Samenwerking in PDF Spaces

Document-workflows vallen vaak uiteen door gefragmenteerde concepten, verspreide feedback en losgekoppelde gesprekken. PDF Spaces brengt bestanden, context, AI-powered inzichten en activiteit samen in één gedeelde workspace, zodat teams kunnen samenwerken met duidelijkheid en op één lijn blijven.

Waarom samenwerken in PDF Spaces

PDF Spaces is gebouwd voor betekenisvolle samenwerking en rijkere kennisuitwisseling. Teams kunnen feedback verzamelen, inzichten toevoegen en ideeën samen ontwikkelen, wat leidt tot sneller begrip, betere afstemming en duidelijkere beslissingen.

Met verschillende toegangsniveaus kun je precies bepalen hoe deelnemers betrokken raken, of ze nu feedback geven of actief het Project vormgeven.

Hoe samenwerking werkt

Samenwerking in PDF Spaces vindt plaats binnen één gedeelde omgeving waar je team werkt met dezelfde bestanden, context en inzichten—zonder van Tools te wisselen of gesprekken kwijt te raken. Je begint door een PDF Space te maken die de bestanden, notities en koppelingen van je Project samenbrengt om een Single Source of Truth te creëren.

Zodra PDF Spaces klaar is, kun je de hele workspace delen of koppelingen naar specifieke bestanden of Opmerkingen, afhankelijk van wat ontvangers moeten zien. Vanaf daar bepaal je hoe deelnemers betrokken raken door rollen in te stellen en de landingsweergave aan te passen met begeleiding en context. Voor privé- of alleen-organisatiekoppelingen kunnen nieuwe gebruikers toegang aanvragen tot PDF Spaces met Toegang aanvragen. De maker kan de aanvraag vervolgens goedkeuren of afwijzen. 

Als eigenaar kun je meerdere collaboratie-gebruikers toevoegen aan PDF Spaces en Viewer-, reviewer- of Contributor-rollen toewijzen op basis van ieders behoeften. Teamleden kunnen content controleren, opmerkingen toevoegen en de ingebouwde AI-assistent gebruiken om documenten samen te vatten, vragen te stellen of inzichten te extraheren, waardoor iedereen zich snel kan oriënteren.

toegang- en toestemmingsniveaus

PDF Spaces laat je bepalen wie toegang heeft tot een Space en wat ze erin kunnen doen.

Toegangsniveaus bepalen de doelgroep: Je kunt PDF Spaces privé houden door specifieke personen uit te nodigen via e-mail, ideaal voor vertrouwelijk werk of werk in een vroeg stadium. Voor bredere collaboration kun je het openstellen voor je organisatie zodat iedereen in je bedrijf er toegang toe heeft via een koppeling. Wanneer je leerresources of publiek materiaal moet delen, stel je PDF Spaces in op openbaar zodat het beschikbaar is voor iedereen met de koppeling. 

Toegangsniveaus definiëren deelname: Zodra mensen toegang hebben, kies je hoe ze betrokken raken. Toestemmingen gelden voor de gehele PDF Space, niet voor individuele bestanden. 

• Viewers kunnen alleen bestanden lezen. Gebruik deze rol voor stakeholders die Alleen lezen-toegang nodig hebben.
• Reviewers kunnen bestanden bekijken en opmerkingen toevoegen. Wijs deze rol toe aan iedereen die feedback geeft. 
• Contributors kunnen Project-content toevoegen, updaten of verwijderen, inclusief bestanden die door eigenaren zijn toegevoegd en Opmerkingen die zij maken. Het is ideaal voor teamgenoten die actief het Project vormgeven. Contributor-toestemmingen worden niet ondersteund voor openbare toegangskoppelingen.

Samen helpen toegangs- en toestemmingsinstellingen je beslissen wie het Project ziet en hoe diep ze kunnen samenwerken. De ervaring van een ontvanger is volledig gebaseerd op de toestemming die je toewijst.

Leer hoe je gedeelde PDF Spaces controleert.

Medewerkers uitnodigen

Je kunt anderen in je PDF Space brengen door een uitnodiging te versturen via Personen uitnodigen, waar je ook een optioneel bericht voor context kunt toevoegen. Als je de voorkeur geeft aan snel Delen, kun je een koppeling genereren of deze direct versturen via applicaties zoals Outlook, Gmail, Teams of WhatsApp. Voor beperkte PDF Spaces kunnen mensen zonder toegang toegang aanvragen, en je kunt hun aanvraag goedkeuren of afwijzen zoals nodig.

Leer hoe je PDF Spaces deelt.

Gesynchroniseerd blijven

Medewerkers kunnen eenvoudig updates volgen:

• Opmerkingen bekijken en beantwoorden. Bestanden of Opmerkingen met opmerkingen tonen een pictogram voor Opmerkingen dat je kunt selecteren om opmerkingen te bekijken en erop te reageren.
• Gebruik @mentions om teamgenoten op de hoogte te stellen of nieuwe reviewers in het gesprek te betrekken.
• Ontvang meldingen voor nieuwe opmerkingen en antwoorden.

Een gedeelde PDF Space beheren

Als eigenaar van PDF Spaces behoud je controle over toegang en deelname. Je kunt PDF Spaces op elk moment ongedeeld maken om toegang onmiddellijk in te trekken of het volledig verwijderen wanneer het Project voltooid is. Zorg er alleen voor dat je eerst alle benodigde bestanden downloadt. Als rollen wijzigen, kun je deelnemer toestemmingen aanpassen of mensen verwijderen via de Delen Instellingen. Je kunt ook altijd controleren wie er momenteel toegang heeft wanneer je dat nodig hebt.