Vereinbarungsbenachrichtigungen per SMS oder WhatsApp in Adobe Acrobat Sign senden

Sende Vereinbarungsbenachrichtigungen per SMS oder WhatsApp, um Empfangende außerhalb des E-Mail-Kanals zu erreichen.

Mit Adobe Acrobat Sign können Absendende Empfangende zusätzlich zur E-Mail per SMS oder WhatsApp benachrichtigen. Dies hilft sicherzustellen, dass Empfänger Vereinbarungen erhalten und darauf reagieren, auch wenn die E-Mail-Zustellung verzögert, gefiltert oder ignoriert wird.

Die Verwendung von SMS- oder WhatsApp-Benachrichtigungen kann die Zustellraten verbessern und Verzögerungen in zeitkritischen Workflows reduzieren, indem Empfangende auf Geräten erreicht werden, die sie aktiv überwachen.

Vorbereitungsmaßnahmen

• Transaktionen von SMS- und WhatsApp-Nachrichten müssen gekauft und verfügbar sein, um Nachrichten zu senden, bevor sie von einer bzw. einem Admin aktiviert werden.
• Das Senden von Benachrichtigungen über SMS oder WhatsApp verbraucht Telefontransaktionen aus deinem Konto.
• Empfänger müssen eine gültige Telefonnummer haben, die Nachrichten empfangen kann.

Konfiguration

Verfügbarkeit

• Acrobat Sign Solutions: Unterstützt.
  • Aktiviert für VIP-, VIPMP- und ETLA-Konten unter 100.000 $
  • Deaktiviert für alle anderen ETLA-Konten
• Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt.
• Acrobat Standard und Acrobat Pro: Nicht unterstützt.

Konfigurationsumfang

• Diese Einstellung kann auf Konto- und auf Gruppenebene konfiguriert werden.
• Einstellungen auf Gruppenebene setzen Einstellungen auf Kontoebene außer Kraft.

Standardwert

• Deaktiviert.

Auswirkungen auf laufende Vereinbarungen

• Änderungen an den Benachrichtigungseinstellungen gelten nur für Vereinbarungen, die nach der Aktualisierung der Einstellung gesendet werden.
• Wenn der Transaktionspool aufgebraucht ist, werden die Zustellung von mobilen Links und die Telefonauthentifizierung pausiert, bis weitere Credits verfügbar sind.

So greifst du auf diese Einstellung zu

• Navigiere zu Sendeeinstellungen > Vereinbarungsbenachrichtigung absenden.

SMS- und WhatsApp-Benachrichtigungen aktivieren

Mit diesen Optionen wird gesteuert, ob Absendende beim Senden von Vereinbarungen SMS oder WhatsApp als Benachrichtigungskanäle verwenden können.

Nutzung und Grenzwerte für Transaktionen

• Jeder Empfänger verbraucht Telefontransaktionen, wenn SMS- oder WhatsApp-Benachrichtigungen verwendet werden.
• Ein einzelnes Transaktionspaket über WhatsApp umfasst normalerweise:
  • Eine erste Nachricht mit dem Text „Bitte signieren“.
  • Eine Erinnerungsmeldung.
  • Eine Abschluss- oder Delegierungsnachricht.
• Zusätzliche Erinnerungen verbrauchen zusätzliche Transaktionen:
  • Für jede zusätzliche Erinnerung wird eine weitere Transaktion verbraucht.
  • Pro Erinnerungsereignis wird nur eine Nachricht gesendet. Wiederkehrende Zeitpläne (zum Beispiel täglich oder wöchentlich) werden nicht befolgt.
• Bei der Zustellung und Telefonauthentifizierung per SMS oder WhatsApp wird derselben Transaktionspool verwendet.
• Transaktionen werden verbraucht, wenn Nachrichten gesendet werden, nicht wenn sie zugestellt oder abgeschlossen werden.
• Wenn der Transaktionspool erschöpft ist:
  • SMS- oder WhatsApp-Zustellung wird pausiert.
  • Telefonauthentifizierung wird pausiert.
  • Die E-Mail-Zustellung wird nicht beeinträchtigt.

Zustellverhalten

• Das System versucht, Nachrichten über den ausgewählten Kanal mithilfe der verfügbaren Messaging-Infrastruktur zuzustellen.
• Die Zustellung hängt von der Verfügbarkeit des Anbieters, der regionalen Unterstützung und den Funktionen des Empfängergeräts ab.
• In seltenen Fällen kann die Zustellungsbestätigung vom Messaging-Anbieter verzögert oder gar nicht empfangen werden.

Durch eine Schutzmaßnahme im Sinne der Zuverlässigkeit wird gewährleistet, dass Empfangende wenigstens eine SMS anstatt gar keine erhalten, falls APO Nachrichten unbegrenzt im GESENDET-Status behält. Ein bekannter Nebeneffekt ist, dass doppelte Nachrichten auftreten können, wenn die ursprüngliche Nachricht zugestellt wurde, APO die Zustellung aber nicht innerhalb von 5 Stunden bestätigt hat.

• Die Benachrichtigungsaktivität wird im Auditbericht und Aktivitätsprotokoll des Vertrags aufgezeichnet. Diese Einträge zeigen, wann Benachrichtigungen gesendet wurden, und können zur Überprüfung von Zustellungsversuchen verwendet werden.

Nutzung von Transaktionen überwachen

Administrierende können die Nutzung telefonbasierter Transaktionen überwachen:

• Du kannst die SMS-Nutzung und den Transaktionsverbrauch mit dem SMS-Verbrauchsbericht in Adobe Acrobat Sign überwachen.
• Gehe zu Sendeeinstellungen > Vereinbarungsbenachrichtigung absenden.
• Bewege den Mauszeiger über den Link Verwendung verfolgen.

Die Symboltipps zeigen die Nutzung für:

• Nutzung der SMS- oder WhatsApp-Zustellung.
• Telefonauthentifizierungsnutzung.

Sobald der Transaktionspool aufgebraucht ist, werden die Zustellung von mobilen Links und die Telefonauthentifizierung pausiert, bis weitere Credits verfügbar sind.

Was auf der Seite „Verwalten“ von Absendenden angezeigt wird

• Wenn E-Mail-Zustellung verwendet wird, wird der Name oder die E-Mail-Adresse der empfangenden Partei normal angezeigt.
• Wenn du nur SMS- oder WhatsApp-Benachrichtigungen verwendest:
  • Die empfangende Partei wird als teilweise maskierte Telefonnummer angezeigt (zum Beispiel XXXXXX1212@sms.adobesign.com).
  • Die vollständige Telefonnummer wird nur in den Empfangseinstellungen angezeigt, etwa wenn die Authentifizierung bearbeitet wird.
• Vereinbarungen, die nur per SMS oder WhatsApp gesendet werden, werden nicht auf der Seite „Verwalten“ der empfangenden Person angezeigt, wenn diese über ein Acrobat Sign-Konto verfügt.

Beim Anzeigen der einzelnen Empfangsdatensätze ( zum Beispiel beim Ersetzen von Empfangenden oder Bearbeiten des Authentifizierungstyps) wird die Telefonnummer unmaskiert angezeigt.

Beim Anzeigen der einzelnen Empfängerdatensätze (beim Ersetzen von Empfangenden oder Bearbeiten des Authentifizierungstyps) wird die Telefonnummer unmaskiert angezeigt:

Audit-Bericht und Aktivitätsprotokoll

Die Zustellung per SMS/WhatsApp wird in folgenden Dokumenten eindeutig aufgezeichnet:

• Der Auditbericht.
• Das Aktivitätsprotokoll.

Aus Datenschutzgründen werden nur die letzten vier Ziffern der Telefonnummer angezeigt.

So nutzen Absendende SMS- oder WhatsApp-Benachrichtigungen

Wenn dies aktiviert ist:

• Absendende können die Telefonnummer einer Empfängerin bzw. eines Empfängers beim Vorbereiten einer Vereinbarung angeben.
• Acrobat Sign sendet eine Benachrichtigung über den ausgewählten Kanal an die Empfängerin bzw. den Empfänger.
• Die Empfängerin bzw. der Empfänger erhält eine Nachricht mit einem sicheren Link für den Zugriff auf die Vereinbarung.

Benachrichtigungen werden zusätzlich zu standardmäßigen E-Mail-Nachrichten zugestellt.

Ablauf beim Empfänger

• Empfangende erhalten per SMS oder WhatsApp eine Nachricht mit einem Link zur Vereinbarung.
• Durch Auswählen des Links wird der Vertrag in einem Browser zum Prüfen und Unterzeichnen geöffnet.
• Wenn mehrere Erinnerungen ausgelöst werden, können basierend auf den Erinnerungseinstellungen zusätzliche Nachrichten gesendet werden.

Wissenswertes

• Der Zustellungserfolg kann je nach Region und Anbieter variieren.
• Unter bestimmten Zustellungsbedingungen können doppelte Nachrichten auftreten.
• Empfangende müssen in der Lage sein, Nachrichten unter der angegebenen Telefonnummer zu empfangen.
• SMS- und WhatsApp-Benachrichtigungen sind eine Ergänzung zur E-Mail-Zustellung und ersetzen keine E-Mail-Benachrichtigungen.
• SMS- und WhatsApp-Zustellung unterstützt keine Delegierung. Wenn eine Empfängerin bzw. ein Empfänger die Vereinbarung delegiert, erhält die neue empfangende Partei Benachrichtigungen nur per E-Mail, selbst wenn für die ursprüngliche empfangende Partei SMS oder WhatsApp aktiviert war.
• Die Zustellung per WhatsApp beinhaltet keine privaten Nachrichten, weder in der Benachrichtigung Bitte signieren noch in Erinnerungsbenachrichtigungen.

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