Gut formatierte Signaturen – Linie und Drucktext kontrollieren

Die Schriftart der Signatur, die blaue Linie sowie den Namen und das Datum steuern, mit dem signiert wird

Acrobat Sign ermöglicht eine Vielfalt an Signaturen, von einfachen elektronischen Signaturen bis hin zu äußerst sicheren digitalen Zertifikaten, die von einem Drittanbietenden ausgestellt wurden.

Am häufigsten wird die elektronische Signatur verwendet, bei der Empfangende ihre Signatur einfach in das Feld eintippen oder zeichnen. Diese Signaturen werden mit einer Zeile unterhalb der Signatur und einer Druckversion des Namens und des Datums darunter in die Vereinbarung aufgenommen.

Wenn die Zeile und der Text sichtbar sind, wird diese Signatur als „korrekt formatiert“ betrachtet, da der Signaturbereich klar definiert ist und die Druckversion des Namens und des Datums lesbar ist:

Korrekt formatierte Signaturen sind optional, aber standardmäßig aktiviert.

Wenn du die Signaturformatierung deaktivierst, wird nur das Signaturskript angezeigt:

Es gibt ein sekundäres Steuerelement, um die Länge der blauen Linie festzulegen, wenn die Signatur angewendet wird. 

• Wenn die dynamische Linienanpassung deaktiviert ist, reicht die blaue Linie über die gesamte Breite des Signaturfelds, so wie sie bei der Erstellung platziert wurde.
• Ist die dynamische Linienanpassung aktiviert, wird die blaue Linie so angepasst, dass sie etwas länger als der in das Feld getippte/gezeichnete Name oder der gedruckte Text unter der Linie angezeigt wird. Das hängt davon ab, was länger ist.

Konfiguration

Verfügbarkeit:

• Acrobat Standard und Acrobat Pro: Unterstützt
• Acrobat Sign Solutions: Unterstützt
• Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt

Konfigurationsumfang:

Korrekt formatierte Signaturen können auf Konto- und Gruppenebene aktiviert werden.

So überprüfst und bearbeitest du die Funktionssteuerungen:

Melde dich als Admin an und geh zum Untermenü Signaturvorgaben.

Dieser Funktionssatz enthält zwei Steuerelemente:

• Gut formatierte Signaturen und Initialen verwenden
• Zeile unter der Signatur und den Initialen dynamisch anpassen
   

Verwendung

Nach der Konfiguration durch eine oder einen Admin ist keine weitere Interaktion durch Absendende und Empfangende erforderlich (und auch nicht zulässig).

Best Practices

Stelle fest, ob die hinzugefügten Zeilen und Texte hilfreich oder umständlich sind, wenn es um die Entwicklung deiner Dokumentvorlagen geht.

• Unternehmen, die viele selbstdefinierte (Ad-hoc-)Formulare erstellen, beobachten möglicherweise, dass eine korrekt formatierte Signatur eine hervorragende Signaturdarstellung bietet, wenn sie nur ein Feld platzieren.
• Unternehmen, die sich für das Entwerfen von Vorlagen entscheiden, bemerken u. U., dass der hinzugefügte Text das formale Signaturlayout beeinträchtigt, das normalerweise über einen dedizierten Raum zum Hinzufügen von separaten Feldern für „VollständigerName“ und „Datum“ verfügt.

Überlege, welche Arten von Signaturen du akzeptieren möchtest. Die blaue Linie und der Text werden nicht eingefügt, wenn du Bilder oder Stempel als Signatur akzeptierst. Das Erscheinungsbild wird uneinheitlich, wenn du sowohl Bilder als auch getippte Signaturen in demselben Dokument erhältst. Diese Uneinheitlichkeit hat keine rechtliche Auswirkung auf die Gültigkeit der Signatur, doch sie ist eindeutig „anders“ im Erscheinungsbild und kann Fragen aufwerfen.

Allgemein ausgedrückt:

• Wenn du nur getippte und gezeichnete Signaturen akzeptierst, wird empfohlen, korrekt formatierte Signaturen aktiviert zu lassen.
• Wenn du eine Mischung aus Signaturtypen akzeptierst und in der Regel nur eine Unterzeichnerin oder einen Unterzeichner pro Vereinbarung hast und deine interne Prüferin bzw. dein interner Prüfer keine Bedenken hat, lasse korrekt formatierte Signaturen aktiviert. Es kann hilfreich sein, wenn unter einer gezeichneten Signatur der Name in Druckbuchstaben angegeben ist.
• Wenn du eine Mischung aus Signaturtypen akzeptierst und mehrere Signaturen pro Vereinbarung sammelst, deaktiviere die korrekt formatierten Signaturen, um zu gewährleisten, dass der blaue Text nicht nur bei einigen Signaturen hinzugefügt wird. Menschen vermuten Unstimmigkeiten in Rechtsdokumenten, also vermeide nach Möglichkeit Fragen.
• Dieses Steuerelement hat keine Auswirkungen, wenn du niemals getippte und gezeichnete Signaturen zulässt. Du solltest es vermutlich so lassen, wie du es vorgefunden hast.

Wissenswertes

Die blaue Zeile und der Text unter der Signatur sind nicht sichtbar, wenn die Signatur:

• ein Bild oder
• ein Stempel ist
• oder die Eingabe eines Signierungsgrunds ermöglicht.