整合至 Microsoft Dynamics CRM 的 Adobe Sign 應用程式的使用者介面指南

概覽

Adobe Sign 與 Dynamics 整合提供隨插即用解決方案,以取得任何表格/聯絡文件所需的簽名。 此解決方案整合了下列優點:

  • Adobe Sign 內建於 CRM 記錄 (例如「連絡人」、「帳戶」、「商機」、「機會」、「訂單」、「發票」、「報價」、「合約」以及由您的管理員開發得任何自訂 CRM 實體) 中。
  • 按一下便可從 Dynamics 傳送合約 (例如契約和銷售文件),藉此加快從報價到收款的過程。
  • 管理員可設定的資料對應將來自 Dynamics 實體的資料 (例如帳戶和合約) 合併為合約,簽署過程中收集來自簽署者的資料推送回 Dynamics。
  • 讓收件者隨時隨地都能在任何裝置上輕鬆簽署。
  • 方便您追蹤從 Dynamics 傳出進行簽署的文件。
  • 省去整個程序中的手動步驟。

 

此版套件 (v7) 僅適用於 Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 及以上版本。

 

如果您使用以下版本,請參考 v6 指南 :

  • Dynamics CRM 2016 線上和內部部署版本                                                              
  • Dynamics 2015 Update 2                                                                                
  • Dynamics 2013 Service Pack 1、Update 4                                                                     

 

取得 Adobe Sign 的存取權限

Adobe Sign 是由 Dynamics 管理員安裝並透過安全性角色授與存取權限。如果您需要存取權限,而在主頁面上並未顯示 Adobe Sign 選項,請向您的 Dynamics 管理員請求使用者權限。

Dynamics 主頁面上的 Adobe Sign 按鈕

註解:

如要讓 Adobe Sign 在 Dynamics 上正常運作,您的瀏覽器必須啟用彈出視窗。如果您在任何時候收到訊息,指出「畫面上只會顯示安全內容」,則請按一下按鈕以「啟用所有內容」。

傳送以供簽署

Adobe Sign 與 Microsoft Dynamics CRM 整合安裝後,「更多…」選單中就會出現「傳送以供簽署」選項。 您可以使用「傳送以供簽署」選項從 Dynamics 實體或合約頁面傳送要簽名的合約。

如何從實體傳送合約:

  • 導覽至 CRM 中的實體記錄 (例如「商機」、「帳戶」),然後按一下即可開啟。
  • 按一下「更多指令」(…) 選單
  • 從選單選取「傳送以供簽署」

註解:

Dynamics 管理員可針對重複且可預測的工作流程建立可重複使用的範本。在您按一下「傳送以供簽署」後,這些範本會按字母排序列在子選單中。

在範本清單底部是「新合約」,針對範本終未提及的合約。

從選單選取「傳送以供簽署」

新合約頁面隨即會開啟,任何在「合約範本」中已定義的欄位值自動填入。

如要定義和傳送合約,您只需以下項目:

  • 收件者 – 您需要簽署或核准文件的使用者或人物清單
  • 合約名稱 – 在簽署者電子郵件主旨行和內部報表中醒目顯示合約的方式
  • 需要簽署的文件 – 形式不一,可能是合約或其他需要法律簽署的文件


收件者區段

在「收件者」區段中,必須對一或多個簽署者定義。依照所需的文件簽署順序輸入收件者。如果不小心出錯,您可以編輯收件者清單左側的「收件者順序」欄位。

如何定義收件者:

  • 按一下視窗右側的加號圖示
新合約頁面

這個動作可下拉一個覆疊選單,供您選取簽署者/核准者的類型:

1. 從「收件者類型」挑選清單中選取正確的值

  • 新增 – 收件者並非在 Dynamics 中已知的值
  • 連絡人 – 收件者並非在 Dynamics 中已定義的聯絡實體
  • 商機 – 並未在 Dynamics 中定義為「商機」的收件者
  • 使用者 – 用來描述您的 Dynamics 環境中的內部使用者
收件者挑選清單

2(a). 選取「新增」可變更覆疊內容,讓您可輸入「全名」和「電子郵件地址」。

此動作不會將新增的連絡人/商機儲存至 Dynamics,而只會將姓名和電子郵件地址供此交易用。

已選取的收件者

註解:

如果您尚未在範本中定義設定,則預設驗證會在您的「合約範本」或帳戶層級中定義。如果您需要覆寫預設,請勾選「覆寫預設驗證」核取方塊。 此動作會顯示挑選清單,供您選取不同的驗證處理程序。

2(b). 選取「連絡人」「商機」「使用者」可變更覆疊內容,以搜尋您選擇的特定實體。輸入名字 (部分或全部),然後按一下要加入的特定收件者。

由於 Dynamics 瞭解這些實體類型,因此會從資料庫自動匯入電子郵件地址。

連絡人收件者

所有選項均允許您指派「收件者」角色。您可指派以下角色:

  • 簽署者 (預設) – 簽署者必須在合約中套用至少一份簽名。
  • 核准 – 核准者不需要簽署合約 (不過如果有為其設置簽名欄位的話,也可以簽名),但必須主動「核准」合約,這是屬於已記錄的事件。
  • CC – 收到副本發送 (CC) 者會包括在合約的通知過程中,但與合約或簽署週期無互動。

 

3. 完成收件者定義後,請按一下「儲存」

4. 為所需的所有簽署者/核准者重複步驟 1 至 3

多個收件人

註解:

依預設會按照收件人在您收件者清單中的順序授與其對合約的存取權限。您可以在清單左側變更「收件者順序」值,即可編輯簽署者/核准者的順序。收件者會自動按照您輸入的順序來重新堆疊。

 

變更收件者順序

按一下收件者左邊的數字。該數值會變成可編輯值。 將該數值變更為您希望收件者在簽名程序中的位置。其他收件者將隨之調整。

註解:

只有在「簽署順序」欄位設定為「依輸入順序」時,才可使用「收件者順序」欄位。

如果「簽署順序」「以任何順序」,則「收件者順序」欄位不會顯示在介面中。

移動收件者

 

編輯收件者的值

如要編輯任何未遭鎖定 (如鎖定圖示所示) 的收件者的值,您可以按一下欄位。

此動作會開啟要編輯或選取新的挑選清單值的欄位。

變更完成後,按一下收件者面板中的「儲存」圖示。

recipients_-_editrecipientvalues


LinkedIn Sales Navigator

LinkedIn Sales Navigator 在「收件者清單」右邊。 

此為選擇性設定,如果貴公司擁有「LinkedIn Sales Navigator 團隊或企業」帳戶的存取權限,則可以透過 Dynamics 管理員加以啟動。

如何啟動:

  • 在收件者清單中按一下任一收件者
  • 如果與該收件者相關連的電子郵件出現在 LinkedIn,則該使用者的描述檔會顯示值在收件者清單右側的面板中。

 

linkedin_sales_navigator

 

如要啟動 LinkedIn 面板,請按一下「登入」方塊,然後使用您的「團隊或企業」帳戶授權。

授權建立後,您可以選取「收件者」清單中的任何收件者,並檢視其 LinkedIn 描述檔。

 

應用程式會搜尋選取的收件者之姓名和電子郵件,並在發現時顯示其描述檔。

如果選取多位收件者,則只會顯示您選取的首位:

linkedin_sales_navigatorwithprofile

 

如果 LinkedIn 傳回錯誤的描述檔,請按一下右上角的「更多選項」 (...) 圖示,然後選取「不是正確的收件者」

linkedin_-_wrong

註解:

請記住,LinkedIn Sales Navigator 是 LinkedIn 應用程式的入口網站,因此,會隨著 LinkedIn 開發功能而有所異動。

如果您點選「儲存為商機」,則您是在 LinkedIn 環境中將其儲存為商機,而不是在 Dynamics 中。

「傳送郵件」「連線」也是同樣的情形。

 

如果沒找到 LinkedIn 描述檔 (或是您點選了「不是正確的收件者」) ,面板會變更為允許您輸入收件者「目前或過去的公司」以及/或「目前的職稱」,以協助辨識可能的描述檔。

輸入您知悉的值,然後按一下「搜尋」

linkedin_cant_findtheprofile

 

如果識別了多個可能符合的項目,面板右上角會有兩個導覽箭頭在選取的描述檔之間來回翻轉。

按一下「符合」,即可取得在新的分頁中檢視描述檔的權限。

linkedin_found_severalpeople


訊息詳細資料

「訊息詳細資料」區段包含「合約名稱」和全域「訊息」。

templates_-_messagedetails
  • 「合約名稱」  –「合約名稱」在通知程序中非常顯著:浮現在電子郵件主旨列,粗體顯示在電子郵件內文中,並以較小字體出現在整份稿件內容說明中 (下方以黃色醒目顯示的部分)
  • 「訊息」  –「訊息」欄位為開放純文字欄位,您可以在欄位中插入給簽署者的任何訊息或指示 (下方以綠色醒目顯示的部分)
電子郵件範例
  • 「相關」 –此為已鎖定的值,顯示根據合約範本匯入的收件者
  • 「資料對應」 –此為已鎖定的值,顯示與本合約中設定的範本相關連的「資料對應」


新增檔案/附件

您可以下列一兩種方式將文件新增至合約中:

  • 「從本機系統上傳檔案」 –按一下「附件」區段中的加號圖示,系統會提示您瀏覽系統中您要上傳並附加至合約中的檔案。此方式適用於連接網路的磁碟機 (例如 SharePoint)
  • 「附加來自 Adobe Sign 文件庫的文件或範本」– 勾選此方塊,即可啟動已上傳至 Adobe Sign 帳戶的文件範本清單。 按一下想包含的表格,然後按一下「附加」按鈕
    • 只有管理員才可將文件新增至文件庫
檔案附件介面

註解:

針對簽署程序,將所有附加檔案連結成一個 PDF。 系統會按照您在「附件」區段中安排的順序顯示文件。如需重新排序文件,請按一下「附加檔案」區段右下角的「重新排序文件」連結。


合約選項區段

「合約選項」區段包括多種設定選項,只能套用於此類交易:

template_-_agreementoptions
  • 傳送前預覽和定位簽名 – 若勾選此項,合約會自動開啟編寫環境,方便傳送者放置表單欄位
  • 合約到期日 –若勾選此項,合約會定義合約到期的截止日期
  • 合約到期前天數 –此選項定義 「合約到期日」 功能啟用後,合約尚可簽署的剩餘天數
  • 新增簽署後登陸頁面 – 若啟用此項,您可指定收件者完成合約互動後會前往的 URL
  • 簽署後登陸頁面「新增簽署後登陸頁面」啟用後,此欄位包含您希望收件者前往的頁面之 URL
  • 需要本人簽署 – 如果您需要簽署者在傳送者的本機系統或平板電腦上簽署,不透過電子郵件,傳送者可使用此選項託管簽名
  • 需要我的簽名 –用於當傳送者也在簽名流程中時
    • 傳送者必須是第一位簽署者、最後一位簽署者,或者是唯一簽署者
    • 簽署順序為「依輸入順序」
合約詳細資料
  • 簽署順序 – 選擇兩個簽署文件工作流程的其中一個
    • 「任何順序」會一次通知所有簽署者,他們無需等待任何人即可簽署
    • 「依輸入順序」會根據您對合約定義的簽署者順序,強制執行嚴格的依序簽名程序
  • 簽名類型 – 選擇您希望以何種格式簽署文件
    • ESIGN 會透過電子郵件將合約導向至電子簽署程序,且預期收件者會以電子方式簽署
    • WRITTEN 會透過電子郵件傳送文件,提示簽署者印出文件並親筆簽署。然後簽署者必須使用同一個電子郵件連結,將文件上傳回 Adobe Sign 系統。
  • 排程收件者提醒定義交易的提醒週期。您可設定以每天或每週為週期,向目前的收件者傳送提醒
  • 重新導向延遲秒數 – 若已定義「簽署後登陸頁面」,則必須設定此項,此設定指定了套用簽名後將收件者重新導向至指定登陸頁面之前,須經歷多長的延遲時間。
  • 簽署語言 – 此設定可定義傳送合約給簽署者時使用的語言。所有向簽署者傳達的電子郵件和畫面提示/指引都會以所選擇的語言顯示


安全性選項

Adobe Sign 原本是使用預設的電子郵件型驗證程序套用合法簽名,但也允許以下列兩種方式延伸安全性:

  • 「設定密碼以開啟簽署的 PDF」– 若要為最終文件套用密碼以防止未經驗證的存取,請啟用此選項
  • 身分驗證 定義驗證收件者所用的雙因素驗證
    • 電子郵件 – 未套用雙因素驗證
    • 密碼 – 標準英數密碼欄位。若使用密碼,傳送者必須將密碼透過頻外方式傳送給簽署者
    • 「知識庫」 – 知識庫驗證功能會使用公開資料庫,詢問簽署者與其過往有關的多個問題,以便驗證其身分
    • 網路身分 – 使用社群媒體來套用第二項驗證
安全性選項

在收件者皆已定義、檔案已附加,並完成其他欄位的操作之後,從頂端選單項目按一下「傳送合約」

傳送以供簽署


使用範本從任何實體傳送

Dynamics 管理員可為任何預先設定合約的 Dynamics 實體 (「連絡人」、「機會」、「帳戶」) 建立一或多個範本,減少傳送者需以手動設定的量。

範本是透過在功能區中的「更多指令」() 圖示來存取

5MEnu from entity


從「新增」(+) 選單快速建立合約

如果您知道要建立範本的實體類型,您可以從「新增」選單中啟動新合約:

  • 按一下頂端功能區中的「新增」(+) 圖示
  • 「記錄」區段的選項中選取「合約」
    • 「快速建立合約」面板隨即會開啟
quick_create_agreement-selectentity

 

  • 選取與您要使用的範本相關聯的「實體」
    • 選定後,畫面上會顯示兩個查閱項目,允許您選取您要使用的範本,以及合約要傳送的特定目標物件
quick_create_agreement-selecttemplate
  • 按一下「選擇面板」欄位會產生小選單,其中具有與您選取的「實體」相關聯的範本。選取範本
  • 按一下「選擇 {實體}」欄位,隨即顯示使用正確「實體」類型的物件清單。選取物件
    • 輸入部分的實體名稱,將選單限制為僅列出符合字串的物件
  • 按一下「儲存」

 

按下「儲存」按鈕後,就會根據範本的值來建立合約:

  • 如果範本沒有「收件者」或附加檔案,則合約是建立在「草稿」狀態
  • 如果範本有「收件者」和附加檔案,但沒有啟動「單鍵傳送」,則合約是建立在「草稿」狀態
  • 如果範本有「收件者」和附加檔案,而且範本上的「單鍵傳送」啟動,則合約會自動傳送以供簽署

檢查合約狀態

合約狀態是指其目前的法律狀態,並會在 Dynamics 中按照輪詢間隔定期更新。 合約的狀態值有:

  • 「草稿」–係指已建立但尚未送出的合約
  • 「已傳送並等候簽署」–活躍處於正在簽署的過程中
  • 「已簽署」–所有相關人士均已完整簽署並完成簽名作業
  • 「已拒絕」–表示其中一位收件者拒絕合約,將其從系統中取消。
  • 「已取消」–傳送者在取得所有簽名前取消簽名程序

找到合約的最好方法,就是查看與您用來建立合約的主要實體相關的其他實體。

例如,如果您使用「連絡人」建立合約,則可以透過導覽至「連絡人」來查看有哪些相關的實體,然後按一下「連絡人」姓名右側的向下箭頭:

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開啟關係視窗可顯示合約物件,然後按一下該選項,即開啟與該實體相關聯的完整合約清單。

 

查看合約狀態的另一種方法是審閱完整的合約清單:

  • 導覽至「Adobe Sign > 合約」
導覽至「主要 > Adobe Sign > 合約」

所有合約 (不論實體為何) 均會列在「合約」頁面上的合約清單中。 如果是「已簽署」合約,合約清單會顯示「姓名」「合約 狀態」以及合約日期。 如果是「已傳送並等候簽署」和「草稿」合約,則只會顯示可套用的資訊。

合約清單

註解:

「已簽署」合約也可能顯示在與其相關的 Dynamics 實體的「附註」區段中。

附註記錄

更新狀態、傳送提醒和取消合約

有三個動作可套用至未簽署合約:

  • 「更新狀態」–主動輪詢 Adobe Sign 伺服器以取得目前狀態
  • 「傳送提醒」–立即傳送電子郵件提醒給合約目前的簽署者
  • 「取消合約」–在系統中終止合約並傳送取消通知給簽署者

每項動作均可使用頂端的按鈕從合約內啟動。

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