Manuel de migration

Scénario d’utilisation

En règle générale, les grandes entreprises disposent de leur propre LMS en interne ou d’un système de gestion de l’apprentissage provenant d’un fournisseur externe. Un système LMS inclut les données et le contenu de formation de votre entreprise.En achetant Captivate Prime en tant qu’entreprise, vous pouvez déplacer vos données et contenu de LMS existants vers Captivate Prime afin de profiter des avantages d’un système de gestion de l’apprentissage moderne et intuitif sans perdre les données héritées de votre entreprise.

Captivate Prime fournit les outils et spécifications nécessaires à l’administrateur d’intégration de votre entreprise pour installer et exécuter les tâches de migration. 

Processus de migration

Les conditions préalables à la migration, les étapes principales associées au processus de migration, les sprints de migration, les spécifications et les étapes de migration de contenu et de données sont définis dans cette section comme suit : 

Conditions préalables

L’équipe Captivate Prime attend des administrateurs d’intégration de votre entreprise qu’ils effectuent les tâches suivantes avant l’exécution du processus de migration :

• L’administrateur d’intégration extrait les données et le contenu du LMS en place et transforme les données aux formats de fichiers, tel que défini par Captivate Prime.
• Ce dernier ne prend pas en charge l’importation des utilisateurs dans le cadre du processus de migration et attend de l’entreprise qu’elle s’en charge à l’aide de connecteurs. Adobe Systems s’attend à ce que ces derniers soient configurés avant l’exécution du processus de migration. Reportez-vous à l’aide relative aux connecteurs Captivate Prime pour plus d’informations. 

Etapes clés du processus de migration

1. Le partenaire ou l’administrateur d’intégration évalue les données et le contenu du LMS existant à migrer.
2. L’administrateur d’intégration évalue les outils et spécifications fournis par Captivate Prime pour la réception des données et du contenu.
3. L’administrateur d’intégration rédige le code ou procède à l’exportation manuelle des données et du contenu de formation depuis l’ancien LMS à partir de la fonctionnalité fournie par ce dernier.
4. Une fois les données et le contenu de formation disponibles, l’administrateur d’intégration analyse et mappe les données et le contenu pour qu’ils correspondent aux spécifications de migration de Captivate Prime.
5. Il utilise les outils fournis par Captivate Prime pour migrer les éléments dans l’ordre suivant : 
   1. transfert des élèves vers Captivate Prime ;
   2. transfert du contenu de formation dans Prime ; 
   3. transfert des données de formation dans Captivate Prime.

L’entreprise peut commencer à utiliser le LMS de Captivate Prime avec le contenu hérité.

Objets concernés par la migration

Vous pouvez migrer le contenu uniquement pour les objets d’apprentissage suivants : 

• Module
• Badges
• Cours
• Version du module
• Instance du cours
• Module du cours
• Compétences
• Niveau de compétence
• Cours de compétence
• Certification
• Cours de certification
• Validation de certification
• Programme d’apprentissage
• Cours de programme d’apprentissage
• Instance du programme d’apprentissage
• Instance de cours de programme d’apprentissage
• Assistance à la tâche
• Version de l’assistance à la tâche
• Cours sur l’assistance à la tâche
• Compétences de l’assistance à la tâche
• Inscription
• Inscription à une certification
• Inscription à un programme d’apprentissage
• Inscription à l’assistance à la tâche
• Notes de cours de l’utilisateur

Concepts clés de migration

Certains des concepts clés du processus de migration de Captivate Prime sont résumés à titre de référence rapide comme suit : 

Projet de migration

Dans Captivate Prime, un projet de migration est composé d’un ou plusieurs sprints. Vous pouvez également créer plusieurs projets de migration pour un même compte. Le processus de migration dans Captivate Prime débute par la création d’un projet de migration.

Sprint

Dans le processus de migration de Captivate Prime, un sprint correspond à un ensemble d’éléments de migration que vous souhaitez migrer depuis le LMS existant. Un élément de migration peut être un module de cours, des dossiers d’élèves ou un ensemble de cours. Un sprint peut contenir plusieurs éléments de données d’apprentissage. Vous pouvez exécuter des tâches de migration dans chaque sprint.

Exécutions de sprints

Une exécution de sprint correspond au processus de lancement d’une tâche de migration d’un sprint. Vous pouvez l’interrompre à tout moment.

Réexécutions de sprints

Vous pouvez réexécuter un sprint de migration à tout moment une fois qu’il a été effectué. Cette situation se produit lorsque vous souhaitez ajouter les données à un élément de sprint et les migrer à nouveau vers l’application ou corriger les erreurs dans les fichiers CSV.

Spécification de fichier CSV

Captivate Prime vous fournit un ensemble de spécifications CSV standard. Il est recommandé de parcourir ces spécifications CSV avant de démarrer le processus de migration. L’administrateur d’intégration de votre entreprise peut analyser les formats de données existants et les mapper de sorte qu’ils correspondent aux éléments de modèle CSV fournis par Captivate Prime.  

Balises du projet de migration

Adobe Systems recommande d’utiliser un ensemble de mots-clés comme balises pour identifier facilement vos projets de migration dans l’application Captivate Prime. Ces balises vous permettent d’identifier facilement vos projets en interne dans l’application Captivate Prime à tout moment. 

Module sans contenu

Captivate Prime permet de charger un module dépourvu de contenu. Adobe Systems le considère comme un module sans contenu dans Captivate Prime. Si vous souhaitez migrer certaines données héritées depuis votre LMS existant sans nécessiter de contenu, vous pouvez charger le fichier module_version.csv sans référence d’URL.

Spécifications et exemples de fichiers CSV

Vous trouverez ci-dessous les spécifications CSV standard que vous pouvez utiliser pour effectuer le mappage avec les données de migration de votre LMS existant. Cliquez sur les fichierscsv-specifications et sample-csvpour télécharger les fichiers ZIP. Le fichiercsv-specifications.zip contient sept fichiers Excel. Ces feuilles sont des spécifications contenant des descriptions qui permettent de savoir comment remplir les fichiers .csv. Les fichiers .csv correspondants doivent contenir les données de chaque champ au format requis comme expliqué dans ces fichiers .xlsx. 

Procédure de migration

Avant de débuter la procédure de migration, il est important de noter les points suivants : 

• Un compte ne peut contenir qu’un seul projet de migration actif à un moment donné. Un compte ne peut contenir qu’un seul sprint actif dans un projet à un moment donné.
• Vous ne pouvez pas annuler une exécution faisant déjà partie du processus de migration. Vous pouvez néanmoins utiliser l’option Supprimer existante dans chaque fonctionnalité de Captivate Prime pour annuler la migration des données et du contenu.
• Dès que le projet de migration démarre, il présente l’état « Migration en cours ». Pendant la migration, l’administrateur d’intégration est le seul autorisé à se connecter à Captivate Prime.

Création de comptes FTP et Box

La planification de votre projet de migration est très importante. Il est recommandé de diviser vos projets en plusieurs sprints et d’identifier clairement ce que vous souhaitez migrer dans chaque version. Il peut même être judicieux d’effectuer une validation après chaque sprint afin d’être sûr des données migrées dans ce sprint, au lieu de procéder à une grande phase de validation à la fin du projet. Avant de débuter le sprint dans le cadre de votre projet de migration, vous devez télécharger les fichiers CSV des données et du contenu respectivement sur les serveurs FTP et Box. Si vous n’avez pas de comptes pour le FTP ExaVault et Box, vous pouvez les créer maintenant.

Créer un compte FTP

Cliquez sur Demander le dossier FTP des fichiers CSV. Une boîte de dialogue contextuelle s’affiche pour vous inviter à saisir votre identifiant de courrier électronique. Suivez les instructions en ligne et créez un compte FTP ExaVault. Dès que vous avez créé votre compte, vous pouvez afficher les dossiers de votre projet de migration et des sprints associés sur le FTP ExaVault. 

Une capture d’écran du dossier et des fichiers d’un projet dans ExaVault est fournie ci-dessous pour référence.

Créer un compte Box

Créez un dossier de chargement du contenu en procédant comme pour le dossier FTP. Cliquez sur Migration dans le volet de gauche, puis sur Demander le dossier de téléchargement en bas de la page qui s’affiche.

Vous recevrez un courrier électronique depuis Box contenant un lien vers le dossier partagé. Si vous n’avez pas de compte Box, cliquez sur S’inscrire et créez un compte. Les instructions de connexion sont envoyées à l’ID de messagerie de l’administrateur d’intégration.

Chargement des données (fichiers .csv) vers des dossiers FTP ou Box

La création d’un compte FTP ou Box est une condition préalable à la création d’un projet de migration. Par conséquent, à cestade, vous pouvez créer un projet de migration et un sprint dans l’application Captivate Prime.  Consultez la section Procédure de migration des données et du contenu dans cette page pour créer un projet de migration. 

Dans le compte FTP ou Box, cliquez sur le nom de dossier de votre projet puis sur le nom du sprint. À l’intérieur du dossier du sprint, vous pouvez télécharger les fichiers de données CSV que vous avez l’intention de migrer. Pour lancer le téléchargement, dans la partie supérieure, cliquez sur le bouton Télécharger des fichiers (dans la zone du serveur FTP ou Box ExaVault) et déposez les fichiers CSV. Un exemple d’instantané après le chargement dansExaVault est illustré ci-dessous pour référence. 

Vous pouvez à présent revenir au projet de migration Captivate Prime, puis cliquer sur Actualiser pour afficher tous les types de données .csv répertoriés dans votre sprint de migration.

Charger le contenu de formation vers les dossiers de contenu

Chargez le contenu de formation de votre LMS existant vers votre compte Box. Si vous avez déjà créé le projet de migration et le sprint, il se peut que le compte Box ait rempli leur champ de nom. Vous pouvez charger le contenu dans le même chemin d’accès. Consultez la section Procédure de migration des données et du contenu dans cette page pour créer un projet de migration. 

Vous pouvez glisser et déposer des fichiers de contenu ou cliquez sur Charger puis sélectionnez les fichiers depuis votre bureau. Si la taille de fichier du contenu est considérable, il est possible que le chargement des fichiers prenne un certain temps. La durée de chargement des fichiers sur votre compte Box varie en fonction de la taille des fichiers. 

Un exemple de capture d’écran du compte Box après le chargement du contenu est fourni ci-dessous à titre de référence : 

Une fois les fichiers chargés dans votre compte Box, veillez à préciser le chemin d’accès relatif à ce fichier de contenu Box dans le fichier module_version.csv. Vous devez impérativement indiquer le chemin d’accès au contenu du module. 

Une fois que vous êtes connecté aux serveurs FTP et Box et que vous avez chargé le contenu, les emplacements des fichiers CSV s’affichent dans Captivate Prime comme le montre la capture d’écran ci-dessous.

Procédure de migration des données et du contenu

La procédure à effectuer pour migrer les données et le contenu de votre LMS vers Captivate Prime est la suivante : 

Vérification de la migration

Après avoir migré les données et le contenu de formation depuis l’ancien LMS de votre entreprise, vous pouvez vérifier les données et le contenu importés à l’aide de différentes fonctionnalités liées aux objets de formation. Par exemple, vous pouvez vous connecter à l’application Captivate Prime en tant qu’administrateur et vérifier que les modules et les données et le contenu des cours importés sont disponibles.

Mise à jour lors de la migration

Cette fonctionnalité d’intégration vous permet de mettre à jour les données d’historique pour un objet d’apprentissage d’un système de gestion de l’apprentissage vers un cours actif qui est créé dans Captivate Prime.

Vous trouverez ci-dessous les spécifications CSV standard que vous pouvez utiliser pour effectuer le mappage avec les données de migration de votre LMS existant. Cliquez sur les fichiers csv-specifications et sample-csvs pour télécharger les fichiers ZIP. Le fichier csv-specifications.zip téléchargé contient quatre feuilles Excel. Ces feuilles sont des spécifications contenant des descriptions qui permettent de savoir comment remplir les fichiers .csv. Les fichiers .csv correspondants doivent contenir les données de chaque champ au format requis comme expliqué dans ces fichiers .xlsx.

1-enrollment.xlsx : contient les descriptions de métadonnées nécessaires pour le fichier retrofit_enrollment.csv.

2-certification_enrollment.xlsx : contient les descriptions de métadonnées nécessaires pour le fichier retrofit_certification_enrollment.csv.

3-learning_program_enrollment.xlsx : contient les descriptions de métadonnées nécessaires pour le fichier retrofit_learning_program_enrollment.csv.

4-user_course_grades.xlsx : contient les descriptions de métadonnées nécessaires pour le fichier retrofit_user_course_grades.csv.

Résolution des problèmes de migration

Cliquez ici pour en savoir plus sur la solution de rechange/la résolution des problèmes que rencontrent les administrateurs d’intégration lors de la migration de données et du contenu depuis leur LMS existant vers l’application Captivate Prime.

Conseils pour la gestion des utilisateurs

Dans cette rubrique, vous trouverez certains conseils pour comprendre comment les utilisateurs sont considérés et gérés par Captivate Prime. Ces concepts vous aideront à mieux gérer les utilisateurs lorsque vous utilisez les fonctionnalités d’importation de CSV, de connecteurs et de migration dans Captivate Prime. 

ID Captivate Prime

Captivate Prime propose deux types d’ID uniques aux utilisateurs :

• ID de messagerie 
• UUID (ID universel unique)

Captivate Prime prend en charge l’UUID pour fournir aux entreprises de la flexibilité dans le contrôle des comptes utilisateurs. En tant qu’administrateur, si vous connaissez l’UUID des utilisateurs d’un compte, vous pouvez modifier les ID de messagerie des utilisateurs pour ce compte.  

Scénario d’utilisation d’un UUID au sein d’une entreprise

Prenons un scénario où un employé A rejoint une société du nom de Prime en tant que contractuel. Pendant la période du contrat, au lieu de fournir un ID de messagerie d’entreprise comme A@prime.com, la société Prime peut uniquement prendre en considération l’adresse électronique personnelle de l’employé, comme A@gmail.com. Après six mois de contrat, si le même employé A intègre l’entreprise Prime en tant qu’employé à temps complet, Prime pourra modifier son ID de messagerie en adresse électronique d’entreprise : A@prime.com. 

Dans les scénarios mentionnés ci-dessus, l’accès par UUID à un compte utilisateur est très utile à l’entreprise Prime. La société Prime peut remplacer facilement l’ID de messagerie personnel de l’employé A par un ID de messagerie officiel. Les dossiers de l’employé pertinents pour ce compte ne sont pas affectés par cette modification. 

Identification d’utilisateur unique

Captivate Prime identifie et mémorise la manière dont un utilisateur unique est ajouté, par exemple par auto-inscription, en utilisant le chargement CSV ou l’interface utilisateur ou encore au moyen de l’API. 

• Si un utilisateur unique est ajouté à l’aide de l’interface utilisateur (IU) ou via l’API, vous pouvez supprimer ce type d’utilisateurs uniques en utilisant l’IU ou via l’API. 
• Vous pouvez mettre à jour les utilisateurs uniques à l’aide du processus de chargement CSV mais retenez que ces utilisateurs uniques sont traités comme des utilisateurs CSV et que les flux de travaux CSV s’appliquent à ces utilisateurs. 

Affectation du rôle de gestionnaire

Vous ne pouvez pas affecter un rôle de gestionnaire directement à un utilisateur dans Captivate Prime. Un utilisateur X ne peut devenir gestionnaire Captivate Prime que lorsque vous lui définissez un attribut de gestionnaire de n’importe quel utilisateur (par exemple, Y) dans ce compte en tant qu’X. 

Dans un scénario où X est le gestionnaire des utilisateurs, par exemple A, B et C, si X quitte l’entreprise, vous devez vous assurer que l’attribut de gestionnaire de A, B et C est défini en fonction du nouveau gestionnaire. Vous pouvez également définir temporairement l’attribut de gestionnaire de ces utilisateurs sur ROOT et lui affecter ultérieurement le nouveau nom du gestionnaire. 

Pour plus d’informations à ce sujet, consultez le contenu suivant de l’aide : 

• FAQ sur le chargement des fichiers CSV
• Fonctionnalité d’aide pour l’ajout d’utilisateurs