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Zuletzt aktualisiert am
2. Juni 2025
Überblick über UMG (Benutzer in mehreren Gruppen)
Benutzer in mehreren Gruppen erweitert die praktische Verwendung der Gruppen-Struktur über die Erstellung einer Liste von Benutzern und der ihnen zur Verfügung stehenden Elemente hinaus.
Eine Gruppe ist im Wesentlichen eine Gruppe von Berechtigungen, die die Optionen und Standardwerte steuern, die dem Benutzer beim Erstellen von Vereinbarungen oder Verwalten von Assets (Berichte, Bibliotheksvorlagen usw.) angezeigt werden
Wenn ein Benutzer ein Abonnement für mehrere Gruppen haben kann, haben Administratoren die Möglichkeit, Gruppen mit ausdrücklich vorgesehenen Arbeitsabläufen zu erstellen. Starke Standardwerte können installiert und Konfigurationsoptionen eingeschränkt werden, um einen beschleunigten Dokumentenfluss und eine bessere Auflösung zu gewährleisten. So können z. B. spezielle Gruppen für Folgendes erstellt werden:
- interne Dokumente (Steuerdokumente, automatische Einzahlungsformulare, Urlaubsanfragen),
- rechtliche Dokumente (Geheimhaltungsvereinbarung, Absichtserklärung),
- konformitätsbeschränkte Signaturflüsse (CFR 21 part 11, PCI, HIPAA).
Eine vollständige Liste der Schnittstellen- und Funktionsänderungen findest du hier >
Anmerkung
Es wird empfohlen, dass du ein Entwicklerkonto registrieren, damit du die verschiedenen Schnittstellen und Interaktionen, die UMG in einer sicheren Umgebung einführt, nutzen kannst.
Kunden, die über benutzerdefinierte API-Integrationen verfügen oder Integrationen von Drittanbietern nutzen, wird dringend empfohlen, ihren Code/ihre Integrationen vor der Aktualisierung in einem Entwicklerkonto gründlich zu testen.
Vor der Aktualisierung zu überprüfende/durchzuführende Aktionen
UMG ist nicht kompatibel mit den klassischen Seiten Start, Verwalten und Benutzerdefinierte Workflows.
Wenn du UMG aktivierst, aktiviert das Konto die aktuellsten Versionen der Seiten Start, Verwalten und Benutzerdefinierte Workflows (sofern sie noch nicht vorhanden sind) und deaktiviert die Links, die zur klassischen Oberfläche zurückführen.
Die Option für die Benutzeroberfläche des Administrators, um zu den klassischen Seiten zurückzukehren, wird im Administratormenü deaktiviert.
Die klassischen Seitenlayouts können nur wiederhergestellt werden, wenn zuerst Benutzer in einzelnen Gruppen wiederhergestellt wird.
Anmerkung
Es wird empfohlen, die modernen Versionen der Seiten Start, Verwalten und Benutzerdefinierte Workflows einige Wochen vor der Aktualisierung auf UMG zu aktivieren, damit deine Benutzer sich an die grundlegenden Seitenlayouts gewöhnen können.
Wenn die modernen Versionen der Seiten Start und Verwalten als leere Seiten gerendert werden, musst du dein Netzwerksicherheitsteam kontaktieren, um die Adobe Acrobat Sign-Endpunkte zuzulassen.
UMG wurde auf Kompatibilität getestet und sollte mit den folgenden Acrobat Sign-Partnerintegrationen normal funktionieren:
- Acrobat Sign-App (iOS & Android)
- Box
- Dropbox
- Microsoft Dynamics 365
- Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
- Microsoft Power Automate/Power Apps
- Microsoft SharePoint Online
- Microsoft SharePoint OnPrem
- Microsoft Teams
- Oracle NetSuite
- Salesforce
- SAP SuccessFactors
- ServiceNow
- Workday
Hinweis: Nicht alle diese Integrationen sind „UMG-fähig“. Integrationen, die nicht UMG-fähig sind, verwenden immer die Einstellungen, die in der „primären Gruppe“ der nutzenden Person definiert sind.
Folgende Integrationen sind derzeit UMG-fähig:
- Salesforce
- Power Automate
- Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)
Wenn du benutzerdefinierte Integrationen mit den Acrobat Sign APIs erstellt hast, legen wir dir dringend nahe, diese mit einem separaten UMG-fähigen Entwicklerkonto zu testen, bevor dein Produktionskonto aktualisiert wird.
- Dein Success Manager (oder der Support) kann dir beim Einrichten eines UMG-fähigen Entwicklerkontos helfen.
Jeder Aufruf einer vorhandenen REST v6-API funktioniert weiterhin, unabhängig davon, ob UMG aktiviert ist oder nicht.
- Frühere API-Versionen (SOAP und REST) funktionieren weiterhin, erkennen jedoch nur die Einstellungen der „primären Gruppe“ des Benutzers.
- Um UMG voll nutzen zu können, musst du deinen Code in die REST v6-API migrieren.
Wenn du mit Integrationen von Drittanbietern arbeiten, z. B.:
- Apttus
- Ariba
- CallidisCloud
- Icertis
- Intesi
- Jäger
- Nintex
- Zoho CRM
legen wir dir dringend nahe, diese auf einem UMG-fähigen Entwicklerkonto zu testen, bevor du UMG in deinem Produktionskonto aktivierst.
Dein Erfolgsmanager (oder der Support) kann dir beim Einrichten eines UMG-fähigen Entwicklerkontos helfen.
Anmerkung
Wenn du ein Problem findest, wende dich an den Integrationspartner, um das Problem zu melden und eine Korrektur anzufordern.
Anmerkung
Für alle Konten wird dringend die frühestmögliche Aktualisierung empfohlen, um Zeit für die Fehlerbehebung zu haben, falls Probleme auftreten.
Konten können zurückwechseln, wenn Probleme auftreten.
Aktualisieren des Kontos auf UMG
Wenn du sicher bist, dass dein Konto zum Aktualisieren bereit ist:
Navigiere zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Benutzer in mehreren Gruppen.
Klicke auf die Schaltfläche Jetzt aktivieren.
Prüfe die Checkliste und aktiviere alle Kontrollkästchen, um zu bestätigen, dass dein Konto für die Aktivierung bereit ist.
Klicke auf OK.
Klicke auf Speichern.
Wenn du das System auf Benutzer in einer einzelnen Gruppe zurücksetzen musst, sind einige Dinge zu beachten:
Alle Benutzer sind auf ihre primäre Gruppe beschränkt.
- Benutzer kann nur auf Vorlagen/Workflows zugreifen, die seiner primären Gruppe zugeordnet sind.
- Benutzer können Vereinbarungen nur über ihre primäre Gruppe senden
Alle Gruppenmitgliedschaften eines Benutzers (außer der primären Gruppe) sind deaktiviert.
- Wenn der Benutzer nicht in eine neue Gruppe verschoben wird, während UMG deaktiviert ist, werden die Benutzergruppen beim erneuten Aktivieren von UMG ebenfalls erneut aktiviert.
- Wenn ein Benutzer einer neuen Gruppe zugewiesen wird, während UMG deaktiviert ist, wird die Tabelle group_membership des Benutzers mit nur einer (primären) Gruppe neu geschrieben (und die inaktiven Gruppendatensätze deaktiviert). Der Benutzer behält nur die primäre Gruppenmitgliedschaft bei, wenn UMG erneut aktiviert wird
Alle UMG-aktivierten Seiten werden auf die Oberfläche/Funktionalität für einzelne Gruppen zurückgesetzt.
- Sende-/Vorlagen-Seiten entfernen die Gruppenauswahl.
- Bei der Massenerstellung von Benutzern wird wieder die vorherige Syntax verwendet.
Seitenversionsoptionen werden in ihren vorherigen Status zurückgesetzt.
- Wenn du dein Konto vor dem Update nicht so konfiguriert hast, dass die aktuellsten Versionen der Seiten Start, Verwalten und Benutzerdefinierter Workflow verwendet werden, kehrt dein Konto zu genau den Seitenkonfigurationen zurück, die vor dem Update vorhanden waren
Benutzer behalten den Zugriff auf alle Elemente, die sie erstellt haben (Vereinbarungen, Bibliotheksvorlagen, Webformulare).
- Der Ersteller eines Assets ist immer damit als Eigentümer verknüpft, unabhängig von der Gruppenzuordnung.
Bestehende Vereinbarungen bleiben unberührt und werden wie üblich abgeschlossen.
- Das Ändern des Gruppenstatus des Eigentümers hat keine Auswirkungen auf bereits laufende Vereinbarungen.
- Der Eigentümer der Vereinbarung ändert sich nicht und die Parameter der Vereinbarung werden beim Senden der Vereinbarung gesperrt.
Integrationen funktionieren wie vor der Aktualisierung auf UMG.
- Acrobat Sign-Integrationen sind derzeit nicht für Benutzer in mehreren Gruppen verfügbar. Daher erfolgt die Wiederherstellung von Acrobat Sign zu Einzelbenutzern außerhalb des Rahmens der Integrationen.
- Benutzeraktivitäten sind nicht betroffen.
- Laufende Vereinbarungen laufen normal ab.
Optimieren von Workflows mit Acrobat Sign
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