Acrobat Studio voor ondernemingen beheren

Acrobat Studio combineert Acrobat Pro, pdf-tools, Acrobat AI-assistent, PDF Spaces en nieuwe creatiemogelijkheden aangedreven door Adobe Express.

PDF Spaces helpt je werk te stroomlijnen door content uit pdf's, Microsoft 365-bestanden, presentaties en links in één door AI aangedreven werkruimte te houden. Het brengt generatieve AI-functies naar web-, desktop- en mobiele platforms, met gecentraliseerd licentiebeheer en ondersteuning op ondernemingsniveau. Met AI-assistenten zoals Analist, Instructeur of assistenten die je zelf aanpast, krijgen teams direct inzichten en slimme uitgangspunten, zoals samenvattingen, overzichten en conceptrapporten, waardoor ze sneller kunnen werken en op één lijn blijven.

Met de ontwerptools van Adobe Express kunnen teams eenvoudig on-brand content maken. Met sjablonen, merksets en eenvoudige tools voor het bewerken van afbeeldingen is het gemakkelijk om consistent te blijven, op te vallen en sneller te werken.

Belangrijke aspecten van de implementatie zijn:

• Licenties voor Acrobat Studio distribueren
• Toegang tot Acrobat Studio beheren
• Gebruikerstoegang en licenties beheren
• Identiteitstypen en authenticatie instellen
• Gegevensverwerking en -beveiliging

Licenties voor Acrobat Studio distribueren

Licentievereisten

AI-assistent vereist een gebruikerslicentie op naam van Acrobat omdat de functie afhankelijk is van cloudservices die gekoppeld zijn aan de identiteit van een gebruiker.Zowel de Acrobat-licentie als de AI-assistent-licentie moeten in dezelfde Admin Console staan om ze aan gebruikers toe te wijzen.Voor organisaties die aankopen via het VIP-aankoopprogramma, moeten beide licenties gekoppeld zijn aan hetzelfde VIP-account.

Gebruik de Admin Console om Acrobat Studio te distribueren. Zorg ervoor dat Acrobat vóór de implementatie is bijgewerkt en ingesteld op een van de ondersteunde talen.Raadpleeg de basisconfiguratie-instellingen.

Voeg gebruikers toe aan de Admin Console met behulp van een ondersteunde methode, inclusief de bulkuploadmethode. Zodra je de benodigde productprofielen hebt gemaakt, kun je Acrobat Studio rechtstreeks aan gebruikers toewijzen. Raadpleeg Apps verpakken via de Admin Console voor meer informatie.

Nadat Acrobat Studio is toegewezen, moeten gebruikers Acrobat opnieuw starten om toegang te krijgen tot de functies.

Toegang tot Acrobat Studio beheren

IT-beheerders kunnen de toegang tot Acrobat Studio beheren met toewijzingsregels in de Adobe Admin Console, vergelijkbaar met het toewijzen van Acrobat Premium-, Pro- of Standard-licenties. Elke licentie is toegewezen aan één gebruiker.

Beheerders kunnen de productprofielen aanpassen voor Acrobat Premium voor ondernemingen, Acrobat Studio voor ondernemingen en Acrobat Reader Premium voor ondernemingen. De configureerbare services voor acrobat Premium zijn: PDF Services, AI-assistent in acrobat en AI-assistent Chat Historie op cloud voor acrobat Premium en reader Premium.

Voor Acrobat Studio voor ondernemingen zijn de configureerbare services PDF Services, AI-assistent in Acrobat, AI-assistent chathistorie in de cloud en Adobe Express. Meer informatie over Producttoewijzingen.

Automatische provisioning

Beheerders kunnen licenties automatisch toewijzen aan gebruikers die hiervoor in aanmerking komen met behulp van vooraf gedefinieerde regels.Om dit in te stellen, ga je naar Admin Console > Producten > Automatisering producttoegang > Regels voor automatische toewijzing.

Meer informatie over Regels voor automatische toewijzing beheren.

Gebruikerstoegang en licenties beheren met behulp van productprofielen
Over productprofielen

• Productprofielen koppelen licenties aan individuele gebruikers en verlenen toegang tot Acrobat Studio-functies en cloudservices.
• Een gebruiker kan tot meerdere productprofielen behoren.
• Elke keer dat een gebruiker wordt toegevoegd aan een productprofiel, wordt één licentie verbruikt. Als een gebruiker bijvoorbeeld wordt toegevoegd aan twee profielen die elk een Acrobat Pro-licentie bevatten, worden er twee licenties gebruikt.

Om het licentiegebruik te optimaliseren, maak je productprofielen op basis van gebruikersrollen en wijs je gebruikers alleen toe aan de profielen die ze nodig hebben.

Services en toegang beheren

• U kunt specifieke services per gebruiker in- of uitschakelen.
• Voor AI-assistent hoeven PDF-services niet ingeschakeld te zijn.
• Om toegang tot AI-assistent in te trekken, schakel je AI-assistent en Adobe Express uit in het productprofiel.
• Om de toegang tot cloudopslag voor Acrobat Studio-gebruikers in te trekken, schakel je PDF Services en Adobe Express uit in het productprofiel.

AI-assistent toewijzen aan Acrobat en Acrobat Reader

• Beheerders kunnen aanmelding met inloggegevens voor Acrobat Reader voor ondernemingen configureren.
• Gebruikers melden zich aan met hun enterprise ID om toegang te krijgen tot hun toegewezen AI-assistent-licentie.
• Gebruikers moeten worden toegevoegd aan de Admin Console om zich te kunnen aanmelden.
• Gebruikers melden zich aan met hun enterprise ID om toegang te krijgen tot hun toegewezen AI-assistent-licentie.
• Gebruikers moeten worden toegevoegd aan de Admin Console om zich te kunnen aanmelden.
• Beheerders met een enterprise ID of federated ID kunnen automatische accountcreatie inschakelen vanuit een bestaande directory.
• Na de licentietoewijzing ontvangen gebruikers een e-mail met een link om Acrobat Reader op het Web te starten en zich aan te melden met hun enterprise ID, federated ID of business ID.
• De gebruikers kunnen zich ook aanmelden bij de desktopversie van Acrobat Reader. Ontdek hoe u de desktopversie van Acrobat Reader kunt downloaden en installeren.
• Om de AI-assistent te activeren voor gebruikers die niet zijn aangemeld, werkt u de registersleutel indien nodig bij.

AI-assistent toewijzen aan Acrobat Premium en Acrobat Reader Premium

• Beheerders moeten gebruikers een Acrobat Reader Premium-licentie toewijzen in de Admin Console.
• Gebruikers met een gratis Reader kunnen zich aanmelden en de AI-assistent gebruiken zonder het algemene installatieprogramma opnieuw te installeren.
• Voor de gratis Reader hoeft u zich standaard niet aan te melden. Beheerders kunnen een registersleutel versturen om aanmelding af te dwingen voor gebruikers aan wie Reader Premium-aanbiedingen zijn toegewezen.
• Als een gebruiker Reader 32-bits gebruikt en een Premium-aanbieding heeft waarbij zowel PDF-services als AI-assistent zijn uitgeschakeld, werkt aanmelden niet. In dit geval is aanmeldingsondersteuning alleen beschikbaar met de Unified Installer.
• Bij aankopen van Reader Premium worden betaalde Acrobat-tools verborgen in de gebruikersinterface.

AI-assistent toewijzen aan Acrobat Studio

Maak een productprofiel voor Acrobat Studio waarbij AI-assistent is ingeschakeld.

• Beheerders moeten gebruikers toewijzen aan Acrobat Studio-licenties in de Admin Console.
• Gebruikers moeten zich aanmelden om de AI-assistent te gebruiken zonder de Unified Installer opnieuw te implementeren.

AI-assistent toewijzen via Creative Cloud

• Gebruikers met Acrobat via Creative Cloud hebben toegang tot AI-assistent.
• AI-assistant is niet beschikbaar voor 0 GB of voor SKU's die specifiek voor China zijn.

Identiteitstypen en authenticatie instellen

Adobe gebruikt een identiteitsbeheersysteem om gebruikers te verifiëren en autoriseren voor licenties en services. Gebruikers melden zich aan met een e-mailadres. De ondersteunde identiteitstypen zijn:

• Federated ID: beheerd door de organisatie. Gekoppeld aan de bedrijfsdirectory via SAML2 Identity Provider (IdP) Single Sign-On.
  
• Enterprise ID: beheerd door de organisatie en gehost door Adobe, waarbij de verificatie wordt uitgevoerd door Adobe.
  
• Business ID: beheerd door de organisatie. De organisatie behoudt de exclusieve rechten voor het maken en beheren van de gebruikersaccounts.
• Adobe ID: beheerd door de eindgebruiker, waarbij de verificatie wordt uitgevoerd door Adobe.
  

Voor accounts die door de organisatie worden beheerd, hebben gebruikers een federated ID of een enterprise ID nodig om toegang te krijgen tot de AI-assistent. Meer informatie over Adobe-profielen beheren.

Gegevensverwerking en -beveiliging

Adobe implementeert strenge maatregelen voor gegevensverwerking en beveiliging in Acrobat AI-assistent en Acrobat Studio. Alle functies, inclusief functies die LLM's van derden gebruiken, volgen Adobe’s Responsible AI Ethics governance, gebaseerd op verantwoording, verantwoordelijkheid en transparantie. Lees meer in onze blog.

• Verzoeken voor vervroegde verwijdering kunnen worden ingediend via het Adobe-privacybeleid.
• Bedrijven die in-app-feedback hebben ingeschakeld, kunnen de knoppen 'Vind ik leuk' of 'Vind ik niet leuk' gebruiken om feedback op AI-reacties te delen.
• Voor alle creatieprocessen die worden aangedreven door Adobe Express, wordt het bestand opgeslagen in Adobe-cloudopslag.

Adobe versleutelt al het verkeer via HTTPS met TLS 1.2 of hoger tijdens de overdracht. Voor opgeslagen gegevens versleutelt de generatieve AI-service van Acrobat deze met behulp van SHA-256.

Raadpleeg ons beveiligingsinformatieblad voor specifieke informatie over functionaliteit, gegevensverwerking, opslag, verwerking, gegevensstroom en encryptie.