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Adobe Acrobat Sign 指南

新功能

  1. 發行前說明
  2. 發行說明
  3. 重要通知

開始使用

  1. 管理員快速入門指南
  2. 使用者快速入門指南
  3. 適用於開發人員
  4. 影片教學課程資料庫
  5. 常見問題集

管理

  1. Admin Console 概觀
  2. 使用者管理
    1. 新增使用者
    2. 大量新增使用者
    3. 從目錄新增使用者
    4. 從 MS Azure Active Directory 新增使用者
    5. 建立以功能為導向的使用者
      1. 技術帳戶 - API 導向
      2. 服務帳戶 - 手動導向
    6. 檢查有佈建錯誤的使用者
    7. 變更姓名/電子郵件地址
    8. 編輯使用者的群組成員資格
    9. 透過群組介面編輯使用者的群組成員資格
    10. 將使用者升級為管理員角色
    11. 使用者身分類型與 SSO
    12. 切換使用者身分
    13. 使用 MS Azure 驗證使用者
    14. 使用 Google Federation 驗證使用者
    15. 產品設定檔
    16. 登入體驗
  3. 帳戶/群組設定
    1. 設定概觀
    2. 全域設定
      1. 帳戶層級與 ID
      2. 自我簽署工作流程
      3. 大量傳送
      4. 網頁表單
      5. 自訂傳送工作流程
      6. Power Automate 工作流程
      7. 資料庫文件
      8. 透過合約收集表單資料
      9. 限制文件可見性
      10. 附加已簽署合約的 PDF 副本
      11. 在電子郵件中加入連結
      12. 在電子郵件中加入影像
      13. 附加至電子郵件的檔案將命名為
      14. 將稽核報告附加至文件
      15. 將多個文件合併為一個
      16. 上傳已簽署的文件
      17. 我的帳戶中的使用者委派
      18. 允許外部收件者委派
      19. 授權簽署
      20. 授權傳送
      21. 有權新增電子印章
      22. 設定預設時區
      23. 設定預設日期格式
      24. 使用者加入多個群組 (UMG)
        1. 升級以使用 UMG
      25. 群組管理員權限
      26. 更換收件者
      27. 稽核報告
        1. 概觀
        2. 在交易驗證頁面上允許未驗證的存取
        3. 包含提醒
        4. 包括檢視事件
        5. 包含合約頁面/附件計數
      28. 產品內傳送訊息和指示
      29. 無障礙 PDF
      30. 全新撰寫體驗
      31. 醫療保健客戶
    3. 帳戶設定
      1. 新增標誌
      2. 自訂公司主機名稱/URL
      3. 新增公司名稱
      4. 合約後 URL 重新導向
    4. 簽名偏好設定
      1. 格式固定的簽名
      2. 允許收件者簽署
      3. 簽署者可變更其姓名
      4. 允許收件者使用已儲存的簽名
      5. 自訂使用條款和消費者資訊披露
      6. 透過表單欄位導覽收件者
      7. 拒絕簽署
      8. 允許戳記工作流程
      9. 要求簽署者提供其職稱或公司
      10. 允許簽署者列印並置入書面簽名
      11. 在電子簽名時顯示訊息
      12. 需要簽署者使用行動裝置來建立自己的簽名
      13. 要求取得簽署者的 IP 位址
      14. 將公司名稱和職稱排除在參與戳記之外
    5. 數位簽名
      1. 概觀
      2. 使用 Acrobat 下載並簽署
      3. 以雲端簽名簽署
      4. 包括身分識別提供者的中繼資料
      5. 受限制的雲端簽名提供者
    6. 電子印章
    7. 數位身分
      1. 數位身分識別閘道
      2. 身分識別檢查原則
    8. 報告設定
      1. 全新報告體驗
      2. 傳統報告設定
    9. 安全性設定
      1. 單一登入設定
      2. 記住我設定
      3. 登入密碼原則
      4. 登入密碼強度
      5. 網頁工作階段期間
      6. PDF 加密類型
      7. API
      8. 使用者和群組資訊存取
      9. 允許的 IP 範圍
      10. 帳戶共用
      11. 帳戶共用權限
      12. 合約共用控制項
      13. 簽署者身分驗證
      14. 合約簽署密碼
      15. 文件密碼強度
      16. 依地理位置封鎖簽署者
      17. 電話驗證
      18. 知識式驗證 (KBA)
      19. 允許頁面擷取
      20. 文件連結過期
      21. 上傳 Webhook/回呼的用戶端憑證
      22. 時間戳記
    10. 傳送設定
      1. 登入後顯示「傳送」頁面
      2. 傳送時需有收件者名稱
      3. 鎖定已知使用者的名稱值
      4. 允許的收件者角色
      5. 收件者群組
      6. 必填欄位
      7. 附加文件
      8. 欄位扁平化
      9. 修改合約
      10. 合約名稱
      11. 語言
      12. 私人訊息
      13. 允許的簽名類型
      14. 提醒
      15. 已簽署文件的密碼保護
      16. 簽署者身分識別選項
        1. 概觀
        2. 簽署密碼
        3. 透過電子郵件傳送的一次性密碼
        4. Acrobat Sign 驗證
        5. 電話驗證
        6. 雲端型數位簽名
        7. 知識式驗證
        8. 政府核發證件
        9. 簽署者身分報告
      17. 內容保護
      18. 啟用公證交易
      19. 文件過期
      20. 預覽、定位簽名及新增欄位
      21. 簽署順序
      22. Liquid mode
      23. 自訂工作流程控制項
      24. 電子簽名頁面的上傳選項
      25. 「簽署後」確認重新導向 URL
    11. 訊息範本
    12. 生技製藥設定
      1. 概觀
      2. 強制執行身分識別驗證
      3. 簽署原因
    13. 工作流程整合
    14. 公證設定
    15. 付款整合
    16. 簽署者傳訊
    17. SAML 設定
      1. SAML 設定
      2. 安裝 Microsoft Active Directory Federation Service
      3. 安裝 Okta
      4. 安裝 OneLogin
      5. 安裝 Oracle Identity Federation
    18. 資料控管
    19. 時間戳記設定
    20. 外部封存
    21. 帳戶語言
    22. 電子郵件設定
      1. 電子郵件標題/頁尾影像
      2. 允許個別使用者電子郵件頁尾
      3. 自訂「請求簽名」電子郵件
      4. 自訂「收件者」和「副本收件者」欄位
      5. 啟用無連結通知
      6. 自訂電子郵件範本
    23. 從 echosign.com 移轉至 adobesign.com
    24. 為收件者設定選項
  4. 法規要求指引
    1. 協助工具
      1. 協助工具合規性
      2. 使用 Acrobat 桌面應用程式建立可存取的表單
      3. 建立可存取的 AcroForms
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR 概觀
      2. 將使用者標記密文
      3. 將使用者的合約標記密文
    4. 21 CFR part 11 和 EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF part 11 驗證套件
      2. 21 CFR 和 EudraLex Annex 11 手冊
      3. 共同責任分析
    5. 醫療保健客戶
    6. IVES 支援
    7. 「保存」合約
    8. 歐盟/英國考量事項
      1. 歐盟/英國跨境交易與 eIDAS
      2. 以電子方式簽署之契約的 HMLR 要求
      3. 英國脫歐對英國電子簽名法的影響
  5. 大量下載合約
  6. 宣告您的網域
  7. 「回報不當使用」連結

傳送、簽署與管理合約

  1. 收件者選項
    1. 取消電子郵件提醒
    2. 電子簽名頁面上的選項
      1. 電子簽名頁面概觀
      2. 開啟以閱讀無欄位的合約
      3. 拒絕簽署合約
      4. 委派簽署權限
      5. 重新啟動合約
      6. 下載合約的 PDF
      7. 檢視合約歷史記錄
      8. 檢視合約訊息
      9. 從電子簽名轉換為書面簽名
      10. 從書面簽名轉換為電子簽名
      11. 對表單欄位進行導覽
      12. 從表單欄位中清除資料
      13. 電子簽名頁面放大倍率和導覽
      14. 變更合約工具和資訊中使用的語言
      15. 檢閱法律注意事項
      16. 調整 Acrobat Sign Cookie 偏好設定
  2. 傳送合約  
    1. 傳送頁面概述
    2. 只傳送合約給您自己
    3. 傳送合約給他人
    4. 書面簽名
    5. 收件者簽署順序
    6. 大量傳送
      1. 「大量傳送」功能的概觀
      2. 大量傳送 - 手動收件者
      3. 大量傳送 - CSV 上傳
      4. 取消「大量傳送」交易
      5. 在大量傳送中新增提醒
      6. 報告可供大量傳送
  3. 在文件中撰寫欄位
    1. 應用程式內製作環境
      1. 自動欄位偵測
      2. 使用製作環境拖放欄位
      3. 將表單欄位指派給收件者
      4. 預填角色
      5. 以可重複使用的欄位範本來套用欄位
      6. 將欄位轉送至新的資料庫範本
      7. 已在傳送合約時更新製作環境
    2. 以文字標籤建立表單
    3. 使用 Acrobat (AcroForms) 建立表單
      1. 建立 AcroForm
      2. 建立可存取的 PDF
    4. 欄位
      1. 欄位類型
        1. 常見欄位類型
        2. 內嵌影像
        3. 戳記影像
      2. 欄位內容外觀
      3. 欄位驗證
      4. 已遮罩的欄位值
      5. 設定顯示/隱藏條件
      6. 計算欄位 
    5. 編寫常見問答集
  4. 簽署合約
    1. 簽署已傳送給您的合約
    2. 填寫和簽署
    3. 自我簽署
  5. 管理合約
    1. 管理頁面概述
    2. 委派合約
    3. 更換收件者
    4. 限制文件可見性
    5. 取消合約
    6. 建立新提醒
    7. 檢閱提醒
    8. 取消提醒
    9. 更多動作…
      1. 搜尋的運作方式
      2. 檢視合約
      3. 從合約建立範本
      4. 在檢視中隱藏/取消隱藏合約
      5. 上傳已簽署的合約
      6. 修改已傳送合約的檔案或欄位
      7. 編輯收件者的驗證方法
      8. 新增或修改到期日
      9. 將備註新增至合約
      10. 共用個別合約
      11. 取消共用合約
      12. 下載個別合約
      13. 下載合約的個別檔案
      14. 下載合約的「稽核報告」
      15. 下載合約的欄位內容
  6. 稽核報告
  7. 報告與資料匯出
    1. 概觀
    2. 授予使用者報告的存取權
    3. 報告圖表
      1. 建立新報告
      2. 合約報告
      3. 交易報告
      4. 設定活動報告
      5. 編輯報告
    4. 資料匯出 
      1. 建立新的資料匯出
      2. 編輯資料匯出
      3. 重新整理資料匯出內容
      4. 下載資料匯出
    5. 重新命名報告/匯出
    6. 複製報告/匯出
    7. 排程報告/匯出
    8. 刪除報告/匯出
    9. 檢查交易使用量

進階合約功能與工作流程

  1. 網頁表單 
    1. 建立網頁表單
    2. 編輯網頁表單
    3. 停用/啟用網頁表單
    4. 隱藏/取消隱藏網頁表單
    5. 尋找 URL 或指令碼
    6. 使用 URL 參數預填網頁表單欄位
    7. 儲存網頁表單以便稍後完成
    8. 調整網頁表單大小
  2. 可重複使用的範本 (資料庫範本)
    1. 在 Acrobat Sign 資料庫中的美國政府表單
    2. 建立資料庫範本
    3. 變更資料庫範本的名稱
    4. 變更資料庫範本的類型
    5. 變更資料庫範本的權限層級
    6. 複製、編輯和儲存共用範本
    7. 下載資料庫範本的彙總欄位資料
  3. 轉移網頁表單與資料庫範本的所有權
  4. Power Automate 工作流程 
    1. Power Automate 整合與包含授權的概觀
    2. 啟用 Power Automate 整合
    3. 追蹤 Power Automate 使用狀況
    4. 建立新的流程 (範例)
    5. 用於流程的觸發器
    6. 從 Acrobat Sign 之外匯入流程
    7. 管理流程
    8. 編輯流程
    9. 共用流程
    10. 停用或啟用流程
    11. 刪除流程
    12. 實用範本
      1. 僅限管理員
        1. 將所有完成的文件儲存至 SharePoint
        2. 將所有完成的文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將所有完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將所有完成的文件儲存至 DropBox
        5. 將所有完成的文件儲存至 Box
      2. 合約封存
        1. 將完成的文件儲存至 SharePoint
        2. 將完成的文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將完成的文件儲存至 DropBox
        5. 將完成的文件儲存至 Box
      3. 網頁表單合約封存
        1. 將完成的網頁表單文件儲存至 SharePoint 資料庫
        2. 將完成的網頁表單文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將完成的網頁表單文件儲存至 Box
      4. 合約資料擷取
        1. 從您簽署的文件擷取表單欄位資料,並更新 Excel 表
      5. 合約通知
        1. 傳送包含合約內容和已簽署合約的自訂電子郵件通知
        2. 在 Teams 頻道中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
        3. 在 Slack 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
        4. 在 Webex 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
      6. 合約產生
        1. 從 Power App 表單和 Word 範本產生文件,傳送以供簽署
        2. 從 OneDrive 的 Word 範本產生合約,並取得簽名
        3. 為所選的 Excel 列產生合約,傳送以供檢閱和簽名
  5. 自訂傳送工作流程
    1. 自訂傳送工作流程概觀
    2. 建立新的傳送工作流程
    3. 編輯傳送工作流程
    4. 啟動或停用傳送工作流程
    5. 以「傳送工作流程」傳送合約
  6. 共用使用者與合約
    1. 共用使用者
    2. 共用合約

與其他產品整合

  1.  Acrobat Sign 整合概觀
  2. 適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign
  3. 適用於 Microsoft 的 Acrobat Sign
    1. 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
    2. 適用於 Outlook 的 Acrobat Sign
    3. 適用於 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
    4. 適用於 Teams 的 Acrobat Sign
    5. 適用於 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
    6. 適用於 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 連接器
    7. 適用於 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
    8. 適用於 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
  4. 其他整合功能
    1. 適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign
    2. 適用於 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
    3. 適用於 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
    4. 適用於 Workday 的 Acrobat Sign
    5. 適用於 NetSuite 的 Acrobat Sign
    6. 適用於 VeevaVault 的 Acrobat Sign
    7. 適用於 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
  5. 合作夥伴管理的整合功能
  6. 如何取得整合金鑰

Acrobat Sign 開發人員

  1. REST API
    1. 方法說明文件
    2. SDK/開發人員指南
    3. API 常見問答集
  2. Webhook 
    1. Webhook 概觀
    2. 設定新的 Webhook
    3. 檢視或編輯 Webhook
    4. 停用或重新啟動 Webhook
    5. 刪除 Webhook
    6. 雙向 SSL 憑證
    7. API 中的 Webhook

支援與疑難排解

  1. 客戶支援資源
  2. 企業客戶成功資源

所有層級的服務都可使用應用程式內拖放製作環境。

使用應用程式內編寫工具來建立表單

Adobe Acrobat Sign 最強大的功能之一,是建立可重複使用的表單和表單覆蓋,用以定義簽署者需填寫的欄位。

花點時間思考簽署程序並仔細建立表單,最終可以節省您和簽署者的時間、改進簽署者採用程序,最終讓您的文件在更短的時間內完成。

建立表單共有四個階段,以下詳細說明:


可重複使用的文件或欄位覆疊

可重複使用的文件或欄位圖層... 哪個適合您?

說到底,這需由您的表單以及您如何生產文件來決定。

如果您會用到樣板文件,其中的內容不會變動,則可建立重複使用文件。

這包含信用卡收費表、稅務表格、申請書等。

在上述這些例子中,除了簽署者在欄位中輸入的資訊以外,沒有其他獨特內容。

另一方面,表單欄位圖層只是放置在已上載表單/檔案上方的欄位圖層。如果您有表單包含變數內容,就可以使用這個東西。例如租賃合約,文件內容中有自訂資訊,但客戶欄位相同,也在同樣位置。

若是這種情況,您應從上載文件產生新文件,然後再於文件上方套用欄位圖層。

註解:

任何檔案都能套用多個欄位圖層,所以您可以視自己的使用情況,建立模組化欄位圖層。


角色—參與者以及如何正確識別他們

角色定義各方 (簽署者、傳送者等) 如何與文件/交易互動。至於表單 (尤其是多重簽署者表單),請務必了解如何透過角色,通知合約應將哪些欄位顯示給每位簽署者。 

每個欄位都會分配一個角色。只有具備正確角色的簽署者才能存取分配給他們的欄位。 

概念本身不至於太艱難,但其邏輯是電腦邏輯,所以您可能需要先從人類的詞彙意義跳脫出來,才好進入狀況。按一下此處可獲得更詳細的角色資訊。

有三個重要角色需要了解:

預填 (由傳送者填寫) – 此角色定義您要傳送者在第一位簽署者之前填寫的欄位。如果臨時要將訂價或折扣資訊加入文件中,預填欄位就很有用。

預填欄位只能由傳送者在準備傳送文件時填寫,而如果有必要預填欄位,就必須填寫該欄位後才能傳送文件。

預填欄位不能在預填階段後進行編輯。該文件的後續簽署者都無法編輯預填欄位。按一下此處可獲得更詳細的預填程序資訊。

參與者 N (其中 N 是從 1 開始的遞增數字) – 這裡開始有一點棘手....

參與者 1 是您傳送文件以供簽名或核准的第一個人 (電子郵件地址)。 

參與者 2 是核准或簽署文件的第二個人

記憶訣竅是根據您在「傳送」索引標籤「收件人:」欄位中輸入的簽署者角色順序。

「收件人」欄位中的第一個電子郵件地址是參與者 1。第二個是參與者 2,以此類推...

很簡單吧?

現在,您熟悉傳送程序後,會注意到「傳送」索引標籤上有一個選用核取方塊:「我必須簽署」,該核取方塊會將傳送者插入至簽名流程。

如果您維持預設選項,傳送者會是最後一位簽署者。

如果有兩位客戶需要先簽名,他們就是參與者 1 和 2,而傳送者是參與者 3。

如果您選擇變更設定,讓傳送者第一個簽名,則傳送者是參與者 1,而在上述範例中,客戶將是參與者 2 和 3。

 

現在假設要傳送文件出去進行三個簽名,但您想以並行簽名工作流程傳送文件。所有方會同時收到通知,無法預期哪位簽署者第一個簽名。那麼,誰是參與者 1?

簡短的答案是: 也許是「收件人」欄位中的第一個電子郵件

長一點的答案是: 「收件人」欄位中的第一個電子郵件 (假設您未勾選「我必須簽署」核取方塊也未定義傳送者第一個簽署)。

 

任何人 – 此角色允許任何簽署者存取欄位 (包括預填方)。

任何人角色的秘訣是,該欄位適用於任何人,直到有人填寫欄位為止。有人填寫欄位後,該欄位的內容會就地鎖定,後續簽署者都無法編輯。

註解:

如果您將任何人定義欄位設為必要,則有權存取該欄位的第一個人就必須填寫欄位。如果您使用預填欄位,這一定是預填方,否則就是參與者 1。


欄位類型

有數種欄位類型,其中許多提供特定功能 (例如簽名欄位),一些則提供一般用途 (例如文字欄位)。

這些欄位劃分為五個索引標籤:

簽名欄位 – 這些欄位是實際的簽名欄位,也是電子簽署的根基所在!

簽名欄位只擷取簽署者的簽名值。如果提供多個簽名欄位給簽署者,他們需填寫第一個簽名欄位,但簽署者可以按一下後續欄位套用該值。

縮寫簽名與簽名欄位相同,只需填寫一次,其他欄位可以用點按方式進行。

簽名區塊實際上是容器物件,保存您的帳戶完成簽名所需的所有欄位。依預設,簽名區塊只會保存簽名欄位和電子郵件欄位。但帳戶管理員可以選擇配置簽名首選項,要求填入職稱和/或公司值。如果這些值為必要,則簽名區塊也會包含它們。

簽署者資訊欄位 – 這些欄位會收集或顯示簽署者/簽名的相關資訊。

這些欄位提供特殊用途,當使用者必須再次簽名時,可讓簽署程序更簡單。

您應該已經看過個人首選項頁面,這裡定義您的姓名、職稱和公司。

這些欄位會填入簽署者設定檔內的相關資訊。

注意:公司欄位不是用於取得公司名稱的通用輸入欄位。該欄位必須分配給角色,而欄位中輸入的內容會儲存為所連結參與者角色的公司資訊。

如果您為參與者放置職稱和/或公司欄位,此服務會將該內容儲存為簽署者的職稱 / 公司資訊,並在簽署者下次必須簽署這些欄位時,自動為其填入。

簽署者姓名欄位會顯示簽署者於簽名欄位鍵入內容的排版版本。欄位在表單中會先顯示為空白區域,直到套用簽名為止,之後就會填入該欄位。

您可以把這個欄位想成許多表單中簽名行下方都會出現的「用印刷體書寫姓名」那一行。

電子郵件 (地址) 會自動填入簽署者的電子郵件地址。電子郵件地址是已知值,只需在此插入即可。

注意:與職稱和公司欄位相同,此欄位不應用來收集電子郵件地址。如果您需要收集電子郵件地址,請使用文字欄位 (請參閱下方)。

日期 – 此欄位會顯示參與者將其簽名套用至文件時的當前日期。這不是用於取得日期的通用輸入欄位。如果需要輸入欄位,請使用文字欄位。

資料欄位 – 資料欄位可供收集識別簽署者以外的文件相關資訊。這是用來向客戶收集資訊的工具,也是目前為止最常用到的欄位類型。

文字欄位是需向簽署者取得之內容的通用輸入欄位。包括信用卡資訊、地址、電話號碼、備註或說明等,完成簽約程序所需的任何項目。

下拉欄位,適用於提供某個範圍的選項,讓客戶從中選取一項。

核取方塊是用於一組選項陣列的物件,您希望客戶盡可能選取所有適用的項目。

相較於核取方塊,選項按鈕同樣可以呈現選項陣列,但簽署者只能從中選取一個項目。

更多欄位 – 不完全是資料欄位,「更多欄位」索引標籤包含檔案附件的選項,或是能夠定義文件上的超連結「作用點」。

戳記 - 這些欄位類型是由 Acrobat Sign 填入,可顯示通常不在文件上的交易資料。

「參與戳記」會顯示該欄位指定之參與者 (角色) 的姓名、時間和電子郵件地址。

「交易號碼」會顯示交易號碼 (如果有問題或需要支援人員追蹤交易時很好用)。

註解:

欄位有許多可供配置的屬性,如果您想深入了解選項,可從本篇詳細文章開始


版面配置 / 對齊工具

放置好所有欄位後,最後一個步驟是將所有項目正確對齊,讓您的表單看起來專業又美觀。

在欄位功能區最左邊,有一個直尺圖示。按一下該圖示會彈出對齊工具。

選取一個欄位 (您想做為「樣式」的欄位),按住 CTRL (或 Command) 按鈕再選取其他欄位。您會看到圖示亮起,接著您可按一下任一個圖示,將欄位相對於圖示中的細線進行對齊。例如,第一個圖示在兩個欄位頂端顯示一條線,表示欄位會對齊上邊緣。

「大小」選項可讓您選取多個欄位,然後將它們貼齊至相同大小。

第一個圖示是調整欄位的高度,第二個圖示是調整寬度,第三個圖示可同時調整這兩個尺寸。欄位會調整大小至第一個選取欄位的確實大小。

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