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適用於 SharePoint Online 的 Adobe Sign:範本對應指南

注意:

適用於 SharePoint Online 的 Adobe Sign 整合功能的支援,已定在 2024 年 6 月結束。因此,在該日期之後,您就無法透過此整合功能傳送合約。您仍然可以使用其他整合功能從 SharePoint 傳送合約,例如使用適用於 Power Automate 的 Acrobat Sign

我們建議您從 SharePoint 網站移除 Acrobat Sign 外掛程式,並將工作流程轉換至其他應用程式

概觀

Adobe Sign 支援建立 SharePoint 清單與合約表單欄位之間相關資料資料的關聯。

透過運用工作流程並將清單欄位對應到表單欄位,您可以在傳送前預先填寫文件,節省寄件者和/或簽署者完成表單的時間,並減少鍵入錯誤資料的情況發生。

相反地,您也可以建立對應,從已簽署的合約中擷取表單欄位資料,以填入 SharePoint 清單。


建立具有欄位的網頁表單的相關簡介

為了順利完成對應,需建立已定義欄位名稱的網頁表單,以便您將「清單」欄位以邏輯方式建立與 Adobe Sign 表單欄位的關聯。

您可透過多種方式建立之後可上傳至 Adobe Sign 的表單:

  • Adobe Sign 編寫環境具有自動化欄位偵測功能,可讓您更快速地建立表單
    • 自動放置的表單欄位具有一般名稱 (「自訂欄位 1」),且應重新命名為某個代表欄位用途的名稱
  • 也可以使用 Acrobat 建立 PDF 表單。  Acrobat 表單也能自動偵測欄位應位於何處
    • Acrobat 也會使用從文件的處理文字中衍生的欄位名稱來自動放置欄位。這些名稱通常是隱藏或廣泛的名稱,且應編輯為適用於欄位用途的直覺值
  • 如果文件產生程序產生了可編輯的文字文件,則可使用「文字標籤

欄位對應會倚賴在邏輯上建立表單上欄位名稱與 SharePoint 中欄位名稱的關聯。

無論您使用哪種方法,請務必正確地命名欄位,這樣才能在欄位以清單格式存在時 (對應程序期間) 輕鬆識別。

註解:

支援下列 SharePoint 欄位類型: 單行文字、數字、選項 (「選項按鈕」)、多行文字、是/否 (核取方塊)。 

SharePoint 欄類型 Adobe Sign 欄位類型
單行文字 文字
數字 文字
選項 (「選項按鈕」) 選項按鈕
多行文字 多行文字
是/否 (核取方塊) 核取方塊


範本對應逐步工作流程

以下範例中,SharePoint 管理員想將合約傳送給多名客戶。

現有 SharePoint 清單已有這些客戶 (即收件者) 的部分詳細資訊 (例如「名字」和「姓氏」),但仍在收集其他資訊 (例如「年齡」和「職業」)。

系統會建立表單 (使用文字標籤),從 SharePoint 清單匯入姓名,並收集所需的新值。

合約完成後,系統會將表單中對應的欄位值推送回 SharePoint 清單。

註解:

為清楚示範,此範例顯示的表單只包含欄位。

您的表單可能會有更多內容,但欄位功能大同小異。

  1.  建立 SharePoint 清單

    登入 SharePoint 網站,並建立簽署者清單 (亦即您要傳送合約供其簽署的對象)

    • 我們會以 Mr. John Smith 當作此工作流程的範例
    影像

  2. 建立合約範本 (使用 Word、PDF 等)

    務必記得使用正確「文字標籤」,如下所示: {{first_name}}

    此範例使用 mapping_test.docx 文件,內有四個文字標籤:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    影像

  3. 建立範本對應

    共有兩種不同範本對應:

    • 「SharePoint 至合約對應」可將 SharePoint 清單 (步驟 1) 中的詳細資訊預先填入 Adobe Sign 合約
    1. 選取「SharePoint 至合約對應」選項按鈕
    2. 從下拉式選單中選取正確的清單
      • 務必為正確清單 (即步驟 1 中建立的清單) 設定範本對應,否則範本對應無法正常發揮功效
      • 您可以為個別 SharePoint 清單定義專屬範本對應
    3. 設定「SharePoint 欄位」和「合約欄位」間的正確對應
      • 「SharePoint 欄位」是 SharePoint 清單 (步驟 1) 中提到的欄位名稱
      • 「合約欄位」是合約範本 (步驟 2) 中使用的「文字標籤」名稱
      • 此範例中,我們針對 SharePoint → 合約對應使用「FirstName」和「LastName」,如此一來,使用 SharePoint 清單值的合約範本就會預先填入相應的「first_name」和「last_name」
    SharePoint 至合約的對應

    • 合約至 SharePoint 對應」可在合約完成後,以合約欄位的值更新 SharePoint 清單:
    1. 選取「合約至 SharePoint 對應」選項按鈕。
    2. 從下拉式選單中選取正確的清單。 
    3. 設定 SharePoint 和合約欄位間的正確對應。 
      • 此範例中,我們針對合約 → SharePoint 對應使用「職業」和「年齡」,這會對應至「職業」和「年齡」文字標籤欄位
    合約至 SharePoint 的對應

  4. 啟動傳送以供簽署功能

    清單和合約範本間的欄位建立正確關聯後,就可準備傳送合約:

    • 前往 SharePoint 清單 (已於步驟 1 建立)
    • 從清單中選取簽署者。此範例以 Mr. John Smith 為例
    • 前往「Adobe Sign」選項清單,然後選取「傳送以供簽署」選項
    影像

  5. 選取合約範本:

    此步驟中,務必選取您在步驟 2 建立的正確合約範本。

    • 選取該合約範本 (此範例中為 mapping_test)
    • 按一下「附加
    影像

  6. 填寫傳送頁面:

    • 輸入收件者的電子郵件地址
      • 如果依照範例操作,請輸入可存取的電子郵件地址
        • 此電子郵件地址必須不同於傳送合約的寄件電子郵件地址
    • 視需求修改「訊息
    • 確認已在「檔案」區段附加正確的合約範本
    • 勾選「預覽和新增簽名欄位
    • 按「下一步
    設定合約

  7. 確認 SharePoint → 合約範本對應:

    現在您應能確認 SharePoint → 合約範本對應是否正常運作。

    如果您是依照範例操作,「first_name」和「last_name」現在應已根據 SharePoint 清單資訊,自動填入正確資訊:

    • 確認各對應欄位是否匯入正確的值
    • 確認未對應的欄位為空白。這些欄位會由收件者填寫
    • 視需求新增其他欄位
      • 至少新增「簽名」欄位
    • 按一下「傳送
    新增表單欄位

  8. 完成簽署者工作流程:

    收件者完成合約:

    • 收件者會透過電子郵件中的連結存取合約
      • 如果依照範例操作,請登入收取合約的電子郵件信箱
    • 收件者填寫合約表單
      • 輸入「職業」和「年齡」欄位的值
    • 簽署文件
    • 按一下「按一下以簽署」,完成簽署程序
    按一下以簽署

  9. 確認合約 → SharePoint 對應:

    成功完成合約後:

    • 再次登入 SharePoint 帳戶
    • 前往 SharePoint 清單 (步驟 1)
    • 查看清單,並確認合約範本的新值已推送至 SharePoint,藉此確認合約 → SharePoint 對應正確
    影像

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