Podręcznik użytkownika Anuluj

Przegląd i konfiguracja niestandardowych obiegów pracy wysyłania

 

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

  1. Informacje przed wydaniem
  2. Informacje o wydaniu
  3. Powiadomienia o imporcie

Pierwsze kroki

  1. Skrócona instrukcja dla administratorów
  2. Skrócona instrukcja dla użytkowników
  3. Dla programistów
  4. Biblioteka samouczków wideo
  5. Często zadawane pytania

Administrowanie

  1. Przegląd Admin Console
  2. Zarządzanie użytkownikami
    1. Dodawanie użytkownika
    2. Zbiorcze dodawanie użytkowników
    3. Dodawanie użytkowników z katalogu
    4. Dodawanie użytkowników z katalogu MS Azure Active
    5. Tworzenie użytkowników w oparciu o funkcje
      1. Konta techniczne — oparte na interfejsie API
      2. Konta usług — oparte na obsłudze ręcznej
    6. Sprawdzanie pod kątem użytkowników z błędami obsługi
    7. Zmiana nazwiska/adresu e-mail
    8. Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie
    9. Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie za pomocą interfejsu grupy
    10. Awansowanie użytkownika do roli administratora
    11. Typy identyfikatorów użytkowników i SSO
    12. Przełączanie tożsamości użytkownika
    13. Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi MS Azure
    14. Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi Google Federation
    15. Profile produktowe
    16. Funkcja logowania 
  3. Ustawienia konta/grupy
    1. Przegląd ustawień
    2. Ustawienia globalne
      1. Poziom i identyfikator konta
      2. Obiegi pracy samodzielnego podpisywania
      3. Wysyłka zbiorcza
      4. Formularze internetowe
      5. Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
      6. Obiegi pracy Power Automate
      7. Dokumenty w bibliotece
      8. Zbieranie danych formularzy za pomocą umów
      9. Ograniczona widoczność dokumentu
      10. Załączanie kopii PDF podpisanej umowy 
      11. Dołączanie łączy do wiadomości e-mail
      12. Dołączanie obrazu do wiadomości e-mail
      13. Pliki dołączone do wiadomości e-mail będą nazwane jako:
      14. Załączanie raportu kontroli do dokumentów
      15. Scalanie wielu dokumentów w jeden
      16. Przekaż podpisany dokument
      17. Delegacje dla użytkowników w moim koncie
      18. Zezwalanie odbiorcom zewnętrznym na delegowanie
      19. Upoważnienie do podpisania
      20. Upoważnienie do wysyłania
      21. Uprawnienia do dodawania pieczęci elektronicznych
      22. Ustawianie domyślnej strefy czasowej
      23. Ustawianie domyślnego formatu daty
      24. Użytkownicy w wielu grupach (UMG)
        1. Uaktualnianie do użycia UMG
      25. Uprawnienia administratora grupy
      26. Zastępowanie odbiorcy
      27. Raport kontroli
        1. Omówienie
        2. Zezwalanie na nieuwierzytelniony dostęp na stronie weryfikacji transakcji
        3. Uwzględnianie przypomnień
        4. Uwzględnianie zdarzeń widoku
        5. Uwzględnianie stron umowy / liczby załączników
      28. W komunikatach w produkcie i wskazówkach
      29. Przystępne pliki PDF
      30. Nowy sposób tworzenia
      31. Klient z sektora opieki zdrowotnej
    3. Konfiguracja konta
      1. Dodawanie logo
      2. Dostosowywanie nazwy hosta / adresu URL firmy 
      3. Dodawanie nazwy firmy
    4. Preferencje dotyczące podpisu
      1. Dobrze sformatowane podpisy
      2. Zezwalanie odbiorcom na podpisywanie przez
      3. Sygnatariusze mogą zmieniać imiona i nazwiska
      4. Zezwalanie odbiorcom na korzystanie z zapisanych podpisów
      5. Niestandardowe warunki użytkowania i warunki ujawnienia danych klienta
      6. Prowadzenie odbiorców między polami formularza
      7. Odmowa podpisania
      8. Zezwalanie na obiegi pracy stempli
      9. Wymaganie od sygnatariuszy podania stanowiska lub firmy
      10. Zezwalanie sygnatariuszom na wydrukowanie i złożenie podpisu pisemnego
      11. Pokazanie wiadomości podczas składania elektronicznego podpisu
      12. Wymaganie tworzenia przez sygnatariuszy podpisów za pomocą urządzenia mobilnego
      13. Prośba sygnatariuszy o adres IP
      14. Wykluczanie nazwy firmy i stanowiska w stemplach uczestnictwa
    5. Podpisy cyfrowe
      1. Omówienie
      2. Pobieranie i podpisywanie za pomocą programu Acrobat
      3. Podpisywanie za pomocą podpisów opartych na chmurze
      4. Dołącz metadane dla dostawców tożsamości
      5. Dostawcy podpisów opartych na chmurze objęci ograniczeniami
    6. Pieczęcie elektroniczne
    7. Tożsamość cyfrowa
      1. Brama cyfrowej tożsamości
      2. Zasady sprawdzania tożsamości
    8. Ustawienia raportu
      1. Nowy sposób raportowania
      2. Klasyczne ustawienia raportu
    9. Ustawienia zabezpieczeń
      1. Ustawienia pojedynczego logowania
      2. Ustawienia opcji Pamiętaj mnie
      3. Zasady dotyczące hasła logowania
      4. Siła hasła logowania
      5. Czas trwania sesji internetowej
      6. Typ szyfrowania PDF
      7. API
      8. Dostęp do informacji o użytkowniku i grupie
      9. Dopuszczalne zakresy IP
      10. Udostępnianie konta
      11. Zezwolenia na udostępnianie konta
      12. Ustawienia udostępniania umów
      13. Weryfikacja tożsamości sygnatariusza
      14. Hasło podpisywania umowy
      15. Siła hasła dokumentu
      16. Blokowanie sygnatariuszy według geolokalizacji
      17. Uwierzytelnianie telefoniczne
      18. Uwierzytelnianie oparte na wiedzy (KBA)
      19. Zezwalanie na wyodrębnianie stron
      20. Wygaśnięcie łącza dokumentu
      21. Przesłanie certyfikatu klienta dla elementów webhook / wywołań zwrotnych
      22. Znacznik czasowy
    10. Ustawienia wysyłania
      1. Wyświetlanie strony Wyślij po zalogowaniu
      2. Wymaganie nazwy odbiorcy przy wysyłaniu
      3. Blokowanie wartości nazw dla znanych użytkowników
      4. Dozwolone role odbiorcy
      5. Grupy odbiorców
      6. Wymagane pola
      7. Załączanie dokumentów
      8. Spłaszczenie pola
      9. Modyfikowanie umowy
      10. Nazwa umowy
      11. Języki
      12. Wiadomości prywatne
      13. Dopuszczalne typy podpisu
      14. Przypomnienia
      15. Zabezpieczenie hasłem podpisanego dokumentu
      16. Opcje identyfikacji sygnatariusza
        1. Omówienie
        2. Hasło podpisywania
        3. Hasło jednorazowe w wiadomości e-mail
        4. Uwierzytelnianie Acrobat Sign
        5. Uwierzytelnianie telefoniczne
        6. Podpis cyfrowy oparty na chmurze
        7. Uwierzytelnianie oparte na wiedzy
        8. Dokument tożsamości
        9. Raporty tożsamości sygnatariusza
      17. Ochrona zawartości
      18. Włączanie transakcji Notarize
      19. Wygasanie dokumentu
      20. Wyświetlanie, ustawianie podpisów i dodawanie pól formularza
      21. Kolejność podpisywania
      22. Liquid Mode
      23. Niestandardowe elementy sterujące obiegiem pracy
      24. Opcje przesyłania na stronie podpisu elektronicznego
      25. Przekierowanie na inny adres URL potwierdzenia po podpisaniu
    11. Szablony wiadomości
    12. Ustawienia Bio-Pharma
      1. Omówienie
      2. Wymuszanie uwierzytelnienia tożsamości
      3. Powody podpisania
    13. Integracja obiegu pracy
    14. Ustawienia notarializacji
    15. Integracja płatności
    16. Wiadomości sygnatariusza
    17. Ustawienia SAML
      1. Konfiguracja SAML
      2. Instalacja usługi federacyjnej Microsoft Active Directory
      3. Instalacja usługi Okta
      4. Instalacja usługi OneLogin
      5. Instalacja usługi Oracle Identity Federation
    18. Zarządzanie danymi
    19. Ustawienia znacznika czasowego
    20. Archiwum zewnętrzne
    21. Języki konta
    22. Ustawienia poczty e-mail
      1. Obrazy nagłówka/stopki wiadomości e-mail
      2. Zezwalanie na stopki wiadomości e-mail poszczególnych użytkowników
      3. Dostosowywanie wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie
      4. Dostosowywanie pól Do i DW
      5. Dostosowane szablony wiadomości e-mail
      6. Włączanie powiadomień bez łączy
    23. Migracja z domeny echosign.com do adobesign.com
    24. Konfiguracja opcji dla odbiorców
  4. Wytyczne dotyczące wymogów regulacyjnych
    1. Dostępność
      1. Zgodność dostępności
      2. Tworzenie formularzy z ułatwieniami dostępu za pomocą programu Acrobat na komputery
      3. Tworzenie formularzy AcroForms z ułatwieniami dostępu
    2. HIPAA
    3. RODO
      1. RODO — omówienie
      2. Poprawianie użytkownika
      3. Poprawianie umów użytkownika .  
    4. 21 CFR część 11 i załącznik 11 EudraLex
      1. 21 pakiet walidacyjny CRF część 11
      2. Podręcznik 21 CFR i załącznik 11 EudraLex
      3. Analiza wspólnych obowiązków
    5. Klienci z sektora opieki zdrowotnej
    6. Obsługa IVES
    7. Archiwizacja eOriginal dla zabezpieczenia
    8. Kwestie do rozważenia w UE/Wielkiej Brytanii
      1. Transakcje transgraniczne między UE a Wielką Brytanią i eIDAS
      2. Wymagania dotyczące HMLR w odniesieniu do dokumentów podpisanych elektronicznie
      3. Wpływ Brexitu na przepisy dotyczące podpisu elektronicznego w Wielkiej Brytanii
  5. Zbiorcze pobieranie umów
  6. Przypisywanie domeny

Wysyłanie, podpisywanie oraz zarządzanie umowami

  1. Opcje odbiorcy
    1. Anulowanie przypomnienia e-mail
    2. Opcje na stronie podpisu elektronicznego
      1. Przegląd strony podpisu elektronicznego
      2. Otwórz, aby przeczytać umowę bez pól
      3. Odmów podpisania umowy
      4. Deleguj uprawnienia do podpisywania
      5. Ponownie uruchom umowę
      6. Pobierz plik PDF umowy
      7. Wyświetl historię umowy
      8. Wyświetl wiadomości umowy
      9. Konwertuj z podpisu elektronicznego na pisemny
      10. Konwertuj z powrotem na podpis elektroniczny
      11. Nawiguj po polach formularza
      12. Wyczyść dane z pól formularza
      13. Powiększenie strony podpisu elektronicznego i nawigacja po niej
      14. Zmiana języka używanego w narzędziach i informacjach dotyczących umowy
      15. Przegląd informacji prawnych
      16. Dostosuj preferencje plików cookie Acrobat Sign
  2. Wysyłanie umów  
    1. Omówienie strony Wyślij
    2. Wysyłanie umowy wyłącznie do siebie
    3. Wysyłanie umów do innych osób
    4. Podpisy pisemne
    5. Kolejność podpisywania przez odbiorców
    6. Wysyłka zbiorcza
      1. Omówienie funkcji Wyślij zbiorczo
      2. Wyślij zbiorczo — odbiorcy ręczni
      3. Wyślij zbiorczo — przesyłanie pliku CSV
      4. Anulowanie transakcji Wyślij zbiorczo
      5. Dodawanie przypomnień do funkcji Wyślij zbiorczo
      6. Raportowanie dla wysyłki zbiorczej
  3. Tworzenie pól w dokumentach
    1. Środowisko tworzenia w aplikacji
      1. Automatyczne wykrywanie pól
      2. Przeciąganie i upuszczanie pól za pomocą środowiska tworzenia
      3. Przypisywanie pól formularza do odbiorców
      4. Rola Wstępne wypełnianie
      5. Stosowanie pól z szablonem pola wielokrotnego użytku
      6. Przenoszenie pól do nowego szablonu biblioteki
      7. Zaktualizowano środowisko tworzenia podczas wysyłania umów
    2. Tworzenie formularzy ze znacznikami tekstowymi
    3. Tworzenie formularzy przy pomocy programu Acrobat (AcroForm)
      1. Tworzenie formularzy AcroForm
      2. Tworzenie dostępnych dokumentów PDF
    4. Pola
      1. Typy pól
        1. Typowe typy pól
        2. Obrazy w wierszu
        3. Obrazy stempli
      2. Wygląd zawartości pola
      3. Weryfikacja pola
      4. Wartości zamaskowanych pól
      5. Ustawianie warunków wyświetlania/ukrywania
      6. Pole obliczeniowe
    5. Tworzenie często zadawanych pytań
  4. Podpisywanie umów
    1. Podpisywanie umów wysłanych do Ciebie
    2. Wypełnij i podpisz
    3. Podpis automatyczny
  5. Zarządzaj umowami
    1. Omówienie strony Zarządzaj
    2. Delegowanie umowy
    3. Zastępowanie odbiorców
    4. Ograniczona widoczność dokumentu
    5. Anulowanie umowy 
    6. Tworzenie nowych przypomnień
    7. Przeglądanie przypomnień
    8. Anulowanie przypomnienia
    9. Więcej operacji…
      1. Działanie wyszukiwania
      2. Wyświetlanie umowy
      3. Tworzenie szablonu na podstawie umowy
      4. Ukrywanie/pokazywanie umów z widoku
      5. Przesyłanie podpisanej umowy
      6. Modyfikowanie plików i pól w wysłanych umowach
      7. Edytowanie sposobu uwierzytelniania odbiorcy
      8. Dodawanie lub modyfikacja daty wygaśnięcia
      9. Dodawanie uwagi do umowy
      10. Udostępnianie indywidualnej umowy
      11. Anulowanie udostępniania umowy
      12. Pobieranie poszczególnych umów
      13. Pobieranie pojedynczych plików umowy
      14. Pobieranie raportu kontroli dla umowy
      15. Pobieranie zawartości pola w umowie
  6. Raport kontroli
  7. Raportowanie i eksportowanie danych
    1. Omówienie
    2. Udzielanie użytkownikom dostępu do raportowania
    3. Wykresy raportu
      1. Tworzenie nowego raportu
      2. Raporty dotyczące umów
      3. Raporty transakcji
      4. Raport aktywności dotyczących ustawień
      5. Edycja raportu
    4. Eksport danych 
      1. Tworzenie nowego eksportu danych
      2. Edytowanie eksportu danych
      3. Odświeżanie zawartości eksportu danych
      4. Pobieranie eksportu danych
    5. Zmiana nazwy raportu/eksportu
    6. Powielanie raportu/eksportu
    7. Planowanie raportu/eksportu
    8. Usuwanie raportu/eksportu
    9. Sprawdzanie użycia transakcji

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

  1. Formularze internetowe 
    1. Tworzenie formularza internetowego
    2. Edycja formularza internetowego
    3. Wyłączanie/włączanie formularza internetowego
    4. Ukrywanie/pokazywanie formularza internetowego
    5. Znajdowanie adresu URL lub kodu skryptu 
    6. Wstępne wypełnianie pól formularza internetowego przy użyciu parametrów adresu URL
    7. Zapisywanie formularza internetowego do późniejszego wypełnienia
    8. Zmiana rozmiaru formularza internetowego
  2. Szablony wielokrotnego użytku (Szablony biblioteki) 
    1. Amerykańskie formularze urzędowe w bibliotece Acrobat Sign
    2. Tworzenie szablonu biblioteki
    3. Zmiana nazwy szablonu biblioteki
    4. Zmiana typu szablonu biblioteki
    5. Zmiana poziomu uprawnień szablonu biblioteki
    6. Kopiowanie, edytowanie i zapisywanie udostępnionego szablonu
    7. Pobieranie zagregowanych danych pól szablonu biblioteki
  3. Przenoszenie własności formularzy internetowych i szablonów bibliotek
  4. Obiegi pracy Power Automate
    1. Przegląd integracji Power Automate i dołączonych uprawnień
    2. Włączanie integracji usługi Power Automate
    3. Śledzenie wykorzystania pakietu Power Automate
    4. Tworzenie nowego obiegu (przykłady)
    5. Aktywatory używane dla obiegów
    6. Importowanie obiegów spoza Acrobat Sign
    7. Zarządzanie obiegami
    8. Edycja obiegów
    9. Udostępnianie obiegów
    10. Wyłączanie lub włączanie obiegów
    11. Usuwanie obiegów
    12. Przydatne szablony
      1. Tylko administrator
        1. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
        2. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
        3. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów na Dysku Google
        4. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
        5. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze Box
      2. Archiwizacja umowy
        1. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
        2. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
        3. Zapisywanie ukończonych dokumentów na Dysku Google
        4. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
        5. Zapisywanie ukończonych dokumentów w Box
      3. Archiwizacja umowy formularza internetowego
        1. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w bibliotece SharePoint
        2. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze OneDrive dla firm
        3. Zapisywanie ukończonych dokumentów na dysku Google
        4. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze Box
      4. Wyodrębnianie danych umowy
        1. Wyodrębnianie danych pól formularza z podpisanego dokumentu i aktualizowanie arkusza Excel
      5. Powiadomienia o umowach
        1. Wysyłanie niestandardowych powiadomień mailowych z zawartością umowy i podpisaną umową
        2. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w kanale usługi Teams
        3. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Slack
        4. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Webex
      6. Generowanie umów
        1. Wygenerowanie dokumentu z formularza Power App i szablonu Word, wysłanie do podpisu
        2. Wygenerowanie umowy z szablonu programu Word w usłudze OneDrive i uzyskanie podpisu
        3. Wygenerowanie umowy dla wybranego wiersza programu Excel, wysłanie do recenzji i podpisu
  5. Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
    1. Przegląd niestandardowych obiegów pracy wysyłania
    2. Tworzenie nowego obiegu pracy wysyłania
    3. Edytowanie obiegu pracy wysyłania
    4. Aktywacja lub dezaktywacja obiegu pracy wysyłania
    5. Wysyłanie umowy za pomocą obiegu pracy wysyłania
  6. Udostępnianie użytkowników i umów
    1. Udostępnianie użytkownika
    2. Udostępnianie umów

Integracja z innymi produktami

  1.  Przegląd integracji Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign dla Salesforce
  3. Acrobat Sign dla Microsoft
    1. Acrobat Sign dla Microsoft 365
    2. Acrobat Sign dla Outlook
    3. Acrobat Sign dla programu Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign dla Teams
    5. Acrobat Sign dla Microsoft PowerApps i Power Automate
    6. Łącznik Acrobat Sign dla Microsoft Search
    7. Acrobat Sign dla Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign dla Microsoft SharePoint
  4. Inne integracje
    1. Acrobat Sign dla ServiceNow
    2. Acrobat Sign dla HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign dla SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign dla oprogramowania Workday
    5. Acrobat Sign dla NetSuite
    6. Acrobat Sign dla VeevaVault
    7. Acrobat Sign dla Coupa BSM Suite
  5. Integracje zarządzane przez partnerów
  6. Jak uzyskać klucz integracji

Programista Acrobat Sign

  1. Interfejsy API REST 
    1. Dokumentacja metody
    2. SDK/podręcznik dla programistów
    3. Często zadawane pytania dotyczące interfejsu API
  2. Elementy webhook 
    1. Omówienie elementu webhook
    2. Konfiguracja nowego elementu webhook
    3. Wyświetlanie lub edytowanie elementu webhook
    4. Dezaktywacja lub ponowna aktywacja elementu webhook
    5. Usuwanie elementu webhook
    6. Certyfikaty dwukierunkowego SSL
    7. Elementy webhook w API

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

  1. Zasoby obsługi klienta 
  2. Zasoby dotyczące sukcesów klientów korporacyjnych 

Przegląd niestandardowych obiegów pracy

Narzędzie Projektowanie niestandardowego obiegu pracy służy do tworzenia szablonów obiegów pracy, które wstępnie definiują zawartość umowy i procesy podpisywania dostosowane do konkretnych wymagań biznesowych. Użytkownicy mogą projektować szablony obiegów pracy za pomocą intuicyjnego interfejsu, który ułatwia konfigurowanie uczestników, w tym ich predefiniowanych nazw, ról i kolejności; dokumentów, które mają być zawarte w umowie; pól formularzy, które mają być wstępnie wypełnione przez nadawcę; rozpowszechnianych wiadomości e-mail dla uczestników; wygaśnięcia umowy lub opcji hasła; i nie tylko.

Nadawcy używający szablonu obiegu pracy są prowadzeni przez proces tworzenia umowy za pomocą indywidualnie dostosowanych instrukcji i pól, przez co proces tworzenia umowy staje się prostszy w użyciu i rzadziej pojawiają się w nim błędy.

W zależności od ustawień konta/grupy wszyscy użytkownicy mogą mieć dostęp do tworzenia obiegów pracy do użytku osobistego lub udostępniania ich grupom.

  • Administratorzy mogą tworzyć i udostępniać szablony na poziomie grupy.
    • Administratorzy konta mogą udostępniać obieg pracy w całej organizacji.
  • Użytkownicy niebędący administratorami mogą tworzyć własne obiegi pracy i opcjonalnie udostępniać je grupom, do których należą.

Dostęp do historii i raportu kontroli dla umowy utworzonej w obiegu pracy można uzyskać z poziomu strony Zarządzaj.

Podczas gdy umowa jest przetwarzana, można dodać przypomnienia oraz wykonywać inne zadania.

 Po zalogowaniu się wybierz opcję Obiegi pracy z górnego menu strony głównej.

Podpisywanie/zatwierdzanie umowy wygenerowanej w ramach obiegu pracy i zarządzanie nią

Umowa wygenerowana przez proces obiegu pracy jest dokładnie taka sama jak każda inna umowa wysłana za pośrednictwem tej samej grupy.

Sygnatariusze i osoby zatwierdzające mogą podpisywać dokumenty za pomocą łącza w wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie/zatwierdzenie lub poziomu z własnej strony Zarządzaj, jeśli są zarejestrowanymi użytkownikami usługi Acrobat Sign w zaufanych kontach.

Nadawcy mają do dyspozycji wszystkie takie same opcje zarządzania umową z poziomu strony Zarządzaj.

Raporty i eksportowanie danych traktują umowę tak samo jak każdą inną ręcznie utworzoną umowę.

Konfiguracja

Dostępność:

Środowisko obiegu pracy niestandardowego wysyłania jest dostępne wyłącznie dla planów licencyjnych dla przedsiębiorstw.

Zakres konfiguracji:

Elementy sterujące, które mają wpływ na Obiegi pracy niestandardowego wysyłania mogą być dostępne na poziomie konta i grupy.

Włączenie najnowszego obiegu pracy zbliża obiegi pracy do funkcjonalności ręcznego procesu wysyłania.

W ramach tej opcji dostępne są funkcje:

  • Układ strony z funkcją ponownego wlewania tekstu
  • Użycie podpisów cyfrowych w przypadku jednego lub kilku odbiorców
  • Konfiguracja odbiorców do korzystania z weryfikacji tożsamości premium
  • Konfiguracja grup odbiorców podczas procesu wysyłania
  • Załączanie dokumentów ze wszystkich dozwolonych źródeł podczas procesu wysłania

Aby włączyć najnowsze funkcje, przejdź do: Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Elementy sterujące niestandardowym obiegiem pracy.

Konfigurowanie obiegów pracy w celu korzystania z nowej wersji usługi

Weryfikacja tożsamości premium

Wszystkie metody uwierzytelnienia dostępne w narzędziu Projektowanie obiegu pracy są wyświetlane w obiekcie odbiorcy.

Metody uwierzytelniania wyświetla się jako pola wyboru, dzięki czemu w ramach projektowania obiegu pracy można określić opcje dostępne dla nadawców. 

Jeśli w narzędziu projektowania zostanie zaznaczonych kilka opcji, takie same opcje będą dostępne dla nadawcy podczas procesu wysyłania.

Karta Odbiorca z wyświetlonymi właściwościami sygnatariusza i podświetlonymi opcjami uwierzytelniania

Grupy odbiorców

Obiekty odbiorców w narzędziu projektowania można przypisywać jako grupy odbiorców.  Pozwala to nadawcy na użycie grupy odbiorców wielokrotnego użytku z książki adresowej lub grupy odbiorców ad hoc w celu zidentyfikowania szeregu adresów e-mail, które mogą działać w tym jednym kroku podpisu.

Na przykład, jeśli jeden z trzech menedżerów ma dokonać kontrasygnaty, można dodać grupę odbiorców zawierającą wszystkie trzy wiadomości e-mail. Gdy cykl podpisu dociera do grupy odbiorców, wszystkich trzech menedżerów jest powiadamianych, ale tylko jeden musi wykonać swoje działanie. 

W przypadku korzystania z grupy odbiorców wielokrotnego użytku w obiegu pracy odbiorca musi zostać najpierw utworzony i musi być dostępny dla użytkownika w użytecznym zakresie obiegu pracy. Co oznacza, że jeśli obieg pracy jest dostępny dla całej organizacji, grupa odbiorców musi być również dostępna dla całej organizacji.

Aby dodać grupę odbiorców wielokrotnego użytku, wybierz przycisk Dodaj grupę odbiorców, aby otworzyć narzędzie wyboru grup. 

  • Dostępne są tylko grupy odbiorców ze zgodnymi uprawnieniami użytkownika:
    • Niestandardowy obieg pracy dostępny dla całego konta może używać tylko grup odbiorców zarządzanych przez konto
    • Niestandardowy obieg pracy dostępny dla całej grupy może korzystać z grup odbiorców i grup odbiorców zarządzanych przez konto
    • Niestandardowy obieg pracy dostępny dla pojedynczego użytkownika może korzystać z grup użytkowników, grup i odbiorców zarządzanych przez konto
  • Nazwa grupy odbiorców wielokrotnego użytku jest automatycznie wstawiana jako nazwa grupy podczas korzystania z szablonu do wysyłania umowy.
  • Jeśli odbiorca jest skonfigurowany jako grupa odbiorców, odbiorca nie może już być Edytowalny podczas korzystania z szablonu do wysyłania umowy.
  • Nie można edytować, usuwać ani dodawać członków grupy odbiorców wielokrotnego użytku.
  • Odbiorca nie może zostać usunięty z obiegu podpisu, gdy skonfigurowana jest grupa odbiorców, nawet jeśli odbiorca nie jest oznaczony jako wymagany.
Panel konfiguracji odbiorców z podświetlonym przyciskiem Dodaj grupę odbiorców. Uwzględnianie okna wyboru grupy odbiorców i wynikowej strony Wyślij

Grupy odbiorców ad hoc są tworzone w ramach niestandardowej definicji odbiorcy obiegu pracy, istniejącej wyłącznie w celu opisania jednego odbiorcy w jednym obiegu pracy. Nie ma możliwości zapisania ani ponownego użycia ich w żadnym innym procesie.

Aby skonfigurować grupę odbiorców ad-hoc:

  • Wprowadź adresy e-mail członków grupy odbiorców w polu Odbiorca, oddzielając je przecinkami.
  • Zaznacz pole wyboru Oznacz jako grupę odbiorców.
    • System automatycznie wstawia nazwę grupy, gdy nadawca rozpoczyna umowę za pomocą obiegu pracy. Nazwa grupy zawiera prefiks określający nazwę jako wygenerowaną automatycznie, a następnie ciąg „Grupa odbiorców X”, gdzie X jest liczbą przyrostową zaczynającą się od 1 i rosnącą w zależności od liczby dodanych grup odbiorców. 
    • Jeśli odbiorca jest skonfigurowany jako edytowalny, nadawca może edytować nazwę grupy, usuwać wstępnie wprowadzonych członków grupy i w razie potrzeby dodawać nowych członków grupy.
Projektant obiegu pracy z wybraną grupą odbiorców Oznacz i wynikową stroną Wyślij z listą członków grupy odbiorców

Załączniki plikowe

Podczas procesu wysyłania dokumenty można załączać z dowolnego z dozwolonych przez program Acrobat Sign źródeł.

Dodawanie pliku

Uwaga:

Po dołączeniu szablonu Acrobat Sign do obiegu pracy użytkownicy zobaczą tylko szablony przypisane do tej samej grupy co obiegu pracy oraz szablony przypisane do organizacji (szablony na poziomie konta). Wynika to z relacji obiegu pracy (jeden do jednego) z grupami. (I fakt, że szablony na poziomie konta są dziedziczone przez wszystkie grupy)

Jest to inne działanie niż w przypadku, gdy użytkownik, który ma członkostwo w wielu grupach (jeden do wielu), przegląda swoją bibliotekę Szablon. Ponieważ użytkownik ma dostęp do różnych grup, może przeglądać wszystkie szablony powiązane ze wszystkimi grupami.
Inaczej jest w przypadku usługi Obieg pracy, której zakres jest ograniczony tylko do jednej grupy.

Środowisko użytkownika w „nowym” ustawieniu zostało zaktualizowane do nowoczesnego układu z funkcją ponownego wlewania tekstu, jak strona Wyślij.

Instrukcje, które wcześniej znajdowały się po prawej stronie listy odbiorców, zostały przeniesione na górę strony i umieszczone w zwijanym oknie.

Umowa skonfigurowana w ramach obiegu pracy

Szablon definiujący przydział pól

Przydzielanie pól definiowane na podstawie szablonu ściśle wiąże listę odbiorców, zgodnie z definicją w narzędziu do projektowania obiegów pracy, z odpowiednimi przydziałami pól w formularzach.

Przykłady zastosowań:

  • (Klient) Sygnatariusz ma podpisać umowę jako pierwszy.
    • Opcjonalnie współsygnatariusz może ją podpisać jako drugi.
  • Wewnętrzną kontrasygnatę składa przedstawiciel handlowy.

Tradycyjnie wymagałoby to dwóch formularzy ze względu na sposób indeksowania odbiorców na stronie Wyślij:

  • jednego dla scenariusza z jednym sygnatariuszem, który przypisywałby wewnętrzną kontrasygnatę jako wskaźnik drugiego sygnatariusza;
  • drugiego dla scenariusza ze współsygnatariuszem, gdzie do współsygnatariusza przypisany jest drugi wskaźnik sygnatariusza, a do kontrasygnaty — trzeci.

Zgodnie ze strukturą reguły „szablon definiujący” należy utworzyć jeden w pełni aktywny formularz ze wszystkimi możliwymi zdefiniowanymi polami odbiorcy.

Sekwencja wskaźników sygnatariuszy (jak zdefiniowano w narzędziu do projektowania obiegu pracy) jest przestrzegana bez względu na pola przypisane do pominiętych (opcjonalnych) odbiorców po wysłaniu umowy.

Dlatego w powyższym przypadku użycia współsygnatariusz jest zawsze sygnatariuszem o wskaźniku 2, jednak jeśli współsygnatariusz nie zostanie uwzględniony na etapie wysyłania umowy, pola signer2 są ignorowane, a kontrsygnatariusz (sygnatariusz o wskaźniku 3) nadal ma dostęp do pól signer3.

Nową funkcję można włączyć, otwierając kolejno Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Niestandardowy obieg pracy wysyłania > Włącz dodawanie podpisu na podstawie szablonu.

Konfigurowanie obiegów pracy w celu dodawania podpisu na podstawie szablonu

Uwaga:

Włączenie funkcji dodawania podpisu na podstawie szablonu wyłączy opcję autoryzowania umowy podczas procesu wysyłania.

Związek między odbiorcami i polami

Do każdego odbiorcy umowy zostaje przypisany wskaźnik sygnatariusza. Ten wskaźnik jest niezbędny do powiązania odbiorcy z polami, które może wypełniać zgodnie ze swoimi uprawnieniami (takimi jak pole podpisu).

Odbiorcy otrzymują wskaźnik na podstawie pozycji w stosie na stronie Wyślij. Odbiorca na górze stosu otrzymuje wskaźnik 1, kolejny odbiorca — wskaźnik 2 itd. Wskaźnik jest widoczny, gdy umowa zostanie skonfigurowana z wykorzystaniem ustawienia „Finalizuj w kolejności”, ale nadal występuje w obiegu pracy „Finalizuj w dowolnej kolejności”.

Grupa odbiorców

 

Podczas tworzenia przepływu odbiorców w narzędziu do projektowania obiegu pracy wskaźnik sygnatariusza jest przypisywany zgodnie z następującymi zasadami:

  • Od góry do dołu
    • Od lewej do prawej

W poniższym przykładzie sygnatariusz i współsygnatariusz znajdują się na szczycie stosu.

  • „Sygnatariusz” to pierwszy odbiorca z lewej strony, więc otrzymuje wskaźnik 1.
  • „Współsygnatariusz” znajduje się również na górze stosu, ale na prawo od „Sygnatariusza”, więc otrzymuje wskaźnik 2.

W tym przypadku użycia nie ma znaczenia, kto pierwszy podpisze umowę, więc zostaje zastosowany równoległy obieg podpisów. Jednak porządek wskaźników jest przestrzegany, bo dzięki temu można mieć pewność, że sygnatariusz wpisze swoje dane w pola dla „Sygnatariusza”, a współsygnatariusz ma dostęp tylko do pól przeznaczonych dla „współsygnatariusza”.

„Przedstawiciel handlowy” podpisuje umowę jako trzeci, po „Sygnatariuszu” i „Współsygnatariuszu”.

W czwartym kroku, po uzyskaniu kontrasygnaty przedstawiciela handlowego, wymagane jest uzyskanie „Zatwierdzenia przedstawiciela kadry kierowniczej”.

Uwaga:

Nazwy odbiorców: „Sygnatariusz”, „Współsygnatariusz”, „Przedstawiciel handlowy” itp. nie mają wpływu na przydział pól. Są to tylko etykiety zdefiniowane przez administratora, które są używane w celu zachowania przejrzystości w szablonie obiegu pracy. 

 

W przypadku zastosowania powyższego przepływu odbiorców zostanie wygenerowana strona Wyślij wyglądająca jak poniższa.

(Na stronie Wyślij porządek stosu jest wyraźniejszy, chociaż wskaźniki są niewidoczne).

 

(Podczas tworzenia formularza z polami każde pole jest jawnie przypisywane do wskaźnika podpisu (pola „Wszyscy” są w tej sytuacji ignorowane).

W środowisku tworzenia w Acrobat Sign realizuje się to poprzez wybranie uczestnika i dodanie pól dla tego uczestnika.

Każdy uczestnik jest oznaczony innym kolorem, aby zachować wizualne rozróżnienie między polami przypisanymi do każdego uczestnika.

 

W przypadku korzystania ze znaczników tekstowych sam znacznik zawiera parametr (np. :signer1), który wybiera odpowiednie pole na podstawie wskaźnika sygnatariusza.

Funkcja musi być włączona, aby w ogóle można było skonfigurować obiegi pracy.

Przejdź do sekcji Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Niestandardowe obiegi pracy wysyłania i Włącz projektowanie obiegu pracy dla administratorów.

Po włączeniu wszyscy administratorzy konta i grupy będą mieli dostęp do projektowania obiegów pracy w swoim menu.

  • Administratorzy na poziomie grupy mogą tworzyć obiegi pracy dla grup, nad którymi mają uprawnienia administracyjne.
  • Administratorzy na poziomie konta mogą tworzyć obiegi pracy dla dowolnej grupy, a także obiegi pracy obejmujące całą organizację.
Konfigurowanie obiegów pracy, które mają być widoczne dla konta

  • Gdy ustawienie jest włączone, opcja Niestandardowe obiegi pracy jest dostępna po wybraniu karty Obiegi pracy.
  • Gdy ustawienie jest wyłączone, opcja Niestandardowe obiegi pracy jest niedostępna.
Włączanie dostępu i jego wyłączanie

Aby włączyć opcję tworzenia obiegów pracy z zakresem użycia „Tylko ja”, narzędzie projektowania obiegów pracy musi być włączone dla wszystkich użytkowników. Jeśli nie włączono wszystkich użytkowników, obiegi pracy można powiązać tylko z grupami lub całą organizacją.

Przejdź do sekcji Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Niestandardowe obiegi pracy wysyłania i Włącz dostęp do projektowania obiegów pracy dla wszystkich użytkowników.

Włączanie funkcji dla wszystkich użytkowników

  • Gdy ustawienie jest włączone, po wybraniu karty Obiegi pracy dostępna jest opcja Niestandardowe obiegi pracy .
  • Gdy ustawienie jest wyłączone, opcja niestandardowych obiegów pracy jest niedostępna.

 

Włączanie dostępu i jego wyłączanie

Domyślnie użytkownicy inni niż administratorzy mogą tworzyć obiegi pracy tylko dla siebie, nie mają uprawnień do udostępniania obiegu pracy swojej grupie.

Uprawnienie użytkowników do udostępniania obiegów pracy ich grupom można jednak włączyć na poziomie konta lub grupy.

Przejdź do sekcji Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Niestandardowe obiegi pracy wysyłania i włącz opcję Zezwalaj dowolnej grupie na udostępnianie obiegów pracy utworzonych przez użytkowników.

Zezwalanie dowolnej grupie na udostępnianie obiegów pracy swojej grupie

  • Gdy to ustawienie jest włączone, użytkownicy widzą pole rozwijane selektora grupy jako opcję określającą, kto może korzystać z obiegu pracy.
  • Gdy ustawienie jest wyłączone, opcja rozwijana selektora grupy nie jest wyświetlana w interfejsie.
Zezwalanie na udostępnianie

Konta, które chcą ściśle egzekwować określone obiegi pracy dla wszystkich swoich dokumentów i usprawnić proces wysyłania, ograniczając do minimum ilość danych wejściowych wprowadzanych przez użytkownika, mogą w pełni zdefiniować wszystkie swoje obiegi pracy dokumentów i całkowicie ograniczyć użytkownikom możliwość wysyłania ad hoc.

Konta korzystające z użytkowników w wielu grupach mogą rozszerzać opcje konfigurowalne na poziomie grupy, zapewniając w ten sposób wymuszenie poprawności opcji podpisu i procesów powiadamiania.

Aby ograniczyć wysyłanie tylko do zatwierdzonych obiegów pracy, przejdź do sekcji Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Niestandardowe obiegi pracy wysyłania i zaznacz opcję Włącz wysyłanie umów wyłącznie przy użyciu obiegów pracy.

Konfigurowanie obiegów pracy jako jedynej metody wysyłania umów

Raportowanie błędów dla typowych problemów

Niektóre elementy starszego interfejsu obiegu pracy powodują błędy w nowym interfejsie, co wynika z ulepszonej kontroli i zabezpieczeń w najnowszym interfejsie. Zaimplementowano dodatkowe moduły wykrywania błędów, dzięki którym wszelkie napotkane problemy są od razu wyświetlane razem z objaśnieniem.

Jeśli konto jest skonfigurowane do korzystania z nowej funkcji Wyślij i zostanie uruchomiony problematyczny obieg pracy, użytkownikowi wyświetla się czerwony baner wskazujący błąd:

Jeśli konto jest nadal skonfigurowane do domyślnego korzystania z klasycznej wersji interfejsu, obieg pracy może nadal działać przy tych regułach. 

Nowoczesne środowisko od razu wyświetla wykryte błędy. 

W przypadku wykrycia więcej niż jednego problemu, wszystkie wykryte błędy zostaną wymienione.

Aby przepływ pracy był prawidłowy w ramach nowego zestawu reguł interfejsu, administrator musi edytować przepływ pracy i rozwiązać wykryte problemy:

W klasycznym zestawie reguł ciągi wiadomości e-mail mogą być zniekształcone lub niewłaściwie oddzielone (na przykład spacją lub przecinkiem).

Po wygenerowaniu tego błędu administrator powinien sprawdzić:

  • Czy adresy e-mail w polu DW są poprawnie rozdzielone

  • Wszystkie zdefiniowane ciągi adresów e-mail odbiorców, aby upewnić się, że są poprawnie skonstruowane
    • (np. nazwa@domena.tld)
  •  
    • Nowoczesny widok akceptuje przecinki lub średniki.

Nowa wersja wymaga unikalnych wartości dla wszystkich tytułów dokumentów na stronie Dokumenty narzędzia do projektowania obiegu pracy.

Dodatkowe informacje na temat tego błędu można znaleźć tutaj.

Podczas projektowania przepływu pracy administrator może dołączyć szablon dokumentu o ograniczonym zakresie dostępu.

Gdy użytkownik znajdujący się poza tym zakresem próbuje wczytać obieg pracy, nie można dołączyć dokumentu i zostaje naruszone bezpieczeństwo.

Na przykład administrator może utworzyć nowy szablon dokumentu z właściwościami, które ograniczają dostęp tylko do właściciela.  Administrator może dołączyć ten dokument do obiegu pracy, ponieważ jest jego właścicielem. 

Żaden inny użytkownik systemu nie jest właścicielem dokumentu, więc znajduje się poza zakresem.

Po wyświetleniu tego błędu administrator będzie musiał dostosować właściwości dołączonego szablonu dokumentu.

Instrukcję przeglądania i edytowania właściwości szablonu można znaleźć tutaj.

Adobe

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?