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適用於 SharePoint 的 Adobe Sign (內部部署):安裝指南

適用於 SharePoint 內部部署的全新 Adobe Sign 解決方案完整安裝指南。

注意:

Microsoft SharePoint 內部部署的 Adobe Acrobat Sign 支援設定在 2023 年 10 月 22 日結束。因此,在該日期之後,您就無法透過此整合傳送合約。

Adobe Acrobat Sign 與 Microsoft SharePoint Online 的整合則不受影響。

概覽

Microsoft SharePoint 適用的 Adobe Sign 整合提供了建立、傳送、追踪和管理電子簽名的整合式解決方案。該整合適用於 Microsoft SharePoint 2013 和 SharePoint 2016 內部部署執行個體。此解決方案是做為 Microsoft SharePoint 的伺服器陣列方案而開發,並提供:

  • 可新增 Adobe Sign Manage 頁面做為 SharePoint 網頁的一部分,以便 SharePoint 使用者運用此頁面來追蹤與更新合約
  • 從 SharePoint 文件庫傳送合約以進行簽署
  • 可從文件庫或自訂的 SharePoint 清單將文件傳送給單一收件者或收件者群組
  • 在傳送文件傳以供簽署後,可透過合併對應從 SharePoint 清單以及文件庫將資料對應到文件
  • 當文件已經過簽署且其狀態為已自動或已手動重新整理時,可透過資料對應從已簽署合約的表單欄位將資料對應到 SharePoint 清單的文字欄與文件庫
  • 在 SharePoint 內歸檔所有已簽署的合約

所需條件

只有 Microsoft SharePoint 伺服器陣列管理員可安裝和設定 Adobe Sign 解決方案;您也需擁有 SharePoint 伺服器的管理權限,才能安裝此解決方案。請參閱 SharePoint 文件及洽詢貴組織的 SharePoint 管理員,以取得安裝 SharePoint 伺服器陣列解決方案可能需要的其他系統權限。若要設定此解決方案,您必須同時擔任 Adobe Sign 的帳戶管理員,並可存取 Adobe Sign 帳戶的整合金鑰。下列系統需求涵蓋所需的伺服器和用戶端元件,以成功安裝和執行適用於 SharePoint 的 Adobe Sign。

  • Microsoft SharePoint 2013 內部部署、SharePoint 2016 內部部署或 SharePoint 2019 內部部署
註解:

SharePoint 2019 內部部署 (僅限使用傳統 UI) 支援適用於 SharePoint 的 Adobe Sign 解決方案。

Adobe 和 Microsoft 目前正攜手合作,共同擴大支援範圍,期能盡早提供現代 UI 版本。

不支援 SharePoint Foundation

須注意的已知問題

Adobe Sign 套件支援隱私/無痕瀏覽器工作階段。

使用 SharePoint 時需注意字元上限,尤其是為檔案命名時:

  • URL 路徑須為 260 個字元 (含) 以下
  • 檔案名稱須為 128 個字元 (含) 以下

 

登入任何網站集合時,若管理員的身分為「系統帳戶」,應在 AdobeSignUserInfo 清單中輸入個人資訊,如下所示:

 

舊版解決方案可能會封鎖一般 SharePoint 使用者,使其無法存取網站集合。

如果有下列情況,就會發生此問題:

  • 在網站集合上安裝 EchoSign 解決方案 (第 4 版以前)
  • SharePoint 管理員將解決方案內嵌為任何 SharePoint 頁面的網頁組件
  • SharePoint 使用者是網站集合擁有者/訪客/成員群組的成員
  • SharePoint 使用者不是 EchoSign 管理員或使用者群組的成員

若要修正此問題,請從 SharePoint 頁面移除該網頁組件。 

 

安裝

若要安裝適用於 SharePoint 的 Adobe Sign 內部部署版套件,請依照下列步驟操作:

  1. 下載新的 Adobe Sign for SharePoint.zip 檔案
  2. 以「系統管理員」身分登入 SharePoint 伺服器
  3. Adobe Sign for SharePoint.zip 上傳至伺服器
  4. 將該檔案解壓縮,以取得執行檔
  5. 按一下 Adobe Sign for SharePoint.exe
  6. 設定精靈會隨即開啟。  按「下一步」
安裝 1

  7.指令碼會執行系統檢查作業。如果一切正常,請按「下一步」

系統檢查

  8.畫面會顯示使用者授權合約。

○ 勾選「我接受授權合約中的條款」方塊

○ 按「下一步」

EULA

  9.「網路應用程式/網站集合」頁面會隨即載入。  選取要安裝解決方案的網站集合

網站集合

  10.設定完成後,按「下一步」

作業成功

  11.畫面顯示部署的「詳細資料」頁面後,您可以按一下「關閉」

成功部署

註解:
  • 啟用應用程式會建立兩個使用者群組 (「網站設定 > 使用者和權限 > 人員和群組」)
  • 一旦停用適用於 SharePoint 的 Adobe Sign 功能,會刪除所有啟用合約狀態搜尋和更新的關聯表格。  除非必要,否則「請勿」停用此功能。  所有合約都會保留在 Adobe Sign 中,但您將無法在 SharePoint 中檢視。


啟用/移除選項

重新執行「設定」指令碼會啟動同一精靈和系統檢查程序。 

系統檢查完成後,指令碼不會前往 EULA 頁面,而是提示您執行下列任一操作:

○ 啟用 – 「啟用」可讓管理員在 SharePoint 環境的其他網站上啟用 Adobe Sign 解決方案。選取後,系統會隨即載入「網路應用程式/網站集合」頁面,並顯示啟用 Adobe Sign 解決方案的所有網站 (上述步驟 9)。

○ 移除 – 此選項會從已啟用 Adobe Sign 的所有網站集合,完全移除此解決方案。完成的文件檔案會保留在 SharePoint 中。

處理中的合約仍可在 Adobe Sign 中使用, 且會正常完成。完成的文件不會再傳回 SharePoint。

啟用或移除

安裝後設定

安裝套件後,還有四個額外設定步驟必須完成:

  • 安裝整合金鑰
  • 決定新增使用者的方式
  • 決定簽署完成的文件是否附上稽核記錄
  • 決定合約簽署完成後儲存的位置

安裝整合金鑰

執行新的安裝程序時,需在 Adobe Sign 中產生整合金鑰,並將其輸入 SharePoint。此金鑰是驗證 Adobe Sign 和 SharePoint 環境所需的存取權杖,能使雙方彼此信任及共用內容。

若要在 Adobe Sign 中產生整合金鑰:

  • 登入您 Adobe Sign 帳戶的管理使用者
  • 導覽至「帳戶 > Adobe Sign API > API 資訊」
  • 按一下頁面中央的「整合金鑰」連結
註解:

如果您的「API 資訊」頁面沒有顯示「整合金鑰」連結,請連絡您的成功經理 (或 Adobe Sign 支援人員),由其檢查您的帳戶設定並完成必要的調整,以顯示此必要功能。

系統會載入「建立整合金鑰」介面:

提供清晰易懂的金鑰名稱 (例如 SharePoint)

您必須為整合金鑰啟用下列元素:

  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write

設定完金鑰後按一下「儲存」

 

畫面會顯示「存取權杖」頁面,顯示您在帳戶中定義的金鑰。

  • 按一下為 SharePoint 建立的金鑰定義

○ 定義最上方會顯示整合金鑰連結。

  • 按一下「整合金鑰」連結

畫面會顯示整合金鑰:

  • 複製此金鑰,並將其存放在安全的位置,以繼續進行下一步
  • 按一下「確定」

若要將整合金鑰安裝到 SharePoint,請依照以下步驟操作:

  • 登入您 SharePoint 網站的管理使用者帳戶
  • 導覽至「Adobe Sign 設定」圖示,以顯示「設定」頁面

  1. 在設定頁面上,按一下「帳戶設定」標籤
  2. 將您的整合金鑰貼入顯示的欄位中
  3. 按一下「儲存」


新增使用者

新增使用者的第一步,是授予使用者 Adobe Sign 解決方案的存取權。若要授予存取權,請執行下列操作:

  1. 導覽至「網站設定 > 使用者和授權 > 人員和群組」
  2. 視需求編輯 Adobe Sign 群組:

○ Adobe Sign 管理員:可設定 Adobe Sign 解決方案 (即填寫設定頁面和 AdobeSignUserInfo 清單) 的使用者。只有相應的網站集合或網路應用程式管理員可設定此群組。該群組的使用者可以存取「設定」頁面下的「個人設定」、「帳戶設定」「合約儲存」「範本對應」標籤。

○ Adobe Sign 使用者:使用網站集合管理員所設定之解決方案的使用者。此群組的使用者僅能存取「設定」頁面下的「設定」標籤。

在 Adobe Sign 中自動佈建使用者

Adobe Sign 會要求所有傳送合約的使用者取得授權,才能在 Adobe Sign 系統中傳送合約。第一次使用時,如果使用者不存在,系統會在 Adobe Sign 中自動佈建使用者。預設情況下,系統會以使用者 SharePoint 設定檔中的資訊來佈建使用者。

從 AdobeSignUserInfo 清單中擷取使用者資訊

啟用此功能會通知 SharePoint 使用 AdobeSignUserInfo 清單中的值,以建立新使用者,並了解現有 Adobe Sign 的使用者工作階段。

如果未啟用此功能,則 SharePoint 會使用由 SharePoint 所定義並與 SharePointUser 相關聯的值。

值得注意的是,您可以將電子郵件地址 (也就是 Adobe Sign 存取權) 與 SharePoint 使用者建立關聯,這些使用者可能沒有公用電子郵件,或需使用與其 SharePoint 電子郵件不同的電子郵件。(例如: Bob@MyDomain.dom 為 SharePoint 使用者,但需透過電子郵件 HumanResources@MyDomain.dom 傳送合約)

若要使用清單的值自動佈建,請完成兩個步驟:

  1. 更新 AdobeSignUserInfo 清單
  2. 啟用「從 AdobeSignUserInfo 清單中擷取使用者資訊」功能

 

更新 AdobeSignUserInfo 清單

  1. 導覽至「網站內容 > AdobeSignUserInfo」
  2. 編輯清單以加入想要的使用者值

若要透過 AdobeSignUserInfo 清單啟用使用者產生功能,請依照以下步驟操作:

  1. 以管理員身分登入 SharePoint 帳戶
  2. 導覽至「Adobe Sign 設定」介面
  3. 按一下「帳戶設定」標籤
  4. 勾選「從 AdobeSignUserInfo 清單中擷取使用者資訊」方塊
  5. 按一下「儲存」

擷取已簽署合約的稽核記錄

此選項啟用後,只要有任何合約完成,系統就會將稽核記錄 PDF 連同最後文件一併傳回。「稽核記錄」是合約所有主要事件 (「已傳送」、「已檢視」、「已簽署」) 的摘要文件,內含與這些事件相關聯的使用者中繼資料 (時間/日期、IP 位址)

註解:

您隨時可直接從 Adobe Sign 網站取得稽核記錄。啟用此功能可將稽核結果自動傳送至您的 SharePoint 環境。雖然需要額外設定,但很方便。 

若要啟用傳送稽核記錄功能,請依照以下步驟操作:

  1. 以管理員身分登入 SharePoint 帳戶
  2. 導覽至「Adobe Sign 設定」介面
  3. 按一下「帳戶設定」標籤
  4. 勾選「擷取已簽署合約的稽核記錄」方塊
  5. 按一下「儲存」

定義已簽署合約的目的地檔案夾

您可將已完成的文件設定為儲存至整個 (全域) 網站集合的特定檔案夾。

如果未指定全域檔案夾,已簽署的文件最後會傳回「已簽署的合約」子檔案夾,該檔案夾位於文件來源文件庫。

註解:

您隨時可在 Adobe Sign 網站取得所有已簽署的合約,也可從「管理合約」標籤取得。

若要設定全域的已簽署合約檔案夾,請依照以下步驟操作:

  1. 以管理員身分登入 SharePoint 帳戶
  2. 在所需位置建立目的地檔案夾
  3. 導覽至「Adobe Sign 設定」頁面
  4. 按一下「合約儲存空間」標籤
  5. 在可用檔案夾清單上找到該檔案夾,按一下加以選取
  6. 按一下「儲存」按鈕

範本對應

Adobe Sign 支援建立 SharePoint 清單與合約表單欄位之間相關資料資料的關聯。

透過運用工作流程並將清單欄位對應到表單欄位,您可以在傳送前預先填寫文件,節省寄件者和/或簽署者完成表單的時間,並減少鍵入錯誤資料的情況發生。

相反地,您也可以建立對應,從已簽署的合約中擷取表單欄位資料,並填入 SharePoint 清單。

您可在此取得設定範本對應的完整指南。

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