建立 SharePoint 清單
登入 SharePoint 網站,並建立簽署者清單 (亦即您要傳送合約供其簽署的對象)
- 我們會以 Mr. John Smith 當作此工作流程的範例
對適用於 SharePoint Online 的 Adobe Sign 整合功能的支援,已定在 2024 年 6 月結束。因此,在該日期之後,您就無法透過此整合功能傳送合約。您仍然可以使用其他整合功能從 SharePoint 傳送合約,例如使用適用於 Power Automate 的 Acrobat Sign。
我們建議您從 SharePoint 網站移除 Acrobat Sign 外掛程式,並將工作流程轉換至其他應用程式。
Adobe Sign 支援建立 SharePoint 清單與合約表單欄位之間相關資料資料的關聯。
透過運用工作流程並將清單欄位對應到表單欄位,您可以在傳送前預先填寫文件,節省寄件者和/或簽署者完成表單的時間,並減少鍵入錯誤資料的情況發生。
相反地,您也可以建立對應,從已簽署的合約中擷取表單欄位資料,以填入 SharePoint 清單。
為了順利完成對應,需建立已定義欄位名稱的網頁表單,以便您將「清單」欄位以邏輯方式建立與 Adobe Sign 表單欄位的關聯。
您可透過多種方式建立之後可上傳至 Adobe Sign 的表單:
欄位對應會倚賴在邏輯上建立表單上欄位名稱與 SharePoint 中欄位名稱的關聯。
無論您使用哪種方法,請務必正確地命名欄位,這樣才能在欄位以清單格式存在時 (對應程序期間) 輕鬆識別。
支援下列 SharePoint 欄位類型: 單行文字、數字、選項 (「選項按鈕」)、多行文字、是/否 (核取方塊)。
SharePoint 欄類型 | Adobe Sign 欄位類型 |
單行文字 | 文字 |
數字 | 文字 |
選項 (「選項按鈕」) | 選項按鈕 |
多行文字 | 多行文字 |
是/否 (核取方塊) | 核取方塊 |
以下範例中,SharePoint 管理員想將合約傳送給多名客戶。
現有 SharePoint 清單已有這些客戶 (即收件者) 的部分詳細資訊 (例如「名字」和「姓氏」),但仍在收集其他資訊 (例如「年齡」和「職業」)。
系統會建立表單 (使用文字標籤),從 SharePoint 清單匯入姓名,並收集所需的新值。
合約完成後,系統會將表單中對應的欄位值推送回 SharePoint 清單。
為清楚示範,此範例顯示的表單只包含欄位。
您的表單可能會有更多內容,但欄位功能大同小異。
建立 SharePoint 清單
登入 SharePoint 網站,並建立簽署者清單 (亦即您要傳送合約供其簽署的對象)
建立合約範本 (使用 Word、PDF 等)
務必記得使用正確「文字標籤」,如下所示: {{first_name}}
此範例使用 mapping_test.docx 文件,內有四個文字標籤:
建立範本對應
共有兩種不同範本對應:
啟動傳送以供簽署功能
清單和合約範本間的欄位建立正確關聯後,就可準備傳送合約:
選取合約範本:
此步驟中,務必選取您在步驟 2 建立的正確合約範本。
填寫傳送頁面:
確認 SharePoint → 合約範本對應:
現在您應能確認 SharePoint → 合約範本對應是否正常運作。
如果您是依照範例操作,「first_name」和「last_name」現在應已根據 SharePoint 清單資訊,自動填入正確資訊:
完成簽署者工作流程:
收件者完成合約:
確認合約 → SharePoint 對應:
成功完成合約後: