Sådan fungerer et grundarbejdsforløb med styrede filer

For detaljerede informationer og instruktioner skal du klikke på linkene nedenfor.

Del indhold

Med Adobe InCopy LiveEdit Workflow-ekstramodulerne kan forfattere og redaktører udvikle dokumenter i InCopy, samtidig med at designere forbereder layout i Adobe InDesign. Dette arbejdsforløb indeholder beholderfiler, der kaldes opgaver, og som bruges til gruppering af relaterede stykker af indhold samt fillåsnings- og beskedværktøjer til deling og opdatering af filer i InCopy eller InDesign via et delt netværk eller i komprimerede pakker, der kan distribueres via e-mail.

I arbejdsforløbet for delt netværk eksporterer InDesign-brugere tekst og grafik til en delt placering i et filsystem, hvor filerne bliver tilgængelige for InCopy-brugere, som skriver og redigerer indholdet. Valgte tekstbokse og grafikrammer eksporteres enten til opgaven eller eksporteres som separate InCopy-filer, hvor de bliver en del af den administrerede proces og knyttes til InDesign-dokumentet.Disse delte filer omtales som administrerede filer.Når brugere arbejder i opgavefilen eller InDesign-filen på en lokal server, bliver ændringer i det tilknyttede layout eller indhold meddelt alle brugere, som deltager i arbejdsforløbet for det pågældende dokument.

Flere InCopy- eller InDesign-brugere kan åbne den samme indholdsfil samtidig, og flere InCopy-brugere kan åbne den samme opgavefil samtidig.Men kun én bruger ad gangen kan checke InCopy-filen ud til redigering.Andre kan se filen som skrivebeskyttet.Den bruger, der tjekker en administreret InCopy-fil ud, kan dele sit arbejde med andre brugere ved at gemme filen på den delte server eller ved at returnere filen til InDesign-brugeren. Andre brugere kan dog ikke foretage ændringer i filen, før den er tjekket ind igen.Dette system giver flere brugere mulighed for at få adgang til den samme fil, men forhindrer brugere i at overskrive hinandens arbejde.

Du kan se yderligere oplysninger i vejledningen til arbejdsforløb i InCopy LiveEdit (PDF) på www.adobe.com/go/learn_liveedit_dk.

Måder at arbejde med indhold på i InCopy

Indhold er enten en tekstmængde, der løber gennem en eller flere rammer, eller en importeret grafik.Der er fem grundlæggende måder at arbejde med indhold i InCopy: åbn en opgavefil, åbn en opgavepakke, åbn en tilknyttet InCopy-fil, åbn en InDesign-fil, der har tilknyttede InCopy-filer, eller opret indhold fuldstændigt i InCopy.

Åbn opgavefiler oprettet i InDesign

InDesign-brugere kan oprette en opgavefil og udpege indhold til deling. Denne metode lader InDesign-brugeren knytte relaterede komponenter sammen (overskrift, brødtekst, grafik, billedtekster og så videre) og derefter tildele dem til forskellige InCopy-brugere til skrivning og redigering.InCopy-brugere åbner opgavefilen og arbejder kun på de komponenter, der er tildelt til dem.Den live layoutvisning viser, hvordan deres redigerede kopi relaterer sig til InDesign-layoutet, uden at åbne hele InDesign-dokumentet.Men hvis layoutet ændres, skal InDesign-brugeren opdatere opgaverne for at give InCopy-brugere besked om ændringerne.Du kan dele opgavefiler på en server eller gennem opgavepakker.

Åbn opgavepakker

Opgavepakkearbejdsforløbet er især nyttigt for designere og forfattere, der arbejder på det samme projekt, men som ikke har adgang til en lokal server. I denne situation kan InDesign-brugeren oprette en eller flere pakker og sende de komprimerede filer via e-mail til de InCopy-brugere, som har fået dem tildelt. InCopy-brugere kan åbne opgavepakkerne, redigere indholdet og returnere pakkerne til InDesign-brugeren, som derefter kan opdatere dokumentet.

Åbn tilknyttede InCopy-filer eksporteret fra InDesign

I visse arbejdsforløb kan InDesign-brugere eksportere tekst og grafik som separate filer i stedet for at pakke dem ind i en opgavefil.Eksport af separate filer er nyttigt, hvis du arbejder på ikke-relateret grafik eller tekstblokke.InCopy-brugere kan dog ikke se hvordan indholdet passer inden for InDesign-layoutet.

Åbn InDesign-dokumenter, der har linkede InCopy-filer

For at se alle sideelementer i konteksten af et helt layout kan InCopy-brugere åbne og redigere et InDesign-dokument i InCopy. Denne tilgang kan være nyttig til redigering og teksttilpasning, hvis det er vigtigt at se det overordnede layout, eller til redigering af de fleste artikler i et dokument fremfor nogle få.Efter InCopy-brugeren har redigeret artiklerne, kan InDesign-brugeren derefter opdatere linkene til de ændrede filer.Hvis InDesign-brugeren ændrer layoutet, får InCopy-brugeren besked, når InDesign-dokumentet gemmes.

Opret indhold udelukkende i InCopy

Du kan oprette indhold i InCopy, der ikke er forbundet med en InDesign-fil.I disse selvstændige dokumenter kan du skrive tekst, tildele skrifttyper og typografier og importere grafik fra andre apps (såsom Adobe Illustrator og Adobe Photoshop) for at forbedre teksten. Du kan også tildele tags til fremtidig XML-brug. Denne tilgang er en god mulighed i et redaktionelt arbejdsforløb, hvor indholdet kommer før designet. Du kan også opsætte og ændre tekstområdet, sidestørrelsen og orienteringen for selvstændige InCopy-dokumenter. Men hvis artiklen senere knyttes til et InDesign-dokument, tilsidesætter InDesign-indstillingerne de indstillinger, der bruges i InCopy.

Styrede filer

For at en fil kan administreres, skal den tilføjes til en opgavefil, eksporteres fra InDesign som InCopy-indhold eller placeres som InCopy-indhold i InDesign. Administrerede filer kommunikerer både indholdsstatus og ejerskab. Med administrerede filer kan du:

• Låse og låse stories op for at hjælpe med at bevare filintegritet.

• Informere InCopy-brugere, når det tilknyttede InDesign-layout er forældet.

• Identificere den bruger, der arbejder på en fil.

• Informere brugere, når en InCopy-indholdsfil er forældet, bliver brugt af nogen eller er tilgængelig til redigering. Notifikationsmetoder inkluderer advarselsmeddelelser, rammeikoner, statusikoner i panelet Links og statusikoner i panelet Assignments.

Skrivebeskyttede filer

Når en indholdsfil bliver administreret, er den skrivebeskyttet for alle brugere i arbejdsforløbet til alle tider, undtagen for den person, der har tjekket filen ud.Softwaren opretter en låsefil (*.idlk), når en bruger tjekker ud en indholdsfil, hvilket giver den bruger eksklusiv redigeringskontrol. Skrivebeskyttede filer har følgende egenskaber:

• En InCopy-bruger kan ikke manuelt formatere teksten i den. Men hvis tekst er blevet tildelt tegn- eller afsnitsstile, kan en InDesign-bruger ændre definitionen af disse stile og derved ændre formateringen af teksten, selv når filen er tjekket ud til nogen anden. Disse stildefinitionsændringer afspejles i teksten, når InDesign-brugeren opdaterer filen.

• Generelt kan hverken en InCopy- eller InDesign-bruger ændre objekter, såsom tekst og anvendte stile, i låst InCopy-indhold. Nogle objekter, såsom tegn- og afsnitsstile, bliver kun brugt af indholdet. For eksempel kan du ikke ændre, hvordan et tegnformat er anvendt på objekter i låst indhold, men du kan ændre tegnformatet selv og derved ændre tekstens udseende.

• En InDesign-bruger kan ændre marginer og kolonner i tekstindholdet samt formen, placeringen og antallet af tekstrammer storyen optager.

• En InDesign-bruger kan ændre geometrien og formateringen af en grafikramme uden at tjekke grafikken ud. En InCopy-bruger kan ikke ændre en grafikramme eller nogen formatering på rammen. Men både InDesign- og InCopy-brugere skal tjekke grafikrammen ud for at ændre selve grafikken (for eksempel for at rotere eller skalere den).

Bedste praksis for arbejde med administrerede filer

Brug følgende fremgangsmåder for at sikre, at du arbejder med det mest opdaterede indhold og ikke overskriver andres arbejde:

• Gem opgavefiler på en server, hvor alle teammedlemmer har adgang. Hvis teammedlemmer ikke har adgang til en server, kan du oprette og distribuere opgavepakker.

• Når du opretter en opgave, oprettes en særlig mappe til at indeholde opgavefilen og indholdet. Brug disse opgavemapper til at vedligeholde opgave- og indholdsfiler. De forenkler håndteringen af de delte filer på tværs af en arbejdsgruppe og hjælper med at sikre, at brugere åbner de korrekte filer.

• I InCopy skal du åbne opgavefilen i stedet for en individuel InCopy-tekst.På den måde kan du se kopitilpasnings- og layoutoplysninger i Galley- og Layout-visninger.Hvis du eksporterer indhold uden at bruge opgavefiler, kan du kun se kopitilpasnings- og layoutinformationer ved at åbne InDesign-filen.

• Så snart du åbner en opgavefil, åbner et InDesign-dokument eller tjekker indhold ud i enten InDesign eller InCopy; sørg for at rammekanter vises (Vis > Ekstra > Vis rammekanter), så du kan se rammeikonerne, når de vises.

• I InDesign kan du fjerne filer fra arbejdsforløbet (for eksempel på grund af en produktionsdeadline) ved at fjerne linket til dem eller annullere en opgavepakke.

Eksempler på styrede filarbejdsforløb

Når du etablerer arbejdsforløbstyring mellem InCopy og InDesign, kan forfattere og redaktører sammensætte, omskrive, udvide og redigere dokumenter, samtidig med at designere forbereder layoutet. Almindelige arbejdsforløb omfatter styring af filer på en lokal server, deling af filer via e-mail-pakker eller brug af en kombination af de to metoder.

Disse arbejdsforløb forudsætter, at du har en grundlæggende InDesign-skabelon med layoutgeometri, formater og pladsholdertekst. Layoutgeometrier omfatter sideformater samt tekst- og grafikrammer. InCopy bruger disse elementer til at vise korrekte tilpasningsoplysninger.

Arbejdsforløb for lokal server

1.Opret opgaver i InDesign, og tilføj indhold til dem.

Dette trin inkorporerer eksporterede tekst- og grafikrammer i den administrerede proces, hvor de bliver tilgængelige for InCopy-brugere til skrivning og redigering.

2.Gør opgavefilerne tilgængelige for InCopy-brugere.

Gem filerne på en server, som alle arbejdsforløbsbrugere har adgang til.

3. Åbn opgavefilen i InCopy, og tjek en artikel eller grafik ud og rediger den.

I InCopy vises filerne med indhold, der er tildelt dig, i panelet Opgaver.Hver gang du gemmer filen på en lokal server, gemmes ændringerne i filsystemet, og alle, der arbejder på det pågældende dokument (InDesign-layoutet eller en anden administreret indholdsfil i dokumentet), får besked om ændringerne. Disse brugere kan opdatere indholdet for at se de seneste ændringer. Indholdet forbliver tjekket ud til dig, indtil du tjekker det ind.

4.Arbejd på layoutet i InDesign.

Uanset om indholdsfilerne bliver redigeret i InCopy, kan InDesign-brugere arbejde på dokumentlayoutet. De behøver ikke at tjekke dokumentet ud. Hver gang InCopy-brugeren gemmer det udtjekkede indhold, kan InDesign-brugeren opdatere det indhold i layoutet for at se de seneste revisioner.

5.Fortsæt arbejdet i InCopy.

Når du er færdig med dine redigeringer, skal du tjekke indholdet ind. Andre brugere kan derefter tjekke indholdet ud og arbejde på det. Hvis en bruger ændrer layoutet i InDesign samtidig, kan du opdatere og se layoutgeometrien, mens du arbejder.

6. Sørg for, at alt indhold er tjekket ind i InDesign.

Det administrerede arbejdsforløb gør det muligt at vide, hvem der har tjekket filer ud. Efter indholdsfiler er tjekket ind, kan InDesign-brugere tjekke filerne ud for at færdiggøre layoutet efter behov.

Arbejdsforløb for e-mail-pakke

1.Opret og send opgavepakker i InDesign.

Opret opgavepakker og tildel indhold til de relevante InCopy-brugere, og send derefter pakkerne til InCopy-brugerne.De pakkede filer tjekkes automatisk ud for at hjælpe med at undgå redigeringskonflikter.

2. I InCopy skal du åbne opgavepakken og tjekke en story eller grafik ud og redigere den.

Hvis du modtager en opgavepakke i en e-mail, skal du dobbeltklikke på pakken for at åbne den i InCopy. Ændringer, du foretager i filen, gemmes kun lokalt.Andre brugere får ikke besked, når du foretager ændringer.

3. I InDesign skal du arbejde på layoutet.

Uanset om indholdsfilerne er pakket, kan InDesign-brugere arbejde på dokumentlayoutet. De behøver ikke at tjekke dokumentet ud.Hvis du skal opdatere layoutet eller opgaver, kan du sende en opdateret pakke til InCopy-brugerne.

4. I InCopy skal du returnere den redigerede pakke.

Når du er færdig med dine redigeringer, skal du tjekke indholdet ind og returnere den ændrede pakke.Andre brugere kan derefter tjekke indholdet ud, se de seneste revisioner og arbejde på filen.

5. I InDesign skal du sørge for, at alt indholdet er tjekket ind.

Det administrerede arbejdsforløb gør det muligt at vide, hvem der har tjekket filer ud.Efter opgave pakker er returneret, tjekkes story i opgavepakker ind.InDesign-brugere kan tjekke filerne ud for at færdiggøre layoutet efter behov.

Indtast brugeridentifikation

Alle brugere i arbejdsforløbet skal have et brugernavn.Denne identifikation afslører, hvem der har tjekket en bestemt fil ud og gør disse oplysninger tilgængelige for andre brugere.Det er også nødvendigt for at tjekke en fil ud til redigering.

Hvis du allerede har angivet et brugernavn og ønsker at ændre det, skal du tjekke alt indhold ind, som du har tjekket ud.Ellers ville ændring af brugeridentifikation under en redigeringssession medføre, at du mister muligheden for at redigere indhold, som du har tjekket ud – det ville være tjekket ud til dig under et andet navn.

Brugeridentifikation er app-specifik. ingne enkelt bruger kan have flere brugeridentifikationer pr. app.

Hvis du glemmer at angive et brugernavn ved hjælp af denne metode, bliver du bedt om at indtaste et, når du forsøger din første arbejdsgangshandling.

Arbejdsforløbsikoner

Ikoner kan vises på tekst- og grafikrammer, panelet Opgaver og i storylinjen (kun InCopy).Redigeringsstatusikoner vises ved siden af den administrerede fil i panelet Links og panelet Opgaver og kommunikerer indholdsstatus.Ikoner vises på rammer, der indeholder en forbundet InCopy-historie (i layoutvisningen i både InDesign og InCopy).Disse ikoner kommunikerer\nogså indholdsstatusering og kan bruges til at skelne mellem administreret\nog ikke-administreret Indhold.Det tilknyttede værktøjstip angiver redigeringsstatus\nog ejerskab.For at se rammeikoner skal du sikre dig, at rammekanter\nvises i InDesign og InCopy (Vis > Ekstrafunktioner >\nVis rammekanter).

Mere som dette

• Eksportér indhold som separate InCopy-filer (InDesign)
• Arbejde med enkeltstående dokumenter
• Fjernelse af lænker fra indholdsfiler (InDesign)
• Sporing og gennemgang af ændringer
• Bruge redigeringsnoter