłączanie/włączanie formularza internetowego
- Ukrywanie/pokazywanie formularza internetowego
- Znajdowanie adresu URL lub kodu skryptu
- Wstępne wypełnianie pól formularza internetowego przy użyciu parametrów adresu URL
- Zapisywanie formularza internetowego do późniejszego wypełnienia
- Zmiana rozmiaru formularza internetowego
- Szablony wielokrotnego użytku (Szablony biblioteki)
- Amerykańskie formularze urzędowe w bibliotece Acrobat Sign
- Tworzenie szablonu biblioteki
- Zmiana nazwy szablonu biblioteki
- Zmiana typu szablonu biblioteki
- Zmiana poziomu uprawnień szablonu biblioteki
- Kopiowanie, edytowanie i zapisywanie udostępnionego szablonu
- Pobieranie zagregowanych danych pól szablonu biblioteki
- Przenoszenie własności formularzy internetowych i szablonów bibliotek
- Obiegi pracy Power Automate
- Przegląd integracji Power Automate i dołączonych uprawnień
- Włączanie integracji usługi Power Automate
- Akcje kontekstowe na stronie Zarządzaj
- Śledzenie wykorzystania pakietu Power Automate
- Tworzenie nowego obiegu (przykłady)
- Aktywatory używane dla obiegów
- Importowanie obiegów spoza Acrobat Sign
- Zarządzanie obiegami
- Edycja obiegów
- Udostępnianie obiegów
- Wyłączanie lub włączanie obiegów
- Usuwanie obiegów
- Przydatne szablony
- Tylko administrator
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów na Dysku Google
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze Box
- Archiwizacja umowy
- Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
- Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
- Zapisywanie ukończonych dokumentów na Dysku Google
- Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
- Zapisywanie ukończonych dokumentów w Box
- Archiwizacja umowy formularza internetowego
- Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w bibliotece SharePoint
- Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze OneDrive dla firm
- Zapisywanie ukończonych dokumentów na dysku Google
- Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze Box
- Wyodrębnianie danych umowy
- Powiadomienia o umowach
- Wysyłanie niestandardowych powiadomień mailowych z zawartością umowy i podpisaną umową
- Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w kanale usługi Teams
- Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Slack
- Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Webex
- Generowanie umów
- Wygenerowanie dokumentu z formularza Power App i szablonu Word, wysłanie do podpisu
- Wygenerowanie umowy z szablonu programu Word w usłudze OneDrive i uzyskanie podpisu
- Wygenerowanie umowy dla wybranego wiersza programu Excel, wysłanie do recenzji i podpisu
- Tylko administrator
- Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
- Udostępnianie użytkowników i umów
Integracja z innymi produktami
- Przegląd integracji Acrobat Sign
- Acrobat Sign dla Salesforce
- Acrobat Sign dla Microsoft
- Inne integracje
- Integracje zarządzane przez partnerów
- Jak uzyskać klucz integracji
Programista Acrobat Sign
- Interfejsy API REST
- Elementy webhook
Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów
Przegląd niestandardowych obiegów pracy
Narzędzie Projektowanie niestandardowego obiegu pracy służy do tworzenia szablonów obiegów pracy, które wstępnie definiują zawartość umowy i procesy podpisywania dostosowane do konkretnych wymagań biznesowych. Użytkownicy mogą projektować szablony obiegów pracy za pomocą intuicyjnego interfejsu, który ułatwia konfigurowanie uczestników, w tym ich predefiniowanych nazw, ról i kolejności; dokumentów, które mają być zawarte w umowie; pól formularzy, które mają być wstępnie wypełnione przez nadawcę; rozpowszechnianych wiadomości e-mail dla uczestników; wygaśnięcia umowy lub opcji hasła; i nie tylko.
Nadawcy używający szablonu obiegu pracy są prowadzeni przez proces tworzenia umowy za pomocą indywidualnie dostosowanych instrukcji i pól, przez co proces tworzenia umowy staje się prostszy w użyciu i rzadziej pojawiają się w nim błędy.
W zależności od ustawień konta/grupy wszyscy użytkownicy mogą mieć dostęp do tworzenia obiegów pracy do użytku osobistego lub udostępniania ich grupom.
- Administratorzy mogą tworzyć i udostępniać szablony na poziomie grupy.
- Administratorzy konta mogą udostępniać obieg pracy w całej organizacji.
- Administratorzy konta mogą udostępniać obieg pracy w całej organizacji.
- Użytkownicy niebędący administratorami mogą tworzyć własne obiegi pracy i opcjonalnie udostępniać je grupom, do których należą.
Dostęp do historii i raportu kontroli dla umowy utworzonej w obiegu pracy można uzyskać z poziomu strony Zarządzaj.
Podczas gdy umowa jest przetwarzana, można dodać przypomnienia oraz wykonywać inne zadania.
Po zalogowaniu się wybierz opcję Obiegi pracy z górnego menu strony głównej.
Podpisywanie/zatwierdzanie umowy wygenerowanej w ramach obiegu pracy i zarządzanie nią
Umowa wygenerowana przez proces obiegu pracy jest dokładnie taka sama jak każda inna umowa wysłana za pośrednictwem tej samej grupy.
Sygnatariusze i osoby zatwierdzające mogą podpisywać dokumenty za pomocą łącza w wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie/zatwierdzenie lub poziomu z własnej strony Zarządzaj, jeśli są zarejestrowanymi użytkownikami usługi Acrobat Sign w zaufanych kontach.
Nadawcy mają do dyspozycji wszystkie takie same opcje zarządzania umową z poziomu strony Zarządzaj.
Raporty i eksportowanie danych traktują umowę tak samo jak każdą inną ręcznie utworzoną umowę.
Konfiguracja
Dostępność:
Środowisko obiegu pracy niestandardowego wysyłania jest dostępne wyłącznie dla planów licencyjnych dla przedsiębiorstw.
Zakres konfiguracji:
Elementy sterujące, które mają wpływ na Obiegi pracy niestandardowego wysyłania mogą być dostępne na poziomie konta i grupy.
Włączenie najnowszego obiegu pracy zbliża obiegi pracy do funkcjonalności ręcznego procesu wysyłania.
W ramach tej opcji dostępne są funkcje:
- Układ strony z funkcją ponownego wlewania tekstu
- Użycie podpisów cyfrowych w przypadku jednego lub kilku odbiorców
- Konfiguracja odbiorców do korzystania z weryfikacji tożsamości premium
- Konfiguracja grup odbiorców podczas procesu wysyłania
- Załączanie dokumentów ze wszystkich dozwolonych źródeł podczas procesu wysłania
Aby włączyć najnowsze funkcje, przejdź do: Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Elementy sterujące niestandardowym obiegiem pracy.
Weryfikacja tożsamości premium
Wszystkie metody uwierzytelnienia dostępne w narzędziu Projektowanie obiegu pracy są wyświetlane w obiekcie odbiorcy.
Metody uwierzytelniania wyświetla się jako pola wyboru, dzięki czemu w ramach projektowania obiegu pracy można określić opcje dostępne dla nadawców.
Jeśli w narzędziu projektowania zostanie zaznaczonych kilka opcji, takie same opcje będą dostępne dla nadawcy podczas procesu wysyłania.
Grupy odbiorców
Obiekty odbiorców w narzędziu projektowania można przypisywać jako grupy odbiorców. Pozwala to nadawcy na użycie grupy odbiorców wielokrotnego użytku z książki adresowej lub grupy odbiorców ad hoc w celu zidentyfikowania szeregu adresów e-mail, które mogą działać w tym jednym kroku podpisu.
Na przykład, jeśli jeden z trzech menedżerów ma dokonać kontrasygnaty, można dodać grupę odbiorców zawierającą wszystkie trzy wiadomości e-mail. Gdy cykl podpisu dociera do grupy odbiorców, wszystkich trzech menedżerów jest powiadamianych, ale tylko jeden musi wykonać swoje działanie.
W przypadku korzystania z grupy odbiorców wielokrotnego użytku w obiegu pracy odbiorca musi zostać najpierw utworzony i musi być dostępny dla użytkownika w użytecznym zakresie obiegu pracy. Co oznacza, że jeśli obieg pracy jest dostępny dla całej organizacji, grupa odbiorców musi być również dostępna dla całej organizacji.
Aby dodać grupę odbiorców wielokrotnego użytku, wybierz przycisk Dodaj grupę odbiorców, aby otworzyć narzędzie wyboru grup.
- Dostępne są tylko grupy odbiorców ze zgodnymi uprawnieniami użytkownika:
- Niestandardowy obieg pracy dostępny dla całego konta może używać tylko grup odbiorców zarządzanych przez konto
- Niestandardowy obieg pracy dostępny dla całej grupy może korzystać z grup odbiorców i grup odbiorców zarządzanych przez konto
- Niestandardowy obieg pracy dostępny dla pojedynczego użytkownika może korzystać z grup użytkowników, grup i odbiorców zarządzanych przez konto
- Niestandardowy obieg pracy dostępny dla całego konta może używać tylko grup odbiorców zarządzanych przez konto
- Nazwa grupy odbiorców wielokrotnego użytku jest automatycznie wstawiana jako nazwa grupy podczas korzystania z szablonu do wysyłania umowy.
- Jeśli odbiorca jest skonfigurowany jako grupa odbiorców, odbiorca nie może już być Edytowalny podczas korzystania z szablonu do wysyłania umowy.
- Nie można edytować, usuwać ani dodawać członków grupy odbiorców wielokrotnego użytku.
- Odbiorca nie może zostać usunięty z obiegu podpisu, gdy skonfigurowana jest grupa odbiorców, nawet jeśli odbiorca nie jest oznaczony jako wymagany.
Grupy odbiorców ad hoc są tworzone w ramach niestandardowej definicji odbiorcy obiegu pracy, istniejącej wyłącznie w celu opisania jednego odbiorcy w jednym obiegu pracy. Nie ma możliwości zapisania ani ponownego użycia ich w żadnym innym procesie.
Aby skonfigurować grupę odbiorców ad-hoc:
- Wprowadź adresy e-mail członków grupy odbiorców w polu Odbiorca, oddzielając je przecinkami.
- Zaznacz pole wyboru Oznacz jako grupę odbiorców.
- System automatycznie wstawia nazwę grupy, gdy nadawca rozpoczyna umowę za pomocą obiegu pracy. Nazwa grupy zawiera prefiks określający nazwę jako wygenerowaną automatycznie, a następnie ciąg „Grupa odbiorców X”, gdzie X jest liczbą przyrostową zaczynającą się od 1 i rosnącą w zależności od liczby dodanych grup odbiorców.
- Jeśli odbiorca jest skonfigurowany jako edytowalny, nadawca może edytować nazwę grupy, usuwać wstępnie wprowadzonych członków grupy i w razie potrzeby dodawać nowych członków grupy.
Załączniki plikowe
Podczas procesu wysyłania dokumenty można załączać z dowolnego z dozwolonych przez program Acrobat Sign źródeł.
Po dołączeniu szablonu Acrobat Sign do obiegu pracy użytkownicy zobaczą tylko szablony przypisane do tej samej grupy co obiegu pracy oraz szablony przypisane do organizacji (szablony na poziomie konta). Wynika to z relacji obiegu pracy (jeden do jednego) z grupami. (I fakt, że szablony na poziomie konta są dziedziczone przez wszystkie grupy)
Jest to inne działanie niż w przypadku, gdy użytkownik, który ma członkostwo w wielu grupach (jeden do wielu), przegląda swoją bibliotekę Szablon. Ponieważ użytkownik ma dostęp do różnych grup, może przeglądać wszystkie szablony powiązane ze wszystkimi grupami.
Inaczej jest w przypadku usługi Obieg pracy, której zakres jest ograniczony tylko do jednej grupy.
Środowisko użytkownika w „nowym” ustawieniu zostało zaktualizowane do nowoczesnego układu z funkcją ponownego wlewania tekstu, jak strona Wyślij.
Instrukcje, które wcześniej znajdowały się po prawej stronie listy odbiorców, zostały przeniesione na górę strony i umieszczone w zwijanym oknie.
Szablon definiujący przydział pól
Przydzielanie pól definiowane na podstawie szablonu ściśle wiąże listę odbiorców, zgodnie z definicją w narzędziu do projektowania obiegów pracy, z odpowiednimi przydziałami pól w formularzach.
Przykłady zastosowań:
- (Klient) Sygnatariusz ma podpisać umowę jako pierwszy.
- Opcjonalnie współsygnatariusz może ją podpisać jako drugi.
- Wewnętrzną kontrasygnatę składa przedstawiciel handlowy.
Tradycyjnie wymagałoby to dwóch formularzy ze względu na sposób indeksowania odbiorców na stronie Wyślij:
- jednego dla scenariusza z jednym sygnatariuszem, który przypisywałby wewnętrzną kontrasygnatę jako wskaźnik drugiego sygnatariusza;
- drugiego dla scenariusza ze współsygnatariuszem, gdzie do współsygnatariusza przypisany jest drugi wskaźnik sygnatariusza, a do kontrasygnaty — trzeci.
Zgodnie ze strukturą reguły „szablon definiujący” należy utworzyć jeden w pełni aktywny formularz ze wszystkimi możliwymi zdefiniowanymi polami odbiorcy.
Sekwencja wskaźników sygnatariuszy (jak zdefiniowano w narzędziu do projektowania obiegu pracy) jest przestrzegana bez względu na pola przypisane do pominiętych (opcjonalnych) odbiorców po wysłaniu umowy.
Dlatego w powyższym przypadku użycia współsygnatariusz jest zawsze sygnatariuszem o wskaźniku 2, jednak jeśli współsygnatariusz nie zostanie uwzględniony na etapie wysyłania umowy, pola signer2 są ignorowane, a kontrsygnatariusz (sygnatariusz o wskaźniku 3) nadal ma dostęp do pól signer3.
Nową funkcję można włączyć, otwierając kolejno Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Niestandardowy obieg pracy wysyłania > Włącz dodawanie podpisu na podstawie szablonu.
Włączenie funkcji dodawania podpisu na podstawie szablonu wyłączy opcję autoryzowania umowy podczas procesu wysyłania.
Związek między odbiorcami i polami
Do każdego odbiorcy umowy zostaje przypisany wskaźnik sygnatariusza. Ten wskaźnik jest niezbędny do powiązania odbiorcy z polami, które może wypełniać zgodnie ze swoimi uprawnieniami (takimi jak pole podpisu).
Odbiorcy otrzymują wskaźnik na podstawie pozycji w stosie na stronie Wyślij. Odbiorca na górze stosu otrzymuje wskaźnik 1, kolejny odbiorca — wskaźnik 2 itd. Wskaźnik jest widoczny, gdy umowa zostanie skonfigurowana z wykorzystaniem ustawienia „Finalizuj w kolejności”, ale nadal występuje w obiegu pracy „Finalizuj w dowolnej kolejności”.
Podczas tworzenia przepływu odbiorców w narzędziu do projektowania obiegu pracy wskaźnik sygnatariusza jest przypisywany zgodnie z następującymi zasadami:
- Od góry do dołu
- Od lewej do prawej
W poniższym przykładzie sygnatariusz i współsygnatariusz znajdują się na szczycie stosu.
- „Sygnatariusz” to pierwszy odbiorca z lewej strony, więc otrzymuje wskaźnik 1.
- „Współsygnatariusz” znajduje się również na górze stosu, ale na prawo od „Sygnatariusza”, więc otrzymuje wskaźnik 2.
W tym przypadku użycia nie ma znaczenia, kto pierwszy podpisze umowę, więc zostaje zastosowany równoległy obieg podpisów. Jednak porządek wskaźników jest przestrzegany, bo dzięki temu można mieć pewność, że sygnatariusz wpisze swoje dane w pola dla „Sygnatariusza”, a współsygnatariusz ma dostęp tylko do pól przeznaczonych dla „współsygnatariusza”.
„Przedstawiciel handlowy” podpisuje umowę jako trzeci, po „Sygnatariuszu” i „Współsygnatariuszu”.
W czwartym kroku, po uzyskaniu kontrasygnaty przedstawiciela handlowego, wymagane jest uzyskanie „Zatwierdzenia przedstawiciela kadry kierowniczej”.
Nazwy odbiorców: „Sygnatariusz”, „Współsygnatariusz”, „Przedstawiciel handlowy” itp. nie mają wpływu na przydział pól. Są to tylko etykiety zdefiniowane przez administratora, które są używane w celu zachowania przejrzystości w szablonie obiegu pracy.
W przypadku zastosowania powyższego przepływu odbiorców zostanie wygenerowana strona Wyślij wyglądająca jak poniższa.
(Na stronie Wyślij porządek stosu jest wyraźniejszy, chociaż wskaźniki są niewidoczne).
(Podczas tworzenia formularza z polami każde pole jest jawnie przypisywane do wskaźnika podpisu (pola „Wszyscy” są w tej sytuacji ignorowane).
W środowisku tworzenia w Acrobat Sign realizuje się to poprzez wybranie uczestnika i dodanie pól dla tego uczestnika.
Każdy uczestnik jest oznaczony innym kolorem, aby zachować wizualne rozróżnienie między polami przypisanymi do każdego uczestnika.
W przypadku korzystania ze znaczników tekstowych sam znacznik zawiera parametr (np. :signer1), który wybiera odpowiednie pole na podstawie wskaźnika sygnatariusza.
Funkcja musi być włączona, aby w ogóle można było skonfigurować obiegi pracy.
Przejdź do sekcji Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Niestandardowe obiegi pracy wysyłania i Włącz projektowanie obiegu pracy dla administratorów.
Po włączeniu wszyscy administratorzy konta i grupy będą mieli dostęp do projektowania obiegów pracy w swoim menu.
- Administratorzy na poziomie grupy mogą tworzyć obiegi pracy dla grup, nad którymi mają uprawnienia administracyjne.
- Administratorzy na poziomie konta mogą tworzyć obiegi pracy dla dowolnej grupy, a także obiegi pracy obejmujące całą organizację.
- Gdy ustawienie jest włączone, opcja Niestandardowe obiegi pracy jest dostępna po wybraniu karty Obiegi pracy.
- Gdy ustawienie jest wyłączone, opcja Niestandardowe obiegi pracy jest niedostępna.
Aby włączyć opcję tworzenia obiegów pracy z zakresem użycia „Tylko ja”, narzędzie projektowania obiegów pracy musi być włączone dla wszystkich użytkowników. Jeśli nie włączono wszystkich użytkowników, obiegi pracy można powiązać tylko z grupami lub całą organizacją.
Przejdź do sekcji Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Niestandardowe obiegi pracy wysyłania i Włącz dostęp do projektowania obiegów pracy dla wszystkich użytkowników.
- Gdy ustawienie jest włączone, po wybraniu karty Obiegi pracy dostępna jest opcja Niestandardowe obiegi pracy .
- Gdy ustawienie jest wyłączone, opcja niestandardowych obiegów pracy jest niedostępna.
Domyślnie użytkownicy inni niż administratorzy mogą tworzyć obiegi pracy tylko dla siebie, nie mają uprawnień do udostępniania obiegu pracy swojej grupie.
Uprawnienie użytkowników do udostępniania obiegów pracy ich grupom można jednak włączyć na poziomie konta lub grupy.
Przejdź do sekcji Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Niestandardowe obiegi pracy wysyłania i włącz opcję Zezwalaj dowolnej grupie na udostępnianie obiegów pracy utworzonych przez użytkowników.
- Gdy to ustawienie jest włączone, użytkownicy widzą pole rozwijane selektora grupy jako opcję określającą, kto może korzystać z obiegu pracy.
- Gdy ustawienie jest wyłączone, opcja rozwijana selektora grupy nie jest wyświetlana w interfejsie.
Konta, które chcą ściśle egzekwować określone obiegi pracy dla wszystkich swoich dokumentów i usprawnić proces wysyłania, ograniczając do minimum ilość danych wejściowych wprowadzanych przez użytkownika, mogą w pełni zdefiniować wszystkie swoje obiegi pracy dokumentów i całkowicie ograniczyć użytkownikom możliwość wysyłania ad hoc.
Konta korzystające z użytkowników w wielu grupach mogą rozszerzać opcje konfigurowalne na poziomie grupy, zapewniając w ten sposób wymuszenie poprawności opcji podpisu i procesów powiadamiania.
Aby ograniczyć wysyłanie tylko do zatwierdzonych obiegów pracy, przejdź do sekcji Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Niestandardowe obiegi pracy wysyłania i zaznacz opcję Włącz wysyłanie umów wyłącznie przy użyciu obiegów pracy.
Raportowanie błędów dla typowych problemów
Niektóre elementy starszego interfejsu obiegu pracy powodują błędy w nowym interfejsie, co wynika z ulepszonej kontroli i zabezpieczeń w najnowszym interfejsie. Zaimplementowano dodatkowe moduły wykrywania błędów, dzięki którym wszelkie napotkane problemy są od razu wyświetlane razem z objaśnieniem.
Jeśli konto jest skonfigurowane do korzystania z nowej funkcji Wyślij i zostanie uruchomiony problematyczny obieg pracy, użytkownikowi wyświetla się czerwony baner wskazujący błąd:
Jeśli konto jest nadal skonfigurowane do domyślnego korzystania z klasycznej wersji interfejsu, obieg pracy może nadal działać przy tych regułach.
Nowoczesne środowisko od razu wyświetla wykryte błędy.
W przypadku wykrycia więcej niż jednego problemu, wszystkie wykryte błędy zostaną wymienione.
Aby przepływ pracy był prawidłowy w ramach nowego zestawu reguł interfejsu, administrator musi edytować przepływ pracy i rozwiązać wykryte problemy:
W klasycznym zestawie reguł ciągi wiadomości e-mail mogą być zniekształcone lub niewłaściwie oddzielone (na przykład spacją lub przecinkiem).
Po wygenerowaniu tego błędu administrator powinien sprawdzić:
- Czy adresy e-mail w polu DW są poprawnie rozdzielone
- Wszystkie zdefiniowane ciągi adresów e-mail odbiorców, aby upewnić się, że są poprawnie skonstruowane
- (np. nazwa@domena.tld)
-
- Nowoczesny widok akceptuje przecinki lub średniki.
Nowa wersja wymaga unikalnych wartości dla wszystkich tytułów dokumentów na stronie Dokumenty narzędzia do projektowania obiegu pracy.
Dodatkowe informacje na temat tego błędu można znaleźć tutaj.
Podczas projektowania przepływu pracy administrator może dołączyć szablon dokumentu o ograniczonym zakresie dostępu.
Gdy użytkownik znajdujący się poza tym zakresem próbuje wczytać obieg pracy, nie można dołączyć dokumentu i zostaje naruszone bezpieczeństwo.
Na przykład administrator może utworzyć nowy szablon dokumentu z właściwościami, które ograniczają dostęp tylko do właściciela. Administrator może dołączyć ten dokument do obiegu pracy, ponieważ jest jego właścicielem.
Żaden inny użytkownik systemu nie jest właścicielem dokumentu, więc znajduje się poza zakresem.
Po wyświetleniu tego błędu administrator będzie musiał dostosować właściwości dołączonego szablonu dokumentu.
Instrukcję przeglądania i edytowania właściwości szablonu można znaleźć tutaj.
