建立 SharePoint 清單
登入 SharePoint 網站，並建立簽署者清單 (亦即您要傳送合約供其簽署的對象)
- 我們會以 Mr. John Smith 當作此工作流程的範例
上次更新時間
2024年3月1日
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亦適用於 Adobe Acrobat Sign
- Adobe Acrobat Sign 整合
- 新增功能
- 產品版本與生命週期
- 適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
- 適用於 Outlook 的 Acrobat Sign
- 適用於 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
- 適用於 Teams 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 連接器
- 適用於 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
- 適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign
- 適用於 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
- 適用於 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
- 適用於 Workday 的 Acrobat Sign
- 適用於 NetSuite 的 Acrobat Sign
- 適用於 SugarCRM 的 Acrobat Sign
- 適用於 VeevaVault 的 Acrobat Sign
- 適用於 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
- Acrobat Sign 開發人員文件
注意：
對適用於 SharePoint Online 的 Adobe Sign 整合功能的支援，已定在 2024 年 6 月結束。因此，在該日期之後，您就無法透過此整合功能傳送合約。您仍然可以使用其他整合功能從 SharePoint 傳送合約，例如使用適用於 Power Automate 的 Acrobat Sign。
我們建議您從 SharePoint 網站移除 Acrobat Sign 外掛程式，並將工作流程轉換至其他應用程式。
概觀
Adobe Sign 支援建立 SharePoint 清單與合約表單欄位之間相關資料資料的關聯。
透過運用工作流程並將清單欄位對應到表單欄位，您可以在傳送前預先填寫文件，節省寄件者和/或簽署者完成表單的時間，並減少鍵入錯誤資料的情況發生。
相反地，您也可以建立對應，從已簽署的合約中擷取表單欄位資料，以填入 SharePoint 清單。
建立具有欄位的網頁表單的相關簡介
為了順利完成對應，需建立已定義欄位名稱的網頁表單，以便您將「清單」欄位以邏輯方式建立與 Adobe Sign 表單欄位的關聯。
您可透過多種方式建立之後可上傳至 Adobe Sign 的表單：
- Adobe Sign 編寫環境具有自動化欄位偵測功能，可讓您更快速地建立表單
- 自動放置的表單欄位具有一般名稱 (「自訂欄位 1」)，且應重新命名為某個代表欄位用途的名稱
- 也可以使用 Acrobat 建立 PDF 表單。 Acrobat 表單也能自動偵測欄位應位於何處
- Acrobat 也會使用從文件的處理文字中衍生的欄位名稱來自動放置欄位。這些名稱通常是隱藏或廣泛的名稱，且應編輯為適用於欄位用途的直覺值
- 如果文件產生程序產生了可編輯的文字文件，則可使用「文字標籤」
欄位對應會倚賴在邏輯上建立表單上欄位名稱與 SharePoint 中欄位名稱的關聯。
無論您使用哪種方法，請務必正確地命名欄位，這樣才能在欄位以清單格式存在時 (對應程序期間) 輕鬆識別。
註解：
支援下列 SharePoint 欄位類型: 單行文字、數字、選項 (「選項按鈕」)、多行文字、是/否 (核取方塊)。
| SharePoint 欄類型 | Adobe Sign 欄位類型 |
| 單行文字 | 文字 |
| 數字 | 文字 |
| 選項 (「選項按鈕」) | 選項按鈕 |
| 多行文字 | 多行文字 |
| 是/否 (核取方塊) | 核取方塊 |
範本對應逐步工作流程
以下範例中，SharePoint 管理員想將合約傳送給多名客戶。
現有 SharePoint 清單已有這些客戶 (即收件者) 的部分詳細資訊 (例如「名字」和「姓氏」)，但仍在收集其他資訊 (例如「年齡」和「職業」)。
系統會建立表單 (使用文字標籤)，從 SharePoint 清單匯入姓名，並收集所需的新值。
合約完成後，系統會將表單中對應的欄位值推送回 SharePoint 清單。
註解：
為清楚示範，此範例顯示的表單只包含欄位。
您的表單可能會有更多內容，但欄位功能大同小異。
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建立合約範本 (使用 Word、PDF 等)
務必記得使用正確「文字標籤」，如下所示: {{first_name}}
此範例使用 mapping_test.docx 文件，內有四個文字標籤:
- {{first_name}}
- {{last_name}}
- {{age}}
- {{occupation}}
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建立範本對應
共有兩種不同範本對應:
- 「SharePoint 至合約對應」可將 SharePoint 清單 (步驟 1) 中的詳細資訊預先填入 Adobe Sign 合約
- 選取「SharePoint 至合約對應」選項按鈕
- 從下拉式選單中選取正確的清單
- 務必為正確清單 (即步驟 1 中建立的清單) 設定範本對應，否則範本對應無法正常發揮功效
- 您可以為個別 SharePoint 清單定義專屬範本對應
- 設定「SharePoint 欄位」和「合約欄位」間的正確對應
- 「SharePoint 欄位」是 SharePoint 清單 (步驟 1) 中提到的欄位名稱
- 「合約欄位」是合約範本 (步驟 2) 中使用的「文字標籤」名稱
- 此範例中，我們針對 SharePoint → 合約對應使用「FirstName」和「LastName」，如此一來，使用 SharePoint 清單值的合約範本就會預先填入相應的「first_name」和「last_name」
- 「合約至 SharePoint 對應」可在合約完成後，以合約欄位的值更新 SharePoint 清單：
- 選取「合約至 SharePoint 對應」選項按鈕。
- 從下拉式選單中選取正確的清單。
- 設定 SharePoint 和合約欄位間的正確對應。
- 此範例中，我們針對合約 → SharePoint 對應使用「職業」和「年齡」，這會對應至「職業」和「年齡」文字標籤欄位
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啟動傳送以供簽署功能
清單和合約範本間的欄位建立正確關聯後，就可準備傳送合約：
- 前往 SharePoint 清單 (已於步驟 1 建立)
- 從清單中選取簽署者。此範例以 Mr. John Smith 為例
- 前往「Adobe Sign」選項清單，然後選取「傳送以供簽署」選項
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選取合約範本：
此步驟中，務必選取您在步驟 2 建立的正確合約範本。
- 選取該合約範本 (此範例中為 mapping_test)
- 按一下「附加」
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填寫傳送頁面：
- 輸入收件者的電子郵件地址
- 如果依照範例操作，請輸入可存取的電子郵件地址
- 此電子郵件地址必須不同於傳送合約的寄件電子郵件地址
- 如果依照範例操作，請輸入可存取的電子郵件地址
- 視需求修改「訊息」
- 確認已在「檔案」區段附加正確的合約範本
- 勾選「預覽和新增簽名欄位」
- 按「下一步」
- 輸入收件者的電子郵件地址
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確認 SharePoint → 合約範本對應：
現在您應能確認 SharePoint → 合約範本對應是否正常運作。
如果您是依照範例操作，「first_name」和「last_name」現在應已根據 SharePoint 清單資訊，自動填入正確資訊:
- 確認各對應欄位是否匯入正確的值
- 確認未對應的欄位為空白。這些欄位會由收件者填寫
- 視需求新增其他欄位
- 至少新增「簽名」欄位
- 按一下「傳送」
- 確認各對應欄位是否匯入正確的值
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完成簽署者工作流程：
收件者完成合約:
- 收件者會透過電子郵件中的連結存取合約
- 如果依照範例操作，請登入收取合約的電子郵件信箱
- 收件者填寫合約表單
- 輸入「職業」和「年齡」欄位的值
- 簽署文件
- 按一下「按一下以簽署」，完成簽署程序
- 收件者會透過電子郵件中的連結存取合約
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確認合約 → SharePoint 對應：
成功完成合約後:
- 再次登入 SharePoint 帳戶
- 前往 SharePoint 清單 (步驟 1)
- 查看清單，並確認合約範本的新值已推送至 SharePoint，藉此確認合約 → SharePoint 對應正確
