Übersicht über Sammlungen in der Knowledgebase

Collections bieten Teams eine einfache Möglichkeit, Wissen zu organisieren, den Zugriff zu steuern und KI-gestützte Interaktionen von einem Ort aus zu ermöglichen.

Collections sind die Grundlage dafür, wie Knowledgebase dein Wissen organisiert, verwaltet und aktiviert. Eine Sammlung bringt verwandte Dokumente, Webquellen und gemeinsamen Kontext zusammen, damit Teams mit Informationen als einem einzigen, zusammenhängenden Asset arbeiten können, anstatt mit verstreuten Dateien.

Egal, ob du interne Recherchen vorbereitest, kundenorientierte Teams unterstützt oder KI-gestützte Insights in der gesamten Organisation ermöglichst – Collections machen es einfach, Wissen so zu strukturieren, dass es aktuell, sicher und nutzbar bleibt.

Was Collections ermöglichen

Collections wurden entwickelt, um die Reibung zwischen Informationen und Insights zu reduzieren. Sie ermöglichen es Teams, sich auf Ergebnisse statt auf Dateiverwaltung zu konzentrieren.

Mit Collections kannst du:

• Verwandte Dokumente und Quellen in einem einzigen, durchsuchbaren Wissensbestand gruppieren.
• Inhalte durch Aktualisierungs- und Neuindizierungssteuerungen frisch halten.
• Wissen sicher mit Einzelpersonen, Teams oder der gesamten Organisation teilen.
• Wertvolle Collections vor versehentlichem Löschen oder Ändern schützen.
• Sehen, welche Dokumente tatsächlich verwendet und referenziert werden.

Sammlungen fungieren als Brücke zwischen deinem Content und dem KI-Assistenten und ermöglichen, dass sich Fragen, Suche und Zusammenfassungen auf eine kuratierte und vertrauenswürdige Knowledgebase beziehen. 

Jede Antwort basiert auf deinen ausgewählten Quellen und enthält Quellenangaben zu dem genauen Content, auf dem sie basiert, damit du Antworten überprüfen kannst, bevor du dich auf sie verlässt.

Unterstützte Inhaltstypen

Collectio ge-base/web/user-guide-getting-started/knowledge-collections/overview.html#SupportedFormats unterstützen eine breite Palette von häufig verwendeten Dokument- und Webformaten, wodurch Teams mit vorhandenen Inhalten arbeiten können, ohne sie konvertieren oder umstrukturieren zu müssen.

Unterstützte Inhalte umfassen:

• Adobe PDF-Dokumente.
• Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien.
• Gängige textbasierte Formate wie TXT und CSV.
• E-Mail- und webbasierte Inhalte, einschließlich öffentlicher Websites.
• Dokumente, die aus unterstützten Storage-Integrationen synchronisiert wurden.
• Dokumente, die aus unterstützten Storage-Integrationen wie SharePoint und Google Drive synchronisiert wurden. 

PDF und Microsoft Word-Dokumente können auch Bilder und Abbildungen enthalten, wie Diagramme und Tabellen. Knowledgebase verarbeitet unterstützte visuelle Inhalte zusammen mit dem Dokumenttext, wodurch diese Informationen zur Suche und zu KI-generierten Antworten beitragen können.

Diese Flexibilität ermöglicht Sammlungen, widerzuspiegeln, wie Teams bereits Informationen speichern und damit arbeiten, während Inhalte für Suche, Analyse und KI-gestützte Interaktionen zugänglich bleiben.

Eine umfassende Liste findest du unter Systemanforderungen.

Entwickelt für einfaches Management auch bei hohem Umfang

Sammlungen sind bewusst einfach zu erstellen und zu verwalten, auch wenn sie wachsen.

Über eine einzige Oberfläche kannst du:

• Sammlungen rund um Projekte, Themen oder Teams erstellen und organisieren.
• Dokumente aus lokalen Dateien, verbundenem Speicher oder öffentlichen Webquellen hinzufügen.
• Inhalte aktualisieren, wenn sich Informationen ändern, ohne die Sammlung neu aufzubauen.
• Schutzkontrollen anwenden, um wichtiges Wissen zu schützen.
• Sammlungen filtern und sortieren, um schnell zu finden, was für dich wichtig ist.

Dieser Ansatz hält Wissen organisiert, ohne administrativen Mehraufwand zu schaffen, und macht Sammlungen praktisch für den täglichen Gebrauch und nicht nur für große Initiativen.

Für Zusammenarbeit und Freigabe entwickelt

Sammlungen unterstützen die Zusammenarbeit, indem sie verdeutlichen, wer auf geteiltes Wissen zugreifen und dazu beitragen kann.

Du hast folgende Möglichkeiten:

• Teile Sammlungen mit bestimmten Benutzern oder Gruppen.
• Weise Lese- oder Schreibzugriff je nach Anwendungsfall zu.
• Stelle Sammlungen organisationsweit zur Verfügung, wenn angebracht.
• Integriere Sammlungen in unterstützte Messaging-Tools wie Slack und Microsoft Teams für die Teamzusammenarbeit. 

Inhalte werden unter Berücksichtigung der bestehenden Sicherheitsberechtigungen deiner Organisation indiziert, sodass eine Sammlung nur das anzeigt, was ein bestimmter Benutzender bereits sehen darf

Diese Steuerelemente ermöglichen es Teams, vertrauensvoll zusammenzuarbeiten und dabei Klarheit über Zuständigkeiten und Berechtigungen zu bewahren.

KI-gesteuerte Erkenntnisse ermöglichen

Sammlungen sind die Wissenseinheiten, mit denen der KI-Assistent arbeitet. Indem du Inhalte in Sammlungen kuratierst, verbesserst du die Relevanz, Genauigkeit und Nützlichkeit von KI-generierten Antworten.

Über Sammlungen kann der KI-Assistent:

• Fragen nur anhand der Dokumente und Quellen beantworten, die du auswählst.
• Wichtige Themen über große Mengen von Inhalten zusammenfassen.
• Nach spezifischen Themen oder Details über mehrere Dokumente hinweg suchen

Nutzungsstatistiken helfen dir zu verstehen, welche Dokumente den meisten Wert beitragen, und geben Einblick darin, wie Wissen tatsächlich genutzt wird.

Wie Sammlungen in die Knowledgebase passen

Sammlungen stehen im Mittelpunkt der Knowledgebase:

• Inhalte werden zu Sammlungen hinzugefügt.
• Berechtigungen und Freigaben werden auf Sammlungsebene verwaltet.
• KI-Interaktionen sind auf Sammlungen beschränkt.
• Reporting und Nutzungsanalysen sind mit Sammlungen verknüpft.

Das macht Sammlungen zum natürlichen Ausgangspunkt für die Organisation von Wissen und zum primären Hub für alle nachgelagerten Aktivitäten.

Verwandte Aufgaben und Konzepte

Die folgenden Seiten bieten detaillierte Anleitungen für die Arbeit mit Sammlungen:

• Überblick über Sammlungen (diese Seite)
• Manuelle Sammlung erstellen
• Einer Sammlung Inhalte hinzufügen
• Sammlung bearbeiten
• Sammlung freigeben
• Dokumente in einer Sammlung überprüfen
• Sammlung aktualisieren
• Sammlungsinhalte neu indizieren
• Sammlung sperren
• Sammlung löschen
• Sammlungsstatistiken