Übersicht
Bei vielen Vereinbarungen (z. B. Steuerdokumenten, Grundbucheintragungen, Vollmachten, Vermögensübertragungen usw.) müssen Empfangende die Vereinbarung in Anwesenheit einer beobachtenden Person signieren. Die beobachtende Person kann nahezu jede Person sein, die persönlich anwesend ist und das Signieren der unterzeichnenden Person beobachtet.
In Acrobat Sign kann beim Konfigurationsprozess eine „Rolle“ ausgewählt werden. Dabei werden eine signierende empfangende Person („unterzeichnende Person“) und eine bezeugende empfangende Person („beobachtende Person), die von der unterzeichnenden Person definiert werden muss, bereitgestellt.
- Bevor die Unterzeichnenden die Vereinbarung prüfen können, müssen sie den Namen und die E-Mail-Adresse der beobachtenden Person angeben.
- Nachdem die Unterzeichnenden ihren Signaturvorgang abgeschlossen haben, erhält die beobachtende Person eine E-Mail mit der Aufforderung, den Signaturvorgang zu bezeugen. Die beobachtende Person wird gebeten, ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse zu überprüfen, bevor sie mit der Vereinbarung interagieren können.
- Du kannst der beobachtenden Person zusätzliche Felder zuweisen, um alle Informationen zu erfassen, die von deinen Compliance-Anforderungen verlangt werden.
Verfügbarkeit:
Die Rolle Mit beobachtender Person signieren ist nur für Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.
Konfigurationsumfang:
Die Rolle der beobachtenden Person kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.
Eine „beobachtende Person“ unterscheidet sich von einer „notariell arbeitenden Person“.
Eine „beobachtende Person“ kann jede Person sein, die die folgenden Voraussetzungen erfüllt:
- Sie ist volljährig.
- Sie ist bei klarem Verstand.
- Sie ist unabhängig, unvoreingenommen und keine Vertragspartei.
- Sie ist zu dem Zeitpunkt, an dem die unterzeichnende Person ihre Signatur auf die Vereinbarung setzt, persönlich anwesend.
Beobachtende Personen dürfen nicht für die Bezeugung des Signaturvorgangs bezahlt werden.
Eine „notariell arbeitende Person“ ist in der Regel eine Art beobachtende Person, die von einer Behörde (wie dem Staat) beauftragt wird. Die notarielle Beurkundung ist in der Regel wesentlich formeller, weil dabei die Identität der unterzeichnenden Person dokumentiert wird. In der Regel wird dafür eine Bearbeitungsgebühr verlangt.
E-Notardienste sind ebenfalls über Acrobat Sign verfügbar.
Wende dich an deine Rechtsabteilung, um zu klären, ob eine beobachtende oder notariell arbeitende Person für deine Compliance-Anforderungen erforderlich ist.
So fügen Absendende eine E-Zeugin oder einen E-Zeugen zu einer Vereinbarung hinzu
Sobald die Rolle aktiviert ist, können Absendende die Rolle Mit beobachtender Person signieren auswählen, die auf der Seite Erstellen in der Auswahl Rolle aufgeführt ist.
Wenn Unterzeichnende die Rolle Mit beobachtender Person signieren auswählen, wird unter dem Datensatz der empfangenden Person ein zusätzlicher Datensatz hinzugefügt. In diesem wird angegeben, dass eine beobachtende Person erforderlich ist und dass die Unterzeichnenden die Details für die beobachtende Person angeben.
Aufgrund der Art des Beglaubigungsvorgangs und der Indizierung der beobachtenden Personen wird nur ein sequenzieller Signaturfluss unterstützt.
Die Option Mit beobachtender Person signieren ist derzeit nicht in der neuen Funktion Signatur anfordern verfügbar.
Die Telefonauthentifizierung ist für Anwendungsfälle verfügbar, bei denen für die beobachtende Person ein Einmalkennwort (OTP) als zweiter Faktor erforderlich ist (z. B. Grundbuchurkunden).
Die Telefonauthentifizierung wird beim Erstellen der Vereinbarung von der sendenden Partei konfiguriert, doch die sendende Partei wird nicht aufgefordert, die Telefonnummer der beobachtenden Person anzugeben. Die Telefonnummer der beobachtenden Person wird von den Unterzeichnenden angegeben, wenn diese die beobachtende Person identifizieren.
Die beobachtende Person muss zur Authentifizierung ein Mobiltelefon verwenden, dem eine SMS zugestellt wird (die Anrufoption ist deaktiviert).
Wenn eine Festnetzverbindung verwendet wird, wird eine Fehlermeldung angezeigt, mit der die beobachtende Person darüber informiert wird, dass ein Mobiltelefon verwendet werden muss.
Die Prüfung, ob es sich bei dem Telefon um ein Mobilgerät handelt, befindet sich in Entwicklung und wird voraussichtlich in der Version vom März 2024 verfügbar sein.
Die OTP-Zeugenauthentifizierung als zweiter Faktor ist in der Bedienoberfläche der sendenden Partei optional, kann jedoch für die geschäftliche Nutzung erforderlich sein. Wende dich an deine Rechtsabteilung, um deine spezifischen Compliance-Anforderungen zu klären.
Für die beobachtende Person können auch Private Nachrichten hinzugefügt werden:
Selbstdefinierte Sende-Workflows entwerfen
Benutzende, die selbstdefinierte Sende-Workflows erstellen, können die Option Unterzeichnende mit beobachtender Person wählen, wenn sie im Empfangenden-Flussdiagramm eine neue empfangende Person auswählen.
Durch Einrichtung der Rolle Unterzeichnende mit beobachtender Person werden die Unterzeichnenden-Objekte „unterzeichnende Person“ (Empfangende) sowie „beobachtende Person“ (bezeugende Empfangende) erstellt.
Die Konfiguration beobachtender Personen im Workflow Designer wird für die Version vom März 2024 erwartet. Die aktuelle Insider Access-Version unterstützt diese Funktionalität noch nicht.
Darauf achten, dass die erforderlichen Felder für die beobachtende Person in die Vereinbarung aufgenommen werden
In dem Dokument, in dem die Signatur der beobachtenden Person erforderlich ist, müssen Felder erstellt werden. Wenn für die beobachtende Person kein Signaturfeld eingefügt wird, wird dieses automatisch am Ende des Dokuments platziert.
In einigen Anwendungsfällen sind möglicherweise zusätzliche Informationen zu den beobachtenden Personen erforderlich, um eine gültige Bezeugung zu gewährleisten. Wende dich an deine Rechtsabteilung, um zu klären, welche Informationen benötigt werden. Füge die Felder hinzu, um diese Informationen zu erfassen, weise sie der beobachtenden Person zu und kennzeichne die Felder als obligatorisch.
Die Regeln für die eingeschränkte Sichtbarkeit von Dokumenten gelten für beobachtende Personen genauso wie für alle anderen Teilnehmenden auch. Es können nur jene Dateien angezeigt werden, die Felder für die beobachtende Person enthalten.
In-App-Authoring: Felder der beobachtenden Person zuweisen
In der anwendungseigenen Authoring-Umgebung werden die beobachtenden Personen in der Reihenfolge des Signaturflusses identifiziert und in der Liste der Empfangenden werden dafür farbcodierte Kennungen bereitgestellt.
Text-Tags
Beobachtende Personen sind in Bezug auf die Indizierung der Teilnehmenden Empfangende. Bei zwei Empfangenden, für die jeweils eine beobachtende Person erforderlich ist, gilt:
- Die erste unterzeichnende Person ist _es:signer1.
- Die beobachtende Person, die der ersten unterzeichnenden Person zugeordnet ist, ist _es:signer2.
- Die zweite unterzeichnende Person ist _es:signer3.
- Die beobachtende Person, die der zweiten unterzeichnenden Person zugeordnet ist, ist _es:signer4.
Die Zuweisung der Text-Tag-Kennungen stimmt mit dem Signaturfluss der Vereinbarung überein. Bei der Indizierung auf der Seite „Erstellen“ jedoch werden die beobachtenden Personen nicht in der Bedienoberfläche berücksichtigt. (Beobachtende Personen werden als ergänzender Datensatz für die identifizierte empfangende Person präsentiert.)
Nimm dir die Zeit, deine Formulare sorgfältig zu entwerfen und zu testen, um zu gewährleisten, dass der Signaturfluss korrekt verarbeitet wird und die Teilnehmenden Zugang zu den richtigen Feldern erhalten.
Das Erlebnis für Unterzeichnende
Das Erlebnis der Unterzeichnenden beginnt mit einer E-Mail-Benachrichtigung. Damit werden sie darüber informiert, dass ihnen eine Vereinbarung zugesandt wurde und dass für deren Signierung eine beobachtende Person erforderlich ist.
Nachdem die Unterzeichnenden auf die Schaltfläche Überprüfen und signieren geklickt und die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben, müssen sie die Informationen zu der beobachtenden Person beobachtenden Person angeben. Der Zugriff auf die Vereinbarung wird erst gewährt, wenn die Informationen zur beobachtenden Person erfasst wurden.
Die geforderten Informationen sind:
- Vollständiger Name
- E-Mail-Adresse
- Optional: Mobiltelefonnummer (wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung für die beobachtende Person konfiguriert ist)
- Bei Festnetznummern wird ein Fehler für die beobachtende Person ausgelöst.
Wenn der Signaturvorgang vor Abschluss des Prozesses beendet wird und die Signatur neu gestartet werden muss, gehen die Informationen der beobachtenden Person verloren und müssen erneut eingegeben werden.
Beachte, dass im Feld E-Mail bestätigen kein eingefügter Wert akzeptiert wird. Die E-Mail-Adresse muss manuell eingegeben werden.
Das Erlebnis für beobachtende Personen
Sobald die Unterzeichnenden ihre Signatur abgeschlossen haben, wird eine E-Mail an die E-Mail-Adresse der beobachtenden Person gesendet.
Die beobachtende Person erhält eine E-Mail mit der Aufforderung zur Beglaubigung der Vereinbarung und dem Namen der unterzeichnenden Person, die beobachtende Person benannt hat.
Nachdem die beobachtenden Personen auf die Schaltfläche Überprüfen und signieren geklickt und die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben, werden sie aufgefordert, ihre Informationen zu überprüfen, bevor sie Zugriff auf die Vereinbarung erhalten.
Sobald Zugriff auf die Vereinbarung gewährt wurde, kann die beobachtende Person alle erforderlichen Felder ausfüllen und die Signatur vornehmen.
Während des Signaturvorgangs darf die beobachtende Person den von der nominierenden unterzeichnenden Person angegebenen Namenswert nicht ändern.
Zu keinem Zeitpunkt können die beobachtenden Personen die Vereinbarung herunterladen und sie dürfen auch nicht darauf zugreifen, nachdem die Beglaubigung abgeschlossen ist. Es wird kein E-Mail-Anhang versendet. Sollten die beobachtenden Personen über ein Acrobat Sign-Konto verfügen, wird die Vereinbarung nicht auf deren Seite Verwalten angezeigt.
In dem Dokument, in dem die Signatur der beobachtenden Person erforderlich ist, müssen entsprechende Felder erstellt werden. Wenn für die beobachtende Person kein Signaturfeld eingefügt wird, wird dieses automatisch am Ende des Dokuments platziert.
Wenn Beruf und Anschrift der beobachtenden Person nicht im Popup-Fenster zur Bestätigung derselben erfasst werden, musst du diese als Pflichtfelder hinzufügen, die der beobachtenden Person zugewiesen werden. Andernfalls kann dies dazu führen, dass die Vorschriften zur Bezeugung der Vereinbarung als nicht eingehalten betrachtet werden.
Die Regeln für die eingeschränkte Sichtbarkeit von Dokumenten gelten für beobachtende Personen genauso wie für alle anderen Teilnehmenden auch. Es können nur jene Dateien angezeigt werden, die Felder für die beobachtende Person enthalten.
In-App-Authoring: Felder der beobachtenden Person zuweisen
In der anwendungseigenen Authoring-Umgebung werden die beobachtenden Personen in der Reihenfolge des Signaturflusses identifiziert und in der Liste der Empfangenden werden dafür farbcodierte Kennungen bereitgestellt.
Text-Tags
Beobachtende Personen sind in Bezug auf die Indizierung der Teilnehmenden Empfangende. Bei zwei Empfangenden, für die jeweils eine beobachtende Person erforderlich ist, gilt:
- Die erste unterzeichnende Person ist _es:signer1.
- Die beobachtende Person, die der ersten unterzeichnenden Person zugeordnet ist, ist _es:signer2.
- Die zweite unterzeichnende Person ist _es:signer3.
- Die beobachtende Person, die der zweiten unterzeichnenden Person zugeordnet ist, ist _es:signer4.
Die Zuweisung der Text-Tag-Kennungen stimmt mit dem Signaturfluss der Vereinbarung überein. Bei der Indizierung auf der Seite „Erstellen“ jedoch werden die beobachtenden Personen nicht in der Bedienoberfläche berücksichtigt. (Beobachtende Personen werden als untergeordneter Datensatz für die identifizierte empfangende Person präsentiert.)
Nimm dir die Zeit, deine Formulare sorgfältig zu entwerfen und zu testen, um zu gewährleisten, dass der Signaturfluss korrekt verarbeitet wird und die Teilnehmenden Zugang zu den richtigen Feldern erhalten.
Konfiguration
Du kannst auf die Steuerelemente für diese Funktion zugreifen, indem du hierhin navigierst: Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Zulässige Empfangsrollen.
Aktiviere das Kontrollkästchen Zulassen, dass Absendende Empfangende als beobachtende Personen für Signaturen markieren.
Die Rolle ist entweder aktiviert, sodass Zugriff auf die Rolle gewährt wird, oder nicht. Es gibt keine weiteren Steuerelemente.
Wenn das Steuerelement aktiviert ist, wird die Rolle Mit beobachtender Person signieren in der Liste der Rollen angezeigt, die der sendenden Partei auf der Seite „Erstellen“ und im Workflow-Designer für selbstdefinierte Sende-Workflows zur Verfügung stehen:
Status der Seite Verwalten
Eine Vereinbarung auf der Seite Verwalten spiegelt den Status Zur Bezeugung versendet wider, wenn der Signaturzyklus darauf wartet, dass die Beglaubigung durch eine beobachtende Person abgeschlossen wird.
Beachte, dass bei Empfangenden, die keine beobachtenden Personen sind, weiterhin der Status angezeigt wird, der ihrer Rolle in der Vereinbarung entspricht (Zur Signatur versandt, Zur Genehmigung versandt usw.).
Die Liste Aktivität enthält dieselben Ereignisse wie der Audit-Bericht, jedoch in komprimierter Form. Die Aktivitäten der beobachtenden Person sind klar gekennzeichnet, doch das Ereignis der unterzeichnenden Person enthält nicht die Forderung nach einer beobachtenden Person.
Optimieren von Workflows mit Acrobat Sign
Verwalte und signiere Dokumente schnell und einfach online.
