概覽

本文件提供 Workday 客戶必要的步驟,協助將 Adobe Sign 整合至 Workday Tenant。本文件為安裝指南,無法作為 Workday 的全方位訓練手冊使用。

若要在 Workday 中使用 Adobe Sign,您需要瞭解或是學習如何建立和修改 Workday 項目。例如:業務流程架構、 Tenant 設定與配置、報告和 Workday Studio 整合。

以下是完整整合的高階步驟:

  • 在 Adobe Sign 啟用您的管理帳戶 (限新客戶)
  • 在 Adobe Sign 中設定一個群組,以保存 Workday 整合用戶/金鑰
  • 連絡 Adobe Sign 支援,以啟用/驗證整合設定
  • 在 Adobe Sign 中產生整合金鑰        
  • 將整合金鑰安裝至 Workday Tenant

啟用您的 Adobe Sign 帳戶

已建立帳戶的現有客戶可以跳到「設定 Adobe  Sign for Workday」步驟

若您是 Adobe Sign 的新客戶,且沒有現有的登入帳戶,Adobe 的上線專家會提供您登入 Adobe  Sign for Workday 的帳戶。完成之後,您會收到一份確認電子郵件:

Adobe Sign 歡迎電子郵件影像

請遵循電子郵件中的指示,初始化您的帳戶,並進入您的 Adobe Sign 控制面板。

Adobe Sign 控制面板頁面

設定 Adobe Sign for Workday

若要設定 Adobe Sign for Workday,需要在 Adobe Sign 系統中產生兩個專用物件:

  • 「Workday 群組」
    Workday 需要在 Adobe Sign 帳戶中有一個專用「群組」,以啟用整合功能。Adobe Sign 群組將只用於控制 Workday 對 Adobe Sign 的使用。任何其他可能用途 (Salesforce.com、Arriba 等)將不受影響。
    例如: Workday 群組將會停止電子郵件通知功能,讓 Workday 用戶只會在其 Workday 收件匣中收到通知。

  • 持有整合金鑰的驗證用戶
    在群組中,最少需有一個 (且只有一個) 群組層級的管理員。  該用戶是持有整合金鑰的授權用戶。我們建議使用功能性 (但真實的) 電子郵件地址,例如 HR@MyDomain.com。使用功能性電子郵件而非個人電子郵件,可以降低因日後某日停用用戶時,而導致整合也遭停用的風險。

在 Adobe Sign 建立用戶和群組

若要在 Adobe Sign 建立用戶:

  • 以帳戶管理員身分登入 Adobe Sign
  • 導覽到「帳戶 > 用戶」
  • 按一下「圓圈中有加號的記號」以建立新用戶
建立新用戶的導覽路徑影像

接著會出現蹦現視窗,要求新用戶的詳細資料:

  • 請提供您有存取權的功能性電子郵件
    • 此用戶將持有整合金鑰
    • 電子郵件地址必須為真實地址以供驗證
  • 請適當輸入姓名
  • 「用戶群組」挑選清單中選擇「為此用戶建立新群組」
  • 「新群組名稱」提供一個直觀的名稱,例如「Workday」
  • 按一下「儲存」
建立用戶面板

蹦現視窗會消失,將您帶回至「用戶」頁面。  您將在狀態為「已建立」的清單中看到新用戶。

「已建立」的新用戶檢視

「已建立」狀態表示該用戶尚未驗證其電子郵件地址。

  • 請登入至新用戶的點子郵件信箱
  • 找到名為「歡迎使用 Adobe Sign」的電子郵件
  • 在顯示「按一下這裡以設定密碼」之處按一下
  • 設定密碼
    • 此動作會將系統中的用戶狀態改為「已啟用」
「已啟用」的新用戶影像

定義驗證用戶

若要升級 Workday 群組中的新用戶:

  • 導覽至「用戶」頁面 (若您目前不在該頁面)
  • 按兩下 Workday 群組中的用戶
    • 此動作會開啟「編輯」頁面,以編輯用戶權限
  • 勾選「用戶為群組管理員」方塊
  • 按一下「儲存」
顯示如何定義群組管理員之屬性面板的影像

透過 Adobe Sign 支援驗證設定

Adobe Sign 支援需要設定 Adobe Sign 環境中的群組和管理用戶,以啟用整合功能。若您是已建立帳戶的現有客戶,可以連絡您的 Success Manager,以確認這些步驟是否已完成。

 

尚未被指派 Success Manager 的新客戶可直接連絡支援小組,以確定帳戶是否已完全設定:

  • 透過 Adobe Sign 支援開啟票證
  • 請提供:
    • 您建立之群組的名稱
    • Workday 群組管理員的電子郵件地址
  • 請註明要求:
    • 驗證群組和用戶被設定為可存取 Workday

產生整合金鑰

收到群組和用戶已適當啟用的驗證後,群組層級管理員將有權產生存取記號 (整合金鑰)。

新的安裝需要在 Adobe Sign 中產生整合金鑰,並將其輸入 Workday 中。此金鑰將用於驗證 Adobe Sign 和 Workday 環境,使兩邊彼此信任並分享內容。 

若要在 Adobe Sign 中產生整合金鑰:

  • 登入您在 Adobe Sign 中的群組層級管理員
  • 導覽至「帳戶 > 個人偏好設定 > 存取記-號」
  • 按一下視窗右側「圓圈中有加號的圖示」
存取記號頁面的導覽路徑

「產生整合金鑰」介面將載入:

提供直覺式的金鑰名稱 (例如,Workday)

您必須為整合金鑰啟用下列元素:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
「建立整合金鑰」面板
  • 設定完金鑰後按一下「儲存」

 

「存取記號」頁面會公開顯示您帳戶中設定的金鑰。

  • 按一下為 Workday 建立的金鑰定義
    • 「整合金鑰」連結會公開在定義的上方
  • 按一下「整合金鑰」連結
整合金鑰連結

整合金鑰將會公開。

  • 複製此金鑰,並將其存放在安全的位置,以繼續進行下一步
  • 按一下「確定」
整合金鑰

設定 Workday Tenant

安裝整合金鑰

安裝整合金鑰到 Workday Tenant,以建立和 Adobe Sign 的信任關係。建立信任關係後,任何「業務流程」都能新增「審核文件」步驟,用以啟用簽名流程。

 

注意: Adobe Sign 在 Workday 環境中稱為「Adobe Document Cloud」。

 

若要安裝整合金鑰:

  • 以帳戶管理員身分登入 Workday
  • 搜尋「編輯 Tenant 設定 - 業務流程」

 

將會載入「編輯 Tenant 設定 - 業務流程」頁面。  有四個欄位和 Adobe Sign 整合相關:

Adobe Document Cloud 通知– 關於整合的固定文字通知。

Adobe Document Cloud API 金鑰– 安裝整合金鑰的位置

Adobe Document Cloud 寄件者電子郵件地址– Adobe Sign 中群組層級的管理員電子郵件地址。

取消文件時,移除等待電子簽名的文件–選擇性配置。在 Workday 中取消文件時,會自簽名循環中移除文件。

「編輯 Tenant 設定 - 業務流程」頁面

若要完成安裝:

  • 「Adobe Sign API 整合金鑰」欄位中貼上您的整合金鑰
  • 「Adobe Document Cloud 寄件者電子郵件地址」欄位中輸入群組層級管理員 (於 Adobe Sign 中建立) 的電子郵件地址
  • 按一下「確定」
整合金鑰和金鑰持有人電子郵件地址的輸入欄位

現在透過新增「審核文件」步驟,並設定其使用「Adobe 電子簽署」作為電子簽名類型,來將 Adobe Sign 功能新增至所有「業務流程」。

設定「審核文件」步驟

用於「審核文件」步驟的文件可以是靜態文件;同個業務流程的「產生文件」步驟所產生的文件;或是 Workday Report Designer 建立的格式化報告。這所有的案例都能透過「Adobe 文字標籤」增強,以控制 Adobe Sign 特定元件的外觀和位置。文件來源必須在業務流程定義中指定。您無法在執行業務流程時上傳隨選文件。

使用 Adobe Sign 和「審核文件」步驟的獨特功能讓您能有序列化的「簽署者群組」。這可讓您以角色為基礎的群組,依序完成簽署作業。不支援平行簽署群組。

如需設定「檢閱文件」步驟的協助,請參閱以下位置的「快速入門」指南:
https://helpx.adobe.com/tw/sign/help/Workday_Quick_Start.html

支援

Workday 支援

Workday 是整合所有者,如有關於整合範圍、功能請求,或是日常整合功能的問題,請優先連絡 Workday。

Workday 社群對整合的疑難排解以及文件的產生方法提供了許多實用文章:

電子簽名整合的疑難排解

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

「審核文件」步驟
.https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

動態文件產生

https://community.workday.com/node/176443

提供文件產生配置秘訣

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign 支援

Adobe Sign 是整合合作夥伴,同時也是當整合無法取得簽名,或待簽名通知失敗時應該連絡的對象。

Adobe Sign 客戶應連絡其 Customer Success Manager (CSM) 以取得支援。或是以電話連絡 Adobe Technical Support: 輸入 1-866-318-4100,等候電話語音提供產品清單,然後依序輸入 4 和 2 (依提示操作)。

新增 Adobe 文字標籤至文件
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

「審核文件」配置和範例
.https://helpx.adobe.com/sign/help/Workday_Quick_Start.html

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